Asiakirjojen luokittelu eri kriteerien mukaan. Asiakirjojen luokittelu tietokomponenttien mukaan

16.09.2020

Luokituksen pääpiirteet on koottu taulukkoon 33

. Taulukko 33. Tietokomponentin mukaisen asiakirjojen luokittelun pääpiirteet

Mietitäänpä sitä tarkemmin:

1. Asiakirjojen luokittelu tiedon kiinnittämistä koskevien symbolisten keinojen luonteen mukaan

Tältä pohjalta erotetaan tekstilliset, ikoniset, ideografiset, ääni-, matriisi-, digitaaliset ja monimutkaiset asiakirjat.

2. Asiakirjojen luokittelu tiedontallennusmittauksen mukaan

Tämän perusteella erotetaan yksi-, kaksi- ja kolmiulotteiset asiakirjat (rei'iteippi, liikekirje, maapallo)

3. Asiakirjojen luokittelu sen mukaan, mikä merkitys niillä on tiedon havainnolle

Tällä perusteella asiakirjat, jotka henkilö lukee, erotetaan niistä, jotka luetaan teknisin keinoin (nauhurilla, televisiolla, elektronisilla tietokoneilla, matkapuhelimella jne.).

4. Asiakirjojen luokittelu tiedon havainnointikanavan mukaan

5. Asiakirjojen luokittelu tiedon levittämisen asteen mukaan

Tiedon leviämisasteen mukaan asiakirjat jaetaan julkaistuihin, julkaisemattomiin, julkaisemattomiin ja sähköisiin

6. Asiakirjojen luokittelu käsittelyajan tason mukaan

Tässä luokituksessa ensisijaiset ja toissijaiset asiakirjat erotetaan niiden ilmestymisajan perusteella.

7. Asiakirjojen luokittelu sisällön mukaan

A. Kymmenysten luokitus. Melville. Dewey

(DKD, Dewey Decimal Classification, DDC)

Amerikkalaisen kirjastonhoitajan vuonna 1876 kehittämä yleinen luokitusjärjestelmä. M. Dewey (1851 - 1931 rr). Se oli tarkoitettu kirjojen systemaattiseen sijoittamiseen yleisiin kirjastoihin. USA. Ensimmäisessä painoksessa x oli tarkoitettu vain luettelemaan asiakirjoja, mutta se sisälsi alusta alkaen piilokirjoituksen elementtejä. Myöhemmin tyypilliset jakaumat erotettiin itsenäisiksi aputaulukoiksi, ja järjestelmä hankki eri luonteisia yhdistelmiä.

Järjestelmä koostuu päätaulukoista (Schedule) ja aputaulukoista (Tables). Koko painoksen komponentit ovat myös suhteellinen indeksi (kirjaimellisesti: "osoitin perhesuhteita") -. APU ja käsikirja (Kerstvo), joka tarjoaa täydellisen metodologisen kommentin taulukoista (yksityinen menetelmä systematisointiin ja paritteluun).

DKD on maailmanlaajuisesti laajalle levinnyt luokitusjärjestelmä, jota käytetään 135 maassa. Kotimaassaan, USA,. DKD:tä käyttää 95 % julkisista ja koulukirjastoista, 25 % korkeakoulujen ja yliopistojen kirjastoista, 20 % erikoiskirjastoista. DKD on käännetty 30 myrtu-kielelle.

1. painos. DKD-1876 (44 a), 2. - 1885 (314 s). Elämässä. M. Dewey julkaisi 12 painosta. Vuonna 1896 M. Dewey perusti Forest Press Foundationin, jolle hän siirsi julkaisu- ja kehitysoikeudet. DKD. Samanlaiset oikeudet siirrettiin Eurooppaan. Kansainvälinen bibliografinen instituutti (Tituttu).

Vuonna 1980 OCLC (Online Computer Library Center, Ohio) osti Forest Pressin ja perusti OCLC Forest Pressin, joka julkaisi julkaisuja. DCD 20. painos. DCD on valmistettu kokonaan tietokoneella. Erno tekniikka. Vuonna 1993 julkaistiin optinen levy (CD-ROM) "Electronic Dewey DDC 20", vuonna 1996 p - optinen Windows-levy DC 2 - Windows DC 21.

Kaikki julkaisujen tilaajat. DCD saa täyden sarjan lisäyksiä, julkaisuja ja korjauksia - "Dewey Decimal Classification, Additions, Notes and Decisions (DC)

B. Yleismaailmallinen desimaaliluokitus

(UDYU.UDK on hierarkkinen yhdistetty järjestelmä, joka perustuu "kymmenysluokitukseen" ja koostuu kolmesta osasta - päätaulukoista, määrittelytaulukoista ja aakkoshakemistosta, jonka Jena on kehittänyt vuosina 1895-1905 Brysselin kansainvälisessä bibliografisessa instituutissa Belgialaiset tiedemiehet hiki ja Alafontaine A. Lafontaine.

Vuonna 1956 c. Neuvostoliitto luotiin. Liittovaltion tieteellisen ja teknisen tiedon instituutista tulee jäsen. International Documents Federation, vastaanottaa vakiotaulukot. UDC. Asiantuntijat tutustuvat pöytiin. UDC, jonka parantamisessa mukaisesti. säännöt. UDC voi osallistua moniin maailman maihin - jäseniä. Kansainvälinen liitto. Jos huomautuksia tai vastalauseita ei saatu neljän kuukauden kuluessa, projekti hyväksyttiin automaattisesti ja sisällytettiin seuraavaan "UDC:n laajennukset ja korjaukset" -julkaisuun (UDC:n lisäykset ja korjaukset, julkaistu 1950-1950).

1970-luvun alussa maahan muodostettiin tieteellisten ja teknisten tietojen verkosto (NTI). Suositusten mukaan. Koko venäläinen työläisten kokous. NTI,. Neuvoja. ministerit. Neuvostoliitto 14. toukokuuta 1962 julkaisee. Asetus (nro 445) "Toimenpiteistä tieteellisen ja teknisen tiedon järjestämisen parantamiseksi maassa", jonka 5 kohdassa sanotaan: "Ottaa käyttöön vuodesta 1963 tieteellisissä ja teknisissä kustantamoissa, tieteellisten ja teknisten lehtien toimituksissa , tieteellisen ja teknisen tiedon organisaatioissa, tieteellisissä ja teknisissä kirjastoissa kaikkien julkaisujen pakollinen luokittelu yleisen kymmenen desimaalijärjestelmän mukaan".

Sovellusrajat. UDC:tä laajennettiin lääketieteellisillä ja maatalouskirjastoilla sekä koko tietoelinten verkostolla ilman toimialakohtaisia rajoituksia

Vuosina 1963-1966 kirjastojen ja viranomaisten keskitettyä toimintaa. NTI toteutti ensimmäisen painoksen. UDC venäjäksi. Käännös näyttää olevan riittämätön useissa paikoissa, erilliset numerot on julkaistu eri polygrafisissa versioissa lukuisine aukkoineen. Toimialataulukot päätetään julkaista. UDC (julkaistu vuodesta 19644).

Vuonna 1966 standardien komitea, Standards Publishing House ja järjesti uudelleen. Unionin tieteellisen ja teknisen tiedon (standardointia), luokittelua ja koodausta varten instituutti uskottiin taulukoiden toisen painoksen valmisteluun. UDC venäjäksi. Painos julkaistiin vuosina 1969-1970 valtuutetulla numerolla. Kansainvälinen liitto nro 447 6 9 kirjan osassa.

Vuosina 1982-1987 ilmestyy kolmas painos. UDC venäjäksi (nro 572) 7 painoksessa 11 kirjasta. Samaan aikaan julkaistaan "New in. UDC" -lehden meneillään olevat numerot, jotka sisältävät lisäyksiä ja poistoja. Vuonna 1969 siitä julkaistiin painos. UDC yhdessä niteessäK yhdessä niteessä.

Vuodesta 1997. STC "Rector", joka sai oikeuden kääntää, julkaista ja jakaa taulukoita. UDC sisään. Venäjä ja. CIS, julkaisee täydellisen käännöksen standardista. UDC venäjäksi. Uudet taulukot julkaistaan otsikolla "Universaali, jossa on luokitus. Neljäs kokonaispainos on näkymätön."

Vuoden 2000 loppuun mennessä ilmestyi 3 nidettä, yhteensä 10 nidettä odotetaan, aakkosellinen hakemisto julkaistaan kahdessa lisäosassa

B. Kirjasto- ja bibliografinen luokitus (LBC)

Tukikohdassa. LBC perustuu hierarkkiseen yhdistettyyn kirjasto- ja bibliografiseen luokittelujärjestelmään, joka koostuu päätaulukoista, tyypillisten jaottelujen taulukoista sekä aakkos- ja aihehakemistosta. LBC (yleiset tyyppijaot, alueelliset tyyppijaot kahdessa taulukossa - luonnontieteille ja sosioekonomisille ja humanistisille tieteille, erityistyyppiset jaot jne.

Ensimmäinen painos. BBC alueella. Neuvostoliiton tieteellisille kirjastoille (1960-1968) 25 numerossa oli selkeä rakenne. Tiedon universumi jaettiin kolmeen kompleksiin: luonnontieteet -. B /. E (numerot 3-6), esimerkki antaa science -. F /. R (numerot 7-13), yhteiskunta- ja humanistiset tieteet - 3 /. Yu (numerot 14-233).

Luettelo tärkeimmistä jakeluista alkoi osiolla. A. Marxismi-leninismi (numero 1), päättyi jaksoon. I. Yleismaailmallinen kirjallisuus (numero 25). Näin ollen tärkeimmät luokitustaulukot veivät 23 3 painosta, joka alkoi julkaisusta. I. Syöte ja päättyi numeroon 25. Tyypilliset jakaumat. Sovellettu tiede:. F /. Noin. Tekniikka. Tekniset tieteet (numerot 7-11),. P. Maa- ja metsätalous. Maaseudun spodarsky ja metsätieteet (numero 12) ja. R. Turvallisuus. Lääketiede (numero 13k 13).

Humanistiset tieteet alkoivat julkaisulla 19. Ch. Culture. Tiede. koulutus. Kolme asiaa johti vastaaviin teollisuuden komplekseihin: kysymys. S. E. Luonnontieteet yleisesti, numero 7, osa 1. Zh. Technique. Tekniset tieteet yleisesti ja numero 14, osa 1. C. Yhteiskuntatieteet yleisesti. Huolimatta siitä, että järjestelmän yleissuunnitelma oletti julkaisun 16. F. Politics. Poliittiset puolueet, erimielisyydet kehitysryhmässä eivät sallineet valtiotieteen taulukoiden julkaisemista kokonaisuudessaan. Ensimmäisen painoksen numero 16. BBK nimettiin. F5 / 6. Poliittiset puolueet. Yhteiskunnallis-poliittiset organisaatiot.

Tieteessä kokonaisuudessaan kysymys sosiologian, genetiikan ja monien muiden tieteiden legitimiteetistä ei tuolloin ollut ratkaistu. Tekijät. LBC onnistui jättämään varaindeksit loogiselle paikalleen taulukkorakenteessa (esimerkiksi sosiologialle - 35) monille "tuntemattomille" tai kiellettyille tieteille, tieteenaloille ja ongelmille syystä tai toisesta.

D. Kirjallisuuden yhtenäinen luokitus

Se koostuu päätaulukoista ja aakkosellisesta aihehakemistosta, ja se on suunniteltu systematisoimaan painoteoksia bibliografisissa julkaisuissa ja täydentämään luettelokorttihakemistoja tilaussarjoittain. N. Sen pohjalta laaditaan erikoistaulukoita, joita kirjakamarien lehdistön tilastoosastot käyttävät kirjojen sisällölliseen systematisoinnissa.

Tietyntyyppisille asiakirjoille on myös luokituksia, esimerkiksi valtion standardien luokitin. Kansainvälinen keksintöjen luokittelu jne.

Joka tapauksessa merkityksellisissä luokitteluissa jako tyyppeihin tapahtuu semanttisen indikaattorin mukaan, ts. sisällön mukaan (tietoalat, aiheet, aiheet, käsitellyt ongelmat, tyypit, genret ja teokset jne.

8. Asiakirjojen luokittelu sosiaalisen tiedon luonteen mukaan

Asiakirjan sisältämien sosiaalisten tietojen luonteen mukaan erotetaan seuraavat tyypit: joukko-, erityis- ja henkilökohtainen

Samanaikaisesti yksi osa asiakirjoista liittyy yksilön, yhteiskunnan ja valtion elämän säätelyalueeseen (virallista alkuperää oleva asiakirja)

Toinen - heijastaa yhteiskunnan henkistä elämää (asiakirjat, jotka syntyvät Henkilökohtainen elämä ja luovuus - kirjallisia teoksia, muistelmat, kirjeet, päiväkirjat, muistikirjat jne.)

Asiakirjojen yhteenvetoluokitus tietokomponentin mukaan on esitetty Kaaviossa 32

Kaikki viralliset asiakirjat on luokiteltu selkeästi ja ne on laadittu yhtenäisten standardien mukaisesti. Ensinnäkin tärkeimmät asiakirjatyypit on purettava.

Asiakirjojen perusluokitus

Tämä luokitus on suosituin toimistotyössä sekä yliopistoissa, jotka kouluttavat asiaankuuluvia asiantuntijoita. Joten kaikki asiakirjat on jaettu ryhmiin:

velvoitteen taso;
varastointiaika;
toteutuspäivät;
esitystyypit;
sen oikeudellisen voiman perusteella;
lähteet, alkuperä;
pääsyrajoituksen aste (julkisuus);
luomispaikka;
sisältö;
titteli, nimi;
käyttöalueet;
dokumentaatiotyypit.

Erilaisia asiakirjoja

Analysoidaan yksityiskohtaisesti asiakirjatyypit jokaiselle mainitun luokituksen nimikkeelle.

Velvoitteen mukaan:

käsky (pakottaa suorittamaan, käyttämään);
informatiivinen (sisältää tietoja, tietoja tarkistettavaksi).

Varastoinnin kesto:

väliaikainen (enintään 10 vuotta);
pitkäaikainen (yli 10 vuotta);
pysyvä varastointi.

Toteutuspäivän mukaan:

kiireellinen (jossa on selkeä toteutuspäivämäärä);
ei-kiireellinen.

Asiakirjatyypit esitystyypin mukaan:

yhtenäinen (koottu minkä tahansa järjestelmän tiukan muotostandardin mukaan);
esimerkillinen (näytteet, analogisesti niiden kanssa luodaan muuta dokumentaatiota);
tyypillinen (kuvaa tyypillistä, standardiprosessia, ilmiötä);
malli (jossa on valmiiksi valmisteltu rakenne, tekstin "selkäranka", esimerkiksi kyselylomake);
henkilö (vapaa tiedon esitysmuoto).

Oikeudellisen voiman olemassaolon perusteella:

alkuperäiset, alkuperäiset (asiakirjojen yksi tai ensimmäinen kopio);
kopiot (toistavat sataprosenttisesti alkuperäistä, mutta eivät oikeudellisesti sitovia);
lomat (kopiolomake, valmistettu "kopiointia varten" suoraan alkuperäistä laadittaessa);
oikeaksi todistetut jäljennökset (kopiolomakkeet, jotka sisältävät useita tietoja, jotka antavat niille laillisen voiman);
otteet (otteita asiakirjoista, jotka sisältävät välttämättä tietoja siitä, mistä ne on otettu ja jotka on varmennettu vastuuhenkilön viisumilla);
kaksoiskappaleet (alkuperäiskappaleen toistetut muodot, joilla on yhtä laillinen voima, tehdään alkuperäisen tuhoutuessa, katoamisen tai varastamisen yhteydessä).

Asiakirjojen tyypit alkuperän mukaan:

henkilökohtainen (koskee tietyn kansalaisen etuja);
palvelu, virkamies (vaikuttavat organisaation etuihin, niiden laatija on sekä yksityishenkilö että oikeushenkilö).

Julkisuuden mukaan:

"täysin salainen", "erityinen merkitys" (sisältää valtiosalaisuuksia);
"luottamukselliset tiedot" (pääsyä rajoittaa Venäjän lainsäädäntö);
"liikesalaisuus" (avoin pääsy on haitallista tietojen omistajalle);
"vain virallinen käyttö" (asiakirja vain organisaation työntekijöille);
avoin pääsy.

Asiakirjatyypit luontipaikalla:

lähtevät (lähetetään laitoksen ulkopuolelle);
saapuva (tulo laitokseen ulkopuolelta);
sisäinen (käytetään vain itse oppilaitoksessa).

ensisijainen (alkuperäinen tieto);
yleistäminen (sisältää tietoa useista lähteistä).

Asiakirjatyypit käyttöalueen mukaan:

tilastot, raportit;
työasiakirjat;
tieteellinen ja tekninen ala;
talous ja kirjanpito;
organisatorinen ja hallinnollinen.

monimutkainen (useiden kysymysten analyysi);
yksinkertainen (omistettu yhdelle aiheelle).

Asiakirjan tyyppi:

käsikirjoitukset;
sähköinen painettu;
graafinen;
valokuva-, videomuoto.

Asiakirjojen muodot ja tyypit organisaatiossa:

tiedot ja viittaus;
hallinnollinen;
toiminnan järjestäminen.

Paperityötä

Paperityötyypit on jaettu seuraaviin vaiheisiin:

Projekti.
Alkuperäinen.
Kopio.
Kopioi.
Ottaa talteen.

Dokumentointi suoritetaan tiukkojen vaatimusten mukaisesti, jotka antavat sille lainvoiman. Osa asiakirjoista voidaan laatia vain sähköisessä muodossa, osa - käsin (kuitit, liitetiedot, valtakirjat, lausunnot).

Virallisten asiakirjojen rekisteröintiä Venäjän federaatiossa säännellään seuraavilla laeilla:

GOST R 6.30-2003 “Yhdistetyt dokumentaatiojärjestelmät. Organisatorisen ja hallinnollisen dokumentaation yhtenäinen järjestelmä. Asiakirjavaatimukset.
OK 011-93 "Ylivenäläinen johtamisdokumentaation luokitin" (OKUD).

Oikeudelliset asiakirjat

Lakiasiakirjat - nämä ovat papereita, jotka sisältävät välttämättä oikeudellisia tietoja.

Se sisältää useita ominaisuuksia:

PR-sääntely;
painettu/sähköinen lomake;
kaikkien lakitekniikkaa koskevan asiakirjan laatimista koskevien sääntöjen noudattaminen;
sitova luonne;
pätevien henkilöiden kokoama;
luotu laillisen toiminnan prosessissa;
oikeuskäytännön kannalta merkittävät tiedot;
luomisen ja julkaisemisen perusta: Venäjän federaation lainsäädäntö, kansalaisten, oikeushenkilöiden tahto.

Lakiasiakirjojen tyypit:

Tosiasioiden korjaaminen - todisteet.
Oikeudellisten tosiasioiden vahvistaminen.
Yksittäisten ratkaisujen sisältö.
Normatiiviset säädökset.

Lakiasiakirjoja

Analysoidaan luokitusta yksityiskohtaisesti:

1. Tosiasioiden ja todisteiden korjaaminen. Sellaisten tosiseikkojen perustelu, joilla on oikeudellista merkitystä, mutta jotka eivät ole sisällöltään laillisia. Esimerkiksi menettelyasiakirjat.

2. Oikeudellisten tosiasioiden vahvistaminen. Lukuisin luokka, joka on jaettu seuraaviin asiakirjoihin:

ratkaisevien tosiasioiden korjaaminen juridiset asemat(henkilökortit, passit, syntymätodistukset, vihkitodistukset jne.);
oikeudellisen järjestelmän määrittävien tosiseikkojen vahvistaminen (maan käyttö asuinrakennuksen rakentamiseen tai maatalouden tarpeisiin);
testamentin tosiasioiden vahvistaminen (valtakirja, kauppa, sopimus jne.)

3. Asiakirjat, joissa on yksittäisiä päätöksiä, joihin liittyy seurauksia ja jotka ovat luonteeltaan arvovaltaisesti sitovia. Oikeuksien ja/tai velvollisuuksien syntyminen, muutos, päättyminen: johtajien määräykset, vastuuhenkilöiden päätökset, oikeuden tuomiot jne.

4. Lakinormatiiviset dokumentaatiot sisältävät jotenkin lakinormeja. Ne luovat, muuttavat tai jopa lopettavat laillisia sääntöjä. Vain toimivaltaisten viranomaisten luoma, sitova.

määräyksiä

Päätyypit normatiiviset asiakirjat RF:ssä:

GOST R - kansallinen valtion standardi;
OST - tietyn toimialan standardi;
STP - tämän yrityksen standardi;
STO - tieteellisten ja teknisten yhdistysten ja yhdistysten standardit;
PR - tietyt säännöt;
P - suositukset;
TU - tuotannon tekniset ehdot.

Erilaisia sääntelyasiakirjoja

Sääntelyasiakirjojen tyypit, kuvaus:

GOST R on Venäjän valtion standardi. Asettaa tietylle tuotteelle pakolliset turvallisuusvaatimukset sekä tuotannon valvontamenetelmät, varastointi-, kuljetus-, pakkaus- ja hävitysolosuhteet.
OST - alan laatustandardit, jotka on otettu käyttöön jokaiselle tuotannon, työn ja palveluiden alalle. Nykyään niitä on yli 22 tuhatta.
STP - yritysstandardit; suoraan hänen kehittämänsä.
SRT - toiminta koskee uudentyyppisiä tuotteita, palveluita, menetelmiä, teknologioita - kaikkea innovatiivista.
PR - säännöt, jotka määrittävät pakolliset menettelyt, toimintojen suorittamisen menetelmät.
P - vapaaehtoiset suositukset minkä tahansa työn toteuttamiseksi.
TU - tekniset ehdot; ovat samanlaisia kuin standardi, mutta niitä käytetään silloin, kun sitä ei ole järkevää kehittää esimerkiksi kertatuotannossa. Samanaikaisesti asiakirja ei saa olla sisällöltään ristiriidassa GOST:n kanssa.

Asiakirjan tyyppi "Passi"

Harkitse kaikentyyppisiä asiakirjoja, jotka todistavat kansalaisen henkilöllisyyden:

Venäjän federaation passi.
Venäjän federaation kansalaisen ulkomainen passi.
Merenkulkijan passi.
Varastossa olevien upseerien sotilaskortti.
Pakolaisen henkilöllisyystodistus.
Asiakirja, joka rekisteröi maahanmuuttajan pakolaisasemahakemuksen.
Asuinpaikka.
Ulkomaalainen passi.
Huoltomiehen lippu.
Virkailijan tunnus.
Syntymätodistus.
Asiakirja, jossa määrätään vapauttamisesta vapaudenriistopaikalta.
Diplomaattipassi Venäjän kansalaiselle.

Asiakirjojen luokittelu on suunniteltu yhdistämään niiden haaroittunut monimuotoisuus selkeästi jäsennellyiksi ryhmiksi, jotka ovat merkityksellisiä missä tahansa toiminnassa. Järjestelmä auttaa dokumenttien asiantuntijoiden, lakimiesten, rahoittajien työssä sekä kaikkia kansalaisia, joiden tilanne johtaa paperityöhön.

SUUNNITELMA

1. Luokittelu dokumenttitieteen tiedon menetelmäksi.

2. Luokituksen kohteet.

3. Luokiteltujen joukkojen rakenne ja rajat.

4. Luokittelun perusteet.

5. Asiakirjojen luokittelu dokumentointimenetelmien mukaan.

6. Asiakirjojen luokittelu alkuperän mukaan.

7. Asiakirjojen luokittelu tyyppien ja toiminta-alojen mukaan.

8. Asiakirjojen luokittelu johtamistoimintojen mukaan.

Johdanto

Yhteiskunnassa luotu dokumentti sisältyy vastaavaan dokumentaatiojärjestelmään sen elementtinä. Dokumentointijärjestelmän muodostavat erilliset asiakirjatyypit ja -lajit. Toistaiseksi dokumenttitieteessä ei ole johdonmukaista tieteellistä luokitusta dokumenttien tyypeille ja lajikkeille.

Asiakirjojen luokittelun tärkein ominaisuus on sen sisältö. Viralliset asiakirjat voidaan jakaa seuraavasti: hallinnolliset asiat; logistiikka; suunnittelu; operatiiviset toiminnot; kirjanpito; henkilöstön koulutus ja sijoittaminen; rahoitus-, luotto- ja ulkomaankauppakysymykset jne.

1. Luokittelu dokumenttitieteen tiedon menetelmäksi.

Historiallisesti syntyneet luokitusjärjestelmät kuvaavat yleiskuvaa ihmisen tiedon muodostumisesta, jonka tutkiminen on erittäin tärkeää teorian kehitykselle yleensä ja erityisesti dokumentaaristen luokittelujen teorian kehitykselle.

Dokumentaaristen lähteiden sisältämä tieto voi merkityksensä mukaan olla lyhytaikaista, pitkäaikaista, pysyvää. Tämän mukaisesti dokumenttimateriaalit jaetaan niiden sisältämien tietojen arvon mukaan - väliaikaiset säilytysajat, pitkäaikaiset, pysyvät. Tiedolla voi saada tieteellistä, käytännöllistä ja historiallista merkitystä heti luomisen jälkeen tai jonkin ajan kuluttua (useammin tämä tapahtuu tieteellisten ideoiden kanssa). Tiedosta, pysyvästi tieteellisesti arvokkaasta asiakirjasta, tulee pysyvän arvon historiallinen lähde.

2. Luokituksen kohteet.

Jokaisessa asiakirjassa on aina, mutta usein implisiittisesti:

luomisen tarkoitus, joka määrittää sen sisällön (yleisessä tapauksessa se voidaan muotoilla tarjoamaan asiakirjan kuluttajalle aiheen tarvittavan käsityksen kohteesta);

rakenne (tai soveltuu strukturoitavaksi);

Tapahtumahetki

· voimassaoloaika, vaikutus kuluttajaan (mukaan lukien ∞);

esitysmuoto, joka voi muuttua tarpeiden ja teknisten valmiuksien kehittyessä;

· keinot luotettavuuden, vääristymättömyyden ja luottamuksellisuuden varmistamiseksi;

· tietty moninkertaisuus, koska se esiintyy ajoittain, heijastuksena muuttuvasta objektista ja voi tulla samaan aikaan eri tiedontarjoajilta.

Kaavio 1

ASIAKIRJOJEN LUOKITUS

Valtioluonteiset asiakirjat	Kansainväliset asiakirjat	Poliittiseen taisteluun liittyvät asiakirjat	Historiallisia asiakirjoja	Henkilökohtaiset asiakirjat	Kirjallisuuden genre-asiakirjat
kirjeet, asetukset, käskyt, lait, puheet valtiomiehiä, pöytäkirja valtion tapahtumista...	sopimukset, sopimukset, pöytäkirjat, liikekirjeenvaihto...	ohjelmat, vetoomukset, poliitikkojen puheet, julistukset, julistukset...	kronikat, aikakirjat, aikakirjat, historialliset kirjoitukset...	muistelmia, päiväkirjoja, kirjeitä, silminnäkijöiden kertomuksia...	proosa, runous, draama, eepos, myytit, laulut, satiiri, suosittuja ilmaisuja...

3. Luokiteltujen joukkojen rakenne ja rajat.

Asiakirjojen yhtenäistäminen - yhden asiakirjatyyppien ja -lajikkeiden sarjan perustaminen samankaltaisiin johtamistilanteisiin, kehittäminen yhtenäisiä muotoja sekä niiden kokoamista, suunnittelua ja näyttötekstien luomista koskevat säännöt. Venäjän federaation standardoinnin oikeusperusta on vahvistettu lailla, samoin kuin valtion standardeilla. Yhdenmukaistaminen ja standardointi liittyvät läheisesti toisiinsa. Yhdistämisobjektit:

1) asiakirjojen muoto ja niihin sisältyvien tietojen koostumus,

2) dokumentointijärjestelmät,

3) asiakirjojen tekstit,

4) asiakirjojen tyypit ja lajikkeet.

Kehitetyt yhtenäiset lomakkeet yhdistetään yhtenäisiksi dokumentaatiojärjestelmiksi. Standardointia maassa hallinnoi Venäjän Gosstandart.

Asiakirjojen yhtenäistämisellä pyritään vähentämään käytettävien asiakirjojen määrää, tyypistämään niiden muotoja, vähentämään niiden käsittelyn monimutkaisuutta, saavuttamaan erilaisten dokumentaatiojärjestelmien tietoyhteensopivuus saman nimen ja niihin liittyvien hallintatoimintojen osalta, lisää tehokas käyttö toimistolaitteet (kaavio 2).

Asiakirjojen standardointi on eräänlaista oikeudellista konsolidointia suoritetusta yhdistämisestä ja sen pakkotason (valtiostandardi - GOST, teollisuusstandardi - OST, tasavaltalainen standardi - PCT). Standardien soveltaminen parantaa asiakirjojen laatua.

Toimistotyössä hallintoasiakirjojen toteuttamiselle on yhtenäiset vaatimukset ja säännöt, jotka vahvistetaan valtion asetuksilla.

Kaavio 2

Yhtenäinen asiakirjalomake, vakiomuotoinen yhtenäinen asiakirjalomake, erikoistunut yhtenäinen asiakirjalomake, asiakirjanäytelomake, yhtenäinen asiakirja

"Yhdistetty dokumentaatiojärjestelmä. Organisatorisen ja hallinnollisen dokumentaation yhtenäinen järjestelmä. Vaatimukset asiakirjojen toteuttamiselle” on perusta organisaation ja hallinnollisen dokumentaation toteuttamiselle. Tämä standardi määrittää: asiakirjojen yksityiskohtien koostumuksen; asiakirjojen tietojen rekisteröintivaatimukset; lomakkeita ja paperityötä koskevat vaatimukset; Venäjän federaation valtion tunnuksen jäljennöksillä varustettujen lomakkeiden tuotantoa, kirjanpitoa, käyttöä ja säilyttämistä koskevat vaatimukset, Venäjän federaation muodostavien yksiköiden tunnukset.

Tämä standardi koskee organisaatio- ja hallinnollisia asiakirjoja, jotka liittyvät yhtenäiseen organisaatio- ja hallintodokumentaatiojärjestelmään (USORD), joka sisältyy All-Russian Classifier of Management Documentation (OKUD) -luokitukseen ja jota käytetään toiminnassa:

liittovaltion hallintoelimet, Venäjän federaation muodostavien yksiköiden hallintoelimet, mukaan lukien Venäjän federaation muodostavat yksiköt, joilla on venäjän ohella valtionkieli kansallisella kielellä, paikallishallinnot ;

· yritykset, järjestöt ja niiden yhdistykset omistusmuodosta ja oikeudellisesta muodosta riippumatta.

Jokainen dokumentti koostuu elementeistä, joita kutsutaan attribuuteiksi. Eri asiakirjoissa on erilaiset tiedot. Asiakirjassa tietyllä tavalla sijaitsevat tiedot muodostavat tämän asiakirjan muodon. Tietyntyyppisiä asiakirjoja koskevia lomakkeita kutsutaan vakiomuotoisiksi. Graafisia malleja tai kaavioita asiakirjojen rakentamiseen kutsutaan "näytelomakkeeksi".

Hallintoasiakirjojen tiedot:

01 - Kansallinen tunnus RF;

02 - Venäjän federaation subjektin tunnus;

04 - organisaatiokoodi;

05 - asiakirjan lomakekoodi;

06 - organisaation nimi;

07 - viitetiedot organisaatiosta;

08 - asiakirjatyypin nimi;

09 - asiakirjan päivämäärä;

10 - asiakirjan rekisteröintinumero;

12 - asiakirjan kokoamis- tai julkaisupaikka;

13 - asiakirjaan pääsyn rajoittamisen leima;

16 - resoluutio;

17 - tekstin otsikko;

18 - ohjausmerkki;

19 - asiakirjan teksti;

20 - merkki sovelluksen olemassaolosta;

21 - allekirjoitus;

22 - asiakirjan hyväksymisleima;

23 - asiakirjojen hyväksymisviisumit;

24 - painatus;

25 - merkintä jäljennöksen varmentamisesta;

26 - merkki esiintyjästä;

27 - merkintä asiakirjan suorittamisesta ja sen lähettämisestä tapaukseen;

28 - merkki asiakirjan vastaanottamisesta organisaatiossa;

29 - asiakirjan sähköisen kopion tunniste.

4. Luokittelun perusteet.

Asiakirjojen luokittelu, asiakirjojen jakaminen luokkiin tapahtuu useista syistä. Asiakirjoissa olevat tiedot tallennetaan kirjaimilla, numeroilla, pikakirjoituksella ja muilla merkeillä, piirustuksilla, valokuvilla, äänitallenteilla jne.

Asiakirjojen (tai yhdistettyjen asiakirjojen pääelementtien) luokittelulle on olemassa erilaisia perusteita. Mukaan lukien:

1. Asiakirjan tarkoituksen mukaan.

· Kohteen tunnistaminen.

· Varmentaa, että esineellä on tiettyjä ominaisuuksia.

· Heijastaa kohteen tilan muutoksia.

2. Sovellusalueen mukaan (yleisesti käytetyt nimet).

· Tila.

· Kotitalous.

· Taloudellinen.

· Hallinto

· Laillinen.

· Kirjallinen ja taiteellinen.

· Historiallinen (mitä tahansa dokumenttia, joka on syntynyt kauan sitten ja sisältää epätavallista ja merkittävää tietoa, voidaan pitää historiallisena.

3. Esitysmuodon mukaan.

· Suun kautta.

· Kirjoitettu.

· Konekuvauksessa.

4. Tietovälineellä (paperilla monenlaisia, erilaisia magneettisia ja optisia tietovälineitä sekä monia eksoottisia vaihtoehtoja).

5. Pakollisen saatavuuden ja käytön mukaan

6. Käytön laajuuden mukaan.

7. Standardointitason mukaan.

8. Asiakirjassa käytetyn kielen tai merkkijärjestelmän mukaan.

5. Asiakirjojen luokittelu dokumentointimenetelmien mukaan.

Dokumentointi - tietojen tallentaminen eri tietovälineille vahvistettujen sääntöjen mukaisesti.

Dokumentoidun tiedon kantaja on aineellinen esine, jota käytetään puheen, äänen tai visuaalisen tiedon kiinnittämiseen ja tallentamiseen, myös muunnetussa muodossa. Dokumentointivälineet - työkalut, joita henkilö käyttää asiakirjojen luomiseen (yksinkertainen, mekaaninen, sähkömekaaninen). Dokumentointityökaluja ovat kirjoituskoneet, tietokonelaitteet, nauhurit, ääninauhurit, valokuva-, elokuva-, videolaitteet.

Käytetystä dokumentointityökalusta riippuen on myös dokumentointitapoja.

1. Tekstidokumentaatio.

Tekstidokumentti: Asiakirja, joka sisältää minkä tahansa tyyppisellä kirjoituksella tai millä tahansa äänentallennusjärjestelmällä tallennettua äänitietoa. Tekstidokumentaatio on yleisimmin käytetty. Sen avulla dokumentoidaan valtion virastojen, yritysten ja yksityishenkilöiden toimintaa.

2. Tekninen dokumentaatio.

Tekninen dokumentaatio on tapa vangita tekninen ajatus. Tekniset asiakirjat - yleinen nimi asiakirjoille, jotka heijastavat rakennus- ja teknologisen suunnittelun, suunnittelun, teknisten selvitysten ja muiden rakennusten ja rakenteiden rakentamiseen ja teollisuustuotteiden valmistukseen liittyvien töiden tuloksia.

Tekniset dokumentaatiomateriaalit pitävät kirjaa työprosesseista, tuotantovälineistä (piirustukset, piirustukset, laskelmat, kaaviot, tekniset kuvaukset jne.) Se on myös geodesiaan, kartografiaan, hydrometeorologiseen palveluun liittyvää dokumentaatiota.

3. Valokuva-, elokuva-, videodokumentaatio.

Valokuvadokumentti on valokuvausmenetelmällä luotu kuvadokumentti. Valokuvadokumenttien erikoisuus on, että ne syntyvät tapahtumien hetkellä, joten tarkkuutensa, selkeytensä vuoksi ne ovat erittäin arvokkaita ja niitä käytetään laajasti ihmisen toiminnan eri aloilla: lääketieteessä, tieteessä, taiteessa, oikeuskäytäntö, journalismissa jne. Mikrovalokopioinnin avulla saadaan kopioita asiakirjoista.

Elokuvadokumentti on elokuvallisella tavalla luotu visuaalinen ja audiovisuaalinen dokumentti. Elokuvadokumentti heijastelee tapahtumia dynamiikassa, liikkeessä. Nyt magneettifilmille kuvatut videodokumentit ovat yleistyneet.

Valokuvadokumentti on asiakirja, joka sisältää minkä tahansa äänentallennusjärjestelmän tallentamaa äänitietoa. Audiovisuaalisia asiakirjoja käytetään laajalti.

4. Asiakirjat koneella. Sähköinen dokumentaatio.

Erikoismateriaalin kantajien avulla, joille erityiset tallentavat tiedot symboleja, asiakirjat luodaan tiedoilla vain koneelle ymmärrettävässä muodossa. Jotta ihminen voisi lukea koneen käsittelemää tietoa, se on muutettava visuaaliseen havaintoon sopivaan muotoon.

Konevälineellä oleva asiakirja on asiakirja, joka on luotu sellaisilla välineillä ja tallennusmenetelmillä, jotka varmistavat sen tietojen käsittelyn sähköisessä tietokoneessa.

Koneen dokumentaation ilmestyminen ei kumoa aiempia tapoja tallentaa tietoja. Yhtä hyvin kuin perinteisiä näkemyksiä Asiakirjat näkyvät yhä monimutkaisempina ei-perinteisiltä asiakirjoilta uusimmissa tiedotusvälineissä.

6. Asiakirjojen luokittelu alkuperän mukaan.

Kaikki yrityksessä liikkuvat asiakirjat voidaan luokitella seuraavien kriteerien mukaan.

Nimen mukaan asiakirjoja on monia erilaisia. Tässä vain muutamia: tilaukset, tilaukset, suunnitelmat ja raportit, asiakirjat, pöytäkirjat, sopimukset, peruskirjat, ohjeet, todistukset, raportit, selittävät huomautukset, viralliset kirjeet, sähkeet, standardit, eritelmät, maksupyynnöt ja -ohjeet, valtakirjat jne. .

Tekijä: alkuperä asiakirjat luokitellaan virallisiin, yrityksissä, yhteisöissä laadittuihin ja henkilökohtaisiin (kansalaiskirjeet, joissa esitetään valituksia, ehdotuksia, pyyntöjä).

7. Asiakirjojen luokittelu tyyppien ja toiminta-alojen mukaan.

Yhtenäisyyden asteen mukaan asiakirjat erotellaan yksittäisinä, vakioina, mallina, esimerkillisinä ja yhtenäisinä kyselylomakkeen ja taulukon muodossa.

Yksittäiset asiakirjat tietyt organisaatiot ovat kehittäneet sisäiseen käyttöön.

Tyypillinen ovat ylempien viranomaisten luomia asiakirjoja organisaatioille, joilla on homogeeninen tehtävä ja jotka ovat pakollisia.

Näytön asiakirjat on esipainettu teksti, jossa on välilyöntejä, jotka täytetään asiakirjan viimeistelyn yhteydessä tilanteen mukaan. Tällaiset asiakirjat ovat lupaavia, koska ne säästävät aikaa valmisteluun.

Esimerkkiasiakirjat ovat luonteeltaan suuntaa-antavia, ja niitä käytetään asiakirjojen valmisteluun ja toteuttamiseen analogisesti.

Kyselylomake- yhtenäisen tekstin esittämismenetelmä, jossa vakiotiedot sijaitsevat arkin vasemmalla puolella ja muuttuja syötetään asiakirjaan käännettäessä arkin oikealle puolelle.

Pöytä- asiakirja, jossa vakiotiedot sijoitetaan sarakkeen ja sivupalkin otsikoihin (rivien otsikot) ja muuttuja (numeerisesti tai sanallisesti) sijoitetaan vastaavien sarakkeiden ja rivien leikkauskohtaan.

Teksti taulukon muodossa esitetyllä informaatiokapasiteetilla on suuri tietokapasiteetti, jonka avulla voit tiukasti luokitella ja koodata tietoja ja tehdä samankaltaisista tiedoista helposti yhteenvedon. Henkilöstötaulukko, suunnitelma, loma-aikataulu ja muut asiakirjat laaditaan taulukkomuodossa.

8. Asiakirjojen luokittelu johtamistoimintojen mukaan.

Tekijä: vaikeusaste asiakirjat luokitellaan yksinkertaisiin ja monimutkaisiin. Yksinkertaiset asiakirjat käsittelevät yhtä asiaa, kun taas monimutkaiset käsittelevät useita asioita.

Tekijä: julkisuuden aste Erottele avoimet (ei-salaiset) asiakirjat ja rajoitetut asiakirjat. Asiakirjat, joihin on rajoitettu pääsy, ovat eritasoisia: huippusalaisia, salaisia, viralliseen käyttöön tarkoitettuja asiakirjoja (DSP), luokiteltu "luottamukselliseksi".

Tekijä: laillinen voima asiakirjat jaetaan aitoon ja väärennettyyn. alkuperäisiä asiakirjoja ovat päteviä ja virheellisiä. Asiakirja mitätöityy, kun se vanhenee tai se peruutetaan toisella asiakirjalla.

Tekijä: määräaikoja Asiakirjat luokitellaan kiireellisiksi ja ei-kiireellisiksi. Kiireelliset asiakirjat ovat asiakirjoja, joiden määräajat on asetettu laissa ja asiaankuuluvissa säädöksissä, sekä sähkeitä ja muita asiakirjoja, joissa on merkintä "kiireellinen".

Tekijä: säilyvyysaika asiakirjat on jaettu väliaikaisen ja pysyvän säilytysajan asiakirjoihin. Väliaikaisen säilytyksen asiakirjat puolestaan jaetaan asiakirjoihin, joiden säilytysaika on enintään 10 vuotta ja yli 10 vuotta.

Tekijä: velvoitteen aste asiakirjat ovat informatiivisia, sisältäen tietoa ja faktoja organisaatioiden tuotannosta ja muusta toiminnasta, ja direktiivi - pakollisia täytäntöönpanoa varten, ja ne ovat luonteeltaan oikeudellisia tai teknisiä normeja.

Asiakirjojen luokittelun tärkein ominaisuus on sen sisältö. Palveluasiakirjat voidaan jakaa: hallinnollisista asioista; logistiikka; suunnittelu; operatiiviset toiminnot; kirjanpito; henkilöstön koulutus ja sijoittaminen; rahoitus- ja luotto- ja ulkomaankauppakysymykset jne.

Kaikki yrityksessä liikkuvat asiakirjat voidaan luokitella seuraavien kriteerien mukaan.

Nimen mukaan asiakirjoja on monia erilaisia. Tässä vain muutamia niistä: määräykset, ohjeet, suunnitelmat ja raportit, asiakirjat, pöytäkirjat, sopimukset, peruskirjat, ohjeet, todistukset, raportit, selittävät huomautukset, viralliset kirjeet, sähkeet, standardit, eritelmät, maksupyynnöt ja -ohjeet, valtakirjat jne. d.

Tietojen kiinnitysmenetelmän mukaan asiakirjat ovat kirjoitettuja (käsinkirjoitettuja, kirjoituskoneella kirjoitettuja, typografisia, monistimella valmistettuja, henkilökohtaisille tietokoneille painettuja), graafisia ja valokuvapuhelin-filmiasiakirjoja.

Monimutkaisuusasteen mukaan asiakirjat luokitellaan yksinkertaisiin ja monimutkaisiin. Yksinkertaiset asiakirjat käsittelevät yhtä asiaa, kun taas monimutkaiset käsittelevät useita asioita.

Asiakirjat ovat julkisuuden asteen mukaan avoimia (ei-salaisia) ja niihin on rajoitettu pääsy. Asiakirjat, joihin on rajoitettu pääsy, ovat salassapitoasteisia: huippusalaisia, salaisia, viralliseen käyttöön tarkoitettuja asiakirjoja (DSP), merkinnällä "luottamuksellinen".

Oikeudellisesti asiakirjat jaetaan aitoon ja vääriin. Aidot asiakirjat ovat voimassa ja kelpaamattomia. Asiakirja mitätöityy, kun se vanhenee tai se peruutetaan toisella asiakirjalla.

Toteutusehtojen mukaan asiakirjat luokitellaan kiireellisiksi ja ei-kiireellisiksi. Kiireelliset asiakirjat ovat asiakirjoja, joiden määräajat on asetettu laissa ja asiaankuuluvissa säädöksissä, sekä sähkeitä ja muita asiakirjoja, joissa on merkintä "kiireellinen".

Alkuperän mukaan asiakirjat luokitellaan virallisiin, yrityksissä, organisaatioissa laadittuihin ja henkilökohtaisiin (kansalaisten kirjeet, joissa esitetään valituksia, ehdotuksia, pyyntöjä).

Säilytysehtojen mukaan asiakirjat jaetaan väliaikaisen ja pysyvän säilytysajan asiakirjoihin. Väliaikaisen säilytyksen asiakirjat puolestaan jaetaan asiakirjoihin, joiden säilytysaika on enintään 10 vuotta ja yli 10 vuotta.

Velvollisuusasteen mukaan asiakirjat ovat informatiivisia, sisältäen tietoa ja faktoja organisaatioiden tuotannosta ja muusta toiminnasta, ja ohjelmoitavia - pakollisia täytäntöönpanoa varten, ja ne ovat luonteeltaan oikeudellisia tai teknisiä normeja.

Yhtenäisyyden asteen mukaan asiakirjat erotellaan yksittäisinä, vakioina, mallina, esimerkillisinä ja yhtenäisinä kyselylomakkeen ja taulukon muodossa.

Tietyt organisaatiot kehittävät yksittäisiä asiakirjoja sisäistä käyttöä varten.

Tyypilliset asiakirjat ovat ylempien viranomaisten homogeenisille organisaatioille laatimia asiakirjoja, jotka ovat pakollisia.

Stensiiliasiakirjoissa on esipainettua tekstiä ja välilyöntejä, jotka täytetään asiakirjan viimeistelyn yhteydessä tilanteen mukaan. Tällaiset asiakirjat ovat lupaavia, koska ne säästävät aikaa valmisteluun.

Esimerkkiasiakirjat ovat luonteeltaan suuntaa-antavia, ja niitä käytetään asiakirjojen valmisteluun ja toteuttamiseen analogisesti.

Kyselylomake - tapa esittää yhtenäinen teksti, jossa vakiotiedot sijaitsevat arkin vasemmalla puolella, ja muuttuja syötetään asiakirjaan sen käännösprosessin aikana arkin oikealle puolelle.

Taulukko on asiakirja, jossa vakiotiedot sijoitetaan sarakkeen ja sivupalkin otsikoihin (rivien otsikot) ja muuttuja (numeerisesti tai sanallisesti) sijoitetaan vastaavien sarakkeiden ja rivien leikkauskohtaan.

Taulukon muodossa esitetyllä tekstillä on suuri tietokapasiteetti, ja sen avulla voit luokitella ja koodata tietoja tiukasti ja tehdä samankaltaisista tiedoista helposti yhteenvedon. Henkilöstötaulukko, suunnitelma, loma-aikataulu ja muut asiakirjat laaditaan taulukkomuodossa.

Ukrainan valtion hallintodokumentaatioluokitus DK 010-98, voimassa 01.06.99 alkaen, sisältää seuraavat asiakirjaluokat:

pankkiasiakirjat;

rahoitusasiakirjat;

suunnitteluasiakirjat;

resurssien dokumentointi;

kaupan asiakirjat;

ulkomaankaupan asiakirjat;

hinta-asiakirjat;

työelämää, sosiaalisia kysymyksiä ja väestön sosiaalista suojelua koskevat asiakirjat;

kuluttajapalveluiden dokumentointi väestölle;

eläkerahaston asiakirjat;

sanakirjan viitedokumentaatio.

Dokumentointijärjestelmät

Ukrainan valtion johtamisdokumentaation luokituksen DK 010-98 mukaan dokumentointijärjestelmä on joukko toisiinsa liittyviä asiakirjoja, joita käytetään tietyllä toimialalla.

Laitoksen, organisaation, yrityksen toiminta heijastuu erilaisiin asiakirjoihin, jotka liittyvät toisiinsa ja muodostavat tietyllä alueella käytettävät dokumentointijärjestelmät. On olemassa monia dokumentointijärjestelmiä, jotka on luokiteltu eri kriteerien mukaan (alueellinen, toiminnallinen, johtamistaso jne.). Erotetaan toiminnalliset dokumentointijärjestelmät - organisatoriset ja hallinnolliset, suunnittelu-, raportointi-, tilastolliset jne., ts. yhteinen kaikille hallintoelimille. Toimialakohtaisten hallintoelinten (ministeriöiden, osastojen) toimintaa kuvaavat dokumentaatiojärjestelmät katsotaan alakohtaisiksi. Erilaisia dokumentaation alajärjestelmiä on mahdollista erottaa johtamistasoittain, ne liittyvät läheisesti toisiinsa ja niitä on vaikea erottaa toisistaan.

Maassamme on johtamisprosessien automatisoinnin kehittämisen yhteydessä kehitetty yhtenäisiä dokumentointijärjestelmiä. GOST:t määrittelevät yhtenäisen dokumentointijärjestelmän määritelmän, tarkoituksen ja koostumuksen. Eri järjestelmien asiakirjoilla tulee olla yhtenäinen muoto.

Unified Documentation System (UDS) - yhtenäisten sääntöjen ja vaatimusten mukaisesti luotu dokumentaatiojärjestelmä, joka sisältää tietyn toiminta-alueen hallintaan tarvittavat tiedot.

Ministeriöt ja osastot kehittävät ja hyväksyvät yhtenäiset asiakirjalomakkeet. Ne ovat pakollisia käytettäväksi kaikissa laitoksissa, organisaatioissa, yrityksissä omistusmuodosta riippumatta.

Ukrainan valtion hallintodokumentaatioluokitus DK 010-98, voimassa 1.6.99 alkaen, erottaa seuraavat dokumentointijärjestelmät:

organisatoriset ja hallinnolliset asiakirjat;

ensisijainen kirjanpitoasiakirja;

pankkiasiakirjat;

rahoitusasiakirjat;

raportointi ja tilastollinen dokumentointi;

suunnitteluasiakirjat;

resurssien dokumentointi;

kaupan asiakirjat;

ulkomaankaupan asiakirjat;

hinta-asiakirjat;

työelämää, sosiaalisia kysymyksiä ja väestön sosiaalista suojelua koskevat asiakirjat;

kuluttajapalveluja koskevat asiakirjat väestölle;

kirjanpito ja kirjanpitoasiakirjat;

asiakirjoja varten Eläkerahasto;

tiedot ja viiteasiakirjat.

Organisatorinen ja hallinnollinen dokumentaatio - dokumentaatiojärjestelmä, jota käytetään ratkaisemaan johdon organisatorisia ja hallinnollisia tehtäviä.

Organisatorinen ja hallinnollinen dokumentaatio erottuu dokumentaatiosta, joka on luonteeltaan yhtenäistä, toimistotyötä palvelevan valtion elimen, laitoksen tehtävistä riippuen.

Viranomaiset ja hallituksen hallinnassa Ukraina, kaikki laitokset, organisaatiot ja yritykset heijastavat toimintaansa hallinnollisissa asiakirjoissa. Valtion toimielimiä koskevien säännösten mukaisesti myös hallinnolliset asiakirjat ovat turvaluokiteltuja.

Toimielinten hallinto- ja johtamistoimintaa kuvaavia hallinnollisia asiakirjoja ovat mm.

Päätökset - kollegiaalisen johdon korkeimpien ja joidenkin keskuselinten hyväksymät säädökset näiden elinten tärkeimpien ja perustavanlaatuisten tehtävien ratkaisemiseksi ja vakaiden käytännesääntöjen vahvistamiseksi.

päätökset - toimeenpanevien komiteoiden hyväksymät säädökset. Päätöksillä virallistetaan myös muiden kollegiaalisten elinten - kollegioiden, ministeriöiden ja osastojen, tieteellisten toimikuntien jne. - toiminnan tulokset.

määräykset - virkamiehelle määrätyt valtion elimen johtamistoimet, joilla on arvovaltainen luonne, valtion virasto toimivaltuuksia, jotka sitovat kansalaisia ja organisaatioita, joille tilaus on osoitettu.

Perussäännöt - säännöt, jotka koskevat organisaatioiden, laitosten, yhteisöjen ja kansalaisten toimintaa, niiden suhdetta muihin organisaatioihin ja kansalaisiin, oikeuksia ja velvollisuuksia tietyllä julkishallinnon tai taloudellisen toiminnan alueella.

määräykset - määräykset, joilla on konsolidoitu kodifiointi ja jotka määrittelevät valtion elinten järjestelmän, yksittäisen elimen, rakenneyksikön (toimikunnan, ryhmän) muodostumismenettelyn, rakenteen, toiminnot, toimivallan, tehtävät ja työn organisoinnin.

määräykset - ministeriöiden, osastojen, osastojen ja paikallisten kansanedustajaneuvostojen toimeenpanevien komiteoiden päälliköiden, yhden miehen läsnäolon perusteella toimivien laitosten, yhdistysten, järjestöjen ja yritysten päälliköiden antamat asiakirjat. Määräys annetaan tämän elimen tärkeimpien operatiivisten tehtävien ratkaisemiseksi.

ohjeet - valtion elimen antamat (tai sen päällikön hyväksymät) säädökset, joilla vahvistetaan säännöt, jotka koskevat laitosten, järjestöjen, yritysten (niiden osastojen ja yksiköiden) toiminnan organisatorisia kysymyksiä, tieteellisiä, teknisiä, teknisiä, taloudellisia ja muita erityisiä näkökohtia. ), virkamiehet ja kansalaiset. Ohjeita annetaan myös säädösten ja hallinnollisten asiakirjojen soveltamismenettelyn selventämiseksi ja määrittelemiseksi.

pöytäkirjat - asiakirjat, jotka vahvistavat asioiden käsittelyn ja päätöksenteon kulkua kokouksissa, kokouksissa, konferensseissa ja kollegiaalisten elinten kokouksissa.

muistiot ja perustelut: muistiot - johdolle osoitetut asiakirjat, joissa mainitaan laatijan päätelmiin ja ehdotuksiin liittyvät ongelmat; selittävät huomautukset - 1) asiakirjat, jotka selittävät pääasiakirjan tiettyjen määräysten sisällön (suunnitelma, raportti, hanke); 2) ylemmälle virkamiehelle esitellyt virkamiehen viestit, joissa selitetään toimintaa, tosiasiaa, tapahtumaa.

asiakirjat - useiden henkilöiden laatimat ja vahvistavat asiakirjat vahvistetut tosiasiat tai tapahtumia.

raportit jne.

Ensisijainen kirjanpitodokumentaatio - dokumentaatiojärjestelmä, jota käytetään kaikkien omistusmuotojen yrityskokonaisuuksien, organisaatioiden, jotka eivät harjoita yritystoimintaa, tuotantoa ja taloudellista toimintaa.

Pankkidokumentaatio - dokumentaatiojärjestelmä, jota käytetään maksu- ja rahatapahtumien suorittamiseen pankkien kautta.

Rahoitusdokumentaatio - asiakirjajärjestelmä, jota käytetään taloudellisten suhteiden järjestämiseen taloudellisten yksiköiden välillä.

Raportointi ja tilastollinen dokumentointi - dokumentointijärjestelmä, jota käytetään valtion tilastojen ongelmien ratkaisemiseen ja tilastotietojen hankkimiseen.

Raportti - asiakirja, joka sisältää tietoja toiminnan tuloksista tietyn ajanjakson aikana. Laitoksen raportointidokumentaatio koostuu useista asiakirjoista: valtion tilastoraportointi; osastojen raportointi; sisäinen raportointi.

Ukrainan valtion tilastokomitea kehittää valtion tilastoraportoinnin asiakirjalomakkeet, ja ne ovat pakollisia kaikille laitoksille, organisaatioille ja yrityksille. Ministeriöt ja osastot kehittävät osastokohtaisten raportointiasiakirjojen muotoja. keskuspankki Ukraina, Ukrainan valtion veropalvelu ja Ukrainan valtiovarainministeriö esittelevät kirjanpidon ja raportoinnin, veroraportoinnin muodot, jotka ovat pakollisia kaikille organisaatioille. Osaston raportoinnin muodot valmistelevat alakohtaista hallintoa suorittavat liittovaltion toimeenpanoviranomaiset.

Valtion tilasto- ja osastoraportit toimittaa säädetyissä määräajoissa asianomainen alueelin. Toimitusehtojen mukaan se voi olla kymmenen päivän, kuukausittainen, neljännesvuosittainen, puolivuosittain ja vuosittain.

Kukin toimielin laatii sisäisen raportoinnin suunnitelmien, tehtävien toteutumisesta, johdon kertaluonteisista ohjeista tai ylemmän organisaation ohjeista. Asiantuntijat laativat tällaiset raportointiasiakirjat rakenteelliset jaot ja toimitettu tämän tai korkeamman organisaation johdolle. Toimielinten sisäisiä raportointiasiakirjoja voidaan kutsua: raportiksi tai raportointiluonteiseksi todistukseksi.

Valtion staattinen ja osastoraportointi laaditaan hyväksyttyjen yhtenäisten lomakkeiden pohjalta ja hyväksyttyjen säädösasiakirjojen mukaisesti.

Suunnitteludokumentaatio - dokumentointijärjestelmä, jota käytetään talouden kehityksen ennustamisen ja suunnittelun ongelmien ratkaisemiseen.

Suunnittelun tulokset kirjataan suunnitteluasiakirjoihin, joilla on seuraavat nimet: suunnitelma, pitkän aikavälin suunnitelma, ohjelma, aikataulu, suunnitelma, yleissuunnitelma.

Suunnitteluasiakirjojen erikoisuus on, että ne laaditaan aina tietylle ajanjaksolle: useita vuosia, vuosi, kuusi kuukautta, neljännes, kuukausi tai tietyn tyyppisen työn suorittamisen ajaksi.

Liittovaltion suunnitelmia, ohjelmia ja yleisiä suunnitelmia kehittää Ukrainan hallituksen päätöksellä yksi tai useampi ministeriö tai osasto. Hankkeet ennen kuin ne on toimitettu Ukrainan hallitukselle hyväksyttäväksi ilman epäonnistumista koordinointivaihe kaikkien kiinnostuneiden instituutioiden kanssa. Liittovaltion ohjelmat, suunnitelmat ja yleiset suunnitelmat hyväksytään Ukrainan hallituksen asetuksilla.

Toimeenpaneva viranomainen kehittää alakohtaisia suunnitelmia ja ohjelmia alaisille laitoksille ja organisaatioille. Toimeenpanoviranomaisen (ministeriön tai osaston) johtaja hyväksyy ne ja ne ovat pakollisia. Niiden täytäntöönpanoa valvoo asianomainen liittovaltion toimeenpaneva elin.

Alueohjelmia, suunnitelmia ja suunnitelmia kehittävät alueiden, alueiden, piirien, kaupunkien ja muiden alueellisten yksiköiden hallinto, ja ne toimivat alueella. Pääsääntöisesti ne koskevat sosiaalisia ja taloudellinen kehitys ja maisemointi.

Erillisen organisaation toiminnan suunnittelu tapahtuu pääsääntöisesti suunnitelman, ohjelman tai aikataulun muodossa. Jos laitoksessa on kollegioita, neuvostoja, toimikuntia, myös niiden toimintaa suunnitellaan.

Suunnitteludokumentit laatii johto pätevien asiantuntijoiden kanssa, ja niiden on läpäistävä koordinointi- ja hyväksymisvaihe.

Ohjelman allekirjoittaa ohjelman kehittämisestä vastaavan osaston johtaja. Ohjelmat hyväksyy ylemmän tai tietyn organisaation tai kollegiaalisen elimen (kokous, valtuusto, kollegio jne.) johtaja.

Suunnitelma - asiakirja, joka sisältää luettelon toteutettaviksi suunnitelluista toimista, niiden järjestyksen, määrän, ajoituksen, vastuulliset toteuttajat. Suunnitelmien muoto on yleensä taulukkomainen.

Järjestöjen suunnitelmat laaditaan yhteiselle lomakkeelle. Suunnitelman pakolliset tiedot ovat: organisaation nimi, asiakirjan tyypin nimi, päivämäärä, asiakirjan numero, paikka, jossa suunnitelma on laadittu, tekstin otsikko, allekirjoitus, leima hyväksyminen. Rakenteellisten osa-alueiden suunnitelmat laaditaan vakiopaperille, jossa on kaikki tarvittavat yksityiskohdat.

Työsuunnitelmat tai toiminnot allekirjoittavat kehittämisosastojen päälliköt, suunnitelmat hyväksyy ylemmän toimielimen tai tämän organisaation johtaja.

Hintadokumentaatio - dokumentointijärjestelmä, jota käytetään hinta-analyysin ja hinnoittelun ongelmien ratkaisemiseen.

Resurssidokumentaatio - dokumentaatiojärjestelmä, jota käytetään resurssienhallinnan ongelmien ratkaisemiseen.

Kaupan dokumentointi - asiakirjajärjestelmä, jota käytetään kaupan hallinnan ongelmien ratkaisemiseen.

Kaikki yritysten suorittamat kaupankäynnit on dokumentoitava virheetöntä. Erityistä huomiota tulee kiinnittää oikeudellisiin asiakirjoihin, koska ilman niitä nämä toiminnot ovat pätemättömiä.

Voimassa olevassa lainsäädännössä säädetään kaupallisten asiakirjojen käsittelyyn liittyvistä erityissäännöksistä, eli jos niitä ei noudateta, asiakirjalla ei ole lainvoimaa. Näitä ovat: sisältö, muoto, rekisteröinti- ja toteutusmenettely, myös lailla säädetyt.

Kauppayritykset solmivat rahoitus- ja taloustoimintansa yhteydessä suhteita kumppaneidensa kanssa. Ensin tehdään sopimukset ja sitten tehdään laskelmia.

Kaupankäynnissä yritykset käyttävät useimmiten myyntisopimuksia. Myyjä sitoutuu kauppasopimuksella luovuttamaan omaisuuden (esineen, tavaran) omistukseen, ts. Ostajan täysi taloudellinen tai toiminnallinen johtaminen, ja ostaja sitoutuu ottamaan vastaan kiinteistön ja maksamaan siitä tietyn hinnan.

Sopimuksen tekeminen on monimutkainen ja vastuullinen osa kauppaa.

Sopimus suorittaa seuraavat toiminnot:

Vahvistaa oikeudellisesti kumppaneiden välisiä suhteita antamalla heille luonteen, jonka täyttämisvelvollisuus on lailla suojattu;

määrittää menettelyn ja menetelmät velvoitteiden täyttämiseksi;

Tarjoaa tapoja suojata velvoitteiden turvallisuutta.

Pitkäaikaisten sopimusten avulla yritys voi suunnitella toimintaa, määrittää kehitysnäkymiä. Kaikkia sopimuksessa mainitsemattomia taloudellisten suhteiden näkökohtia säätelee voimassa oleva lainsäädäntö, ts. sopimusten toiminnalle on asetettu tiettyjä vaatimuksia.

Työvoimaa, sosiaalisia kysymyksiä ja väestön sosiaalista suojelua koskeva dokumentaatio - dokumentointijärjestelmä, jota käytetään ratkaisemaan työvoimaresurssien ja sosiaalisen suojelun ongelmia.

Kirjanpitoasiakirjat - asiakirjajärjestelmä, jota käytetään ratkaisemaan budjetti- ja omavaraisten laitosten ja organisaatioiden kirjanpitoongelmia.

Kirjanpitoasiakirjat dokumentoivat kaikki liiketapahtumat siinä järjestyksessä, jossa ne suoritetaan. Tämä tarjoaa jatkuvan, jatkuvan kirjanpidon kaikista kirjanpitokohteista; todistusvoimaisten asiakirjojen perusteella tehdyn kirjanpidon oikeudellinen perustelu; asiakirjojen käyttö organisaatioiden taloudellisen toiminnan nykyiseen valvontaan ja operatiiviseen hallintaan; omaisuuden turvallisuuden valvonta, koska asiakirjat vahvistavat työntekijöiden aineellisen vastuun heille uskotuista arvoista; laillisuuden vahvistaminen, koska asiakirjat toimivat pääasiallisena tietolähteenä kunkin liiketoimen oikeellisuuden, tarkoituksenmukaisuuden ja laillisuuden myöhempään tarkastukseen asiakirjatarkastusten yhteydessä.

Pääpiirteet, joiden mukaan kirjanpitoasiakirjat luokitellaan:

ajanvarauksella;

Ajanvarauksella asiakirjat jaetaan hallinto-, perustelu-, kirjanpito- ja yhdistettyihin.

Hallinnolliset asiakirjat ovat asiakirjoja, jotka sisältävät määräyksen tietyn liiketoiminnan suorittamisesta. Niiden päätarkoituksena on ohjeiden siirtäminen johtajilta suorille toimeenpanijoille. Monet toiminnot suoritetaan vain, jos on asianmukainen hallinnollinen asiakirja.

Hallinnollisia asiakirjoja ovat käskyt, ohjeet, työhönotto- ja irtisanoutumispöytäkirjat sekä lomat.

Nämä asiakirjat eivät vielä sisällä vahvistusta liiketoimien tosiseikoista, joten ne eivät sinänsä voi toimia perustana tapahtumien kirjaamiseen kirjanpitoon.

Vapauttavat (tai toimeenpano) ovat asiakirjoja, jotka laativat jo suoritetut tapahtumat. Ne on koottu tapahtumahetkellä ja ne vahvistavat toimeksiannon tai ohjeen toteuttamisen. Esimerkiksi palkkalaskelmat palkat, rahtikirjat, asiakirjat, laskut, arvoesineiden vastaanottamisesta osoittavat kuitit ja monet muut.

Kirjanpitoasiakirjoiksi kutsutaan sellaisia asiakirjoja, jotka kirjanpitolaitteisto luovat tilinpäätösten laatimiseksi sekä jälkimmäisen helpottamiseksi, vähentämiseksi ja yksinkertaistamiseksi.

Kirjanpitoasiakirjat kootaan kirjanpidossa aiemmin myönnettyjen hallinto- ja tositteiden perusteella. Ne on suunniteltu heijastamaan kirjanpitotietoja kirjanpitorekistereissä kirjanpitoprosessin nopeuttamiseksi. Näissä asiakirjoissa ei ole määräystä liiketoimen suorittamiseksi eikä vahvistusta sen toteutumisesta. Esimerkiksi vaateen määrän laskeminen, käyttöomaisuuden ja aineettomien hyödykkeiden poistojen laskeminen, hyödyketappiolaskelmat jne.

Kirjanpitoasiakirjat sisältävät myös tilinpäätöksen. Ne kootaan tapauksissa, joissa on tarpeen siirtää summa tililtä toiselle, virallistaa tilin sulkeminen, korjata tileissä tehdyt virheet jne. Tarve tälle tulee esiin melko usein, ja siksi tällaiset todistukset ovat hyvin yleisiä kirjanpitokäytännössä.

Yhdistetyt asiakirjat ovat niitä, joissa yhdistyvät useiden asiakirjojen ominaisuudet: hallinnolliset ja perustelut, perustelut ja kirjanpitoasiakirjat jne. Ne toimivat sekä määräyksenä tämän toimenpiteen suorittamiseksi että perusteena sen suorittamiselle, korjaavat tapahtuman ja sisältävät samalla viitteen siitä, missä järjestyksessä se näkyy kirjanpidossa. Esimerkiksi saapuvat ja lähtevät kassamääräykset, tilivelvollisten ennakkoilmoitukset, materiaalien luovutusvaatimukset, raja-aitakortit, palkkalaskelmat, ilmoitukset käteisen rahan siirrosta käyttötilille jne.

Useiden asiakirjojen ominaisuuksien yhdistäminen yhteen asiakirjaan yksinkertaistaa niiden kirjanpitokäsittelyä, vähentää asiakirjojen määrää ja niiden hankintakustannuksia. Yhdistetyt asiakirjat kootaan vähentämään liiketapahtumia koskevien asiakirjojen määrää, jotka toistetaan organisaatiossa useita kertoja lyhyen ajanjakson aikana.

kokoamismenetelmän (järjestyksen) mukaan;

Kokoamistavan (järjestyksen) mukaan erotetaan perusasiakirjat ja yhteenvetoasiakirjat.

Ensisijaiset asiakirjat ovat asiakirjoja, jotka kuvastavat kaikki liiketapahtumat välittömästi niiden valmistumishetkellä. Ne ovat ensimmäinen virallinen todiste siitä, että nämä toimet on todella suoritettu. Ensisijaisia asiakirjoja ovat käteisen saapuvat ja lähtevät tilaukset, rahtikirjat, vastaanottotodistukset, tilaukset, kuitit jne. Esimerkki ensisijaisesta asiakirjasta voi toimia myös hyvityslaskuna. Se laaditaan vastaanotettaessa materiaalit varastoon ja osoittaa, kuinka varastonpitäjä on täyttänyt hänelle niiden vastaanottamisesta annetun tilauksen.

Konsolidoidut asiakirjat ovat perusasiakirjojen perusteella laadittuja asiakirjoja. Ne kuvastavat tapahtumia, jotka on aiemmin toteutettu asiaankuuluvilla ensisijaisilla asiakirjoilla. Toissijaisten tositteiden laatiminen ei liity suoraan liiketoimiin, vaan ne rekisteröivät nämä tapahtumat vain perusasiakirjojen tietojen mukaan.

Konsolidoitujen tositteiden avulla voit vähentää kirjausten määrää kirjanpitotileissä. Yhteenvetoasiakirjoja ovat kehitystaulukot, ryhmittelylomakkeet, kulujakolomakkeet, tuotteiden ja materiaalien siirtoraportit (lokit), ennakkoraportti jne. Ennakkoraportti täytetään ensisijaisten asiakirjojen perusteella, joista käy ilmi kaikki yritykselle aiheutuneet kulut. vastuullinen henkilö. Yhteenvetoasiakirjat sisältävät myös palkkalaskelmia tai valmiiden tuotteiden selvityksiä, erilaisia sisäisiä raportteja (esim. raportti aineellisten omaisuuserien liikkumisesta varastossa) jne. Kaikki nämä asiakirjat sisältävät välttämättä lisätietoa saatavilla olevien tietojen lisäksi perusasiakirjoissa, jotka muodostivat perustan niiden laatimiselle.

Yhteenvetoasiakirjat palvelevat siis ensinnäkin ensisijaisten asiakirjojen tietojen yhdistämistä ja konsolidoitujen indikaattoreiden hankkimista ja toiseksi ensisijaisten asiakirjojen tietojen ryhmittelyä saadakseen lisätietoa kirjatuista tapahtumista ja heijastaa näitä tapahtumia uudessa osiossa. Siksi tiivistelmäasiakirjoja käytetään keinona käsitellä alkuperäisiä tapahtumatietoja.

liiketoimien heijastusmenetelmällä;

Liiketapahtumien heijastusmenetelmän mukaan asiakirjat jaetaan kertaluonteisiin ja kumulatiivisiin.

Kertaluonteiset asiakirjat kuvaavat yhtä tai useampaa liiketapahtumaa samanaikaisesti. Erottuva ominaisuus nämä asiakirjat - heti laadinnan jälkeen ne siirretään kirjanpitoon ja voivat toimia kirjanpidon perustana. Esimerkiksi kuittitilaukset materiaaleista, kulujakolomakkeet, kustannusarviot, laskut, vastaanottotodistukset, kassamääräykset, rahashekit jne.

Kumulatiivisia asiakirjoja käytetään yrityksessä suoritettujen homogeenisten toimintojen virallistamiseen eri aika(viikon, vuosikymmenen, puolen kuukauden ajan). Ne on laadittu vähentämään niiden toimien osalta myönnettyjen asiakirjojen määrää, jotka suoritetaan yrityksessä useita kertoja lyhyessä ajassa. Esimerkiksi päiväsaantilomake raaka-aineiden luovutuksesta, henkilökohtaiset palkkatilit, työaikalomake, selvitys tehdyistä töistä jne.

kokoamispaikalla;

Kokoamispaikan mukaan asiakirjat jaetaan sisäisiin ja ulkoisiin.

Sisäiset asiakirjat kootaan yrityksen sisällä. He laativat liiketoimia, jotka suoritetaan vain yrityksen sisällä. Nämä asiakirjat eivät ylitä yrityksen rajoja, esimerkiksi palkkalaskelmat, kuitti- ja menomaksumääräykset jne.

Ulkoiset asiakirjat laaditaan yrityksen ulkopuolella ja ne muodostavat yritysten välisiä liiketoimia. Esimerkiksi laskut, laskut, vastapuolten laskut.

Erilliset sisäiset asiakirjat muuttuvat ulkoisiksi liiketoimien seurauksena, esimerkiksi rahasekit, maksumääräykset. Sisäisiä asiakirjoja täytettäessä riittää, että ilmoitetaan vain vaaditut tiedot, ja ulkoisia asiakirjoja laadittaessa on myös lisättävä asiakirjoihin lisätiedot liiketapahtuman kuvauksen täydentämiseksi.

laadullisista syistä;

Laadullisten ominaisuuksien mukaan asiakirjat voivat olla täydellisiä ja viallisia. Täysimääräinen asiakirja on asiakirja, joka on laadittu määrätyssä muodossa, jossa on kaikki vaaditut tiedot ja joka kuvastaa oikein todella suoritettua ja laillista liiketapahtumaa. Asiakirja, joka ei täytä näitä vaatimuksia, on viallinen.

tietotekniikan käyttöasteen mukaan.

Asiakirjojen laadinnassa tietotekniikan käyttöasteen mukaan ne jaetaan käsin täytetyiksi, osittain koneella täytetyiksi (eli kirjelomakkeelle laadituiksi) ja kokonaan koneilla täytetyiksi (palkka-, rahtikirja, lasku, inventaario) luettelo jne.).

Eläkerahaston dokumentaatio - dokumentointijärjestelmä, jota käytetään eläketurvan ongelmien ratkaisemiseen.

Tieto- ja viitedokumentaatio - dokumentaatiojärjestelmä, jota käytetään tietokannan ja sen rakenneosien (tietokannat, yhtenäiset asiakirjamuodot, tietovirrat, tekniset ja taloudelliset indikaattorit jne.) hallintaan liittyvät ongelmat.

Tiedot ja viiteasiakirjat tarjoavat tietoa, joka kannustaa tiettyihin päätöksiin, esim. aloittaa johtamispäätökset, antaa sinun valita yhden tai toisen johtamisvaikutusmenetelmän. Ne eivät sisällä käskyjä, eivätkä velvoita toteuttamaan tilauksia.

Tämän järjestelmän asiakirjoilla on apuväline organisatorisiin, oikeudellisiin ja hallinnollisiin asiakirjoihin nähden.

Näiden asiakirjojen erikoisuus on, että ne menevät johtamisjärjestelmässä alhaalta ylös: työntekijästä yksikön johtajaan, yksikön johtajasta organisaation johtajaan, alaiselta organisaatiolta ylempään.

Tiedot ja viiteasiakirjat sisältävät:

muistio - katso Organisatoriset ja hallinnolliset asiakirjat

palveluilmoitus - virkamiehen toiselle virkamiehelle lähettämä huomautus työn suorittamisesta

selittävä huomautus - katso Organisatoriset ja hallinnolliset asiakirjat

ehdotus - eräänlainen muistio, joka sisältää luettelon tiettyä asiaa koskevista erityisistä ehdotuksista

ehdotus - asiakirja, joka sisältää ehdotuksen henkilöstön nimittämisestä, siirrosta tai ylentämisestä sekä suosituksen tietyistä toimielimen toimintaan liittyvistä toimista.

lausunto - asiakirja, joka sisältää henkilön (henkilöiden) pyynnön tai ehdotuksia toimielimelle tai virkamiehelle.

kaikenlainen kirjeenvaihto - yleinen nimi erisisältöisille asiakirjoille (virallinen kirje, sähke, teleksi, puhelinsanoma, faksiviesti (faksi), sähköinen viesti jne.), jota käytetään organisaatioiden välisen operatiivisen tiedonvaihdon välineenä

protokolla - katso organisatoriset ja hallinnolliset asiakirjat

toimi - katso Organisatoriset ja hallinnolliset asiakirjat

viite - 1) asiakirja, joka sisältää kuvauksen ja vahvistuksen tietyistä tosiseikoista ja tapahtumista 2) asiakirja, joka vahvistaa elämäkerralliset tai viralliset tosiasiat.

johtopäätös - asiakirja, joka sisältää laitoksen, komission, asiantuntijan lausunnon, päätelmän mistä tahansa asiakirjasta tai asiasta

palaute - asiakirja, joka sisältää laitoksen tai asiantuntijan mielipiteen mistä tahansa työstä

yhteenveto - asiakirja, joka on yhteenveto tiedoista yhtä asiaa (ehdotusten yhteenveto, yhteenveto kommenteista, yhteenveto vaatimuksista jne.)

luettelo - luettelo henkilöistä tai esineistä tietyssä järjestyksessä, joka on koottu tiedottamista tai rekisteröintiä varten

luettelo - systematisoitu luettelo asiakirjoista, esineistä, esineistä, jotka on koottu tiettyjen normien tai vaatimusten soveltamiseksi niihin.

Kuten yllä mainittu asiakirja - kiinnitin eri tavoilla erityisellä tietomateriaalilla tosiasioita, tapahtumia, objektiivisen todellisuuden ilmiöitä ja ihmisen henkistä toimintaa.

Korjaamalla tiedon asiakirja varmistaa siten niiden säilymisen ja kerääntymisen sekä mahdollisuuden siirtää tiedot toiselle henkilölle, toistuvan tiedonsaannin. Siksi asiakirja voi suorittaa useita toimintoja.

Useimpien asiakirjojen tulee täyttää sellaiset vaatimukset kuin soveltuvuus pitkäaikaiseen säilytykseen, maksimaalinen näkyvyys. Jotta asiakirjalla olisi nämä ominaisuudet, se on laadittava oikein sekä muodoltaan että sisällöltään.

Asiakirjojen valmistelun ja toteutuksen perusperiaatteiden, muotojen ja niiden kanssa työskentelymenetelmien kehittämiseksi ne luokitellaan useiden ominaisuuksien mukaan.

Asiakirjojen luokittelu - tämä on asiakirjojen jako luokkiin yleisimpien samankaltaisuuden ja eron piirteiden mukaan. Luokittelu suoritetaan siinä vaiheessa, kun ne ryhmitellään tapauksiin - tämä on luokittelun ensisijainen vaihe, tällaisen luokituksen tarve johtuu tapauksen käsitteestä.

Asiakirjojen luokittelu - välttämätön ehto niiden yhdistämiseen liittyvien töiden suorittamiseen, mikä on tärkeä edellytys automatisoitujen ohjausjärjestelmien dokumentoinnissa.

Asiakirja luokitellaan eri kriteerien mukaan.

1. Tietojen kiinnitystavan mukaan asiakirjat jaetaan:

· kirjallinen;

graafinen;

valokuva- ja filmiasiakirjat;

sähkömagneettinen.

Tiedot ja viittaukset (käytetään tietojen keräämiseen, yleistämiseen ja välittämiseen (raportit, asiakirjat, raportit, kirjeet, sähkeet, puhelinsanomat jne.));

organisatorinen ja hallinnollinen (käytetään toiminnan säätelyyn (peruskirjat, määräykset, määräykset, säännöt, ohjeet, operatiivisen johtamisen määräykset, ohjeet, päätökset, päätökset, määräykset jne.));

henkilöstö (työntekijän henkilökortti, hakemus, ominaisuudet, omaelämäkerta, henkilöstömääräykset maahanpääsyä, irtisanomista ja siirtoa varten);

· rahoitus ja kirjanpito (budjetit, laskelmat, tilinpäätökset jne.);

Toimitus ja markkinointi (rahtikirjat tavaroiden vastaanottamisesta, luovutuksesta).

Lisäksi eri kollegiaalisten elinten toimintaa kuvaavilla asiakirjoilla on tärkeä rooli johtamisen alalla. (protokollat) , joka voi toimia sekä hallinnollisen toiminnan toteuttamiskeinona että tiedon keräämisen ja yleistämisen välineenä.

Valtion standardi määrittelee organisaatio- ja hallintoasiakirjat kirjallisina asiakirjoina, jotka tallentavat hallinnollisia ja organisatorisia asioita koskevat päätökset sekä viranomaisten, laitosten, yritysten, järjestöjen, niiden osastojen ja virkamiesten johtamista, vuorovaikutusta, toiminnan järjestämistä ja sääntelyä koskevat asiat.

3. Nimen mukaan: määräykset, määräykset, pöytäkirjat, määräykset, ohjeet, säännöt, peruskirjat, raportit, asiakirjat, suunnitelmat, kirjeet, lausunnot, raportit ja selittävät huomautukset jne.

4. Tyypin mukaan asiakirjat ovat:

vakioasiakirjat - ovat ylempien viranomaisten kehittämiä homogeenisiä toimintoja omaaville alaorganisaatioille ja ne ovat pakollisia;

Malliasiakirjat - ovat ylempien viranomaisten kehittämiä koko järjestelmän järjestämiseksi ja ne ovat luonteeltaan neuvoa-antavia;

yksittäiset asiakirjat - tiettyjen organisaatioiden kehittämät sisäiseen käyttöön;

· stensiilidokumentit - tuotetaan typografisesti ja asiakirjan tekstin vakioosa tulostetaan painokoneilla ja muuttuville tiedoille jätetään vapaita tiloja.

5. Monimutkaisuusasteen mukaan erotetaan yksinkertaiset asiakirjat, jotka sisältävät yhden kysymyksen, ja monimutkaiset asiakirjat, jotka sisältävät useita kysymyksiä.

6. Kokoamispaikan mukaan asiakirjat jaetaan sisäisiin ja ulkoisiin. Sisäinen - asiakirjat, jotka on luotu laitoksessa (organisaatiossa, yrityksessä) ratkaisemaan heidän ongelmansa eivätkä ylitä sitä. Ulkoinen - laitoksen (organisaation, yrityksen) saapuva ja lähtevä kirjeenvaihto.

7. Toteutusehtojen mukaan asiakirjat jaetaan kiireellisiin ja ei-kiireellisiin.

8. Alkuperän mukaan asiakirjat ovat virallisia ja virallis-henkilökohtaisia (nimellisiä).

9. Julkisuuden asteen mukaan asiakirjat erotellaan tavallisiksi, salaisiksi ja virkakäyttöön tarkoitetuiksi.

10. Lainvoiman perusteella erotetaan aidot ja väärennetyt asiakirjat. Aito on jaettu voimassa oleviin ja pätemättömiin (ei enää laillisesti voimassa)

11. Asiakirjat jaetaan tarkoituksen (luonnin vaiheiden) mukaan alkuperäisiin (alkuperäiskappaleisiin) ja kopioihin. Alkuperäinen on alkuperäinen asiakirja, joka sisältää alkuperäiset tiedot ja asianmukaisesti täytettynä. Pääsääntöisesti asiakirjan luomista edeltää luonnosvaihe - asiakirja alustavassa versiossa. Oikeudellisesti alkuperäiskappale ja sen asianmukaisesti oikeaksi todistettu kopio ovat vastaavia. kopio-asiakirja, joka toistaa tarkasti alkuperäisen tiedot (johon yläkentän oikeaan kulmaan on kiinnitetty sana "kopio") ja asianmukaisesti todistettu. On tarpeen erottaa toisistaan sellaiset kopiot kuin loma, ote ja kaksoiskappale. Loma - lähettäjän jättämä täydellinen kopio lähtevästä asiakirjasta, joka tehdään samanaikaisesti alkuperäisen kanssa ja todistetaan oikeaksi. Ote - kopioi asiakirjan osia, ja kaksoiskappale on asiakirjan toinen kopio, jolla on sama oikeusvoima.