आउटलुक से ईमेल कैसे बचाएं: संग्रह, आयात, निर्यात और अन्य उपयोगी क्रियाएं। आउटलुक बैकअप और इनबॉक्स हैंडी बैकअप की अन्य सुविधाओं और कार्यों को पुनर्स्थापित करता है

यह ट्यूटोरियल आपको Outlook 2016, Outlook 3013, Outlook 2010 और Outlook 2007 के सभी संस्करणों में स्वचालित रूप से या मैन्युअल रूप से Outlook ईमेल, संपर्क, अपॉइंटमेंट और कार्यों का सुरक्षित रूप से बैकअप लेना सिखाएगा।

यदि आप अपने अधिकांश ईमेल संचारों के लिए Microsoft Outlook का उपयोग कर रहे हैं, तो इस पर ध्यान देने की कोई आवश्यकता नहीं है कि उस सभी डेटा को सुरक्षित रूप से संग्रहीत, आयात और निर्यात करना कितना महत्वपूर्ण है।

जबकि आउटलुक ईमेल (साथ ही कैलेंडर, संपर्क, कार्य और नोट्स) संग्रहीत हैं के अंदरआउटलुक डेटा फ़ाइल (.pst) फ़ाइल, कुछ अन्य फ़ाइलें और सेटिंग्स जैसे कि खाता सेटिंग्स, हस्ताक्षर, टेम्पलेट, कस्टम प्रपत्र अलग-अलग फ़ाइलों में संग्रहीत किए जाते हैं। इसलिए, यदि आप अपने Outlook खाते को पुराने कंप्यूटर से पूर्ण रूप से नए में स्थानांतरित करना चाहते हैं, तो केवल .pst फ़ाइल का बैकअप लेना पर्याप्त नहीं हो सकता है।

इस ट्यूटोरियल में, आप पाएंगे विस्तृतआउटलुक मेल और अन्य वस्तुओं को स्वचालित रूप से या मैन्युअल रूप से बैकअप करने के निर्देश और जानें कि किस परिदृश्य में किस विधि का उपयोग करना सबसे अच्छा है।

निर्यात करके आउटलुक ईमेल का बैकअप कैसे लें

जब आप आउटलुक मेल का बैकअप लेना चाहते हैं तो अलग-अलग स्थितियां हो सकती हैं - उदाहरण के लिए, जब आप किसी अन्य कंप्यूटर पर जा रहे हों या क्रैश के बाद अपने आउटलुक डेटा को पुनर्स्थापित कर रहे हों। दूसरे मामले में, एक स्वस्थ आउटलुक बैकअप होने से दर्द काफी हद तक कम हो सकता है, इसलिए समय-समय पर अपने आउटलुक ईमेल का बैकअप लेना एक बुद्धिमान रणनीति है, खासकर यदि आप काम के लिए ईमेल का उपयोग कर रहे हैं।

आउटलुक बैकअप बनाने का सबसे सुरक्षित और विश्वसनीय तरीका है कि माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक को आपके लिए स्वचालित रूप से एक .pst फ़ाइल निर्यात करने दें। के अलावा ईमेल, इससे भी बचत होगी संपर्क, CALENDARS, कार्य, तथा टिप्पणियाँ.

आउटलुक 2013 और आउटलुक 2016 का बैकअप कैसे लें

आउटलुक 2013 और 2016 में बैकअप ईमेल के लिए, निम्न चरणों का पालन करें।

पासवर्ड से सुरक्षित किसी मौजूदा. pst फ़ाइल में निर्यात करते समय, वह पासवर्ड टाइप करें जिसका आपने पहले उपयोग किया था।

किसी मौजूदा गैर-संरक्षित .pst फ़ाइल में निर्यात करते समय, Outlook बिना पासवर्ड डायलॉग बॉक्स दिखाए तुरंत निर्यात प्रक्रिया शुरू कर देगा।

आपका काम हो गया! बस ध्यान रखें कि एक बड़ी .pst फ़ाइल को निर्यात करने में कुछ समय लग सकता है, और बैकअप प्रक्रिया पूरी होने तक प्रगति पट्टी स्क्रीन पर रहेगी। तो कृपया धैर्य रखें :)

आउटलुक 2010 ईमेल का बैकअप कैसे लें

आउटलुक 2010 बैकअप बनाने के लिए, पर जाएं फ़ाइलटैब, और क्लिक करें विकल्प > विकसित > निर्यात करना:

यह शुरू कर देगा आयात और निर्यात विज़ार्ड, और आप ऊपर वर्णित चरण 2 - 6 निष्पादित करते हैं।

आउटलुक 2007 ईमेल का बैकअप कैसे लें

Outlook 2007 में बैकअप ईमेल और अन्य मदों के लिए, क्लिक करें फ़ाइलमेनू, और फिर क्लिक करें आयात और निर्यात…

आयात और निर्यात विज़ार्डचलेंगे, और आप इसे ठीक वैसे ही कॉन्फ़िगर करते हैं जैसा कि .

अब जब आपका आउटलुक डेटा एक .pst फ़ाइल में निर्यात किया जाता है, तो आप फ़ाइल को सामान्य तरीके से स्थानांतरित या कॉपी कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप अपने आउटलुक बैकअप को ड्रॉपबॉक्स या वनड्राइव में सहेज सकते हैं, और बाद में इसे एक नए कंप्यूटर पर सहेज सकते हैं।

लाभ: .pst फ़ाइल निर्यात करना आउटलुक ईमेल बैकअप का एक त्वरित, सहज और सुरक्षित तरीका है जिसे अनुभवहीन उपयोगकर्ताओं द्वारा भी आसानी से पूरा किया जा सकता है। इसके अतिरिक्त, यह आपको एक बनाने देता है चयनात्मक बैकअप, अर्थात। जैसे महत्वहीन फ़ोल्डरों को छोड़कर केवल प्रासंगिक डेटा निर्यात करें कूड़ाया हटाए गए आइटम.

कमियां: एक .pst फ़ाइल निर्यात करना एक पूर्ण आउटलुक बैकअप नहीं है (इस तथ्य के बावजूद कि निर्यात की गई फ़ाइल का डिफ़ॉल्ट नाम है बैकअप.पीएसटी). यह विधि सबसे आवश्यक वस्तुओं जैसे मेल, संपर्क, अपॉइंटमेंट, कार्य और नोट्स की प्रतिलिपि बनाती है। कुछ Outlook डेटा निर्यात के दौरान खो जाता है, भले ही आप सभी फ़ोल्डर और सबफ़ोल्डर शामिल करते हैं। दूसरों के बीच, निर्यात करने से निम्न डेटा नहीं सहेजा जाता है: संदेश नियम, हस्ताक्षर, कस्टम प्रपत्र, कस्टम दृश्य और फ़ोल्डर गुण।

यदि आप आउटलुक डेटा को अधिकतम संभव सीमा तक बैकअप करना चाहते हैं, तो तीसरे पक्ष के "ऑल-इन-वन" में से किसी एक का उपयोग करने पर विचार करें, या मैन्युअल रूप से बनाएं। इसके अलावा, आप उन फ़ाइलों का बैकअप ले सकते हैं जो आपके आउटलुक टेम्प्लेट, हस्ताक्षर, थीम और कस्टम फॉर्म को स्टोर करती हैं। पूर्ण विवरण नीचे का पालन करें।

कॉपी .pst फ़ाइल - आउटलुक में बैकअप ईमेल के लिए त्वरित तरीका

अनुभवी उपयोगकर्ताओं के लिए, आउटलुक बैकअप लेने का सबसे तेज़ तरीका मैन्युअल रूप से .pst फ़ाइल की प्रतिलिपि बनाना और फिर . इस दृष्टिकोण की मुख्य जटिलता यह है कि अलग-अलग आउटलुक संस्करण अलग-अलग स्थानों में एक .pst फ़ाइल स्टोर करते हैं।

आउटलुक 2013 और आउटलुक 2016 में पीएसटी फाइल

संचालन प्रणाली के आधार पर, .pst फ़ाइल निम्न में से किसी एक स्थान पर संग्रहीत होती है:

विंडोज 8तथा विंडोज 10:

सी: \ उपयोगकर्ता \
या
सी: \ उपयोगकर्ता \ \रोमिंग\लोकल\Microsoft\Outlook

विंडोज 7तथा विंडोज विस्टा:

सी: \ उपयोगकर्ता \ \दस्तावेज़\आउटलुक फ़ाइलें

आउटलुक 2010 में पीएसटी फाइल

Vista, Windows 7, Windows 8 और Windows 10 सहित सभी ऑपरेटिंग सिस्टम पर, व्यक्तिगत फ़ोल्डर फ़ाइल का डिफ़ॉल्ट स्थान यह है:

सी: \ उपयोगकर्ता \ \दस्तावेज़\आउटलुक फ़ाइलें

आउटलुक 2007 और इससे पहले की पीएसटी फाइल

Vista, Windows 7, Windows 8 और Windows 10 पर, .pst फ़ाइल यहां स्थित है:

सी: \ उपयोगकर्ता \ \AppData\Local\Microsoft\Outlook

Windows और Outlook के पुराने संस्करणों में, .pst को निम्न में से किसी एक स्थान पर पाया जा सकता है:

सी:\दस्तावेज़ और सेटिंग्स\

सी: \ उपयोगकर्ता \ \दस्तावेज़\आउटलुक फ़ाइलें

सी: \ उपयोगकर्ता \ \मेरे दस्तावेज़\आउटलुक फ़ाइलें

टिप्पणी। एप्लिकेशन आंकड़ाएक छिपा हुआ फ़ोल्डर है। इसे देखने में सक्षम होने के लिए, पर जाएं कंट्रोल पैनल > फ़ोल्डर विकल्प, पर स्विच करें दृश्यटैब, और चुनें छिपी हुई फ़ाइलें, फ़ोल्डर या ड्राइव दिखाएंनीचे छिपी हुई फ़ाइलें और फ़ोल्डर्स.

अपने कंप्यूटर पर. pst फ़ाइल स्थान का निर्धारण कैसे करें

पिछले कुछ वर्षों में, Microsoft ने Outlook.pst स्थान के संदर्भ में एक वास्तविक गड़बड़ी पैदा कर दी है। फिर भी, आप इस तरह से अपनी मशीन पर आउटलुक डेटा फाइल को जल्दी से पा सकते हैं:

यह उस फ़ोल्डर को खोलेगा जिसमें आपकी मशीन पर .pst फ़ाइल संग्रहीत है।

और अब, अपना आउटलुक बंद करें (एक खुला आउटलुक आपको .pst फाइल कॉपी नहीं करने देगा), और फाइल को हमेशा की तरह कॉपी करें: राइट-क्लिक करें, और क्लिक करें प्रतिलिपि. या, फ़ाइल को कॉपी करने के लिए Ctrl+C शॉर्टकट दबाएं, और इसे पेस्ट करने के लिए Ctrl+V दबाएं।

बैक अप आउटलुक नियम

आउटलुक 2003 के बाद से, संदेश नियम एक .pst फ़ाइल में संग्रहीत किए जाते हैं। इसलिए, .pst फ़ाइल की प्रतिलिपि बनाने से नियमों का बैकअप बन जाता है, और बैकअप का एक नई प्रोफ़ाइल में सही माइग्रेशन नियमों को पुनर्स्थापित करता है (कृपया देखें)। केवल समायोजन जो आपको करना होगा वह है "मूव टू फोल्डर" और "कॉपी टू फोल्डर" नियम। ऐसा करने के लिए, आउटलुक खोलें, क्लिक करें नियम और अलर्ट प्रबंधित करें, नियम का चयन करें, नीचे फलक में फ़ोल्डर का नाम क्लिक करें, और फ़ोल्डर की पुष्टि करने के लिए ठीक क्लिक करें।

अतिरिक्त सावधानी के रूप में, आप अपने नियमों को एक अलग .rwz फ़ाइल में निर्यात कर सकते हैं। पर घरटैब, क्लिक करें नियम > नियम और अलर्ट प्रबंधित करें > विकल्प > निर्यात नियम...

लाभ: निर्यात सुविधा का उपयोग करने के बजाय .pst फ़ाइल की सीधी प्रतिलिपि बनाने से आप अधिक डेटा सहेज सकते हैं - आपके Outlook नियमों को उचित रूप से पुनर्स्थापित करने के बाद और साथ ही कुछ अन्य अनुकूलन अभी भी रहेंगे।

कमियां: आपको यह जानने की आवश्यकता है कि आपके आउटलुक में .pst फ़ाइल कहाँ संग्रहीत है, या इसके स्थान को खोजने में सक्षम हैं। यदि आपके पास कई आउटलुक खाते हैं जो विभिन्न .pst फ़ाइलों में डेटा संग्रहीत करते हैं, तो आपको 100% आश्वस्त होना चाहिए कि आपने सही फ़ाइल का बैकअप लिया है।

आउटलुक सिग्नेचर, टेम्प्लेट, कस्टम फॉर्म और सेटिंग्स का बैकअप कैसे लें

आउटलुक ईमेल के अलावा, आप अन्य मदों और सेटिंग्स का बैकअप लेना चाह सकते हैं। नीचे, आपको उन स्थानों की सूची मिलेगी जहाँ Outlook 2013 और Outlook 2016 उन्हें संग्रहीत करते हैं।

हस्ताक्षर (.rtf, .txt, .htm)

• सी: \ उपयोगकर्ता \ \AppData\Roaming\Microsoft\Signatures
• सी: दस्तावेज़ और सेटिंग्स उपयोगकर्ता अनुप्रयोग डेटा माइक्रोसॉफ्ट हस्ताक्षर

स्टेशनरी (.htm) - आउटलुक थीम

• C:\Program Files (x86)\Common Files\Microsoft Shared\Stationery
• सी:\प्रोग्राम फाइल्स\कॉमन फाइल्स\माइक्रोसॉफ्ट शेयर्ड\स्टेशनरी

आउटलुक टेम्प्लेट (.ओएफटी)

• सी: \ उपयोगकर्ता \ \AppData\Roaming\Microsoft\Templates
• सी: \ दस्तावेज़ और सेटिंग्स \ उपयोगकर्ता \ अनुप्रयोग डेटा \ Microsoft \ Templates

नेविगेशन फलक सेटिंग (.xml)

• सी: \ उपयोगकर्ता \ \AppData\Roaming\Outlook\profilename.xml
• C:\दस्तावेज़ और सेटिंग्स\उपयोगकर्ता\अनुप्रयोग डेटा\Microsoft\Outlook\profile name.xml

कस्टम प्रपत्र

• सी: \ उपयोगकर्ता \ \AppData\Local\Microsoft\Forms
• सी: \ दस्तावेज़ और सेटिंग्स \ उपयोगकर्ता \ स्थानीय सेटिंग्स \ एप्लिकेशन डेटा \ माइक्रोसॉफ्ट \ फॉर्म

टिप्पणी।उपरोक्त किसी भी फाइल को कॉपी करने से पहले अपना आउटलुक बंद करना सुनिश्चित करें।

ऑफिस 365 ईमेल का बैकअप कैसे लें

आमतौर पर, आपको Office 365 मेलबॉक्स (outlook.office365.com) का बैकअप लेने की आवश्यकता नहीं है क्योंकि यह क्लाउड में संग्रहीत है और आप अपने ईमेल और अन्य डेटा को दुनिया के किसी भी स्थान से एक्सेस कर सकते हैं। कुछ मामलों में, उदाहरण के लिए बदलते समय नौकरियां और परिणाम के रूप में किसी अन्य Office 365 खाते में जाने पर, हो सकता है कि आप अपने ईमेल की एक स्थानीय प्रति रखना चाहें। यहां बताया गया है कि कैसे:

आउटलुक एक्सचेंज मेलबॉक्स का बैकअप कैसे लें

एक्सचेंज खाते सर्वर पर सभी डेटा रखते हैं, और आपका कंप्यूटर ऑफ़लाइन आउटलुक डेटा फ़ाइल (.ost) संग्रहीत करता है, जो आपके एक्सचेंज खाते की एक सिंक्रनाइज़ प्रति है। आपके आउटलुक संस्करण और खाता प्रकार के आधार पर, .ost फ़ाइल निम्न स्थानों में से एक में संग्रहीत है:

• सी: \ उपयोगकर्ता \ \AppData\Local\Microsoft\Outlook
• सी:\दस्तावेज़ और सेटिंग्स\उपयोगकर्ता नाम>\स्थानीय सेटिंग्स\अनुप्रयोग डेटा\Microsoft\Outlook

एक नियम के रूप में, एक्सचेंज खाते स्वचालित रूप से डेटा संग्रह करते हैं, और ईमेल का बैकअप लेना आपके व्यवस्थापक का कार्य है।

यदि आप स्थानीय रूप से आउटलुक एक्सचेंज ईमेल का बैकअप लेना चाहते हैं, तो आप स्वतः संग्रह सुविधा का उपयोग करके इसे स्वचालित रूप से कर सकते हैं: फ़ाइल > विकल्प > विकसित > स्वतः संग्रह > स्वत: संग्रह सेटिंग्स.

.pst फ़ाइल आयात करके Outlook बैकअप को कैसे पुनर्स्थापित करें

आउटलुक बैकअप को पुनर्स्थापित करने का सबसे विश्वसनीय और सुरक्षित तरीका बिल्ट-इन है आयात और निर्यातविज़ार्ड आपको प्रक्रिया के माध्यम से चलता है।

आउटलुक 2013 और आउटलुक 2016 के लिए .pst फ़ाइल आयात करें

बैकअप को अपने नए खाते में आयात करने के लिए, निम्न चरणों का पालन करें।

बख्शीश।यदि आप एक विशिष्ट फ़ोल्डर की सामग्री को पुनर्स्थापित करना चाहते हैं, तो कहें इनबॉक्स, के अंतर्गत फ़ोल्डर्स पदानुक्रम का विस्तार करें आयात करने के लिए फ़ोल्डर का चयन करें, और वांछित फ़ोल्डर चुनें। चयनित फ़ोल्डर के सभी सबफ़ोल्डर आयात करने के लिए, सुनिश्चित करें कि सबफोल्डर्स शामिल करेंचेकबॉक्स चुना गया है:

क्लिक कर रहा है खत्म करनाबटन आपकी .pst फ़ाइल की सामग्री को तुरंत आयात करना शुरू कर देगा, और प्रगति बॉक्स इसके समाप्त होने तक स्क्रीन पर रहेगा।

Outlook 2010 में .pst फ़ाइल आयात करें

अपने बैकअप को Outlook 2010 में माइग्रेट करने के लिए क्लिक करें फ़ाइल > खोलना > आयात. यह शुरू कर देगा आयातविज़ार्ड, और आप आयात करने के लिए उपरोक्त चरणों का पालन करते हैं।

Outlook 2007 में .pst फ़ाइल आयात करें

आउटलुक 2007 में, आप चलाते हैं आयातक्लिक करके जादूगर फ़ाइल > आयात और निर्यात, और फिर उपरोक्त निर्देशों के चरण 2 - 6 का पालन करें।

आउटलुक बैकअप को मैन्युअल रूप से कैसे पुनर्स्थापित करें

जैसा कि आपने अभी देखा है, एक .pst फ़ाइल आयात करना त्वरित और सीधा है। लेकिन डायरेक्ट कॉपी/पेस्ट करना और भी तेज है। यदि आपको नियमित रूप से आउटलुक ईमेल का बैकअप लेने की आवश्यकता है, तो आप बैकअप को पुनर्स्थापित करने के लिए निम्न तरीके का उपयोग करके समय बचा सकते हैं।

.pst फ़ाइल को किसी मौजूदा खाते में स्थानांतरित करने का एक सुरक्षित तरीका

सबसे पहले, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि .pst फ़ाइल को कॉपी / पेस्ट करना होगा अपने खाते में सभी मौजूदा डेटा हटाएं. इसलिए, यदि आप वर्तमान और बैक-अप डेटा दोनों को मैन्युअल रूप से पेस्ट करने के बजाय रखना चाहते हैं। आयात करने से मौजूदा डेटा और बैकअप डेटा एक .pst फ़ाइल में मर्ज हो जाएंगे।

यदि आपने हाल ही में एक नया आउटलुक खाता बनाया है (जो स्वचालित रूप से एक नई खाली .pst फ़ाइल बनाता है) और आप पूरी तरह से आश्वस्त हैं कि आपका आउटलुक बैकअप सही और अदूषित है, तो आप बस बैक-अप पीएसटी को स्थान पर कॉपी/पेस्ट कर सकते हैं। वर्तमान .pst फ़ाइल, और इसे उसी नाम के तहत सहेजें, वर्तमान .pst को अधिलेखित करें। अन्यथा, पहले बैकअप का परीक्षण करना उचित हो सकता है। यह जानते हुए कि वर्तमान .pst वैसे भी काम करता है, निश्चित रूप से परीक्षण और पुनर्स्थापना को कम तनावपूर्ण बना देगा।

टिप्स और नोट्स:

1. .pst फ़ाइल को डिफ़ॉल्ट स्थान पर सहेजने के बजाय, आप कर सकते हैं इसे दूसरी ड्राइव पर स्टोर करें, इसलिए C:\ पुन: स्वरूपण के सबसे खराब मामले में, आपको अपना आउटलुक डेटा नहीं बचाना होगा। यदि आप ऐसा करते हैं, तो आउटलुक स्टार्ट-अप (ऊपर चरण 5) पर, आपको एक चेतावनी संदेश मिलेगा जो आपको खोजने के लिए प्रेरित करेगा। .पीएसटी फ़ाइल। ब्राउज़बटन पर जाएँ, जहाँ आपने .pst फ़ाइल सहेजी थी, वहाँ जाएँ और उसका चयन करें।
2. यदि आप हैं क्रैश के बाद आउटलुक को पुनर्स्थापित करना, मूल pst फ़ाइल गुम हो सकती है या मरम्मत से परे हो सकती है। इस स्थिति में, आउटलुक आपको pst फ़ाइल स्थान निर्दिष्ट करने के लिए संकेत देने वाली चेतावनी भी प्रदर्शित करेगा। आप Outlook बंद करें, और बैकअप के साथ क्षतिग्रस्त. pst फ़ाइल को बदलने के लिए उपरोक्त चरणों का पालन करें।
3. कॉन्फ़िगर किए गए खाते के लिए pst फ़ाइल को पुनर्स्थापित करते समय सर्वर पर संदेशों की एक प्रति छोड़ दें, निर्दिष्ट अवधि के ईमेल फिर से डाउनलोड किए जाएंगे। यदि कोई डुप्लिकेट होता है, तो आप उन्हें में बताए अनुसार समाप्त कर सकते हैं।

यदि आपने अभी तक खाता नहीं बनाया है, तो आप सेटअप प्रक्रिया के दौरान अपने pst बैकअप को नए खाते से जोड़ सकते हैं। यह विकल्प केवल मैन्युअल खाता कॉन्फ़िगरेशन के लिए उपलब्ध है, यही कारण है कि यह विधि व्यवस्थापकों और अनुभवी आउटलुक उपयोगकर्ताओं के लिए सबसे उपयुक्त है जो सर्वर जानकारी और अन्य महत्वपूर्ण विवरण जानते हैं।

आउटलुक बैकअप उपकरण

बिल्ट-इन एक्सपोर्ट/इम्पोर्ट थर्ड टूल्स के अलावा, मुट्ठी भर पार्टी प्लग-इन मौजूद हैं जो आउटलुक ईमेल को तेजी से बैकअप करने और अधिक डेटा, सेटिंग्स और अनुकूलन को बनाए रखने में आपकी मदद कर सकते हैं। अधिकांश बैकअप उपकरण व्यावसायिक उत्पाद हैं, हालांकि कुछ मुफ्त उपकरण भी हैं, जैसे नीचे दी गई सूची में पहले 3 ऐड-इन्स।

उन्हें संग्रहीत करके या उनका बैक अप लेकर, साथ ही बैकअप या संग्रह से Outlook डेटा फ़ाइलों (.pst या .ost) को पुनर्स्थापित करने के तरीके।

आखिरकार, चाहे आप ईमेल बनाने और भेजने के लिए आउटलुक का उपयोग करें, जीमेल से अपने ईमेल क्लाइंट की पता पुस्तिका में संपर्क आयात करें, या इसकी पता पुस्तिका का उपयोग करें, इसमें कार्य या कैलेंडर चिह्न बनाएं, इसका मतलब है कि आपका ईमेल क्लाइंट बहुत मूल्यवान डेटा संग्रहीत करता है . इस संबंध में, प्रत्येक आउटलुक उपयोगकर्ता के लिए यह जानना उपयोगी है कि भविष्य में उनके नुकसान से बचने के लिए अपने डेटा को कैसे सुरक्षित और सहेजा जाए।

विषय:

मेल कंट्रोल पैनल

सबसे पहले, आइए कंट्रोल पैनल और सेटिंग्स को देखें आउटलुक मेल, जिसके साथ आप विंडोज़ में मेल क्लाइंट को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं। इसे खोलने के लिए, कंप्यूटर कंट्रोल पैनल पर जाएं और सेक्शन चुनें मेल.

खुली खिड़की में मेल सेटअपतीन खंड उपलब्ध हैं: हिसाब किताब, डेटा की फ़ाइलें, विन्यास.

पहले दो आइटम का चयन करने से एक ही विंडो खुलती है ईमेल खाता सेटिंग्स, केवल अलग-अलग टैब के साथ, जहाँ आप एक खाता जोड़ सकते हैं, देख सकते हैं कि प्रत्येक मेल खाते का डेटा कहाँ संग्रहीत है, पुनर्स्थापित करें या उनमें परिवर्तन करें।

आउटलुक में खाता जोड़ने के लिए, बटन पर क्लिक करें हिसाब किताब, और बुकमार्क में ईमेलक्लिक सृजन करना.

यदि आपको किसी विशिष्ट मेल खाते के डेटा के साथ कुछ क्रियाएं करने की आवश्यकता है, तो टैब पर जाएं डेटा की फ़ाइलेंजहां आप निम्न कार्य कर सकते हैं:

• डेटा फ़ाइल जोड़ें या निकालें।
• स्थापित करना डेटा फ़ाइल विकल्प.
  इस मेनू में, अन्य कार्यों के बीच, डेटा फ़ाइल के आकार को कम करने के लिए एक फ़ंक्शन होता है, जो ऐसी फ़ाइल होने पर उपयोगी होगा "वृद्धि होगी"बड़े आकार में और आपके कंप्यूटर की हार्ड ड्राइव पर बहुत अधिक जगह लेगा। ऐसा करने के लिए, मेनू पर क्लिक करें मापदंडोंबटन संकुचित करें.
• डिफ़ॉल्ट रूप से डेटा फ़ाइल को मुख्य फ़ाइल के रूप में सेट करें।
• संबंधित बटन पर क्लिक करके फ़ाइल (डेटा फ़ाइल) का स्थान खोलें।

आउटलुक डेटा फ़ाइलें (*.pst और *.ost)

अधिकतर, उपयोगकर्ता को यह जानने की आवश्यकता नहीं होती है कि आउटलुक मेल क्लाइंट अपना डेटा कहाँ संग्रहीत करता है। लेकिन अगर आपको अपने कंप्यूटर की हार्ड ड्राइव पर खाली स्थान बचाने या मुक्त करने के लिए अपने मेल क्लाइंट डेटा का बैकअप लेने या इसे किसी अन्य ड्राइव पर स्थानांतरित करने की आवश्यकता है, तो आपको इसका स्थान जानना होगा।

आउटलुक प्रत्येक ईमेल खाते से ईमेल संदेशों को स्टोर करता है ।PSTया .ostफ़ाइल, लेकिन ऐसी फ़ाइल का स्थान उपयोग किए गए मेल क्लाइंट के संस्करण पर निर्भर करता है। इस लेख में, हम दिखाएंगे कि आउटलुक डेटा फाइलें कहाँ स्थित हैं, और यदि आवश्यक हो तो आप उनका स्थान कैसे बदल सकते हैं।

यदि आप कुछ समय से आउटलुक का उपयोग कर रहे हैं, तो आपने शायद पीएसटी फाइलों के बारे में सुना होगा। आउटलुक में प्रत्येक ईमेल बॉक्स में पीएसटी फ़ाइल के रूप में अपना डेटा स्टोर होता है, जिसमें सभी पत्र और पत्राचार, कैलेंडर चिह्न और अनुस्मारक सहेजे जाते हैं। पीएसटी फ़ाइल डेटा को संपीड़ित और एन्क्रिप्ट किया जा सकता है या नहीं, यह की गई सेटिंग्स पर निर्भर करता है।

आपने देखा होगा कि PST फ़ाइल में जितना अधिक डेटा संग्रहीत होता है, मेल क्लाइंट उतना ही धीमा काम करना शुरू करता है। समय-समय पर, आउटलुक शुरू होने पर कम मेल क्लाइंट डेटा डाउनलोड करके इस घटना को कम करने के लिए पुराने संदेशों को संग्रहित करने का सुझाव देता है।

आउटलुक डेटा फोल्डर में भी आपको .ost एक्सटेंशन वाली फाइल मिली होगी। OST फ़ाइलों का कार्य PST फ़ाइलों के समान होता है लेकिन इनका उपयोग अस्थायी ऑफ़लाइन ईमेल संग्रहण के रूप में किया जाता है। मुद्दा यह है कि उपयोगकर्ता डिस्कनेक्ट किए गए ईमेल सर्वर (इंटरनेट कनेक्शन की कमी) के दौरान OST फ़ाइल से संदेशों का उपयोग कर सकता है, और कनेक्शन फिर से शुरू करने के बाद, आउटलुक ने सब कुछ सिंक्रनाइज़ किया।

अर्थात्, यदि सभी ईमेल और पत्राचार को सहेजा जाता है, तो आउटलुक द्वारा एक पीएसटी फ़ाइल बनाई जाती है स्थानीय कंप्यूटर, और एक OST फ़ाइल जब ईमेल होस्ट के साथ काम कर रहा हो जो सभी ईमेल डेटा को एक दूरस्थ सर्वर (उदाहरण के लिए, Gmail या Outlook.com) पर संग्रहीत करता है। इस स्थिति में, OST फ़ाइल में केवल आपके ईमेल डेटा की एक स्थानीय प्रति होती है।

आउटलुक डेटा फ़ाइलें कहाँ संग्रहीत हैं

Outlook डेटा फ़ाइलें कहाँ संग्रहीत की जाती हैं, यह प्रोग्राम के संस्करण पर निर्भर करता है। Outlook 2007 और 2010 डिफ़ॉल्ट रूप से सहेजता है PSTतथा ओएसटीएक फ़ोल्डर में फ़ाइलें एप्लिकेशन आंकड़ा:

सी: \ उपयोगकर्ता \ उपयोगकर्ता नाम\AppData\Local\Microsoft\Outlook

आउटलुक 2013 से शुरू होकर, पीएसटी फ़ाइल का स्थान बदल गया है, और अब वे दस्तावेज़ फ़ोल्डर में संग्रहीत हैं। तो, आउटलुक 2013 और 2016 रहता है PSTनिम्न फ़ोल्डर में फ़ाइलें:

सी: \ उपयोगकर्ता \ उपयोगकर्ता नाम\दस्तावेज़\आउटलुक फ़ाइलें

स्टोरेज फोल्डर देखें PSTया ओएसटीआउटलुक का उपयोग करके खाता-विशिष्ट फ़ाइल भी की जा सकती है। ऐसा करने के लिए, मेनू पर जाएं फ़ाइल / खातों की स्थापना.

खिड़की में अकाउंट सेटिंगडेटा फ़ाइलें टैब में, उस खाते का चयन करें जिसे आप देखना चाहते हैं (यदि एक से अधिक हैं) और क्लिक करें "फ़ाइल के स्थान को खोलें"

आउटलुक एक एक्सप्लोरर विंडो खोलेगा और फ़ोल्डर दिखाएगा जहां PSTफ़ाइल (या ओएसटीफ़ाइल, यदि यह खाता एक का उपयोग करता है)।

आउटलुक डेटा संग्रहित करना

आउटलुक के साथ काम करने वाली मुख्य डेटा फ़ाइल खाता नाम फ़ाइल है। आप इस फ़ाइल का संग्रह या बैकअप प्रतिलिपि भी बना सकते हैं। आप स्वचालित डेटा संग्रह को कॉन्फ़िगर करके या डेटा को मैन्युअल रूप से संग्रहीत करके ऐसा कर सकते हैं।

स्वचालित डेटा संग्रह

आउटलुक डेटा का स्वत: संग्रह स्थापित करने के लिए, एप्लिकेशन खोलें और फ़ाइल टैब पर जाएं। पॉप-अप मेनू से आवश्यक खाते का चयन करें (यदि कई हैं)।

उसके बाद, सफाई उपकरण पर क्लिक करें और मेनू आइटम का चयन करें।

बटन क्लिक करने के बाद, आउटलुक स्थापित मेलबॉक्स फ़ोल्डरों को संग्रहीत करेगा। AutoArchive सेटिंग्स को बदलने के लिए, Outlook मेलबॉक्स फ़ोल्डरों में से किसी एक पर राइट-क्लिक करें और चुनें गुण / / .

बटन पर क्लिक करके डिफ़ॉल्ट संग्रह सेटिंग्स, आप फ़ोल्डर आइटम को डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स के साथ संग्रहीत करने के लिए सेट कर सकते हैं।

मैन्युअल रूप से आउटलुक डेटा का बैकअप लेना

यदि स्वचालित मेल संग्रह को कॉन्फ़िगर करने की कोई आवश्यकता नहीं है, तो यह मैन्युअल रूप से किया जा सकता है। ऐसा करने के लिए, मेनू पर जाएं फ़ाइल / सफाई के उत्पाद / संग्रहालय.

खुलने वाले मेनू में, आवश्यक पैरामीटर सेट करें और क्लिक करें ठीक.

आउटलुक डेटा संग्रह करने के दोनों वर्णित तरीकों के परिणामस्वरूप, मेल क्लाइंट डेटा संग्रह के साथ एक फ़ाइल बनाएगा, जिसे आवश्यक होने पर वापस आयात किया जा सकता है।

आउटलुक डेटा फ़ाइल का बैकअप लेना और पुनर्स्थापित करना

साथ ही, मेल क्लाइंट के डेटा की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए, आप आउटलुक डेटा फ़ाइल की बैकअप कॉपी बना सकते हैं। कॉपी करने के लिए काफी है ।PSTया .ostआपकी खाता फ़ाइल किसी अन्य ड्राइव या क्लाउड स्टोरेज में। ऐसा करने के लिए, वांछित फ़ाइल का स्थान खोलें PSTऔर इसे कॉपी करें।

इस तरह से कॉपी की गई डेटा फ़ाइल को पुनर्स्थापित करने के लिए, आउटलुक खोलें और पर जाएँ फ़ाइल / खोलो और निर्यात करो / आउटलुक डेटा फ़ाइल खोलें, और वांछित डेटा फ़ाइल का चयन करें।

एक नियम के रूप में, मेल क्लाइंट डेटा फ़ाइलों के साथ फ़ोल्डर को तुरंत खोलता है।

उसके बाद, आउटलुक चयनित फ़ाइल से सभी डेटा प्रदर्शित करेगा PST, और आप हमेशा की तरह मेल का उपयोग कर सकेंगे. यदि आपको अब डेटा फ़ाइल की इस बैकअप प्रतिलिपि का उपयोग करने की आवश्यकता नहीं है, तो यह डेटा मेल क्लाइंट से हटाया जा सकता है।

टिप्पणी. जैसा कि आप आयात और निर्यात डेटा, फ़ाइलें और आउटलुक विकल्प विज़ार्ड में देख सकते हैं, आप केवल फ़ाइल से डेटा आयात कर सकते हैं। PST. अर्थात, यदि आपका मेल खाता किसी OST डेटा फ़ाइल का उपयोग करता है, तो वह इसे इस रूप में आयात नहीं कर पाएगा। ऐसा करने के लिए, आपको OST फाइल को PSTप्रारूप। आउटलुक में निर्मित उपकरणों का उपयोग करके, ऐसा रूपांतरण प्रदान नहीं किया जाता है, इसके लिए तृतीय-पक्ष सॉफ़्टवेयर का उपयोग करें।

डिफ़ॉल्ट Outlook डेटा फ़ाइल संग्रहण फ़ोल्डर (*.pst या *.ost) को कैसे बदलें

यदि आपको अपनी आउटलुक फाइलों को सी ड्राइव से या सिर्फ एक अधिक सुविधाजनक स्थान पर ले जाने की आवश्यकता है, तो यह भी किया जा सकता है। बस नहीं कर सकता दी गई फ़ाइलबस बाईं माउस बटन दबाकर कॉपी करें। यदि आप ऐसा करते हैं, तो Outlook उस फ़ोल्डर में एक नई फ़ाइल बनाएगा जो डिफ़ॉल्ट रूप से PSTफ़ाइल और परिणामस्वरूप मेलबॉक्स की कुछ जानकारी खो जाएगी। डेटा फ़ाइल को स्थानांतरित करने के लिए, आपको फ़ाइल को स्थानांतरित करने से पहले रजिस्ट्री का उपयोग करके Outlook फ़ाइलों के लिए डिफ़ॉल्ट संग्रहण स्थान बदलना होगा।

ध्यान. रजिस्ट्री संपादक एक ऐसा उपकरण है, जिसे अगर गलत तरीके से निष्पादित किया जाता है, तो यह ऑपरेटिंग सिस्टम को नुकसान पहुंचा सकता है, जिसके बाद इसका संचालन अस्थिर हो जाएगा। इसलिए, रजिस्ट्री संपादक के साथ कोई भी कार्य करते समय सावधान रहें, बल्कि कोई भी परिवर्तन करने से पहले उसकी एक बैकअप प्रति बनाएँ।

आउटलुक बंद करें और खोलें पंजीकृत संपादक.

बायीं तरफ पर पंजीकृत संपादकनिम्न पथ पर जाएं:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\

जहाँ 16.0 आपका आउटलुक संस्करण है।

अगला, इस फ़ोल्डर में एक नई इकाई बनाएँ। ऐसा करने के लिए, दाएँ विंडो में राइट-क्लिक करें और चुनें सृजन करना / विस्तार योग्य स्ट्रिंग पैरामीटर. नई इकाई का नाम बताइए "फोर्सपीएसटीपाथ".

कृपया ध्यान दें कि यदि आप के साथ काम कर रहे हैं ओएसटीफ़ाइल, आपको नाम के साथ एक इकाई बनाने की आवश्यकता है "फ़ोर्सऑस्टपाथ". अक्सर, उपयोगकर्ता दोनों इकाइयां बनाते हैं ताकि सभी आउटलुक फाइलें एक ही फ़ोल्डर में जमा हो जाएं।

नई इकाई पर डबल क्लिक करें ( "फोर्सपीएसटीपाथ"या "फ़ोर्सऑस्टपाथ") और खुलने वाली गुण विंडो में, उस फ़ोल्डर को निर्दिष्ट करें जहां आप आउटलुक डेटा फ़ाइलों को सहेजना चाहते हैं, फिर क्लिक करें ठीक.

बंद करना पंजीकृत संपादक. उसके बाद, आउटलुक को एक नया बनाना चाहिए PSTनिर्दिष्ट नए फ़ोल्डर में फ़ाइल करें, और अब आप पुराने को स्थानांतरित कर सकते हैं PSTएक नए फ़ोल्डर में फ़ाइल करें। एक बार खोले जाने के बाद, आउटलुक को पहले की तरह काम करना चाहिए।

आउटलुक 2010 बैकअपमेल (बैकअप आउटलुक 2010) प्रक्रिया की नकल के दौरान बनाया गया है और आपको किसी भी समय बैकअप से हटाए गए आउटलुक 2010 ईमेल को पुनर्स्थापित करने की अनुमति देता है। हैंडी बैकअप एक विशेष आउटलुक प्लगइन का उपयोग करके इन कार्यों को करता है।

Handy Backup का उपयोग करके Outlook 2010 का बैकअप कैसे लें?

Outlook 2010 के लिए स्वचालित बैकअप कार्य बनाने के लिए, कृपया नीचे दिए गए निर्देशों का पालन करें।

1. हैंडी बैकअप प्रारंभ करें और "चुनें" नया कार्य" (या मुख्य नियंत्रण कक्ष पर बटन दबाएं)।
2. चरण 1 में निर्माण प्रक्रिया का चयन करें बैकअप कार्य.
3. चरण 2 में, का विस्तार करें " ईमेल"डेटा स्रोत चयन के बाएं पैनल पर और प्लगइन का चयन करें" आउटलुक"। प्लगइन के नाम पर डबल क्लिक करें या पैनलों के बीच ">>" बटन दबाएं।
4. डेटा चयन संवाद में, "MSOutlook" बॉक्स को चेक करें। आपको डेटा की एक सूची दिखाई देगी।

1. वांछित डेटा का चयन करने के बाद, चरण 2 पर लौटने के लिए "ओके" पर क्लिक करें।
2. उपयोगकर्ता की मार्गदर्शिका में बताए अनुसार चरण दर चरण कॉपी कार्य सेट करना जारी रखें। आउटलुक 2010 का बैकअप लेने के अगले चरण वही हैं जो गाइड में बताए गए हैं।
3. पर अंतिम चरणअपने कार्य को एक यादगार नाम दें, जैसे " बैकअप आउटलुक 2010"। यह आपको बाद में किसी भी पैरामीटर को बदलने या निष्पादन के लिए लॉन्च करने के लिए कार्य को आसानी से खोजने में मदद करेगा।

सलाह:आउटलुक 2010 का बैकअप लेने से पहले, वायरस के लिए अपने ईमेल की जांच करें और अवांछित ईमेल (स्पैम और स्वचालित संदेशों) को हटा दें। इससे परिचालन समय में काफी कमी आएगी।

आउटलुक 2010 के लिए अनुशंसित बैकअप समाधान

बैकअप से आउटलुक 2010 को पुनर्स्थापित करना

Outlook 2010 ईमेल पुनर्प्राप्ति स्वचालित रूप से करना सबसे आसान है। आलेख के पिछले अनुभाग में बताए अनुसार एक कार्य बनाएँ और एक पुनर्स्थापना कार्य का चयन करें। चरण 2 पर, Outlook 2010 बैकअप वाला अपना डेटा स्टोर ढूंढें और निर्देशों का पालन करें:

1. नामक एक फ़ाइल खोजें बैकअप.एचबीआई आपकी Outlook 2010 बैकअप निर्देशिका में।

1. इस फ़ाइल के नाम पर डबल क्लिक करें, रिस्टोर डायलॉग खोलें।
2. यदि आप हटाए गए Outlook 2010 ईमेल को पुनर्प्राप्त करना चाहते हैं, तो ठीक क्लिक करें और जब तक आप कार्य निर्माण पूरा नहीं करते तब तक अगला क्लिक करें। कार्य को एक यादगार नाम दें।
3. यदि आप आउटलुक ईमेल को एक नए स्थान पर पुनर्स्थापित करना चाहते हैं (माइग्रेशन काम का माहौल, क्लोनिंग, आदि), फिर रिस्टोर डायलॉग में "चेंज लोकेशन" बटन पर क्लिक करें।
4. खुलने वाले संवाद में, एक नया स्थान चुनें जहां पुनर्स्थापित Outlook 2010 बैकअप जाएगा।

Outlook 2010 PST फ़ाइल को मैन्युअल रूप से पुनर्स्थापित करना

कुछ मामलों में, Outlook 2010 मेल बैकअप से पुनर्स्थापित करने के लिए, *.pst फ़ाइल को मैन्युअल रूप से कॉपी करना आसान होता है जहाँ Outlook मेल सही फ़ोल्डर में संग्रहीत होते हैं।

यदि आपने अपने Outlook 2010 बैकअप को एन्क्रिप्ट करना नहीं चुना है, तो आप किसी भी फ़ाइल प्रबंधक (उदाहरण के लिए, Windows Explorer) का उपयोग करके Outlook 2010 PST को बैकअप संग्रहण से वांछित स्थान पर पुनर्स्थापित कर सकते हैं।

Handy Backup के साथ Outlook 2010 का बैकअप लेने के लाभ

आउटलुक डेटा को निर्देशिकाओं में संग्रहीत किया जाता है, जिसका पथ हमेशा उपयोगकर्ता के लिए स्पष्ट नहीं होता है। हैंडी बैकअप स्वचालित रूप से आउटलुक प्लग-इन का उपयोग करके आवश्यक फाइलों (अक्षरों, संपर्कों, घटनाओं) की खोज करता है, उपयोगकर्ता को विंडोज फाइल सिस्टम आर्किटेक्चर के ज्ञान की आवश्यकता के बिना।

शेड्यूल या सिग्नल पर काम करें

आप किसी भी समय मैन्युअल रूप से आउटलुक 2010 बैकअप बना सकते हैं, आउटलुक 2010 बैकअप को सिस्टम इवेंट (उदाहरण के लिए, लॉग इन करना, यूएसबी डिवाइस कनेक्ट करना आदि) के साथ भी संबद्ध कर सकते हैं, या महीनों की आवृत्ति के साथ एक अनुसूचित बैकअप कार्य सेट कर सकते हैं। मिनट के लिए।

आपके अनुरोध पर, एक Outlook 2010 बैकअप को संपीड़ित किया जा सकता है, एक अद्वितीय पासवर्ड के साथ एन्क्रिप्ट किया जा सकता है, सुरक्षित SFTP या FTPS प्रोटोकॉल के माध्यम से एक सर्वर में स्थानांतरित किया जा सकता है, और एक मानव-पठनीय बैकअप टाइमस्टैम्प के साथ प्रदान की गई निर्देशिका में संग्रहीत किया जा सकता है।

आउटलुक 2010 मेल बैकअप स्थान

हैंडी बैकअप की अन्य विशेषताएं और कार्य

अधिकतम आराम और दक्षता के साथ आउटलुक 2010 की कॉपी कैसे बनाएं? हैंडी बैकअप की बैकअप सुविधाओं और सेटिंग्स का लाभ उठाएं, जैसे:

• कार्य से पहले या बाद में बाहरी प्रोग्राम या बैच फ़ाइलें चलाने की क्षमता।
• ईमेल द्वारा रिपोर्ट भेजने की क्षमता के साथ कार्यों के कार्य पर विस्तृत रिपोर्ट।
• विंडोज सेवा के रूप में "साइलेंट" मोड में कॉन्फ़िगर किए गए प्रोग्राम का संचालन।
• आंशिक बैकअप कार्य: वृद्धिशील, अंतर और मिश्रित।
• एक ही माध्यम पर डेटा के बैकअप संस्करणों की एक निर्दिष्ट संख्या को संग्रहित करना।

आउटलुक 2010 का बैकअप लेने के लिए हैंडी बैकअप का उपयोग करने से सुविधा, दक्षता और सुरक्षा मिलेगी! सभी सुविधाओं के साथ हैंडी बैकअप का 30-दिन का निःशुल्क संस्करण डाउनलोड करें!

आउटलुक एक प्रोग्राम है जो माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस का हिस्सा है, जिसे ई-मेल और पत्रों के साथ काम करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। प्रोग्राम से किसी अन्य कंप्यूटर या तृतीय-पक्ष मीडिया में अक्षरों को खोने या स्थानांतरित न करने के लिए, उन्हें एक अलग फ़ाइल, निर्यात या संग्रहीत में सहेजा जा सकता है।

आउटलुक 2010 और 2013 में एक ईमेल सहेजना

जहां आउटलुक ईमेल स्टोर करता है

डिफ़ॉल्ट रूप से, प्रोग्राम सभी ईमेल को हर निश्चित अवधि में एक अलग आउटलुक.पीएसटी फ़ाइल में स्वचालित रूप से सहेजता है। यह फ़ाइल PrimaryDrive:\Documents and Settings\account_name\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook में स्थित है। आप अपने स्वयं के प्रयोजनों के लिए इस संग्रह की प्रतिलिपि बना सकते हैं और इसका उपयोग कर सकते हैं, लेकिन कृपया ध्यान दें कि मेल द्वारा प्राप्त अंतिम पत्रों में इसे प्राप्त करने का समय नहीं हो सकता है। इसलिए, यह सुनिश्चित करने के लिए मैन्युअल निर्यात या संग्रह का उपयोग करना बेहतर है कि सभी अक्षर फ़ाइल में होंगे।

Outlook.pst फ़ाइल जिसमें सभी ईमेल हैं

ईमेल कैसे आर्काइव करें

आउटलुक में आर्काइव करना एक ऐसी सुविधा है जो कुछ ईमेल को एक अलग कंप्रेसेबल आर्काइव में ले जाती है ताकि वे आपके हार्ड ड्राइव पर लगने वाले स्थान को कम कर सकें। पारंपरिक बैकअप के विपरीत, जो आउटलुक आइटम्स की कॉपी बनाता है, आर्काइव्ड आइटम्स को एक अलग आउटलुक डेटा फाइल (.pst) फाइल में ले जाया जाता है। इस फ़ाइल को खोलकर किसी भी समय संग्रहीत वस्तुओं तक पहुँचा जा सकता है।

स्वचालित संग्रह

डिफ़ॉल्ट रूप से, फ़ंक्शन सक्रिय होता है और अक्षरों के प्रकार के आधार पर 2, 3 या 6 महीने के बाद अपने कर्तव्यों का पालन करता है। अधिक विवरण के लिए नीचे दी गई तालिका देखें।

तालिका: आउटलुक में विभिन्न डेटा की अवधारण अवधि

स्वचालित संग्रह के पहले सत्र के बाद, प्रोग्राम इसके लिए एक फ़ाइल और एक अलग फ़ोल्डर बनाता है। भविष्य में, आप संग्रह में पत्र जोड़ सकेंगे या उन्हें स्वयं से हटा सकेंगे। Outlook उपकरण द्वारा बनाया गया संग्रह डिफ़ॉल्ट रूप से PrimaryDrive:\User\AccountName\Documents\Outlook Files\archive.pst में स्थित होता है।

अपने लिए स्वचालित संग्रह सेटिंग कॉन्फ़िगर करने के लिए, इन चरणों का पालन करें:

मैनुअल संग्रह

मैनुअल आर्काइविंग के दौरान, आर्काइव फोल्डर अपने आप बन जाएगा, अगर इसे पहले ऑटोमैटिक आर्काइविंग के दौरान नहीं बनाया गया था।

वीडियो: आउटलुक में आर्काइव

संग्रह और पीएसटी फ़ाइल से ईमेल डाउनलोड करना और पुनर्स्थापित करना

यदि आपके पास पीएसटी प्रारूप में अक्षरों के साथ एक संग्रह या अन्य फ़ाइल है, तो आप प्रोग्राम से सभी डेटा को जल्दी से अपलोड कर सकते हैं। अर्थात, एक PST फ़ाइल का उपयोग करके, आप खोए हुए डेटा को पुनर्प्राप्त कर सकते हैं या दूसरे कंप्यूटर से लिए गए नए डेटा को जोड़ सकते हैं:

वीडियो: Microsoft Outlook 2010 डेटाबेस को माइग्रेट करें

पत्रों का निर्यात

निर्यात आपको आउटलुक में अक्षरों और अन्य वस्तुओं दोनों को पीएसटी प्रारूप में एक अलग असम्पीडित फ़ाइल में सहेजने की अनुमति देता है। परिणामी फ़ाइल का उपयोग संग्रह की तरह ही किया जा सकता है, लेकिन इसे अनज़िप करने की आवश्यकता नहीं होगी।

1. "फ़ाइल" टैब पर, "ओपन" उपखंड पर जाएं।
   "ओपन" अनुभाग खोलें
2. कार्यक्रम के संस्करण के आधार पर "आयात" या "आयात और निर्यात" फ़ंक्शन का चयन करें।
   "आयात करें" बटन दबाएं
3. "निर्यात फ़ाइलें" विकल्प की जाँच करें।
   कार्रवाई का चयन करें "फ़ाइलें निर्यात करें"
4. निर्दिष्ट करें कि आप एक pst फ़ाइल बनाना चाहते हैं।
   पीएसटी प्रारूप निर्दिष्ट करें
5. निर्यात किए जाने वाले अलग-अलग फ़ोल्डरों का चयन करें, या सबसे ऊपरी खंड को चेक करें और "सबफ़ोल्डर्स शामिल करें" शब्दों के बगल में स्थित बॉक्स को चेक करें।
   निर्दिष्ट करें कि कौन से फ़ोल्डर निर्यात करने हैं
6. उस पथ को निर्दिष्ट करें जहां निर्यात किए गए अक्षरों वाली फ़ाइल को संग्रहीत करने का स्थान निर्धारित किया जाएगा।
   निर्दिष्ट करें कि निर्यात की गई फ़ाइलों वाली फ़ाइल को कहाँ सहेजना है
7. आप चाहें तो फाइल के लिए पासवर्ड सेट कर सकते हैं, लेकिन यह वैकल्पिक है। फ़ाइल के लिए एक पासवर्ड सेट करें
8. नतीजतन, आपको एक फ़ाइल प्राप्त होगी जिसके साथ आप आउटलुक वाले किसी भी कंप्यूटर पर पत्र स्थानांतरित कर सकते हैं।
   निर्यात की गई फ़ाइल प्राप्त हुई

अक्षरों को हाइलाइट कैसे करें

आगे हटाने के लिए या उन्हें "पढ़ें" अनुभाग में स्थानांतरित करने के लिए एक साथ कई अक्षरों को चिह्नित करने के लिए, कीबोर्ड पर Ctrl कुंजी दबाए रखें और कुंजी को जारी किए बिना माउस से अक्षरों को चिह्नित करना शुरू करें।

अगर आपको हाइलाइट करना है एक बड़ी संख्या कीएक बार में अक्षर, फिर पहले अक्षर का चयन करें, और फिर कीबोर्ड पर Shift कुंजी दबाए रखें और कुंजी को छोड़े बिना अंतिम अक्षर का चयन करें। पहले और आखिरी अक्षर के बीच के सभी अक्षरों का चयन किया जाएगा।

एक साथ कई ईमेल का चयन करना

एक बार में सभी संदेशों का चयन करने के लिए, एक अक्षर को चिह्नित करें और कुंजी संयोजन Ctrl + A को दबाए रखें, फिर उसी फ़ोल्डर में स्थित सभी अक्षरों का चयन किया जाएगा।

एकाधिक ईमेल से अटैचमेंट सहेजें

कुछ प्राप्त ईमेल में अटैचमेंट हो सकते हैं: फ़ाइलें, चित्र, वीडियो आदि। आप प्रत्येक ईमेल के अटैचमेंट को बदले में सहेज सकते हैं, लेकिन एक और विकल्प है:

आउटलुक ईमेल के साथ कुछ समस्याएँ और उन्हें कैसे ठीक करें

पत्रों के साथ काम करने की प्रक्रिया में कुछ त्रुटियां या समस्याएं हो सकती हैं। उन्हें खत्म करने के लिए, आपको कुछ क्रियाएं करने की आवश्यकता है।

अपठित ईमेल स्वचालित रूप से पढ़े जाते हैं

यदि आपके मेल पर आने वाले अक्षरों को स्वचालित रूप से "पढ़ें" के रूप में चिह्नित किया जाता है, हालांकि आपने उन्हें नहीं खोला है, तो तथ्य यह है कि आपने उस फ़ंक्शन को सक्षम कर दिया है जो दिखाता है कि आपने पत्र पढ़ा है यदि आपके पास इसके लिए एक टैब खुला है कुछ ही सेकंड। इस सुविधा को अक्षम करने के लिए, इन चरणों का पालन करें:

पुराने ईमेल नहीं दिख रहे हैं

हो सकता है कि कुछ समय पहले पढ़े गए पत्र अब कार्यक्रम में प्रदर्शित न हों। इसे ठीक करने के लिए, इन चरणों का पालन करें:

आउटलुक से ईमेल को एक फाइल बनाने के लिए निर्यात या संग्रहीत किया जा सकता है जिसे दूसरे कंप्यूटर पर स्थानांतरित किया जा सकता है या किसी को दिया जा सकता है। बनाई गई फ़ाइल से किसी का उपयोग करके डेटा प्राप्त करना संभव होगा आउटलुक के संस्करण, आयात या तत्व निर्माण का उपयोग करना।

आउटलुक मेल क्लाइंट के उपयोगकर्ता अक्सर ऑपरेटिंग सिस्टम को पुनर्स्थापित करने से पहले ईमेल को सहेजने की समस्या का सामना करते हैं। यह समस्या उन उपयोगकर्ताओं के लिए विशेष रूप से तीव्र है, जिन्हें महत्वपूर्ण पत्राचार को बचाने की आवश्यकता है, चाहे वह व्यक्तिगत हो या काम।

इसी तरह की समस्या उन उपयोगकर्ताओं पर भी लागू होती है जो विभिन्न कंप्यूटरों पर काम करते हैं (उदाहरण के लिए, काम पर और घर पर)। ऐसे मामलों में, कभी-कभी अक्षरों को एक कंप्यूटर से दूसरे कंप्यूटर में स्थानांतरित करना आवश्यक होता है, और इसे नियमित अग्रेषण के रूप में करना हमेशा सुविधाजनक नहीं होता है।

इसीलिए आज हम बात करेंगे कि कैसे आप अपने सारे लेटर सेव कर सकते हैं।

वास्तव में, इस समस्या का समाधान बहुत ही सरल है। आउटलुक ईमेल क्लाइंट का आर्किटेक्चर ऐसा है जिसमें सारा डेटा स्टोर किया जाता है अलग फाइलें. डेटा फ़ाइलों में .pst एक्सटेंशन होता है, जबकि ईमेल फ़ाइलों में .ost एक्सटेंशन होता है।

इस प्रकार, प्रोग्राम में सभी अक्षरों को सहेजने की प्रक्रिया इस तथ्य पर आती है कि आपको इन फ़ाइलों को USB फ्लैश ड्राइव या किसी अन्य माध्यम पर कॉपी करने की आवश्यकता है। फिर, सिस्टम को पुनर्स्थापित करने के बाद, डेटा फ़ाइलों को आउटलुक में लोड किया जाना चाहिए।

तो चलिए फाइल को कॉपी करके शुरू करते हैं। यह पता लगाने के लिए कि डेटा फ़ाइल किस फ़ोल्डर में संग्रहीत है, आपको निम्न करने की आवश्यकता है:

1. आउटलुक खोलें।

2. "फ़ाइल" मेनू पर जाएं और सूचना अनुभाग में खाता सेटिंग विंडो खोलें (ऐसा करने के लिए, "खाता सेटिंग" सूची में उपयुक्त आइटम का चयन करें)।

अब यह "डेटा फ़ाइलें" टैब पर जाना है और देखें कि आवश्यक फ़ाइलें कहाँ संग्रहीत हैं।

फ़ाइलों के साथ फ़ोल्डर में जाने के लिए, एक्सप्लोरर को खोलना और उसमें इन फ़ोल्डरों को देखना आवश्यक नहीं है। बस वांछित रेखा का चयन करें और "फ़ाइल स्थान खोलें ..." बटन पर क्लिक करें।

अब हम फ़ाइल को USB फ्लैश ड्राइव या किसी अन्य डिस्क पर कॉपी करते हैं और आप सिस्टम को फिर से स्थापित करने के लिए आगे बढ़ सकते हैं।

ऑपरेटिंग सिस्टम को फिर से स्थापित करने के बाद सभी डेटा को उसके स्थान पर वापस लाने के लिए, आपको ऊपर बताए गए चरणों का पालन करना होगा। केवल "खाता सेटिंग" विंडो में, आपको "जोड़ें" बटन पर क्लिक करना होगा और पहले से सहेजी गई फ़ाइलों का चयन करना होगा।

इस प्रकार, कुछ ही मिनटों में, हमने सब कुछ बचा लिया आउटलुक डेटाऔर अब आप सिस्टम को पुनः स्थापित करने के लिए सुरक्षित रूप से आगे बढ़ सकते हैं।