ventily

Klasifikace dokumentů podle různých kritérií. Třídění dokumentů podle informační složky

16.09.2020

Hlavní rysy klasifikace jsou shrnuty v tabulce 33

. Tabulka 33. Hlavní znaky třídění dokumentů podle informační složky

Zvažme to podrobněji:

1. Třídění dokumentů podle charakteru symbolických prostředků fixace informací

Na tomto základě se rozlišují dokumenty textové, ikonické, ideografické, zvukové, matricové, digitální a komplexní.

2. Klasifikace dokumentů podle měření záznamu informací

Na tomto základě se rozlišují jedno-, dvou- a trojrozměrné dokumenty (děrná páska, obchodní dopis, glóbus)

3. Klasifikace dokumentů podle jejich významu pro vnímání informací

Na tomto základě se dokumenty, které čte osoba, odlišují od těch, které jsou čteny pomocí technických prostředků (pomocí magnetofonu, TV, elektronických počítačů, mobilních telefonů atd.).

4. Klasifikace dokumentů podle kanálu vnímání informací

5. Třídění dokumentů podle míry šíření informací

Podle míry šíření informací se dokumenty dělí na: publikované, nepublikované, nepublikované a elektronické

6. Klasifikace dokumentů podle úrovně doby zpracování

V této klasifikaci se primární a sekundární dokumenty rozlišují podle doby, kdy se objevily na světě.

7. Třídění dokumentů podle obsahu

A. Desátková klasifikace. Melville. Dewey

(DKD, Deweyho desetinná klasifikace, DDC)

Univerzální klasifikační systém vyvinutý v roce 1876 americkým knihovníkem. M. Dewey (1851 - 1931rr). Byl určen pro systematické umisťování knih do veřejných knihoven. USA. V prvních vydáních bylo x určeno pouze k výčtu dokumentů, ale od samého počátku obsahovalo prvky skrytého psaní. Následně byly typické distribuce rozděleny do samostatných pomocných tabulek a systém získal kombinace jiného charakteru.

Systém se skládá z hlavních tabulek (Schedule) a pomocných tabulek (Tabulky). Součástí kompletního vydání je také Relativní index (doslova: „ukazatel rodinné vztahy") - APU a manuál (Kerstvo), který představuje kompletní metodický komentář do tabulek (soukromá metoda systemizace matizace).

DKD je klasifikační systém, který je rozšířený ve světě a používá se ve 135 zemích. ve své domovině, USA,. DKD využívá 95 % veřejných a školních knihoven, 25 % z celkového počtu vysokoškolských a univerzitních knihoven, 20 % speciálních knihoven. DKD byla přeložena do 30 myrtuských jazyků.

1. vydání. DKD-1876 (44 a), 2. - 1885 (314 s). V životě. M. Dewey vydal 12 vydání. V roce 1896 M. Dewey vytvořil Forest Press Foundation, na kterou převedl práva na publikaci a vývoj. DKD. Podobná práva byla přenesena do Evropy. Mezinárodní bibliografický institut (Titututu).

V roce 1980 OCLC (Online Computer Library Center, Ohio) získal Forest Press a vytvořil OCLC Forest Press, vydávající publikace. DCD 20. vydání. DCD se připravuje výhradně pomocí počítače. Erno technika. V roce 1993 byl vydán optický disk (CD-ROM) "Electronic Dewey DDC 20", v roce 1996 p - optický disk Windows DC 2 až Windows DC 21.

Všichni předplatitelé publikací. DCD obdrží úplnou sadu dodatků, vydání a oprav – „Deweyho desetinná klasifikace, doplňky, poznámky a rozhodnutí (DC

B. Univerzální desetinné třídění

(UDYU.UDK je hierarchický kombinovaný systém založený na „Klasifikace desátků“ a skládá se ze tří částí – hlavních tabulek, definičních tabulek a abecedního rejstříku vyvinutého Jenou v letech 1895-1905 pp v Mezinárodním bibliografickém institutu v Bruselu pod vedením Belgičtí vědci se potí a. Alafontaine. A. Lafontaine.

V roce 1956 c. Vznikl SSSR. Členem se stává celosvazový ústav vědeckotechnických informací. Mezinárodní federace dokumentů, obdrží standardní tabulky. UDC. S tabulkami se seznamují odborníci. MDT, při jehož zdokonalování v souladu s. Pravidla. MDT se může zúčastnit mnoho zemí světa – členů. mezinárodní federace. Pokud do čtyř měsíců nebyly obdrženy žádné připomínky nebo námitky, byl projekt automaticky přijat a zařazen do dalšího čísla „Rozšíření a opravy MDT“ (Dodatky a opravy MDT, vydávané v letech 1950 až 1950).

Na počátku 70. let 20. století vznikla v zemi síť vědeckých a technických informačních orgánů (NTI). Podle doporučení. Všeruské setkání dělníků. NTI,. Rada. ministři. SSSR 14. května 1962 zveřejňuje. Vyhláška (č. 445) „O opatřeních ke zlepšení organizace vědeckotechnických informací v zemi“, v jehož paragrafu 5 se píše: „Zavést od roku 1963 ve vědeckých a technických nakladatelstvích, redakcích vědeckých a technických časopisů , v organizacích vědeckotechnických informací, vědeckých a technických knihovnách povinné třídění všech publikací podle univerzální desetinné soustavy deseti“.

Limity aplikací. MDT byly rozšířeny o lékařské a zemědělské knihovny a celou síť informačních orgánů bez omezení na základě odvětví

V letech 1963-1966 centralizované úsilí knihoven a úřadů. NTI provedla první vydání. UDC v ruštině. Překlad se zdá být na řadě míst nedostatečný, samostatná čísla vydaná v různých polygrafických verzích s četnými mezerami. Je rozhodnuto o zveřejnění sektorových tabulek. MDT (vychází od roku 19644).

V roce 1966 byl výbor pro normy, nakladatelství norem a znovu organizován. Vypracováním druhého vydání tabulek byl pověřen Všesvazový ústav vědeckotechnických informací (o normalizaci), klasifikaci a kódování. UDC v ruštině. Edice byla vydána v letech 1969-1970 s autorizovaným číslem. Mezinárodní federace č. 447 v 6 svazcích po 9 knihách.

V letech 1982-1987 vychází třetí vydání. MDT v ruštině (č. 572) v 7 vydáních po 11 knihách. Zároveň vycházejí průběžná čísla "New in. MDT", která obsahují stránky s doplňky a opomenutími. V roce 1969 vyšlo vydání. MDT v jednom svazkuK v jednom svazku.

Od roku 1997. STC "Rector", který získal právo překládat, publikovat a distribuovat tabulky. UDC v. Rusko a. CIS, vydává kompletní překlad normy. UDC v ruštině. Nové tabulky vycházejí pod názvem "Univerzální, kde existuje klasifikace. Čtvrté kompletní vydání je v nedohlednu."

Do konce roku 2000 vyšly 3 svazky, předpokládá se celkem 10 svazků, ve dvou dodatečných svazcích bude vydán abecední a věcný rejstřík

B. Knihovní a bibliografická klasifikace (LBC)

Na základně. LBC je založen na hierarchickém kombinovaném systému knihovnické a bibliografické klasifikace, který se skládá z hlavních tabulek, tabulek typických dělení a abecedního a věcného rejstříku. LBC (rozdělení obecného typu, rozdělení územního typu ve dvou tabulkách - pro přírodní vědy a pro socioekonomické a humanitní vědy, rozdělení speciálního typu atd..

První vydání. BBC na území. SSSR pro vědecké knihovny (1960-1968) ve 25 číslech měl jasnou strukturu. Vesmír vědění byl rozdělen do tří komplexů: přírodní vědy -. B /. E (vydání 3-6), příklad adni vědy -. A /. R (čísla 7-13), společenské a humanitní vědy - 3 /. Yu (vydání 14-233).

Seznam hlavních distribucí začínal sekcí. A. Marxismus-leninismus (číslo 1), zakončený oddílem. I. Literatura univerzálního obsahu (číslo 25). Hlavní klasifikační tabulky tedy obsadily 23 3 vydání edice, která začala vydáním. I. Vstup a ukončen číslem 25. Typické distribuce. Aplikovaná věda:. A /. O. Technika. Inženýrské vědy (čísla 7-11),. P. Zemědělství a lesnictví. Venkovské spodarské a lesnické vědy (číslo 12) a. R. Bezpečnost. Medicína (vydání 13k 13).

Humanitní vědy začaly vydáním 19. Ch. Culture. Věda. Vzdělání. Příslušné průmyslové komplexy vedly tři problémy: vydání. S. E. Přírodní vědy obecně, číslo 7, část 1. Zh. Technika. Technické vědy obecně a číslo 14, část 1. C. Společenské vědy obecně. Navzdory tomu, že generální plán systému předpokládal vydání 16. F. Politics. Politické strany, neshody v rozvojové skupině neumožnily zveřejnění tabulek o politologii v plném rozsahu. Číslo 16 prvního vydání. BBK byl jmenován. F5 / 6. Politické strany. Sociálně-politické organizace organizace.

Ve vědě jako celku nebyla v té době vyřešena otázka legitimity sociologie, genetiky a mnoha dalších věd. Tvůrci. LBC dokázalo ponechat rezervní indexy na jejich logickém místě ve struktuře tabulek (např. pro sociologii - 35) pro mnoho „neuznaných“ či zakázaných věd, oborů a problémů z toho či onoho důvodu.

D. Jednotné třídění literatury

Skládá se z hlavních tabulek a abecedního věcného rejstříku a je určen k systematizaci tiskovin v bibliografických publikacích ak doplnění katalogových lístků podle předplatitelských řad. N. Na jeho základě jsou sestaveny speciální tabulky, které používají oddělení statistiky tisku knižních komor při systematizaci knih podle obsahu.

Existují také klasifikace pro určité typy dokumentů, například klasifikátor státních norem. Mezinárodní klasifikace vynálezů atd.

V každém případě ve smysluplných klasifikacích dochází k rozdělení na typy podle sémantického ukazatele, tzn. podle obsahu (obory znalostí, témata, téma, řešené problémy, druhy, žánry a díla atd.

8. Klasifikace dokumentů podle charakteru sociálních informací

Podle charakteru sociálních informací obsažených v dokumentu se rozlišují tyto typy: hromadné, zvláštní a osobní

Jedna část dokumentů se přitom týká sféry regulace života jednotlivce, společnosti a státu (dokumentace úředního původu)

Druhý - odráží duchovní život společnosti (dokumenty vznikající v osobní život a kreativita - literární práce, paměti, dopisy, deníky, sešity atd.)

Souhrnné třídění dokumentů podle informační složky je uvedeno ve schématu 32

Veškerá úřední dokumentace podléhá jasné klasifikaci a je vypracována podle jednotných norem. Nejprve by měly být rozebrány hlavní typy dokumentů.

Základní klasifikace dokumentů

Tato klasifikace je nejoblíbenější v kancelářské práci, stejně jako na univerzitách, které školí příslušné specialisty. Veškerá dokumentace je tedy rozdělena do skupin podle:

úroveň závazku;
doba skladování;
data provedení;
typy prezentace;
svou právní mocí;
zdroje, původ;
míra omezení přístupu (publicita);
místo stvoření;
obsah;
titul, jméno;
oblasti použití;
typy dokumentace.

Odrůdy dokumentace

Pojďme si podrobně rozebrat typy dokumentů pro každou položku zmíněné klasifikace.

Povinně:

směrnice (vynutit provedení, použití);
informační (obsahuje data, informace pro kontrolu).

Doba uložení:

dočasné (až 10 let);
dlouhodobé (více než 10 let);
trvalé uložení.

Podle data provedení:

naléhavé (s uvedením jasného data provedení);
neurgentní.

Typy dokumentů podle typu prezentace:

unifikovaný (sestaven podle přísného formálního standardu jakéhokoli systému);
exemplární (ukázky, analogicky s nimi vzniká další dokumentace);
typický (popis typického, standardního procesu, jevu);
šablona (s předem připravenou strukturou, „páteř“ textu, např. dotazník);
individuální (volná forma prezentace informací).

Přítomností právní moci:

originály, originály (jedna nebo první kopie dokumentace);
kopie (na sto procent přesně opakující originál, ale nejsou právně závazné);
dovolené (kopírovací formulář, připravený "pro kopírování" přímo při sestavování originálu);
ověřené kopie (kopie formulářů obsahujících řadu údajů, které jim dávají právní sílu);
výpisy (výňatky z dokumentů, které nutně obsahují údaje o tom, odkud byly pořízeny, potvrzené vízem odpovědné osoby);
duplikáty (opakované formy originálu se stejnou právní silou, vznikají při zničení, ztrátě, odcizení originálu).

Typy dokumentů podle původu:

osobní (týkající se zájmů určitého občana);
služební, úřední (dotýkají se zájmů organizace, jejich zpracovatelem je fyzická i právnická osoba).

Podle publicity:

"přísně tajné", "zvláštní důležitost" (obsahující státní tajemství);
"důvěrné informace" (přístup je omezen právními předpisy Ruska);
„obchodní tajemství“ (otevřený přístup je škodlivý pro vlastníka údajů);
„pouze oficiální použití“ (dokument pouze pro zaměstnance organizace);
otevřený přístup.

Typy dokumentů v místě vytvoření:

odchozí (zaslané mimo instituci);
příchozí (přijít do instituce zvenčí);
interní (používá se pouze v samotné instituci).

primární (původní informace);
zobecnění (zahrnující data z několika zdrojů).

Typy dokumentů podle oblasti použití:

statistiky, zprávy;
pracovní dokumentace;
vědecká a technická sféra;
Finance a účetnictví;
organizační a administrativní.

komplexní (analýza několika otázek);
jednoduchý (věnovaný jedinému tématu).

Typ dokumentace:

rukopisy;
elektronické tištěné;
grafický;
formát fotografie, videa.

Formy a typy dokumentů v rámci organizace:

informační a referenční orientace;
správní;
organizování aktivit.

Papírování

Typy papírování jsou rozděleny do následujících fází:

Projekt.
Originál.
Kopírovat.
Duplikát.
Výpis.

Dokumentace se provádí podle přísných požadavků, které jí poskytují právní sílu. Řada dokumentů může být vypracována pouze v elektronické podobě, řada - ručně (účtenky, vysvětlivky, plné moci, prohlášení).

Registrace oficiální dokumentace v Ruské federaci se řídí následujícími zákony:

GOST R 6.30-2003 „Sjednocené dokumentační systémy. Jednotný systém organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na dokumentaci.
OK 011-93 "Celoruský klasifikátor řídící dokumentace" (OKUD).

Právní dokumenty

Právní nebo právní dokumentace - to jsou dokumenty, které nutně obsahují právní informace.

Obsahuje řadu funkcí:

regulace vztahů s veřejností;
tištěná/elektronická forma;
dodržování všech pravidel pro vypracování dokumentu o právní technice;
závazná povaha;
sestavují kompetentní osoby;
vytvořené v procesu právní činnosti;
údaje významné pro judikaturu;
základ pro tvorbu a publikaci: legislativa Ruské federace, vůle občanů, právnických osob.

Druhy právních dokumentů:

Opravování faktů-důkazy.
Fixace právních skutečností.
Obsah jednotlivých řešení.
Právní normativní akty.

Odrůdy právní dokumentace

Pojďme analyzovat klasifikaci podrobně:

1. Upevnění faktů-důkazy. Doložení jakýchkoli skutečností, které mají právní význam, ale ve své podstatě nejsou v žádném případě legální. Například procesní dokumentace.

2. Fixace právních skutečností. Nejpočetnější kategorie, která se dělí na následující základní typy dokumentů:

oprava skutečností, které určují právní statusy(občanské průkazy, pasy, rodné listy, oddací listy atd.);
stanovení skutečností nastavujících právní režim (využití pozemku k výstavbě bytového domu nebo pro zemědělské potřeby);
oprava skutečností závěti (plná moc, transakce, smlouva atd.)

3. Dokumenty s individuálními rozhodnutími, které mají důsledky, mají směrodatnou závaznost. Vznik, změna, zánik práv a/nebo povinností: příkazy vedoucích pracovníků, rozhodnutí odpovědných osob, soudní rozsudky atd.

4. Právní normativní dokumentace nějakým způsobem obsahuje právní normy. Stanovují, upravují nebo dokonce ruší právní předpisy. Vytvořeno pouze příslušnými orgány, závazné.

Předpisy

Hlavní typy normativní dokumenty v RF:

GOST R - národní státní norma;
OST - standard určitého odvětví;
STP - standard tohoto podniku;
STO - standardy vědeckých a technických sdružení a společností;
PR – určitá pravidla;
P - doporučení;
TU - technické podmínky výroby.

Odrůdy regulačních dokumentů

Typy regulačních dokumentů, popis:

GOST R je státní norma Ruska. Stanovuje závazné požadavky na bezpečnost pro konkrétní typ výrobku, stejně jako metody řízení výroby, skladování, přepravu, balení a podmínky likvidace.
OST - oborové standardy kvality zavedené pro každé odvětví výroby, práce, služeb. Dnes jich je více než 22 tisíc.
STP - podnikové standardy; vyvinutý přímo jím.
SRT - akce se vztahuje na nové typy produktů, služeb, metodik, technologií - vše inovativní.
PR - pravidla, která stanoví povinné postupy, metodiku provádění činností.
P - dobrovolná doporučení pro provádění jakékoli práce.
TU - technické podmínky; jsou podobné standardu, ale používají se, když nemá smysl je vyvíjet, např. v jednorázové výrobě. Zároveň by dokument neměl svým obsahem odporovat GOST.

Typ dokladu "Pas"

Zvažte všechny typy dokladů prokazujících totožnost občana:

Pas Ruské federace.
Zahraniční pas občana Ruské federace.
Námořnický pas.
Vojenský průkaz důstojníků na skladě.
ID uprchlíka.
Dokument, který registruje žádost imigranta o status uprchlíka.
Rezidentní karta.
Zahraniční pas.
Servisní lístek.
ID důstojníka.
Rodný list.
Dokument stanovující propuštění z míst zbavení svobody.
Diplomatický pas pro ruského občana.

Klasifikace dokumentů je navržena tak, aby spojila veškerou jejich rozvětvenou rozmanitost do jasně strukturovaných skupin, které jsou relevantní v jakékoli činnosti. Systém pomáhá v práci dokumentovým specialistům, právníkům, finančníkům, ale i všem občanům, jejichž stav věcí vede k práci s papíry.

PLÁN

1. Klasifikace jako metoda poznání ve vědě o dokumentu.

2. Předměty klasifikace.

3. Struktura a hranice klasifikovaných souborů.

4. Důvody pro klasifikaci.

5. Třídění dokumentů podle způsobů dokumentace.

6. Klasifikace dokumentů podle původu.

7. Klasifikace dokumentů podle druhů a oblastí činnosti.

8. Klasifikace dokumentů podle řídících funkcí.

Úvod

Dokument, který je vytvořen ve společnosti, je zařazen do odpovídajícího systému dokumentace jako jeho prvek. Jednotlivé typy a druhy dokumentů tvoří dokumentační systém. Doposud neexistuje konzistentní vědecká klasifikace typů a odrůd dokumentů ve vědě o dokumentech.

Nejdůležitější vlastností pro klasifikaci dokumentů je jejich obsah. Úřední dokumenty lze dále rozdělit: na administrativní záležitosti; logistika; plánování; provozní činnosti; účetnictví; školení a umístění personálu; finanční, úvěrové a zahraniční obchodní otázky atd.

1. Klasifikace jako metoda poznání ve vědě o dokumentu.

Historicky vzniklé klasifikační systémy zachycují obecný obraz utváření lidské informace, jejíž studium má velký význam pro vývoj teorie obecně a vývoj teorie dokumentárních klasifikací zvláště.

Informace obsažené v listinných pramenech mohou být podle významu krátkodobé, dlouhodobé, trvalé. Podle toho jsou dokumentační materiály rozděleny v závislosti na hodnotě informací v nich obsažených - dočasné skladování, dlouhodobé, trvalé. Informace mohou získat vědecké, praktické a historický význam bezprostředně po jeho vytvoření nebo o nějakou dobu později (častěji se to stává u vědeckých nápadů). Informace, dokument trvalé vědecké hodnoty, se stává historickým zdrojem trvalé hodnoty.

2. Předměty klasifikace.

Každý dokument vždy, ale často implicitně, má:

účel vytvoření, který určuje jeho obsah (v obecném případě jej lze formulovat tak, že spotřebiteli dokumentu poskytne potřebné vnímání předmětu subjektem);

struktura (nebo se hodí ke strukturování);

Okamžik výskytu

· doba platnosti, dopad na spotřebitele (včetně ∞);

forma prezentace, která se může měnit s rozvojem potřeb a technických možností;

· prostředky k zajištění spolehlivosti, nezkreslení a důvěrnosti;

· určitá multiplicita, protože se vyskytuje periodicky, jako odraz proměnlivého objektu a může pocházet současně od různých poskytovatelů dat.

Schéma 1

KLASIFIKACE DOKUMENTŮ

Dokumenty státní povahy	Dokumenty mezinárodního charakteru	Dokumenty související s politickým bojem	Historické dokumenty	Dokumenty osobní povahy	Literární žánrové dokumenty
dopisy, vyhlášky, příkazy, zákony, projevy státníků, zápisy státních událostí...	smlouvy, dohody, protokoly, obchodní korespondence...	programy, výzvy, projevy politiků, proklamace, deklarace...	kroniky, letopisy, letopisy, historické spisy...	paměti, deníky, dopisy, svědectví...	próza, poezie, drama, epos, mýty, písně, satira, populární výrazy...

3. Struktura a hranice klasifikovaných souborů.

Sjednocení dokumentů - vytvoření jednotného souboru typů a odrůd dokumentů pro podobné situace řízení, vývoj jednotné formy a pravidla pro jejich sestavování, návrh a tvorbu textů na obrazovce. Právní základ normalizace v Ruské federaci stanoví zákon, stejně jako státní normy. Unifikace a standardizace spolu úzce souvisí. Objekty sjednocení:

1) forma dokumentů a složení údajů v nich obsažených,

2) dokumentační systémy,

3) texty dokumentů,

4) typy a odrůdy dokumentů.

Vypracované jednotné formuláře se spojují do jednotných dokumentačních systémů. Standardizaci v zemi řídí společnost Gosstandart z Ruska.

Sjednocení dokumentů se provádí za účelem snížení počtu používaných dokumentů, typizace jejich forem, snížení náročnosti jejich zpracování, dosažení informační kompatibility různých dokumentačních systémů pro stejnojmenné a související řídící funkce, více efektivní využití kancelářské vybavení (schéma 2).

Standardizace dokumentů je formou právního sjednocení prováděné unifikace a úrovně její závaznosti (státní norma - GOST, průmyslová norma - OST, republiková norma - PCT). Aplikace norem zlepšuje kvalitu dokumentů.

V kancelářské práci existují jednotné požadavky a pravidla pro provádění řídících dokumentů, které jsou stanoveny státními předpisy.

Schéma 2

Jednotný formulář dokumentu, standardní formulář jednotného dokumentu, specializovaný formulář jednotného dokumentu, vzorový formulář dokumentu, jednotný dokument

„Jednotný dokumentační systém. Jednotný systém organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na vyhotovení dokumentů“ je podkladem pro vyhotovení organizační a administrativní dokumentace. Tato norma stanoví: složení podrobností dokumentů; požadavky na registraci detailů dokumentů; požadavky na formuláře a papírování; požadavky na výrobu, účtování, používání a uchovávání formulářů s reprodukcí státního znaku Ruské federace, znaků zakládajících subjektů Ruské federace.

Tato norma se vztahuje na organizační a administrativní dokumenty související s Jednotným systémem organizační a administrativní dokumentace (USORD), zahrnuté ve Všeruském klasifikátoru řídicí dokumentace (OKUD) a používané při činnostech:

federální vládní orgány, vládní orgány ustavujících subjektů Ruské federace, včetně ustavujících subjektů Ruské federace, které mají spolu s ruštinou státním jazykem národní jazyk, místní samosprávy ;

· podniky, organizace a jejich sdružení bez ohledu na formu vlastnictví a právní formu.

Každý dokument se skládá z prvků nazývaných atributy. Různé dokumenty mají různé detaily. Soubor podrobností, které se v dokumentu určitým způsobem nacházejí, tvoří formu tohoto dokumentu. Formuláře specifické pro určitý typ dokumentů se nazývají standardní. Grafické modely nebo schémata pro konstrukci dokumentů se nazývají "vzorový formulář".

Podrobnosti o manažerských dokumentech:

01 - státní znak RF;

02 - znak subjektu Ruské federace;

04 - kód organizace;

05 - kód formuláře dokumentu;

06 - název organizace;

07 - referenční údaje o organizaci;

08 - název typu dokumentu;

09 - datum dokumentu;

10 - evidenční číslo dokumentu;

12 - místo sestavení nebo zveřejnění dokumentu;

13 - razítko omezení přístupu k dokumentu;

16 - rozlišení;

17 - nadpis k textu;

18 - kontrolní značka;

19 - text dokumentu;

20 - značka o přítomnosti aplikace;

21 - podpis;

22 - razítko schválení dokumentu;

23 - víza ke schválení dokumentů;

24 - tisk;

25 - značka na ověření kopie;

26 - značka o interpretovi;

27 - značka o provedení dokumentu a jeho odeslání do případu;

28 - značka na přijetí dokumentu organizací;

29 - identifikátor elektronické kopie dokumentu.

4. Důvody pro klasifikaci.

Ke klasifikaci dokumentů, k rozdělení dokumentů do tříd dochází z různých důvodů. Informace v dokumentech se zaznamenávají pomocí písmen, číslic, těsnopisu a jiných znaků, kreseb, fotografií, zvukových nahrávek atd.

Existují různé základy pro klasifikaci dokumentů (nebo hlavních prvků kombinovaných dokumentů). Počítaje v to:

1. Podle účelu dokumentu.

· Identifikace objektu.

· Potvrzení, že objekt má určité vlastnosti.

· Odrážející změny ve stavu objektu.

2. Podle oblasti použití (běžně používané názvy).

· Stát.

· Domácnost.

· Ekonomické.

· Management

· Právní.

· Literární a umělecké.

· Historický (jakýkoli dokument, například, který vznikl před dlouhou dobou a obsahuje neobvyklé a významné informace, lze považovat za historický.

3. Formou prezentace.

· Orální.

· Psaný.

· V reprezentaci stroje.

4. Prostřednictvím datového nosiče (papír různé druhy, různá magnetická a optická média a také řadu exotických možností).

5. Povinnou dostupností a používáním

6. Podle šíře použití.

7. Podle úrovně standardizace.

8. Podle jazyka nebo znakového systému použitého v dokumentu.

5. Třídění dokumentů podle způsobů dokumentace.

Dokumentace - záznam informací na různá média podle stanovených pravidel.

Nosič dokumentované informace je hmotný objekt používaný k fixaci a ukládání řečových, zvukových nebo vizuálních informací na něm, a to i v převedené podobě. Dokumentační prostředky - nástroje používané osobou k vytváření dokumentů (jednoduché, mechanické, elektromechanické). Dokumentační nástroje zahrnují psací stroje, počítačové vybavení, magnetofony, hlasové záznamníky, foto, kino, video zařízení.

Podle toho, který dokumentační nástroj se používá, existují také způsoby dokumentování.

1. Textová dokumentace.

Textový dokument: Dokument obsahující zvukové informace zachycené jakýmkoli typem písma nebo jakýmkoli systémem záznamu zvuku. Nejpoužívanější je textová dokumentace. Dokumentuje aktivity. veřejné instituce, podniky i jednotlivci.

2. Technická dokumentace.

Technická dokumentace je způsob, jak zachytit technické myšlení. Technické dokumenty - zobecňující název pro dokumenty odrážející výsledek stavebně technologického projektování, projektování, inženýrských průzkumů a jiných prací na výstavbě budov a konstrukcí a výrobě průmyslových výrobků.

Technické dokumentační materiály vedou evidenci pracovních postupů, výrobních prostředků (výkresy, výkresy, výpočty, grafy, technické popisy atd.) Dále je to dokumentace související s geodézií, kartografií, hydrometeorologickou službou.

3. Foto, film, video dokumentace.

Fotografický dokument je obrazový dokument vytvořený fotografickou metodou. Zvláštností fotografických dokumentů je, že vznikají v okamžiku událostí, proto mají pro svou přesnost, jasnost velkou hodnotu a jsou široce používány v různých oblastech lidské činnosti: v medicíně, vědě, umění, soudní praxi, v žurnalistice apod. Pomocí mikrokopírování se pořizují kopie dokumentů.

Filmový dokument je obrazový a audiovizuální dokument vytvořený kinematografickým způsobem. Filmový dokument odráží události v dynamice, pohybu. Nyní se rozšířily video dokumenty natočené na magnetický film.

Fotografický dokument je dokument obsahující zvukovou informaci zaznamenanou jakýmkoli zvukovým záznamovým systémem. Audiovizuální dokumenty jsou široce používány.

4. Dokumenty na strojových médiích. Elektronická dokumentace.

Pomocí speciálních materiálových nosičů, na které jsou data zaznamenávána spec symboly, jsou dokumenty vytvářeny s informacemi ve formě srozumitelné pouze pro stroj. Aby člověk mohl číst informace zpracované strojem, musí být převedeny do podoby vhodné pro zrakové vnímání.

Dokument na strojovém nosiči je dokument vytvořený pomocí médií a záznamových metod, které zajišťují zpracování jeho informací elektronickým počítačem.

Vzhled dokumentace stroje neruší předchozí způsoby záznamu informací. Spolu s tradiční názory dokumenty se na nejnovějších médiích objevují stále složitější netradiční typy dokumentů.

6. Klasifikace dokumentů podle původu.

Všechny dokumenty obíhající v podniku lze klasifikovat podle následujících kritérií.

Podle názvu existuje mnoho druhů dokumentů. Zde je jen několik: objednávky, příkazy, plány a zprávy, akty, protokoly, smlouvy, zakládací listiny, pokyny, osvědčení, zprávy, vysvětlivky, úřední dopisy, telegramy, normy, specifikace, žádosti a pokyny k platbě, plné moci atd. .

Podle původ dokumenty se dělí na úřední, připravované v podnicích, organizacích a osobní (dopisy občanů se stížnostmi, podněty, požadavky).

7. Klasifikace dokumentů podle druhů a oblastí činnosti.

Podle míry sjednocení se dokumenty rozlišují na jednotlivé, standardní, šablonové, vzorové a jednotné ve formě dotazníku a tabulky.

Jednotlivé dokumenty vyvinuté konkrétními organizacemi pro interní použití.

Typický jsou dokumenty vytvořené vyššími orgány pro organizace s homogenními funkcemi a jsou povinné.

Obrazovka Dokumenty mít předtištěný text s mezerami, které se vyplňují při finalizaci dokumentu v závislosti na konkrétní situaci. Takové dokumenty jsou slibné, protože šetří čas na přípravu.

Vzorové dokumenty mají indikativní charakter a analogicky se používají pro přípravu a zpracování dokumentů.

Dotazník- způsob prezentace jednotného textu, kdy konstantní informace je umístěna na levé straně listu a proměnná je do dokumentu v procesu sestavování vložena na pravou stranu listu.

Stůl- dokument, ve kterém jsou konstantní informace umístěny v záhlaví sloupce a postranního panelu (záhlaví řádků) a proměnná (v číselném nebo slovním vyjádření) - v průsečíku odpovídajících sloupců a řádků.

Text, prezentovaný ve formě tabulky, má velkou informační kapacitu, umožňuje přísně klasifikovat a kódovat informace a snadno shrnout podobná data. Personální tabulka, plán, plán dovolených a další dokumenty jsou zpracovány v tabulkové formě.

8. Klasifikace dokumentů podle řídících funkcí.

Podle stupeň obtížnosti dokumenty se dělí na jednoduché a složité. Jednoduché dokumenty se zabývají jedním problémem, zatímco složité se zabývají několika problémy.

Podle stupeň publicity Rozlišujte dokumenty otevřené (netajné) a dokumenty s omezeným přístupem. Dokumenty s omezeným přístupem mají různý stupeň utajení: přísně tajné, tajné, dokumenty pro úřední použití (DSP), klasifikované jako „důvěrné“.

Podle právní moc dokumenty se dělí na pravé a falešné. originální dokumenty jsou platné a neplatné. Dokument se stává neplatným, když vyprší jeho platnost nebo je zrušen jiným dokumentem.

Podle termíny dokumenty se dělí na urgentní a neurgentní. Neodkladné písemnosti jsou písemnosti s lhůtami stanovenými zákonem a příslušnými právními úkony, dále telegramy a další písemnosti označené jako „naléhavé“.

Podle skladovatelnost dokumenty se dělí na dokumenty dočasné a trvalé doby uložení. Dočasně uložené dokumenty se zase dělí na dokumenty s dobou uložení do 10 let a nad 10 let.

Podle stupeň závazku dokumenty jsou informační, obsahující informace a skutečnosti o výrobě a jiné činnosti organizací a směrnice - závazné k provedení, mající povahu právní nebo technické normy.

Nejdůležitější vlastností pro klasifikaci dokumentů je jejich obsah. Služební dokumenty lze rozdělit na: o administrativních záležitostech; logistika; plánování; provozní činnosti; účetnictví; školení a umístění personálu; finanční a úvěrové a zahraniční obchodní otázky atd.

Všechny dokumenty obíhající v podniku lze klasifikovat podle následujících kritérií.

Podle názvu existuje mnoho druhů dokumentů. Zde je jen několik z nich: příkazy, pokyny, plány a zprávy, akty, protokoly, smlouvy, zakládací listiny, pokyny, osvědčení, zprávy, vysvětlivky, úřední dopisy, telegramy, normy, specifikace, žádosti a pokyny k platbě, plné moci atd. d.

Podle způsobu zaznamenávání informací se rozlišují dokumenty písemné (ručně psané, strojopisné, typografické, připravené na rozmnožovacích strojích, tištěné na osobních počítačích), dokumenty grafické a fotofilmové.

Podle stupně složitosti se dokumenty dělí na jednoduché a složité. Jednoduché dokumenty se zabývají jedním problémem, zatímco složité se zabývají několika problémy.

Podle stupně publicity jsou dokumenty otevřené (netajné) a dokumenty s omezeným přístupem. Dokumenty s omezeným přístupem mají různý stupeň utajení: přísně tajné, tajné, dokumenty pro úřední použití (DSP), označené jako „důvěrné“.

Podle právní moci se dokumenty dělí na pravé a nepravé. Pravé dokumenty jsou platné a neplatné. Dokument se stává neplatným, když vyprší jeho platnost nebo je zrušen jiným dokumentem.

Podle podmínek provedení se dokumenty dělí na urgentní a neurgentní. Neodkladné písemnosti jsou písemnosti s lhůtami stanovenými zákonem a příslušnými právními úkony, dále telegramy a další písemnosti označené jako „naléhavé“.

Podle původu se dokumenty dělí na úřední, připravované v podnicích, organizacích a osobní (dopisy občanů se stížnostmi, podněty, požadavky).

Podle podmínek uložení se dokumenty dělí na dokumenty dočasné a trvalé doby uložení. Dočasně uložené dokumenty se zase dělí na dokumenty s dobou uložení do 10 let a nad 10 let.

Podle míry závaznosti jsou dokumenty informační, obsahující informace a skutečnosti o výrobě a jiné činnosti organizací a směrnicové - závazné, mající povahu právní nebo technické normy.

Podle míry sjednocení se dokumenty rozlišují na jednotlivé, standardní, šablonové, vzorové a jednotné ve formě dotazníku a tabulky.

Jednotlivé dokumenty jsou vyvíjeny konkrétními organizacemi pro interní použití.

Typické dokumenty jsou dokumenty vytvořené vyššími orgány pro organizace s homogenními funkcemi a jsou povinné.

Vzorové dokumenty mají předtištěný text s mezerami, které se vyplňují při finalizaci dokumentu v závislosti na konkrétní situaci. Takové dokumenty jsou slibné, protože šetří čas na přípravu.

Vzorové dokumenty mají orientační charakter a analogicky se používají pro přípravu a zpracování dokumentů.

Dotazník - způsob prezentace jednotného textu, ve kterém jsou konstantní informace umístěny na levé straně listu a proměnná je zadávána do dokumentu v procesu sestavování na pravé straně listu.

Tabulka je dokument, ve kterém jsou konstantní informace umístěny v záhlaví sloupců a postranních panelů (záhlaví řádků) a proměnná (číselně nebo verbálně) je umístěna v průsečíku odpovídajících sloupců a řádků.

Text prezentovaný ve formě tabulky má velkou informační kapacitu, umožňuje přísně klasifikovat a kódovat informace a snadno shrnout podobná data. Personální tabulka, plán, plán dovolených a další dokumenty jsou zpracovány v tabulkové formě.

Státní klasifikátor řídící dokumentace Ukrajiny DK 010-98 s účinností od 1. 6. 99 obsahuje následující třídy dokumentů:

bankovní dokumentace;

finanční dokumentace;

plánovací dokumentace;

zdrojová dokumentace;

obchodní dokumentace;

dokumentace zahraničního obchodu;

cenová dokumentace;

dokumentace práce, sociálních věcí a sociální ochrany obyvatelstva;

dokumentace spotřebitelských služeb pro obyvatelstvo;

dokumentace Penzijního fondu;

slovníková referenční dokumentace.

Dokumentační systémy

Podle Státního klasifikátoru manažerské dokumentace Ukrajiny DK 010-98 je dokumentační systém souborem vzájemně souvisejících dokumentů, které se používají v určité oblasti činnosti.

Činnost instituce, organizace, podniku se odráží v různých dokumentech, které jsou vzájemně propojeny a tvoří dokumentační systémy používané v určité oblasti. Existuje mnoho dokumentačních systémů, které jsou klasifikovány podle různých kritérií (územní, funkční, úroveň řízení atd.). Rozlišují se funkční dokumentační systémy - organizační a administrativní, plánovací, výkaznické, statistické atd., tzn. společné pro všechny řídící orgány. Za sektorové jsou považovány dokumentační systémy, které odrážejí činnost odvětvových orgánů státní správy (ministerstva, resorty). Různé subsystémy dokumentace lze vyčlenit podle úrovní řízení, úzce spolu souvisí a je obtížné je rozlišit.

U nás se v souvislosti s rozvojem automatizace procesů řízení vyvinuly jednotné systémy dokumentace. Definici, účel a složení jednotného dokumentačního systému stanoví GOST. Dokumenty různých systémů by měly mít jednotnou formu.

Unified Documentation System (UDS) - dokumentační systém vytvořený podle jednotných pravidel a požadavků, obsahující informace potřebné pro řízení v konkrétní oblasti činnosti.

Jednotné formy dokumentů vypracovávají a schvalují ministerstva a resorty. Jsou povinné pro použití ve všech institucích, organizacích, podnicích bez ohledu na formu vlastnictví.

Státní klasifikátor manažerské dokumentace Ukrajiny DK 010-98 s účinností od 01.06.99 rozlišuje následující systémy dokumentace:

organizační a administrativní dokumentace;

primární účetní dokumentace;

bankovní dokumentace;

finanční dokumentace;

výkaznictví a statistická dokumentace;

plánovací dokumentace;

zdrojová dokumentace;

obchodní dokumentace;

dokumentace zahraničního obchodu;

cenová dokumentace;

dokumentace o práci, sociálních otázkách a sociální ochraně obyvatelstva;

dokumentace o spotřebitelských službách pro obyvatelstvo;

účetnictví a účetní dokumentace;

dokumentace pro Penzijní fond;

informace a referenční dokumentace.

Organizační a administrativní dokumentace - dokumentační systém sloužící k řešení organizačních a administrativních úkolů řízení.

Organizační a administrativní dokumentace je oddělena od dokumentace, která je svým informačním charakterem jednotná v závislosti na funkcích státního orgánu, instituce, která obsluhuje kancelářskou práci.

Orgány veřejné moci a vládou kontrolované Ukrajina, všechny instituce, organizace a podniky promítají svou činnost do administrativních dokumentů. V souladu s ustanoveními o státních orgánech se utajují i správní písemnosti.

Mezi administrativní dokumenty odrážející administrativní a řídící činnosti institucí patří:

usnesení - právní akty přijímané nejvyššími a některými ústředními orgány kolegiálního řízení za účelem vyřešení nejdůležitějších a zásadních úkolů, kterým tyto orgány čelí, a stanovení stabilních norem chování.

rozhodnutí - právní akty přijímané výkonnými výbory. Rozhodnutí také formalizují výsledky činnosti dalších kolegiálních orgánů - kolegií, ministerstev a odborů, vědeckých rad atp.

příkazy - akty řízení státního orgánu, mající směrodatnou povahu, přidělené úředníkovi, vládní agentura kompetence, které jsou závazné pro občany a organizace, kterým je zakázka určena.

stanovy - soubory pravidel upravujících činnost organizací, institucí, společností a občanů, jejich vztah k jiným organizacím a občanům, práva a povinnosti v určité oblasti veřejné správy nebo hospodářské činnosti.

ustanovení - předpisy, které mají konsolidovaný kodifikační charakter a určují postup utváření, strukturu, funkce, působnost, povinnosti a organizaci práce soustavy státních orgánů, jediného orgánu, strukturálního celku (komise, skupiny).

rozkazy - akty vydávané vedoucími ministerstev, odborů, odborů a odborů výkonných výborů místních sovětů lidových poslanců, vedoucími institucí, spolků, organizací a podniků fungujících na základě jednočlenné přítomnosti. Rozkaz je vydán k řešení hlavních operačních úkolů, kterým tento orgán čelí.

pokyny - právní akty vydané orgánem státní správy (nebo schválené jeho vedoucím) za účelem stanovení pravidel upravujících organizační otázky, vědecké, technické, technologické, finanční a jiné zvláštní aspekty činnosti institucí, organizací, podniků (jejich útvarů a služeb ), úředníci a občané. Dále jsou vydávány pokyny k upřesnění a stanovení postupu při aplikaci legislativních aktů a správních dokumentů.

protokoly - dokumenty upravující průběh projednávání otázek a rozhodování na jednáních, poradách, poradách a jednáních kolegiálních orgánů.

memoranda a vysvětlivky: memorandum - dokumenty určené vedení a uvádějící případný problém se závěry a návrhy zpracovatele; vysvětlivky - 1) dokumenty vysvětlující obsah některých ustanovení hlavního dokumentu (plán, zpráva, projekt); 2) zprávy úředníka vysvětlující jakoukoli akci, skutečnost, incident, předložené vyššímu úředníkovi.

akty - dokumenty vyhotovené více osobami a potvrzující zjištěná fakta nebo události.

zprávy atd.

Primární účetní dokumentace - dokumentační systém sloužící k řízení výrobní a ekonomické činnosti podnikatelských subjektů, organizací, které se nezabývají podnikatelskou činností, všech forem vlastnictví.

Bankovní dokumentace - dokumentační systém sloužící k provádění zúčtování a peněžních transakcí prostřednictvím bank.

Finanční dokumentace - dokumentační systém sloužící k uspořádání finančních vztahů mezi ekonomickými subjekty.

Výkaznictví a statistická dokumentace - dokumentační systém sloužící k řešení problematiky státní statistiky a získávání statistických informací.

Zpráva - dokument obsahující informace o výsledcích činnosti za určité období. Vykazovací dokumentace instituce se skládá z několika souborů dokumentů: státní statistické výkaznictví; oddělení zpráv; interní reporting.

Formuláře dokumentů pro státní statistické výkaznictví jsou vyvinuty Státním statistickým výborem Ukrajiny a jsou povinné pro všechny instituce, organizace a podniky. Formy rezortních výkazů vypracovávají ministerstva a odbory. centrální banka Ukrajina, Státní daňová služba Ukrajiny a Ministerstvo financí Ukrajiny představují formy účetnictví a výkaznictví, daňové výkaznictví, povinné pro všechny organizace. Formy rezortního výkaznictví připravují federální výkonné orgány, které provádějí sektorové řízení.

Státní statistické a resortní výkaznictví podává ve stanovených lhůtách příslušný územní orgán. Podle podmínek podání může být desetidenní, měsíční, čtvrtletní, pololetní a roční.

Každá instituce vypracovává interní zprávy o plnění plánů, úkolů, jednorázové pokyny vedení nebo pokyny vyšší organizace. Oznamovací dokumenty tohoto druhu připravují specialisté strukturální dělení a předloženy vedení této nebo vyšší organizace. Vnitroinstitucionální dokumenty pro podávání zpráv se mohou nazývat: zpráva nebo osvědčení povahy podávání zpráv.

Státní statický a resortní výkaznictví se zpracovává na základě schválených jednotných formulářů a v souladu se schválenými regulačními dokumenty.

Plánovací dokumentace - dokumentační systém sloužící k řešení problémů prognózování a plánování vývoje ekonomiky.

Výsledky plánování se zaznamenávají do plánovacích dokumentů, které mají tyto názvy: plán, dlouhodobý plán, program, harmonogram, schéma, obecné schéma.

Zvláštností plánovacích dokumentů je, že se vypracovávají vždy na určité období: několik let, rok, šest měsíců, čtvrtletí, měsíc nebo na období konkrétního druhu práce.

Federální plány, programy, obecná schémata jsou vypracovány rozhodnutím vlády Ukrajiny jedním nebo více ministerstvy nebo odděleními. Projekty před jejich předložením vládě Ukrajiny ke schválení v bez chyby projít fází koordinace se všemi zainteresovanými institucemi. Federální programy, plány a obecná schémata jsou schváleny vyhláškami vlády Ukrajiny.

Sektorové plány a programy vypracovává výkonný orgán pro podřízené instituce a organizace. Schvaluje je vedoucí výkonného orgánu (ministerstva nebo odboru) a jsou povinné. Kontrolu nad jejich plněním provádí příslušný federální výkonný orgán.

Územní programy, plány, schémata vypracovávají správy území, kraje, okresy, města a další územní subjekty a působí na území. Zpravidla se týkají sociálních a vývoj ekonomiky a terénní úpravy.

Plánování činností samostatné organizace se zpravidla provádí ve formě plánu, programu nebo harmonogramu. Pokud jsou v instituci kolegia, rady, komise, je plánována i jejich činnost.

Plánovací dokumenty jsou zpracovávány vedením za účasti kvalifikovaných odborníků a musí projít fází koordinace a schvalování.

Program podepisuje vedoucí oddělení odpovědného za vývoj programu. Programy schvaluje vedoucí vyšší nebo dané organizace nebo kolegiální orgán (schůze, rada, kolegium atd.).

Plán - dokument, který stanoví seznam činností plánovaných k realizaci, jejich posloupnost, objem, načasování, odpovědné vykonavatele. Forma plánů bývá tabulková.

Plány organizací jsou vypracovány na společném formuláři. Povinnými náležitostmi plánu jsou: název organizace, název druhu dokumentu, datum, číslo dokumentu, místo, kde byl plán vypracován, název textu, podpis, razítko schválení. Plány konstrukčních dělení jsou vypracovány na standardních listech papíru se všemi potřebnými detaily.

Pracovní plány nebo činnosti podepisují vedoucí oddělení rozvoje, plány schvaluje vedoucí vyššího orgánu nebo této organizace.

Cenová dokumentace - dokumentační systém sloužící k řešení problematiky cenové analýzy a tvorby cen.

Dokumentace zdrojů – dokumentační systém používaný k řešení problémů se správou zdrojů.

Obchodní dokumentace - dokumentační systém sloužící k řešení úkolů řízení obchodu.

Všechny obchodní operace prováděné podniky musí být bezpodmínečně zdokumentovány. Zvláštní pozornost by měla být věnována právním dokumentům, protože bez nich budou tyto operace neplatné.

Stávající právní předpisy stanoví zvláštní právní pravidla pro zpracování obchodních dokladů, to znamená, že pokud nebudou dodrženy, nebude mít doklad právní moc. Patří sem: obsah, forma, postup při registraci a provedení, rovněž upravené zákonem.

Obchodní podniky v rámci své finanční a ekonomické činnosti vstupují do vztahů se svými partnery. Nejprve přichází na řadu uzavírání smluv a poté se provádějí kalkulace.

V obchodní činnosti podniky často využívají kupní smlouvy. Smlouvou o prodeji se prodávající zavazuje převést nemovitost (věc, zboží) do vlastnictví, tzn. plné ekonomické řízení nebo operativní řízení kupujícího a kupující se zavazuje nemovitost převzít a zaplatit za ni určitou cenu.

Sepsání smlouvy je složitá a zodpovědná část obchodu.

Smlouva plní následující funkce:

Právně upevňuje vztahy mezi společníky, dává jim charakter, povinnost plnit, která je chráněna zákonem;

Určuje postup a způsoby plnění povinností;

Poskytuje způsoby, jak chránit bezpečnost závazků.

Dlouhodobé smlouvy umožňují společnosti plánovat aktivity, určovat perspektivy rozvoje. Veškeré aspekty hospodářských vztahů neuvedené ve smlouvě upravuje současná právní úprava, tzn. existují určité požadavky na fungování smluv.

Dokumentace práce, sociální problematiky a sociální ochrany obyvatelstva - dokumentační systém sloužící k řešení problematiky řízení pracovních zdrojů a sociální ochrany.

Účetní dokumentace - dokumentační systém sloužící k řešení problematiky účetnictví pro rozpočtové a soběstačné instituce a organizace.

Účetní doklady dokumentují veškeré obchodní transakce v pořadí, v jakém jsou prováděny. To zajišťuje nepřetržité, nepřetržité účtování všech účetních objektů; právní doložení účetních záznamů, které jsou pořizovány na základě dokumentů, které mají důkazní hodnotu; využití podkladů pro běžnou kontrolu a operativní řízení hospodářské činnosti organizací; kontrola nad bezpečností majetku, protože dokumenty potvrzují hmotnou odpovědnost zaměstnanců za hodnoty, které jim byly svěřeny; posílení zákonnosti, neboť dokumenty slouží jako hlavní zdroj informací pro následnou kontrolu správnosti, účelnosti a zákonnosti každé obchodní transakce při auditech dokumentů.

Hlavní rysy, podle kterých jsou účetní doklady klasifikovány:

po domluvě;

Po domluvě se dokumenty dělí na administrativní, odůvodňující, účetní a kombinované.

Administrativní dokumenty jsou takové dokumenty, které obsahují příkaz k provedení určité obchodní operace. Jejich hlavním účelem je předávání pokynů od jednatelů přímým vykonavatelům. Mnoho operací se provádí pouze v případě, že existuje příslušný administrativní dokument.

Administrativní dokumenty zahrnují příkazy, pokyny, záznamy o přijetí a propuštění z práce a dovolené.

Tyto doklady ještě neobsahují potvrzení o skutečnostech transakcí, proto samy o sobě nemohou sloužit jako podklad pro zaúčtování transakcí v účetnictví.

Osvobozující (nebo výkonné) jsou dokumenty, které sepisují již provedené transakce. Jsou sestavovány v době transakce a potvrzují skutečnost provedení příkazu nebo pokynu. Například mzdy za mzdy, nákladní listy, akty, faktury, potvrzení o převzetí cenin a mnoho dalších.

Účetní doklady jsou dokumenty, které jsou vytvářeny účetním aparátem za účelem přípravy účetních záznamů, jakož i pro jejich usnadnění, redukci a zjednodušení.

Účetní doklady jsou sestavovány v účetním oddělení na základě dříve vystavených administrativních a podkladů. Jsou navrženy tak, aby odrážely účetní záznamy v účetních registrech za účelem urychlení účetního procesu. V těchto dokumentech není uveden žádný příkaz k provedení obchodní transakce a neexistuje potvrzení o skutečnosti jejího dokončení. Například výpočet výše nároku na pojistnou událost, výpočet odpisů dlouhodobého majetku a nehmotného majetku, výpočty komoditní ztráty atd.

Součástí účetních dokladů jsou i účetní výkazy. Jsou sestavovány v případech, kdy je nutné převést částku z jednoho účtu na druhý, formalizovat uzavření účtu, opravit chyby v účtech atd. Potřeba toho vzniká poměrně často, a proto jsou certifikáty tohoto druhu v účetní praxi velmi běžné.

Kombinované dokumenty jsou takové, které kombinují vlastnosti několika typů dokumentů: správní a zprošťující, zprošťující a účetní dokumenty atd. Slouží jednak jako příkaz k provedení této operace, tak i jako zdůvodnění její realizace, fixují transakci a zároveň obsahují označení pořadí, v jakém se promítá do účetnictví. Například pokladní příjmy a výdejky, zálohová hlášení odpovědných osob, požadavky na výdej materiálu, karty limitních plotů, mzdové výkazy, oznámení o peněžních příspěvcích Peníze na běžný účet atd.

Kombinace vlastností více typů dokladů v jednom dokladu zjednodušuje jejich účetní zpracování, snižuje počet dokladů a náklady na jejich pořízení. Kombinované dokumenty jsou sestavovány za účelem snížení počtu dokumentů o obchodních transakcích, které se v organizaci mnohokrát opakují v krátkém období.

podle způsobu (pořadí) sestavení;

Podle způsobu (pořadí) sestavení se rozlišují primární a souhrnné doklady.

Primární dokumenty jsou dokumenty, které odrážejí všechny obchodní transakce bezprostředně v okamžiku jejich dokončení. Jsou prvním formálním důkazem, že tyto operace byly skutečně provedeny. Primární dokumenty zahrnují hotovostní příchozí a odchozí objednávky, nákladní listy, akceptační certifikáty, objednávky, účtenky atd. Jako dobropis může sloužit i příklad primárního dokladu. Sestavuje se při příjmu materiálů na sklad a označuje splnění objednávky, která mu byla dána při jejich převzetí skladovatelem.

Konsolidované dokumenty jsou dokumenty sestavené na základě primárních dokumentů. Odrážejí transakce dříve provedené příslušnými primárními dokumenty. Sestavování sekundárních dokladů přímo nesouvisí s obchodními transakcemi, pouze tyto transakce evidují podle údajů primárních dokladů.

Konsolidované doklady umožňují snížit počet záznamů v účetních účtech. Souhrnné doklady zahrnují vývojové tabulky, seskupovací listy, rozdělovací listy, sestavy (listy) o pohybu výrobků a materiálů, zálohovou sestavu apod. Zálohová sestava se vyplňuje na základě prvotních dokladů, které označují veškeré vynaložené výdaje odpovědná osoba. Součástí souhrnných dokladů jsou i mzdové výkazy nebo výkazy hotových výrobků, různé interní výkazy (například výkaz o pohybu hmotného majetku na skladě) apod. Všechny tyto doklady nutně obsahují další údaje, kromě těch, které jsou k dispozici v primárních dokumentech, které tvořily základ pro jejich sestavení.

Souhrnné doklady tedy slouží za prvé ke spojení dat primárních dokladů a získání agregovaných ukazatelů a za druhé k seskupení dat primárních dokladů za účelem získání dalších informací o evidovaných transakcích a promítnutí těchto transakcí do nové sekce. Proto se jako prostředek zpracování původních transakčních dat používají souhrnné doklady.

metodou odrazu obchodních transakcí;

Podle způsobu zohlednění obchodních transakcí se doklady dělí na jednorázové a kumulativní.

Jednorázové doklady odrážejí jednu nebo několik obchodních transakcí současně. Výrazná vlastnost tyto doklady - ihned po jejich vyhotovení jsou předány účetnímu oddělení a mohou sloužit jako podklad pro účetní zápisy. Například příjmové objednávky na materiál, distribuční listy výdajů, odhady nákladů, faktury, potvrzení o převzetí, hotovostní příkazy, peněžní šeky atd.

Kumulativní dokumenty se používají k formalizaci homogenních operací prováděných v podniku jiný čas(na týden, dekádu, půl měsíce). Jsou sestavovány za účelem snížení počtu dokumentů vydávaných pro ty operace, které jsou v podniku prováděny mnohokrát v krátkém čase. Například denní příjmový list výdeje surovin, osobní mzdové účty, docházka, výkaz o provedené práci atd.

v místě sestavení;

Podle místa sestavení se dokumenty dělí na interní a externí.

Interní dokumenty jsou sestavovány v rámci podniku. Sestavují obchodní transakce prováděné pouze v rámci podniku. Tyto dokumenty nepřekračují hranice podniku, například mzdové výkazy, příjmové a výdajové pokladní příkazy atd.

Externí dokumenty se vypracovávají mimo daný podnik a formalizují transakce prováděné mezi podniky. Například faktury, faktury, faktury protistran.

Samostatné interní dokumenty se stávají externími v důsledku obchodních transakcí, například peněžní šeky, platební příkazy. Při vyplňování interních dokladů stačí uvést pouze požadované náležitosti a při sepisování externích dokladů je navíc nutné doplnit další údaje dokladů pro doplnění popisu obchodní transakce.

z kvalitativních důvodů;

Podle kvalitativních znaků mohou být dokumenty úplné a vadné. Plnohodnotný dokument je takový, který je vyhotoven v předepsané formě, má všechny požadované náležitosti a správně odráží skutečně dokončenou a legitimní obchodní transakci. Dokument, který tyto požadavky nesplňuje, je vadný.

podle míry využití výpočetní techniky.

Podle míry využití výpočetní techniky při přípravě dokumentů se dělí na dokumenty vyplňované ručně, částečně vyplňované na strojích (t.j. doklady vyhotovené na hlavičkovém papíře) a kompletně prováděné na strojích (mzdy, nákladní listy, faktury, inventarizace seznam atd.).

Dokumentace k penzijnímu fondu - dokumentační systém sloužící k řešení problematiky důchodového zabezpečení.

Informační a referenční dokumentace - dokumentační systém sloužící k řešení problémů správy informační báze a jejích prvků (databáze, jednotné formy dokumentů, informační toky, technicko-ekonomické ukazatele atd.)

Informační a referenční dokumenty poskytují informace, které vybízejí k určitým rozhodnutím, tzn. iniciovat manažerská rozhodnutí, umožňují zvolit ten či onen způsob manažerského ovlivňování. Neobsahují příkazy, nezavazují k plnění příkazů.

Dokumenty tohoto systému hrají pomocnou roli ve vztahu k organizačním, právním a administrativním dokumentům.

Zvláštností těchto dokumentů je, že jdou v systému řízení zdola nahoru: od zaměstnance k vedoucímu jednotky, od vedoucího jednotky k vedoucímu organizace, od podřízené organizace k vyšší.

Mezi informace a referenční dokumenty patří:

memorandum - viz Organizační a administrativní dokumentace

služební lístek - poznámka o výkonu jakékoli práce zaslaná úředníkem jinému úředníkovi

vysvětlivka - viz Organizační a administrativní dokumentace

návrh – jakési memorandum obsahující seznam konkrétních návrhů na konkrétní problematiku

podání - dokument obsahující návrh na jmenování, převedení nebo povýšení personálu, jakož i doporučení pro určité akce a činnosti týkající se činnosti instituce.

výpis - dokument obsahující žádost nebo návrhy osoby (osob) vůči instituci nebo úředníkovi.

všechny druhy korespondence - zobecněný název pro dokumenty různého obsahu (úřední dopis, telegram, dálnopis, telefonní zpráva, faxová zpráva (fax), elektronická zpráva atd.) používaný jako nástroj operativní výměny informací mezi organizacemi

protokol - viz organizační a administrativní dokumentace

zákona - viz Organizační a administrativní dokumentace

odkaz - 1) dokument obsahující popis a potvrzení určitých skutečností a událostí 2) dokument potvrzující skutečnosti biografické nebo úřední povahy.

závěr - dokument obsahující stanovisko, závěr instituce, komise, specialisty na jakýkoli dokument nebo problém

zpětná vazba - dokument obsahující názor instituce nebo odborníka na jakoukoli práci

souhrn - dokument, který je souhrnem údajů o jedné problematice (souhrn návrhů, souhrn připomínek, souhrn požadavků atd.)

seznam - seznam osob nebo předmětů v určitém pořadí, sestavený za účelem informace nebo evidence

seznam - systematizovaný seznam dokumentů, položek, předmětů, sestavený za účelem uplatnění určitých norem nebo požadavků na ně.

Jak je zmíněno výše dokument - spojovací materiál různé způsoby na speciálním materiálu informací o skutečnostech, událostech, jevech objektivní reality a duševní činnosti člověka.

Fixací informací dokument zajišťuje jejich uchování a shromažďování, jakož i možnost jejich přenosu na jinou osobu, vícenásobný opakovaný přístup k informacím. Dokument tedy může plnit několik funkcí.

Většina dokumentů musí splňovat požadavky, jako je vhodnost pro dlouhodobé skladování, maximální přehlednost. Aby dokument měl tyto vlastnosti, musí být správně vypracován jak po formální, tak po obsahové stránce.

Aby byly vypracovány základní principy pro přípravu a zpracování dokumentů, formy a metody práce s nimi, jsou klasifikovány podle řady charakteristik.

Klasifikace dokumentů - jedná se o rozdělení dokumentů do tříd podle nejčastějších znaků podobnosti a odlišnosti. Klasifikace se provádí ve fázi jejich seskupování do případů - to je primární stupeň klasifikace, potřeba takového zařazení je dána samotnou koncepcí případu.

Klasifikace dokumentů - nutná podmínka za provedení prací na jejich sjednocení, které je důležitým předpokladem pro dokumentaci automatizovaných systémů řízení.

Dokument je klasifikován podle různých kritérií.

1. Podle způsobu fixace informací se dokumenty dělí na:

· psaný;

grafický;

fotografické a filmové dokumenty;

elektromagnetické.

informace a reference (používané pro shromažďování, zobecňování a přenos informací (zprávy, akty, zprávy, dopisy, telegramy, telefonní zprávy atd.));

organizační a administrativní (slouží k regulaci činnosti (stanovy, nařízení, nařízení, řád, pokyny, příkazy k operativnímu řízení, pokyny, usnesení, rozhodnutí, příkazy atd.));

personál (osobní karta zaměstnance, žádost, popis, autobiografie, příkazy pro personál k přijetí, propuštění a přemístění);

· finanční a účetní (rozpočty, kalkulace, finanční výkazy atd.);

Zásobování a marketing (nákladní listy pro příjem, výdej zboží).

V oblasti řízení navíc hrají důležitou roli dokumenty odrážející činnost různých kolegiálních orgánů. (protokoly) , který může působit jednak jako prostředek pro realizaci administrativních činností, jednak jako prostředek pro shromažďování a zobecňování informací.

Státní norma definuje organizační a administrativní dokumenty jako písemné dokumenty, které evidují rozhodování o správních a organizačních otázkách, jakož i o otázkách řízení, vzájemného působení, zajišťování a regulace činnosti úřadů, institucí, podniků, organizací, jejich odborů a úředníků.

3. Jménem: příkazy, nařízení, protokoly, příkazy, pokyny, pravidla, listiny, zprávy, akty, plány, dopisy, prohlášení, zprávy a vysvětlivky atd.

4. Podle typu jsou dokumenty:

standardní dokumenty - jsou vypracovány vyššími orgány pro podřízené organizace s homogenními funkcemi a jsou povinné;

Vzorové dokumenty – jsou vytvářeny vyššími orgány pro organizaci celého systému a mají poradní charakter;

jednotlivé dokumenty - vyvinuté konkrétními organizacemi pro interní použití;

· šablonové dokumenty - jsou provedeny typografickým způsobem a konstantní část textu dokumentu je vytištěna na tiskových strojích a ponechána volná místa pro variabilní informace.

5. Podle stupně složitosti se rozlišují jednoduché dokumenty obsahující jednu otázku a složité dokumenty obsahující více otázek.

6. Podle místa sestavení se dokumenty dělí na interní a externí. Interní - dokumenty vytvořené v instituci (v organizaci, v podniku) k řešení jejich problémů a nepřekračují je. Externí - příchozí a odchozí korespondence instituce (organizace, podniku).

7. Z hlediska provedení se písemnosti dělí na urgentní a neurgentní.

8. Podle původu jsou dokumenty úřední a úředně-osobní (nominální).

9. Podle stupně publicity se dokumenty rozlišují na běžné, tajné a pro úřední potřebu.

10. Podle právní moci se rozlišují pravé a padělané dokumenty. Pravé se dělí na platné a neplatné (již neplatné)

11. Podle účelu (fáze tvorby) se dokumenty dělí na originály (originály) a kopie. Originál je originální dokument obsahující původní informace a řádně vyhotovený. Tvorbě dokumentu zpravidla předchází fáze návrhu - dokumentu v předběžné verzi. Z právního hlediska jsou originál a jeho kopie, řádně ověřené, rovnocenné. kopírovat dokument, přesně reprodukující detaily originálu (v pravém rohu horního pole, na kterém je připojeno slovo „kopie“) a náležitě ověřené. Je nutné rozlišovat mezi typy kopií, jako je dovolená, výpis a duplikát. Dovolená - úplná kopie odchozího dokumentu zanechaná odesílatelem, která je vyhotovena současně s originálem a ověřena. Výpis - kopiečásti dokumentu a duplikát je druhá kopie dokumentu se stejnou právní silou.