विभिन्न मानदंडों के अनुसार दस्तावेजों का वर्गीकरण। सूचना घटक द्वारा दस्तावेजों का वर्गीकरण
वर्गीकरण की मुख्य विशेषताओं को तालिका 33 . में संक्षेपित किया गया है
. तालिका 33. सूचना घटक के अनुसार दस्तावेजों के वर्गीकरण की मुख्य विशेषताएं
आइए इसे और अधिक विस्तार से देखें:
1. सूचना तय करने के प्रतीकात्मक साधनों की प्रकृति के अनुसार दस्तावेजों का वर्गीकरण
इस आधार पर, पाठ्य, प्रतिष्ठित, वैचारिक, ध्वनि, मैट्रिक्स, डिजिटल और जटिल दस्तावेजों को प्रतिष्ठित किया जाता है।
2. सूचना रिकॉर्डिंग के माप के अनुसार दस्तावेजों का वर्गीकरण
इस आधार पर, एक -, दो - और त्रि-आयामी दस्तावेजों को प्रतिष्ठित किया जाता है (छिद्रित टेप, व्यावसायिक पत्र, ग्लोब)
3. सूचना की धारणा के लिए उनके महत्व के अनुसार दस्तावेजों का वर्गीकरण
इस आधार पर, किसी व्यक्ति द्वारा पढ़े जाने वाले दस्तावेजों को तकनीकी साधनों (टेप रिकॉर्डर, टीवी, इलेक्ट्रॉनिक कंप्यूटर, सेलुलर, आदि का उपयोग करके) की मदद से पढ़े जाने वाले दस्तावेजों से अलग किया जाता है।
4. सूचना की धारणा के चैनल के अनुसार दस्तावेजों का वर्गीकरण
5. सूचना के प्रसार की डिग्री के अनुसार दस्तावेजों का वर्गीकरण
सूचना के प्रसार की डिग्री के अनुसार, दस्तावेजों को विभाजित किया गया है: प्रकाशित, अप्रकाशित, अप्रकाशित और इलेक्ट्रॉनिक
6. प्रसंस्करण समय के स्तर के अनुसार दस्तावेजों का वर्गीकरण
इस वर्गीकरण में, प्राथमिक और माध्यमिक दस्तावेजों को दुनिया में उनकी उपस्थिति के समय से अलग किया जाता है।
7. सामग्री द्वारा दस्तावेजों का वर्गीकरण
ए दशमांश वर्गीकरण। मेलविल। डेवी
(डीकेडी, डेवी दशमलव वर्गीकरण, डीडीसी)
एक अमेरिकी लाइब्रेरियन द्वारा 1876 में विकसित एक सार्वभौमिक वर्गीकरण प्रणाली। एम. डेवी (1851 - 1931rr)। इसका उद्देश्य सार्वजनिक पुस्तकालयों में पुस्तकों को व्यवस्थित रूप से रखना था। अमेरीका। पहले संस्करणों में, x का उद्देश्य केवल दस्तावेजों की गणना करना था, लेकिन शुरुआत से ही इसमें छिपे हुए टाइपिंग के तत्व शामिल थे। इसके बाद, विशिष्ट वितरणों को स्वतंत्र सहायक तालिकाओं में विभाजित किया गया, और सिस्टम ने एक अलग चरित्र के संयोजनों का अधिग्रहण किया।
सिस्टम में मुख्य टेबल (अनुसूची) और सहायक टेबल (टेबल) होते हैं। पूर्ण संस्करण के घटक भी सापेक्ष सूचकांक हैं (शाब्दिक रूप से: "सूचक" पारिवारिक संबंध") -। एपीयू और मैनुअल (केर्स्टो), जो तालिकाओं पर एक पूर्ण पद्धतिगत टिप्पणी प्रदान करता है (व्यवस्थित और संभोग के लिए निजी पद्धति)।
DKD एक वर्गीकरण प्रणाली है जो दुनिया में व्यापक है और 135 देशों में इसका उपयोग किया जाता है। अपनी मातृभूमि में, अमेरीका,। डीकेडी का उपयोग 95% सार्वजनिक और स्कूल पुस्तकालयों द्वारा किया जाता है, कॉलेज और विश्वविद्यालय पुस्तकालयों की कुल संख्या का 25%, विशेष पुस्तकालयों का 20%। DKD का 30 myrtu भाषाओं में अनुवाद किया गया है।
पहला संस्करण। डीकेडी-1876 (44 ए), दूसरा - 1885 (314 एस)। ज़िन्दगी में। एम. डेवी ने 12 संस्करण प्रकाशित किए। 1896 में, एम. डेवी ने फ़ॉरेस्ट प्रेस फ़ाउंडेशन बनाया, जिसमें उन्होंने प्रकाशन और विकास के अधिकार हस्तांतरित किए। डीकेडी. इसी तरह के अधिकार यूरोप को हस्तांतरित कर दिए गए थे। अंतर्राष्ट्रीय ग्रंथ सूची संस्थान (टिटुटुतु)।
1980 में, OCLC (ऑनलाइन कंप्यूटर लाइब्रेरी सेंटर, ओहियो) ने फ़ॉरेस्ट प्रेस का अधिग्रहण किया और प्रकाशनों को प्रकाशित करते हुए OCLC फ़ॉरेस्ट प्रेस बनाया। डीसीडी 20 वां संस्करण। डीसीडी पूरी तरह से कंप्यूटर द्वारा तैयार किया जाता है। एर्नो तकनीक। 1993 में, ऑप्टिकल डिस्क (CD-ROM) "इलेक्ट्रॉनिक डेवी DDC 20" जारी किया गया था, 1996 में p - ऑप्टिकल विंडोज डिस्कडीसी 2 से विंडोज डीसी 21।
प्रकाशनों के सभी ग्राहक। DCD को परिवर्धन, रिलीज़ और सुधार का एक पूरा सेट प्राप्त होता है - "डेवी दशमलव वर्गीकरण, परिवर्धन, नोट्स और निर्णय (DC)
बी सार्वभौमिक दशमलव वर्गीकरण
(UDYU.UDK "दशमांश वर्गीकरण" पर आधारित एक पदानुक्रमित संयुक्त प्रणाली है और इसमें तीन भाग होते हैं - मुख्य तालिकाएँ, परिभाषित तालिकाएँ और 1895-1905 पीपी में जेना द्वारा ब्रसेल्स में अंतर्राष्ट्रीय ग्रंथ सूची संस्थान के मार्गदर्शन में विकसित एक वर्णानुक्रमिक सूचकांक। बेल्जियम के वैज्ञानिकों को पसीना आता है और। अलाफोंटेन। ए। लाफोंटेन।
1956 में सी. यूएसएसआर बनाया गया था। ऑल-यूनियन इंस्टीट्यूट ऑफ साइंटिफिक एंड टेक्निकल इंफॉर्मेशन, एक सदस्य बन जाता है। अंतर्राष्ट्रीय दस्तावेज़ संघ, मानक तालिकाएँ प्राप्त करता है। यूडीसी। विशेषज्ञ तालिकाओं से परिचित होते हैं। यूडीसी, जिसके सुधार के अनुसार। नियम। यूडीसी दुनिया के कई देशों में भाग ले सकता है - सदस्य। इंटरनेशनल फेडरेशन। यदि चार महीनों के भीतर कोई टिप्पणी या आपत्ति प्राप्त नहीं हुई, तो परियोजना को स्वचालित रूप से स्वीकार कर लिया गया और "यूडीसी के लिए विस्तार और सुधार" (यूडीसी में परिवर्धन और सुधार, 1950 से 1950 तक प्रकाशित) के अगले अंक में शामिल किया गया।
1970 के दशक की शुरुआत में, देश में वैज्ञानिक और तकनीकी सूचना निकायों (NTI) का एक नेटवर्क बनाया गया था। सिफारिशों के अनुसार। कार्यकर्ताओं की अखिल रूसी बैठक। एनटीआई,। सलाह। मंत्री। यूएसएसआर 14 मई, 1962 प्रकाशित। डिक्री (नंबर 445) "देश में वैज्ञानिक और तकनीकी जानकारी के संगठन में सुधार के उपायों पर", जिसके पैराग्राफ 5 में यह कहा गया है: "1963 से वैज्ञानिक और तकनीकी प्रकाशन गृहों, वैज्ञानिक और तकनीकी पत्रिकाओं के संपादकीय कार्यालयों में परिचय देना। वैज्ञानिक और तकनीकी जानकारी के संगठनों में, वैज्ञानिक और तकनीकी पुस्तकालयों में दस प्रणाली की सार्वभौमिक दशमलव प्रणाली के अनुसार सभी प्रकाशनों का अनिवार्य वर्गीकरण"।
आवेदन सीमा। यूडीसी को चिकित्सा और कृषि पुस्तकालयों और उद्योग के आधार पर प्रतिबंध के बिना सूचना निकायों के पूरे नेटवर्क के साथ विस्तारित किया गया था
1963-1966 में, पुस्तकालयों और अधिकारियों के केंद्रीकृत प्रयास। एनटीआई ने पहला संस्करण किया। रूसी में यूडीसी। अनुवाद कई जगहों पर अपर्याप्त प्रतीत होता है, अलग-अलग पॉलीग्राफिक संस्करणों में कई अंतराल के साथ अलग-अलग मुद्दे जारी किए गए हैं। क्षेत्रीय तालिकाओं को प्रकाशित करने का निर्णय लिया जाता है। यूडीसी (1964 से प्रकाशित)।
1966 में, मानक समिति, मानक प्रकाशन गृह और फिर से आयोजित किया गया। ऑल-यूनियन इंस्टीट्यूट ऑफ साइंटिफिक एंड टेक्निकल इंफॉर्मेशन (मानकीकरण के लिए), वर्गीकरण और कोडिंग को तालिकाओं के दूसरे संस्करण की तैयारी का काम सौंपा गया था। रूसी में यूडीसी। संस्करण 1969-1970 में अधिकृत संख्या के साथ जारी किया गया था। 9 पुस्तकों के 6 खंडों में इंटरनेशनल फेडरेशन नंबर 447।
1982-1987 में तीसरा संस्करण प्रकाशित हुआ। रूसी में यूडीसी (संख्या 572) 11 पुस्तकों के 7 संस्करणों में। साथ ही, "न्यू इन. यूडीसी" के चल रहे अंक प्रकाशित किए जाते हैं, जिनमें परिवर्धन और चूक वाले पृष्ठ होते हैं। 1969 में, एक संस्करण जारी किया गया था। एक वॉल्यूम में यूडीसी एक वॉल्यूम में।
1997 से। एसटीसी "रेक्टर", जिसे तालिकाओं का अनुवाद, प्रकाशन और वितरण करने का अधिकार प्राप्त हुआ। यूडीसी में। रूस और। सीआईएस, मानक का पूरा अनुवाद जारी करता है। रूसी में यूडीसी। नई तालिकाएँ "यूनिवर्सल जहाँ एक वर्गीकरण है" शीर्षक के तहत प्रकाशित की जा रही हैं। चौथा पूर्ण संस्करण दृष्टि से परे है।
2000 के अंत तक, 3 खंड प्रकाशित किए गए थे, कुल 10 खंडों की उम्मीद है, दो अतिरिक्त खंडों में एक वर्णानुक्रम और विषय सूचकांक प्रकाशित किया जाएगा।
बी पुस्तकालय और ग्रंथ सूची वर्गीकरण (एलबीसी)
बेस पर। एलबीसी पुस्तकालय और ग्रंथ सूची वर्गीकरण की एक पदानुक्रमित संयुक्त प्रणाली पर आधारित है, जिसमें मुख्य तालिकाएं, विशिष्ट विभाजनों की तालिकाएं और एक वर्णानुक्रमिक और विषय सूचकांक शामिल हैं। एलबीसी (सामान्य प्रकार के विभाजन, दो तालिकाओं में क्षेत्रीय प्रकार के विभाजन - प्राकृतिक विज्ञान के लिए और सामाजिक-आर्थिक और मानव विज्ञान के लिए, विशेष प्रकार के विभाजन, आदि।)
पहला संस्करण। क्षेत्र पर बीबीसी। 25 मुद्दों में वैज्ञानिक पुस्तकालयों के लिए यूएसएसआर (1960-1968) की एक स्पष्ट संरचना थी। ज्ञान के ब्रह्मांड को तीन परिसरों में विभाजित किया गया था: प्राकृतिक विज्ञान -। बी /। ई (अंक 3-6), अदनी विज्ञान का एक उदाहरण -। एफ /। आर (अंक 7-13), सामाजिक और मानव विज्ञान - 3 /। यू (अंक 14-233)।
प्रमुख वितरणों की सूची एक खंड से शुरू हुई। A. मार्क्सवाद-लेनिनवाद (अंक 1), एक खंड के साथ समाप्त हुआ। I. सार्वभौमिक सामग्री का साहित्य (अंक 25)। इस प्रकार, मुख्य वर्गीकरण तालिकाओं ने संस्करण के 23 3 संस्करणों पर कब्जा कर लिया, जो रिलीज के साथ शुरू हुआ। I. इनपुट और अंक 25 के साथ समाप्त। विशिष्ट वितरण। अनुप्रयुक्त विज्ञान:। एफ /। के बारे में। टेकनीक। इंजीनियरिंग विज्ञान (अंक 7-11),. पी. कृषि और वानिकी। ग्रामीण स्पोडार्स्की और वानिकी विज्ञान (अंक 12) और। आर सुरक्षा। चिकित्सा (अंक 13k 13)।
मानविकी 19. Ch. संस्कृति के विमोचन के साथ शुरू हुई। विज्ञान। शिक्षा। तीन मुद्दों ने संबंधित उद्योग परिसरों का नेतृत्व किया: मुद्दा। S. E. सामान्य रूप से प्राकृतिक विज्ञान, अंक 7, भाग 1. Zh तकनीक। सामान्य रूप से तकनीकी विज्ञान और अंक 14, भाग 1। सी। सामान्य रूप से सामाजिक विज्ञान। इस तथ्य के बावजूद कि सिस्टम की सामान्य योजना ने 16. एफ। राजनीति की रिहाई मान ली। राजनीतिक दलों, विकास समूह में असहमति ने राजनीति विज्ञान पर पूर्ण रूप से तालिकाओं के प्रकाशन की अनुमति नहीं दी। पहले संस्करण का अंक 16। बीबीके नामित किया गया था। F5 / 6. राजनीतिक दल। सामाजिक-राजनीतिक संगठन संगठन।
समग्र रूप से विज्ञान में, समाजशास्त्र, आनुवंशिकी और कई अन्य विज्ञानों की वैधता का प्रश्न उस समय हल नहीं किया गया था। निर्माता। एलबीसी एक कारण या किसी अन्य के लिए कई "अपरिचित" या निषिद्ध विज्ञान, विषयों और समस्याओं के लिए तालिकाओं की संरचना (उदाहरण के लिए, समाजशास्त्र के लिए - 35) में अपने तार्किक स्थान पर आरक्षित सूचकांक छोड़ने में कामयाब रहे।
D. साहित्य का एकीकृत वर्गीकरण
इसमें मुख्य टेबल और एक वर्णानुक्रमिक-विषय सूचकांक शामिल है और इसे ग्रंथ सूची प्रकाशनों में मुद्रित कार्यों को व्यवस्थित करने और सदस्यता श्रृंखला द्वारा कैटलॉग कार्ड इंडेक्स को पूरा करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। एन। इसके आधार पर, विशेष तालिकाओं को संकलित किया जाता है जो कि सामग्री द्वारा पुस्तकों के व्यवस्थितकरण में पुस्तक कक्षों के प्रेस के सांख्यिकी विभागों द्वारा उपयोग किया जाता है।
कुछ प्रकार के दस्तावेजों के वर्गीकरण भी हैं, उदाहरण के लिए, राज्य मानकों का वर्गीकरण। आविष्कारों का अंतर्राष्ट्रीय वर्गीकरण, आदि।
किसी भी मामले में, सार्थक वर्गीकरणों में, प्रकारों में विभाजन शब्दार्थ संकेतक के अनुसार होता है, अर्थात। सामग्री द्वारा (ज्ञान के क्षेत्र, विषय, विषय वस्तु, कवर की गई समस्याएं, प्रकार, शैली और कार्य, आदि।)
8. सामाजिक जानकारी की प्रकृति के अनुसार दस्तावेजों का वर्गीकरण
दस्तावेज़ में निहित सामाजिक जानकारी की प्रकृति के अनुसार, निम्नलिखित प्रकारों को प्रतिष्ठित किया जाता है: सामूहिक, विशेष और व्यक्तिगत
उसी समय, दस्तावेजों का एक हिस्सा व्यक्ति, समाज और राज्य के जीवन के नियमन के क्षेत्र से संबंधित है (आधिकारिक मूल का दस्तावेज)
दूसरा - समाज के आध्यात्मिक जीवन को दर्शाता है व्यक्तिगत जीवनऔर रचनात्मकता - साहित्यिक कार्य, संस्मरण, पत्र, डायरी, नोटबुक, आदि)
सूचना घटक के अनुसार दस्तावेजों का सारांश वर्गीकरण योजना 32 . में प्रस्तुत किया गया है
सभी आधिकारिक दस्तावेज एक स्पष्ट वर्गीकरण के अधीन हैं और समान मानकों के अनुसार तैयार किए गए हैं। सबसे पहले, मुख्य प्रकार के दस्तावेजों को अलग किया जाना चाहिए।
दस्तावेजों का मूल वर्गीकरण
यह वर्गीकरण कार्यालय के काम के साथ-साथ प्रासंगिक विशेषज्ञों को प्रशिक्षित करने वाले विश्वविद्यालयों में सबसे लोकप्रिय है। तो, सभी दस्तावेज समूहों में विभाजित हैं:
- दायित्व का स्तर;
- स्टोरेज का समय;
- निष्पादन तिथियां;
- प्रस्तुति के प्रकार;
- अपने कानूनी बल द्वारा;
- स्रोत, मूल;
- पहुंच प्रतिबंध (प्रचार) की डिग्री;
- सृजन का स्थान;
- विषय;
- शीर्षक नाम;
- उपयोग के क्षेत्र;
- दस्तावेज़ीकरण के प्रकार।
दस्तावेज़ीकरण की किस्में
आइए हम उल्लिखित वर्गीकरण के प्रत्येक आइटम के लिए दस्तावेजों के प्रकारों का विस्तार से विश्लेषण करें।
दायित्व से:
- निर्देश (निष्पादित करने के लिए बल, उपयोग);
- सूचनात्मक (डेटा, समीक्षा के लिए जानकारी शामिल है)।
भंडारण अवधि:
- अस्थायी (10 वर्ष तक);
- दीर्घकालिक (10 वर्ष से अधिक);
- स्थायी भंडारण।
निष्पादन तिथि के अनुसार:
- तत्काल (निष्पादन की स्पष्ट तिथि के संकेत के साथ);
- गैर-जरूरी।
प्रस्तुति के प्रकार के अनुसार दस्तावेजों के प्रकार:
- एकीकृत (किसी भी प्रणाली के सख्त रूप-मानक के अनुसार संकलित);
- अनुकरणीय (नमूने, उनके साथ सादृश्य द्वारा अन्य दस्तावेज बनाए जाते हैं);
- ठेठ (एक विशिष्ट, मानक प्रक्रिया, घटना का वर्णन);
- टेम्पलेट (पूर्व-तैयार संरचना के साथ, पाठ की "रीढ़ की हड्डी", उदाहरण के लिए, एक प्रश्नावली);
- व्यक्तिगत (सूचना की प्रस्तुति का मुक्त रूप)।
कानूनी बल की उपस्थिति से:
- मूल, मूल (प्रलेखन की एकल या पहली प्रति);
- प्रतियां (एक सौ प्रतिशत बिल्कुल मूल दोहराना, लेकिन कानूनी रूप से बाध्यकारी नहीं);
- छुट्टियां (कॉपी फॉर्म, मूल को संकलित करते समय सीधे "कार्बन कॉपी के लिए" तैयार किया गया);
- प्रमाणित प्रतियां (कॉपी फॉर्म जिसमें कई विवरण होते हैं जो उन्हें कानूनी बल देते हैं);
- अर्क (दस्तावेजों के अंश, आवश्यक रूप से उस डेटा से युक्त जहां से उन्हें लिया गया था, जिम्मेदार व्यक्ति के वीजा द्वारा प्रमाणित);
- डुप्लिकेट (मूल के समान कानूनी बल के साथ दोहराए गए रूप, मूल के विनाश, हानि, चोरी होने पर बनाए जाते हैं)।
मूल रूप से दस्तावेजों के प्रकार:
- व्यक्तिगत (एक निश्चित नागरिक के हितों के संबंध में);
- सेवा, आधिकारिक (संगठन के हितों को प्रभावित करता है, उनका संकलक एक व्यक्ति और एक कानूनी इकाई दोनों है)।
प्रचार के अनुसार:
- "शीर्ष रहस्य", "विशेष महत्व" (राज्य रहस्य युक्त);
- "गोपनीय जानकारी" (पहुंच रूस के कानून द्वारा सीमित है);
- "व्यापार रहस्य" (खुली पहुंच डेटा के स्वामी के लिए हानिकारक है);
- "केवल आधिकारिक उपयोग" (केवल संगठन के कर्मचारियों के लिए दस्तावेज़);
- खुला एक्सेस।
निर्माण के स्थान पर दस्तावेजों के प्रकार:
- आउटगोइंग (संस्था के बाहर भेजा गया);
- आवक (बाहर से संस्थान में आना);
- आंतरिक (केवल संस्थान में ही उपयोग किया जाता है)।
- प्राथमिक (मूल जानकारी);
- सामान्यीकरण (कई स्रोतों से डेटा शामिल)।
उपयोग के क्षेत्र के अनुसार दस्तावेजों के प्रकार:
- सांख्यिकी, रिपोर्ट;
- श्रम दस्तावेज;
- वैज्ञानिक और तकनीकी क्षेत्र;
- वित्त और अकाउंटिंग;
- संगठनात्मक और प्रशासनिक।
- जटिल (कई प्रश्नों का विश्लेषण);
- सरल (एक विषय के लिए समर्पित)।
दस्तावेज़ीकरण का प्रकार:
- पांडुलिपियां;
- इलेक्ट्रॉनिक मुद्रित;
- ग्राफिक;
- फोटो, वीडियो प्रारूप।
संगठन के भीतर प्रपत्र और दस्तावेजों के प्रकार:
- सूचना और संदर्भ अभिविन्यास;
- प्रशासनिक;
- गतिविधियों का आयोजन।
कागजी कार्रवाई
कागजी कार्रवाई के प्रकार निम्नलिखित चरणों में विभाजित हैं:
- परियोजना।
- मूल।
- कॉपी।
- डुप्लीकेट।
- निचोड़।
दस्तावेज़ीकरण सख्त आवश्यकताओं के अनुसार किया जाता है जो इसे कानूनी बल प्रदान करते हैं। कई दस्तावेज केवल इलेक्ट्रॉनिक रूप में तैयार किए जा सकते हैं, एक संख्या - हाथ से (रसीदें, विस्तारपूर्वक लेख, अटॉर्नी की शक्तियां, बयान)।
रूसी संघ में आधिकारिक दस्तावेज का पंजीकरण निम्नलिखित कृत्यों द्वारा नियंत्रित किया जाता है:
- GOST R 6.30-2003 "एकीकृत प्रलेखन प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। प्रलेखन की आवश्यकता।
- ओके 011-93 "प्रबंधन प्रलेखन का अखिल रूसी वर्गीकरण" (ओकेयूडी)।
न्यायिक दस्तावेज
कानूनी, या कानूनी, दस्तावेज़ीकरण - ये ऐसे कागजात हैं जिनमें आवश्यक रूप से कानूनी जानकारी शामिल होती है।
इसमें कई विशेषताएं हैं:
- जनसंपर्क का विनियमन;
- मुद्रित / इलेक्ट्रॉनिक रूप;
- कानूनी तकनीक पर एक दस्तावेज तैयार करने के लिए सभी नियमों का अनुपालन;
- बाध्यकारी प्रकृति;
- सक्षम व्यक्तियों द्वारा संकलित;
- कानूनी गतिविधि की प्रक्रिया में बनाया गया;
- न्यायशास्त्र के लिए महत्वपूर्ण डेटा;
- निर्माण और प्रकाशन का आधार: रूसी संघ का कानून, नागरिकों की इच्छा, कानूनी संस्थाएं।
कानूनी दस्तावेजों के प्रकार:
- तथ्यों को ठीक करना-सबूत।
- कानूनी तथ्यों का निर्धारण।
- व्यक्तिगत समाधान की सामग्री।
- कानूनी नियामक अधिनियम।
कानूनी दस्तावेज की किस्में
आइए वर्गीकरण का विस्तार से विश्लेषण करें:
1. तथ्यों को ठीक करना-सबूत। किसी भी तथ्य की पुष्टि जिसका कानूनी महत्व है, लेकिन उनके सार में किसी भी तरह से कानूनी नहीं है। उदाहरण के लिए, प्रक्रियात्मक दस्तावेज।
2. कानूनी तथ्यों का निर्धारण। सबसे अधिक श्रेणी, जिसे निम्नलिखित घटक प्रकार के दस्तावेजों में विभाजित किया गया है:
- उन तथ्यों को ठीक करना जो निर्धारित करते हैं कानूनी स्थिति(पहचान पत्र, पासपोर्ट, जन्म प्रमाण पत्र, विवाह प्रमाण पत्र, आदि);
- कानूनी व्यवस्था स्थापित करने वाले तथ्यों को ठीक करना (आवासीय भवन के निर्माण के लिए या कृषि आवश्यकताओं के लिए भूमि का उपयोग);
- वसीयत के तथ्यों को ठीक करना (पावर ऑफ अटॉर्नी, लेनदेन, अनुबंध, आदि)
3. व्यक्तिगत निर्णयों वाले दस्तावेज, परिणाम देने वाले, प्रकृति में आधिकारिक रूप से बाध्यकारी। उद्भव, परिवर्तन, अधिकारों और / या दायित्वों की समाप्ति: प्रबंधकों के आदेश, जिम्मेदार व्यक्तियों के निर्णय, अदालती सजा, आदि।
4. कानूनी नियामक दस्तावेज में किसी तरह कानूनी मानदंड शामिल हैं। वे कानूनी नियमों को स्थापित, संशोधित या समाप्त भी करते हैं। केवल सक्षम अधिकारियों द्वारा बनाया गया, बाध्यकारी।
नियमों
मुख्य प्रकार नियामक दस्तावेजआरएफ में:
- गोस्ट आर - राष्ट्रीय राज्य मानक;
- ओएसटी - एक निश्चित उद्योग का मानक;
- एसटीपी - इस उद्यम का मानक;
- एसटीओ - वैज्ञानिक और तकनीकी संघों और समाजों के मानक;
- पीआर - कुछ नियम;
- पी - सिफारिशें;
- टीयू - उत्पादन की तकनीकी शर्तें।
नियामक दस्तावेजों की किस्में
नियामक दस्तावेजों के प्रकार, विवरण:
- GOST R रूस का राज्य मानक है। एक विशेष प्रकार के उत्पाद के साथ-साथ उत्पादन नियंत्रण विधियों, भंडारण, परिवहन, पैकेजिंग और निपटान की शर्तों के लिए अनिवार्य सुरक्षा आवश्यकताओं को स्थापित करता है।
- OST - उत्पादन, कार्य, सेवाओं की प्रत्येक शाखा के लिए पेश किए गए उद्योग गुणवत्ता मानक। आज इनकी संख्या 22 हजार से अधिक है।
- एसटीपी - उद्यम मानक; सीधे उनके द्वारा विकसित किया गया।
- SRT - कार्रवाई नए प्रकार के उत्पादों, सेवाओं, कार्यप्रणाली, प्रौद्योगिकियों पर लागू होती है - सब कुछ नवीन।
- पीआर - नियम जो अनिवार्य प्रक्रियाएं स्थापित करते हैं, गतिविधियों को करने के लिए एक पद्धति।
- पी - किसी भी कार्य के कार्यान्वयन के लिए स्वैच्छिक सिफारिशें।
- टीयू - तकनीकी स्थितियां; मानक के समान हैं, लेकिन इसका उपयोग तब किया जाता है जब इसे विकसित करने का कोई मतलब नहीं होता है, उदाहरण के लिए, एक बार के उत्पादन में। उसी समय, दस्तावेज़ को इसकी सामग्री में GOST का खंडन नहीं करना चाहिए।
दस्तावेज़ प्रकार "पासपोर्ट"
एक नागरिक की पहचान साबित करने वाले सभी प्रकार के दस्तावेजों पर विचार करें:
- रूसी संघ का पासपोर्ट।
- रूसी संघ के नागरिक का विदेशी पासपोर्ट।
- नाविक का पासपोर्ट।
- स्टॉक में अधिकारियों का सैन्य कार्ड।
- शरणार्थी आईडी।
- एक दस्तावेज जो शरणार्थी की स्थिति के लिए एक अप्रवासी के आवेदन को पंजीकृत करता है।
- निवासी कार्ड।
- विदेशी पासपोर्ट।
- सेवादार का टिकट।
- अधिकारी आईडी।
- जन्म प्रमाणपत्र।
- स्वतंत्रता से वंचित करने के स्थानों से रिहाई तय करने वाला एक दस्तावेज।
- एक रूसी नागरिक के लिए राजनयिक पासपोर्ट।
दस्तावेजों का वर्गीकरण उनकी सभी शाखाओं वाली विविधता को स्पष्ट रूप से संरचित समूहों में संयोजित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है जो किसी भी गतिविधि में प्रासंगिक हैं। सिस्टम दस्तावेज़ विशेषज्ञों, वकीलों, फाइनेंसरों के साथ-साथ उन सभी नागरिकों के काम में मदद करता है जिनके मामलों की स्थिति कागजात के साथ काम करती है।
योजना
1. दस्तावेज़ विज्ञान में ज्ञान की एक विधि के रूप में वर्गीकरण।
2. वर्गीकरण की वस्तुएं।
3. वर्गीकृत समुच्चयों की संरचना और सीमाएँ।
4. वर्गीकरण के लिए आधार।
5. प्रलेखन के तरीकों के अनुसार दस्तावेजों का वर्गीकरण।
6. मूल के आधार पर दस्तावेजों का वर्गीकरण।
7. गतिविधि के प्रकार और क्षेत्रों द्वारा दस्तावेजों का वर्गीकरण।
8. प्रबंधन कार्यों द्वारा दस्तावेजों का वर्गीकरण।
परिचय
एक दस्तावेज़ जो समाज में बनाया जाता है, उसके तत्व के रूप में संबंधित दस्तावेज़ीकरण प्रणाली में शामिल होता है। अलग-अलग प्रकार और दस्तावेज़ों की किस्में दस्तावेज़ीकरण प्रणाली का गठन करती हैं। अब तक, दस्तावेज़ विज्ञान में प्रकार और दस्तावेज़ों की किस्मों का कोई सुसंगत वैज्ञानिक वर्गीकरण नहीं है।
दस्तावेजों के वर्गीकरण के लिए सबसे महत्वपूर्ण विशेषता इसकी सामग्री है। आधिकारिक दस्तावेजों को उप-विभाजित किया जा सकता है: प्रशासनिक मुद्दों पर; रसद; योजना; परिचालन गतिविधियां; लेखांकन; कर्मियों का प्रशिक्षण और नियुक्ति; वित्तीय, ऋण और विदेशी व्यापार के मुद्दे, आदि।
1. दस्तावेज़ विज्ञान में ज्ञान की एक विधि के रूप में वर्गीकरण।
ऐतिहासिक रूप से उभरी वर्गीकरण प्रणालियाँ मानव जानकारी के निर्माण की सामान्य तस्वीर को पकड़ती हैं, जिसका अध्ययन सामान्य रूप से सिद्धांत के विकास और विशेष रूप से दस्तावेजी वर्गीकरण के सिद्धांत के विकास के लिए बहुत महत्व रखता है।
दस्तावेजी स्रोतों में निहित जानकारी, इसके महत्व के अनुसार, अल्पकालिक, दीर्घकालिक, स्थायी हो सकती है। तदनुसार, दस्तावेजी सामग्रियों को उनमें निहित जानकारी के मूल्य के आधार पर विभाजित किया जाता है - अस्थायी भंडारण अवधि, दीर्घकालिक, स्थायी। सूचना इसके निर्माण के तुरंत बाद या कुछ समय बाद (अधिकतर वैज्ञानिक विचारों के साथ ऐसा होता है) वैज्ञानिक, व्यावहारिक और ऐतिहासिक महत्व प्राप्त कर सकती है। सूचना, स्थायी वैज्ञानिक मूल्य का दस्तावेज, स्थायी मूल्य का एक ऐतिहासिक स्रोत बन जाता है।
2. वर्गीकरण की वस्तुएं।
प्रत्येक दस्तावेज़ में हमेशा, लेकिन अक्सर परोक्ष रूप से होता है:
निर्माण का उद्देश्य, जो इसकी सामग्री को निर्धारित करता है (सामान्य स्थिति में, इसे दस्तावेज़ के उपभोक्ता को विषय द्वारा वस्तु की आवश्यक धारणा प्रदान करने के रूप में तैयार किया जा सकता है);
संरचना (या संरचना के लिए खुद को उधार देता है);
घटना का क्षण
· वैधता की अवधि, उपभोक्ता पर प्रभाव (∞ सहित);
प्रस्तुति का रूप, जो जरूरतों और तकनीकी क्षमताओं के विकास के साथ बदल सकता है;
विश्वसनीयता, गैर-विरूपण और गोपनीयता सुनिश्चित करने के साधन;
एक निश्चित बहुलता, क्योंकि यह समय-समय पर एक परिवर्तनशील वस्तु के प्रतिबिंब के रूप में होती है और एक ही समय में विभिन्न डेटा प्रदाताओं से आ सकती है।
योजना 1
दस्तावेजों का वर्गीकरण |
|||||
एक राज्य प्रकृति के दस्तावेज | एक अंतरराष्ट्रीय प्रकृति के दस्तावेज | राजनीतिक संघर्ष से संबंधित दस्तावेज | ऐतिहासिक दस्तावेज | व्यक्तिगत प्रकृति के दस्तावेज़ | साहित्यिक शैली के दस्तावेज |
पत्र, फरमान, आदेश, कानून, भाषण राजनेताओं, राज्य की घटनाओं के मिनट ... | अनुबंध, समझौते, प्रोटोकॉल, व्यापार पत्राचार ... | कार्यक्रम, अपील, राजनेताओं के भाषण, उद्घोषणाएं, घोषणाएं... | क्रॉनिकल्स, एनल्स, एनल्स, ऐतिहासिक लेखन ... | संस्मरण, डायरी, पत्र, चश्मदीद गवाह... | गद्य, कविता, नाटक, महाकाव्य, मिथक, गीत, व्यंग्य, लोकप्रिय भाव ... |
3. वर्गीकृत समुच्चयों की संरचना और सीमाएँ।
दस्तावेजों का एकीकरण - समान प्रबंधन स्थितियों के लिए दस्तावेजों के प्रकारों और किस्मों के एकल सेट की स्थापना, विकास वर्दी के रूपऔर उनके संकलन, डिजाइन और स्क्रीन टेक्स्ट के निर्माण के नियम। रूसी संघ में मानकीकरण का कानूनी आधार कानून, साथ ही राज्य मानकों द्वारा स्थापित किया गया है। एकीकरण और मानकीकरण निकट से संबंधित हैं। एकीकरण वस्तुएं:
1) दस्तावेजों का रूप और इसमें शामिल विवरणों की संरचना,
2) प्रलेखन प्रणाली,
3) दस्तावेजों के ग्रंथ,
4) दस्तावेजों के प्रकार और किस्में।
विकसित एकीकृत रूपों को एकीकृत प्रलेखन प्रणालियों में संयोजित किया जाता है। देश में मानकीकरण का प्रबंधन रूस के Gosstandart द्वारा किया जाता है।
दस्तावेजों का एकीकरण उपयोग किए गए दस्तावेजों की संख्या को कम करने, उनके रूपों को टाइप करने, उनके प्रसंस्करण की जटिलता को कम करने, एक ही नाम और संबंधित प्रबंधन कार्यों के लिए विभिन्न प्रलेखन प्रणालियों की सूचना संगतता प्राप्त करने के लिए किया जाता है, और अधिक प्रभावी उपयोगकार्यालय उपकरण (योजना 2)।
दस्तावेजों का मानकीकरण एकीकरण के कानूनी समेकन का एक रूप है और इसकी बाध्यता का स्तर (राज्य मानक - गोस्ट, उद्योग मानक - ओएसटी, रिपब्लिकन मानक - पीसीटी)। मानकों के आवेदन से दस्तावेजों की गुणवत्ता में सुधार होता है।
कार्यालय के काम में, प्रबंधन दस्तावेजों के निष्पादन के लिए समान आवश्यकताएं और नियम हैं, जो राज्य के नियमों द्वारा स्थापित किए जाते हैं।
योजना 2
एकीकृत दस्तावेज़ प्रपत्र, मानक एकीकृत दस्तावेज़ प्रपत्र, विशिष्ट एकीकृत दस्तावेज़ प्रपत्र, दस्तावेज़ नमूना प्रपत्र, एकीकृत दस्तावेज़
"एकीकृत प्रलेखन प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। दस्तावेजों के निष्पादन के लिए आवश्यकताएँ ”संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन के निष्पादन का आधार है। यह मानक स्थापित करता है: दस्तावेजों के विवरण की संरचना; दस्तावेजों के विवरण के पंजीकरण के लिए आवश्यकताएं; प्रपत्रों और कागजी कार्रवाई के लिए आवश्यकताएं; रूसी संघ के राज्य प्रतीक, रूसी संघ के घटक संस्थाओं के प्रतीक के पुनरुत्पादन के साथ रूपों के उत्पादन, लेखांकन, उपयोग और भंडारण के लिए आवश्यकताएं।
यह मानक यूनिफाइड सिस्टम ऑफ ऑर्गनाइजेशनल एंड एडमिनिस्ट्रेटिव डॉक्यूमेंटेशन (USORD) से संबंधित संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों पर लागू होता है, जो ऑल-रूसी क्लासिफायर ऑफ मैनेजमेंट डॉक्यूमेंटेशन (OKUD) में शामिल है और गतिविधियों में उपयोग किया जाता है:
संघीय सरकार के निकाय, रूसी संघ के घटक संस्थाओं के सरकारी निकाय, जिसमें रूसी संघ के घटक निकाय शामिल हैं, जो रूसी के साथ-साथ एक राज्य भाषा के रूप में हैं राष्ट्रीय भाषा, स्थानीय सर्कार ;
· उद्यम, संगठन और उनके संघ, स्वामित्व और कानूनी रूप की परवाह किए बिना।
प्रत्येक दस्तावेज़ में विशेषताएँ नामक तत्व होते हैं। विभिन्न दस्तावेजों में विवरण का एक अलग सेट होता है। दस्तावेज़ में एक निश्चित तरीके से स्थित विवरण का सेट, इस दस्तावेज़ के रूप का गठन करता है। एक निश्चित प्रकार के दस्तावेज़ों के लिए विशिष्ट प्रपत्रों को मानक कहा जाता है। दस्तावेज़ों के निर्माण के लिए ग्राफिक मॉडल या योजनाओं को "नमूना प्रपत्र" कहा जाता है।
प्रबंधन दस्तावेजों का विवरण:
01 - राष्ट्रीय प्रतीकआरएफ;
02 - रूसी संघ के विषय का प्रतीक;
04 - संगठन कोड;
05 - दस्तावेज़ प्रपत्र कोड;
06 - संगठन का नाम;
07 - संगठन के बारे में संदर्भ डेटा;
08 - दस्तावेज़ प्रकार का नाम;
09 - दस्तावेज़ की तारीख;
10 - दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या;
12 - दस्तावेज़ के संकलन या प्रकाशन का स्थान;
13 - दस्तावेज़ तक पहुंच पर प्रतिबंध की मुहर;
16 - संकल्प;
17 - पाठ का शीर्षक;
18 - नियंत्रण चिह्न;
19 - दस्तावेज़ पाठ;
20 - आवेदन की उपस्थिति के बारे में एक निशान;
21 - हस्ताक्षर;
22 - दस्तावेज़ अनुमोदन टिकट;
23 - दस्तावेज़ अनुमोदन वीज़ा;
24 - प्रिंट;
25 - एक प्रति के प्रमाणीकरण पर एक निशान;
26 - कलाकार के बारे में निशान;
27 - दस्तावेज़ के निष्पादन और मामले को भेजने पर एक निशान;
28 - संगठन द्वारा दस्तावेज़ की प्राप्ति पर एक निशान;
29 - दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक प्रति की पहचानकर्ता।
4. वर्गीकरण के लिए आधार।
दस्तावेजों का वर्गीकरण, दस्तावेजों का वर्गों में वितरण विभिन्न कारणों से होता है। दस्तावेजों में जानकारी अक्षरों, संख्याओं, आशुलिपि और अन्य संकेतों, रेखाचित्रों, तस्वीरों, ध्वनि रिकॉर्डिंग आदि का उपयोग करके दर्ज की जाती है।
दस्तावेजों को वर्गीकृत करने के लिए विभिन्न आधार हैं (या संयुक्त दस्तावेजों के मुख्य तत्व)। समेत:
1. दस्तावेज़ के उद्देश्य के अनुसार।
· वस्तु की पहचान करना।
· प्रमाणित करना कि किसी वस्तु में कुछ गुण हैं।
वस्तु की स्थिति में परिवर्तन को दर्शाता है।
2. आवेदन के क्षेत्र के अनुसार (आमतौर पर इस्तेमाल किए जाने वाले नाम)।
· राज्य।
· घरेलू।
· आर्थिक।
· प्रबंध
· कानूनी।
· साहित्यिक और कलात्मक।
· ऐतिहासिक (कोई भी दस्तावेज, उदाहरण के लिए, जो बहुत समय पहले उत्पन्न हुआ हो और जिसमें असामान्य और महत्वपूर्ण जानकारी हो, उसे ऐतिहासिक माना जा सकता है।
3. प्रस्तुति के रूप में।
· मौखिक।
· लिखा हुआ।
· मशीन प्रतिनिधित्व में।
4. डेटा वाहक द्वारा (कागज विभिन्न प्रकार, विभिन्न प्रकार के चुंबकीय और ऑप्टिकल मीडिया, साथ ही साथ कई विदेशी विकल्प)।
5. अनिवार्य उपलब्धता और उपयोग के द्वारा
6. उपयोग की चौड़ाई से।
7. मानकीकरण के स्तर से।
8. दस्तावेज़ में प्रयुक्त भाषा या वर्ण प्रणाली के अनुसार।
5. प्रलेखन के तरीकों के अनुसार दस्तावेजों का वर्गीकरण।
दस्तावेज़ीकरण - स्थापित नियमों के अनुसार विभिन्न मीडिया पर जानकारी रिकॉर्ड करना।
प्रलेखित जानकारी का वाहक एक भौतिक वस्तु है जिसका उपयोग परिवर्तित रूप में भाषण, ध्वनि या दृश्य जानकारी को ठीक करने और संग्रहीत करने के लिए किया जाता है। दस्तावेज़ीकरण के साधन - किसी व्यक्ति द्वारा दस्तावेज़ (सरल, यांत्रिक, विद्युत) बनाने के लिए उपयोग किए जाने वाले उपकरण। प्रलेखन उपकरण में टाइपराइटर, कंप्यूटर उपकरण, टेप रिकॉर्डर, वॉयस रिकॉर्डर, फोटो, सिनेमा, वीडियो उपकरण शामिल हैं।
किस दस्तावेज़ीकरण उपकरण का उपयोग किया जाता है, इसके आधार पर दस्तावेज़ीकरण के तरीके भी हैं।
1. पाठ प्रलेखन।
टेक्स्ट दस्तावेज़: किसी भी प्रकार के लेखन या किसी ध्वनि रिकॉर्डिंग सिस्टम द्वारा कैप्चर की गई ध्वनि जानकारी वाला दस्तावेज़। पाठ प्रलेखन सबसे व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है। इसकी मदद से सरकारी एजेंसियों, उद्यमों और व्यक्तियों की गतिविधियों का दस्तावेजीकरण किया जाता है।
2. तकनीकी दस्तावेज।
तकनीकी दस्तावेज तकनीकी विचारों को पकड़ने का एक तरीका है। तकनीकी दस्तावेज - इमारतों और संरचनाओं के निर्माण और औद्योगिक उत्पादों के निर्माण पर निर्माण और तकनीकी डिजाइन, डिजाइन, इंजीनियरिंग सर्वेक्षण और अन्य कार्यों के परिणाम को दर्शाने वाले दस्तावेजों के लिए एक सामान्यीकृत नाम।
तकनीकी दस्तावेजी सामग्री श्रम प्रक्रियाओं, उत्पादन के साधनों (चित्र, चित्र, गणना, रेखांकन,) का रिकॉर्ड रखती है। तकनीकी विवरणआदि) यह भूगणित, कार्टोग्राफी, जल-मौसम विज्ञान सेवा से संबंधित दस्तावेज भी है।
3. फोटो, फिल्म, वीडियो प्रलेखन।
एक फोटोग्राफिक दस्तावेज एक फोटोग्राफिक विधि द्वारा बनाया गया एक आलंकारिक दस्तावेज है। फोटोग्राफिक दस्तावेजों की ख़ासियत यह है कि वे घटनाओं के क्षण में उत्पन्न होते हैं, इसलिए, उनकी सटीकता, स्पष्टता के कारण, उनका बहुत महत्व है और मानव गतिविधि के विभिन्न क्षेत्रों में व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है: चिकित्सा, विज्ञान, कला में, न्यायिक अभ्यासपत्रकारिता आदि में माइक्रोफोटोकॉपी की सहायता से दस्तावेजों की प्रतियां प्राप्त की जाती हैं।
एक फिल्म दस्तावेज एक सिनेमैटोग्राफिक तरीके से बनाया गया एक दृश्य और दृश्य-श्रव्य दस्तावेज है। एक फिल्म दस्तावेज़ गतिशीलता, आंदोलन में घटनाओं को दर्शाता है। अब चुंबकीय फिल्म पर फिल्माए गए वीडियो दस्तावेज व्यापक हो गए हैं।
एक फोटोग्राफिक दस्तावेज एक दस्तावेज है जिसमें किसी भी ध्वनि रिकॉर्डिंग सिस्टम द्वारा रिकॉर्ड की गई ध्वनि जानकारी होती है। दृश्य-श्रव्य दस्तावेज़ों का व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है।
4. मशीन मीडिया पर दस्तावेज़। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ीकरण।
विशेष सामग्री वाहक की सहायता से जिस पर विशेष द्वारा डेटा दर्ज किया जाता है प्रतीक, दस्तावेज़ केवल एक मशीन के लिए समझने योग्य रूप में जानकारी के साथ बनाए जाते हैं। किसी व्यक्ति को मशीन द्वारा संसाधित जानकारी को पढ़ने के लिए, इसे दृश्य धारणा के लिए उपयुक्त रूप में परिवर्तित किया जाना चाहिए।
मशीन वाहक पर एक दस्तावेज़ मीडिया और रिकॉर्डिंग विधियों का उपयोग करके बनाया गया एक दस्तावेज़ है जो इलेक्ट्रॉनिक कंप्यूटर द्वारा इसकी जानकारी के प्रसंस्करण को सुनिश्चित करता है।
मशीन प्रलेखन की उपस्थिति जानकारी रिकॉर्ड करने के पिछले तरीकों को रद्द नहीं करती है। साथ ही साथ पारंपरिक विचारदस्तावेज़ नवीनतम मीडिया पर अधिक से अधिक जटिल गैर-पारंपरिक प्रकार के दस्तावेज़ दिखाई देते हैं।
6. मूल के आधार पर दस्तावेजों का वर्गीकरण।
उद्यम में परिसंचारी सभी दस्तावेजों को निम्नलिखित मानदंडों के अनुसार वर्गीकृत किया जा सकता है।
नाम से, दस्तावेजों की कई किस्में हैं। यहां कुछ ही हैं: आदेश, आदेश, योजनाएं और रिपोर्ट, अधिनियम, प्रोटोकॉल, अनुबंध, चार्टर, निर्देश, प्रमाण पत्र, रिपोर्ट, व्याख्यात्मक नोट, आधिकारिक पत्र, तार, मानक, विनिर्देश, भुगतान अनुरोध और निर्देश, अटॉर्नी की शक्तियां, आदि। .
द्वारा मूलदस्तावेजों को आधिकारिक में वर्गीकृत किया जाता है, उद्यमों, संगठनों और व्यक्तिगत (शिकायतों, सुझावों, अनुरोधों को रेखांकित करने वाले नागरिकों के पत्र) में तैयार किया जाता है।
7. गतिविधि के प्रकार और क्षेत्रों द्वारा दस्तावेजों का वर्गीकरण।
एकीकरण की डिग्री के अनुसार, दस्तावेजों को एक प्रश्नावली और एक तालिका के रूप में व्यक्तिगत, मानक, टेम्पलेट, अनुकरणीय और एकीकृत के रूप में प्रतिष्ठित किया जाता है।
व्यक्तिगत दस्तावेजआंतरिक उपयोग के लिए विशिष्ट संगठनों द्वारा विकसित।
ठेठसजातीय कार्यों वाले संगठनों के लिए उच्च अधिकारियों द्वारा बनाए गए दस्तावेज हैं और अनिवार्य हैं।
स्क्रीन दस्तावेज़विशिष्ट स्थिति के आधार पर, दस्तावेज़ को अंतिम रूप देने पर भरे जाने वाले रिक्त स्थान के साथ पूर्व-मुद्रित पाठ है। ऐसे दस्तावेज़ आशाजनक हैं, क्योंकि वे तैयारी पर समय बचाते हैं।
नमूना दस्तावेजप्रकृति में सांकेतिक हैं और सादृश्य द्वारा दस्तावेजों की तैयारी और निष्पादन के लिए उपयोग किए जाते हैं।
प्रश्नावली- एक एकीकृत पाठ प्रस्तुत करने की एक विधि, जिसमें निरंतर जानकारी शीट के बाईं ओर स्थित होती है, और चर को शीट के दाईं ओर संकलित करने की प्रक्रिया में दस्तावेज़ में दर्ज किया जाता है।
टेबल- एक दस्तावेज़ जिसमें कॉलम और साइडबार (लाइन हेडिंग) के शीर्षकों में निरंतर जानकारी रखी जाती है, और चर (संख्यात्मक या मौखिक शब्दों में) को संबंधित कॉलम और लाइनों के चौराहे पर रखा जाता है।
मूलपाठ, एक तालिका के रूप में प्रस्तुत किया गया है, जिसमें एक बड़ी सूचना क्षमता है, जिससे आप सूचनाओं को कड़ाई से वर्गीकृत और एन्कोड कर सकते हैं और समान डेटा को आसानी से सारांशित कर सकते हैं। स्टाफिंग टेबल, योजना, अवकाश कार्यक्रम और अन्य दस्तावेज सारणीबद्ध रूप में तैयार किए गए हैं।
8. प्रबंधन कार्यों द्वारा दस्तावेजों का वर्गीकरण।
द्वारा कठिनाई की डिग्रीदस्तावेजों को सरल और जटिल में वर्गीकृत किया गया है। साधारण दस्तावेज़ एक मुद्दे से निपटते हैं, जबकि जटिल दस्तावेज़ कई मुद्दों से निपटते हैं।
द्वारा प्रचार की डिग्रीखुले दस्तावेज़ (गैर-गुप्त) और सीमित पहुँच वाले दस्तावेज़ों के बीच अंतर करें। प्रतिबंधित पहुंच वाले दस्तावेज़ गोपनीयता की अलग-अलग डिग्री के होते हैं: शीर्ष गुप्त, गुप्त, आधिकारिक उपयोग के लिए दस्तावेज़ (डीएसपी), "गोपनीय" के रूप में चिह्नित।
द्वारा कानूनी बलदस्तावेजों को असली और नकली में बांटा गया है। मूल दस्तावेज़वैध और अमान्य हैं। एक दस्तावेज़ अमान्य हो जाता है जब वह समाप्त हो जाता है या किसी अन्य दस्तावेज़ द्वारा रद्द कर दिया जाता है।
द्वारा समय सीमादस्तावेजों को तत्काल और गैर-जरूरी में वर्गीकृत किया गया है। तत्काल दस्तावेज कानून और प्रासंगिक कानूनी कृत्यों द्वारा स्थापित समय सीमा के साथ-साथ टेलीग्राम और अन्य दस्तावेज "तत्काल" के रूप में चिह्नित दस्तावेज हैं।
द्वारा शेल्फ जीवनदस्तावेजों को अस्थायी और स्थायी भंडारण अवधि के दस्तावेजों में विभाजित किया गया है। अस्थायी भंडारण दस्तावेज, बदले में, 10 साल तक और 10 साल से अधिक की भंडारण अवधि वाले दस्तावेजों में विभाजित होते हैं।
द्वारा दायित्व की डिग्रीदस्तावेज़ सूचनात्मक होते हैं, जिनमें उत्पादन और संगठनों के अन्य गतिविधियों के बारे में जानकारी और तथ्य होते हैं, और निर्देश - निष्पादन के लिए अनिवार्य, कानूनी या तकनीकी मानदंड की प्रकृति को प्रभावित करते हैं।
एक दस्तावेज़ जो समाज में बनाया जाता है, उसके तत्व के रूप में संबंधित दस्तावेज़ीकरण प्रणाली में शामिल होता है। अलग-अलग प्रकार और दस्तावेज़ों की किस्में दस्तावेज़ीकरण प्रणाली का गठन करती हैं। अब तक, दस्तावेज़ विज्ञान में प्रकार और दस्तावेज़ों की किस्मों का कोई सुसंगत वैज्ञानिक वर्गीकरण नहीं है।
दस्तावेजों के वर्गीकरण के लिए सबसे महत्वपूर्ण विशेषता इसकी सामग्री है। सेवा दस्तावेजों में विभाजित किया जा सकता है: प्रशासनिक मुद्दों पर; रसद; योजना; परिचालन गतिविधियां; लेखांकन; कर्मियों का प्रशिक्षण और नियुक्ति; वित्तीय और ऋण और विदेशी व्यापार के मुद्दे, आदि।
उद्यम में परिसंचारी सभी दस्तावेजों को निम्नलिखित मानदंडों के अनुसार वर्गीकृत किया जा सकता है।
नाम से, दस्तावेजों की कई किस्में हैं। उनमें से कुछ ही हैं: आदेश, निर्देश, योजनाएं और रिपोर्ट, अधिनियम, प्रोटोकॉल, अनुबंध, चार्टर, निर्देश, प्रमाण पत्र, रिपोर्ट, व्याख्यात्मक नोट, आधिकारिक पत्र, तार, मानक, विनिर्देश, भुगतान अनुरोध और निर्देश, अटॉर्नी की शक्तियां , आदि डी।
जानकारी को ठीक करने की विधि के अनुसार, दस्तावेज़ लिखे जाते हैं (हस्तलिखित, टंकित, टाइपोग्राफ़िकल, डुप्लीकेटर्स पर तैयार, पर्सनल कंप्यूटर पर मुद्रित), ग्राफिक और फोटोफ़ोन-फ़िल्म दस्तावेज़।
जटिलता की डिग्री के अनुसार, दस्तावेजों को सरल और जटिल में वर्गीकृत किया जाता है। साधारण दस्तावेज़ एक मुद्दे से निपटते हैं, जबकि जटिल दस्तावेज़ कई मुद्दों से निपटते हैं।
प्रचार की डिग्री के अनुसार, दस्तावेज़ खुले (गैर-गुप्त) और सीमित पहुंच वाले दस्तावेज़ हैं। प्रतिबंधित पहुंच वाले दस्तावेज़ गोपनीयता की अलग-अलग डिग्री के होते हैं: शीर्ष गुप्त, गुप्त, आधिकारिक उपयोग के लिए दस्तावेज़ (डीएसपी), "गोपनीय" के रूप में चिह्नित।
कानूनी बल द्वारा, दस्तावेजों को वास्तविक और झूठे में विभाजित किया जाता है। वास्तविक दस्तावेज वैध और अमान्य हैं। एक दस्तावेज़ अमान्य हो जाता है जब वह समाप्त हो जाता है या किसी अन्य दस्तावेज़ द्वारा रद्द कर दिया जाता है।
निष्पादन की शर्तों के अनुसार, दस्तावेजों को तत्काल और गैर-जरूरी में वर्गीकृत किया गया है। तत्काल दस्तावेज कानून और प्रासंगिक कानूनी कृत्यों द्वारा स्थापित समय सीमा के साथ-साथ टेलीग्राम और अन्य दस्तावेज "तत्काल" के रूप में चिह्नित दस्तावेज हैं।
मूल रूप से, दस्तावेजों को आधिकारिक में वर्गीकृत किया जाता है, उद्यमों, संगठनों और व्यक्तिगत (शिकायतों, सुझावों, अनुरोधों को रेखांकित करने वाले नागरिकों के पत्र) में तैयार किया जाता है।
भंडारण की शर्तों के अनुसार, दस्तावेजों को अस्थायी और स्थायी भंडारण अवधि के दस्तावेजों में विभाजित किया जाता है। अस्थायी भंडारण दस्तावेज, बदले में, 10 साल तक और 10 साल से अधिक की भंडारण अवधि वाले दस्तावेजों में विभाजित होते हैं।
दायित्व की डिग्री के अनुसार, दस्तावेज सूचनात्मक होते हैं, जिसमें उत्पादन और संगठनों के अन्य गतिविधियों के बारे में जानकारी और तथ्य होते हैं, और निर्देश - निष्पादन के लिए अनिवार्य, कानूनी या तकनीकी मानदंड की प्रकृति को प्रभावित करते हैं।
एकीकरण की डिग्री के अनुसार, दस्तावेजों को एक प्रश्नावली और एक तालिका के रूप में व्यक्तिगत, मानक, टेम्पलेट, अनुकरणीय और एकीकृत के रूप में प्रतिष्ठित किया जाता है।
व्यक्तिगत दस्तावेज़ आंतरिक उपयोग के लिए विशिष्ट संगठनों द्वारा विकसित किए जाते हैं।
विशिष्ट दस्तावेज़ सजातीय कार्यों वाले संगठनों के लिए उच्च अधिकारियों द्वारा बनाए गए दस्तावेज़ हैं और अनिवार्य हैं।
स्टैंसिल किए गए दस्तावेज़ों में रिक्त स्थान के साथ पूर्व-मुद्रित पाठ होता है जो विशिष्ट स्थिति के आधार पर दस्तावेज़ को अंतिम रूप देने पर भरा जाता है। ऐसे दस्तावेज़ आशाजनक हैं, क्योंकि वे तैयारी पर समय बचाते हैं।
अनुकरणीय दस्तावेज प्रकृति में सांकेतिक होते हैं और सादृश्य द्वारा दस्तावेजों की तैयारी और निष्पादन के लिए उपयोग किए जाते हैं।
प्रश्नावली - एक एकीकृत पाठ प्रस्तुत करने का एक तरीका, जिसमें निरंतर जानकारी शीट के बाईं ओर स्थित होती है, और चर को शीट के दाईं ओर संकलित करने की प्रक्रिया में दस्तावेज़ में दर्ज किया जाता है।
एक तालिका एक दस्तावेज है जिसमें कॉलम और साइडबार (लाइन हेडिंग) के शीर्षकों में निरंतर जानकारी रखी जाती है, और चर (संख्यात्मक या मौखिक शब्दों में) को संबंधित कॉलम और लाइनों के चौराहे पर रखा जाता है।
तालिका के रूप में प्रस्तुत पाठ में बड़ी सूचना क्षमता होती है, जिससे आप सूचनाओं को कड़ाई से वर्गीकृत और एन्कोड कर सकते हैं और समान डेटा को आसानी से सारांशित कर सकते हैं। स्टाफिंग टेबल, योजना, अवकाश कार्यक्रम और अन्य दस्तावेज सारणीबद्ध रूप में तैयार किए गए हैं।
यूक्रेन डीके 010-98 के प्रबंधन दस्तावेज़ीकरण का राज्य वर्गीकरण, 01.06.99 से प्रभावी, दस्तावेजों के निम्नलिखित वर्ग शामिल हैं:
बैंक दस्तावेज;
वित्तीय दस्तावेज;
योजना दस्तावेज;
संसाधन प्रलेखन;
व्यापार दस्तावेज;
विदेश व्यापार दस्तावेज;
मूल्य दस्तावेज;
श्रम, सामाजिक मुद्दों और आबादी के सामाजिक संरक्षण का दस्तावेजीकरण;
जनसंख्या के लिए उपभोक्ता सेवाओं का दस्तावेजीकरण;
पेंशन फंड का दस्तावेजीकरण;
शब्दकोश संदर्भ प्रलेखन।
दस्तावेज़ीकरण प्रणाली
यूक्रेन डीके 010-98 के प्रबंधन प्रलेखन के राज्य वर्गीकरण के अनुसार, प्रलेखन प्रणाली परस्पर संबंधित दस्तावेजों का एक समूह है जो गतिविधि के एक निश्चित क्षेत्र में उपयोग किया जाता है।
एक संस्था, संगठन, उद्यम की गतिविधियाँ विभिन्न दस्तावेजों में परिलक्षित होती हैं जो एक दूसरे से जुड़े हुए हैं और एक विशेष क्षेत्र में उपयोग किए जाने वाले दस्तावेज़ीकरण सिस्टम का गठन करते हैं। कई दस्तावेज़ीकरण प्रणालियाँ हैं जिन्हें विभिन्न मानदंडों (क्षेत्रीय, कार्यात्मक, प्रबंधन स्तर, आदि) के अनुसार वर्गीकृत किया गया है। कार्यात्मक प्रलेखन प्रणाली प्रतिष्ठित हैं - संगठनात्मक और प्रशासनिक, योजना, रिपोर्टिंग, सांख्यिकीय, आदि। सभी शासी निकायों के लिए सामान्य। क्षेत्रीय सरकारी निकायों (मंत्रालयों, विभागों) की गतिविधियों को दर्शाने वाली प्रलेखन प्रणाली को क्षेत्रीय माना जाता है। प्रबंधन के स्तरों द्वारा प्रलेखन के विभिन्न उप-प्रणालियों को अलग करना संभव है, वे एक-दूसरे से निकटता से संबंधित हैं, और उनके बीच अंतर करना मुश्किल है।
हमारे देश में, प्रबंधन प्रक्रियाओं के स्वचालन के विकास के संबंध में, एकीकृत प्रलेखन प्रणाली विकसित की गई है। एकीकृत प्रलेखन प्रणाली की परिभाषा, उद्देश्य, संरचना GOST द्वारा स्थापित की जाती है। विभिन्न प्रणालियों के दस्तावेजों का एक एकीकृत रूप होना चाहिए।
यूनिफाइड डॉक्यूमेंटेशन सिस्टम (यूडीएस) - एक समान नियमों और आवश्यकताओं के अनुसार बनाई गई एक प्रलेखन प्रणाली, जिसमें गतिविधि के एक विशेष क्षेत्र में प्रबंधन के लिए आवश्यक जानकारी होती है।
दस्तावेजों के एकीकृत रूपों को मंत्रालयों और विभागों द्वारा विकसित और अनुमोदित किया जाता है। स्वामित्व के रूप की परवाह किए बिना, वे सभी संस्थानों, संगठनों, उद्यमों में उपयोग के लिए अनिवार्य हैं।
यूक्रेन डीके 010-98 के प्रबंधन दस्तावेज़ीकरण का राज्य वर्गीकरण, 01.06.99 से प्रभावी, निम्नलिखित दस्तावेज़ीकरण प्रणालियों को अलग करता है:
संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज;
प्राथमिक लेखा दस्तावेज;
बैंक दस्तावेज;
वित्तीय दस्तावेज;
रिपोर्टिंग और सांख्यिकीय दस्तावेज;
योजना दस्तावेज;
संसाधन प्रलेखन;
व्यापार दस्तावेज;
विदेश व्यापार दस्तावेज;
मूल्य दस्तावेज;
श्रम, सामाजिक मुद्दों और जनसंख्या की सामाजिक सुरक्षा पर प्रलेखन;
जनसंख्या के लिए उपभोक्ता सेवाओं पर प्रलेखन;
लेखांकन और लेखा प्रलेखन;
के लिए दस्तावेज पेंशन निधि;
सूचना और संदर्भ दस्तावेज।
संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन - प्रबंधन के संगठनात्मक और प्रशासनिक कार्यों को हल करने के लिए उपयोग की जाने वाली एक प्रलेखन प्रणाली।
संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज प्रलेखन से बाहर खड़ा है, जो इसकी सूचनात्मक प्रकृति में एक समान है, राज्य निकाय के कार्यों के आधार पर, संस्था जो सेवा कार्यालय काम करती है।
सार्वजनिक प्राधिकरण और सरकार नियंत्रितयूक्रेन, सभी संस्थान, संगठन और उद्यम प्रशासनिक दस्तावेजों में अपनी गतिविधियों को दर्शाते हैं। राज्य निकायों के प्रावधानों के अनुसार, प्रशासनिक दस्तावेजों को भी वर्गीकृत किया जाता है।
संस्थानों की प्रशासनिक और प्रबंधकीय गतिविधियों को दर्शाने वाले प्रशासनिक दस्तावेजों में शामिल हैं:
संकल्प - इन निकायों के सामने आने वाले सबसे महत्वपूर्ण और मौलिक कार्यों को हल करने और आचरण के नियमों के स्थिर मानदंड स्थापित करने के लिए कॉलेजिएट प्रबंधन के उच्चतम और कुछ केंद्रीय निकायों द्वारा अपनाए गए कानूनी कार्य।
निर्णय - कार्यकारी समितियों द्वारा अपनाए गए कानूनी कार्य। निर्णय अन्य कॉलेजिएट निकायों - कॉलेजियम, मंत्रालयों और विभागों, वैज्ञानिक परिषदों आदि की गतिविधियों के परिणामों को भी औपचारिक रूप देते हैं।
आदेश - एक आधिकारिक प्रकृति वाले राज्य निकाय के प्रबंधन के कार्य, एक अधिकारी को सौंपा गया, सरकारी विभागयोग्यताएं जो नागरिकों और संगठनों के लिए बाध्यकारी हैं जिनके लिए आदेश को संबोधित किया गया है।
क़ानून - संगठनों, संस्थानों, समाजों और नागरिकों की गतिविधियों को नियंत्रित करने वाले नियमों के सेट, अन्य संगठनों और नागरिकों के साथ उनके संबंध, सार्वजनिक प्रशासन या आर्थिक गतिविधि के एक निश्चित क्षेत्र में अधिकार और दायित्व।
प्रावधान - नियम जिनके पास एक समेकित संहिताकरण चरित्र है और गठन प्रक्रिया, संरचना, कार्य, क्षमता, कर्तव्यों और राज्य निकायों की प्रणाली के काम का संगठन, एकल निकाय, संरचनात्मक इकाई (आयोग, समूह) निर्धारित करते हैं।
आदेश - मंत्रालयों, विभागों, विभागों और विभागों के प्रमुखों द्वारा जारी किए गए कार्य, पीपुल्स डिपो के स्थानीय सोवियतों की कार्यकारी समितियों, संस्थानों, संघों, संगठनों और उद्यमों के प्रमुख जो एक-व्यक्ति की उपस्थिति के आधार पर संचालित होते हैं। इस निकाय के सामने आने वाले मुख्य परिचालन कार्यों को हल करने के लिए आदेश जारी किया गया है।
निर्देश - संस्थानों, संगठनों, उद्यमों (उनके विभागों और सेवाओं) की गतिविधियों के संगठनात्मक मुद्दों, वैज्ञानिक, तकनीकी, तकनीकी, वित्तीय और अन्य विशेष पहलुओं को नियंत्रित करने वाले नियमों को स्थापित करने के लिए एक सरकारी निकाय (या उसके प्रमुख द्वारा अनुमोदित) द्वारा जारी कानूनी कार्य। ), अधिकारी और नागरिक। विधायी कृत्यों और प्रशासनिक दस्तावेजों के आवेदन की प्रक्रिया को स्पष्ट करने और निर्धारित करने के निर्देश भी जारी किए गए हैं।
प्रोटोकॉल - कॉलेजियम निकायों की बैठकों, बैठकों, सम्मेलनों और बैठकों में मुद्दों की चर्चा और निर्णय लेने के पाठ्यक्रम को तय करने वाले दस्तावेज।
ज्ञापन और व्याख्यात्मक नोट: ज्ञापन - प्रबंधन को संबोधित दस्तावेज और संकलक के निष्कर्ष और प्रस्तावों के साथ किसी भी मुद्दे को बताते हुए; व्याख्यात्मक नोट - 1) मुख्य दस्तावेज़ (योजना, रिपोर्ट, परियोजना) के कुछ प्रावधानों की सामग्री की व्याख्या करने वाले दस्तावेज़; 2) किसी उच्च अधिकारी को प्रस्तुत किसी कार्रवाई, तथ्य, घटना की व्याख्या करने वाले अधिकारी के संदेश।
अधिनियम - कई व्यक्तियों द्वारा तैयार किए गए दस्तावेज और पुष्टि स्थापित तथ्यया घटनाएँ।
रिपोर्ट, आदि
प्राथमिक लेखा प्रलेखन - एक प्रलेखन प्रणाली जिसका उपयोग व्यावसायिक संस्थाओं, संगठनों के उत्पादन और आर्थिक गतिविधियों के प्रबंधन के लिए किया जाता है, जो उद्यमशीलता की गतिविधियों में शामिल नहीं हैं, सभी प्रकार के स्वामित्व।
बैंक प्रलेखन - बैंकों के माध्यम से निपटान और मौद्रिक लेनदेन करने के लिए उपयोग की जाने वाली एक दस्तावेज प्रणाली।
वित्तीय प्रलेखन - आर्थिक संस्थाओं के बीच वित्तीय संबंधों को व्यवस्थित करने के लिए उपयोग की जाने वाली एक प्रलेखन प्रणाली।
रिपोर्टिंग और सांख्यिकीय प्रलेखन - राज्य के आंकड़ों की समस्याओं को हल करने और सांख्यिकीय जानकारी प्राप्त करने के लिए उपयोग की जाने वाली एक प्रलेखन प्रणाली।
रिपोर्ट - एक निश्चित अवधि के लिए गतिविधियों के परिणामों के बारे में जानकारी वाला एक दस्तावेज। संस्था के रिपोर्टिंग प्रलेखन में दस्तावेजों के कई सेट होते हैं: राज्य सांख्यिकीय रिपोर्टिंग; विभागीय रिपोर्टिंग; आंतरिक रिपोर्टिंग।
राज्य सांख्यिकीय रिपोर्टिंग के लिए दस्तावेजों के प्रपत्र यूक्रेन की राज्य सांख्यिकी समिति द्वारा विकसित किए गए हैं और सभी संस्थानों, संगठनों और उद्यमों के लिए अनिवार्य हैं। विभागीय रिपोर्टिंग दस्तावेजों के प्रपत्र मंत्रालयों और विभागों द्वारा विकसित किए जाते हैं। केंद्रीय अधिकोषयूक्रेन, यूक्रेन की राज्य कर सेवा और यूक्रेन के वित्त मंत्रालय सभी संगठनों के लिए लेखांकन और रिपोर्टिंग, कर रिपोर्टिंग, अनिवार्य रूप से प्रस्तुत करते हैं। विभागीय रिपोर्टिंग के प्रपत्र संघीय कार्यकारी अधिकारियों द्वारा तैयार किए जाते हैं जो क्षेत्रीय प्रबंधन करते हैं।
राज्य सांख्यिकीय और विभागीय रिपोर्टिंग संबंधित क्षेत्रीय निकाय द्वारा स्थापित समय सीमा के भीतर प्रस्तुत की जाती है। प्रस्तुत करने की शर्तों के अनुसार, यह दस दिन, मासिक, त्रैमासिक, अर्ध-वार्षिक और वार्षिक हो सकता है।
प्रत्येक संस्थान योजनाओं, कार्यों, प्रबंधन से एकमुश्त निर्देश या उच्च संगठन के निर्देशों के कार्यान्वयन पर आंतरिक रिपोर्टिंग तैयार करता है। इस तरह के रिपोर्टिंग दस्तावेज विशेषज्ञों द्वारा तैयार किए जाते हैं संरचनात्मक विभाजनऔर इस या उच्चतर संगठन के प्रबंधन को प्रस्तुत किया गया। इंट्रा-संस्थागत रिपोर्टिंग दस्तावेजों को बुलाया जा सकता है: एक रिपोर्ट या एक रिपोर्टिंग प्रकृति का प्रमाण पत्र।
राज्य स्थैतिक और विभागीय रिपोर्टिंग को स्वीकृत एकीकृत रूपों के आधार पर और अनुमोदित नियामक दस्तावेजों के अनुसार संकलित किया जाता है।
नियोजन प्रलेखन - अर्थव्यवस्था के विकास की भविष्यवाणी और योजना बनाने की समस्याओं को हल करने के लिए उपयोग की जाने वाली एक प्रलेखन प्रणाली।
नियोजन के परिणाम नियोजन दस्तावेजों में दर्ज किए जाते हैं, जिनके निम्नलिखित नाम हैं: योजना, दीर्घकालिक योजना, कार्यक्रम, अनुसूची, योजना, सामान्य योजना।
नियोजन दस्तावेजों की ख़ासियत यह है कि वे हमेशा एक निश्चित अवधि के लिए तैयार किए जाते हैं: कई साल, एक वर्ष, छह महीने, एक चौथाई, एक महीना, या एक विशिष्ट प्रकार के कार्य करने की अवधि के लिए।
संघीय योजनाओं, कार्यक्रमों, सामान्य योजनाओं को एक या अधिक मंत्रालयों या विभागों द्वारा यूक्रेन सरकार के निर्णय द्वारा विकसित किया जाता है। में अनुमोदन के लिए यूक्रेन की सरकार को प्रस्तुत करने से पहले परियोजनाएं जरूरसभी इच्छुक संस्थानों के साथ समन्वय के चरण को पारित करें। संघीय कार्यक्रमों, योजनाओं और सामान्य योजनाओं को यूक्रेन सरकार के फरमानों द्वारा अनुमोदित किया जाता है।
अधीनस्थ संस्थानों और संगठनों के लिए क्षेत्रीय योजनाएँ और कार्यक्रम कार्यकारी प्राधिकरण द्वारा विकसित किए जाते हैं। वे कार्यकारी प्राधिकरण (मंत्रालय या विभाग) के प्रमुख द्वारा अनुमोदित हैं और अनिवार्य हैं। उनके कार्यान्वयन पर नियंत्रण संबंधित संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा किया जाता है।
प्रादेशिक कार्यक्रम, योजनाएँ, योजनाएँ प्रदेशों, क्षेत्रों, जिलों, शहरों और अन्य क्षेत्रीय संस्थाओं के प्रशासन द्वारा विकसित की जाती हैं और क्षेत्र के भीतर संचालित होती हैं। एक नियम के रूप में, वे सामाजिक से संबंधित हैं और आर्थिक विकासऔर भूनिर्माण।
एक अलग संगठन की गतिविधियों की योजना बनाना, एक नियम के रूप में, एक योजना, कार्यक्रम या कार्यक्रम के रूप में किया जाता है। यदि संस्था में कॉलेजियम, परिषद, आयोग हैं, तो उनकी गतिविधियों की भी योजना बनाई जाती है।
प्रबंधन द्वारा योग्य विशेषज्ञों की भागीदारी के साथ योजना दस्तावेज विकसित किए जाते हैं और समन्वय और अनुमोदन के चरण को पारित करना चाहिए।
कार्यक्रम के विकास के लिए जिम्मेदार विभाग के प्रमुख द्वारा कार्यक्रम पर हस्ताक्षर किए जाते हैं। कार्यक्रमों को एक उच्च या दिए गए संगठन या एक कॉलेजियम निकाय (बैठक, परिषद, कॉलेजियम, आदि) के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है।
योजना - एक दस्तावेज जो कार्यान्वयन के लिए निर्धारित गतिविधियों की एक सूची स्थापित करता है, उनका क्रम, मात्रा, समय, जिम्मेदार निष्पादक। योजनाओं का रूप आमतौर पर सारणीबद्ध होता है।
संगठनों की योजनाएँ एक सामान्य रूप में तैयार की जाती हैं। योजना के अनिवार्य विवरण हैं: संगठन का नाम, दस्तावेज़ के प्रकार का नाम, दिनांक, दस्तावेज़ संख्या, वह स्थान जहाँ योजना तैयार की गई थी, पाठ का शीर्षक, हस्ताक्षर, की मुहर अनुमोदन। संरचनात्मक उपखंडों की योजनाएं कागज की मानक शीटों पर तैयार की जाती हैं, जिसमें सभी आवश्यक विवरण लागू होते हैं।
कार्य योजनाओं या गतिविधियों पर विकास विभागों के प्रमुखों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, योजनाओं को उच्च निकाय या इस संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है।
मूल्य प्रलेखन - मूल्य विश्लेषण और मूल्य निर्धारण की समस्याओं को हल करने के लिए उपयोग की जाने वाली एक प्रलेखन प्रणाली।
संसाधन दस्तावेज़ीकरण - संसाधन प्रबंधन समस्याओं को हल करने के लिए उपयोग की जाने वाली एक दस्तावेज़ीकरण प्रणाली।
व्यापार प्रलेखन - व्यापार प्रबंधन समस्याओं को हल करने के लिए उपयोग की जाने वाली एक दस्तावेज प्रणाली।
उद्यमों द्वारा किए गए सभी व्यापारिक कार्यों को बिना असफलता के प्रलेखित किया जाना चाहिए। कानूनी दस्तावेजों पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए, क्योंकि उनके बिना ये ऑपरेशन अमान्य होंगे।
मौजूदा कानून व्यापार दस्तावेजों के प्रसंस्करण के लिए विशेष कानूनी नियम प्रदान करता है, अर्थात, यदि उनका पालन नहीं किया जाता है, तो दस्तावेज़ में कानूनी बल नहीं होगा। इनमें शामिल हैं: सामग्री, प्रपत्र, पंजीकरण और निष्पादन की प्रक्रिया, कानून द्वारा विनियमित भी।
अपनी वित्तीय और आर्थिक गतिविधियों के दौरान, व्यापारिक उद्यम अपने भागीदारों के साथ संबंधों में प्रवेश करते हैं। पहले अनुबंधों का निष्कर्ष आता है, और फिर गणना की जाती है।
व्यापारिक गतिविधियों में, उद्यम अक्सर बिक्री अनुबंधों का उपयोग करते हैं। बिक्री के अनुबंध के तहत, विक्रेता संपत्ति (वस्तु, माल) को स्वामित्व में स्थानांतरित करने का वचन देता है, अर्थात। खरीदार का पूर्ण आर्थिक प्रबंधन या परिचालन प्रबंधन, और खरीदार संपत्ति को स्वीकार करने और उसके लिए एक निश्चित कीमत का भुगतान करने का वचन देता है।
एक अनुबंध तैयार करना सौदे का एक जटिल और जिम्मेदार हिस्सा है।
समझौता निम्नलिखित कार्य करता है:
भागीदारों के बीच संबंधों को कानूनी रूप से मजबूत करता है, उन्हें एक चरित्र देता है, जिसे पूरा करने का दायित्व कानून द्वारा संरक्षित है;
दायित्वों को पूरा करने की प्रक्रिया और तरीके निर्धारित करता है;
दायित्वों की सुरक्षा की रक्षा के तरीके प्रदान करता है।
दीर्घकालिक अनुबंध कंपनी को गतिविधियों की योजना बनाने, विकास की संभावनाओं को निर्धारित करने की अनुमति देते हैं। अनुबंध में उल्लिखित आर्थिक संबंधों के सभी पहलुओं को वर्तमान कानून द्वारा नियंत्रित किया जाता है, अर्थात। अनुबंधों के संचालन के लिए कुछ आवश्यकताएं हैं।
श्रम, सामाजिक मुद्दों और जनसंख्या की सामाजिक सुरक्षा पर प्रलेखन - श्रम संसाधनों के प्रबंधन और सामाजिक सुरक्षा की समस्याओं को हल करने के लिए उपयोग की जाने वाली एक प्रलेखन प्रणाली।
लेखांकन प्रलेखन - बजटीय और स्व-सहायक संस्थानों और संगठनों के लिए लेखांकन समस्याओं को हल करने के लिए उपयोग की जाने वाली एक प्रलेखन प्रणाली।
लेखांकन दस्तावेज किसी भी व्यावसायिक लेनदेन को उस क्रम में दस्तावेज करते हैं जिसमें वे किए जाते हैं। यह सभी लेखांकन वस्तुओं का निरंतर, निरंतर लेखा प्रदान करता है; लेखा अभिलेखों की कानूनी पुष्टि जो उन दस्तावेजों के आधार पर की जाती है जिनका संभावित मूल्य होता है; संगठनों की आर्थिक गतिविधियों के वर्तमान नियंत्रण और परिचालन प्रबंधन के लिए दस्तावेजों का उपयोग; संपत्ति की सुरक्षा पर नियंत्रण, क्योंकि दस्तावेज़ उन्हें सौंपे गए मूल्यों के लिए कर्मचारियों की भौतिक जिम्मेदारी की पुष्टि करते हैं; वैधता को मजबूत करना, क्योंकि दस्तावेजी ऑडिट के दौरान प्रत्येक व्यावसायिक लेनदेन की शुद्धता, समीचीनता और वैधता पर बाद के नियंत्रण के लिए दस्तावेज़ सूचना के मुख्य स्रोत के रूप में कार्य करते हैं।
मुख्य विशेषताएं जिनके द्वारा लेखांकन दस्तावेजों को वर्गीकृत किया जाता है:
मिलने का समय निश्चित करने पर;
नियुक्ति के द्वारा, दस्तावेजों को प्रशासनिक, न्यायोचित, लेखा और संयुक्त में विभाजित किया जाता है।
प्रशासनिक दस्तावेज ऐसे दस्तावेज होते हैं जिनमें एक विशेष व्यवसाय संचालन करने का आदेश होता है। उनका मुख्य उद्देश्य अधिकारियों से प्रत्यक्ष निष्पादकों को निर्देशों का हस्तांतरण है। एक उपयुक्त प्रशासनिक दस्तावेज होने पर ही कई ऑपरेशन किए जाते हैं।
प्रशासनिक दस्तावेजों में आदेश, निर्देश, प्रवेश के रिकॉर्ड और काम से बर्खास्तगी और छुट्टी शामिल हैं।
इन दस्तावेजों में अभी तक लेन-देन के तथ्यों की पुष्टि नहीं है, इसलिए, स्वयं के द्वारा, वे लेखांकन में लेनदेन को रिकॉर्ड करने के आधार के रूप में काम नहीं कर सकते हैं।
Exculpatory (या कार्यकारी) ऐसे दस्तावेज हैं जो पहले से किए गए लेनदेन को तैयार करते हैं। वे लेनदेन के समय संकलित किए जाते हैं और आदेश या निर्देश के निष्पादन के तथ्य की पुष्टि करते हैं। उदाहरण के लिए, के लिए पेरोल वेतन, वेसबिल, अधिनियम, चालान, रसीदें जो क़ीमती सामानों की स्वीकृति का संकेत देती हैं, और कई अन्य।
लेखांकन दस्तावेजों को ऐसे दस्तावेज कहा जाता है जो लेखांकन तंत्र द्वारा खातों को तैयार करने के साथ-साथ बाद वाले को सुविधाजनक बनाने, कम करने और सरल बनाने के लिए बनाए जाते हैं।
लेखा विभाग में पहले से जारी प्रशासनिक और सहायक दस्तावेजों के आधार पर लेखांकन दस्तावेजों को संकलित किया जाता है। लेखांकन प्रक्रिया को तेज करने के लिए उन्हें लेखांकन रजिस्टरों में लेखांकन रिकॉर्ड को प्रतिबिंबित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। इन दस्तावेजों में व्यापार लेनदेन करने का कोई आदेश नहीं है और इसके पूरा होने के तथ्य की कोई पुष्टि नहीं है। उदाहरण के लिए, किसी दावे के लिए दावे की राशि की गणना, अचल संपत्तियों और अमूर्त संपत्तियों के मूल्यह्रास की गणना, वस्तु हानि की गणना आदि।
लेखांकन दस्तावेजों में लेखांकन विवरण भी शामिल हैं। उन्हें उन मामलों में संकलित किया जाता है जहां राशि को एक खाते से दूसरे खाते में स्थानांतरित करना आवश्यक होता है, किसी खाते को बंद करने की औपचारिकता, खातों में की गई त्रुटियों को ठीक करना आदि। इसकी आवश्यकता अक्सर उत्पन्न होती है, और इसलिए लेखांकन अभ्यास में इस प्रकार के प्रमाण पत्र बहुत आम हैं।
संयुक्त दस्तावेज वे हैं जो कई प्रकार के दस्तावेजों की विशेषताओं को जोड़ते हैं: प्रशासनिक और न्यायसंगत, न्यायसंगत और लेखा दस्तावेज, आदि। वे इस ऑपरेशन को करने के लिए एक आदेश के रूप में और इसके प्रदर्शन के औचित्य के रूप में, लेन-देन को ठीक करते हैं और साथ ही उस क्रम का संकेत देते हैं जिसमें यह खातों में परिलक्षित होता है। उदाहरण के लिए, इनकमिंग और आउटगोइंग कैश ऑर्डर, जवाबदेह व्यक्तियों की अग्रिम रिपोर्ट, सामग्री जारी करने की आवश्यकताएं, सीमा-बाड़ कार्ड, पेरोल स्टेटमेंट, चालू खाते में नकदी के योगदान के बारे में घोषणाएं आदि।
कई प्रकार के दस्तावेजों की सुविधाओं के एक दस्तावेज़ में संयोजन उनके लेखांकन प्रसंस्करण को सरल करता है, दस्तावेजों की संख्या और उनके अधिग्रहण की लागत को कम करता है। व्यापार लेनदेन पर दस्तावेजों की संख्या को कम करने के लिए संयुक्त दस्तावेजों को संकलित किया जाता है जो संगठन में छोटी अवधि में कई बार दोहराए जाते हैं।
संकलन की विधि (क्रम) के अनुसार;
संकलन की विधि (क्रम) के अनुसार, प्राथमिक और सारांश दस्तावेजों को प्रतिष्ठित किया जाता है।
प्राथमिक दस्तावेज़ ऐसे दस्तावेज़ होते हैं जो सभी व्यावसायिक लेन-देन को पूरा होने के तुरंत बाद दर्शाते हैं। वे पहले औपचारिक प्रमाण हैं कि ये ऑपरेशन वास्तव में किए गए हैं। प्राथमिक दस्तावेजों में कैश इनकमिंग और आउटगोइंग ऑर्डर, वेबिल, स्वीकृति प्रमाण पत्र, ऑर्डर, रसीद आदि शामिल हैं। प्राथमिक दस्तावेज़ का एक उदाहरण क्रेडिट नोट के रूप में भी काम कर सकता है। यह गोदाम में सामग्री प्राप्त होने पर संकलित किया जाता है और स्टोरकीपर द्वारा उनकी स्वीकृति पर उसे दिए गए आदेश की पूर्ति को इंगित करता है।
समेकित दस्तावेज वे होते हैं जिन्हें प्राथमिक दस्तावेजों के आधार पर संकलित किया जाता है। वे प्रासंगिक प्राथमिक दस्तावेजों द्वारा पहले निष्पादित लेनदेन को दर्शाते हैं। द्वितीयक दस्तावेज़ों का संकलन सीधे व्यावसायिक लेनदेन से संबंधित नहीं है, वे केवल प्राथमिक दस्तावेज़ों के डेटा के अनुसार इन लेनदेन को पंजीकृत करते हैं।
समेकित दस्तावेज़ आपको लेखांकन खातों में प्रविष्टियों की संख्या को कम करने की अनुमति देते हैं। सारांश दस्तावेजों में विकास तालिकाएं, समूह पत्रक, व्यय वितरण पत्रक, उत्पादों और सामग्रियों की आवाजाही पर रिपोर्ट (शीट), एक अग्रिम रिपोर्ट आदि शामिल हैं। अग्रिम रिपोर्ट प्राथमिक दस्तावेजों के आधार पर भरी जाती है, जो सभी खर्चों को इंगित करती है जवाबदेह व्यक्ति। सारांश दस्तावेजों में पेरोल विवरण या तैयार उत्पादों के विवरण, विभिन्न आंतरिक रिपोर्ट (उदाहरण के लिए, एक गोदाम में भौतिक संपत्ति की आवाजाही पर एक रिपोर्ट) आदि शामिल हैं। इन सभी दस्तावेजों में आवश्यक रूप से अतिरिक्त डेटा शामिल हैं, जो उपलब्ध हैं। प्राथमिक दस्तावेजों में जो उनके संकलन का आधार बने।
इसलिए, सारांश दस्तावेज़ प्राथमिक दस्तावेज़ों के डेटा को संयोजित करने और समेकित संकेतक प्राप्त करने के लिए काम करते हैं, और दूसरा, दर्ज किए गए लेनदेन के बारे में अतिरिक्त जानकारी प्राप्त करने और एक नए खंड में इन लेनदेन को प्रतिबिंबित करने के लिए प्राथमिक दस्तावेजों के डेटा को समूहित करने के लिए। इसलिए, मूल लेनदेन डेटा को संसाधित करने के साधन के रूप में सारांश दस्तावेजों का उपयोग किया जाता है।
व्यापार लेनदेन के प्रतिबिंब की विधि द्वारा;
व्यापार लेनदेन को प्रतिबिंबित करने की विधि के अनुसार, दस्तावेजों को एकमुश्त और संचयी में विभाजित किया जाता है।
एकमुश्त दस्तावेज़ एक ही समय में एक या कई व्यावसायिक लेनदेन को दर्शाते हैं। विशेष फ़ीचरये दस्तावेज - तैयार होने के तुरंत बाद, उन्हें लेखा विभाग में स्थानांतरित कर दिया जाता है और लेखांकन प्रविष्टियों के आधार के रूप में काम कर सकता है। उदाहरण के लिए, सामग्री के लिए रसीद आदेश, व्यय वितरण पत्रक, लागत अनुमान, चालान, स्वीकृति प्रमाण पत्र, नकद आदेश, मनी चेक इत्यादि।
उद्यम में किए गए सजातीय संचालन को औपचारिक रूप देने के लिए संचयी दस्तावेजों का उपयोग किया जाता है अलग समय(एक सप्ताह, एक दशक, आधा महीना)। वे उन कार्यों के लिए जारी किए गए दस्तावेजों की संख्या को कम करने के लिए संकलित किए जाते हैं जो उद्यम में कम समय में कई बार किए जाते हैं। उदाहरण के लिए, कच्चे माल की रिहाई के लिए एक दैनिक सेवन पत्रक, व्यक्तिगत पेरोल खाते, एक समय पत्रक, प्रदर्शन किए गए कार्य का विवरण आदि।
संकलन के स्थान पर;
संकलन के स्थान के अनुसार, दस्तावेजों को आंतरिक और बाहरी में विभाजित किया गया है।
आंतरिक दस्तावेज़ उद्यम के भीतर संकलित किए जाते हैं। वे केवल उद्यम के भीतर किए गए व्यावसायिक लेनदेन को तैयार करते हैं। ये दस्तावेज़ उद्यम की सीमाओं से परे नहीं जाते हैं, उदाहरण के लिए, पेरोल स्टेटमेंट, रसीद और व्यय नकद आदेश, आदि।
बाहरी दस्तावेज दिए गए उद्यम के बाहर तैयार किए जाते हैं और वे उद्यमों के बीच किए गए लेनदेन को औपचारिक रूप देते हैं। उदाहरण के लिए, चालान, चालान, प्रतिपक्षों के चालान।
व्यावसायिक लेनदेन के परिणामस्वरूप अलग-अलग आंतरिक दस्तावेज़ बाहरी हो जाते हैं, उदाहरण के लिए, मनी चेक, भुगतान आदेश। आंतरिक दस्तावेजों को भरते समय, केवल आवश्यक विवरणों को इंगित करना पर्याप्त है, और बाहरी दस्तावेजों को तैयार करते समय, व्यावसायिक लेनदेन के विवरण को पूरा करने के लिए दस्तावेजों के अतिरिक्त विवरण जोड़ना भी आवश्यक है।
गुणात्मक आधार पर;
गुणात्मक विशेषताओं के अनुसार, दस्तावेज़ पूर्ण और दोषपूर्ण हो सकते हैं। एक पूर्ण दस्तावेज़ वह है जो निर्धारित प्रपत्र में तैयार किया गया है, जिसमें सभी आवश्यक विवरण हैं और सही मायने में पूर्ण और वैध व्यापार लेनदेन को दर्शाता है। एक दस्तावेज़ जो इन आवश्यकताओं को पूरा नहीं करता है वह दोषपूर्ण है।
कंप्यूटर प्रौद्योगिकी के उपयोग की डिग्री के अनुसार।
दस्तावेजों की तैयारी में कंप्यूटर प्रौद्योगिकी के उपयोग की डिग्री के अनुसार, उन्हें मैन्युअल रूप से भरे गए दस्तावेजों में विभाजित किया जाता है, आंशिक रूप से मशीनों पर भरा जाता है (यानी लेटरहेड पर तैयार किए गए दस्तावेज) और पूरी तरह से मशीनों (पेरोल, वेबिल, चालान, इन्वेंट्री) पर निष्पादित होते हैं। सूची, आदि)।
पेंशन फंड पर दस्तावेज़ीकरण - एक दस्तावेज़ीकरण प्रणाली जिसका उपयोग पेंशन प्रावधान की समस्याओं को हल करने के लिए किया जाता है।
सूचना और संदर्भ प्रलेखन - एक सूचना आधार और उसके घटक तत्वों (डेटाबेस, दस्तावेजों के एकीकृत रूप, सूचना प्रवाह, तकनीकी और आर्थिक संकेतक, आदि) के प्रबंधन की समस्याओं को हल करने के लिए उपयोग की जाने वाली एक प्रलेखन प्रणाली।
सूचना और संदर्भ दस्तावेज ऐसी जानकारी प्रदान करते हैं जो कुछ निर्णयों को प्रोत्साहित करती है, अर्थात। प्रबंधकीय निर्णय आरंभ करना, आपको प्रबंधकीय प्रभाव का एक या दूसरा तरीका चुनने की अनुमति देता है। उनमें आदेश नहीं होते हैं, आदेशों को पूरा करने के लिए बाध्य नहीं होते हैं।
इस प्रणाली के दस्तावेज संगठनात्मक, कानूनी और प्रशासनिक दस्तावेजों के संबंध में सहायक भूमिका निभाते हैं।
इन दस्तावेजों की ख़ासियत यह है कि वे प्रबंधन प्रणाली में नीचे से ऊपर तक जाते हैं: कर्मचारी से इकाई के प्रमुख तक, इकाई के प्रमुख से संगठन के प्रमुख तक, अधीनस्थ संगठन से उच्च तक।
सूचना और संदर्भ दस्तावेजों में शामिल हैं:
ज्ञापन - संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज देखें
सर्विस नोट - किसी अधिकारी द्वारा किसी अन्य अधिकारी को भेजे गए किसी भी कार्य के प्रदर्शन पर एक नोट
व्याख्यात्मक नोट - संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण देखें
प्रस्ताव - एक प्रकार का ज्ञापन जिसमें किसी विशिष्ट मुद्दे पर विशिष्ट प्रस्तावों की सूची होती है
प्रस्तुत करना - कर्मियों की नियुक्ति, स्थानांतरण या पदोन्नति के प्रस्ताव के साथ-साथ संस्था की गतिविधियों पर कुछ कार्यों और गतिविधियों के लिए एक सिफारिश वाला एक दस्तावेज।
बयान - एक दस्तावेज जिसमें किसी संस्था या अधिकारी के लिए किसी व्यक्ति (व्यक्तियों) का अनुरोध या प्रस्ताव होता है।
सभी प्रकार के पत्राचार - विभिन्न सामग्री (आधिकारिक पत्र, टेलीग्राम, टेलेक्स, टेलीफोन संदेश, फैक्स संदेश (फैक्स), इलेक्ट्रॉनिक संदेश, आदि) के दस्तावेजों के लिए एक सामान्यीकृत नाम, संगठनों के बीच परिचालन सूचना विनिमय के लिए एक उपकरण के रूप में उपयोग किया जाता है।
प्रोटोकॉल - संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण देखें
अधिनियम - संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण देखें
संदर्भ - 1) एक दस्तावेज जिसमें कुछ तथ्यों और घटनाओं का विवरण और पुष्टि होती है। 2) एक दस्तावेज जो जीवनी या आधिकारिक प्रकृति के तथ्यों की पुष्टि करता है।
निष्कर्ष - किसी दस्तावेज या मुद्दे पर किसी संस्था, आयोग, विशेषज्ञ की राय, निष्कर्ष वाला एक दस्तावेज
फीडबैक - किसी भी कार्य के बारे में किसी संस्था या विशेषज्ञ की राय वाला एक दस्तावेज
सारांश - एक दस्तावेज जो एक मुद्दे पर डेटा का सारांश है (प्रस्तावों का सारांश, टिप्पणियों का सारांश, आवश्यकताओं का सारांश, आदि)
सूची - सूचना या पंजीकरण के उद्देश्य से संकलित एक निश्चित क्रम में व्यक्तियों या वस्तुओं की सूची
सूची - उन पर कुछ मानदंडों या आवश्यकताओं को लागू करने के लिए संकलित दस्तावेजों, वस्तुओं, वस्तुओं की एक व्यवस्थित सूची।
जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है डाक्यूमेंट - बांधनेवाला पदार्थ विभिन्न तरीकेतथ्यों, घटनाओं, वस्तुनिष्ठ वास्तविकता की घटनाओं और मानव मानसिक गतिविधि के बारे में जानकारी की एक विशेष सामग्री पर।
जानकारी को ठीक करके, दस्तावेज़ इस प्रकार इसके संरक्षण और संचय को सुनिश्चित करता है, साथ ही इसे किसी अन्य व्यक्ति को स्थानांतरित करने की संभावना, सूचना तक बार-बार पहुंच। इसलिए, एक दस्तावेज़ कई कार्य कर सकता है।
अधिकांश दस्तावेजों को लंबी अवधि के भंडारण के लिए उपयुक्तता, अधिकतम स्पष्टता जैसी आवश्यकताओं को पूरा करना चाहिए। किसी दस्तावेज़ में ये गुण होने के लिए, इसे रूप और सामग्री दोनों में सही ढंग से तैयार किया जाना चाहिए।
दस्तावेजों की तैयारी और निष्पादन के लिए बुनियादी सिद्धांतों को विकसित करने के लिए, उनके साथ काम करने के तरीके और तरीके, उन्हें कई विशेषताओं के अनुसार वर्गीकृत किया जाता है।
दस्तावेज़ वर्गीकरण - यह समानता और अंतर के सबसे सामान्य संकेतों के अनुसार दस्तावेजों का वर्गों में विभाजन है। वर्गीकरण उन्हें मामलों में समूहित करने के चरण में किया जाता है - यह वर्गीकरण का प्राथमिक चरण है, इस तरह के वर्गीकरण की आवश्यकता मामले की अवधारणा के कारण होती है।
दस्तावेज़ वर्गीकरण - आवश्यक शर्तउनके एकीकरण पर काम करने के लिए, जो स्वचालित नियंत्रण प्रणालियों के प्रलेखन के लिए एक महत्वपूर्ण शर्त है।
दस्तावेज़ को विभिन्न मानदंडों के अनुसार वर्गीकृत किया गया है।
1. सूचना को ठीक करने की विधि के अनुसार दस्तावेजों को विभाजित किया जाता है:
· लिखा हुआ;
ग्राफिक;
फोटो और फिल्म दस्तावेज;
विद्युतचुंबकीय।
सूचना और संदर्भ (सूचना के संचय, सामान्यीकरण और प्रसारण के लिए प्रयुक्त (रिपोर्ट, अधिनियम, रिपोर्ट, पत्र, टेलीग्राम, टेलीफोन संदेश, आदि));
संगठनात्मक और प्रशासनिक (गतिविधियों को विनियमित करने के लिए उपयोग किया जाता है (चार्टर, विनियम, विनियम, नियम, निर्देश, परिचालन प्रबंधन के आदेश, निर्देश, संकल्प, निर्णय, आदेश, आदि));
कार्मिक (कर्मचारी का व्यक्तिगत कार्ड, आवेदन, विवरण, आत्मकथा, प्रवेश, बर्खास्तगी और स्थानांतरण के लिए कर्मियों के आदेश);
· वित्तीय और लेखा (बजट, गणना, वित्तीय विवरण, आदि);
आपूर्ति और विपणन (प्राप्ति के लिए बिल, माल की रिहाई)।
इसके अलावा, विभिन्न कॉलेजियम निकायों की गतिविधियों को दर्शाने वाले दस्तावेज़ प्रबंधन के क्षेत्र में महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं। (प्रोटोकॉल) , जो प्रशासनिक गतिविधियों को लागू करने के साधन के रूप में और सूचना संचय और सामान्यीकरण के साधन के रूप में कार्य कर सकता है।
राज्य मानक परिभाषित करता है संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज लिखित दस्तावेजों के रूप में जो प्रशासनिक और संगठनात्मक मुद्दों, साथ ही प्रबंधन, बातचीत, प्रावधान और अधिकारियों, संस्थानों, उद्यमों, संगठनों, उनके विभागों और अधिकारियों की गतिविधियों के विनियमन के मुद्दों पर निर्णय रिकॉर्ड करते हैं।
3. नाम से: आदेश, विनियम, प्रोटोकॉल, आदेश, निर्देश, नियम, चार्टर, रिपोर्ट, अधिनियम, योजना, पत्र, बयान, रिपोर्ट और व्याख्यात्मक नोट, आदि।
4. प्रकार के अनुसार, दस्तावेज हैं:
मानक दस्तावेज - सजातीय कार्यों वाले अधीनस्थ संगठनों के लिए उच्च अधिकारियों द्वारा विकसित और अनिवार्य हैं;
नमूना दस्तावेज - पूरे सिस्टम को व्यवस्थित करने के लिए उच्च अधिकारियों द्वारा विकसित किए गए हैं और प्रकृति में सलाहकार हैं;
व्यक्तिगत दस्तावेज - आंतरिक उपयोग के लिए विशिष्ट संगठनों द्वारा विकसित;
स्टैंसिल दस्तावेज़ - एक टाइपोग्राफ़िकल तरीके से तैयार किए जाते हैं, और दस्तावेज़ के टेक्स्ट का निरंतर भाग प्रिंटिंग मशीनों पर मुद्रित होता है, और चर जानकारी के लिए खाली स्थान छोड़ दिया जाता है।
5. जटिलता की डिग्री के अनुसार, एक प्रश्न वाले सरल दस्तावेजों को प्रतिष्ठित किया जाता है, और जटिल दस्तावेजों में कई प्रश्न होते हैं।
6. संकलन के स्थान के अनुसार दस्तावेजों को आंतरिक और बाहरी में विभाजित किया जाता है। आंतरिक - उनकी समस्याओं को हल करने के लिए एक संस्था (एक संगठन में, एक उद्यम में) में बनाए गए दस्तावेज और इससे आगे नहीं जाते हैं। संस्था (संगठन, उद्यम) का बाहरी - आवक और जावक पत्राचार।
7. निष्पादन की शर्तों के अनुसार, दस्तावेजों को अत्यावश्यक और गैर-जरूरी में विभाजित किया गया है।
8. मूल रूप से, दस्तावेज़ आधिकारिक और आधिकारिक-व्यक्तिगत (नाममात्र) होते हैं।
9. प्रचार की डिग्री के अनुसार, दस्तावेजों को सामान्य, गुप्त और आधिकारिक उपयोग के लिए प्रतिष्ठित किया जाता है।
10. कानूनी बल द्वारा, प्रामाणिक और जाली दस्तावेजों को प्रतिष्ठित किया जाता है। वास्तविक वैध और अमान्य में विभाजित हैं (अब कानूनी रूप से मान्य नहीं हैं)
11. उद्देश्य (निर्माण के चरणों) से, दस्तावेजों को मूल (मूल) और प्रतियों में विभाजित किया जाता है। मूल मूल दस्तावेज है जिसमें मूल जानकारी होती है और विधिवत निष्पादित होती है। एक नियम के रूप में, एक दस्तावेज़ का निर्माण एक मसौदा चरण से पहले होता है - प्रारंभिक संस्करण में एक दस्तावेज़। कानूनी दृष्टि से, मूल और इसकी एक प्रति, विधिवत प्रमाणित, समकक्ष हैं। कॉपी-दस्तावेज़, मूल के विवरण को सटीक रूप से पुन: प्रस्तुत करना (ऊपरी क्षेत्र के दाहिने कोने में जिसमें "प्रतिलिपि" शब्द चिपका हुआ है) और उचित रूप से प्रमाणित है। इस प्रकार की प्रतियों जैसे अवकाश, उद्धरण और डुप्लिकेट के बीच अंतर करना आवश्यक है। अवकाश - प्रेषक द्वारा छोड़े गए आउटगोइंग दस्तावेज़ की एक पूरी प्रति, जो मूल और प्रमाणित के साथ-साथ बनाई जाती है। निकालें - कॉपीदस्तावेज़ के कुछ हिस्से, और डुप्लिकेट समान कानूनी बल वाले दस्तावेज़ की दूसरी प्रति है।