Поддръжка на тръби 

Обещавам да избягвам подобни грешки. Обяснителна бележка - образец

Обяснителната бележка е такъв официален документ, в който служител обяснява на ръководството си причините за конкретно дисциплинарно нарушение. Без такава бележка работодателят няма право да налага дисциплинарни мерки срещу своя служител.

Ако служител закъснява за работа, той трябва да обясни на работодателя защо се е случило това. За да направи това, той пише обяснителна бележка.

Този вид документи принадлежи към категорията на официалните кадрови документи. Трябва да го предадете или на отдела за персонал, или на секретаря на ръководителя, или директно на ръководителя.
Бележката е написана на ръка върху обикновен лист хартия или на фирмената бланка. Тя трябва да включва 2 части:

  • действителен - това е констатация на факта за закъснение;
  • обяснително - тук служителят обяснява защо е закъснял. В тази част на документа служителят дава основания и аргументи, които могат да оправдаят (или поне да обяснят) факта на закъснение.

Служителите на отдела за персонал, както и работодателите, са помолени да напишат всички офис документи на ръка. Това се застрахова срещу обвинения. Имало е случаи в съдебна практикакогато служителите отказаха, че документ, отпечатан на компютър, е тяхно авторство.

Как да напишете обяснителна бележка за грешка в работата

Никой не е имунизиран от грешки в работата. Ако ръководителят на предприятие или структурно звено е изправен пред факта, че неговият служител неправилно и неграмотно е изпълнявал непосредствените си трудови задължения, той има право да изиска обяснения от този служител. Обясненията се предоставят в писмен вид. Устните обяснения не са извинение.

Служителят пише бележка във всякаква форма, но трябва да отрази в нея следното:

  • в горния десен ъгъл се изписва "заглавката" на документа. Тук се казва:
    • името на работодателя заедно с правната форма;
    • позиция и инициали на ръководителя, за когото е предназначен документът. По правило това е ръководителят на организацията или структурното звено.
  • последвано от името на документа. В този случай "забележка" се посочва без кавички и в средата на листа;
  • дата на изготвяне на документа и входящият му номер при регистрация при секретаря. Ако мениджърът няма секретар и той не поправя входящата документация, тогава няма нужда да поставяте номера;
  • заглавие - тоест основата. Например „за грешка при попълването на документи“;
  • текст на документа. Тук служителят-нарушител описва накратко причините, поради които е допуснал грешка при изпълнението на непосредствените си трудови задължения;
  • след това слага подписа си и го дешифрира. Той също трябва да посочи позицията си.

Причини за грешката

Служителят може да допусне грешка при изпълнение на служебните си задължения. различни причини. Те може да са по вина на служителя или на работодателя.
Въз основа на техните критерии за допускане на грешки, те могат да бъдат класифицирани, както следва:

  • грешки в ориентацията - тоест служителят е направил тази или онази грешка, тъй като не е разполагал с необходимата информация;
  • грешки при вземане на решения - служителят е взел грешно решение по една или друга причина;
  • грешки при извършване на действия - грешните действия на служителя доведоха до грешка.

Освен това грешки в работата могат да бъдат направени поради следните причини:

  • умора на служителите;
  • неговото заболяване;
  • употребата от служителя на определени лекарства, които са му предписани от лекар;
  • непрофесионализъм;
  • стрес;
  • семейни проблеми;
  • неспазване от страна на служителя на мерките за охрана на труда и безопасност;
  • други причини.
Случва се също така, че вината за грешката на служителя "лежи" в работодателя. Например, той не е организирал правилно работното място на този служител.

При писане на обяснителна бележка служителят трябва ясно да посочи причината, поради която е допуснал грешка. Ако това е прием на лекарства, тогава би било по-добре да отидете на лекар и да го помолите да издаде медицински документ, потвърждаващ този факт.

Пример за обяснителна бележка

Приблизителен текст на обяснителна бележка, когато служител прави грешки при изпълнение на задълженията си, трябва да изглежда така:

    до главен изпълнителен директор
    ООО "Нефонтан"
    Долганчиков Р.О.

    Разяснително писмо

    10.07.2018 г. No41
    Относно разрешаването на престой на оборудването

    Аз, Клячуковски Елдар Романович, допуснах престой на оборудването на моя производствен обект, тъй като по време на повредата на оборудването отсъствах от работното си място поради среща с началника на магазина Молжонкин П.Е. Моят асистент не можа да поправи машината. И така той ме чакаше.

    Инженер на цех № 12 (подпис) Клячуковски Елдар Романович

    Грешка в документите

    Най-популярната грешка в работата е неправилното и неграмотно попълване на документи. Това може да се случи както по вина на човек, така и по вина на машина - например компютър.

    Ако служителят е виновен, тогава тази причина може да е неговата умора или натоварване в деня на грешката. Например служител завиши цените на известие за доставка и фактура за клиент. Последицата от такава грешка е, че изпратената стока се връща обратно на продавача, а купувачът отказва да я плати, тъй като вижда грешни цени.
    Счетоводителят е признат за виновен. И причината за такава грешка може да е, че служителката, чиито задължения включваха документи за изпращане на стоки, отиде в отпуск и прехвърли задълженията си на виновния счетоводител, който нямаше подходящ опит в тази област.

    Такава грешка няма да доведе до дисциплинарни мерки от страна на работодателя, но може да засегне например разпределението на бонусите между служителите на счетоводната служба.

    Често грешки в документацията се случват при служителите на персонала. Най-честите от тях са печатни грешки при изпълнение на заповеди и заповеди на ръководителя. Например служителят по персонала пренареди буквите в фамилното име на служителя. Грешката не е ужасна, но поръчката ще трябва да бъде пренаписана. В този случай най-вероятно няма да ви се налага да пишете обяснителна бележка.

Писменото представяне на обяснения става задължително само в редица случаи. Най-често- при преценка на основателността на причините дисциплинарно нарушение на служител(нарушения от страна на служителя на труда, служебните задължения). Това се изисква от реда за налагане на дисциплинарно наказание по чл. 193 от Кодекса на труда (по-нататък - Кодексът на труда на Руската федерация), което може да доведе не само до забележка или порицание, но и до уволнение. Всичко зависи от обстоятелствата, при които трябва да разберете. Обяснителната записка в този случай документира, предава на ръководството позицията на служителя, неговата визия за ситуацията, неговите аргументи.

Фрагмент от документа

Свиване на шоуто

Кодекс на труда на Руската федерация. чл.193 "Ред за прилагане на дисциплинарните наказания"

Преди да приложи дисциплинарно наказание, работодателят трябва да поиска писмено обяснение от работника или служителя. Ако след два работни дни посоченото обяснение не бъде предоставено от служителя, тогава се съставя съответен акт.

Непредоставянето на обяснение от страна на служителя не е пречка за прилагане на дисциплинарно наказание.

Дисциплинарното наказание се прилага не по-късно от един месец от датата на откриване на нарушението, без да се брои времето на боледуване на служителя, престоя му в отпуск, както и времето, необходимо за отчитане на становището на представителния орган. на служителите.

Дисциплинарно наказание не може да бъде наложено по-късно от шест месеца от деня на извършване на нарушението, а въз основа на резултатите от ревизия, одит на финансово-стопанската дейност или ревизия по-късно от две години от деня на извършването му. Горните срокове не включват времето на наказателното производство.

За всяко дисциплинарно нарушение може да се приложи само едно дисциплинарно наказание.

Заповедта (инструкцията) на работодателя за прилагане на дисциплинарно наказание се обявява на работника или служителя срещу подпис в срок до три работни дни от датата на издаването му, без да се брои времето, когато служителят отсъства от работа. Ако служителят откаже да се запознае с посочената заповед (инструкция) срещу подпис, тогава се съставя подходящ акт.

Дисциплинарно наказание може да бъде обжалвано от служител пред държавната инспекция по труда и (или) органи за разглеждане на индивидуални трудови спорове.

Но обяснителните бележки могат да бъдат съставени и по други причини, въпреки че аспектът на „необходимостта от оправдаване“ е запазен (в края на краищата, в други случаи се използват връчване и бележки). Така например в хода на разследване на обстоятелствата по причиняване на вреди на имуществото на работодателя и определяне на размера му по чл. 247 от Кодекса на труда на Руската федерация.

Вижте и примерно изискване за писмени обяснения в статията „Фалшиви документи за работа“

Изискване на писмени обяснения

Така че, „преди да приложи дисциплинарно наказание, работодателят трябва да поиска писмено обяснение от служителя“. Както виждате, законът не уточнява точно дали искането за обяснения трябва да бъде устно или писмено. В особено трудни случаи, когато и служителят, и работодателят са много сериозни и възнамеряват да стигнат, както се казва, до горчивия край, работодателят трябва да поиска от служителя обяснение в писмена форма, за да може по-късно да потвърди съответствието. с процедурата, предвидена за налагане на дисциплинарни наказания в член 193 от Кодекса на труда на Руската федерация (пример 1). Одобреният формуляр на този личен документ никога не е съществувал, следователно във всяка организация той се изготвя по свой собствен начин. Дори видът на документа, използван за това, е различен (уведомление, изискване, писмо и т.н.), въпреки че е по-правилно да го наречем „ изискване“, тъй като в част 1 на чл. 193 от Кодекса на труда на Руската федерация гласи това. Уведомлението има друго значение - предоставя се информация и няма изискване да се прави каквото и да било. Писмо - изходящ документ, който се изпраща до организация на трета страна или на физическо лице, а служителят не е толкова „непознат” човек.

Трябва да се помни, че „дисциплинарното наказание се прилага не по-късно от един месец от деня на откриване на нарушението“ (част 3 от член 193 от Кодекса на труда на Руската федерация). Фактът на откриването му се потвърждава с акт, а не с изискване. Следователно този месец трябва да се брои от датата на откриване (която в идеалния случай трябва да съвпада с датата на съставяне на акта), а не от датата на искане на писмени обяснения.

Друг период се брои от датата на рекламацията - 2 дни за даване на писмено обяснение(виж пример 3). Ето защо е важно не само да се издаде иск, но и да се докаже, че то е предадено на служителя или той е отказал да го получи. За да направите това, в долната част на листа можете веднага да направите съответните празни места (маркирани с номера 1 и 2 в пример 1): ако първият не е издаден (подпис при получаване на искането), тогава вторият е съставен (свидетели потвърждават факта, че служителят е отказал да получи този документ, тази маркировка елиминира необходимостта от съставяне на отделен акт за това).

Пример 1

Писмено искане за обяснение от служителя

Свиване на шоуто

Пример 2

Текстът на искането за обяснения от служителя относно причините за отсъствие от работа и подпис

Свиване на шоуто

Пример 3

Изчисляване на срока за даване на писмено обяснение на причините за дисциплинарно нарушение

Свиване на шоуто

Да предположим, че работник по непредпазливост е повредил имуществото на работодателя в понеделник 01.09.2014 г., има свидетели на това и същият ден е съставен акт. На 02.09.2014 г. работникът трябва да даде писмени обяснения. Започваме да броим от следващия ден:

  • 09/03/2014 - 1-ви ден,
  • 04.09.2014 г. - 2-ри ден (когато подаването на обяснителна бележка все пак ще се счита за навременно),
  • На 05.09.2014 г. вече е възможно да се активира фактът на непредоставяне на обяснения.

Ако изискването за даване на писмени обяснения е било представено на служителя в петък 09.05.2014 г., а събота и неделя са неговите почивни дни (тоест не са включени в изчисляването на 2-дневния период), тогава крайният срок за своевременното представяне на обяснителна записка изтича само във вторник 09/09 .2014г.

За да не се обърка съвестният служител при изчисляването на този период, по-добре е незабавно да посочите в изискването конкретна дата, до която трябва да бъде предоставена обяснителна бележка. Тук можете да добавите конкретно звено / длъжностно лице, на което трябва да бъде дадено (вижте втория параграф от текста на изискването от Пример 1). Адресатът на обяснителната бележка (на чието име е съставен, например генералният директор) и лицето, на което трябва да се даде (например секретарят или ръководителят на отдел „Персонал“) вероятно са различни хора.

Ако служителят наистина е имал добри причиниповедение, което не е харесало на работодателя и като цяло са адекватни хора, тогава не бива да се страхувате от обяснителна бележка - тя ще дойде в защита на "обвиняемия". Тогава не е нужно да чакате писмено искане от работодателя. Според устното му желание е по-добре незабавно да съставите обяснителна бележка, като приложите към нея максималните доказателства за неговата невинност. Не стават само официални документи, дори и разпечатка от новинарски сайт за прекъсвания в работата на метрото, през която закъснял стига до работа. Ако има конфликт между служителите, тогава добре написаната обяснителна бележка може дори да „дърпа“ ръководството на страната на своя автор.

На чие име е написана обяснителната бележка?

За да отговорите точно на този въпрос, трябва да разгледате Вътрешния правилник на труда, който трябва да е в сила във всяка организация. Най-вероятно пише, че служителят се отчита на прекия си ръководител и главен изпълнителен директор. След това обяснителната бележка, в който случай служителят ще пише на името или на своя шеф, или на генералния директор.

Местните разпоредби могат да установят различна йерархия: например членове работна групадокладват на ръководителя на тази група, въпреки факта, че представляват различни поделения в нея. Ръководителят на групата може да иска писмени обяснения само ако нарушението е свързано с работата на групата.

Така службата за сигурност, мениджърът по корпоративна култура, ръководителят на отдела за персонал нямат право да изискват обяснения от служители на други отдели, които не са им подчинени, освен ако това не е изрично посочено в местните разпоредби на организацията. Вярно е, че съответните правомощия на тези и други длъжностни лица все още могат да бъдат делегирани от генералния директор със заповед (например на председателя на комисията за разследване на конкретен инцидент). Вижте надписите в Примери 1 и 2, маркирани с удивителен знак.

На ръка или на компютър?

Законът не задължава да се пишат на ръка обяснителни бележки, те могат да се набират на компютър. Но опитни кадрови служители изискват обяснения от служителите, написани само със собствените им ръце. В случай на трудов спор това ще помогне на работодателя да се предпази от неправомерно поведение от страна на служител, който може да твърди, че е бил „принуден“ да подпише вече съставен от някого текст.

Минимално необходимият състав на ръкописни елементи, изписани от ръката на служителя в обяснителна бележка, е както следва:

  • позиция,
  • личен инсулт и
  • И ЗА. Фамилия.

Невъзможно е да се ограничите само до ръкописен личен удар, т.к някои подписи не могат да бъдат еднозначно идентифицирани чрез проверка на почерка като принадлежащи на определено лице. И за цели думи (в позиции и фамилни имена) това определено може да се направи.

Подробности от обяснителната бележка

Формата на обяснителната бележка е относително свободна. Никой не изисква от служителя да познава задълбочено стандартите за документация и е достатъчно спазването на необходимия минимум.

В горната част, от дясната страна на листа, информацията е написана в колона за до кого и от кого е адресирана обяснителната записка. Служителят трябва да посочи своята структурно подразделение, длъжност, както и пълно фамилно име, име и отчество. Име на типа документ- обяснителна бележка - се изписва в центъра, няколко реда по-късно (обикновено с Главна букваили само главни букви, както е показано в пример 4). Пример 5 показва остаряла версия, където името на типа документ е изписано изцяло с малки букви и последвано от точка, т.е. цялата "шапка" сякаш може да се прочете в едно изречение; такива опции за дизайн се срещаха в приложенията.

Пример 4

"Заглавка" на обяснителната бележка

Свиване на шоуто

Пример 5

Остаряла версия на "шапката" на обяснителната бележка

Свиване на шоуто

Моля, обърнете внимание: в пример 5 редът с изписване на типа на документа (с малка буква и точка) е остарял и всичко по-горе е съвсем правилно. Позицията на автора на обяснителната бележка може да се отклони от адресата (генерален директор, както е в пример 4) или може да отиде веднага на следващия ред (както в пример 5). Предлогът "от" може или не може да присъства преди заглавието на автора.

Следва името на типа документ тексткоято е в свободна форма. Единствените изисквания към него:

  • правилността на формулировката и използването, ако е възможно, на официален бизнес стил на представяне,
  • само точни датиако е необходимо, време
  • факти и причини за настоящата ситуация.

Обстоятелствата са различни и е неправилно да се изисква краткост от служител в обяснителна бележка. Една бележка може да заема няколко листа хартия, да съдържа директна реч и да се чете като добър детектив или може да се състои от един ред. Работодателят няма право да ограничава служителя в подобно „творчество“.

Никой не очаква заключения и предложения от служителя в обяснителната, въпреки че няма да работи да му се забрани да ги включва.

Съдържанието на обяснителната бележка се определя само от служителя, който трябва да я напише. Шефът няма право да диктува текста, да казва фрази като „това не е причината“, да изисква пренаписване и да влияе върху съдържанието на документа по други начини. В някои организации отиват още по-далеч и изготвят стандартни текстове на обяснителни бележки. Служителят има право да реши дали да ги използва или сам да напише обяснителна бележка. В негов интерес е да опише случилото се по начина, който смята за правилен. Работодателят от своя страна е длъжен да се запознае с всякакви обяснения на служителя, независимо дали му харесват или не.

Изготвянето на текста на обяснителната бележка много често е трудно. Нека повторим основното правило: събитията трябва да се излагат така, както са се случили.

Ако вината на служителя е очевидна (той закъсня, беше груб с клиента, забрави да направи нещо), тогава е безсмислено да отричате това и да измисляте някакво извинение. Трябва да го напишете както е:

Пример 6

Текст на обяснителната бележка

Свиване на шоуто

Пример 7

Текст на обяснителната бележка

Свиване на шоуто

Причините за закъснение или отсъствие от работното място могат да бъдат много и не всички са валидни. Ако служителят не иска да каже истинската причина за закъснението си, това е негово право. Тук ще ви помогнат универсалните формулировки „за семейство“ или „по лични причини“ (вижте Пример 8). Друг изход е да се признае вината, без да се описват причините (Пример 9). Подобни клишета обаче, разбира се, няма да предизвикат никакво разбиране и съчувствие от страна на ръководството.

Пример 8

Текст на обяснителната бележка

Свиване на шоуто

Пример 9

Текст на обяснителната бележка

Свиване на шоуто

Служителят може да приеме, че ще му бъде „простено“, защото причината за нарушението е валидна, а самият той работи дълго време, това никога не се е случвало преди или по някаква друга причина. Тогава по-добре да напише за това в своите обяснения:

Пример 10

Фрагмент от текста на обяснителната бележка

Изкуство. 193 от Кодекса на труда на Руската федерация установява правило, според което, за да наложи наказание на служител, ръководителят трябва да поиска обяснение от него (което изцяло попада в дефиницията на обяснителна бележка). Ако в рамките на 2 дни служителят игнорира искането за съставяне на документ, отделът за персонал (или друго упълномощено лице) съставя акт за отказ да даде обяснения. И в този случай нищо няма да попречи на шефа да приложи дисциплинарни мерки към служителя.

В допълнение към този случай Кодексът на труда на Руската федерация съдържа чл. 247, който определя, че за установяване на всички обстоятелства за причиняване на вреда на работодателя се извършва съответна проверка, при която се изискват обяснения от работника или служителя за факта на виновно поведение. При липса на хартия от служителя се съставя и акт.

Освен това ръководителят на организацията има право да изиска от служителя да напише обяснителна бележка във всеки случай, когато счита, че поведението му е виновно.

ВАЖНО! Законодателят установява ясно изискване относно формата на обяснителна бележка - служителят предоставя писмен вариант на документа. Няма да е възможно да се ограничите до устни коментари.

Как да напиша обяснителна бележка?

Първото нещо, на което трябва да обърнете внимание, е адресатът на обяснителната бележка. За да достигне документ до човек, който може правилно да го прегледа, първо трябва да проучите йерархията на подчинението. По правило документът се предава на прекия ръководител. Не се допуска опцията за незабавно прехвърляне на хартия на генералния директор. За да не се бъркате с шефовете, предлагаме да прочетете длъжностната характеристика и вътрешните разпоредби, които обхващат въпросите на подчинеността.

Следващият аспект е как да напишете обяснителна бележка: на ръка или на компютър? Законодателят не уточнява подобни тънкости. Въпреки това, в местните документи на предприятието този въпрос може да бъде отразен по-подробно. Освен това организацията може да има специални формуляри за писане на обяснения. Трябва да се информирате предварително за това в отдела за персонал или от прекия си ръководител.

Ако в организацията няма изисквания за писане на хартия, тогава препоръчваме да отразите следните точки в документа:

  • пълното и правилно име на адресата, посочващо звено или отдел;
  • дата и изходящ номер, ако документът е регистриран в специален журнал на отдела, в който работи авторът на бележката;
  • обяснителен текст;
  • подпис и декриптиране.

ВАЖНО! Документът трябва да бъде връчен служебно на адресата, тоест чрез службата или упълномощено лице, така че върху получаването на обяснителна бележка да се постави отметка.

По своята същност ненавременното подаване на документи е неизпълнение на преки служебни задължения, тъй като редица професии включват работа с документация. Ако някоя хартия не е предоставена навреме, това може да забави други процеси на работа или просто да повлияе негативно на резултата.

Ако служител е допуснал такъв недостатък в работата си, властите имат право да изискат от него обяснителна бележка, в която трябва да се посочат причините, довели до забавянето на документацията.

ФАЙЛОВЕ

Съставя се бележка основни принципиделоводство, тоест посочване на адресат (ръководител), собствена длъжност, задължително полагане на дата и личен подпис. Предложения за формулиране на съдържанието:

  • не се опитвайте да прехвърлите собствения си надзор върху някой друг;
  • контра обвиненията в обяснителна бележка няма да работят във ваша полза;
  • ако вината наистина има, по-правилно е да я признаете, да се извините и да изразите намерението си да предотвратите това да се случи в бъдеще;
  • не бива да се впускате в подробни и дълги обяснения, достатъчно е да посочите една причина;
  • текстът на бележката, според неписаните правила, не трябва да надхвърля 1 лист.

Пример за обяснителна бележка за късно подаване на документи

Председател на Московския арбитражен съд
Н. А. Новиков
специалист бизнес отдел
Марянова Р.М.

ОБЯСНИТЕЛНО ПИСМО
Относно късното подаване на документа

Аз, Марянова Раиса Михайловна, като млад специалист, работя в съда от 12 септември 2017 г. До този момент практически нямах опит в работата със съдебна документация. Днес документооборотът е около 200 документа на ден.

Поради голямото натоварване и липсата на практически опит не успях да се справя със служебните си задължения, като изпратих съдебен акт от 18 септември 2017 г. в нарушение на сроковете.

Моля, не предприемайте никакви дисциплинарни мерки срещу мен. В бъдеще ще се опитам да си върша работата по-внимателно и концентрирано, трупайки опит.

20.09.2017 г
Специалист отдел деловодство / Марянова / Р.М. Марянова

Всичко за обяснителната бележка и други примери -.