Класификация на документите по различни критерии. Класификация на документите по информационен компонент

16.09.2020

Основните характеристики на класификацията са обобщени в таблица 33

. Таблица 33. Основните характеристики на класификацията на документите според информационния компонент

Нека го разгледаме по-подробно:

1. Класификация на документите според характера на символните средства за фиксиране на информация

На тази основа се разграничават текстови, иконични, идеографски, звукови, матрични, цифрови и сложни документи.

2. Класификация на документите според измерването на запис на информация

На тази основа се разграничават едно-, дву- и триизмерни документи (перфолента, бизнес писмо, глобус)

3. Класификация на документите според тяхната значимост за възприемането на информацията

На тази основа документите, които се четат от човек, се разграничават от тези, които се четат с помощта на технически средства (с помощта на магнетофон, телевизор, електронни компютри, клетъчна и др.).

4. Класификация на документите според канала на възприемане на информацията

5. Класификация на документите според степента на разпространение на информацията

Според степента на разпространение на информацията документите се делят на: публикувани, непубликувани, непубликувани и електронни

6. Класификация на документите според нивото на времето за обработка

В тази класификация първичните и вторичните документи се разграничават по времето на появата им в света.

7. Класификация на документите по съдържание

A. Класификация на десятъка. Мелвил. Дюи

(DKD, десетична класификация на Дюи, DDC)

Универсална класификационна система, разработена през 1876 г. от американски библиотекар. М. Дюи (1851 - 1931rr). Предназначена е за системно поставяне на книги в обществените библиотеки. САЩ. В първите издания x е предназначен само за изброяване на документи, но от самото начало съдържа елементи на скрит тип. Впоследствие типичните разпределения бяха разделени на независими помощни таблици и системата придоби комбинации от различен характер.

Системата се състои от основни таблици (График) и помощни таблици (Таблици). Компонентите на пълното издание също са Относителният индекс (буквално: „указател семейни отношения") -. APU и наръчник (Kerstvo), който предоставя пълен методически коментар на таблиците (частна методология за систематизиране и чифтосване).

DKD е система за класификация, която е широко разпространена в света и се използва в 135 страни. в родината си, САЩ,. DKD се използва от 95% от обществените и училищни библиотеки, 25% от общия брой на колежанските и университетските библиотеки, 20% от специалните библиотеки. DKD е преведен на 30 езика myrtu.

1-во издание. DKD-1876 (44 а), 2-ри - 1885 (314 с). В живота. М. Дюи публикува 12 издания. През 1896 г. М. Дюи създава Forest Press Foundation, на която прехвърля правата за публикуване и разработка. DKD. Подобни права бяха прехвърлени на Европа. Международен библиографски институт (Титутуту).

През 1980 г. OCLC (Online Computer Library Center, Охайо) придобива Forest Press и създава OCLC Forest Press, публикувайки публикации. DCD 20-то издание. DCD се изготвя изцяло от компютър. Ерно техника. През 1993 г. излиза оптичният диск (CD-ROM) "Electronic Dewey DDC 20", през 1996 г. p - оптичен Windows диск DC 2 към Windows DC 21.

Всички абонати на публикации. DCD получават пълен набор от допълнения, издания и корекции - „Десетична класификация на Дюи, допълнения, бележки и решения (DC

Б. Универсална десетична класификация

(UDYU.UDK е йерархична комбинирана система, базирана на "Класификация на десятъка" и се състои от три части - основни таблици, дефиниращи таблици и азбучен указател, разработен от Йена през 1895-1905 pp в Международния библиографски институт в Брюксел под ръководството на Белгийските учени се потят и Алафонтен А. Лафонтен.

През 1956 г. c. Създаден е СССР. Става член на Всесъюзния институт за научна и техническа информация. Международната федерация по документи, получава стандартните таблици. УДК. Експертите се запознават с таблиците. УДК, при чието усъвършенстване в съответствие с. правила. UDC могат да участват много страни по света - членове. Международна федерация. Ако в рамките на четири месеца не бяха получени коментари или възражения, проектът автоматично се приемаше и включваше в следващия брой на „Разширения и корекции на УДК“ (Допълнения и поправки към УДК, публикувани от 1950 до 1950 г.).

В началото на 70-те години в страната се формира мрежа от научно-технически информационни органи (НТИ). Според препоръките. Всеруска среща на работниците. NTI,. Съвет. министри. СССР 14 май 1962 г. публикува. Указ (№ 445) „За мерки за подобряване организацията на научно-техническата информация в страната”, в параграф 5 от който се казва: „Да се въведе от 1963 г. в научни и технически издателства, редакции на научни и технически списания , в организациите за научна и техническа информация, научно-техническите библиотеки задължително класифициране на всички публикации по универсалната десетична система от десет".

Граници на приложение. УДК бяха разширени с медицински и селскостопански библиотеки и цялата мрежа от информационни органи без ограничения на браншова основа

През 1963-1966 г. централизираните усилия на библиотеките и властите. NTI извърши първото издание. УДК на руски език. Преводът изглежда неадекватен на редица места, отделни броеве, издадени в различни полиграфски версии с множество пропуски. Взема се решение за публикуване на секторни таблици. УДК (издава се от 19644 г.).

През 1966 г. Комитетът по стандарти, Издателска къща по стандарти и организира отново. Изготвянето на второто издание на таблиците беше поверено на Всесъюзния институт за научна и техническа информация (за стандартизация), класификация и кодиране. УДК на руски език. Изданието е издадено през 1969-1970 г. с разрешен номер. Международна федерация No 447 в 6 тома от 9 книги.

През 1982-1987 г. излиза третото издание. УДК на руски език (№ 572) в 7 издания от 11 книги. Едновременно с това се публикуват и текущи броеве на "Ново ин. УДК", съдържащи страници с допълнения и пропуски. През 1969 г. излиза издание. УДК в един томК в един том.

От 1997 г. НТЦ "Ректор", който получава правото да превежда, публикува и разпространява таблици. УДК в. Русия и. CIS, издава пълен превод на стандарта. УДК на руски език. Новите таблици се публикуват под заглавие "Универсални, където има класификация. Четвъртото пълно издание е извън полезрението."

До края на 2000 г. са издадени 3 тома, очакват се общо 10 тома, в два допълнителни тома ще бъдат публикувани азбучен и предметен указател

B. Библиотечно-библиографска класификация (LBC)

В основата. LBC се основава на йерархична комбинирана система от библиотечно-библиографска класификация, състояща се от основни таблици, таблици на типичните раздели и азбучен и предметен указател. LBC (отделения от общ тип, териториални типове подразделения в две таблици - за природни науки и за социално-икономически и хуманитарни науки, отдели от специален тип и др.

Първо издание. BBC на територията. СССР за научни библиотеки (1960-1968) в 25 броя имаше ясна структура. Вселената на знанието беше разделена на три комплекса: естествени науки -. B /. E (брои 3-6), пример за адни наука -. F /. Р (бр.7-13), социални и хуманитарни науки – 3/. Ю (бр. 14-233).

Списъкът с основните дистрибуции започва с раздел. А. Марксизъм-ленинизъм (бр. 1), завършва с раздел. I. Литература с универсално съдържание (бр. 25). По този начин основните класификационни таблици заеха 23 3 издания на изданието, което започна с издаването. I. Вход и завършва с брой 25. Типични разпределения. Приложни науки:. F /. Относно. Техника. Инженерни науки (брой 7-11). П. Селско и горско стопанство. Селски сподарски и горски науки (бр. 12) и. R. Сигурност. Медицина (брой 13k 13).

Хуманитарните науки започват с излизането на 19. Ч. Култура. Науката. Образование. Три броя водеха съответните индустриални комплекси: бр. С. Е. Природните науки като цяло, брой 7, част 1. Ж. Техника. Технически науки като цяло и брой 14, част 1. C. Социални науки като цяло. Въпреки факта, че общият план на системата предполагаше освобождаването на 16. F. Политика. Политическите партии, разногласията в групата за развитие не позволиха публикуването на таблици по политически науки в пълен размер. Брой 16 от първо издание. ББК беше кръстен. F5 / 6. Политически партии. Социално-политически организации организации.

В науката като цяло въпросът за легитимността на социологията, генетиката и много други науки по това време не беше решен. Създатели. LBC успява да остави резервни индекси на логичното им място в структурата на таблиците (например за социологията – 35) за много „непризнати” или забранени науки, дисциплини и проблеми по една или друга причина.

Г. Единна класификация на литературата

Състои се от основни таблици и азбучно-предметен указател и е предназначен за систематизиране на печатни произведения в библиографските издания и за попълване на каталожни картотеки по абонаментни серии. Н. Въз основа на него се съставят специални таблици, които се използват от отделите по статистика на печата на книжните палати при систематизирането на книгите по съдържание.

Съществуват и класификации за определени видове документи, например класификатор на държавни стандарти. Международна класификация на изобретенията и др.

Във всеки случай при смислени класификации разделянето на типове става според семантичния показател, т.е. по съдържание (области на знания, теми, предмет, обхванати проблеми, видове, жанрове и произведения и др.

8. Класификация на документите според естеството на социалната информация

Според характера на съдържащата се в документа социална информация се разграничават следните видове: масова, специална и лична

В същото време една част от документите се отнася до сферата на регулиране на живота на индивида, обществото и държавата (документ за официален произход)

Вторият - отразява духовния живот на обществото (документи, възникващи в личен животи творчество - литературни произведения, мемоари, писма, дневници, тетрадки и др.)

Обобщената класификация на документите според информационния компонент е представена на схема 32

Цялата официална документация подлежи на ясна класификация и е съставена съгласно единни стандарти. Първо, основните видове документи трябва да бъдат разглобени.

Основна класификация на документите

Тази класификация е най-популярна в работата в офиса, както и в университетите, които обучават съответните специалисти. Така че цялата документация е разделена на групи според:

нивото на задължението;
време за съхранение;
дати на изпълнение;
видове представяне;
по своята правна сила;
източници, произход;
степен на ограничение на достъпа (публичност);
място на създаване;
съдържание;
заглавие, име;
области на използване;
видове документация.

Разновидности на документацията

Нека анализираме подробно видовете документи за всяка позиция от споменатата класификация.

По задължение:

директива (принудително изпълнение, използване);
информационни (съдържат данни, информация за преглед).

Продължителност на съхранение:

временни (до 10 години);
дългосрочно (повече от 10 години);
постоянно съхранение.

По дата на изпълнение:

спешни (с посочване на ясна дата на изпълнение);
неспешни.

Видове документи по вид на представяне:

унифициран (съставен в съответствие със строг стандарт на формата на всяка система);
примерен (образци, по аналогия с тях се създава друга документация);
типичен (описващ типичен, стандартен процес, явление);
шаблон (с предварително подготвена структура, "гръбнакът" на текста, например въпросник);
индивидуално (свободна форма на представяне на информация).

По наличието на правна сила:

оригинали, оригинали (единично или първо копие на документацията);
копия (сто процента точно повтарящи оригинала, но не са правно обвързващи);
ваканции (форма за копие, подготвена „за копие“ директно при съставяне на оригинала);
заверени копия (формуляри за копия, съдържащи редица данни, които им придават юридическа сила);
извлечения (извлечения от документи, задължително съдържащи данни откъде са взети, заверени с виза на отговорното лице);
дубликати (повтарящи се форми на оригинала с еднаква юридическа сила, се правят при унищожаване, загуба, кражба на оригинала).

Видове документи по произход:

лични (относно интересите на определен гражданин);
служба, длъжностно лице (засягат интересите на организацията, техният съставител е както физическо, така и юридическо лице).

Според публичността:

„строго секретно“, „особена важност“ (съдържащи държавни тайни);
„поверителна информация“ (достъпът е ограничен от законодателството на Русия);
„търговска тайна“ (отвореният достъп е вреден за собственика на данните);
„само служебно ползване“ (документ само за служители на организацията);
свободен достъп.

Видове документи на мястото на създаване:

изходящи (изпратени извън институцията);
входящи (идва в институцията отвън);
вътрешно (използва се само в самата институция).

първична (оригинална информация);
обобщаващи (съдържащи данни от няколко източника).

Видове документи по област на използване:

статистика, отчети;
трудова документация;
научно-техническата сфера;
финанси и счетоводство;
организационно-административни.

комплекс (анализ на няколко въпроса);
проста (посветена на една тема).

Вид документация:

ръкописи;
електронни печатни;
графичен;
фото, видео формат.

Форми и видове документи в организацията:

информационна и референтна ориентация;
административен;
организиране на дейности.

Документи

Видовете документи са разделени на следните етапи:

Проект.
Оригинален.
Копие.
Дублиране.
Екстракт.

Документацията се извършва съгласно строги изисквания, които й осигуряват правна сила. Редица документи могат да се съставят само в електронен вид, брой - на ръка (квитанции, обяснителни бележки, пълномощни, изявления).

Регистрацията на официална документация в Руската федерация се регулира от следните актове:

GOST R 6.30-2003 „Единни системи за документация. Единна система от организационна и административна документация. Изисквания за документация.
ОК 011-93 "Общоруски класификатор на управленска документация" (OKUD).

Юридически документи

Правна, или правна, документация - това са документи, които задължително включват правна информация.

Той съдържа редица функции:

регулиране на обществените отношения;
печатна/електронна форма;
спазване на всички правила за съставяне на документ за правна техника;
задължителен характер;
съставено от компетентни лица;
създадени в процеса на правна дейност;
данни, значими за юриспруденцията;
основа за създаване и публикуване: законодателството на Руската федерация, волята на гражданите, юридическите лица.

Видове правни документи:

Фиксиране на факти-доказателства.
Фиксиране на юридически факти.
Съдържание на индивидуалните решения.
Правни нормативни актове.

Разновидности на правна документация

Нека анализираме подробно класификацията:

1. Фиксиране на факти-доказателства. Обосноваване на всякакви факти, които имат правно значение, но по своята същност по никакъв начин не са законни. Например процесуална документация.

2. Фиксиране на юридически факти. Най-многобройната категория, която е разделена на следните съставни типове документи:

установяване на фактите, които определят правни статуси(лични карти, паспорти, актове за раждане, свидетелства за брак и др.);
установяване на фактите, които определят правния режим (използване на земя за изграждане на жилищна сграда или за селскостопански нужди);
установяване на фактите на волята (пълномощно, сделка, договор и др.)

3. Документи с индивидуални решения, пораждащи последици, властно обвързващи по характер. Възникване, промяна, прекратяване на права и/или задължения: заповеди на ръководители, решения на отговорни лица, съдебни присъди и др.

4. Правно нормативната документация някак си съдържа правни норми. Те установяват, променят или дори прекратяват правни правила. Създаден само от компетентните органи, обвързващ.

Регламенти

Основни видове нормативни документив RF:

GOST R - национален държавен стандарт;
OST - стандартът на определена индустрия;
STP - стандартът на това предприятие;
STO - стандарти на научно-технически асоциации и дружества;
PR - определени правила;
P - препоръки;
ТУ - технически условия на производство.

Разновидности на регулаторни документи

Видове регулаторни документи, описание:

GOST R е държавният стандарт на Русия. Установява задължителни изисквания за безопасност за определен вид продукт, както и методи за контрол на производството, условия на съхранение, транспортиране, опаковане и изхвърляне.
OST - индустриални стандарти за качество, въведени за всеки отрасъл на производство, работа, услуги. Днес те са повече от 22 хиляди.
STP - корпоративни стандарти; разработен директно от него.
SRT - действието се отнася за нови видове продукти, услуги, методологии, технологии - всичко иновативно.
PR - правила, които установяват задължителни процедури, методика за извършване на дейности.
P - доброволни препоръки за изпълнение на всяка работа.
ТУ - технически условия; са подобни на стандартните, но се използват, когато няма смисъл да се разработват, например в еднократно производство. В същото време документът не трябва да противоречи на GOST по своето съдържание.

Тип документ "паспорт"

Помислете за всички видове документи, доказващи самоличността на гражданин:

Паспорт на руската федерация.
Чуждестранен паспорт на гражданин на Руската федерация.
Паспорт на моряк.
Военната карта на офицерите на склад.
Лична карта на бежанец.
Документ, който регистрира молбата на имигрант за статут на бежанец.
Карта на резидент.
Заграничен паспорт.
Билет на военнослужещия.
Идентификация на служител.
Удостоверение за раждане.
Документ за освобождаване от места за лишаване от свобода.
Дипломатически паспорт за руски гражданин.

Класификацията на документите е предназначена да комбинира цялото им разклонено разнообразие в ясно структурирани групи, които са подходящи за всяка дейност. Системата помага в работата на специалисти по документи, юристи, финансисти, както и на всички граждани, чието състояние на нещата води до работа с документи.

ПЛАН

1. Класификацията като метод на познание в документознанието.

2. Обекти на класификация.

3. Структура и граници на класифицираните множества.

4. Основания за класификация.

5. Класификация на документите според методите на документиране.

6. Класификация на документите по произход.

7. Класификация на документите по видове и области на дейност.

8. Класификация на документите по функции на управление.

Въведение

Създаден в обществото документ се включва в съответната документационна система като негов елемент. Отделни видове и разновидности на документи съставляват документационната система. Досега няма последователна научна класификация на видовете и разновидностите на документи в документознанието.

Най-важният признак за класификацията на документите е тяхното съдържание. Официалните документи могат да бъдат подразделени: по административни въпроси; логистиката; планиране; оперативни дейности; счетоводство; обучение и назначаване на персонал; финансови, кредитни и външнотърговски въпроси и др.

1. Класификацията като метод на познание в документознанието.

Класификационните системи, които са се появили исторически, улавят общата картина на формирането на човешката информация, чието изучаване е от голямо значение за развитието на теорията като цяло и развитието на теорията на документалните класификации в частност.

Информацията, съдържаща се в документалните източници, според своята значимост може да бъде краткосрочна, дългосрочна, постоянна. Съответно документалните материали се разделят в зависимост от стойността на съдържащата се в тях информация - временни срокове на съхранение, дългосрочни, постоянни. Информацията може да придобие научно, практическо и историческо значение веднага след създаването си или известно време по-късно (по-често това се случва с научни идеи). Информацията, документ с трайна научна стойност, се превръща в исторически източник с постоянна стойност.

2. Обекти на класификация.

Всеки документ винаги, но често имплицитно, има:

целта на създаването, която определя неговото съдържание (в общия случай може да се формулира като предоставяне на потребителя на документа с необходимото възприемане на обекта от субекта);

структура (или се поддава на структуриране);

Моментът на възникване

· срок на валидност, въздействие върху потребителя (включително ∞);

формата на представяне, която може да се променя с развитието на нуждите и техническите възможности;

· средства за осигуряване на надеждност, неизкривяване и поверителност;

· известна множественост, тъй като се появява периодично, като отражение на променлив обект и може да идва едновременно от различни доставчици на данни.

Схема 1

КЛАСИФИКАЦИЯ НА ДОКУМЕНТИТЕ

Документи от държавен характер	Документи от международен характер	Документи, свързани с политическата борба	Исторически документи	Документи от личен характер	Документи за литературен жанр
писма, укази, заповеди, закони, речи държавници, протоколи от държавни събития ...	договори, споразумения, протоколи, бизнес кореспонденция...	програми, призиви, речи на политици, прокламации, декларации...	хроники, анали, анали, исторически писания...	мемоари, дневници, писма, разкази на очевидци...	проза, поезия, драма, епос, митове, песни, сатира, популярни изрази...

3. Структура и граници на класифицираните множества.

Обединяване на документи - създаване на единен набор от видове и разновидности на документи за подобни ситуации на управление, разработване еднородни формии правилата за тяхното съставяне, оформяне и създаване на екранни текстове. Правната основа за стандартизация в Руската федерация е установена със закон, както и с държавни стандарти. Унификацията и стандартизацията са тясно свързани. Обекти за обединяване:

1) формата на документите и състава на данните, включени в тях,

2) документационни системи,

3) текстове на документи,

4) видове и разновидности на документи.

Разработените унифицирани формуляри се обединяват в единни документационни системи. Стандартизацията в страната се управлява от Госстандарт на Русия.

Обединяването на документите се извършва с цел намаляване на броя на използваните документи, типизиране на техните форми, намаляване на сложността на тяхната обработка, постигане на информационна съвместимост на различни документационни системи за едно и също име и свързани функции на управление и др. ефективно използванеофис техника (схема 2).

Стандартизацията на документите е форма на правно консолидиране на извършеното обединение и нивото на неговата принуда (държавен стандарт - GOST, индустриален стандарт - OST, републикански стандарт - PCT). Прилагането на стандартите подобрява качеството на документите.

В деловодството съществуват единни изисквания и правила за изпълнение на документи за управление, които са установени с държавни разпоредби.

Схема 2

Единен формуляр на документ, стандартен единен формуляр на документ, специализиран унифициран формуляр на документ, образец на документ, единен документ

„Единна система за документация. Единна система от организационна и административна документация. Изисквания за изпълнение на документи” е основата за изпълнение на организационно-административната документация. Този стандарт установява: състава на детайлите на документите; изисквания за регистрация на реквизити на документи; изисквания за формуляри и документи; изисквания за производство, отчитане, използване и съхранение на формуляри с възпроизвеждане на държавния герб на Руската федерация, емблеми на съставните образувания на Руската федерация.

Този стандарт се прилага за организационни и административни документи, свързани с Единната система за организационна и административна документация (USORD), включена в Общоруския класификатор на управленска документация (OKUD) и използвана в дейности:

федерални държавни органи, държавни органи на съставните образувания на Руската федерация, включително съставните образувания на Руската федерация, които, наред с руския, имат като държавен език Национален език, местни власти ;

· предприятия, организации и техните сдружения, независимо от формата на собственост и правната форма.

Всеки документ се състои от елементи, наречени атрибути. Различните документи имат различен набор от подробности. Съвкупността от детайли, разположени по определен начин в документа, представлява формата на този документ. Формулярите, специфични за определен вид документи, се наричат стандартни. Графичните модели или схеми за конструиране на документи се наричат "образец на формуляр".

Подробности за управленските документи:

01 - Национална емблема RF;

02 - емблема на субекта на Руската федерация;

04 - организационен код;

05 - код на формуляр на документ;

06 - наименование на организацията;

07 - справочни данни за организацията;

08 - име на вида на документа;

09 - дата на документа;

10 - регистрационен номер на документа;

12 - място на съставяне или публикуване на документа;

13 - печат за ограничаване на достъпа до документа;

16 - резолюция;

17 - заглавие на текста;

18 - контролен знак;

19 - текст на документа;

20 - знак за наличието на заявлението;

21 - подпис;

22 - печат за одобрение на документ;

23 - визи за одобрение на документи;

24 - печат;

25 - знак върху заверката на копие;

26 - знак за изпълнителя;

27 - знак за изпълнение на документа и изпращането му по делото;

28 - знак за получаване на документа от организацията;

29 - идентификатор на електронното копие на документа.

4. Основания за класификация.

Класификацията на документите, разпределението на документите в класове се случва по различни причини. Информацията в документите се записва с помощта на букви, цифри, стенографски и други знаци, рисунки, снимки, звукозаписи и др.

Съществуват различни бази за класифициране на документи (или основни елементи на комбинирани документи). Включително:

1. Според предназначението на документа.

· Идентифициране на обекта.

· Удостоверяване, че даден обект има определени свойства.

· Отразяване на промените в състоянието на обекта.

2. По област на приложение (често използвани имена).

· Състояние.

· Домакинство.

· Икономически.

· Управление

· Правни.

· Литературно-художествено.

· Исторически (всеки документ, например, който е възникнал преди много време и съдържа необичайна и значима информация, може да се счита за исторически.

3. По форма на представяне.

· Устно.

· Писмени.

· В машинно представяне.

4. Чрез носител на данни (хартия различни видове, разнообразие от магнитни и оптични носители, както и множество екзотични опции).

5. При задължителна наличност и употреба

6. По широта на употреба.

7. По ниво на стандартизация.

8. Според езика или системата от знаци, използвани в документа.

5. Класификация на документите според методите на документиране.

Документиране – записване на информация на различни носители по установени правила.

Носител на документирана информация е материален обект, използван за фиксиране и съхраняване на речева, звукова или визуална информация върху него, включително в преобразувана форма. Средства за документиране - инструменти, използвани от човек за създаване на документи (прости, механични, електромеханични). Средствата за документиране включват пишещи машини, компютърно оборудване, магнетофони, диктофони, фото, кино, видео оборудване.

В зависимост от това кой инструмент за документиране се използва, има и начини за документиране.

1. Текстова документация.

Текстов документ: Документ, съдържащ звукова информация, уловена от всякакъв вид писане или всяка система за звукозапис. Най-широко използваната е текстовата документация. С негова помощ се документира дейността на държавни органи, предприятия и физически лица.

2. Техническа документация.

Техническата документация е начин за улавяне на техническата мисъл. Технически документи - обобщено наименование на документи, отразяващи резултатите от строително-технологичния проект, проектиране, инженерни проучвания и други работи по изграждането на сгради и конструкции и производството на промишлени продукти.

Техническите документални материали водят записи на трудовите процеси, средствата за производство (чертежи, чертежи, изчисления, графики, технически описанияи др.) Това е и документация, свързана с геодезия, картография, хидрометеорологично обслужване.

3. Снимка, филмова, видеодокументация.

Фотодокументът е образен документ, създаден по фотографски метод. Особеността на фотографските документи е, че те възникват в момента на събитията, следователно поради тяхната точност, яснота те са с голяма стойност и се използват широко в различни области на човешката дейност: в медицината, науката, изкуството, съдебна практика, в журналистиката и пр. С помощта на микрофотокопиране се получават копия на документи.

Филмовият документ е визуален и аудиовизуален документ, създаден по кинематографичен начин. Филмов документ отразява събитията в динамика, движение. Сега видеодокументите, заснети на магнитен филм, станаха широко разпространени.

Фотодокументът е документ, съдържащ звукова информация, записана от която и да е система за звукозапис. Аудиовизуалните документи са широко използвани.

4. Документи на машинен носител. Електронна документация.

С помощта на специални материални носители, върху които данните се записват от специални символи, документите се създават с информация във вид, разбираем само за машина. За да може човек да чете информация, обработена от машина, тя трябва да бъде преобразувана във форма, подходяща за визуално възприятие.

Документ на машинен носител е документ, създаден с помощта на носители и методи на запис, които осигуряват обработката на информацията му от електронен компютър.

Появата на машинната документация не отменя предишните начини за запис на информация. Както и традиционни възгледидокументи се появяват все по-сложни нетрадиционни видове документи на най-новите медии.

6. Класификация на документите по произход.

Всички документи, циркулиращи в предприятието, могат да бъдат класифицирани по следните критерии.

По име има много разновидности на документи. Ето само няколко: заповеди, заповеди, планове и отчети, актове, протоколи, договори, харти, инструкции, удостоверения, отчети, обяснителни бележки, официални писма, телеграми, стандарти, спецификации, искания и инструкции за плащане, пълномощни и др. .

от произходДокументите се класифицират на служебни, изготвяни в предприятия, организации и лични (писма от граждани с жалби, предложения, искания).

7. Класификация на документите по видове и области на дейност.

Според степента на унификация документите се разграничават като индивидуални, стандартни, шаблонни, примерни и унифицирани под формата на въпросник и таблица.

Индивидуални документиразработени от специфични организации за вътрешна употреба.

Типичноса документи, създадени от висши органи за организации с хомогенни функции и са задължителни.

Екранни документиимат предварително отпечатан текст с интервали, които се попълват при финализиране на документа, в зависимост от конкретната ситуация. Такива документи са обещаващи, защото спестяват време за подготовка.

Примерни документиимат ориентировъчен характер и се използват за изготвяне и изпълнение на документи по аналогия.

Въпросник- метод за представяне на единен текст, при който постоянна информация се намира от лявата страна на листа, а променливата се въвежда в документа в процеса на съставянето му от дясната страна на листа.

маса- документ, в който постоянна информация се поставя в заглавията на колоната и страничната лента (заглавия на редове), а променливата (в числови или словесни термини) се поставя в пресечната точка на съответните колони и редове.

Текст, представен под формата на таблица, има голям информационен капацитет, ви позволява стриктно да класифицирате и кодирате информация и лесно да обобщавате подобни данни. Разписанието на персонала, планът, графикът на ваканциите и други документи се съставят в табличен вид.

8. Класификация на документите по функции на управление.

от степен на трудностДокументите се делят на прости и сложни. Простите документи се занимават с един проблем, докато сложните се занимават с няколко въпроса.

от степен на публичностПравете разлика между отворени (несекретни) документи и документи с ограничен достъп. Документите с ограничен достъп са с различна степен на секретност: строго секретно, секретно, документи за служебно ползване (DSP), обозначени като „поверително“.

от правна силаДокументите се делят на истински и фалшиви. оригинални документиса валидни и невалидни. Един документ става невалиден, когато изтече или бъде анулиран от друг документ.

от сроковеДокументите се делят на спешни и неспешни. Спешни документи са документи със срокове, установени със закон и съответните правни актове, както и телеграми и други документи с надпис "спешно".

от срок на годностДокументите се разделят на документи за временно и постоянно съхранение. Документите за временно съхранение от своя страна се разделят на документи със срок на съхранение до 10 години и над 10 години.

от степен на задължениедокументите са информационни, съдържащи информация и факти за производствената и друга дейност на организациите, а директивните - задължителни за изпълнение, носещи характера на правна или техническа норма.

Най-важният признак за класификацията на документите е тяхното съдържание. Служебните документи могат да се разделят на: по административни въпроси; логистиката; планиране; оперативни дейности; счетоводство; обучение и назначаване на персонал; финансово-кредитни и външнотърговски въпроси и др.

Всички документи, циркулиращи в предприятието, могат да бъдат класифицирани по следните критерии.

По име има много разновидности на документи. Ето само някои от тях: заповеди, инструкции, планове и отчети, актове, протоколи, договори, харти, инструкции, удостоверения, отчети, обяснителни бележки, официални писма, телеграми, стандарти, спецификации, искания и инструкции за плащане, пълномощни и др. d.

Според метода на закрепване на информация документите биват писмени (ръкописни, машинописни, типографски, изготвени на размножители, отпечатани на персонални компютри), графични и фотофонно-филмови документи.

Според степента на сложност документите се класифицират на прости и сложни. Простите документи се занимават с един проблем, докато сложните се занимават с няколко въпроса.

Според степента на публичност документите биват открити (несекретни) и документи с ограничен достъп. Документите с ограничен достъп са с различна степен на секретност: строго секретно, секретно, документи за служебно ползване (DSP), обозначени като „поверително“.

По юридическа сила документите се делят на истински и фалшиви. Истинските документи са валидни и невалидни. Един документ става невалиден, когато изтече или бъде анулиран от друг документ.

Според сроковете на изпълнение документите се класифицират на спешни и неспешни. Спешни документи са документи със срокове, установени със закон и съответните правни актове, както и телеграми и други документи с надпис "спешно".

По произход документите се класифицират на официални, изготвяни в предприятия, организации и лични (писма от граждани с жалби, предложения, искания).

Според условията на съхранение документите се разделят на документи с временни и постоянни срокове на съхранение. Документите за временно съхранение от своя страна се разделят на документи със срок на съхранение до 10 години и над 10 години.

По степен на задължение документите биват информационни, съдържащи информация и факти за производствената и друга дейност на организациите, и директивните - задължителни за изпълнение, носещи характера на правна или техническа норма.

Индивидуалните документи се разработват от конкретни организации за вътрешно ползване.

Типичните документи са документи, създадени от висши органи за организации с хомогенни функции и са задължителни.

Шаблонните документи имат предварително отпечатан текст с интервали, които се попълват при финализиране на документа, в зависимост от конкретната ситуация. Такива документи са обещаващи, защото спестяват време за подготовка.

Примерните документи имат ориентировъчен характер и се използват за изготвяне и изпълнение на документи по аналогия.

Въпросник - начин за представяне на единен текст, при който постоянна информация се намира от лявата страна на листа, а променливата се въвежда в документа в процеса на съставянето му от дясната страна на листа.

Таблицата е документ, в който постоянна информация е поставена в заглавията на колоната и страничната лента (заглавия на редове), а променливата (в числови или словесни термини) се поставя в пресечната точка на съответните колони и редове.

Текстът, представен под формата на таблица, има голям информационен капацитет, ви позволява стриктно да класифицирате и кодирате информация и лесно да обобщавате подобни данни. Разписанието на персонала, планът, графикът на ваканциите и други документи се съставят в табличен вид.

Държавният класификатор на управленската документация на Украйна DK 010-98, в сила от 01.06.99 г., съдържа следните класове документи:

банкова документация;

финансова документация;

планова документация;

ресурсна документация;

търговска документация;

външнотърговска документация;

ценова документация;

документация по труда, социалните въпроси и социалната защита на населението;

документация за потребителско обслужване на населението;

документация на пенсионния фонд;

справочна документация на речника.

Системи за документи

Съгласно Държавния класификатор на управленската документация на Украйна DK 010-98, документационната система е набор от взаимосвързани документи, които се използват в определена област на дейност.

Дейността на институция, организация, предприятие се отразява в различни документи, които са взаимосвързани и представляват документационни системи, използвани в определена област. Има много системи за документация, които са класифицирани по различни критерии (териториално, функционално, управленско ниво и др.). Разграничават се системи за функционална документация – организационно-административна, планова, отчетна, статистическа и др., т.е. общи за всички ръководни органи. За секторни се считат документационните системи, отразяващи дейността на секторните държавни органи (министерства, ведомства). Възможно е да се отделят различни подсистеми на документация по нива на управление, те са тясно свързани помежду си и е трудно да се направи разлика между тях.

У нас, във връзка с развитието на автоматизацията на управленските процеси, са разработени единни системи за документация. Определението, целта, съставът на единната документационна система се установяват от GOST. Документите от различни системи трябва да имат унифицирана форма.

Единна система за документация (UDS) - система за документация, създадена съгласно единни правила и изисквания, съдържаща информация, необходима за управление в определена област на дейност.

Единни форми на документи се разработват и утвърждават от министерства и ведомства. Те са задължителни за използване във всички институции, организации, предприятия, независимо от формата на собственост.

Държавният класификатор на управленската документация на Украйна DK 010-98, в сила от 01.06.99 г., разграничава следните системи за документация:

организационна и административна документация;

първична счетоводна документация;

банкова документация;

финансова документация;

отчетна и статистическа документация;

планова документация;

ресурсна документация;

търговска документация;

външнотърговска документация;

ценова документация;

документация по труда, социалните въпроси и социалната защита на населението;

документация за потребителско обслужване на населението;

счетоводна и счетоводна документация;

документация за Пенсионен фонд;

информация и справочна документация.

Организационна и административна документация - документационна система, използвана за решаване на организационни и административни задачи на управлението.

Организационно-административната документация се откроява от документацията, която е единна по своя информационен характер, в зависимост от функциите на държавния орган, институция, която обслужва деловодството.

Публичните органи и контролирани от правителствотоУкрайна, всички институции, организации и предприятия отразяват дейността си в административни документи. В съответствие с разпоредбите за държавните органи се класифицират и административните документи.

Административните документи, отразяващи административната и управленската дейност на институциите включват:

Резолюции - правни актове, приети от висшите и някои централни органи на колегиалното управление с цел решаване на най-важните и основни задачи, стоящи пред тези органи, и установяване на стабилни норми за поведение.

решения - нормативни актове, приети от изпълнителните комитети. С решенията се формализират и резултатите от дейността на други колегиални органи - колегии, министерства и ведомства, научни съвети и др.

заповеди - актове за управление на държавен орган, имащи властен характер, възложени на длъжностно лице, държавна агенцияправомощия, които са задължителни за гражданите и организациите, до които е адресирана заповедта.

устав - набор от правила, уреждащи дейността на организации, институции, дружества и граждани, отношенията им с други организации и граждани, права и задължения в определена област на публичната администрация или икономическа дейност.

разпоредби - правилници, които имат консолидиран кодификационен характер и определят реда, структурата, функциите, компетентността, задълженията и организацията на работата на системата от държавни органи, единен орган, структурно звено (комисия, група).

заповеди - актове, издадени от ръководителите на министерства, ведомства, отдели и отдели на изпълнителните комитети на местните съвети на народните депутати, ръководители на институции, сдружения, организации и предприятия, работещи въз основа на еднолично присъствие. Заповедта се издава за решаване на основните оперативни задачи, стоящи пред този орган.

инструкции - правни актове, издадени от държавен орган (или одобрени от неговия ръководител) с цел установяване на правила, уреждащи организационни въпроси, научни, технически, технологични, финансови и други специални аспекти на дейността на институции, организации, предприятия (техните поделения и служби). ), длъжностни лица и граждани. Издадени са и инструкции за изясняване и определяне на реда за прилагане на законодателни актове и административни документи.

протоколи - документи, фиксиращи хода на обсъждане на въпроси и вземане на решения на заседания, заседания, конференции и заседания на колегиални органи.

меморандуми и обяснителни бележки: меморандуми - документи, адресирани до ръководството и посочващи всеки въпрос със заключенията и предложенията на съставителя; обяснителни бележки - 1) документи, обясняващи съдържанието на определени разпоредби от основния документ (план, доклад, проект); 2) съобщения на длъжностно лице, обясняващи всяко действие, факт, инцидент, представени на висшестоящ служител.

актове - документи, съставени от няколко лица и потвърждаващи установени фактиили събития.

доклади и др.

Първична счетоводна документация - документационна система, използвана за управление на производствените и стопанските дейности на стопански субекти, организации, които не се занимават с предприемаческа дейност, от всички форми на собственост.

Банкова документация - документационна система, използвана за извършване на сетълмент и парични транзакции чрез банки.

Финансова документация - документационна система, използвана за организиране на финансови взаимоотношения между икономическите субекти.

Отчетна и статистическа документация - система за документация, използвана за решаване на проблемите на държавната статистика и получаване на статистическа информация.

Доклад - документ, съдържащ информация за резултатите от дейностите за определен период от време. Отчетната документация на институцията се състои от няколко комплекта документи: държавна статистическа отчетност; ведомствена отчетност; вътрешно отчитане.

Формулярите на документи за държавна статистическа отчетност се разработват от Държавния комитет по статистика на Украйна и са задължителни за всички институции, организации и предприятия. Формулярите на ведомствените отчетни документи се разработват от министерства и ведомства. Централна банкаУкрайна, Държавната данъчна служба на Украйна и Министерството на финансите на Украйна представят форми на счетоводство и отчетност, данъчно отчитане, задължителни за всички организации. Формулярите за ведомствена отчетност се изготвят от федералните органи на изпълнителната власт, които осъществяват секторно управление.

Държавната статистическа и ведомствена отчетност се представя в установените срокове от съответния териториален орган. Според условията за подаване то може да бъде десетдневно, месечно, тримесечно, полугодишно и годишно.

Всяка институция изготвя вътрешна отчетност за изпълнението на планове, задачи, еднократни указания от ръководството или указания от по-висша организация. Отчетните документи от този вид се изготвят от специалисти структурни подразделенияи се предава на ръководството на тази или по-висока организация. Вътрешноинституционалните отчетни документи могат да се наричат: отчет или удостоверение с отчетен характер.

Държавната статична и ведомствена отчетност се съставя въз основа на утвърдени унифицирани формуляри и в съответствие с одобрените нормативни документи.

Планова документация - документационна система, използвана за решаване на проблемите на прогнозирането и планирането на развитието на икономиката.

Резултатите от планирането се записват в планови документи, които имат следните имена: план, дългосрочен план, програма, график, схема, обща схема.

Особеността на плановите документи е, че те винаги се съставят за определен период от време: няколко години, година, шест месеца, тримесечие, месец или за периода на извършване на определен вид работа.

Федералните планове, програми, общи схеми се разработват с решение на правителството на Украйна от едно или повече министерства или ведомства. Проекти преди представянето им на правителството на Украйна за одобрение в без провалпремине етапа на съгласуване с всички заинтересовани институции. Федералните програми, планове и общи схеми се одобряват с постановления на правителството на Украйна.

Секторните планове и програми се разработват от изпълнителната власт за подчинените институции и организации. Те се утвърждават от ръководителя на изпълнителния орган (министерство или ведомство) и са задължителни. Контролът върху изпълнението им се осъществява от съответния федерален изпълнителен орган.

Териториалните програми, планове, схеми се разработват от администрациите на територии, райони, области, градове и други териториални образувания и действат на територията. Като правило те засягат социалните и икономическо развитиеи озеленяване.

Планирането на дейностите на отделна организация, като правило, се извършва под формата на план, програма или график. Ако в институцията има колегиуми, съвети, комисии, се планира и тяхната дейност.

Плановите документи се разработват от ръководството с участието на квалифицирани специалисти и трябва да преминат етап на съгласуване и одобрение.

Програмата се подписва от ръководителя на отдела, отговарящ за разработването на програмата. Програмите се одобряват от ръководителя на висша или дадена организация или колегиален орган (събрание, съвет, колегия и др.).

План - документ, който установява списък на планираните за изпълнение дейности, тяхната последователност, обем, срокове, отговорни изпълнители. Формата на плановете обикновено е таблична.

Плановете на организациите се съставят на общ формуляр. Задължителните данни на плана са: името на организацията, името на вида на документа, датата, номера на документа, мястото, където е съставен планът, заглавието на текста, подписа, печата на одобрение. Плановете на структурните подразделения се изготвят на стандартни листове хартия с всички необходими детайли.

Работните планове или дейности се подписват от ръководителите на отделите за развитие, плановете се одобряват от ръководителя на по-висш орган или тази организация.

Ценова документация – документационна система, използвана за решаване на проблемите на ценовия анализ и ценообразуване.

Ресурсна документация – система за документация, използвана за решаване на проблеми с управлението на ресурсите.

Търговска документация - система за документация, използвана за решаване на проблеми с управлението на търговията.

Всички търговски операции, извършвани от предприятията, трябва да бъдат документирани непременно. Особено внимание трябва да се обърне на юридическите документи, тъй като без тях тези операции ще бъдат невалидни.

Съществуващото законодателство предвижда специални правни правила за обработка на търговски документи, тоест ако те не се спазват, документът няма да има юридическа сила. Те включват: съдържание, форма, ред за регистрация и изпълнение, също регламентирани със закон.

В хода на своята финансово-стопанска дейност търговските предприятия влизат във взаимоотношения със своите партньори. Първо идва сключването на договори, а след това се правят изчисленията.

В търговските дейности предприятията най-често използват договори за продажба. С договора за продажба продавачът се задължава да прехвърли вещта (вещта, стоката) в собственост, т.е. пълно стопанско управление или оперативно управление на купувача, а купувачът се задължава да приеме имота и да заплати определена цена за него.

Изготвянето на договор е сложна и отговорна част от сделката.

Споразумението изпълнява следните функции:

Правно консолидира отношенията между съдружниците, като им придава характер, задължението за изпълнение на което е защитено от закона;

Определя реда и начините за изпълнение на задълженията;

Предоставя начини за защита на сигурността на задълженията.

Дългосрочните договори позволяват на компанията да планира дейности, да определя перспективите за развитие. Всички аспекти на икономическите отношения, които не са упоменати в договора, се уреждат от действащото законодателство, т.е. има определени изисквания за действие на договорите.

Документация по труда, социалните въпроси и социалната защита на населението - документационна система, използвана за решаване на проблемите на управлението на трудовите ресурси и социалната защита.

Счетоводна документация - документационна система, използвана за решаване на счетоводни проблеми за бюджетни и самоиздържащи се институции и организации.

Счетоводните документи документират всички стопански операции в последователността, в която се извършват. Това осигурява непрекъснато, непрекъснато отчитане на всички счетоводни обекти; правна обосновка на счетоводни регистри, които се изготвят въз основа на документи, които имат доказателствена сила; използването на документи за текущ контрол и оперативно управление на стопанската дейност на организациите; контрол върху безопасността на имуществото, тъй като документите потвърждават материалната отговорност на служителите за поверените им ценности; укрепване на законосъобразността, тъй като документите служат като основен източник на информация за последващ контрол върху коректността, целесъобразността и законосъобразността на всяка стопанска операция по време на документални одити.

Основните характеристики, по които се класифицират счетоводните документи:

по уговорка;

По назначаване документите се разделят на административни, оправдателни, счетоводни и комбинирани.

Административните документи са такива документи, които съдържат нареждане за извършване на определена стопанска операция. Основната им цел е прехвърлянето на инструкции от ръководители към преки изпълнители. Много операции се извършват само при наличие на подходящ административен документ.

Административните документи включват заповеди, инструкции, протоколи за приемане и освобождаване от работа и отпуск.

Тези документи все още не съдържат потвърждение на фактите на транзакциите, следователно сами по себе си не могат да служат като основа за записване на транзакции в счетоводството.

Оневинителни (или изпълнителни) са документи, които оформят вече извършени сделки. Те се съставят в момента на транзакциите и потвърждават факта на изпълнение на поръчката или инструкцията. Например ведомости за заплати за заплати, товарителници, актове, фактури, касови бележки за приемане на ценности и много други.

Счетоводни документи се наричат такива документи, които се създават от счетоводния апарат за изготвяне на сметки, както и за улесняване, намаляване и опростяване на последните.

Счетоводните документи се съставят в счетоводството въз основа на предварително издадени административни и разпоредителни документи. Те са предназначени да отразяват счетоводните записи в счетоводните регистри с цел ускоряване на счетоводния процес. В тези документи липсва заповед за извършване на стопанска сделка и няма потвърждение на факта на нейното приключване. Например изчисляване на размера на вземане за иск, изчисляване на амортизацията на дълготрайни активи и нематериални активи, изчисления на стокови загуби и др.

Счетоводните документи включват и счетоводни отчети. Те се съставят в случаите, когато е необходимо да се прехвърли сумата от една сметка в друга, да се формализира закриването на сметка, да се коригират грешки, допуснати в сметките и др. Необходимостта от това възниква доста често и затова сертификатите от този вид са много разпространени в счетоводната практика.

Комбинираните документи са тези, които съчетават характеристиките на няколко вида документи: административни и обоснователни, оправдателни и счетоводни документи и др. Те служат както като нареждане за извършване на тази операция, така и като обосновка за нейното извършване, фиксират транзакцията и в същото време съдържат индикация за реда, по който тя е отразена в сметките. Например входящи и изходящи касови ордери, авансови отчети на отговорни лица, изисквания за издаване на материали, лимитни карти, ведомости за заплати, съобщения за внасяне на пари в разплащателна сметка и др.

Комбинацията в един документ от характеристиките на няколко вида документи опростява тяхната счетоводна обработка, намалява броя на документите и разходите за тяхното придобиване. Комбинираните документи се съставят, за да се намали броят на документите за бизнес транзакции, които се повтарят многократно в организацията за кратък период от време.

според метода (реда) на съставяне;

Според метода (реда) на съставяне се разграничават първични и обобщени документи.

Първичните документи са документи, които отразяват всички стопански операции непосредствено в момента на тяхното приключване. Те са първото официално доказателство, че тези операции действително са извършени. Основните документи включват входящи и изходящи парични ордери, товарителници, актове за приемане, поръчки, разписки и др. Пример за основен документ може да служи и като кредитно известие. Съставя се при получаване на материалите в склада и показва изпълнението от складодържателя на дадена му поръчка за приемането им.

Консолидираните документи са тези, съставени въз основа на първични документи. Те отразяват транзакции, извършени преди това от съответните първични документи. Съставянето на вторични документи не е пряко свързано с стопански сделки, те само регистрират тези сделки по данните на първичните документи.

Консолидираните документи ви позволяват да намалите броя на записванията в счетоводните сметки. Обобщените документи включват развойни таблици, групиращи листове, ведомости за разпределение на разходите, отчети (листове) за движението на продукти и материали, авансов отчет и др. Авансовият отчет се попълва на базата на първични документи, в които се посочват всички направени разходи от отговорното лице. Обобщените документи включват също ведомости за заплати или отчети за готови продукти, различни вътрешни отчети (например отчет за движението на материални активи в склад) и др. Всички тези документи задължително съдържат допълнителни данни, в допълнение към наличните в първични документи, послужили в основата на тяхното съставяне.

И така, обобщените документи служат, първо, за комбиниране на данните от първичните документи и получаване на консолидирани показатели и, второ, за групиране на данните от първичните документи, за да се получи допълнителна информация за записаните транзакции и да се отразят тези транзакции в нов раздел. Следователно обобщените документи се използват като средство за обработка на оригиналните данни за транзакциите.

по метода на отразяване на стопанските сделки;

Според метода на отразяване на стопанските сделки документите се разделят на еднократни и кумулативни.

Еднократните документи отразяват една или няколко бизнес транзакции едновременно. Отличителна чертатези документи - веднага след съставянето им, те се прехвърлят в счетоводството и могат да послужат като основа за счетоводни записвания. Например поръчки за получаване на материали, таблици за разпределение на разходите, разчети на разходите, фактури, сертификати за приемане, касови ордери, парични чекове и др.

Кумулативните документи се използват за формализиране на хомогенни операции, извършвани в предприятието в различно време(за седмица, десетилетие, половин месец). Те се съставят, за да се намали броят на издадените документи за тези операции, които се извършват в предприятието многократно за кратко време. Например, дневен приемен лист за освобождаване на суровини, лични сметки за заплати, график, отчет за извършената работа и др.

на мястото на съставяне;

Според мястото на съставяне документите се делят на вътрешни и външни.

Вътрешните документи се съставят в рамките на предприятието. Те съставят бизнес сделки, извършвани само в рамките на предприятието. Тези документи не излизат извън границите на предприятието, например ведомости за заплати, приходни и разходни касови ордери и др.

Външните документи се съставят извън дадено предприятие и формализират сделките, извършвани между предприятията. Например фактури, фактури, фактури на контрагенти.

Отделни вътрешни документи стават външни в резултат на бизнес транзакции, например парични чекове, платежни нареждания. При попълване на вътрешни документи е достатъчно да се посочат само необходимите данни, а при съставяне на външни документи е необходимо да се добавят и допълнителни детайли на документите, за да се завърши описанието на бизнес сделката.

по качествена основа;

Според качествените характеристики документите могат да бъдат пълни и дефектни. Пълноценният документ е този, който е съставен в предписаната форма, има всички необходими данни и правилно отразява една наистина завършена и законна бизнес сделка. Документ, който не отговаря на тези изисквания, е дефектен.

от степента на използване на компютърните технологии.

Според степента на използване на компютърните технологии при подготовката на документи те се разделят на документи, попълнени ръчно, частично попълнени на машини (т.е. документи, съставени на бланки) и напълно изпълнени на машини (платна ведомост, товарителница, фактура, опис списък и др.).

Документация на пенсионния фонд - документационна система, използвана за решаване на проблемите на пенсионното осигуряване.

Информационна и справочна документация - документационна система, използвана за решаване на проблемите на управлението на информационна база и нейните съставни елементи (бази данни, унифицирани форми на документи, информационни потоци, технически и икономически показатели и др.)

Информацията и справочните документи предоставят информация, която насърчава определени решения, т.е. инициирайте управленски решения, ви позволяват да изберете един или друг метод на управленско влияние. Те не съдържат заповеди, не задължават да изпълняват заповеди.

Документите на тази система играят спомагателна роля по отношение на организационни, правни и административни документи.

Особеността на тези документи е, че те вървят отдолу нагоре в системата за управление: от служителя до ръководителя на звеното, от ръководителя на звеното до ръководителя на организацията, от подчинената организация до по-висшата.

Информацията и референтните документи включват:

меморандум - виж Организационна и административна документация

служебна бележка - бележка за изпълнението на всяка работа, изпратена от длъжностно лице на друго длъжностно лице

обяснителна бележка - виж Организационна и административна документация

предложение - вид меморандум, съдържащ списък с конкретни предложения по конкретен въпрос

представяне - документ, съдържащ предложение за назначаване, преместване или повишение на персонал, както и препоръка за определени действия и дейности по дейността на институцията.

изявление - документ, съдържащ искане или предложения на лице (лица) до институция или длъжностно лице.

всички видове кореспонденция - обобщено наименование за документи с различно съдържание (служебно писмо, телеграма, телекс, телефонно съобщение, факс съобщение (факс), електронно съобщение и др.), използвани като средство за оперативен обмен на информация между организациите

протокол - виж организационна и административна документация

акт - виж Организационна и административна документация

справка - 1) документ, съдържащ описание и потвърждение на определени факти и събития 2) документ, потвърждаващ факти от биографичен или официален характер.

заключение - документ, съдържащ становище, заключение на институция, комисия, специалист по някакъв документ или въпрос

обратна връзка - документ, съдържащ мнението на институция или специалист за всяка работа

резюме - документ, който представлява обобщение на данни по един въпрос (обобщение на предложенията, резюме на коментари, резюме на изисквания и др.)

списък - списък на лица или предмети в определен ред, съставен с цел информация или регистрация

списък - систематизиран списък от документи, вещи, предмети, съставен с цел прилагане на определени норми или изисквания към тях.

Както е споменато по-горе документ - закопчалка различни начинивърху специален материал от информация за факти, събития, явления от обективната реалност и човешката умствена дейност.

Чрез фиксиране на информацията документът по този начин осигурява нейното запазване и натрупване, както и възможността за прехвърлянето й на друго лице, многократен многократен достъп до информация. Следователно един документ може да изпълнява няколко функции.

Повечето от документите трябва да отговарят на изисквания като годност за дългосрочно съхранение, максимална яснота. За да притежава тези качества един документ, той трябва да бъде правилно съставен както по форма, така и по съдържание.

За да се разработят основните принципи за изготвяне и изпълнение на документи, формите и методите за работа с тях, те се класифицират по редица признаци.

Класификация на документа - това е разделянето на документите в класове според най-често срещаните признаци на прилика и разлика. Класификацията се извършва на етапа на групирането им в дела - това е първичният етап на класификация, необходимостта от такава класификация се дължи на самата концепция на случая.

Класификация на документа - необходимо условиеза извършване на работа по обединяването им, което е важна предпоставка за документирането на автоматизираните системи за управление.

Документът се класифицира по различни критерии.

1. Според метода на фиксиране на информация документите се разделят на:

· писмено;

графичен;

фото и филмови документи;

електромагнитни.

информация и справка (използва се за натрупване, обобщаване и предаване на информация (доклади, актове, доклади, писма, телеграми, телефонни съобщения и др.));

организационно-административни (използват се за регулиране на дейностите (устави, правилници, правилници, правила, инструкции, заповеди за оперативно управление, инструкции, решения, решения, заповеди и др.));

персонал (лична карта на служителя, заявление, описание, автобиография, заповеди за персонал за приемане, уволнение и преместване);

· финансово-счетоводни (бюджети, изчисления, финансови отчети и др.);

Доставка и маркетинг (товарни листове за получаване, освобождаване на стоки).

Освен това документите, отразяващи дейността на различни колегиални органи, играят важна роля в областта на управлението. (протоколи) , който може да действа както като средство за осъществяване на административни дейности, така и като средство за натрупване и обобщаване на информация.

Държавният стандарт определя организационни и административни документи като писмени документи, които записват решения по административни и организационни въпроси, както и въпроси за управление, взаимодействие, осигуряване и регулиране на дейността на органи, институции, предприятия, организации, техните поделения и длъжностни лица.

3. Поименно: заповеди, правилници, протоколи, заповеди, инструкции, правила, устави, отчети, актове, планове, писма, становища, доклади и обяснителни бележки и др.

4. По вид документите са:

типови документи - разработват се от висши органи за подчинени организации с еднородни функции и са задължителни;

Примерни документи – разработват се от висши органи за организиране на цялата система и имат консултативен характер;

индивидуални документи - разработени от конкретни организации за вътрешно ползване;

· шаблонни документи - изработват се по типографски начин, като постоянната част от текста на документа се отпечатва на печатни машини, като се оставят свободни места за променлива информация.

5. Според степента на сложност се разграничават прости документи, съдържащи един въпрос, и сложни документи, съдържащи няколко въпроса.

6. Според мястото на съставяне документите се делят на вътрешни и външни. Вътрешни - документи, създадени в институция (в организация, в предприятие) за решаване на техните проблеми и не надхвърлят това. Външна - входяща и изходяща кореспонденция на институцията (организация, предприятие).

7. По срокове на изпълнение документите се делят на спешни и неспешни.

8. По произход документите биват официални и служебно-лични (именни).

9. Според степента на публичност документите се разграничават на обикновени, секретни и за служебно ползване.

10. По юридическа сила се разграничават автентични и подправени документи. Истинските се разделят на валидни и невалидни (вече не са законно валидни)

11. По предназначение (етапи на създаване) документите се разделят на оригинали (оригинали) и копия. Оригиналът е оригиналният документ, съдържащ оригиналната информация и надлежно оформен. По правило създаването на документ се предшества от етап на чернова - документ в предварителна версия. От правна гледна точка оригиналът и копието от него, надлежно заверени, са еквивалентни. копие-документ, прецизно възпроизвеждащ детайлите на оригинала (в десния ъгъл на горното поле на което е поставена думата „копие“) и надлежно заверен. Необходимо е да се прави разлика между такива видове копия като ваканция, извлечение и дубликат. Ваканция - пълно копие на изходящия документ, оставено от подателя, което се прави едновременно с оригинала и се заверява. Извличане - копиечасти от документа, а дубликат е вторият екземпляр на документа със същата юридическа сила.