Клапани 

Класифікація документів за різними ознаками. Класифікація документів щодо інформаційної складової

Основні ознаки класифікації зведені до таблиці 33

. Таблиця 33. Основні ознаки класифікації документів щодо інформаційної складової

Розглянемо її докладніше:

1. Класифікація документів характером знакових засобів фіксації інформації

За цією ознакою розрізняють текстові, іконічні, ідеографічні, звукові, матричні, цифрові та комплексні документи

2. Класифікація документів щодо вимірювання запису інформації

За цією ознакою розрізняють одно-, дво- та тривимірні документи (перфострічка, службовий лист, глобус)

3. Класифікація документів по призначенню для сприйняття інформації

За цією ознакою розрізняють документи, що читаються людиною, і ті, які читаються за допомогою технічних засобів (за допомогою магнітофона, телевізора, електронно-обчислювальної техніки, стільникової тощо).

4. Класифікація документів каналом сприйняття інформації

5. Класифікація документів за рівнем поширеності інформації

За ступенем поширеності інформації документи поділяються на: опубліковані, неопубліковані, неопубліковані та електронні

6. Класифікація документів за рівнем обробки часу

У цій класифікації виділяють первинні та вторинні документи за часом появи у світі

7. Класифікація документів щодо змісту

А. Десятинна класифікація. Мелвілла. Дьюї

(ДКД, Dewey Decimal Classification, DDC)

Універсальна класифікаційна система, розроблена 1876 р. американським бібліотекарем. М. Дьюї (1851 - 1931рр). Призначалася для систематичного розміщення книжок у громадських бібліотеках. США. У перших виданнях мала метою лише перерахування документів, проте від початку містила елементи прихованої типізації. Згодом типові розподіли виділилися в самостійні допоміжні таблиці і система набула комбінації йний характер.

Складається система з основних таблиць (Schedule) та допоміжних таблиць (Tables). Складовими частинами повного видання також Relative Index (дослівно: "покажчик" сімейних відносин") -. АПУ і Manual (Кер ство), в якому представлений повний методичний коментардо таблиць (приватна методика систематизаціїематизації).

ДКД - поширена у світі класифікаційна система, застосовується у 135 країнах. На батьківщині, в. США. ДКД використовують 95% публічних та шкільних бібліотек, 25% від загальної кількості бібліотек коледжів та університетів, 20% спеціальних бібліотек. ДКД перекладено 30 мовами мирту.

1-е видання. ДКД-1876 (44 а), 2-ге - 1885 р (314 с). За життя. М. Дьюї було опубліковано 12 видань. У 1896 р. М. Дьюї створив Forest Press Foundation, якому передав права видання та розвитку. ДКД. Європі аналогічні права було передано. Міжнародному бібліографічному інституту).

У 1980 р. OCLC (Online Computer Library Center, Ohio) придбав Forest Press і створив видавництво OCLC Forest Press, що випускає видання. ДКД 20-те видання. ДКД підготовлено повністю за допомогою комп'ютера. Ерно техніки. У 1993 р. побачив світ оптичний диск (CD-ROM) "Electronic Dewey DDC 20", в 1996 p - оптичний диск диск Windows DC 2К Windows DC 21.

Усі передплатники видань. ДКД безкоштовно отримують повний комплект доповнень, що випускаються та виправлень - "Dewey Decimal Classification, Additions, Notes and Decisions (DC

Б. Універсальна десяткова класифікація

(УДЮ. УДК є ієрархічною комбінованою системою на основі "Десятинної класифікації" і складається з трьох частин - основних таблиць, визначальних таблиць і буквено-предметного покажчика розроблять іена в 1895-1905 pp ст. Міжнародному бібліографічному інституті в. Брюсселі під керівництвом бельгійських учених потлі І. АЛафонтента.

У 1956 р. в. СРСР було створено. Всесоюзний інститут наукової та технічної інформації стає членом. Міжнародної федерації з документації отримує еталон таблиць. УДК. Фахівці знайомляться із таблицями. УДК, у вдосконаленні яких відповідно до ст. Правилами. УДК можуть брати участь багато країн світу – члени. Міжнародна федерація. Якщо зауважень чи заперечень не надходило протягом чотирьох місяців, проект автоматично приймався і входив до чергового випуску "Extensions and corrections to the UDC" (Доповнення та виправлення до УДК, публікуються з 1950 року з 1950 року).

На початку з 70-х років XX століття в країні формується мережа органів науково-технічної інформації (НТІ). Відповідно до рекомендацій. Всеросійської наради працівників. НТІ. Порада. міністрів. СРСР 14 травня 1962 року видає. Постанова (№ 445) "Про заходи щодо поліпшення організації науково-технічної інформації в країні", у п5 якої йдеться: "Ввести з 1963 року в науково-технічних видавництвах, редакціях науково-технічних журналів, в організаціях науково-технічної інформації, науково- технічних бібліотеках обов'язкову класифікацію всіх публікацій за універсальною десятковою системою".

Кордони застосування. УДК було розширено за рахунок медичних та сільськогосподарських бібліотек та всієї мережі органів інформації без обмежень за галузевою ознакою

У 1963-1966 рр. централізованими зусиллями бібліотек та органів. НТІ здійснюється перше видання. УДК російською мовою. Переклад проявляється в ряді місць неадекватним, окремі випуски видані в різній полігр рафічному виконанні з численними пробілами. Вирішується публікувати галузеві таблиці. УДК (виходять у світ з 19644р.).

У 1966 р. комітет стандартів, видавництво стандартів і знову організований. Всесоюзному інституту науково-технічної інформації (за стандартизацією), класифікації та кодуванню доручено підготовку другого до видання таблиць. УДК російською мовою. Видання випущено у 1969-1970 рр. з авторизованим номером. Міжнародної федерації № 447 у 6-ти томах 9-ти книжках.

У 1982-1987 рр. публікується третє видання. УДК російською мовою (№ 572) у 7-ми вип 11-ти книгах. Одночасно виходять у світ випуски, що продовжуються, "Нове ст. УДК", що містять сторінки з доповненнями і існами. У 1969 р. випущено видання. УДК в одному томі в одному томі.

З 1997. НТЦ "Ректор", який отримав право перекладу, видання та розповсюдження таблиць. УДК ст. Росії в. СНД, видає повний переклад зразка. УДК російською мовою. Нові таблиці публікуються під назвою "Універсальна де єсятинна класифікація. Четверте повне виданнярте повне видання".

До кінця 2000 р вийшло у світ 3 томи, всього передбачається 10 томів, у двох додаткових томах буде опубліковано алфавітно-предметний покажчик

В. Бібліотечно-бібліографічна класифікація (ББК)

В основу. ББК покладено ієрархічну комбіновану систему бібліотечно-бібліографічної класифікації, що складається з основних таблиць, таблиць типових поділів та алфавітно-предметного покажчика. ББК (загальні типові поділки, територіальні типові поділки у двох таблицях - для природничих наук і для соціально-економічних і гуманітарних наук, спеціальні типові поділи тощо.

Перше видання. ББК біля. СРСР для наукових бібліотек (1960-1968 рр.) у 25 випусках мав чітку структуру. Універсум знань був поділений на три комплекси: природничі науки -. Б/. Е (випуски 3-6), прикладом адні науки -. Ж/. Р (випуски 7-13), суспільні та гуманітарні науки – 3/. П (випуски 14-233).

Перелік основних розподілів розпочинався розділом. А. Марксизм-ленінізм (випуск 1), завершувався розділом. Я. Література універсального змісту (Випуск 25). Таким чином, основні таблиці класифікації займали 23 3 випуски видання, що починався випуском. І. Введення та закінчувалося випуском 25. Типові розподіли. Прикладні науки:. Ж/. Про. Техніка. Технічні науки (випуски 7-11). П. Сільське та лісове господарство. Сільського сподарського та лісогосподарські науки (випуск 12) в. Р. Охорона. Медицина (випуск 13к13).

Гуманітарні науки розпочиналися з випуску 19. Ч. Культура. Наука. Освіта. Три випуски очолювали відповідні галузеві комплекси: випуск. С. Є. Природничі науки загалом, випуск 7, частина 1. Ж. Техніка. Технічні науки в цілому і випуск 14, частина 1. С. Суспільні науки в цілому. Попри те що, що загальний план системи передбачав випуск 16. Ф. Політика. Політичні партії, розбіжності у групі розробників не дозволила і випустити у світ таблиці з політичних наук у повному обсязі. Видання 16 першого видання. ББК було названо. Ф5/6. Політичні партії. Суспільно-політичні організаціїорганізації.

У науці загалом був у той час вирішено питання правомірності соціології, генетики та багатьох інших наук. Творцям. ББК вдалося залишити в структурі таблиць резервні індекси на своєму логічному місці (наприклад, для соціології - 35) для багатьох "невизнаних" або заборонених з тих чи інших міркувань наук, дисциплін і проблем і проблем.

Р. Єдина класифікація літератури

Складається з основних таблиць та алфавітно-предметного покажчика та призначена для систематизації творів друку у виданнях бібліографії та для комплектування каталожних картотек за підписними серіями. Н. На її основі складаються спеціальні таблиці, які використовуються відділами статистики друку книжкових палат під час систематизації книг за змістом.

Існують також класифікації окремих видів документів, наприклад, класифікатор державних стандартів. Міжнародна класифікація винаходів тощо.

У кожному разі змістовних класифікаціях розподіл види відбувається за семантичному показником, тобто. за змістом (галузям знань, тем, предметом викладу, висвітленим проблемам, пологами, жанрами та творами тощо).

8. Класифікація документів за характером соціальної інформації

За характером соціальної інформації, що міститься в документі, розрізняють такі види: масові, спеціальні та особисті

При цьому одна частина документів відноситься до сфери регулювання життєдіяльності особистості, суспільства та держави (документація офіційного походження)

Друга - відображає духовне життя суспільства (документи, що виникають у особистого життята творчості - літературні твори, мемуари, листи, щоденники, записники і т.п.)

Зведена класифікація документів за інформаційною складовою представлена ​​??на схемі 32

Вся офіційна документація підлягає чіткій класифікації, оформляється за єдиними стандартами. Спершу слід розібрати основні види документів.

Основна класифікація документів

Ця класифікація - найбільш популярна у діловодстві, а також у вузах, які готують відповідних фахівців. Отже, вся документація поділяється на групи згідно:

  • рівнем обов'язковості;
  • часу зберігання;
  • дати виконання;
  • різновиди викладу;
  • за своєю юридичною силою;
  • джерел, походження;
  • ступеня обмеження доступу (гласності);
  • місцю створення;
  • змістом;
  • назвою, найменуванням;
  • галузі використання;
  • різновиди документування.

Різновиди документації

Докладно розберемо види документів щодо кожного пункту згаданої класифікації.

За обов'язковістю виконання:

  • директивні (примушують до виконання, використання);
  • інформаційні (містять дані, відомості для ознайомлення).

За тривалістю зберігання:

  • тимчасові (до 10 років);
  • довготривалі (понад 10 років);
  • Постійне зберігання.

За датою виконання:

  • термінові (із зазначенням чіткої дати виконання);
  • нетермінові.

Види документів з різновиду викладу:

  • уніфіковані (складені за строгою формою-стандартом будь-якої системи);
  • зразкові (зразки, за аналогією з ними створюється інша документація);
  • типові (що описують типовий, стандартний процес, явище);
  • трафаретні (з заздалегідь підготовленою структурою, "кістяком" тексту, наприклад анкета);
  • індивідуальні (вільна форма викладу інформації).

За наявності юридичної сили:

  • оригінали, оригінали (єдиний чи перший екземпляр документації);
  • копії (що стовідсотково точно повторюють оригінал, але не мають юридичної сили);
  • відпустки (форма-копія, що заготовляється "під копірку" безпосередньо при складанні оригіналу);
  • засвідчені копії (форми копій, що містять низку реквізитів, що надають їм юридичної сили);
  • виписки (уривки з документів, які обов'язково містять дані про те, звідки вони взяті, завірені візою відповідальної особи);
  • дублікати (повторені форми оригіналу з рівною йому юридичною силою, складаються при знищенні, втраті, крадіжці оригіналу).

Види документів щодо походження:

  • особисті (що стосуються інтересів певного громадянина);
  • службові, офіційні (зачіпають інтереси організації, їх укладач - як фізична, і юридична особа).

За рівнем гласності:

  • "цілком секретно", "особлива важливість" (що містять державну таємницю);
  • "конфіденційна інформація" (доступ обмежений законодавством України);
  • "комерційна таємниця" (відкритий доступ завдає шкоди власнику даних);
  • "тільки службове користування" (документ лише для працівників організації);
  • відкритий доступ.

Види документів за місцем створення:

  • вихідні (спрямовуються межі установи);
  • вхідні (приходять до закладу ззовні);
  • внутрішні (використовуються лише у самій установі).
  • первинні (оригінальна інформація);
  • узагальнюючі (що містять дані з кількох джерел).

Види документів у сфері використання:

  • статистика, звіти;
  • документація з праці;
  • науково-технічна сфера;
  • фінанси та бухгалтерія;
  • організаційно-розпорядча.
  • складні (розбір кількох питань);
  • прості (присвячені єдиній темі).

За різновидом документування:

  • рукописи;
  • електронні друкарські;
  • графічні;
  • фото-, відеоформату.

Форми та види документів усередині організації:

  • інформаційно-довідкову спрямованість;
  • розпорядчі;
  • організовують діяльність.

Оформлення документів

Види оформлення документів поділяються на такі стадії:

  1. Проект.
  2. Оригінал.
  3. Копія.
  4. Дублікат.
  5. Витяг.

Оформлення документації ведеться за суворими вимогами, які забезпечують їй юридичну чинність. Ряд документів допускається складати лише в електронному варіанті, ряд - від руки (розписки, пояснювальні записки, довіреності, заяви).

Оформлення офіційної документації до регулюється наступними актами:

  • ГОСТ Р 6.30-2003 Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».
  • ОК 011-93 "Загальноросійський класифікатор управлінської документації" (ОКУД).

Юридичні документи

Правова, або ж юридична, документація - це папери, які обов'язково включають правову інформацію.

Вона містить низку ознак:

  • регулювання суспільних відносин;
  • друкована/електронна форма;
  • відповідність всім правилам оформлення документа з юридичної техніки;
  • що зобов'язує характер;
  • складається компетентними особами;
  • створюється у процесі юридичної діяльності;
  • дані, значимі для юриспруденції;
  • основу створення та публікації: законодавство РФ, волевиявлення громадян, юридичних осіб.

Види юридичних документів:

  1. Фіксація фактів-доказів.
  2. Фіксація юридичних фактів
  3. Зміст індивідуальних рішень.
  4. Правові нормативні акти.

Різновиди юридичної документації

Розберемо класифікацію детально:

1. Фіксація фактів-доказів. Обґрунтування будь-яких фактів, що мають юридичне значення, але за своєю сутністю жодним чином не є юридичними. Наприклад, процесуальна документація.

2. Фіксація юридичних фактів. Найчисленніша категорія, яка поділяється на такі складові види документів:

  • фіксація фактів, що визначають правові статуси(посвідчення особи, паспорти, свідоцтва про народження, шлюб тощо);
  • фіксація фактів, що задають правовий режим (використання земельних угідь для будівництва житлової будівлі чи сільськогосподарських потреб);
  • фіксація фактів волевиявлення (довіреність, правочин, договір тощо)

3. Документи з індивідуальними рішеннями, що тягнуть за собою наслідки, владно-обов'язкові за характером. Виникнення, зміна, припинення прав та/або обов'язків: накази керівників, рішення відповідальних осіб, вироки судів тощо.

4. Правова нормативна документація так чи інакше містить у собі правові норми. Вони встановлюють, видозмінюють чи зовсім припиняють дію юридичних правил. Створюються лише компетентними органами, обов'язковими до виконання.

Нормативні документи

Основні види нормативних документіву РФ:

  • ГОСТ Р – національний державний стандарт;
  • ОСТ – стандарт певної галузі;
  • СТП – стандарт даного підприємства;
  • СТО - стандарти науково-технічних об'єднань та товариств;
  • ПР – певні правила;
  • Р – рекомендації;
  • ТУ - технічні умовивиробництва.

Різновиди нормативних документів

Види нормативних документів, опис:

  1. ГОСТ Р – державний стандарт Росії. Встановлює обов'язкові вимоги безпеки до певного виду продукції, а також методи контролю виробництва, умови зберігання, транспортування, пакування та утилізації.
  2. ОСТ – галузеві стандарти якості, введені для кожної галузі виробництва, робіт, послуг. На сьогодні їх налічується понад 22 тис.
  3. СТП – стандарти підприємства; розробляються безпосередньо їм самим.
  4. СТО – дія поширюється на нові види продукції, послуг, методологій, технологій – всього інноваційного.
  5. ПР – правила, що встановлюють обов'язкові порядки, методику провадження діяльності.
  6. Р – добровільні рекомендації для здійснення будь-яких робіт.
  7. ТУ – технічні умови; схожі зі стандартом, але застосовуються, коли його розробляти безглуздо, наприклад, при разовому виробництві. Документ при цьому не має суперечити у своєму змісті ДСТУ.

Вид документа "Паспорт"

Розглянемо всі види документів, що засвідчують особу громадянина:

  1. Паспорт РФ.
  2. Закордонний паспорт громадянина РФ.
  3. Паспорт моряків.
  4. Військовий квиток офіцерів у запасі.
  5. Посвідчення біженця.
  6. Документ, який реєструє звернення іммігранта надати йому статус біженця.
  7. Вид на проживання.
  8. Іноземний паспорт.
  9. Квиток військовослужбовця.
  10. Офіцерське посвідчення особи.
  11. Свідоцтво про народження.
  12. Документ, який фіксує визволення з місць позбавлення волі.
  13. Дипломатичний паспорт для громадянина.

Класифікація документів покликана об'єднати їх розгалужене розмаїття в чітко структуровані групи, актуальні у будь-якій діяльності. Система допомагає у роботі документознавцям, юристам, фінансистам, а також усім громадянам, чий стан справ призводить до роботи з паперами.

ПЛАН

1. Класифікація як спосіб пізнання у документознавстві.

2. Об'єкти класифікації.

3. Структура та межі класифікованих множин.

4. Підстави класифікації.

5. Класифікація документів за методами документирования.

6. Класифікація документів щодо походження.

7. Класифікація документів за видами та напрямами діяльності.

8. Класифікація документів щодо функцій управління.

Вступ

Документ, який створений у суспільстві, входить у відповідну систему документації як її елемент. Окремі види та різновиди документів становлять систему документації. Дотепер у документознавстві немає несуперечливої ​​наукової класифікації видів і різновидів документів.

Найважливішим ознакою класифікації документів є його зміст. Службові документи можуть поділятися: з адміністративних питань; матеріально-технічного постачання; планування; оперативну діяльність; бухгалтерського обліку; підготовці та розстановці кадрів; фінансово-кредитних та зовнішньоторговельних питань тощо.

1. Класифікація як спосіб пізнання у документознавстві.

Системи класифікації, що з'явилися історично, фіксують загальну картину становлення людської інформації, вивчення якої має велике значення для розвитку теорії взагалі і розвитку теорії документних класифікацій зокрема.

Інформація, що міститься в документальних джерелах, за своєю значимістю може бути короткостроковою, тривалою, постійною. Відповідно і документальні матеріали поділяються залежно від цінності інформації, що міститься в них – тимчасових термінів зберігання, тривалих, постійних. Інформація може придбати наукове, практичне та історичне значеннявідразу ж після її створення або через якийсь час (частіше це буває з науковими ідеями). Інформація, документ, що має неминуча наукове значення, стає історичним джерелом постійної цінності.

2. Об'єкти класифікації.

Кожен документ завжди, але часто неявно має:

· Мета створення, що визначає його зміст (її у випадку можна сформулювати як забезпечення необхідного суб'єкту сприйняття об'єкта споживачем документа);

· Структуру (або піддається структуруванню);

· Момент виникнення;

· Термін дії, впливу на споживача (у тому числі і ∞);

· Форму подання, яка може змінюватися з розвитком потреб та технічних можливостей;

· Засоби забезпечення достовірності, відсутності спотворень та конфіденційності;

· Певну множинність, оскільки виникає періодично, як відображення мінливого об'єкта і може надходити в один і той же час від різних постачальників даних.

Схема 1

КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ

Документи державного характеру

Документи міжнародного характеру

Документи, пов'язані з політичною боротьбою

Документи історичного характеру

Документи особистісного характеру

Документи літературного жанру

грамоти, укази, накази, закони, мови державних діячів, протоколи державних заходів...

договори, угоди, протоколи, ділове листування...

програми, звернення, промови політиків, прокламації, декларації...

хроніки, аннали, літописи, історичні твори...

мемуари, щоденники, письмена, свідчення очевидців...

проза, поезія, драма, епос, міфи, пісні, сатира, крилаті вирази...

3. Структура та межі класифікованих множин.

Уніфікація документів - встановлення єдиного комплексу видів та різновидів документів для аналогічних управлінських ситуацій, розробка єдиних формта правил їх складання, оформлення та створення трафаретних текстів. Правові основи стандартизації до РФ встановлює закон, і навіть державні стандарти . Уніфікація та стандартизація тісно пов'язані. Об'єкти уніфікації:

1) форма документів і склад реквізитів, що включаються до неї,

2) системи документації,

3) тексти документів,

4) види та різновиди документів.

Уніфіковані форми, що розробляються, об'єднуються в уніфіковані системи документації. Управління стандартизацією країни здійснює Держстандарт Росії.

Уніфікація документів проводиться з метою скорочення кількості застосовуваних документів, типізації їх форм, зниження трудомісткості їх обробки, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації за однойменними та суміжними функціями управління, більше ефективного використанняоргтехніки (схема 2).

Стандартизація документів – це форма юридичного закріплення проведеної уніфікації та рівня її обов'язковості (державний стандарт – ГОСТ, галузевий стандарт – ОСТ, республіканський стандарт – РСТ). Застосування стандартів підвищує якість документів.

У діловодстві існують єдині вимоги та правила оформлення документів управління, які встановлені державними нормативними актами.

Схема 2

Уніфікована форма документа, типова уніфікована форма документа, спеціалізована уніфікована форма документа, формуляр зразок документа, уніфікований документ

«Уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів є основою для оформлення організаційно-розпорядчої документації. Цей стандарт встановлює: склад реквізитів документів; вимоги щодо оформлення реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлення документів; вимоги до виготовлення, обліку, використання та зберігання бланків із відтворенням Державного герба РФ, гербів суб'єктів РФ.

Цей стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи, що належать до Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації (УСОРД), включені до Загальноросійського класифікатора управлінської документації (ОКУД) та які використовуються в діяльності:

· Федеральних органів державної влади, органів державної влади суб'єктів РФ, включаючи суб'єкти РФ, що мають поряд з російською мовою як державну Національна мова, органів місцевого самоврядування;

· Підприємств, організацій та їх об'єднань незалежно від форми власності та організаційно-правової форми.

Кожен документ складається із елементів, які називаються реквізитами. Різні документи мають різний набір реквізитів. Сукупність реквізитів, певним чином розміщених у документі, становить формуляр цього документа. Формуляри, характерні для певного виду документів, називаються типовими. Графічні моделі чи схеми побудови документів мають назву «формуляробразец».

Реквізити управлінських документів:

01 - Державний ГербРФ;

02 – герб суб'єкта РФ;

04 – код організації;

05 – код форми документа;

06 - найменування організації;

07 – довідкові дані про організацію;

08 - найменування виду документа;

09 – дата документа;

10 – реєстраційний номер документа;

12 - місце складання чи видання документа;

13 – гриф обмеження доступу до документа;

16 – резолюція;

17 – заголовок до тексту;

18 - відмітка про контроль;

19 – текст документа;

20 - відмітка про наявність програми;

21 – підпис;

22 – гриф погодження документа;

23 – візи погодження документа;

24 - друк;

25 - відмітка про засвідчення копії;

26 - відмітка про виконавця;

27 - відмітка про виконання документа та направлення його у справу;

28 - відмітка про надходження документа до організації;

29 – ідентифікатор електронної копії документа.

4. Підстави класифікації.

Класифікація документів, розподіл документів на класи відбувається з різних підстав. Інформація в документах фіксується за допомогою букв, цифр, стенографічних та інших знаків, малюнків, фотографій, звукозапису тощо.

Можливі різноманітні підстави для класифікації документів (або основних елементів комбінованих документів). В тому числі:

1. За метою документа.

· Ідентифікуючий об'єкт.

· Що засвідчують наявність у об'єкта деяких властивостей.

· Відображають зміни у стані об'єкта.

2. За сферою застосування (зазвичай застосовувані найменування).

· Державні.

· Побутові.

· Економічні.

· Управлінські

· Юридичні.

· Літературно-мистецькі.

· Історичні (будь-який документ, наприклад, що виник давно і містить незвичайну і значиму інформацію може вважатися історичним.

3. За формою уявлення.

· Усні.

· Письмові.

· У машинному поданні.

4. По носію даних (папір різних видів, різноманітні магнітні та оптичні носії, а також маса екзотичних варіантів).

5. За обов'язковістю наявності та використання

6. За широтою використання.

7. За рівнем стандартизованості.

8. За мовою або знаковою системою, яка використовується в документі.

5. Класифікація документів за методами документирования.

Документування – запис інформації на різних носіях за встановленими правилами.

Носій документованої інформації - матеріальний об'єкт, що використовується для закріплення та зберігання на ньому мовної, звукової чи образотворчої інформації, у тому числі у перетвореному вигляді. Кошти документування - знаряддя, використовувані людиною до створення документів (прості, механічні, електромеханічні). До засобів документування відносяться друкарські машини, комп'ютерна техніка, магнітофони, диктофони, фото, кіно, відеотехніка.

Залежно від цього, який засіб документування використовується, розрізняють і методи документирования.

1. Текстове документування.

Текстовий документ: документ, що містить звукову інформацію, зафіксовану будь-яким типом листа або системою звукозапису. Текстове документування набуло найширшого поширення. З його допомогою документується діяльність державних установ, підприємств та окремих осіб.

2. Технічне документування.

Технічне документування є способом зйомки технічної думки. Технічні документи - узагальнююча назва документів, що відображають результат будівельного та технологічного проектування, конструювання, інженерних вишукувань та інших робіт з будівництва будівель та споруд та виготовлення виробів промислового виробництва.

Технічні документальні матеріали ведуть записи процесів праці, засобів виробництва (креслення, малюнки, розрахунки, графіки, технічні описита ін.) Це також документація, пов'язана з геодезією, картографією, гідрометеослужбою.

3. Фото-, кіно-, відео-документування.

Фотодокумент – образотворчий документ, створений фотографічним способом. Особливість фотодокументів - виникають у момент подій, тому вони завдяки точності, наочності мають велику цінність і знаходять широке застосування в різних сферах діяльності людини: в медицині, науці, мистецтві, судовій практиці, у журналістиці тощо. буд. З допомогою микрофотокопирования виходять копії документів.

Кінодокумент - образотворчий та аудіовізуальний документ, створений кінематографічним способом. Кінодокумент відбиває події в динаміці, русі. Зараз велике поширення набули відео-документи, зняті на магнітну плівку.

Фотодокумент – документ, що містить звукову інформацію, зафіксовану будь-якою системою звукозапису. Аудіовізуальні документи широко використовуються.

4. Документи на машинних носіях. Електронне документування.

За допомогою спеціальних матеріальних носіїв, на яких дані фіксуються спеціальними умовними позначеннями, Створюються документи з інформацією у формі, зрозумілій тільки машині. Щоб людина могла прочитати інформацію, оброблену машиною, її потрібно перетворити на вигляд, придатний для візуального сприйняття.

Документ на машинному носії - документ, створений з використанням носіїв та способів запису, що забезпечують обробку його інформації електронно-обчислювальною машиною.

Поява машинного документування не скасовує попередніх способів запису інформації. Поряд з традиційними видамидокументів виникають дедалі складніші нетрадиційні види документів нових носіях.

6. Класифікація документів щодо походження.

Усі документи, які звертаються для підприємства, можуть класифікуватися за такими ознаками.

За найменуванням існує безліч різновидів документів. Наведемо лише деякі: накази, розпорядження, плани та звіти, акти, протоколи, договори, статути, інструкції, довідки, доповідні, пояснювальні записки, службові листи, телеграми, стандарти, технічні умови, платіжні вимоги та доручення, довіреності тощо.

за походженнядокументи класифікують на службові, підготовлені на підприємствах, в організаціях та особисті (листи громадян з викладом скарг, пропозицій, прохань).

7. Класифікація документів за видами та напрямами діяльності.

За рівнем уніфікації розрізняють документи індивідуальні, типові, трафаретні, зразкові та уніфіковані як анкети і таблиці.

Індивідуальні документирозробляються конкретними організаціями внутрішнього користування.

Типовимиє документи, створювані вищими органами організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер.

Трафаретні документимають заздалегідь надрукований текст із пробілами, що заповнюються при остаточному оформленні документа залежно від конкретної ситуації. Такі документи перспективні, тому що економлять час на підготовку.

Зразкові документиносять орієнтовний характері і використовуються для складання та оформлення документів за аналогією.

Анкета- спосіб подання уніфікованого тексту, при якому постійна інформація розташовується в лівій частині аркуша, а змінна вноситься до документа у процесі його складання в праву частину аркуша.

Таблиця- документ, у якому постійна інформація розміщується у заголовках граф та боковика (заголовки рядків), а змінна (у цифровому чи словесному виразі) – на перетині відповідних граф та рядків.

Текст, представлений у вигляді таблиці, має велику інформаційну ємність, дозволяє строго класифікувати і кодувати інформацію і легко підсумовувати аналогічні дані. У табличній формі оформляються штатний розклад, план, графік відпусток та інші документи.

8. Класифікація документів щодо функцій управління.

за ступеня складностідокументи класифікують на прості та складні. Прості - це документи, в яких розглядається одне питання, у складних висвітлюється кілька питань.

за ступеня гласностірозрізняють документи відкриті (несекретні) та документи з обмеженим доступом. Документи з обмеженим доступом бувають різного ступеня таємності: таємні, секретні, документи для службового користування (ДСП), з грифом «конфіденційно».

за юридичну силудокументи поділяють на справжні та фальшиві. Справжні документибувають дійсні та недійсні. Недійсним документ стає внаслідок закінчення терміну дії або скасування його іншим документом.

за термінів виконаннядокументи класифікуються на термінові та нестрокові. Терміновими є документи з термінами виконання, встановленими законом та відповідними правовими актами, а також телеграми та інші документи з грифом терміново.

за термінам зберіганнядокументи поділяються на документи тимчасового та постійного терміну зберігання. Документи тимчасового зберігання у свою чергу поділяються на документи з терміном зберігання до 10 років та понад 10 років.

за ступеня обов'язковостідокументи бувають інформаційні, що містять відомості та факти про виробничу та іншу діяльність організацій, та директивні - обов'язкові для виконання, що мають характер юридичної чи технічної норми.

Документ, створений у суспільстві, входить у відповідну систему документації як її елемент. Окремі види та різновиди документів становлять систему документації. Дотепер у документознавстві немає несуперечливої ​​наукової класифікації видів і різновидів документів.

Найважливішим ознакою класифікації документів є його зміст. Службові документи можуть підрозділятися на: з адміністративних питань; матеріально-технічного постачання; планування; оперативну діяльність; бухгалтерського обліку; підготовці та розстановці кадрів; фінансово-кредитних та зовнішньоторговельних питань тощо.

Усі документи, які звертаються для підприємства, можуть класифікуватися за такими ознаками.

За найменуванням існує безліч різновидів документів. Ось лише деякі з них: накази, розпорядження, плани та звіти, акти, протоколи, договори, статути, інструкції, довідки, доповідні, пояснювальні записки, службові листи, телеграми, стандарти, технічні умови, платіжні вимоги та доручення, довіреності тощо. буд.

За способом фіксації інформації документи бувають письмові (рукописні, машинописні, друкарські, підготовлені на розмножувальних апаратах, надруковані на персональних комп'ютерах), графічні та фотофоно-кінодокументи.

За ступенем складності документи класифікують на прості та складні. Прості - це документи, в яких розглядається одне питання, у складних висвітлюється кілька питань.

За рівнем гласності розрізняють документи відкриті (несекретні) та документи з обмеженим доступом. Документи з обмеженим доступом бувають різного ступеня таємності: таємні, секретні, документи для службового користування (ДСП), з грифом "конфіденційно".

За юридичною силою документи поділяють на справжні та фальшиві. Справжні документи бувають дійсними та недійсними. Недійсним документ стає внаслідок закінчення терміну дії або скасування його іншим документом.

За термінами виконання документи класифікуються на термінові та нетермінові. Терміновими є документи з термінами виконання, встановленими законом та відповідними правовими актами, а також телеграми та інші документи з грифом "терміново".

За походженням документи класифікують на службові, підготовлені на підприємствах, в організаціях та особисті (листи громадян з викладом скарг, пропозицій, прохань).

За термінами зберігання документи поділяються на документи тимчасового та постійного терміну зберігання. Документи тимчасового зберігання у свою чергу поділяються на документи з терміном зберігання до 10 років та понад 10 років.

За ступенем обов'язковості документи бувають інформаційні, що містять відомості та факти про виробничу та іншу діяльність організацій, та директивні - обов'язкові для виконання, що мають характер юридичної чи технічної норми.

За рівнем уніфікації розрізняють документи індивідуальні, типові, трафаретні, зразкові та уніфіковані як анкети і таблиці.

Індивідуальні документи розробляються конкретними організаціями внутрішнього користування.

Типовими є документи, створювані вищими органами організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер.

Трафаретні документи мають заздалегідь надрукований текст із пробілами, що заповнюються при остаточному оформленні документа залежно від конкретної ситуації. Такі документи перспективні, тому що економлять час на підготовку.

Зразкові документи мають орієнтовний характер і використовуються для складання та оформлення документів за аналогією.

Анкета - спосіб подання уніфікованого тексту, у якому постійна інформація розташовується у лівій частині аркуша, а змінна вноситься у документ у його складання в праву частину аркуша.

Таблиця - документ, у якому постійна інформація розміщується у заголовках граф та боковика (заголовки рядків), а змінна (у цифровому чи словесному виразі) - на перетині відповідних граф та рядків.

Текст, представлений у вигляді таблиці, має велику інформаційну ємність, дозволяє строго класифікувати та кодувати інформацію та легко підсумовувати аналогічні дані. У табличній формі оформляються штатний розпис, план, графік відпусток та інші документи.

Державний класифікатор управлінської документації України ДК 010-98, що діє з 01.06.99, містить такі класи документів:

банківська документація;

фінансова документація;

планова документація;

ресурсна документація;

торгова документація;

зовнішньоторговельна документація;

цінова документація;

документація праці, соціальних питань та соціального захисту населення;

документація побутового обслуговування населення;

документація Пенсійного фонду;

словниково-довідкова документація.

Системи документації

Згідно з Державним класифікатором управлінської документації України ДК 010-98, система документації – це сукупність взаємопов'язаних документів, що використовуються у певній сфері діяльності.

Діяльність установи, організації, підприємства відображається у різних документах, які взаємопов'язані та становлять системи документації, що застосовуються у певній сфері. Можна назвати безліч систем документації, які класифікуються за різними ознаками (територіальним, функціональним, рівнем управління тощо). Вирізняють функціональні системи документації - організаційно-розпорядча, планова, звітно-статистична та ін, тобто. властиві всім органам управління. Системи документації, що відбивають діяльність органів галузевого управління (міністерств, відомств), прийнято вважати галузевими. Можна виділяти різні підсистеми документації за рівнями управління, вони тісно пов'язані, і їх важко розмежувати.

У нашій країні у зв'язку з розвитком автоматизації управлінських процесів розроблено уніфіковані системи документації. Визначення, призначення, склад уніфікованої системи документації встановлюються ДСТУ. Документи різних систем повинні мати уніфіковану форму.

Уніфікована система документації (УСД) – система документації, створена за єдиними правилами та вимогами, що містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності.

Уніфіковані форми документів розробляються та затверджуються міністерствами та відомствами. Вони є обов'язковими для застосування у всіх установах, організаціях, підприємствах незалежно від форми власності.

Державний класифікатор управлінської документації України ДК 010-98, що діє з 01.06.99, виділяє такі системи документації:

організаційно-розпорядча документація;

первинно-облікова документація;

банківська документація;

фінансова документація;

звітно-статистична документація;

планова документація;

ресурсна документація;

торгова документація;

зовнішньоторговельна документація;

цінова документація;

документація з праці, соціальних питань та соціального захисту населення;

документація щодо побутового обслуговування населення;

бухгалтерсько-облікова документація;

документація з Пенсійного фонду;

інформаційно-довідкова документація

Організаційно-розпорядча документація – система документації, яка використовується для вирішення організаційно-розпорядчих завдань управління.

Організаційно-розпорядча документація виділяється з єдиної за інформаційною природою документації залежно від функцій державного органу, установи, який обслуговує діловодство.

Органи державної влади та державного управлінняУкраїни, всі установи, організації та підприємства відображають свою діяльність у розпорядчих документах. Відповідно до положень про державні органи класифікуються і розпорядчі документи.

До розпорядчих документів, що відображають адміністративно-управлінську діяльність установ, належать:

постанови - правові акти, що приймаються вищими та деякими центральними органами колегіального управління з метою вирішення найважливіших і важливих завдань, що стоять перед цими органами, та встановлення стабільних норм правил поведінки.

рішення – правові акти, що приймаються виконавчими комітетами. Рішення оформлюють також результати діяльності та інших колегіальних органів – колегій, міністерств та відомств, наукових рад тощо.

розпорядження - акти управління державного органу, які мають владний характер, надані посадовій особі, державному органукомпетенції, які мають обов'язкову силу для громадян та організацій, яким розпорядження адресовано.

статути - склепіння правил, що регулюють діяльність організацій, установ, товариств та громадян, їх взаємини з іншими організаціями та громадянами, права та обов'язки у певній сфері державного управління чи господарської діяльності.

положення - нормативні акти, що мають зведений кодифікаційний характер та визначають порядок освіти, структуру, функції, компетенцію, обов'язки та організацію роботи системи органів держави, єдиного органу, структурного підрозділу (комісії, групи).

накази – акти, що видаються керівниками міністерств, відомств, відділів та управлінь виконкомів місцевих Рад народних депутатів, керівниками установ, об'єднань, організацій та підприємств, що діють на основі єдиного наявності. Наказ видається на вирішення основних оперативних завдань, які стоять перед цим органом.

інструкції - правові акти, що видаються органом державного управління (або затверджуваний його керівником) з метою встановлення правил, що регулюють організаційні питання, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, організацій, підприємств (їх підрозділів та служб), посадових осіб та громадян. Інструкції видаються також з метою роз'яснення та визначення порядку застосування законодавчих актів та розпорядчих документів.

протоколи - документи, що фіксують хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях та засіданнях колегіальних органів.

доповідні та пояснювальні записки: доповідні записки - документи, адресовані керівництву та викладають якесь питання з висновками та пропозиціями укладача; пояснювальні записки – 1) документи, що пояснюють зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту); 2) повідомлення посадової особи, що пояснюють будь-яку дію, факт, подію, що подаються вищій посадовій особі.

акти - документи, складені кількома особами та які підтверджують встановлені фактичи події.

звіти та ін.

Первинно-облікова документація - система документації, що використовується для управління виробничо-господарською діяльністю суб'єктів підприємницької діяльності, організацій, що не займаються підприємницькою діяльністю, усіх форм власності.

Банківська документація - система документації, використовувана реалізації розрахунково-грошових операцій через банки.

Фінансова документація - система документації, що використовується для організації фінансових взаємин суб'єктів економіки.

Звітно-статистична документація - система документації, що використовується для вирішення завдань державної статистики та отримання статистичної інформації.

Звіт – документ, що містить відомості про результати діяльності за певний період. Звітна документація установи складається із кількох комплексів документів: державна статистична звітність; відомча звітність; внутрішньоустановницька звітність.

Форми документів державної статистичної звітності розробляються Держкомстатом України та є обов'язковими для всіх установ, організацій та підприємств. Форми документів відомчої звітності розробляються міністерствами та відомствами. центральний банкУкраїни, Державна податкова служба України та Міністерство фінансів України подають форми бухгалтерського обліку та звітності, податкової звітності, обов'язкові для всіх організацій. Форми відомчої звітності готують федеральні органи виконавчої, які здійснюють галузеве управління.

Державна статистична та відомча звітність подається у встановлені терміни відповідним територіальним органом. За термінами подання вона може бути декадною, місячною, квартальною, піврічною та річною.

У кожному закладі складається внутрішня звітність виконання планів, завдань, разових доручень керівництва чи доручень вищої організації. Такі звітні документи складаються фахівцями структурних підрозділіві представляються на розгляд керівництва цієї чи вищої організації. Внутрішньоустановницькі звітні документи можуть називатись: звіт або довідка звітного характеру.

Державна статична та відомча звітність складається на основі затверджених уніфікованих форм та відповідно до затверджених нормативних документів.

Планова документація - система документації, що використовується для вирішення завдань прогнозування та планування розвитку економіки.

Результати планування фіксуються у планових документах, які мають такі назви: план, перспективний план, програма, графік, схема, генеральна схема.

Особливість планових документів у тому, що вони завжди складаються на певний термін: кілька років, рік, півроку, квартал, місяць або на період виконання конкретного виду робіт.

Федеральні плани, програми, генеральні схеми розробляються за рішенням Уряду України одним чи кількома міністерствами чи відомствами. Проекти до їх подання до Уряду України на затвердження обов'язковому порядкупроходять стадію погодження з усіма заінтересованими установами. Затверджуються федеральні програми, плани та генеральні схеми постановами Уряду України.

Галузеві плани та програми розробляються органом виконавчої влади, для підвідомчих установ та організацій. Затверджуються керівником органу виконавчої (міністерства чи відомства) і є обов'язковими до виконання. Контроль над виконанням здійснюється відповідним федеральним органом виконавчої.

Територіальні програми, плани, схеми розробляються адміністраціями країв, областей, районів, міст та інших територіальних утворень та діють у межах території. Як правило, вони стосуються питань соціального та економічного розвиткута благоустрою територій.

Планування діяльності окремої організації, зазвичай, здійснюється у формі плану, програми чи графіка. За наявності в установі колегій, рад, комісій їхня діяльність також планується.

Розробляються планові документи керівництвом із залученням кваліфікованих фахівців та обов'язково проходять стадію погодження та затвердження.

Програма підписується керівником підрозділу, відповідального за розробку програми. Затверджуються програми керівником вищої чи цієї організації чи колегіальним органом (зборами, порадою, колегією тощо.).

План - документ, що встановлює перелік намічених для виконання заходів, їх послідовність, обсяг, строки, відповідальних виконавців. Форма планів, зазвичай, таблична.

Плани організацій оформлюються загальному бланку. Обов'язковими реквізитами плану є: найменування організації, назва виду документа, дата, номер документа, місце складання плану, заголовок до тексту, підпис, гриф затвердження. p align="justify"> Плани структурних підрозділів оформляються на стандартних аркушах паперу з нанесенням всіх необхідних реквізитів.

Плани робіт чи заходів підписуються керівниками підрозділів-розробників, затверджуються плани керівником вищого органу чи цієї організації.

Цінова документація - система документації, що використовується для вирішення завдань аналізу цін та ціноутворення.

Ресурсна документація - система документації, використовувана на вирішення завдань управління ресурсами.

Торгова документація - система документації, використовувана на вирішення завдань управління торговлей.

Усі торгові операції, які здійснюються підприємствами, повинні обов'язково бути оформлені документально. Особливо увагу необхідно приділити юридичним документам, оскільки ці операції будуть недійсні.

Чинним законодавством передбачені спеціальні правові норми для оформлення торгових документів, тобто, якщо їх не дотримуватись, документ не матиме юридичної чинності. До них можна віднести: зміст, форма, порядок оформлення та виконання, що також регламентуються законодавством.

У процесі своєї фінансово-господарську діяльність торгові підприємства вступають зі своїми партнерами у відносини. Спочатку слід укладання договорів, та був проводяться розрахунки.

У торгової діяльностіпідприємства найчастіше використовують договори купівлі-продажу. За договором купівлі-продажу продавець зобов'язується передати майно (річ, товар) у власність, тобто. повне господарське відання чи оперативне управління покупця, а покупець зобов'язується прийняти майно та доплатити за нього певну ціну.

Укладання договору є складною та відповідальною частиною укладання угоди.

Договір виконує такі функції:

Юридично закріплює відносини між партнерами, надаючи їм характеру, обов'язковість виконання яких захищена законом;

Визначає порядок та способи виконання зобов'язань;

Передбачає засоби захисту забезпечення зобов'язань.

Довгострокові контракти дають змогу підприємству планувати діяльність, визначати перспективи розвитку. Усі аспекти господарських відносин, не зазначені у договорі, регламентовані чинним законодавством, тобто. Існують певні вимоги до дії договорів.

Документація з праці, соціальних питань та соціального захисту населення - система документації, яка використовується для вирішення завдань управління трудовими ресурсами та соціальним захистом.

Документація з бухгалтерського обліку - система документації, що використовується для вирішення завдань бухгалтерського обліку бюджетних та госпрозрахункових установ та організацій.

Бухгалтерськими документами оформляються будь-які господарські операції у тій послідовності, якою вони здійснюються. Це забезпечує суцільний, безперервний облік усіх об'єктів бухгалтерського обліку; юридичне обґрунтування бухгалтерських записів, що роблять на підставі документів, що мають доказову силу; використання документів для поточного контролю та оперативного керівництва господарською діяльністю організацій; контроль за збереженням власності, оскільки документами підтверджується матеріальна відповідальність працівників за довірені їм цінності; зміцнення законності, оскільки документи є основним джерелом відомостей для подальшого контролю правильності, доцільності та законності кожної господарської операції при документальних ревізіях.

Основні ознаки, за якими класифікуються бухгалтерські документи:

за призначенням;

За призначенням документи поділяються на розпорядчі, виправдувальні, бухгалтерського оформлення та комбіновані.

Розпорядчими називають такі документи, які містять розпорядження про виконання тієї чи іншої господарської операції. Їхнє основне призначення - передача вказівок керівних працівників безпосереднім виконавцям. Багато операцій здійснюються лише за наявності відповідного розпорядчого документа.

До розпорядчих документів відносяться накази, розпорядження, записи про прийом і звільнення з роботи, про відпустку.

Ці документи ще містять у собі підтвердження фактів здійснення операцій, тому власними силами вони можуть служити основою відображення операцій на обліку.

Виправдувальними (або виконавчими) називаються документи, що оформляють вже здійснені операції. Вони складаються в останній момент скоєння операцій та підтверджують факт виконання наказу чи розпорядження. Наприклад, розрахункові відомості по заробітної плати, накладні, акти, рахунки-фактури, квитанції, що свідчать про прийом цінностей, та багато інших.

Документами бухгалтерського оформлення називаються такі документи, що створюються апаратом бухгалтерії для підготовки облікових записів, а також для полегшення, скорочення та спрощення останніх.

Документи бухгалтерського оформлення складають у бухгалтерії на підставі раніше оформлених розпорядчих та виправдувальних документів. Вони призначені відображення бухгалтерських записів в облікових регістрах з метою прискорення облікового процесу. У цих документах немає розпорядження на проведення господарської операції та немає підтвердження факту її вчинення. Наприклад, розрахунок суми претензії за позовом, розрахунок зносу основних засобів та нематеріальних активів, розрахунки товарних втраті т.д.

До документів бухгалтерського оформлення належать також бухгалтерські довідки. Вони складаються у тих випадках, коли потрібно перенести суму з одного рахунку на інший, оформити закриття рахунку, виправити помилки, допущені в облікових записах, тощо. Необхідність у цьому виникає досить часто, і тому такого роду довідки в бухгалтерській практиці дуже поширені.

Комбінованими називаються такі документи, які поєднують ознаки кількох видів документів: розпорядчих та виправдувальних, виправдувальних та документів бухгалтерського оформлення тощо. Вони служать одночасно і розпорядженням про виконання цієї операції, і виправданням її виконання, фіксують досконалу операцію і водночас містять вказівку про порядок відображення її на рахунках. Наприклад, прибуткові та видаткові касові ордери, авансові звіти підзвітних осіб, вимоги на відпуск матеріалів, лімітно-забірні картки, розрахунково-платіжні відомості, оголошення про внесок готівки. грошових коштівна розрахунковий рахунок тощо.

Поєднання в одному документі ознак кількох видів документів спрощує їх облікову обробку, скорочує кількість документів та витрати на їх придбання. Комбіновані документи становлять зменшення кількості документів по господарським операціям, які повторюються у створенні багаторазово протягом короткого періоду.

за способом (порядком) складання;

За способом (порядком) складання розрізняють первинні та зведені документи.

Первинними називаються документи, які відбивають усі господарські операції у момент їх здійснення. Вони є першим формальним доказом того, що ці операції справді виконані. До первинних документів належать касові прибуткові та видаткові ордери, накладні, приймально-здатні акти, наряди, квитанції тощо. Прикладом первинного документа може бути прибутковий ордер. Він складається при надходженні матеріалів на склад і свідчить про виконання комірником даного йому розпорядження про їх прийом.

Зведеними називаються документи, складені з урахуванням первинних документів. Вони відображаються операції, раніше вже оформлені відповідними первинними документами. Упорядкування вторинних документів безпосередньо пов'язані з господарськими операціями, у яких лише реєструються ці операції за даними первинних документів.

Зведені документи дозволяють зменшити кількість записів у рахунках бухгалтерського обліку. До зведених документів належать розробні таблиці, групувальні відомості, відомості розподілу витрат, звіти (відомості) про рух товарів та матеріалів, авансовий звіт та інших. Авансовий звіт заповнюється виходячи з первинних документів, де зазначаються всі витрати, вироблені підзвітною особою. До зведених документів належать також розрахунково-платіжні відомості із заробітної плати або відомості випуску готової продукції, різні внутрішні звіти (наприклад, звіт про рух матеріальних цінностейза складом) та інших. Усі ці документи обов'язково містять додаткові дані, крім тих, що є у первинних документах, які з'явилися базою їхнього складання.

Отже, зведені документи служать, по-перше, для об'єднання даних первинних документів та отримання укрупнених показників і, по-друге, для угруповання даних первинних документів з метою отримання додаткових відомостей про операції, що враховуються, і відображення цих операцій у новому розрізі. Отже, зведені документи використовуються як засіб обробки вихідних даних про операції.

за способом відображення господарських операцій;

За способом відображення господарських операцій документи поділяються на разові та накопичувальні.

Разові документи відображають одну чи одночасно кілька господарських операцій. Відмінна рисацих документів - відразу ж після складання вони передаються до бухгалтерії і можуть бути основою для бухгалтерських записів. Наприклад, прибутковий ордер за матеріалами, відомості розподілу витрат, калькуляції, накладні, приймально-здавальні акти, касові ордери, грошові чеки тощо.

Накопичувальні документи служать для оформлення однорідних операцій, що здійснюються на підприємстві різний час(За тиждень, декаду, півмісяця). Їх складають з метою зменшення кількості документів, що виписуються за тими операціями, які проводяться на підприємстві багаторазово протягом короткого часу. Наприклад, денний забірний лист на відпустку сировини, особові рахунки із заробітної плати, табель обліку робочого часу, відомість виконаних робіт тощо.

за місцем складання;

За місцем складання документи поділяють на внутрішні та зовнішні.

Внутрішні документи складають усередині підприємства. Ними оформлюються господарські операції, що здійснюються лише усередині підприємства. Ці документи не виходять за межі підприємства, наприклад, розрахунково-платіжні відомості, прибуткові та видаткові касові ордери та ін.

Зовнішні документи складають поза цим підприємством і ними оформляються операції, здійснювані між підприємствами. Наприклад, рахунки, накладні, рахунки-фактури контрагентів.

Окремі внутрішні документи в результаті господарських операцій стають зовнішніми, наприклад, грошові чеки, платіжні доручення. При заповненні внутрішніх документів достатньо вказати лише обов'язкові реквізити, а при складанні зовнішніх документів необхідно додати додаткові реквізити документів для повноти характеристики господарської операції.

за якісними ознаками;

За якісними ознаками документи можуть бути повноцінними та неповноцінними. Повноцінним є такий документ, який складений за встановленою формою, має всі обов'язкові реквізити та правильно відображає справді досконалу та законну господарську операцію. Документ, який не відповідає цим вимогам, є неповноцінним.

за рівнем використання засобів обчислювальної техніки.

За ступенем використання засобів обчислювальної техніки при оформленні документів їх поділяють на документи, що заповнюються вручну, частково заповнені на машинах (тобто документи, складені на фірмових бланках) та повністю виконані на машинах (розрахунково-платіжна відомість, накладна, рахунок-фактура, інвентаризаційний опис і т.д.).

Документація за Пенсійним фондом - система документації, що використовується для вирішення завдань пенсійного забезпечення.

Інформаційно-довідкова документація – система документації, яка використовується для вирішення завдань управління інформаційною базою та її складовими елементами (бази даних, уніфіковані форми документів, інформаційні потоки, техніко-економічні показники тощо)

Інформаційно-довідкові документи повідомляють відомості, які спонукають приймати певні рішення, тобто. ініціюють управлінські рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб управлінського впливу. Вони містять доручень, не зобов'язують виконувати доручення.

Документи цієї системи відіграють службову роль стосовно організаційно-правових та розпорядчих документів.

Особливістю цих документів є те, що вони йдуть знизу вгору за системою управління: від працівника до керівника підрозділу, від керівника підрозділу до керівника організації, від підвідомчої організації до вищої.

До складу інформаційно-довідкових документів входять:

докладна записка - див. Організаційно-розпорядча документація

службова записка - записка про виконання будь-якої роботи, що направляється посадовою особою іншій посадовій особі

пояснювальна записка - див. Організаційно-розпорядча документація

пропозиція - різновид доповідної записки, що містить перелік конкретних пропозицій щодо певного питання

подання - документ, що містить пропозицію про призначення, переміщення чи заохочення особового складу, а також рекомендацію певних дій та заходів з питань діяльності установи.

заява - документ, що містить прохання чи пропозиції особи (осіб) установі чи посадовій особі.

всі різновиди листування - узагальнена назва різних за змістом документів (службовий лист, телеграма, телекс, телефонограма, факсограма (факс), електронне повідомлення та ін.), що використовуються як інструмент оперативного інформаційного обміну між організаціями

протокол - див. Організаційно-розпорядча документація

акт - див. Організаційно-розпорядча документація

довідка - 1) документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів та подій.2) документ, що підтверджує факти біографічного чи службового характеру.

висновок - документ, що містить думку, виведення установи, комісії, спеціаліста з будь-якого документа чи питання

відгук - документ, що містить думку установи або фахівця з приводу будь-якої роботи

зведення - документ, що є узагальненими даними з одного питання (зведення пропозицій, зведення зауважень, зведення вимог і т.д.)

список - перерахування осіб чи предметів у порядку, складене з метою інформації чи реєстрації

Список - систематизований список документів, предметів, об'єктів, складений з метою поширення на них певних норм або вимог.

Як уже говорилося вище документ - Засіб закріплення у різний спосібна спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

Зафіксувавши інформацію, документ тим самим забезпечує її збереження та накопичення, а також можливість передачі її іншій особі, багаторазове повторне звернення до інформації. Отже, документ може виконувати декілька функцій.

Більшість документів повинні задовольняти такі вимоги, як придатність до тривалого зберігання, максимальна наочність. Для того, щоб документ мав ці якості, він повинен бути правильно складений як за формою, так і за змістом.

Для того, щоб виробити основні принципи складання та оформлення документів, форми та методи роботи з ними, проводиться їх класифікація за цілою низкою ознак.

Класифікація документів - це розподіл документів за класами за найбільш загальними ознаками подібності та відмінності. Класифікація виробляється на етапі угруповання в справи - це первинна щабель класифікації, необхідність такої класифікації обумовлена ​​самим поняттям справи.

Класифікація документів - необхідна умоващодо робіт з їхньої уніфікації, що є важливою передумовою документаційного забезпечення автоматизованих систем управління.

Документ класифікується за різними ознаками.

1. За способом фіксації інформації документи поділяються на:

· письмові;

· графічні;

· фото- та кінодокументи;

· Електромагнітні.

· Інформаційно-довідкові (використовуються для накопичення, узагальнення та передачі інформації (звіти, акти, доповіді, листи, телеграми, телефонограми та ін.));

· Організаційно-розпорядчі (використовуються для регламентації діяльності (статути, положення, регламенти, правила, інструкції накази з оперативного управління, вказівки, постанови, рішення, розпорядження та ін.));

· За особовим складом (особова картка працівника, заява, характеристика, автобіографія, накази з особового складу на прийом, звільнення та переміщення);

· Фінансово-розрахункові (кошториси, калькуляції, бухгалтерська звітність і т.д.);

· Постачальницько-збутові (накладні на прийом, відпуск товару).

Крім того, важливу роль у сфері управління відіграють документи, що відбивають діяльність різних колегіальних органів (протоколи) , які можуть бути і засобом здійснення розпорядчої діяльності, і засобом накопичення та узагальнення інформації.

Державний стандарт визначає організаційно-розпорядчі документи як письмові документи, в яких фіксуються вирішення адміністративних та організаційних питань, а також питань управління, взаємодії, забезпечення та регулювання діяльності органів влади, установ, підприємств, організацій, їх підрозділів та посадових осіб.

3. За найменуванням: накази, положення, протоколи, розпорядження, інструкції, правила, статути, звіти, акти, плани, листи, заяви, доповідні та пояснювальні записки тощо.

4. За видами документів бувають:

· Типові документи - розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями та мають обов'язковий характер;

· Приблизні документи - розробляються вищими органами в організацію всієї системи і мають рекомендаційний характер;

· Індивідуальні документи - розробляються конкретними організаціями для внутрішнього користування.;

· Трафаретні документи - виготовляються друкарським способом, причому постійна частина тексту документа надрукована на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишають вільні місця.

5. За ступенем складності розрізняють прості документи, що містять одне питання, та складні, що містять кілька питань.

6. За місцем складання документи поділяються на внутрішні та зовнішні. Внутрішні - документи, створювані в установі (в організації, на підприємстві) для вирішення своїх питань і які не виходять за її межі. Зовнішні - вхідна та вихідна кореспонденція установи (організації, підприємства).

7. За строками виконання документи поділяються на термінові та нестрокові.

8. За походженням документи бувають службові та офіційно-особисті (іменні).

9. За рівнем гласності виділяють документи звичайні, секретні й у службового користування.

10. За юридичною силою розрізняють справжні та фальшиві документи. Справжні поділяються на дійсні та недійсні (що втратили юридичну силу)

11. За призначенням (стадіям створення) документи поділяють на оригінали (оригінали) та копії. Оригінал - первісний документ, що містить вихідну інформацію та належним чином оформлений. Як правило, створенню документа передує стадія чернетки-документа в попередній редакції. У юридичному плані оригінал і копія з нього, відповідним чином засвідчена, рівноцінні. Копія-документ, що точно відтворює реквізити оригіналу (у правому кутку верхнього поля якого проставлено слово "копія") і відповідним чином завірений. Слід розрізняти такі різновиди копій, як відпустка, виписка та дублікат. Відпуск - повна копія вихідного документа, що залишилася у відправника, яка виготовляється одночасно з оригіналом і засвідчується. Виписка-копіячастини документа, а дублікат-другий екземпляр документа, що має таку ж юридичну силу.