Outlook Backup Toolbox – Утилита резервного копирования данных Microsoft Outlook. Как сделать резервное копирование писем Другие файлы, которые нужно переместить

10.06.2021

Время от времени нам может понадобиться найти адресные данные старого делового партнера или освежить в памяти переписку с друзьями, которая осуществлялась с помощью одной из специальных программ. Например, Microsoft Outlook. Учитывая, что периодически программы на компьютере переустанавливаются, то бывает так, что необходимые для успешной коммуникации сведения безвозвратно исчезают. Но это происходит только, если заранее не позаботиться о резервном хранении нужной информации на внешнем диске, или, по меньшей мере, на другом диске винчестера.

Сам по себе экспорт в резервную копию в Microsoft Outlook 2010 является достаточно простой задачей, которую может выполнить самый обычный пользователь компьютера, не привлекая для этого внешних специалистов. Резервное копирование осуществляется с помощью всего лишь нескольких кликов мышью на перечисленные ниже кнопки.

1. Для начала откройте саму программу Microsoft Outlook 2010.

2. Далее нажмите на кнопку Файл.

3. В открывшемся меню выбираем Открыть.

4. Находим кнопку Импорт (импорт файлов, параметров …) и нажимаем ее.

5. Выбираем «Экспорт в файл» и кнопку «Далее»

6. Затем выбираем «Файл данных Outlook» и нажимаем «Далее»

7. Выберите копируемую папку. Как правило, это будет «Личные папки» (Outlook). Установите флажок «Включите вложенные папки».

8. Согласитесь с предлагаемым местом хранения файла резервной копии Microsoft Outlook 2010 или укажите другое место. Вариант «Сохранять дубликаты при экспорте» лучше оставить. Нажмите кнопку готово.

В процессе сохранения файла резервной копии Microsoft Outlook 2010 вам будет предложено ввести пароль. Воспользуйтесь этим предложением, если вы хотите обезопасить свои личные сведения от других людей. Однако не забудьте при этом записать пароль от резервной копии Microsoft Outlook 2010. Иначе и для вас будет затруднительно в дальнейшем обратиться к сохраненным сведениям.

Резервная копия Outlook 2010 создаётся при выполнении процедуры копирования почты (backup Outlook 2010) и позволяет в любой момент осуществить восстановление удалённых писем Outlook 2010 из бэкапа. Handy Backup выполняет эти операции с помощью специального плагина Outlook.

Как сделать копию Outlook 2010 с помощью Handy Backup?

Чтобы создать задачу, автоматически выполняющую для Outlook 2010 резервное копирование, пожалуйста, воспользуйтесь приведённой ниже инструкцией.

Запустите Handy Backup и выберите в главном или контекстном меню "Новая задача " (или нажмите кнопку на главной панели управления).
Выберите на шаге 1 процедуру создания задачи резервного копирования .
На Шаге 2 разверните группу "Email " на левой панели выбора источников данных и выберите плагин "Outlook ". Дважды щёлкните на названии плагина или нажмите кнопку ">>" между панелями.
В диалоге выбора данных отметьте галочкой пункт "MSOutlook". Вы увидите список данных.

Выбрав нужные данные, нажмите "OK" для возврата к Шагу 2.
Продолжайте настраивать задачу копирования шаг за шагом, как это описано в Руководстве пользователя . Последующие шаги для бэкапа Outlook 2010 не отличаются от принципов, указанных в Руководстве.
На последнем шаге задайте вашей задаче запоминающееся имя, например, "Backup Outlook 2010 ". Это поможет впоследствии легко найти задачу, чтобы изменить какие-либо её параметры или запустить на выполнение.

Совет: Перед тем, как сделать резервную копию Outlook 2010, проверьте почту на вирусы и удалите нежелательные письма (спам и автоматические сообщения). Это существенно сократит время работы.

Восстановление Outlook 2010 из резервной копии

Восстановление писем Outlook 2010 проще всего выполнять автоматически. Создайте задачу, как описано в предыдущем разделе статьи, и выберите задачу восстановления. На Шаге 2 найдите ваше хранилище данных, содержащее бэкап Outlook 2010, и воспользуйтесь инструкцией:

Найдите файл под названием backup.hbi в вашем каталоге резервной копии Outlook 2010.

Дважды щёлкните на имени этого файла, откройте диалог восстановления.
Если вы хотите выполнить восстановление удалённых писем Outlook 2010, нажимайте ОК и "Далее", пока не завершите создание задачи. Дайте задаче запоминающееся имя.
Если вы хотите выполнить восстановление писем Outlook в новое место (миграция рабочей среды, клонирование и т.д.), то нажмите в диалоге восстановления кнопку "Изменить место".
В открывшемся диалоге выберите новое место, куда попадёт восстановленная резервная копия Outlook 2010.

Восстановление файла PST Outlook 2010 вручную

В некоторых случаях для восстановления из резервной копии почты Outlook 2010 проще скопировать файл *.pst, где хранятся письма Outlook, вручную в нужную папку.

Если вы не выбирали шифрование резервной копии Outlook 2010, вы можете выполнить восстановление PST Outlook 2010 из хранилища бэкапов в нужное место с помощью любого файлового менеджера (например, Проводника Windows).

Преимущества создания резервной копии Outlook 2010 с помощью Handy Backup

Данные Outlook хранятся в каталогах, путь к которым не всегда очевиден пользователю. Handy Backup автоматически разыскивает нужные файлы (письма, контакты, события) с помощью плагина Outlook, не требуя от пользователя познаний в архитектуре файловой системы Windows.

Работа по расписанию или по сигналу

Вы можете в любой момент создать резервную копию Outlook 2010 вручную, также связать бэкап Outlook 2010 с системным событием (например, вход в систему, подключение устройства USB и т.п.), или настроить работу задачи бэкапа по расписанию с периодичностью от месяцев до минут.

По вашему желанию, резервная копия Outlook 2010 может быть сжата, зашифрована под уникальным паролем, передана на сервер по защищённому протоколу SFTP или FTPS, а также сохранена в каталоге, снабжённом удобочитаемой меткой времени создания копии .

Хранилища для резервной копии почты Outlook 2010

Другие возможности и функции Handy Backup

Как сделать копию Outlook 2010 с максимальным комфортом и эффективностью? Воспользоваться функциями и настройками резервного копирования Handy Backup, такими, как:

Возможность запуска внешних программ или пакетных файлов до или после задачи.
Подробные отчёты о работе задач, с возможностью отправки отчётов по email.
Работа настроенной программы в "бесшумном" режиме как службы Windows.
Функции частичного бэкапа: инкрементального, дифференциального и смешанного.
Хранение указанного количества версий резервной копии данных на одном носителе.

Использование Handy Backup для создания резервной копии Outlook 2010 обеспечит удобство, эффективность и безопасность! Скачайте 30-дневную бесплатную версию Handy Backup со всеми функциями!

Пользователи почтового клиента Outlook довольно часто сталкиваются с проблемой сохранения писем перед переустановкой операционной системы. Особенно остро эта проблема стоит перед теми пользователями, которым нужно сохранить важную переписку, будь то личная или рабочая.

Подобная проблема также касается и тех пользователей, которые работают за разными компьютерами (например, на работе и дома). В таких случаях иногда требуется перенести письма от одного компьютера к другому и сделать это обычной пересылкой не всегда удобно.

Именно поэтому сегодня мы поговорим о том, каким способом можно сохранить все свои письма.

На самом деле, решение подобной проблемы очень простое. Архитектура почтового клиента Outlook такова, что все данные хранятся в отдельных файлах. Файлы с данными имеют расширение.pst, а файлы с письмами – .ost.

Таким образом, процесс сохранения всех писем в программе сводится к тому, что нужно скопировать эти файлы на флешку или любой другой носитель. Затем, после переустановки системы файлы с данными необходимо загрузить в Outlook.

Итак, начнем с копирования файла. Для того, чтобы узнать в какой папке храниться файл с данными необходимо:

1. Открыть Outlook.

2. Зайти в меню «Файл» и в разделе сведения открыть окно настройки учетных записей (для этого в списке «Настройка учетных записей» выбрать соответствующий пункт).

Теперь остается перейти на вкладку «Файлы данных» и посмотреть где хранятся нужные файлы.

Для того, чтобы перейти в папку с файлами не обязательно открывать проводник и искать эти папки в нем. Достаточно выделить нужную строку и нажать кнопку «Открыть расположение файла…».

Теперь копируем файл на флешку или другой диск и можно приступать к переустановке системы.

Для того, чтобы вернуть все данные на место после переустановки операционной системы, необходимо проделать те же действия, что были описаны выше. Только, в окне «Настройки учетных записей» необходимо нажать на кнопку «Добавить» и выбрать сохраненные ранее файлы.

Таким образом, потратив всего пару минут, мы сохранили все данные Outlook и теперь можно смело приступать к переустановке системы.

При переустановке операционной системы или смене компьютера вам наверняка не захочется терять сообщения вашего почтового клиента. В принципе, они и так не должны никуда пропадать, но случаи бывают разные. Даже если вы не планируете никаких действий с вашим компьютером, лучше подстраховаться и создать резервную копию всех своих писем.

Как сохранить письма в Outlook

При использовании любого способа вместе с письмом сохраняются и его вложения, но сохранить только вложения невозможно без написания индивидуального скрипта.

Сохранение определённых писем

Выборочное сохранение почты - это именно тот способ, который обычно понимают под сохранением письма. Он предназначен для сохранения определённых писем, но ничто не запрещает таким образом сохранять всю свою почту.

Выделите нужное вам письмо (нажмите левой кнопкой мыши, как при открытии) и перейдите во вкладку «Файл».
Выделите нужное вам письмо и перейдите во вкладку «Файл»
Нажмите «Сохранить как».
Откроется стандартное окно сохранения документа. Сохраните письмо в нужное вам место.
Выберите папку и сохраните письмо в нужное место

Как выделить несколько писем

Если выделить несколько писем и перейти к сохранению, сохранятся все выделенные. Есть два варианта это сделать:

чтобы выделить несколько определённых писем, нажимайте на каждое из них с зажатой клавишей Ctrl;
выделить все письма в группе можно с помощью сочетания клавиш Ctrl+A (предварительно нажмите на одно из писем, чтобы команда общего выделения применилась именно к панели с письмами).

Экспорт (сохранение) всех писем в pst-файл

Этот способ подразумевает создание pst-файла, в который войдут все письма и их вложения.

Перейдите во вкладку «Файл», нажмите на «Открыть и экспортировать» и откройте «Импорт и экспорт». В Outlook 2010 путь к этому окну будет другим: «Файл» - «Параметры» - «Дополнительно» - «Экспортировать».
Перейдите во вкладку «Файл», нажмите на «Открыть и экспортировать» и откройте «Импорт и экспорт»
Выберите «Экспорт в файл».
Выберите в открывшемся окне «Экспорт в файл» и нажмите «Далее»
Выберите «Файл данных Outlook» и нажмите «Далее»
Выберите ваш почтовый ящик и отметьте «Включить вложенные папки». Экспорт с нескольких ящиков за один раз невозможен.
Выберите ваш почтовый ящик и отметьте «Включить вложенные папки»
Выберите путь для создаваемого файла и нажмите «Готово».
Выберите путь для создаваемого файла и нажмите «Готово»
В следующем окне вам предложат поставить пароль на создаваемый файл. Просто нажмите OK.
Нажмите OK, если не хотите каждый раз вводить пароль, чтобы получить доступ к сохранённой почте

Где Outlook хранит письма

У Outlook существует собственный pst-файл, в который сохраняется вся ваша почта. Этот файл аналогичен тому, создание которого описывалось выше. Он может быть расположен в разных местах.

Возможные пути к pst-файлу для Outlook 2016 и 2013:

диск:\Пользователи\<имя пользователя>
диск:\Пользователи\<имя пользователя>\Roaming\Local\Microsoft\Outlook;
диск:\Users\<имя пользователя>\Documents\Файлы Outlook;
диск:\Пользователи\<имя пользователя>\Мои документы\Файлы Outlook\;
диск:\Documents and Settings\<имя пользователя>

Возможные пути к pst-файлу для Outlook 2010 и 2007:

диск:\Пользователи\<имя пользователя>\AppData\Local\Microsoft\Outlook;
диск:\Пользователи\<имя пользователя>\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook.

Видео: экспорт и импорт данных Outlook

Как восстановить письма

Под восстановлением многие понимают два совершенно разных действия: импорт из pst-файла и восстановление удалённого сообщения. Мы опишем оба эти действия.

Импорт (восстановление) писем из pst-файла

Этот способ подразумевает наличие у вас pst-файла. Как его создать, описано выше.

Откройте окно «Импорт и экспорт», как при экспортировании, и выберите «Импорт из другой программы или файла».
Выберите «Импорт из другой программы или файла» в открывшемся окне
Выберите «Файл данных Outlook».
Выберите из списка «Файл данных Outlook» и нажмите «Далее»
Укажите путь к файлу. Если возможно совпадение имеющихся в Oulook писем с сообщениями из pst-файла, обратите внимание на настройки и выберите нужную.
Укажите путь к файлус помощью кнопки «Обзор…» и нажмите «Далее»
Выберите весь «Файл данных Outlook», выберите аккаунт, в который хотите экспортировать письма, и нажмите «Готово».
Выберите весь «Файл данных Outlook», выберите аккаунт, в который хотите экспортировать письма, и нажмите «Готово»

Видео: импорт данных в Microsoft Outlook 2010 из файла pst

Восстановление удалённых писем

Если вы почистили внутреннюю корзину Outlook, восстановить письмо уже не получится.

В панели папок откройте «Удалённые». Что увидеть эту панель в Outlook 2016 и 2013, нажмите «Все папки» или стрелочку разворота в левой части окна.
Откройте «Удалённые» в панели папок
Нажмите на нужном письме правой кнопкой мыши, выберите «Переместить», а затем первый предложенный вариант (это будет папка, из которой письмо удалилось).
Нажмите на нужном письме правой кнопкой мыши, выберите «Переместить», а затем первый предложенный вариант
Если у вас Outlook 2010 или 2007, такого варианта не будет. Выберите «Другая папка» и укажите путь самостоятельно.
Выберите «Другая папка» и укажите путь самостоятельно

Как заархивировать письма

Ранее упоминалось про основной pst-файл Outlook. Со временем в нём скапливается всё больше писем и вложений, в соответствии с чем растёт и его размер. Чтобы освободить часть пространства на вашем жёстком диске, вы можете включить архивацию.

Архивация писем в Outlook не делится на автоматическую и ручную.

Архивация подразумевает превращение одной или нескольких папок с письмами (внутри pst-файла) в архив. Сами папки для вас никак не изменятся, но всё, что там находится сейчас и попадёт в дальнейшем, будет сжиматься.

Возможные проблемы с письмами

Как и во всех продуктах пакета Microsoft Office, в работе Otlook иногда встречаются проблемы, но все они решаются очень просто. Причины чаще всего заключаются в неправильных настройках самого почтового клиента.

Outlook отмечает письмо как прочитанное

Если письмо отмечается как прочитанное независимо от того, читали вы его или нет, перейдите во вкладку «Файл» и откройте «Параметры».
Перейдите во вкладку «Файл» и откройте «Параметры»
Перейдите в раздел «Почта» и откройте «Область чтения…».
Снимите галочку с первого пункта и нажмите OK

Outlook не помечает прочитанные письма

Если прочитанные письма не помечаются - как и в случае с предыдущей проблемой, - нужно зайти в настройки области чтения. Отметьте галочкой пункт «Отмечать как прочтённое при выборе другого сообщения» и нажмите OK.

Перетащите ползунок до упора вправо и нажмите далее

В последующих окнах ничего не меняйте. После этого перезапустите Outlook.

Создание бэкапов - или сохранения информации на дополнительный носитель - дело полезное. Почта теряется довольно редко, но лучше всё же иметь страховку, особенно если в сообщениях присутствуют важные данные. Старайтесь периодически сохранять файл с письмами, даже если не планируете никаких изменений.