Как да запазвате имейли от Outlook: архивиране, импортиране, експортиране и други полезни действия. Резервно копие на Outlook и възстановяване на входящата поща, други функции и функции на Handy Backup

Този урок ще ви научи да правите безопасно архивиране на имейли, контакти, срещи и задачи на Outlook автоматично или ръчно във всички версии на Outlook 2016, Outlook 3013, Outlook 2010 и Outlook 2007.

Ако използвате Microsoft Outlookза повечето от вашите имейл комуникации, няма нужда да се спирате на това колко важно е безопасното съхраняване, импортиране и експортиране на всички тези данни.

Докато имейлите на Outlook (както и календари, контакти, задачи и бележки) се съхраняват в рамките наФайл с данни на Outlook (.pst), някои други файлове и настройки като настройки на акаунта, подписи, шаблони, персонализирани формуляри се съхраняват в отделни файлове. Следователно, ако искате да прехвърлите изцяло своя акаунт в Outlook от стария компютър на нов, архивирането само на .pst файла може да не е достатъчно.

В този урок ще намерите подробните инструкции как да архивирате имейли на Outlook и други елементи автоматично или ръчно и ще научите кой метод е най-добре да се използва в кои сценарии.

Как да архивирате имейли на Outlook чрез експортиране

Може да има различни ситуации, когато може да искате да архивирате имейли на Outlook - например, когато се премествате на друг компютър или възстановявате данните си в Outlook след срив. Във втория случай здравословното архивиране на Outlook може значително да облекчи болката, така че е разумна стратегия да архивирате имейлите си в Outlook от време на време, особено ако използвате имейл за работа.

Най-безопасният и надежден начин да направите резервно копие на Outlook е да позволите на Microsoft Outlook да експортира автоматично .pst файл за вас. Освен от имейли, това също ще спести Контакти, календари, задачи, и бележки.

Как да архивирате Outlook 2013 и Outlook 2016

За да архивирате имейли в Outlook 2013 и 2016, изпълнете следните стъпки.

Когато експортирате в съществуващ .pst файл, който е защитен с парола, въведете паролата, която сте използвали преди.

Когато експортирате в съществуващ незащитен .pst файл, Outlook ще започне процеса на експортиране незабавно, без да показва диалоговия прозорец за парола.

Вие сте готови! Само имайте предвид, че експортирането на голям .pst файл може да отнеме известно време и лентата за напредъка ще остане на екрана, докато процесът на архивиране не завърши. Така че моля бъдете търпеливи :)

Как да архивирате имейли на Outlook 2010

За да направите резервно копие на Outlook 2010, отидете на файлраздел и щракнете Настроики > Разширено > Експортиране:

Това ще започне Съветник за импортиране и експортиране, и изпълнявате стъпки 2 - 6, описани по-горе.

Как да архивирате имейли на Outlook 2007

За да архивирате имейли и други елементи в Outlook 2007, щракнете върху файлменю и след това щракнете Внос и износ…

В Съветник за импортиране и експортиранеще работи и вие го конфигурирате точно както е описано в .

Сега, когато вашите данни от Outlook се експортират в .pst файл, можете да преместите или копирате файла по обичайния начин. Например, можете да запазите резервното си копие на Outlook в Dropbox или OneDrive и по-късно на нов компютър.

Предимства: Експортирането на .pst файл е бърз, интуитивен и безопасен начин за архивиране на имейли на Outlook, който може лесно да бъде постигнат дори от неопитни потребители. Освен това ви позволява да направите а селективно архивиране, т.е. експортирайте само релевантни данни, оставяйки маловажни папки като боклуциили Изтрити елементи.

Недостатъци: Експортирането на .pst файл не е пълно архивиране на Outlook (въпреки факта, че името по подразбиране на експортирания файл е backup.pst). Този метод копира най-важните елементи като имейли, контакти, срещи, задачи и бележки. Някои данни на Outlook се губят по време на експортиране, дори ако включите всички папки и подпапки. Наред с другото, експортирането не запазва следните данни: правила за съобщения, подписи, персонализирани формуляри, персонализирани изгледи и свойства на папки.

Ако се стремите да архивирате данните на Outlook до максималната възможна степен, помислете за използването на едно от „всичко в едно“ на трети страни или направете ръчно. Освен това можете да архивирате файлове, които съхраняват вашите шаблони, подписи, теми и персонализирани формуляри в Outlook. Пълните подробности следват по-долу.

Копиране на .pst файл – бърз начин за архивиране на имейли в Outlook

За опитни потребители най-бързият начин да направите резервно копие на Outlook е да копирате ръчно .pst файла и след това . Основното усложнение на този подход е, че различните версии на Outlook съхраняват .pst файл на различни места.

PST файл в Outlook 2013 и Outlook 2016

В зависимост от операционната система, .pst файлът се съхранява на едно от следните места:

Windows 8и Windows 10:

C:\Потребители\
или
C:\Потребители\ \Roaming\Local\Microsoft\Outlook

Windows 7и Windows Vista:

C:\Потребители\ \Documents\Outlook Files

PST файл в Outlook 2010

На всички операционни системи, включително Vista, Windows 7, Windows 8 и Windows 10, местоположението по подразбиране на файла с лични папки е следното:

C:\Потребители\ \Documents\Outlook Files

PST файл в Outlook 2007 и по-стари версии

На Vista, Windows 7, Windows 8 и Windows 10 .pst файлът се намира тук:

C:\Потребители\ \AppData\Local\Microsoft\Outlook

В по-ранни версии на Windows и Outlook, .pst може да се намери на едно от следните места:

C:\Documents and Settings\

C:\Потребители\ \Documents\Outlook Files

C:\Потребители\ \Моите документи\Outlook Files

Забележка. AppDataе скрита папка. За да можете да го видите, отидете на контролен панел > Опции за папка, превключете към изгледраздел и изберете Показване на скрити файлове, папки или дисковепод Скрити файлове и папки.

Как да определите местоположението на .pst файла на вашия компютър

През годините изглежда, че Microsoft създаде истинска бъркотия по отношение на местоположението на Outlook .pst. Въпреки това можете бързо да намерите файла с данни на Outlook на вашето устройство по този начин:

Това ще отвори папката, в която се съхранява .pst файлът на вашето устройство.

И сега затворете Outlook (отворен Outlook няма да ви позволи да копирате .pst файла) и копирайте файла както обикновено: щракнете с десния бутон и щракнете копие. Или натиснете пряк път Ctrl+C, за да копирате файла, и Ctrl+V, за да го поставите.

Архивирайте правилата за Outlook

От Outlook 2003 правилата за съобщения се съхраняват в .pst файл. Така че, копирането на .pst файл прави резервно копие на правилата, а правилното мигриране на архива към нов профил възстановява правилата (моля, вижте ). Единствената корекция, която ще трябва да направите, е пренаписването на правилата „Преместване в папка“ и „Копиране в папка“. За да направите това, отворете Outlook, щракнете Управление на правила и сигнали, изберете правилото, щракнете върху името на папката в долния панел и щракнете върху OK, за да потвърдите папката.

Като допълнителна предпазна мярка можете да експортирате вашите правила в отделен .rwz файл. На У домараздел, щракнете правила > Управление на правила и сигнали > Настроики > Правила за експортиране…

Предимства: Правенето на директно копие на .pst файла вместо използването на функцията за експортиране ви позволява да спестите повече данни - след правилно възстановяване вашите правила на Outlook, както и някои други персонализации ще бъдат все още там.

Недостатъци: Трябва да знаете къде се съхранява .pst файлът във вашия Outlook или да можете да намерите местоположението му. Ако имате няколко акаунта в Outlook, които съхраняват данни в различни .pst файлове, трябва да сте 100% уверени, че сте архивирали правилния файл.

Как да архивирате подписи, шаблони, персонализирани формуляри и настройки на Outlook

Освен имейлите на Outlook, може да искате да архивирате други елементи и настройки. По-долу ще намерите списък с места, където Outlook 2013 и Outlook 2016 ги съхраняват.

Подписи (.rtf, .txt, .htm)

• C:\Потребители\ \AppData\Roaming\Microsoft\Signatures
• C:\Documents and Settings\user\Application Data\Microsoft\Signatures

Канцеларски материали (.htm) – тема на Outlook

• C:\Program Files (x86)\Common Files\Microsoft Shared\Stationery
• C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Stationery

Шаблони за Outlook (.oft)

• C:\Потребители\ \AppData\Roaming\Microsoft\Templates
• C:\Documents and Settings\user\Application Data\Microsoft\Templates

Настройки на навигационния панел (.xml)

• C:\Потребители\ \AppData\Roaming\Outlook\profilename.xml
• C:\Documents and Settings\user\Application Data\Microsoft\Outlook\profile name.xml

персонализирани форми

• C:\Потребители\ \AppData\Local\Microsoft\Forms
• C:\Documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\Microsoft\Forms

Забележка.Не забравяйте да затворите Outlook, преди да копирате някой от горните файлове.

Как да архивирам Office 365 имейли

Обикновено не е необходимо да архивирате пощенската кутия на Office 365 (outlook.office365.com), защото тя се съхранява в облака и имате достъп до вашите имейли и други данни от всяко място по света. В някои случаи, например при промяна работни места и в резултат на преминаване към друг акаунт в Office 365, може да искате да имате локално копие на имейлите си. Ето как:

Как да архивирате пощенската кутия на Outlook Exchange

Exchange акаунтите съхраняват всички данни на сървъра, а вашият компютър съхранява офлайн файла с данни на Outlook (.ost), който е синхронизирано копие на вашия акаунт в Exchange. Файлът .ost се съхранява на едно от следните места, в зависимост от вашата версия на Outlook и типа на акаунта:

• C:\Потребители\ \AppData\Local\Microsoft\Outlook
• C:\Documents and Settings\username>\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

По правило акаунтите в Exchange архивират данните автоматично, а архивирането на имейли е задача на вашия администратор.

Ако искате да архивирате локално имейли на Outlook Exchange, можете да го направите автоматично с помощта на функцията за автоматично архивиране: файл > Настроики > Разширено > Автоархивиране > Настройки за автоматично архивиране.

Как да възстановите архива на Outlook чрез импортиране на .pst файл

Най-надеждният и безопасен начин за възстановяване на резервното копие на Outlook е да оставите вграденото внос и износсъветникът ви преведе през процеса.

Импортирайте .pst файл в Outlook 2013 и Outlook 2016

За да импортирате резервното копие в новия си акаунт, изпълнете следните стъпки.

бакшиш.Ако искате да възстановите съдържанието на една конкретна папка, кажете входяща кутия, разширете йерархията на папките под Изберете папката, от която да импортиратеи изберете желаната папка. За да импортирате всички подпапки на избраната папка, уверете се, че Включете подпапкие избрана отметка:

Щракването върху завършекбутонът ще започне незабавно да импортира съдържанието на вашия .pst файл и полето за напредък ще остане на екрана, докато приключи.

Импортирайте .pst файл в Outlook 2010

За да мигрирате резервното си копие към Outlook 2010, щракнете файл > отворен > Импортиране. Това ще започне Импортиранесъветника и следвайте горните стъпки, за да извършите импортиране.

Импортирайте .pst файл в Outlook 2007

В Outlook 2007 стартирате Импортиранесъветника чрез щракване файл > внос и износ, след което следвайте стъпки 2 - 6 от горните инструкции.

Как да възстановите архива на Outlook ръчно

Както току-що видяхте, импортирането на .pst файл е бързо и лесно. Но директното копиране/поставяне е още по-бързо. Ако трябва редовно да архивирате имейли на Outlook, можете да спестите време, като използвате следния начин за възстановяване на архива.

Безопасен начин за прехвърляне на .pst файл към съществуващ акаунт

Първо, трябва да се отбележи, че копирането/поставянето на .pst файла ще изтрийте всички текущи данни във вашия акаунт. Така че, ако искате да запазите както текущите, така и архивираните данни, вместо да ги поставяте ръчно. Импортирането ще обедини текущите данни и архивните данни в един .pst файл.

Ако току-що сте създали нов акаунт в Outlook (който автоматично създава нов празен .pst файл) и сте абсолютно уверени, че резервното ви копие на Outlook е правилно и неповредено, можете просто да копирате/поставите архивирания pst файл на местоположението на текущия .pst файл и го запазете там под същото име, като презапишете текущия .pst. В противен случай може да е разумно първо да тествате архива. Знаейки, че текущият .pst така или иначе работи, със сигурност ще направи тестването и възстановяването по-малко стресиращи.

Съвети и бележки:

1. Вместо да запазвате .pst файла на местоположението по подразбиране, можете съхранявайте го на друго устройство, така че в най-лошия случай на преформатиране на C:\, няма да се налага да спасявате данните си в Outlook. Ако направите това, при стартиране на Outlook (стъпка 5 по-горе), ще получите предупредително съобщение, което ви подканва да намерите .pst файл. Прегледайтебутона, отидете на мястото, където сте запазили .pst файла, и го изберете.
2. Ако вие сте възстановяване на Outlook след срив, оригиналният pst файл може да липсва или не може да бъде поправен. В този случай Outlook също ще покаже предупреждение, което ви подканва да посочите местоположението на pst файл. Затваряте Outlook и следвате горните стъпки, за да замените повредения .pst файл с архива.
3. При възстановяване на pst файл за акаунт, конфигуриран за оставете копие на съобщенията на сървъра, имейлите за посочения период ще бъдат изтеглени отново. Ако възникнат дубликати, можете да ги премахнете, както е обяснено в .

Ако все още не сте създали акаунт, можете да свържете своя pst архив с нов акаунт по време на процеса на настройка. Тази опция е налична само за ръчна конфигурация на акаунта, поради което този метод е най-подходящ за администратори и опитни потребители на Outlook, които знаят информацията за сървъра и други важни подробности.

Инструменти за архивиране на Outlook

Освен вградените трети инструменти за експортиране/импортиране, съществуват няколко приставки за парти, които могат да ви помогнат да архивирате имейли на Outlook по-бързо и да запазите повече данни, настройки и персонализации. Повечето от инструментите за архивиране са търговски продукти, въпреки че има и няколко безплатни инструмента, като първите 3 добавки в списъка по-долу.

Като ги архивирате или архивирате, както и начини за възстановяване на файлове с данни на Outlook (.pst или .ost) от резервно копие или архив.

В крайна сметка, независимо дали използвате Outlook, за да създавате и изпращате имейли, импортирате контакти от Gmail в адресната книга на вашия имейл клиент или използвате неговата адресна книга, създавате задачи или знаци в календара в нея, това означава, че вашият имейл клиент съхранява много ценни данни . В тази връзка е полезно за всеки потребител на Outlook да знае как да защити и запази своите данни, за да избегне загубата им в бъдеще.

съдържание:

Контролен панел за поща

Първо, нека разгледаме контролния панел и настройките Outlook поща, с който можете да конфигурирате пощенския клиент в Windows. За да го отворите, отидете на контролния панел на компютъра и изберете секцията поща.

В отворения прозорец Настройка на пощатаналични са три раздела: сметки, Файлове с данни, Конфигурации.

Изборът на първите два елемента отваря същия прозорец Настройки на имейл акаунта, само с различни раздели, където можете да добавите акаунт, да видите къде се съхраняват данните на всеки имейл акаунт, да ги възстановите или да направите промени в тях.

За да добавите акаунт към Outlook, щракнете върху бутона сметки, и в отметката електронна пощащракнете Създайте.

Ако трябва да извършите определени действия с данните на конкретен имейл акаунт, отидете на раздела Файлове с данникъдето можете да направите следното:

• Добавете или премахнете файл с данни.
• Инсталирай Опции за файл с данни.
  В това меню, наред с други функции, има функция за намаляване на размера на файла с данни, което ще бъде полезно, ако такъв файл "ще нарастне"до големи размери и ще заеме много място на твърдия диск на вашия компютър. За да направите това, кликнете върху менюто Параметрибутон Компресирайте.
• Задайте файла с данни да бъде основен по подразбиране.
• Отворете местоположението на файла (файл с данни), като щракнете върху съответния бутон.

Файлове с данни на Outlook (*.pst и *.ost)

Най-често потребителят не трябва да знае къде пощенският клиент на Outlook съхранява своите данни. Но ако трябва да архивирате данните на вашия имейл клиент или да ги прехвърлите на друго устройство, за да спестите или освободите свободно място на твърдия диск на вашия компютър, трябва да знаете местоположението му.

Outlook съхранява имейл съобщения от всеки имейл акаунт .pstили .ostфайл, но местоположението на такъв файл зависи от версията на използвания пощенски клиент. В тази статия ще покажем къде се намират файловете с данни на Outlook и как можете да промените местоположението им, ако е необходимо.

Ако използвате Outlook от известно време, вероятно сте чували за PST файлове. Всяка имейл кутия в Outlook има собствено хранилище на данни под формата на PST файл, в който се записват всички писма и кореспонденция, знаци в календара и напомняния. Данните от PST файл могат да бъдат компресирани и криптирани или не, в зависимост от направените настройки.

Може да сте забелязали, че колкото повече данни се съхраняват в PST файла, толкова по-бавно започва да работи пощенският клиент. От време на време Outlook предлага архивиране на по-стари съобщения, за да се намали това явление чрез изтегляне на по-малко данни от пощенски клиент при стартиране.

Също така в папката с данни на Outlook може да сте попаднали на файл с разширението .ost. OST файловете имат подобна функция на PST файловете, но се използват като временно офлайн хранилище на имейл. Въпросът е, че потребителят може да използва съобщенията от OST файла по време на изключен имейл сървър (липса на интернет връзка) и след възобновяване на връзката Outlook синхронизира всичко.

Тоест PST файл се създава от Outlook, ако всички имейли и кореспонденция са запазени в локален компютъри OST файл, когато работите с имейл хостове, които съхраняват всички имейл данни на отдалечен сървър (например Gmail или Outlook.com). В този случай OST файлът просто съдържа локално копие на вашите имейл данни.

Къде се съхраняват файловете с данни на Outlook

Къде се съхраняват файловете с данни на Outlook зависи от версията на програмата. Outlook 2007 и 2010 се записват по подразбиране PSTи OSTфайлове в папка AppData:

C:\Потребители\ Потребителско име\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Започвайки с Outlook 2013, местоположението на PST файла се е променило и сега те се съхраняват в папката Documents. Така че Outlook 2013 и 2016 запазва PSTфайлове в следната папка:

C:\Потребители\ Потребителско име\Documents\Outlook Files

Вижте папката за съхранение PSTили OSTспецифичен за акаунт файл може да се направи и с помощта на самия Outlook. За да направите това, отидете в менюто Файл / Настройване на акаунти.

В прозореца Настройки на профилав раздела Файлове с данни изберете акаунта, който искате да видите (ако има повече от един) и щракнете „Отворено местоположение на файла“

Outlook ще отвори прозорец на Explorer и ще покаже папката, където е PSTфайл (или OSTфайл, ако този акаунт използва такъв).

Архивиране на данни в Outlook

Основният файл с данни, с който работи Outlook, е файлът с името на акаунта. Можете също да създадете архив или резервно копие на този файл. Можете да направите това, като конфигурирате автоматично архивиране на данни или чрез ръчно архивиране на данни.

Автоматично архивиране на данни

За да настроите автоматично архивиране на данни в Outlook, отворете приложението и отидете в раздела Файл. Изберете необходимия акаунт от изскачащото меню (ако има няколко).

След това щракнете върху Инструменти за почистване и изберете елемента от менюто.

След като щракнете върху бутона, Outlook ще архивира инсталираните папки на пощенската кутия. За да промените настройките за автоматично архивиране, просто щракнете с десния бутон върху една от папките на пощенската кутия на Outlook и изберете Имоти / / .

Като щракнете върху бутона Настройки на архива по подразбиране, можете да зададете елементи от папката да се архивират с настройки по подразбиране.

Архивиране на данни в Outlook ръчно

Ако не е необходимо да конфигурирате автоматично архивиране на поща, това може да стане ръчно. За да направите това, отидете в менюто Файл / Почистващи препарати / Архив.

В менюто, което се отваря, задайте необходимите параметри и щракнете Добре.

В резултат на двата описани начина за архивиране на данни на Outlook, пощенският клиент ще създаде файл с архив с данни, който може да бъде импортиран обратно, ако е необходимо.

Архивиране и възстановяване на файл с данни на Outlook

Също така, за да гарантирате безопасността на данните на пощенския клиент, можете да създадете резервно копие на файла с данни на Outlook. Достатъчно за копиране .pstили .ostфайла на вашия акаунт на друго устройство или облачно хранилище. За да направите това, отворете местоположението на желания файл PSTи го копирайте.

За да възстановите файл с данни, копиран по този начин, отворете Outlook и отидете на Файл / Отворете и експортирайте / Отворете файл с данни на Outlookи изберете желания файл с данни.

По правило пощенският клиент веднага отваря папката с файловете с данни.

След това Outlook ще покаже всички данни от избрания файл PST, и ще можете да използвате пощата както обикновено. Ако вече не е необходимо да използвате това резервно копие на файла с данни, тези данни могат да бъдат изтрити от пощенския клиент.

Забележка. Както можете да видите в съветника за импортиране и експортиране на данни, файлове и опции на Outlook, можете да импортирате данни само от файл. PST. Тоест, ако вашият имейл акаунт използва OST файл с данни, той няма да може да го импортира в тази форма. За да направите това, ще трябва да конвертирате OST файла в PSTформат. С помощта на инструментите, вградени в Outlook, такова преобразуване не е предвидено; за това използвайте софтуер на трети страни.

Как да промените папката за съхранение на файлове с данни на Outlook по подразбиране (*.pst или *.ost)

Ако трябва да преместите вашите Outlook файлове от C устройството или просто на по-удобно място, тогава това също може да се направи. Просто не мога даден файлпросто копирайте, като задържите левия бутон на мишката. Ако го направите, Outlook ще създаде нов файл в папката, която е зададена по подразбиране за PSTфайл и в резултат част от информацията за пощенската кутия ще бъде загубена. За да преместите файл с данни, трябва да промените мястото за съхранение по подразбиране за файлове на Outlook, като използвате системния регистър, преди да преместите файла.

внимание. Редакторът на системния регистър е инструмент, който, ако се изпълнява неправилно, може да повреди операционната система, след което работата й ще стане нестабилна. Затова бъдете внимателни, когато извършвате каквито и да е действия с редактора на системния регистър, а по-скоро създайте негово резервно копие, преди да правите каквито и да било промени.

Затворете Outlook и отворете Редактор на регистъра.

Отляво Редактор на регистъраотидете на следния път:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\

където 16.0 е вашата версия на Outlook.

След това създайте нова единица в тази папка. За да направите това, щракнете с десния бутон в десния прозорец и изберете Създайте / Параметър на разширяем низ. Дайте име на новата единица "ForcePSTPath".

Моля, имайте предвид, че ако работите с OSTфайл, трябва да създадете единица с името "ForceOSTPath". Често потребителите създават и двете единици, така че всички файлове на Outlook да се съхраняват в една и съща папка.

Щракнете двукратно върху новата единица ( "ForcePSTPath"или "ForceOSTPath") и в прозореца със свойства, който се отваря, посочете папката, в която искате да запазите файлове с данни на Outlook, след което щракнете Добре.

близо Редактор на регистъра. След това Outlook трябва да създаде нов PSTфайл в посочената нова папка и сега можете да прехвърлите старата PSTфайл в нова папка. Веднъж отворен, Outlook трябва да работи както преди.

Резервно копие на Outlook 2010се създава по време на процедурата за копиране на поща (резервно копие на Outlook 2010) и ви позволява да възстановите изтритите имейли на Outlook 2010 от резервно копие по всяко време. Handy Backup извършва тези операции с помощта на специален плъгин за Outlook.

Как да архивирам Outlook 2010 с помощта на Handy Backup?

За да създадете задача за автоматично архивиране за Outlook 2010, моля, следвайте инструкциите по-долу.

1. Стартирайте Handy Backup и изберете " Нова задача" (или натиснете бутона на главния контролен панел).
2. Изберете процедурата за създаване в стъпка 1 задачи за архивиране.
3. В стъпка 2 разгънете " електронна поща" в левия панел на избора на източник на данни и изберете приставката " Outlook". Щракнете двукратно върху името на приставката или натиснете бутона ">>" между панелите.
4. В диалоговия прозорец за избор на данни поставете отметка в квадратчето "MSOutlook". Ще видите списък с данни.

1. След като изберете желаните данни, щракнете върху "OK", за да се върнете към Стъпка 2.
2. Продължете да настройвате задачата за копиране стъпка по стъпка, както е описано в Ръководството за потребителя. Следващите стъпки за архивиране на Outlook 2010 са същите като тези, описани в Ръководството.
3. На последна стъпкадайте на задачата си запомнящо се име, като например " Архивиране на Outlook 2010". Това ще ви помогне по-късно лесно да намерите задачата, за да промените някой от нейните параметри или да я стартирате за изпълнение.

съвет:Преди да архивирате Outlook 2010, проверете имейла си за вируси и изтрийте нежелани имейли (спам и автоматични съобщения). Това значително ще намали времето за работа.

Препоръчително решение за архивиране за Outlook 2010

Възстановяване на Outlook 2010 от резервно копие

Възстановяването на имейл в Outlook 2010 е най-лесно да се направи автоматично. Създайте задача, както е описано в предишния раздел на статията, и изберете задача за възстановяване. На стъпка 2 намерете вашето хранилище за данни, съдържащо резервното копие на Outlook 2010, и следвайте инструкциите:

1. Намерете файл, наречен backup.hbi във вашата резервна директория на Outlook 2010.

1. Щракнете двукратно върху името на този файл, отворете диалоговия прозорец за възстановяване.
2. Ако искате да възстановите изтрити имейли от Outlook 2010, щракнете върху OK и Напред, докато завършите създаването на задачата. Дайте на задачата запомнящо се име.
3. Ако искате да възстановите имейлите на Outlook на ново място (миграция на работна среда, клониране и т.н.), щракнете върху бутона „Промяна на местоположението“ в диалоговия прозорец за възстановяване.
4. В диалоговия прозорец, който се отваря, изберете ново място, където ще отиде възстановеното резервно копие на Outlook 2010.

Ръчно възстановяване на Outlook 2010 PST файл

В някои случаи, за да възстановите от резервно копие на Outlook 2010, е по-лесно ръчно да копирате *.pst файла, където имейлите на Outlook се съхраняват в правилната папка.

Ако не сте избрали да шифровате резервното си копие на Outlook 2010, можете да възстановите Outlook 2010 PST от архивното хранилище на желаното място, като използвате всеки файлов мениджър (например Windows Explorer).

Предимства от архивирането на Outlook 2010 с Handy Backup

Данните на Outlook се съхраняват в директории, пътят към които не винаги е очевиден за потребителя. Handy Backup автоматично търси необходимите файлове (писма, контакти, събития) с помощта на приставката Outlook, без да изисква от потребителя да има познания за архитектурата на файловата система на Windows.

Работете по график или по сигнал

Можете ръчно да създадете резервно копие на Outlook 2010 по всяко време, също така да свържете резервно копие на Outlook 2010 със системно събитие (например влизане, свързване на USB устройство и т.н.) или да настроите планирана задача за архивиране с честота от месеци до минути.

По ваше желание резервното копие на Outlook 2010 може да бъде компресирано, криптирано с уникална парола, прехвърлено на сървър чрез защитен SFTP или FTPS протокол и съхранено в директория, снабдена с четим от човека времеви печат на архивиране.

Места за архивиране на поща в Outlook 2010

Други функции и функции на Handy Backup

Как да направите копие на Outlook 2010 с максимален комфорт и ефективност? Възползвайте се от функциите и настройките за архивиране на Handy Backup, като например:

• Възможност за стартиране на външни програми или пакетни файлове преди или след задача.
• Подробни отчети за работата на задачите, с възможност за изпращане на отчети по имейл.
• Работа на конфигурираната програма в "безшумен" режим като услуга на Windows.
• Частични резервни функции: инкрементални, диференциални и смесени.
• Съхранение на определен брой архивни версии на данни на един носител.

Използването на Handy Backup за архивиране на Outlook 2010 ще осигури удобство, ефективност и сигурност! Изтеглете 30-дневната безплатна версия на Handy Backup с всички функции!

Outlook е програма, която е част от Microsoft Office, предназначена да работи с имейли и писма. За да не се губят или прехвърлят писма от програмата на друг компютър или носител на трета страна, те могат да бъдат записани в отделен файл, експортирани или архивирани.

Запазване на имейл в Outlook 2010 и 2013

Където Outlook съхранява имейли

По подразбиране програмата автоматично записва всички имейли през определен период от време в отделен файл outlook.pst. Този файл се намира в PrimaryDrive:\Documents and Settings\account_name\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook. Можете да копирате и използвате този архив за свои цели, но имайте предвид, че последните писма, получени по пощата, може да нямат време да влязат в него. Ето защо е по-добре да използвате ръчно експортиране или архивиране, за да сте сигурни, че всички букви ще бъдат във файла.

Файлът Outlook.pst, който съдържа всички имейли

Как да архивирате имейли

Архивирането в Outlook е функция, която премества определени имейли в отделен компресируем архив, за да намали количеството пространство, което заемат на вашия твърд диск. За разлика от традиционното архивиране, което създава копие на елементи на Outlook, архивираните елементи се преместват в отделен файл с данни на Outlook (.pst). Можете да получите достъп до архивирани елементи по всяко време, като отворите този файл.

Автоматично архивиране

По подразбиране функцията е активирана и изпълнява задълженията си след 2, 3 или 6 месеца, в зависимост от вида на писмата. Вижте таблицата по-долу за повече подробности.

Таблица: Период на задържане на различни данни в Outlook

След първата сесия на автоматично архивиране, програмата създава файл и отделна папка за него. В бъдеще ще можете да добавяте писма към архива или да ги премахвате от него сами. Архивът, създаден от инструменти на Outlook, се намира по подразбиране в PrimaryDrive:\User\AccountName\Documents\Outlook Files\archive.pst.

За да конфигурирате настройките за автоматично архивиране за себе си, следвайте тези стъпки:

Ръчно архивиране

По време на ръчно архивиране, папката Архив ще бъде създадена автоматично, ако не е била създадена преди това по време на автоматичното архивиране.

Видео: Архив в Outlook

Изтегляне и възстановяване на имейли от архив и pst файл

Ако имате архив или друг файл с букви в pst формат, тогава можете бързо да качите всички данни от него в програмата. Тоест, използвайки PST файл, можете да възстановите загубени данни или да добавите нови, взети от друг компютър:

Видео: Мигрирайте база данни на Microsoft Outlook 2010

Износ на писма

Експортирането ви позволява да запазвате както писма, така и други елементи в Outlook в отделен некомпресиран файл в pst формат. Полученият файл може да се използва по същия начин като архив, но няма да е необходимо да се разархивира.

1. В раздела "Файл" отидете в подраздела "Отваряне".
   Отворете секцията "Отвори".
2. Изберете функцията "Импортиране" или "Импортиране и експортиране", в зависимост от версията на програмата.
   Натиснете бутона "Импортиране".
3. Проверете опцията „Експортиране на файлове“.
   Изберете действието "Експортиране на файлове"
4. Посочете, че искате да създадете pst файл.
   Посочете pst формат
5. Изберете отделните папки за експортиране или отметнете най-горната секция и поставете отметка в квадратчето до думите „Включване на подпапки“.
   Посочете кои папки да експортирате
6. Посочете пътя, където ще се определи мястото за съхранение на файла с експортирани букви.
   Посочете къде да запишете файла с експортирани файлове
7. Ако искате, задайте парола за файла, но това не е задължително. Задайте парола за файл
8. В резултат на това ще получите файл, с който можете да прехвърляте писма на всеки компютър, който има Outlook.
   Експортираният файл е получен

Как да подчертаем буквите

За да маркирате няколко букви наведнъж за по-нататъшно изтриване или да ги прехвърлите в секцията „Четене“, задръжте натиснат клавиша Ctrl на клавиатурата и започнете да маркирате букви с мишката, без да отпускате клавиша.

Ако трябва да изберете голям брой букви наведнъж, след това изберете първата буква и след това задръжте натиснат клавиша Shift на клавиатурата и изберете последната буква, без да отпускате клавиша. Всички букви между първата и последната буква ще бъдат избрани.

Избиране на няколко имейла наведнъж

За да изберете всички съобщения наведнъж, маркирайте една буква и задръжте клавишната комбинация Ctrl + A, след което всички букви, намиращи се в същата папка като избраната буква, ще бъдат избрани.

Запазване на прикачени файлове от множество имейли

Някои получени имейли може да съдържат прикачени файлове: файлове, снимки, видеоклипове и т.н. Можете да запазвате прикачените файлове на всеки имейл на свой ред, но има и друга опция:

Някои проблеми с имейлите на Outlook и как да ги поправите

В процеса на работа с букви могат да възникнат определени грешки или проблеми. За да ги премахнете, трябва да извършите определени действия.

Непрочетените имейли се четат автоматично

Ако писмата, които идват на вашата поща, са автоматично маркирани като "Прочетени", въпреки че не сте ги отваряли, тогава факт е, че сте активирали функцията, която показва, че сте прочели писмото, ако имате отворен раздел с него за няколко секунди. За да деактивирате тази функция, изпълнете следните стъпки:

Старите имейли не се показват

Прочетените преди време писма може вече да не се показват в програмата. За да коригирате това, изпълнете следните стъпки:

Имейлите от Outlook могат да бъдат експортирани или архивирани, за да се създаде файл, който може да бъде прехвърлен на друг компютър или даден на някого. От създадения файл ще бъде възможно да получите данни с помощта на всяка версия на Outlook, чрез импортиране или създаване на елемент.

Потребителите на пощенския клиент на Outlook доста често се сблъскват с проблема със запазването на имейли, преди да преинсталират операционната система. Този проблем е особено остър за тези потребители, които трябва да запазят важна кореспонденция, независимо дали е лична или работна.

Подобен проблем се отнася и за тези потребители, които работят на различни компютри (например на работа и у дома). В такива случаи понякога е необходимо да се прехвърлят писма от един компютър на друг и не винаги е удобно да се прави това като редовно препращане.

Ето защо днес ще говорим за това как можете да запазите всичките си писма.

Всъщност решението на този проблем е много просто. Архитектурата на пощенския клиент на Outlook е такава, че всички данни се съхраняват в отделни файлове. Файловете с данни имат разширение .pst, докато имейл файловете имат разширение .ost.

По този начин процесът на запазване на всички букви в програмата се свежда до факта, че трябва да копирате тези файлове на USB флаш устройство или друг носител. След това, след преинсталиране на системата, файловете с данни трябва да бъдат заредени в Outlook.

Така че нека започнем с копирането на файла. За да разберете в коя папка се съхранява файлът с данни, трябва:

1. Отворете Outlook.

2. Отидете в менюто „Файл“ и в секцията с информация отворете прозореца за настройки на акаунта (за да направите това, изберете съответния елемент от списъка „Настройки на акаунта“).

Сега остава да отидете в раздела "Файлове с данни" и да видите къде се съхраняват необходимите файлове.

За да отидете в папка с файлове, не е необходимо да отваряте Explorer и да търсите тези папки в нея. Просто изберете желания ред и кликнете върху бутона „Отваряне на местоположението на файла...“.

Сега копираме файла на USB флаш устройство или друг диск и можете да продължите да преинсталирате системата.

За да върнете всички данни на мястото им след преинсталиране на операционната система, трябва да следвате същите стъпки, както е описано по-горе. Само в прозореца „Настройки на акаунта“ трябва да кликнете върху бутона „Добавяне“ и да изберете предварително запазените файлове.

Така, след като прекарахме само няколко минути, запазихме всички данни на Outlook и сега можем спокойно да продължим да преинсталираме системата.