Dokumentų klasifikavimas pagal įvairius kriterijus. Dokumentų klasifikavimas pagal informacijos komponentą

16.09.2020

Pagrindiniai klasifikavimo požymiai apibendrinti 33 lentelėje

. 33 lentelė. Pagrindiniai dokumentų klasifikavimo pagal informacijos komponentą ypatumai

Panagrinėkime tai išsamiau:

1. Dokumentų klasifikavimas pagal simbolinių informacijos fiksavimo priemonių pobūdį

Tuo remiantis išskiriami tekstiniai, ikoniniai, ideografiniai, garsiniai, matriciniai, skaitmeniniai ir sudėtingi dokumentai.

2. Dokumentų klasifikavimas pagal informacijos fiksavimo matavimą

Tuo remiantis išskiriami vieno, dviejų ir trimačiai dokumentai (perforuota juosta, verslo laiškas, gaublys)

3. Dokumentų klasifikavimas pagal jų reikšmę informacijos suvokimui

Tuo remiantis atskiriami dokumentai, kuriuos skaito žmogus, nuo tų, kurie skaitomi techninėmis priemonėmis (naudojant magnetofoną, televizorių, elektroninius kompiuterius, korinį ryšį ir pan.).

4. Dokumentų klasifikavimas pagal informacijos suvokimo kanalą

5. Dokumentų klasifikavimas pagal informacijos sklaidos laipsnį

Pagal informacijos sklaidos laipsnį dokumentai skirstomi į: skelbiamus, neskelbtus, neskelbtus ir elektroninius.

6. Dokumentų klasifikavimas pagal apdorojimo laiko lygį

Šioje klasifikacijoje pirminiai ir antriniai dokumentai išskiriami pagal jų atsiradimo pasaulyje laiką.

7. Dokumentų klasifikavimas pagal turinį

A. Dešimtinės klasifikacija. Melvilis. Dewey

(DKD, Dewey dešimtainė klasifikacija, DDC)

Universali klasifikavimo sistema, kurią 1876 m. sukūrė amerikiečių bibliotekininkas. M. Dewey (1851 - 1931r). Jis buvo skirtas sistemingam knygų talpinimui viešosiose bibliotekose. JAV. Pirmuosiuose leidimuose x buvo skirtas tik dokumentams surašyti, tačiau nuo pat pradžių jame buvo paslėpto spausdinimo elementų. Vėliau tipiniai skirstiniai buvo suskirstyti į nepriklausomas pagalbines lenteles, o sistema įgavo kitokio pobūdžio derinius.

Sistema susideda iš pagrindinių lentelių (Schedule) ir pagalbinių lentelių (Tables). Viso leidimo komponentai taip pat yra santykinis indeksas (pažodžiui: "rodiklis šeimos santykiai") -. APU ir vadovas (Kerstvo), kuriame pateikiamas išsamus metodinis lentelių komentaras (privati sisteminimo ir poravimo metodika).

DKD yra plačiai pasaulyje paplitusi klasifikavimo sistema, naudojama 135 šalyse. Savo tėvynėje, JAV,. DKD naudojasi 95% viešųjų ir mokyklų bibliotekų, 25% visų kolegijų ir universitetų bibliotekų, 20% specialiųjų bibliotekų. DKD buvo išverstas į 30 mirtų kalbų.

1-asis leidimas. DKD-1876 (44 a), 2-oji - 1885 (314 s). Gyvenime. M. Dewey išleido 12 leidimų. 1896 m. M. Dewey sukūrė Forest Press Foundation, kuriam perdavė leidybos ir kūrimo teises. DKD. Panašios teisės buvo perduotos Europai. Tarptautinis bibliografijos institutas (Titutu).

1980 m. OCLC (Online Computer Library Center, Ohajas) įsigijo Forest Press ir sukūrė OCLC Forest Press, leidžiančią leidinius. DCD 20-asis leidimas. DCD yra visiškai paruoštas kompiuteriu. Erno technika. 1993 m. buvo išleistas optinis diskas (CD-ROM) "Electronic Dewey DDC 20", 1996 m. p - optinis diskas Windows DC 2 į Windows DC 21.

Visi leidinių prenumeratoriai. DCD gaus visą papildymų, leidimų ir pataisymų rinkinį – „Dewey dešimtainė klasifikacija, papildymai, pastabos ir sprendimai (DC)

B. Visuotinė dešimtainė klasifikacija

(UDYU.UDK yra hierarchinė kombinuota sistema, pagrįsta „Dešimtinės klasifikacija“ ir susidedanti iš trijų dalių – pagrindinių lentelių, apibrėžiančių lentelių ir abėcėlinės rodyklės, kurią Jena 1895–1905 m. sukūrė Tarptautiniame bibliografijos institute Briuselyje, vadovaujant Belgijos mokslininkai prakaito ir. Alafontaine.. A. Lafontaine.

1956 m. Buvo sukurta SSRS. Visasąjunginis mokslinės ir techninės informacijos institutas tampa nariu. Tarptautinė dokumentų federacija, gauna standartines lenteles. UDC. Ekspertai susipažįsta su lentelėmis. UDC, kurią tobulinant pagal. Taisyklės. UDC gali dalyvauti daugybė pasaulio šalių – narių. Tarptautinė federacija. Jei per keturis mėnesius nebuvo gauta pastabų ar prieštaravimų, projektas buvo automatiškai priimtas ir įtrauktas į kitą „UDK papildymai ir pataisymai“ (UDC papildymai ir pataisymai, išleisti 1950–1950 m.) numerį.

Aštuntojo dešimtmečio pradžioje šalyje susikūrė mokslinės ir techninės informacijos įstaigų (NTI) tinklas. Pagal rekomendacijas. Visos Rusijos darbininkų susirinkimas. NTI,. Patarimas. Ministrai. SSRS 1962 05 14 skelbia. potvarkis (Nr. 445) „Dėl priemonių mokslinės ir techninės informacijos organizavimui šalyje gerinti“, kurio 5 punkte sakoma: „Mokslinėse ir techninėse leidyklose, mokslo ir technikos žurnalų redakcijose įvesti nuo 1963 m. , mokslinės ir techninės informacijos organizacijose, mokslinėse ir techninėse bibliotekose privalomas visų leidinių klasifikavimas pagal universalią dešimtainę dešimties sistemą“.

Taikymo ribos. UDC išplėtė medicinos ir žemės ūkio bibliotekos bei visas informacinių įstaigų tinklas be apribojimų pramonės pagrindu

1963-1966 m. centralizuotos bibliotekų ir valdžios pastangos. NTI atliko pirmąjį leidimą. UDC rusų kalba. Atrodo, kad vertimas daugelyje vietų yra netinkamas, atskiri leidimai išleisti skirtingomis poligrafinėmis versijomis su daugybe spragų. Priimamas sprendimas skelbti sektorines lenteles. UDC (leista nuo 19644).

1966 m. Standartų komitetas, Standartų leidykla ir vėl suorganizavo. Visasąjunginiam mokslinės ir techninės informacijos (standartizacijos), klasifikavimo ir kodavimo institutui buvo pavesta parengti antrąjį lentelių leidimą. UDC rusų kalba. Leidinys išleistas 1969-1970 metais su įgaliotu numeriu. Tarptautinė federacija Nr. 447 6 tomuose po 9 knygas.

1982–1987 m. išleidžiamas trečiasis leidimas. UDK rusų kalba (Nr. 572) 7 leidimai po 11 knygų. Tuo pačiu metu leidžiami einamieji „New in. UDC“ numeriai, kuriuose yra puslapių su papildymais ir praleidimais. 1969 metais buvo išleistas leidimas. UDC viename tomeK viename tome.

Nuo 1997 m. STC „Rektorius“, gavęs teisę versti, publikuoti ir platinti lenteles. UDC in. Rusija ir. CIS, išleidžia pilną standarto vertimą. UDC rusų kalba. Naujos lentelės skelbiamos pavadinimu "Universali, kur yra klasifikacija. Ketvirtasis pilnas leidimas nematomas".

Iki 2000 m. pabaigos išleisti 3 tomai, iš viso tikimasi 10 tomų, dar dviejuose tomuose bus išleista abėcėlinė ir dalykinė rodyklė

B. Biblioteka ir bibliografinė klasifikacija (LBC)

Prie bazės. LBC yra pagrįsta hierarchine kombinuota bibliotekos ir bibliografinės klasifikacijos sistema, kurią sudaro pagrindinės lentelės, tipinių skyrių lentelės ir abėcėlinė bei dalykinė rodyklė. LBC (bendro tipo skyriai, teritorinio tipo skyriai dviejose lentelėse - gamtos mokslams ir socialiniams, ekonominiams ir humanitariniams mokslams, specialaus tipo skyriai ir kt.).

Pirmas leidimas. BBC teritorijoje. SSRS mokslinėms bibliotekoms (1960-1968) 25 numeriuose buvo aiški struktūra. Žinių visata buvo suskirstyta į tris kompleksus: gamtos mokslai -. B /. E (3–6 leidimai), suteikti mokslo pavyzdys -. F /. R (7-13 numeriai), socialiniai ir humanitariniai mokslai - 3 /. Yu (14–233 leidimai).

Pagrindinių platinimų sąrašas prasidėjo skyriumi. A. Marksizmas-leninizmas (1 laida), baigėsi skyriumi. I. Universalaus turinio literatūra (25 leidimas). Taigi pagrindinės klasifikavimo lentelės užėmė 23 3 leidimo, kuris prasidėjo nuo išleidimo, leidimus. I. Įvestis ir baigta 25 leidimu. Tipiniai skirstiniai. Taikomieji mokslai:. F /. Apie. Technika. Inžineriniai mokslai (7-11 numeriai),. P. Žemės ūkis ir miškininkystė. Kaimo spodarsky ir miškininkystės mokslai (12 leidimas) ir. R. Saugumas. Medicina (13k 13 leidimas).

Humanitariniai mokslai prasidėjo išleidus 19. Ch.Kultūra. Mokslas. Išsilavinimas. Trys problemos paskatino atitinkamus pramonės kompleksus: problema. S. E. Gamtos mokslai apskritai, 7 numeris, 1 dalis. Zh. Technika. Technikos mokslai apskritai ir 14 laida, 1 dalis. C. Socialiniai mokslai apskritai. Nepaisant to, kad bendrajame sistemos plane buvo numatyta išleisti 16. F. Politika. Politinės partijos, nesutarimai plėtros grupėje neleido skelbti politologijos lentelių iki galo. Pirmojo leidimo 16 numeris. BBK buvo pavadintas. F5 / 6. Politinės partijos. Socialinės-politinės organizacijos, organizacijos.

Visame moksle tuo metu nebuvo išspręstas sociologijos, genetikos ir daugelio kitų mokslų teisėtumo klausimas. Kūrėjai. LBC pavyko palikti rezervinius indeksus jų loginėje vietoje lentelių struktūroje (pavyzdžiui, sociologijai – 35) daugeliui dėl vienokių ar kitokių priežasčių „nepripažintų“ ar uždraustų mokslų, disciplinų ir problemų.

D. Vieninga literatūros klasifikacija

Ją sudaro pagrindinės lentelės ir abėcėlinė dalykinė rodyklė, skirta sisteminti spaudinius bibliografiniuose leidiniuose ir pildyti katalogų kartotekas pagal prenumeratos serijas. N. Jos pagrindu sudaromos specialios lentelės, kuriomis naudojasi knygų rūmų spaudos statistikos skyriai, sistemindami knygas pagal turinį.

Taip pat yra tam tikrų tipų dokumentų klasifikatoriai, pavyzdžiui, valstybinių standartų klasifikatorius. Tarptautinė išradimų klasifikacija ir kt.

Bet kuriuo atveju prasmingose klasifikacijose skirstymas į tipus vyksta pagal semantinį rodiklį, t.y. pagal turinį (žinių sritis, temas, temą, nagrinėjamas problemas, tipus, žanrus ir kūrinius ir kt.

8. Dokumentų klasifikavimas pagal socialinės informacijos pobūdį

Pagal dokumente esančios socialinės informacijos pobūdį išskiriami šie tipai: masinė, specialioji ir asmeninė

Kartu viena dokumentų dalis yra susijusi su asmens, visuomenės ir valstybės gyvenimo reguliavimo sfera (oficialios kilmės dokumentai)

Antrasis - atspindi dvasinį visuomenės gyvenimą (dokumentus, atsiradusius m Asmeninis gyvenimas ir kūrybiškumas - literatūros kūriniai, atsiminimai, laiškai, dienoraščiai, sąsiuviniai ir kt.)

Suvestinė dokumentų klasifikacija pagal informacijos komponentą pateikta 32 schemoje

Visa oficiali dokumentacija yra aiškiai klasifikuojama ir parengta pagal vienodus standartus. Pirmiausia reikėtų išardyti pagrindines dokumentų rūšis.

Pagrindinė dokumentų klasifikacija

Ši klasifikacija populiariausia dirbant biure, taip pat universitetuose, ruošiančiuose atitinkamus specialistus. Taigi, visa dokumentacija suskirstyta į grupes pagal:

įsipareigojimų lygis;
laikymo laikas;
vykdymo datos;
pristatymo tipai;
pagal savo juridinę galią;
šaltiniai, kilmė;
prieigos apribojimo laipsnis (viešumas);
kūrimo vieta;
turinys;
titulas, vardas;
naudojimo sritys;
dokumentų rūšys.

Dokumentų įvairovė

Išsamiai panagrinėkime kiekvienos minėtos klasifikacijos punkto dokumentų rūšis.

Pagal įsipareigojimą:

nurodymas (priversti vykdyti, naudoti);
informacinis (yra duomenys, informacija peržiūrai).

Saugojimo trukmė:

laikinas (iki 10 metų);
ilgalaikis (daugiau nei 10 metų);
nuolatinis saugojimas.

Pagal vykdymo datą:

skubus (nurodant aiškią įvykdymo datą);
neskubi.

Dokumentų tipai pagal pateikimo tipą:

unifikuotas (sudarytas pagal griežtą bet kurios sistemos formos standartą);
pavyzdiniai (pavyzdžiai, pagal analogiją su jais sukuriama kita dokumentacija);
tipinis (apibūdinantis tipinį, standartinį procesą, reiškinį);
šablonas (su iš anksto paruošta struktūra, teksto „stuburas“, pavyzdžiui, anketa);
individualus (laisva informacijos pateikimo forma).

Esant teisinei galiai:

originalai, originalai (viena arba pirmoji dokumentacijos kopija);
kopijos (šimtu procentų tiksliai pakartojančios originalą, bet neįpareigojančios teisiškai);
atostogos (kopijos forma, paruošta "kopijai" tiesiogiai sudarant originalą);
patvirtintos kopijos (kopijų formos, kuriose yra daug duomenų, suteikiančių joms juridinę galią);
išrašai (dokumentų ištraukos, būtinai su duomenimis, iš kur jie paimti, patvirtinti atsakingo asmens viza);
dublikatai (pakartotinės originalo formos, turinčios vienodą juridinę galią, daromos sunaikinus, praradus, pavagus originalą).

Dokumentų tipai pagal kilmę:

asmeninis (susijęs su tam tikro piliečio interesais);
tarnybinis, pareigūnas (liečia organizacijos interesus, jų rengėjas yra ir fizinis, ir juridinis asmuo).

Pagal viešumą:

„visiškai slaptas“, „ypatingos svarbos“ (turinčios valstybės paslapčių);
„konfidenciali informacija“ (prieigą riboja Rusijos teisės aktai);
„komercinė paslaptis“ (atvira prieiga kenkia duomenų savininkui);
„tik tarnybinis naudojimas“ (dokumentas skirtas tik organizacijos darbuotojams);
atvira prieiga.

Dokumentų tipai sukūrimo vietoje:

išeinantis (siunčiamas už įstaigos ribų);
atvykstantys (ateiti į įstaigą iš išorės);
vidinis (naudojamas tik pačioje įstaigoje).

pirminė (pirminė informacija);
apibendrinimas (sudarantis duomenis iš kelių šaltinių).

Dokumentų tipai pagal naudojimo sritį:

statistika, ataskaitos;
darbo dokumentacija;
mokslo ir technikos sritis;
finansai ir apskaita;
organizacinės ir administracinės.

kompleksinis (kelių klausimų analizė);
paprastas (skirtas vienai temai).

Dokumentacijos tipas:

rankraščiai;
elektroninis spausdinimas;
grafinis;
nuotraukos, video formatu.

Organizacijos dokumentų formos ir tipai:

orientacija į informaciją ir nuorodas;
administracinis;
organizuojant veiklą.

popierizmas

Dokumentų tvarkymo tipai skirstomi į šiuos etapus:

Projektas.
Originalus.
Kopijuoti.
Pasikartoti.
Ištrauka.

Dokumentacija vykdoma pagal griežtus reikalavimus, suteikiančius jai teisinę galią. Dalis dokumentų gali būti surašomi tik elektronine forma, dalis – ranka (kvitai, aiškinamuosius raštus, įgaliojimai, pareiškimai).

Oficialių dokumentų registravimą Rusijos Federacijoje reglamentuoja šie aktai:

GOST R 6.30-2003 „Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentacijai.
OK 011-93 „Visos Rusijos valdymo dokumentų klasifikatorius“ (OKUD).

Juridiniai dokumentai

Teisiniai arba teisiniai dokumentai – tai dokumentai, kuriuose būtinai yra teisinė informacija.

Jame yra keletas funkcijų:

viešųjų santykių reguliavimas;
spausdinta/elektroninė forma;
visų teisinės technikos dokumento surašymo taisyklių laikymasis;
privalomas pobūdis;
sudaryta kompetentingų asmenų;
sukurta teisinės veiklos procese;
teismų praktikai reikšmingi duomenys;
kūrimo ir paskelbimo pagrindas: Rusijos Federacijos teisės aktai, piliečių, juridinių asmenų valia.

Teisinių dokumentų rūšys:

Faktų taisymas – įrodymai.
Juridinių faktų fiksavimas.
Individualių sprendimų turinys.
Teisės norminiai aktai.

Teisinės dokumentacijos įvairovė

Išsamiai išanalizuokime klasifikaciją:

1. Faktų-įrodymų fiksavimas. Bet kokių faktų, turinčių juridinę reikšmę, bet savo esme jokiu būdu neteisėtų, pagrindimas. Pavyzdžiui, procesinė dokumentacija.

2. Juridinių faktų fiksavimas. Gausiausia kategorija, suskirstyta į šiuos dokumentų tipus:

teisinius statusus lemiančių faktų nustatymas (asmens tapatybės kortelės, pasai, gimimo liudijimai, santuokos liudijimai ir kt.);
teisinį režimą nustatančių faktų nustatymas (žemės naudojimas gyvenamajam pastatui statyti ar žemės ūkio reikmėms);
testamento faktų (įgaliojimo, sandorio, sutarties ir kt.) nustatymas.

3. Dokumentai su individualiais sprendimais, sukeliančiais pasekmes, yra autoritetingo pobūdžio. Teisių ir/ar pareigų atsiradimas, pasikeitimas, pasibaigimas: vadovų įsakymai, atsakingų asmenų sprendimai, teismo nuosprendžiai ir kt.

4. Teisės norminėje dokumentacijoje kažkaip yra teisės normų. Jie nustato, pakeičia ar net panaikina teisines taisykles. Sukurta tik kompetentingų institucijų, privaloma.

Reglamentas

Pagrindiniai tipai norminiai dokumentai RF:

GOST R - nacionalinis valstybės standartas;
OST - tam tikros pramonės standartas;
STP - šios įmonės standartas;
STO - mokslo ir technikos asociacijų ir draugijų standartai;
PR – tam tikros taisyklės;
P - rekomendacijos;
TU - techninės gamybos sąlygos.

Reguliavimo dokumentų įvairovė

Norminių dokumentų rūšys, aprašymas:

GOST R yra Rusijos valstybinis standartas. Nustato privalomus saugos reikalavimus tam tikros rūšies gaminiams, taip pat gamybos kontrolės būdus, laikymo, transportavimo, pakavimo ir šalinimo sąlygas.
OST - pramonės kokybės standartai, įvesti kiekvienai gamybos, darbo, paslaugų šakai. Šiandien jų yra daugiau nei 22 tūkst.
STP - įmonės standartai; sukurtas tiesiogiai jo.
SRT – veiksmas taikomas naujo tipo produktams, paslaugoms, metodikoms, technologijoms – viskam, kas naujoviška.
PR – taisyklės, nustatančios privalomas procedūras, veiklos atlikimo metodiką.
P – savanoriškos rekomendacijos bet kokio darbo įgyvendinimui.
TU - techninės sąlygos; yra panašūs į standartą, tačiau naudojami tada, kai nėra prasmės jo plėtoti, pavyzdžiui, vienkartinėje gamyboje. Tuo pačiu metu dokumentas savo turiniu neturėtų prieštarauti GOST.

Dokumento tipas „Pasas“

Apsvarstykite visų tipų dokumentus, įrodančius piliečio tapatybę:

Rusijos Federacijos pasas.
Rusijos Federacijos piliečio užsienio pasas.
Jūrininko pasas.
Sandėlyje esančių karininkų karinė kortelė.
Pabėgėlio ID.
Dokumentas, registruojantis imigranto prašymą suteikti pabėgėlio statusą.
Gyventojo kortelė.
Užsienio pasas.
Tarnautojo bilietas.
Pareigūno ID.
Gimimo liudijimas.
Dokumentas, nustatantis paleidimą iš laisvės atėmimo vietų.
Rusijos piliečio diplomatinis pasas.

Dokumentų klasifikacija skirta sujungti visą jų šakotą įvairovę į aiškiai struktūrizuotas grupes, aktualias bet kurioje veikloje. Sistema padeda dokumentų specialistams, teisininkams, finansininkams, taip pat visiems piliečiams, kurių padėtis verčia dirbti su popieriais.

PLANUOTI

1. Klasifikavimas kaip dokumentų mokslo žinių metodas.

2. Klasifikavimo objektai.

3. Klasifikuotų aibių struktūra ir ribos.

4. Klasifikavimo pagrindai.

5. Dokumentų klasifikavimas pagal dokumentavimo būdus.

6. Dokumentų klasifikavimas pagal kilmę.

7. Dokumentų klasifikavimas pagal rūšis ir veiklos sritis.

8. Dokumentų klasifikavimas pagal valdymo funkcijas.

Įvadas

Draugijoje sukurtas dokumentas įtraukiamas į atitinkamą dokumentacijos sistemą kaip jos elementas. Atskiros dokumentų rūšys ir atmainos sudaro dokumentų sistemą. Iki šiol dokumentų moksle nėra nuoseklios mokslinės dokumentų tipų ir atmainų klasifikacijos.

Svarbiausias dokumentų klasifikavimo požymis yra jo turinys. Oficialūs dokumentai gali būti suskirstyti: administraciniais klausimais; Logistika; planavimas; operatyvinė veikla; buhalterinė apskaita; personalo mokymas ir įdarbinimas; finansiniai, kredito ir užsienio prekybos klausimai ir kt.

1. Klasifikavimas kaip dokumentų mokslo žinių metodas.

Istoriškai susiformavusios klasifikavimo sistemos fiksuoja bendrą žmogaus informacijos formavimosi vaizdą, kurio tyrimas turi didelę reikšmę teorijos raidai apskritai ir dokumentinių klasifikacijų teorijos raidai konkrečiai.

Dokumentiniuose šaltiniuose esanti informacija pagal savo reikšmę gali būti trumpalaikė, ilgalaikė, nuolatinė. Atitinkamai dokumentinė medžiaga skirstoma priklausomai nuo joje esančios informacijos vertės – laikino saugojimo terminai, ilgalaikiai, nuolatiniai. Informacija gali įgyti mokslinę, praktinę ir istorinę reikšmę iškart po jos sukūrimo arba po kurio laiko (dažniau tai nutinka su mokslinėmis idėjomis). Informacija, išliekamosios mokslinės vertės dokumentas, tampa nuolatinės vertės istoriniu šaltiniu.

2. Klasifikavimo objektai.

Kiekvienas dokumentas visada, bet dažnai netiesiogiai, turi:

kūrimo tikslas, nulemiantis jo turinį (bendruoju atveju jis gali būti suformuluotas kaip suteikiantis dokumento vartotojui būtiną subjekto suvokimą apie objektą);

struktūra (arba tinka struktūrizuoti);

Įvykio momentas

· galiojimo laikas, poveikis vartotojui (įskaitant ∞);

pateikimo forma, kuri gali keistis tobulėjant poreikiams ir techninėms galimybėms;

· patikimumo, neiškraipymo ir konfidencialumo užtikrinimo priemonės;

· tam tikras daugialypis, nes jis atsiranda periodiškai, kaip kintamo objekto atspindys ir gali būti tuo pačiu metu iš skirtingų duomenų teikėjų.

1 schema

DOKUMENTŲ KLASIFIKACIJA

Valstybinio pobūdžio dokumentai	Tarptautinio pobūdžio dokumentai	Su politine kova susiję dokumentai	Istoriniai dokumentai	Asmeninio pobūdžio dokumentai	Literatūros žanro dokumentai
laiškai, potvarkiai, įsakymai, įstatymai, kalbos valstybininkai, valstybinių įvykių protokolai...	sutartys, susitarimai, protokolai, verslo korespondencija...	programos, kreipimaisi, politikų kalbos, proklamacijos, deklaracijos...	kronikos, metraščiai, metraščiai, istoriniai raštai...	memuarai, dienoraščiai, laiškai, liudininkų pasakojimai...	proza, poezija, drama, epas, mitai, dainos, satyra, populiarios išraiškos...

3. Klasifikuotų aibių struktūra ir ribos.

Dokumentų suvienodinimas – vieno tipo ir atmainų dokumentų rinkinio, skirto panašioms valdymo situacijoms, sukūrimas, vienodų formų ir jų rengimo taisyklių kūrimas, šabloninių tekstų kūrimas ir kūrimas. Standartizacijos teisinį pagrindą Rusijos Federacijoje nustato įstatymai, taip pat valstybiniai standartai. Vienijimas ir standartizavimas yra glaudžiai susiję. Suvienijimo objektai:

1) dokumentų formą ir juose esančių rekvizitų sudėtį,

2) dokumentacijos sistemos,

3) dokumentų tekstai,

4) dokumentų rūšys ir rūšys.

Sukurtos unifikuotos formos sujungiamos į vieningas dokumentacijos sistemas. Standartizaciją šalyje valdo Rusijos „Gosstandart“.

Dokumentų suvienodinimas vykdomas siekiant sumažinti naudojamų dokumentų skaičių, tipizuoti jų formas, sumažinti jų tvarkymo sudėtingumą, pasiekti įvairių to paties pavadinimo dokumentų sistemų ir susijusių valdymo funkcijų informacijos suderinamumą, daugiau efektyvus naudojimas biuro įranga (2 schema).

Dokumentų standartizavimas yra atliekamo suvienijimo ir jo prievartos lygio teisinio įtvirtinimo forma (valstybinis standartas - GOST, pramonės standartas - OST, respublikinis standartas - PCT). Standartų taikymas gerina dokumentų kokybę.

Tarnybiniame darbe galioja vienodi valdymo dokumentų įforminimo reikalavimai ir taisyklės, kurias nustato valstybės teisės aktai.

2 schema

Vieninga dokumento forma, standartinė vieningo dokumento forma, specializuota vieningo dokumento forma, dokumento pavyzdžio forma, vieningas dokumentas

„Vieninga dokumentavimo sistema. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentų įforminimui“ yra organizacinės ir administracinės dokumentacijos įforminimo pagrindas. Šis standartas nustato: dokumentų detalių sudėtį; dokumentų rekvizitų registravimo reikalavimai; reikalavimai formoms ir popierizmui; blankų su Rusijos Federacijos valstybės herbo, Rusijos Federaciją sudarančių subjektų emblemų gamybos, apskaitos, naudojimo ir saugojimo reikalavimai.

Šis standartas taikomas organizaciniams ir administraciniams dokumentams, susijusiems su vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema (USORD), įtraukta į visos Rusijos valdymo dokumentacijos klasifikatorių (OKUD) ir naudojamiems veikloje:

federalinės vyriausybės organai, Rusijos Federacijos steigiamųjų vienetų, įskaitant Rusijos Federacijos steigiamus subjektus, vyriausybinės institucijos, kurios kartu su rusų kalba yra valstybinė Nacionalinė kalba, vietos valdžia ;

· įmonės, organizacijos ir jų asociacijos, nepriklausomai nuo nuosavybės formos ir teisinės formos.

Kiekvienas dokumentas susideda iš elementų, vadinamų atributais. Skirtingi dokumentai turi skirtingą detalių rinkinį. Duomenų rinkinys, tam tikru būdu išdėstytas dokumente, sudaro šio dokumento formą. Tam tikro tipo dokumentams būdingos formos vadinamos standartinėmis. Grafiniai modeliai arba dokumentų konstravimo schemos vadinamos „formos pavyzdžiu“.

Išsami informacija apie valdymo dokumentus:

01 - Nacionalinis herbas RF;

02 - Rusijos Federacijos subjekto emblema;

04 - organizacijos kodas;

05 - dokumento formos kodas;

06 - organizacijos pavadinimas;

07 - informaciniai duomenys apie organizaciją;

08 - dokumento tipo pavadinimas;

09 - dokumento data;

10 - dokumento registracijos numeris;

12 - dokumento sudarymo ar paskelbimo vieta;

13 - prieigos prie dokumento apribojimo spaudas;

16 - rezoliucija;

17 - teksto pavadinimas;

18 - kontrolinis ženklas;

19 - dokumento tekstas;

20 - ženklas apie programos buvimą;

21 - parašas;

22 - dokumento patvirtinimo antspaudas;

23 - dokumentų patvirtinimo vizos;

24 - spausdinti;

25 - žyma ant kopijos patvirtinimo;

26 - ženklas apie atlikėją;

27 - pažyma apie dokumento įforminimą ir išsiuntimą į bylą;

28 - pažyma apie dokumento gavimą organizacijoje;

29 - dokumento elektroninės kopijos identifikatorius.

4. Klasifikavimo pagrindai.

Dokumentų klasifikavimas, dokumentų skirstymas į klases vyksta dėl įvairių priežasčių. Informacija dokumentuose fiksuojama raidėmis, skaičiais, stenografiniais ir kitais ženklais, piešiniais, nuotraukomis, garso įrašais ir kt.

Yra įvairių dokumentų (arba pagrindinių sudėtinių dokumentų elementų) klasifikavimo pagrindų. Įskaitant:

1. Pagal dokumento paskirtį.

· Objekto identifikavimas.

· Sertifikavimas, kad objektas turi tam tikrų savybių.

· Atspindintys objekto būklės pokyčius.

2. Pagal taikymo sritį (dažniausiai vartojami pavadinimai).

· Valstybė.

· Namų ūkis.

· Ekonominis.

· Valdymas

· Teisinė.

· Literatūrinis ir meninis.

· Istorinis (bet koks dokumentas, pavyzdžiui, atsiradęs seniai ir turintis neįprastos bei reikšmingos informacijos, gali būti laikomas istoriniu.

3. Pagal pateikimo formą.

· Oralinis.

· Parašyta.

· Mašinų reprezentacijoje.

4. Duomenų laikmena (popierine Įvairios rūšys, įvairios magnetinės ir optinės laikmenos, taip pat daugybė egzotiškų variantų).

5. Pagal privalomą prieinamumą ir naudojimą

6. Pagal naudojimo plotį.

7. Pagal standartizacijos lygį.

8. Pagal dokumente naudojamą kalbą ar simbolių sistemą.

5. Dokumentų klasifikavimas pagal dokumentavimo būdus.

Dokumentacija – informacijos įrašymas įvairiose laikmenose pagal nustatytas taisykles.

Dokumentuotos informacijos nešiklis yra materialus objektas, naudojamas kalbos, garso ar vaizdinės informacijos fiksavimui ir saugojimui, taip pat ir konvertuota forma. Dokumentavimo priemonės – priemonės, kuriomis asmuo kuria dokumentus (paprastas, mechaninis, elektromechaninis). Dokumentacijos įrankiai yra rašomosios mašinėlės, kompiuterinė įranga, magnetofonai, diktofonai, foto, kino, vaizdo įranga.

Priklausomai nuo to, kokia dokumentavimo priemonė naudojama, yra ir dokumentavimo būdų.

1. Tekstinė dokumentacija.

Tekstinis dokumentas: dokumentas, kuriame yra garso informacija, užfiksuota bet kokio tipo raštu ar bet kokia garso įrašymo sistema. Tekstinė dokumentacija yra plačiausiai naudojama. Jos pagalba dokumentuojama valstybinių įstaigų, įmonių ir asmenų veikla.

2. Techninė dokumentacija.

Techninė dokumentacija yra techninės minties fiksavimo būdas. Techniniai dokumentai – apibendrinantis pavadinimas dokumentams, atspindintiems statybos ir technologinio projektavimo, projektavimo, inžinerinių tyrimų ir kitų pastatų ir statinių statybos bei pramonės gaminių gamybos darbų rezultatus.

Techninėje dokumentinėje medžiagoje saugomi darbo procesai, gamybos priemonės (brėžiniai, brėžiniai, skaičiavimai, grafikai, techninius aprašymus ir kt.) Tai taip pat dokumentacija, susijusi su geodezija, kartografija, hidrometeorologine tarnyba.

3. Foto, filmų, video dokumentacija.

Fotografinis dokumentas yra vaizdinis dokumentas, sukurtas fotografiniu būdu. Fotografinių dokumentų ypatumas yra tas, kad jie atsiranda įvykių momentu, todėl dėl savo tikslumo, aiškumo yra labai vertingi ir plačiai naudojami įvairiose žmogaus veiklos srityse: medicinoje, moksle, mene, teismų praktika, žurnalistikoje ir kt. Mikrokopijavimo pagalba gaunamos dokumentų kopijos.

Filmo dokumentas – vaizdinis ir audiovizualinis dokumentas, sukurtas kinematografiniu būdu. Kino dokumentas atspindi įvykius dinamikoje, judėjime. Dabar plačiai paplito vaizdo dokumentai, filmuoti ant magnetinės juostos.

Fotografinis dokumentas yra dokumentas, kuriame yra garso informacija, įrašyta bet kuria garso įrašymo sistema. Garso ir vaizdo dokumentai yra plačiai naudojami.

4. Dokumentai mašininėse laikmenose. Elektroninė dokumentacija.

Specialių medžiagų nešiklių pagalba, ant kurių duomenis fiksuoja specialūs simboliai, dokumentai kuriami naudojant informaciją tik mašinai suprantama forma. Kad žmogus skaitytų mašinos apdorotą informaciją, ji turi būti paversta vizualiniam suvokimui tinkama forma.

Dokumentas mašinų laikmenoje – tai dokumentas, sukurtas naudojant laikmenas ir įrašymo būdus, užtikrinančius jo informacijos apdorojimą elektroniniu kompiuteriu.

Mašinos dokumentacijos išvaizda nepanaikina ankstesnių informacijos įrašymo būdų. Taip pat kaip tradicinės pažiūros naujausiose žiniasklaidos priemonėse dokumentai atsiranda vis sudėtingesnių netradicinių dokumentų tipų.

6. Dokumentų klasifikavimas pagal kilmę.

Visi įmonėje cirkuliuojantys dokumentai gali būti klasifikuojami pagal šiuos kriterijus.

Pagal pavadinimą yra daug įvairių dokumentų. Štai tik keletas: įsakymai, įsakymai, planai ir ataskaitos, aktai, protokolai, sutartys, chartijos, instrukcijos, pažymos, ataskaitos, aiškinamieji raštai, oficialūs laiškai, telegramos, standartai, specifikacijos, mokėjimo prašymai ir nurodymai, įgaliojimai ir kt. .

Autorius kilmės dokumentai skirstomi į oficialius, rengiamus įmonėse, organizacijose ir asmeninius (piliečių laiškai su skundais, pasiūlymais, prašymais).

7. Dokumentų klasifikavimas pagal rūšis ir veiklos sritis.

Pagal suvienodinimo laipsnį dokumentai išskiriami kaip individualūs, standartiniai, šabloniniai, pavyzdiniai ir unifikuoti anketos ir lentelės forma.

Individualūs dokumentai sukurta konkrečių organizacijų vidiniam naudojimui.

Tipiškas yra aukštesnių institucijų sukurti dokumentai vienarūšes funkcijas atliekančioms organizacijoms ir yra privalomi.

Ekrano dokumentai turėti iš anksto atspausdintą tekstą su tarpais, kurie užpildomi baigiant dokumentą, atsižvelgiant į konkrečią situaciją. Tokie dokumentai yra perspektyvūs, nes sutaupo ruošimo laiko.

Dokumentų pavyzdžiai yra orientacinio pobūdžio ir pagal analogiją naudojami rengiant bei įforminant dokumentus.

Klausimynas- vieningo teksto pateikimo būdas, kai pastovi informacija yra kairėje lapo pusėje, o kintamasis įvedamas į dokumentą jį sudarant dešinėje lapo pusėje.

stalo- dokumentas, kuriame pastovi informacija pateikiama stulpelio ir šoninės juostos antraštėse (eilučių antraštėse), o kintamasis (skaitine ar žodine išraiška) - atitinkamų stulpelių ir eilučių sankirtoje.

Tekstas, pateiktas lentelės pavidalu, turi didelę informacinę talpą, leidžia griežtai klasifikuoti ir koduoti informaciją bei lengvai apibendrinti panašius duomenis. Personalo lentelė, planas, atostogų grafikas ir kiti dokumentai sudaromi lentelės forma.

8. Dokumentų klasifikavimas pagal valdymo funkcijas.

Autorius sunkumo laipsnis dokumentai skirstomi į paprastus ir sudėtingus. Paprastuose dokumentuose nagrinėjama viena problema, o sudėtinguose – kelios problemos.

Autorius viešumo laipsnis Atskirkite atvirus (neslaptus) ir ribotos prieigos dokumentus. Ribotos prieigos dokumentai yra skirtingo slaptumo laipsnio: itin slapti, slapti, tarnybinio naudojimo dokumentai (DSP), klasifikuojami kaip „konfidencialūs“.

Autorius juridinę galią dokumentai skirstomi į tikrus ir netikrus. originalūs dokumentai yra galiojantys ir negaliojantys. Dokumentas netenka galios, kai pasibaigia jo galiojimo laikas arba jį panaikina kitas dokumentas.

Autorius terminai dokumentai skirstomi į skubius ir neskubūs. Skubūs dokumentai – tai dokumentai su įstatymų ir atitinkamų teisės aktų nustatytais terminais, taip pat telegramos ir kiti dokumentai, pažymėti „skubu“.

Autorius galiojimo laikas dokumentai skirstomi į laikino ir nuolatinio saugojimo termino dokumentus. Laikinojo saugojimo dokumentai savo ruožtu skirstomi į dokumentus, kurių saugojimo terminas yra iki 10 metų ir virš 10 metų.

Autorius prievolės laipsnis dokumentai yra informaciniai, turintys informacijos ir faktų apie organizacijų gamybinę ir kitą veiklą, o direktyviniai – privalomi vykdyti, turintys teisės ar techninės normos pobūdį.

Svarbiausias dokumentų klasifikavimo požymis yra jo turinys. Tarnybinius dokumentus galima suskirstyti į: administraciniais klausimais; Logistika; planavimas; operatyvinė veikla; buhalterinė apskaita; personalo mokymas ir įdarbinimas; finansiniai ir kredito bei užsienio prekybos klausimai ir kt.

Visi įmonėje cirkuliuojantys dokumentai gali būti klasifikuojami pagal šiuos kriterijus.

Pagal pavadinimą yra daug įvairių dokumentų. Štai tik keletas iš jų: įsakymai, instrukcijos, planai ir ataskaitos, aktai, protokolai, sutartys, chartijos, instrukcijos, pažymos, ataskaitos, aiškinamieji raštai, oficialūs laiškai, telegramos, standartai, specifikacijos, mokėjimo prašymai ir nurodymai, įgaliojimai ir tt d.

Pagal informacijos įrašymo būdą rašomi dokumentai (ranka, spausdinimo mašinėle, tipografiniai, rengiami dauginimo aparatais, spausdinami asmeniniais kompiuteriais), grafiniai ir fotofono-filminiai dokumentai.

Pagal sudėtingumo laipsnį dokumentai skirstomi į paprastus ir sudėtingus. Paprastuose dokumentuose nagrinėjama viena problema, o sudėtinguose – kelios problemos.

Pagal viešumo laipsnį dokumentai yra atviri (neslapti) ir ribotos prieigos dokumentai. Ribotos prieigos dokumentai yra skirtingo slaptumo laipsnio: itin slapti, slapti, tarnybinio naudojimo dokumentai (DSP), pažymėti „konfidencialu“.

Pagal juridinę galią dokumentai skirstomi į tikrus ir netikrus. Tikri dokumentai galioja ir negalioja. Dokumentas netenka galios, kai pasibaigia jo galiojimo laikas arba jį panaikina kitas dokumentas.

Pagal vykdymo terminus dokumentai skirstomi į skubius ir neskubus. Skubūs dokumentai – tai dokumentai su įstatymų ir atitinkamų teisės aktų nustatytais terminais, taip pat telegramos ir kiti dokumentai, pažymėti „skubu“.

Pagal kilmę dokumentai skirstomi į oficialius, rengiamus įmonėse, organizacijose ir asmeninius (piliečių laiškai su skundais, pasiūlymais, prašymais).

Pagal saugojimo terminus dokumentai skirstomi į laikino ir nuolatinio saugojimo terminus. Laikinojo saugojimo dokumentai savo ruožtu skirstomi į dokumentus, kurių saugojimo terminas yra iki 10 metų ir virš 10 metų.

Pagal prievolės laipsnį dokumentai yra informaciniai, kuriuose yra informacijos ir faktų apie gamybinę ir kitą organizacijų veiklą, o direktyviniai – privalomi, turintys teisės ar techninės normos pobūdį.

Pagal suvienodinimo laipsnį dokumentai išskiriami kaip individualūs, standartiniai, šabloniniai, pavyzdiniai ir unifikuoti anketos ir lentelės forma.

Individualius dokumentus vidiniam naudojimui rengia konkrečios organizacijos.

Tipiniai dokumentai yra aukštesnių institucijų sukurti vienarūšes funkcijas atliekančioms organizacijoms ir yra privalomi.

Trafaretiniuose dokumentuose yra iš anksto atspausdintas tekstas su tarpais, kurie užpildomi baigiant dokumentą, atsižvelgiant į konkrečią situaciją. Tokie dokumentai yra perspektyvūs, nes sutaupo ruošimo laiko.

Pavyzdiniai dokumentai yra orientacinio pobūdžio ir pagal analogiją naudojami dokumentams rengti ir įforminti.

Klausimynas - vieningo teksto pateikimo būdas, kai pastovi informacija yra kairėje lapo pusėje, o kintamasis įvedamas į dokumentą jo sudarymo procese dešinėje lapo pusėje.

Lentelė – tai dokumentas, kurio stulpelių ir šoninių juostų antraštėse (eilučių antraštėse) dedama pastovi informacija, o kintamasis (skaitine ar žodine prasme) – atitinkamų stulpelių ir eilučių sankirtoje.

Lentelės pavidalu pateikiamas tekstas turi didelę informacijos talpą, leidžia griežtai klasifikuoti ir koduoti informaciją bei lengvai apibendrinti panašius duomenis. Personalo lentelė, planas, atostogų grafikas ir kiti dokumentai sudaromi lentelės forma.

Ukrainos valstybiniame valdymo dokumentų klasifikatoriuje DK 010-98, galiojusiame nuo 99-06-01, yra šios dokumentų klasės:

banko dokumentacija;

finansiniai dokumentai;

planavimo dokumentacija;

išteklių dokumentacija;

Prekybos dokumentai;

užsienio prekybos dokumentai;

kainų dokumentacija;

darbo, socialinių klausimų ir gyventojų socialinės apsaugos dokumentavimas;

vartojimo paslaugų gyventojams dokumentavimas;

Pensijų fondo dokumentai;

žodyno informaciniai dokumentai.

Dokumentacijos sistemos

Pagal Ukrainos valstybinį valdymo dokumentacijos klasifikatorių DK 010-98, dokumentacijos sistema yra tarpusavyje susijusių dokumentų rinkinys, kuris naudojamas tam tikroje veiklos srityje.

Įstaigos, organizacijos, įmonės veikla atsispindi įvairiuose dokumentuose, kurie yra tarpusavyje susiję ir sudaro tam tikroje srityje naudojamas dokumentacijos sistemas. Yra daug dokumentacijos sistemų, kurios klasifikuojamos pagal įvairius kriterijus (teritorinis, funkcinis, valdymo lygis ir kt.). Išskiriamos funkcinės dokumentacijos sistemos – organizacinės ir administracinės, planavimo, atskaitomybės, statistinės ir kt., t.y. bendras visiems valdymo organams. Sektorinėmis valdžios organų (ministerijų, departamentų) veiklą atspindinčios dokumentacijos sistemos laikomos sektorinėmis. Galima išskirti įvairias dokumentacijos posistemes pagal valdymo lygius, jos viena su kita glaudžiai susijusios ir jas sunku atskirti.

Mūsų šalyje, plėtojant valdymo procesų automatizavimą, buvo sukurtos vieningos dokumentacijos sistemos. Vieningos dokumentų sistemos apibrėžimą, tikslą, sudėtį nustato GOST. Skirtingų sistemų dokumentai turi turėti vieningą formą.

Vieninga dokumentų sistema (UDS) – pagal vienodas taisykles ir reikalavimus sukurta dokumentų sistema, kurioje yra informacija, reikalinga tam tikros veiklos srities valdymui.

Vieningas dokumentų formas rengia ir tvirtina ministerijos bei departamentai. Jas privaloma naudoti visose įstaigose, organizacijose, įmonėse, nepriklausomai nuo nuosavybės formos.

Ukrainos valstybinis valdymo dokumentacijos klasifikatorius DK 010-98, galiojantis nuo 99-06-01, išskiria šias dokumentavimo sistemas:

organizaciniai ir administraciniai dokumentai;

pirminė buhalterinė dokumentacija;

banko dokumentacija;

finansiniai dokumentai;

ataskaitų teikimas ir statistinė dokumentacija;

planavimo dokumentacija;

išteklių dokumentacija;

Prekybos dokumentai;

užsienio prekybos dokumentai;

kainų dokumentacija;

darbo, socialinių klausimų ir gyventojų socialinės apsaugos dokumentacija;

vartojimo paslaugų gyventojams dokumentacija;

buhalterinė apskaita ir apskaitos dokumentacija;

dokumentai apie pensijų fondą;

informacija ir informaciniai dokumentai.

Organizacinė ir administracinė dokumentacija – dokumentacijos sistema, naudojama valdymo organizaciniams ir administraciniams uždaviniams spręsti.

Organizacinė ir administracinė dokumentacija yra atskirta nuo dokumentacijos, kuri savo informaciniu pobūdžiu yra vienoda, atsižvelgiant į valstybės įstaigos, įstaigos, kuri aptarnauja biuro darbą, funkcijas.

Valdžios institucijos ir valdo vyriausybė Ukraina, visos institucijos, organizacijos ir įmonės savo veiklą atspindi administraciniuose dokumentuose. Vadovaujantis valstybės įstaigų nuostatomis, įslaptinami ir administraciniai dokumentai.

Į administracinius dokumentus, atspindinčius įstaigų administracinę ir vadybinę veiklą, yra:

nutarimai – aukščiausiųjų ir kai kurių centrinių kolegialaus valdymo organų priimti teisės aktai, kuriais siekiama išspręsti svarbiausius ir esminius šių organų uždavinius bei nustatyti stabilias elgesio taisykles.

sprendimai – vykdomųjų komitetų priimti teisės aktai. Sprendimais įforminami ir kitų kolegialių organų – kolegijų, ministerijų ir departamentų, mokslo tarybų ir kt.

įsakymai – valdingo pobūdžio valstybės įstaigos valdymo aktai, skirti pareigūnui, valstybės agentūra kompetencijos, kurios yra privalomos piliečiams ir organizacijoms, kurioms skirtas įsakymas.

įstatai - taisyklių rinkiniai, reglamentuojantys organizacijų, įstaigų, draugijų ir piliečių veiklą, jų santykius su kitomis organizacijomis ir piliečiais, teises ir pareigas tam tikroje viešojo administravimo ar ekonominės veiklos srityje.

nuostatos - nuostatai, turintys konsoliduotą kodifikacinį pobūdį ir nustatantys valstybės organų sistemos, vieno organo, struktūrinio padalinio (komisijos, grupės) formavimo tvarką, struktūrą, funkcijas, kompetenciją, pareigas ir darbo organizavimą.

įsakymai - ministerijų, departamentų, departamentų ir vietinių Liaudies deputatų tarybų vykdomųjų komitetų vadovų, įstaigų, asociacijų, organizacijų ir įmonių, veikiančių vieno žmogaus buvimo principu, vadovų aktai. Įsakymas išduotas siekiant išspręsti pagrindines šios įstaigos veiklos užduotis.

nurodymai - valdžios institucijos (ar jos vadovo patvirtinti) leidžiami teisės aktai, kuriais nustatomos taisyklės, reglamentuojančios įstaigų, organizacijų, įmonių (jų padalinių ir tarnybų) organizacinius klausimus, mokslinius, techninius, technologinius, finansinius ir kitus specialiuosius veiklos aspektus. ), pareigūnai ir piliečiai. Taip pat pateikiami nurodymai išaiškinti ir nustatyti teisės aktų ir administracinių dokumentų taikymo tvarką.

protokolai - dokumentai, fiksuojantys klausimų svarstymo ir sprendimų priėmimo posėdžiuose, posėdžiuose, konferencijose ir kolegialių organų posėdžiuose eigą.

memorandumai ir aiškinamieji raštai: memorandumai - vadovybei skirti dokumentai, kuriuose nurodoma bet kokia problema su rengėjo išvadomis ir pasiūlymais; aiškinamieji raštai - 1) dokumentai, paaiškinantys tam tikrų pagrindinio dokumento (plano, ataskaitos, projekto) nuostatų turinį; 2) pareigūno pranešimai, paaiškinantys bet kokį veiksmą, faktą, įvykį, pateikti aukštesniam pareigūnui.

aktai – kelių asmenų surašyti ir patvirtinantys dokumentai nustatytų faktų ar įvykius.

ataskaitos ir kt.

Pirminė apskaitos dokumentacija – dokumentacijos sistema, naudojama verslo subjektų, organizacijų, kurios nevykdo verslumo, visų nuosavybės formų gamybinei ir ūkinei veiklai valdyti.

Banko dokumentacija – dokumentų sistema, naudojama atsiskaitymams ir piniginėms operacijoms per bankus atlikti.

Finansinė dokumentacija – dokumentacijos sistema, naudojama finansiniams santykiams tarp ūkio subjektų organizuoti.

Ataskaitų teikimas ir statistinė dokumentacija – dokumentavimo sistema, naudojama valstybės statistikos problemoms spręsti ir statistinei informacijai gauti.

Ataskaita – dokumentas, kuriame pateikiama informacija apie tam tikro laikotarpio veiklos rezultatus. Įstaigos ataskaitinė dokumentacija susideda iš kelių dokumentų rinkinių: valstybinės statistinės atskaitomybės; padalinių ataskaitų teikimas; vidinės ataskaitos.

Valstybinės statistinės atskaitomybės dokumentų formas rengia Ukrainos valstybinis statistikos komitetas ir jos yra privalomos visoms įstaigoms, organizacijoms ir įmonėms. Žinybinių ataskaitų dokumentų formas rengia ministerijos ir departamentai. centrinis bankas Ukraina, Ukrainos valstybinė mokesčių tarnyba ir Ukrainos finansų ministerija pateikia apskaitos ir atskaitomybės, mokesčių atskaitomybės formas, privalomas visoms organizacijoms. Departamentų ataskaitų formas rengia federalinės vykdomosios valdžios institucijos, vykdančios sektorių valdymą.

Valstybinę statistinę ir žinybinę atskaitomybę nustatytais terminais pateikia atitinkama teritorinė įstaiga. Pagal pateikimo sąlygas jis gali būti dešimties dienų, mėnesio, ketvirčio, pusmečio ir metinis.

Kiekviena institucija rengia vidines ataskaitas apie planų, užduočių vykdymą, vienkartinius vadovybės nurodymus arba aukštesnės organizacijos nurodymus. Tokio pobūdžio ataskaitinius dokumentus rengia specialistai struktūriniai padaliniai ir pateikti šios ar aukštesnės organizacijos vadovybei. Tarpinstituciniai atskaitomybės dokumentai gali būti vadinami: ataskaita arba ataskaitinio pobūdžio pažyma.

Valstybinė statinė ir žinybinė atskaitomybė sudaroma pagal patvirtintas unifikuotas formas ir pagal patvirtintus norminius dokumentus.

Planavimo dokumentacija – dokumentavimo sistema, naudojama ūkio plėtros prognozavimo ir planavimo problemoms spręsti.

Planavimo rezultatai fiksuojami planavimo dokumentuose, kurie turi tokius pavadinimus: planas, ilgalaikis planas, programa, grafikas, schema, bendroji schema.

Planavimo dokumentų ypatumas yra tas, kad jie visada rengiami konkrečiam laikotarpiui: keleriems metams, metams, šešiems mėnesiams, ketvirčiui, mėnesiui arba tam tikros rūšies darbų laikotarpiui.

Federalinius planus, programas, bendrąsias schemas Ukrainos Vyriausybės sprendimu kuria viena ar daugiau ministerijų ar departamentų. Projektai prieš pateikiant juos tvirtinti Ukrainos Vyriausybei m be nesėkmės pereiti derinimo etapą su visomis suinteresuotomis institucijomis. Federalinės programos, planai ir bendrosios schemos tvirtinamos Ukrainos vyriausybės dekretais.

Sektorinius planus ir programas rengia vykdomoji valdžia, pavaldžioms institucijoms ir organizacijoms. Juos tvirtina vykdomosios valdžios institucijos (ministerijos ar departamento) vadovas ir jie yra privalomi. Jų įgyvendinimo kontrolę vykdo atitinkama federalinė vykdomoji institucija.

Teritorines programas, planus, schemas rengia teritorijų, rajonų, rajonų, miestų ir kitų teritorinių subjektų administracijos ir jos veikia teritorijoje. Paprastai jie susiję su socialiniais ir ekonominis vystymasis ir apželdinimas.

Atskiros organizacijos veiklos planavimas, kaip taisyklė, vykdomas plano, programos ar tvarkaraščio forma. Jeigu įstaigoje yra kolegijos, tarybos, komisijos, planuojama ir jų veikla.

Planavimo dokumentus rengia vadovybė, įtraukdama kvalifikuotus specialistus, ir jie turi praeiti derinimo ir tvirtinimo etapą.

Programą pasirašo už programos rengimą atsakingas skyriaus vedėjas. Programas tvirtina aukštesnės ar tam tikros organizacijos ar kolegialaus organo (susirinkimo, tarybos, kolegijos ir kt.) vadovas.

Planas – dokumentas, kuriame nustatytas numatytų vykdyti veiklų sąrašas, jų seka, apimtis, laikas, atsakingi vykdytojai. Planų forma dažniausiai yra lentelė.

Organizacijų planai sudaromi pagal bendrą formą. Privalomi plano duomenys yra: organizacijos pavadinimas, dokumento rūšies pavadinimas, data, dokumento numeris, plano sudarymo vieta, teksto pavadinimas, parašas, antspaudas. patvirtinimas. Struktūrinių padalinių planai sudaromi ant standartinių popieriaus lapų su visomis reikiamomis detalėmis.

Darbo planus ar veiklą pasirašo plėtros skyrių vadovai, planus tvirtina aukštesnės institucijos ar šios organizacijos vadovas.

Kainų dokumentacija – dokumentavimo sistema, naudojama kainų analizės ir kainodaros problemoms spręsti.

Išteklių dokumentacija – dokumentacijos sistema, naudojama resursų valdymo problemoms spręsti.

Prekybos dokumentacija – dokumentacijos sistema, naudojama prekybos valdymo uždaviniams spręsti.

Visos įmonių vykdomos prekybos operacijos turi būti be priekaištų dokumentuojamos. Ypatingas dėmesys turėtų būti skiriamas teisiniams dokumentams, nes be jų šios operacijos bus negaliojančios.

Galiojantys teisės aktai numato specialias teisines prekybos dokumentų tvarkymo taisykles, tai yra, jei jų nebus laikomasi, dokumentas neturės teisinės galios. Tai apima: turinį, formą, registravimo ir vykdymo tvarką, taip pat reglamentuoja įstatymu.

Prekybos įmonės, vykdydamos savo finansinę ir ūkinę veiklą, užmezga ryšius su savo partneriais. Pirmiausia sudaromos sutartys, o tada atliekami skaičiavimai.

Prekybos veikloje įmonės dažniausiai naudojasi pardavimo sutartimis. Pirkimo-pardavimo sutartimi pardavėjas įsipareigoja perduoti turtą (daiktą, prekes) nuosavybėn, t.y. visiškas pirkėjo ūkinis ar operatyvus valdymas, o pirkėjas įsipareigoja priimti turtą ir sumokėti už jį tam tikrą kainą.

Sutarties sudarymas yra sudėtinga ir atsakinga sandorio dalis.

Sutartis atlieka šias funkcijas:

Teisiškai įtvirtina partnerių santykius, suteikdamas jiems charakterį, kurio vykdymo pareigą saugo įstatymas;

Nustato įsipareigojimų vykdymo tvarką ir būdus;

Numato būdus apsaugoti įsipareigojimų saugumą.

Ilgalaikės sutartys leidžia įmonei planuoti veiklą, nustatyti plėtros perspektyvas. Visus sutartyje nepaminėtus ūkinių santykių aspektus reglamentuoja galiojantys teisės aktai, t.y. yra tam tikri sutarčių vykdymo reikalavimai.

Darbo, socialinių klausimų ir gyventojų socialinės apsaugos dokumentacija – dokumentavimo sistema, naudojama darbo išteklių valdymo ir socialinės apsaugos problemoms spręsti.

Buhalterinė dokumentacija – dokumentavimo sistema, naudojama biudžetinių ir savo lėšomis išlaikomų įstaigų bei organizacijų apskaitos problemoms spręsti.

Apskaitos dokumentai dokumentuoja visas verslo operacijas tokia seka, kokia jos atliekamos. Taip užtikrinama nuolatinė, nenutrūkstama visų apskaitos objektų apskaita; buhalterinių įrašų, padarytų remiantis įrodomąją galią turinčiais dokumentais, teisinis pagrindimas; dokumentų naudojimas organizacijų ūkinės veiklos einamajai kontrolei ir operatyviniam valdymui; turto saugos kontrolė, nes dokumentai patvirtina materialinę darbuotojų atsakomybę už jiems patikėtas vertybes; teisėtumo stiprinimas, nes dokumentai yra pagrindinis informacijos šaltinis, leidžiantis vėliau kontroliuoti kiekvienos ūkinės operacijos teisingumą, tikslingumą ir teisėtumą atliekant dokumentų auditą.

Pagrindinės ypatybės, pagal kurias klasifikuojami apskaitos dokumentai:

paskyrimu;

Pagal paskyrimą dokumentai skirstomi į administracinius, pateisinamuosius, buhalterinius ir kombinuotus.

Administraciniai dokumentai yra tokie dokumentai, kuriuose yra nurodymas atlikti tam tikrą verslo operaciją. Pagrindinis jų tikslas – vadovų nurodymų perdavimas tiesioginiams vykdytojams. Daugelis operacijų atliekamos tik turint atitinkamą administracinį dokumentą.

Administraciniai dokumentai apima įsakymus, nurodymus, priėmimo ir atleidimo iš darbo, atostogų įrašus.

Šiuose dokumentuose dar nėra ūkinių operacijų faktų patvirtinimo, todėl jie patys savaime negali būti ūkinių operacijų apskaitos pagrindu.

Išteisinamieji (arba vykdomieji) yra dokumentai, surašantys jau atliktas operacijas. Jie sudaromi operacijų metu ir patvirtina pavedimo ar nurodymo įvykdymo faktą. Pavyzdžiui, atlyginimų už darbo užmokesčio, važtaraščiai, aktai, sąskaitos faktūros, kvitai, nurodantys vertybių priėmimą, ir daugelis kitų.

Apskaitos dokumentai – tai dokumentai, kuriuos apskaitos aparatas sukuria apskaitos registrams rengti, taip pat jiems palengvinti, sumažinti ir supaprastinti.

Apskaitos dokumentai surašomi buhalterijoje pagal anksčiau išduotus administracinius ir patvirtinamuosius dokumentus. Jie skirti apskaitos registrams atspindėti apskaitos registruose, siekiant pagreitinti apskaitos procesą. Šiuose dokumentuose nėra pavedimo atlikti ūkinę operaciją ir nėra patvirtinimo apie jos įvykdymo faktą. Pavyzdžiui, ieškinio reikalavimo dydžio apskaičiavimas, ilgalaikio ir nematerialiojo turto nusidėvėjimo skaičiavimas, prekių nuostolių skaičiavimas ir kt.

Apskaitos dokumentuose taip pat yra apskaitos išrašai. Jie surašomi tais atvejais, kai reikia pervesti sumą iš vienos sąskaitos į kitą, įforminti sąskaitos uždarymą, ištaisyti sąskaitose padarytas klaidas ir pan. To poreikis iškyla gana dažnai, todėl buhalterinėje praktikoje tokios pažymos yra labai paplitusios.

Kombinuoti dokumentai yra tie, kurie sujungia kelių rūšių dokumentų požymius: administracinius ir išteisinamuosius, išteisinamuosius ir apskaitos dokumentus ir kt. Jie tarnauja ir kaip nurodymas atlikti šią operaciją, ir kaip jos vykdymo pagrindimas, fiksuoja operaciją ir tuo pačiu yra nuoroda, kokia tvarka ji atsispindi apskaitoje. Pavyzdžiui, grynųjų pinigų įplaukos ir išlaidos, atskaitingų asmenų avansinės ataskaitos, medžiagų išdavimo reikalavimai, limito tvoros kortelės, darbo užmokesčio išrašai, pranešimai apie pinigines įmokas į einamąją sąskaitą ir kt.

Kelių dokumentų tipų ypatybių sujungimas viename dokumente supaprastina jų apskaitos tvarkymą, sumažina dokumentų skaičių ir jų įsigijimo išlaidas. Kombinuoti dokumentai sudaromi siekiant sumažinti dokumentų apie verslo operacijas, kurios organizacijoje kartojasi daug kartų per trumpą laiką, skaičių.

pagal surašymo būdą (tvarką);

Pagal surašymo būdą (tvarką) išskiriami pirminiai ir suvestiniai dokumentai.

Pirminiai dokumentai yra dokumentai, kurie atspindi visas verslo operacijas iš karto jų užbaigimo metu. Tai pirmasis oficialus įrodymas, kad šios operacijos iš tikrųjų buvo atliktos. Pirminiais dokumentais priskiriami grynųjų pinigų įplaukimo ir išvežimo orderiai, važtaraščiai, priėmimo aktai, pavedimai, kvitai ir kt. Pirminio dokumento pavyzdys taip pat gali būti naudojamas kaip kredito pažyma. Jis sudaromas gavus medžiagas sandėlyje ir nurodo, kaip sandėlininkas įvykdė jam duotą užsakymą dėl jų priėmimo.

Suvestiniai dokumentai yra tie, kurie sudaromi pirminių dokumentų pagrindu. Jie atspindi operacijas, anksčiau atliktas atitinkamais pirminiais dokumentais. Antrinių dokumentų surašymas nėra tiesiogiai susijęs su ūkinėmis operacijomis, jie tik registruoja šias operacijas pagal pirminių dokumentų duomenis.

Suvestiniai dokumentai leidžia sumažinti įrašų skaičių apskaitos sąskaitose. Suvestiniai dokumentai apima tobulinimo lenteles, grupavimo žiniaraščius, išlaidų paskirstymo žiniaraščius, produkcijos ir medžiagų judėjimo ataskaitas (lapelius), avanso ataskaitą ir kt. Avanso ataskaita pildoma pirminių dokumentų pagrindu, kuriuose nurodomos visos įmonės patirtos išlaidos. atskaitingas asmuo. Suvestiniuose dokumentuose taip pat pateikiami darbo užmokesčio ar gatavų gaminių išrašai, įvairios vidinės ataskaitos (pavyzdžiui, materialinių vertybių judėjimo sandėlyje ataskaita) ir kt. Visuose šiuose dokumentuose, be tų, kurie turimi, būtinai yra papildomų duomenų. pirminiuose dokumentuose, kurie buvo jų sudarymo pagrindas.

Taigi suvestiniai dokumentai, pirma, skirti pirminių dokumentų duomenims sujungti ir suvestiniams rodikliams gauti, antra, pirminių dokumentų duomenims sugrupuoti, siekiant gauti papildomos informacijos apie registruotas operacijas ir šias operacijas atspindėti naujame skyriuje. Todėl suvestiniai dokumentai naudojami kaip pirminių sandorių duomenų apdorojimo priemonė.

verslo sandorių atspindėjimo būdu;

Pagal verslo operacijų atspindėjimo būdą dokumentai skirstomi į vienkartinius ir kaupiamuosius.

Vienkartiniai dokumentai atspindi vieną ar kelias verslo operacijas vienu metu. Išskirtinis bruožasšie dokumentai – iš karto po jų surašymo perduodami į buhalteriją ir gali būti apskaitos įrašų pagrindas. Pavyzdžiui, medžiagų gavimo orderiai, išlaidų paskirstymo lapai, išlaidų sąmatos, sąskaitos faktūros, priėmimo aktai, kasos orderiai, pinigų čekiai ir kt.

Kaupiamieji dokumentai naudojami įmonėje atliekamoms vienarūšėms operacijoms įforminti skirtingas laikas(savaitei, dešimtmečiui, pusei mėnesio). Jie sudaromi siekiant sumažinti dokumentų, išduodamų toms operacijoms, kurios per trumpą laiką atliekamos įmonėje, skaičių. Pavyzdžiui, žaliavų išleidimo dienos apskaitos žiniaraštis, asmeninės darbo užmokesčio sąskaitos, darbo laiko apskaitos žiniaraštis, atliktų darbų ataskaita ir kt.

sudarymo vietoje;

Pagal sudarymo vietą dokumentai skirstomi į vidinius ir išorinius.

Įmonės viduje surašomi vidaus dokumentai. Jie sudaro verslo sandorius, atliekamus tik įmonės viduje. Šie dokumentai neperžengia įmonės ribų, pavyzdžiui, darbo užmokesčio išrašai, kasos kvitų ir išlaidų orderiai ir kt.

Išoriniai dokumentai surašomi už konkrečios įmonės ribų ir įformina įmonių tarpusavio sandorius. Pavyzdžiui, sąskaitos faktūros, sąskaitos faktūros, sandorio šalių sąskaitos faktūros.

Atskiri vidiniai dokumentai tampa išoriniais dėl verslo operacijų, pavyzdžiui, pinigų čekiai, mokėjimo pavedimai. Pildant vidinius dokumentus pakanka nurodyti tik reikalaujamus rekvizitus, o surašant išorinius dokumentus taip pat būtina pridėti papildomų dokumentų rekvizitų ūkinės operacijos aprašymui užbaigti.

kokybiniais sumetimais;

Pagal kokybinius požymius dokumentai gali būti pilni ir su trūkumais. Visavertis dokumentas yra tas, kuris yra surašytas nustatytos formos, turi visus reikiamus duomenis ir teisingai atspindi tikrai įvykdytą ir teisėtą verslo sandorį. Šių reikalavimų neatitinkantis dokumentas yra sugedęs.

pagal kompiuterinių technologijų panaudojimo laipsnį.

Pagal kompiuterinės technikos panaudojimo laipsnį rengiant dokumentus jie skirstomi į dokumentus, pildomus rankiniu būdu, iš dalies užpildomus mašinomis (t. y. blankuose surašytus dokumentus) ir visiškai įformintus mašinomis (darbo užmokesčio žiniaraštis, važtaraštis, sąskaita faktūra, inventorius). sąrašą ir pan.).

Pensijų fondo dokumentacija – dokumentų sistema, naudojama pensijų aprūpinimo problemoms spręsti.

Informacinė ir informacinė dokumentacija – dokumentacijos sistema, naudojama informacinės bazės ir jos sudedamųjų dalių (duomenų bazių, vieningų dokumentų formų, informacijos srautų, techninių ir ekonominių rodiklių ir kt.) valdymo problemoms spręsti.

Informaciniuose ir informaciniuose dokumentuose pateikiama informacija, skatinanti priimti tam tikrus sprendimus, t.y. inicijuoti vadybinius sprendimus, leidžia pasirinkti vieną ar kitą vadovo poveikio būdą. Juose nėra įsakymų, neįpareigoja vykdyti užsakymų.

Šios sistemos dokumentai atlieka pagalbinį vaidmenį organizacinių, teisinių ir administracinių dokumentų atžvilgiu.

Šių dokumentų ypatumas tas, kad valdymo sistemoje jie eina iš apačios į viršų: nuo darbuotojo iki padalinio vadovo, nuo padalinio vadovo iki organizacijos vadovo, iš pavaldžios organizacijos į aukštesnę.

Informacija ir informaciniai dokumentai apima:

memorandumą – žr. organizacinius ir administracinius dokumentus

tarnybinis raštelis – pareigūno kitam pareigūnui siunčiamas užrašas apie bet kokių darbų atlikimą

aiškinamasis raštas – žr. organizacinius ir administracinius dokumentus

pasiūlymas – savotiškas memorandumas, kuriame pateikiamas konkrečių pasiūlymų konkrečiu klausimu sąrašas

teikimas – dokumentas, kuriame pateikiamas pasiūlymas dėl personalo skyrimo, perkėlimo ar pareigų paaukštinimo, taip pat rekomendacija dėl tam tikrų įstaigos veiklos veiksmų ir veiklos.

pareiškimas - dokumentas, kuriame yra asmens (asmenų) prašymas ar pasiūlymai institucijai ar pareigūnui.

visų rūšių korespondencija – apibendrintas pavadinimas skirtingo turinio dokumentams (oficialus laiškas, telegrama, teleksas, telefono žinutė, fakso žinutė (faksas, elektroninis pranešimas ir kt.), naudojamas kaip operatyvinės informacijos mainų tarp organizacijų įrankis.

protokolas – žr. organizacinę ir administracinę dokumentaciją

aktas – žr. organizacinius ir administracinius dokumentus

nuoroda - 1) dokumentas, kuriame aprašomi ir patvirtinami tam tikri faktai ir įvykiai 2) dokumentas, patvirtinantis biografinio ar oficialaus pobūdžio faktus.

išvada – dokumentas, kuriame yra institucijos, komisijos, specialisto nuomonė, išvada bet kokiu dokumentu ar klausimu

atsiliepimas – dokumentas, kuriame yra institucijos ar specialisto nuomonė apie bet kokį darbą

santrauka – dokumentas, kuris yra duomenų vienu klausimu santrauka (pasiūlymų santrauka, pastabų santrauka, reikalavimų santrauka ir kt.)

sąrašas – asmenų ar daiktų sąrašas tam tikra tvarka, sudarytas informacijos ar registracijos tikslais

sąrašas – susistemintas dokumentų, daiktų, objektų sąrašas, sudarytas siekiant jiems taikyti tam tikras normas ar reikalavimus.

Kaip paminėta aukščiau dokumentas - tvirtinimo detalė Skirtingi keliai ant specialios informacijos apie faktus, įvykius, objektyvios tikrovės reiškinius ir žmogaus psichinę veiklą.

Tvirtindamas informaciją dokumentas taip užtikrina jos išsaugojimą ir kaupimą, taip pat galimybę ją perduoti kitam asmeniui, daugkartinį pakartotinį priėjimą prie informacijos. Todėl dokumentas gali atlikti kelias funkcijas.

Dauguma dokumentų turi atitikti tokius reikalavimus kaip tinkamumas ilgalaikiam saugojimui, maksimalus aiškumas. Kad dokumentas turėtų šias savybes, jis turi būti teisingai surašytas tiek forma, tiek turiniu.

Siekiant sukurti pagrindinius dokumentų rengimo ir įforminimo principus, darbo su jais formas ir būdus, jie klasifikuojami pagal daugybę požymių.

Dokumentų klasifikacija - tai dokumentų skirstymas į klases pagal dažniausiai pasitaikančius panašumo ir skirtumo požymius. Klasifikacija atliekama jų grupavimo į bylas stadijoje – tai yra pirminis klasifikavimo etapas, tokios klasifikacijos poreikis kyla dėl pačios bylos sampratos.

Dokumentų klasifikacija - būtina sąlyga už jų suvienodinimo darbus, kurie yra svarbi automatizuotų valdymo sistemų dokumentacijos sąlyga.

Dokumentas klasifikuojamas pagal įvairius kriterijus.

1. Pagal informacijos fiksavimo būdą dokumentai skirstomi į:

· raštu;

grafinis;

foto ir filmo dokumentai;

elektromagnetinis.

informacija ir nuoroda (naudojama informacijai (ataskaitoms, aktams, ataskaitoms, laiškams, telegramoms, telefono žinutėms ir kt.) kaupti, apibendrinti ir perduoti);

organizacinės ir administracinės (naudojamos veiklai reguliuoti (įstatai, nuostatai, nuostatai, taisyklės, instrukcijos, operatyvinio valdymo įsakymai, nurodymai, nutarimai, sprendimai, įsakymai ir kt.));

personalas (darbuotojo asmens kortelė, prašymas, aprašymas, autobiografija, įsakymai personalui dėl priėmimo, atleidimo ir perkėlimo);

· finansinė ir apskaita (biudžetai, skaičiavimai, finansinės ataskaitos ir kt.);

Tiekimas ir rinkodara (prekių priėmimo, išleidimo važtaraščiai).

Be to, valdymo srityje svarbų vaidmenį atlieka įvairių kolegialių organų veiklą atspindintys dokumentai. (protokolai) , kuri gali veikti ir kaip administracinės veiklos įgyvendinimo, ir kaip informacijos kaupimo ir apibendrinimo priemonė.

Valstybinis standartas apibrėžia organizacinius ir administracinius dokumentus kaip rašytiniai dokumentai, kuriuose fiksuojami sprendimai administraciniais ir organizaciniais klausimais, taip pat institucijų, įstaigų, įmonių, organizacijų, jų padalinių ir pareigūnų valdymo, sąveikos, veiklos teikimo ir reguliavimo klausimai.

3. Pagal pavadinimą: įsakymai, nuostatai, protokolai, įsakymai, instrukcijos, taisyklės, chartijos, ataskaitos, aktai, planai, raštai, pareiškimai, ataskaitos ir aiškinamieji raštai ir kt.

4. Pagal tipą dokumentai yra:

standartiniai dokumentai – yra rengiami aukštesnių institucijų pavaldžioms organizacijoms, atliekančioms vienarūšes funkcijas, ir yra privalomi;

Dokumentų pavyzdžiai – yra parengti aukštesnių institucijų, siekiant organizuoti visą sistemą ir yra patariamojo pobūdžio;

atskiri dokumentai – parengti konkrečių organizacijų vidiniam naudojimui;

· trafaretiniai dokumentai – daromi tipografiniu būdu, o pastovioji dokumento teksto dalis spausdinama spausdinimo mašinomis, o kintamajai informacijai paliekamos laisvos vietos.

5. Pagal sudėtingumo laipsnį išskiriami paprasti dokumentai, kuriuose yra vienas klausimas, ir sudėtingi dokumentai, kuriuose yra keli klausimai.

6. Pagal surašymo vietą dokumentai skirstomi į vidinius ir išorinius. Vidiniai - dokumentai, sukurti įstaigoje (organizacijoje, įmonėje), siekiant išspręsti jų problemas ir neperžengti jų ribų. Išorinė – gaunama ir siunčiama įstaigos (organizacijos, įmonės) korespondencija.

7. Pagal vykdymo terminus dokumentai skirstomi į skubius ir neskubus.

8. Pagal kilmę dokumentai yra oficialūs ir tarnybiniai-asmeniniai (vardiniai).

9. Pagal viešumo laipsnį dokumentai išskiriami kaip įprasti, slapti ir tarnybinio naudojimo dokumentai.

10. Pagal juridinę galią skiriami autentiški ir suklastoti dokumentai. Tikras yra skirstomas į galiojančius ir negaliojančius (nebegaliojančius)

11. Pagal paskirtį (sukūrimo etapus) dokumentai skirstomi į originalus (originalus) ir kopijas. Originalas yra originalus dokumentas, kuriame yra pradinė informacija ir tinkamai surašytas. Paprastai prieš sukuriant dokumentą yra parengtas juodraštis – dokumento preliminari versija. Teisiniu požiūriu originalas ir tinkamai patvirtinta jo kopija yra lygiaverčiai. kopija-dokumentas, tiksliai atkartojantis originalo duomenis (dešiniajame viršutinio lauko kampe įrašytas žodis „kopija“) ir atitinkamai patvirtintas. Būtina atskirti tokias kopijas kaip atostogos, išrašas ir dublikatas. Atostogos – pilna siuntėjo palikta siunčiamo dokumento kopija, kuri daroma kartu su originalu ir patvirtinama. Ištrauka – kopija dokumento dalis, o dublikatas yra antrasis dokumento egzempliorius, turintis tokią pat juridinę galią.