วิธีบันทึกอีเมลจาก Outlook: การเก็บถาวร การนำเข้า การส่งออก และการดำเนินการอื่นๆ ที่เป็นประโยชน์ การสำรองข้อมูล Outlook และ Inbox คืนค่าคุณลักษณะและฟังก์ชันอื่นๆ ของ Handy Backup
บทแนะนำนี้จะสอนให้คุณสำรองข้อมูลอีเมล ผู้ติดต่อ การนัดหมาย และงานของ Outlook ได้อย่างปลอดภัยโดยอัตโนมัติหรือด้วยตนเองใน Outlook 2016, Outlook 3013, Outlook 2010 และ Outlook 2007 ทุกเวอร์ชัน
หากคุณกำลังใช้ Microsoft Outlookสำหรับการสื่อสารทางอีเมลส่วนใหญ่ของคุณ ไม่จำเป็นต้องคำนึงถึงความสำคัญของการจัดเก็บ นำเข้า และส่งออกข้อมูลทั้งหมดอย่างปลอดภัย
ขณะที่อีเมล Outlook (เช่นเดียวกับปฏิทิน รายชื่อติดต่อ งาน และบันทึกย่อ) จะถูกจัดเก็บไว้ ภายในไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst) ไฟล์และการตั้งค่าอื่นๆ เช่น การตั้งค่าบัญชี ลายเซ็น เทมเพลต แบบฟอร์มที่กำหนดเองจะถูกจัดเก็บไว้ในไฟล์แยกต่างหาก ดังนั้น หากคุณต้องการโอนย้ายบัญชี Outlook ของคุณจากคอมพิวเตอร์เครื่องเก่าไปยังเครื่องใหม่ การสำรองข้อมูลเฉพาะไฟล์ .pst อาจไม่เพียงพอ
ในบทช่วยสอนนี้ คุณจะพบคำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีการสำรองอีเมล Outlook และรายการอื่นๆ โดยอัตโนมัติหรือด้วยตนเอง และเรียนรู้ว่าวิธีใดดีที่สุดที่จะใช้ในสถานการณ์ใด
วิธีสำรองอีเมล Outlook โดยการส่งออก
อาจมีสถานการณ์ที่แตกต่างกันเมื่อคุณอาจต้องการสำรองอีเมล Outlook - ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณกำลังจะย้ายไปที่คอมพิวเตอร์เครื่องอื่นหรือกู้คืนข้อมูล Outlook ของคุณหลังจากการหยุดทำงาน ในกรณีที่สอง การสำรองข้อมูลอีเมล Outlook ที่ดีจะช่วยบรรเทาความเจ็บปวดได้อย่างมาก จึงเป็นกลยุทธ์ที่ชาญฉลาดในการสำรองข้อมูลอีเมล Outlook ของคุณเป็นครั้งคราว โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณใช้อีเมลในที่ทำงาน
วิธีที่ปลอดภัยและน่าเชื่อถือที่สุดในการสำรองข้อมูล Outlook คือการให้ Microsoft Outlook ส่งออกไฟล์ .pst ให้คุณโดยอัตโนมัติ นอกเหนือจาก อีเมล, สิ่งนี้จะช่วยได้เช่นกัน รายชื่อผู้ติดต่อ, ปฏิทิน, งาน, และ บันทึกย่อ.
วิธีสำรองข้อมูล Outlook 2013 และ Outlook 2016
หากต้องการสำรองอีเมลใน Outlook 2013 และ 2016 ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้
เมื่อส่งออกไปยังไฟล์ .pst ที่มีอยู่ซึ่งมีการป้องกันด้วยรหัสผ่าน ให้พิมพ์รหัสผ่านที่คุณใช้ก่อนหน้านี้
เมื่อส่งออกไปยังไฟล์ .pst ที่ไม่มีการป้องกันที่มีอยู่ Outlook จะเริ่มกระบวนการส่งออกทันทีโดยไม่แสดงกล่องโต้ตอบรหัสผ่าน
คุณเสร็จแล้ว! โปรดทราบว่าการส่งออกไฟล์ .pst ขนาดใหญ่อาจใช้เวลาสักครู่ และแถบความคืบหน้าจะยังคงอยู่บนหน้าจอจนกว่ากระบวนการสำรองข้อมูลจะเสร็จสิ้น ดังนั้นโปรดอดทนรอ :)
วิธีสำรองอีเมล Outlook 2010
หากต้องการสำรองข้อมูล Outlook 2010 ให้ไปที่ ไฟล์แท็บแล้วคลิก ตัวเลือก > ขั้นสูง > ส่งออก:
นี้จะเริ่ม ตัวช่วยสร้างการนำเข้าและส่งออกและคุณทำตามขั้นตอนที่ 2 - 6 ที่อธิบายไว้ข้างต้น
วิธีสำรองข้อมูลอีเมล Outlook 2007
หากต้องการสำรองอีเมลและรายการอื่นๆ ใน Outlook 2007 ให้คลิกที่ ไฟล์เมนูแล้วคลิก นำเข้าและส่งออก…
ดิ ตัวช่วยสร้างการนำเข้าและส่งออกจะทำงานและคุณกำหนดค่าตามที่อธิบายไว้ใน.
เมื่อข้อมูล Outlook ของคุณส่งออกเป็นไฟล์ .pst แล้ว คุณสามารถย้ายหรือคัดลอกไฟล์ได้ตามปกติ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถบันทึกข้อมูลสำรอง Outlook ของคุณไปที่ Dropbox หรือ OneDrive แล้วบันทึกลงในคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่ในภายหลัง
ข้อดี: การส่งออกไฟล์ .pst เป็นวิธีที่รวดเร็ว ใช้งานง่าย และปลอดภัยในการสำรองข้อมูลอีเมล Outlook ที่สามารถทำได้โดยง่ายแม้โดยผู้ใช้ที่ไม่มีประสบการณ์ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณทำ เลือกสำรอง, เช่น. ส่งออกเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องโดยทิ้งโฟลเดอร์ที่ไม่สำคัญเช่น ขยะหรือ รายการที่ถูกลบ.
ข้อเสีย: การส่งออกไฟล์ .pst ไม่ใช่การสำรองข้อมูล Outlook ที่สมบูรณ์ (แม้ว่าชื่อเริ่มต้นของไฟล์ที่ส่งออกคือ backup.pst). วิธีนี้จะคัดลอกรายการที่สำคัญที่สุด เช่น อีเมล รายชื่อติดต่อ การนัดหมาย งาน และบันทึกย่อ ข้อมูล Outlook บางส่วนจะสูญหายระหว่างการส่งออก แม้ว่าคุณจะรวมโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อยทั้งหมดไว้ การส่งออกไม่ได้บันทึกข้อมูลต่อไปนี้: กฎของข้อความ ลายเซ็น แบบฟอร์มที่กำหนดเอง มุมมองที่กำหนดเอง และคุณสมบัติของโฟลเดอร์
หากคุณตั้งเป้าที่จะสำรองข้อมูล Outlook ให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ให้ลองใช้หนึ่งใน "all-in-one" ของบริษัทอื่น หรือสร้างด้วยตนเอง นอกจากนี้ คุณยังสามารถสำรองไฟล์ที่จัดเก็บเทมเพลต Outlook ลายเซ็น ธีม และฟอร์มที่กำหนดเองได้ รายละเอียดทั้งหมดติดตามด้านล่าง
คัดลอกไฟล์ .pst - วิธีที่รวดเร็วในการสำรองข้อมูลอีเมลใน Outlook
สำหรับผู้ใช้ที่มีประสบการณ์ วิธีที่เร็วที่สุดในการสำรองข้อมูล Outlook คือการคัดลอกไฟล์ .pst ด้วยตนเอง จากนั้นจึงคัดลอกไฟล์ . ความซับซ้อนหลักของแนวทางนี้คือ Outlook เวอร์ชันต่างๆ เก็บไฟล์ .pst ไว้ในตำแหน่งต่างๆ
ไฟล์ PST ใน Outlook 2013 และ Outlook 2016
ขึ้นอยู่กับระบบปฏิบัติการ ไฟล์ .pst ถูกเก็บไว้ในที่ใดที่หนึ่งต่อไปนี้:
วินโดว์ 8และ Windows 10:
C:\ผู้ใช้\
หรือ
C:\ผู้ใช้\
วินโดว 7และ Windows Vista:
C:\ผู้ใช้\
ไฟล์ PST ใน Outlook 2010
ในระบบปฏิบัติการทั้งหมด รวมถึง Vista, Windows 7, Windows 8 และ Windows 10 ตำแหน่งเริ่มต้นของไฟล์โฟลเดอร์ส่วนบุคคลคือ:
C:\ผู้ใช้\
ไฟล์ PST ใน Outlook 2007 และเวอร์ชันก่อนหน้า
ใน Vista, Windows 7, Windows 8 และ Windows 10 ไฟล์ .pst จะอยู่ที่นี่:
C:\ผู้ใช้\
ใน Windows และ Outlook เวอร์ชันก่อนหน้า .pst สามารถพบได้ในตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่งต่อไปนี้:
C:\เอกสารและการตั้งค่า\
C:\ผู้ใช้\
C:\ผู้ใช้\
บันทึก. ข้อมูลแอพเป็นโฟลเดอร์ที่ซ่อนอยู่ หากต้องการดูให้ไปที่ แผงควบคุม > ตัวเลือกโฟลเดอร์, เปลี่ยนเป็น ดูแท็บ และเลือก แสดงไฟล์ โฟลเดอร์ หรือไดรฟ์ที่ซ่อนอยู่ภายใต้ ไฟล์และโฟลเดอร์ที่ซ่อนอยู่.
วิธีระบุตำแหน่งไฟล์ .pst บนคอมพิวเตอร์ของคุณ
ตลอดหลายปีที่ผ่านมา ดูเหมือนว่า Microsoft จะสร้างปัญหาให้กับตำแหน่ง Outlook .pst อย่างไรก็ตาม คุณสามารถค้นหาไฟล์ข้อมูล Outlook บนเครื่องของคุณได้อย่างรวดเร็วด้วยวิธีนี้:
ซึ่งจะเปิดโฟลเดอร์ที่เก็บไฟล์ .pst ไว้ในเครื่องของคุณ
และตอนนี้ ปิด Outlook ของคุณ (Outlook ที่เปิดอยู่จะไม่อนุญาตให้คุณคัดลอกไฟล์ .pst) และคัดลอกไฟล์ตามปกติ: คลิกขวา แล้วคลิก สำเนา. หรือกดแป้นพิมพ์ลัด Ctrl+C เพื่อคัดลอกไฟล์ และกด Ctrl+V เพื่อวาง
สำรองกฎ Outlook
ตั้งแต่ Outlook 2003 กฎของข้อความจะถูกเก็บไว้ในไฟล์ .pst ดังนั้น การคัดลอกไฟล์ .pst จะเป็นการสำรองข้อมูลกฎ และการย้ายข้อมูลสำรองไปยังโปรไฟล์ใหม่ที่ถูกต้องจะคืนค่ากฎ (โปรดดู ) การปรับอย่างเดียวที่คุณต้องทำคือทำการแมปกฎ "ย้ายไปที่โฟลเดอร์" และ "คัดลอกไปที่โฟลเดอร์" ใหม่ ในการดำเนินการนี้ ให้เปิด Outlook คลิก จัดการกฎและการแจ้งเตือนเลือกกฎ คลิกชื่อโฟลเดอร์ในบานหน้าต่างด้านล่าง แล้วคลิก ตกลง เพื่อยืนยันโฟลเดอร์
เพื่อเป็นการป้องกันไว้ก่อน คุณสามารถส่งออกกฎของคุณไปยังไฟล์ .rwz แยกต่างหากได้ บน บ้านแทป คลิก กฎ > จัดการกฎและการแจ้งเตือน > ตัวเลือก > กฎการส่งออก…
ข้อดี: การทำสำเนาโดยตรงของไฟล์ .pst แทนที่จะใช้คุณลักษณะการส่งออกจะช่วยให้คุณสามารถบันทึกข้อมูลได้มากขึ้น - หลังจากกู้คืนกฎ Outlook ของคุณอย่างเหมาะสมแล้ว เช่นเดียวกับการปรับแต่งอื่นๆ บางอย่างจะยังคงอยู่
ข้อเสีย: คุณจำเป็นต้องรู้ว่าไฟล์ .pst จัดเก็บอยู่ที่ใดใน Outlook ของคุณ มิฉะนั้นจะต้องสามารถค้นหาตำแหน่งของไฟล์ได้ หากคุณมีบัญชี Outlook หลายบัญชีที่เก็บข้อมูลในไฟล์ .pst ที่ต่างกัน คุณควรมั่นใจ 100% ว่าคุณได้สำรองไฟล์ที่ถูกต้อง
วิธีสำรองลายเซ็น เทมเพลต แบบฟอร์มที่กำหนดเองและการตั้งค่าของ Outlook
นอกเหนือจากอีเมล Outlook คุณอาจต้องการสำรองข้อมูลรายการและการตั้งค่าอื่นๆ ด้านล่างนี้ คุณจะพบรายชื่อสถานที่ที่ Outlook 2013 และ Outlook 2016 จัดเก็บไว้
ลายเซ็น (.rtf, .txt, .htm)
- C:\ผู้ใช้\
\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures - C:\Documents and Settings\user\Application Data\Microsoft\Signatures
สเตชันเนอรี (.htm) - ธีม Outlook
- C:\Program Files (x86)\Common Files\Microsoft Shared\Stationery
- C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Stationery
เทมเพลต Outlook (.oft)
- C:\ผู้ใช้\
\AppData\Roaming\Microsoft\Templates - C:\Documents and Settings\user\Application Data\Microsoft\Templates
การตั้งค่าบานหน้าต่างนำทาง (.xml)
- C:\ผู้ใช้\
\AppData\Roaming\Outlook\profilename.xml - C:\Documents and Settings\user\Application Data\Microsoft\Outlook\profile name.xml
แบบฟอร์มที่กำหนดเอง
- C:\ผู้ใช้\
\AppData\Local\Microsoft\Forms - C:\Documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\Microsoft\Forms
บันทึก.อย่าลืมปิด Outlook ของคุณก่อนที่จะคัดลอกไฟล์ใด ๆ ข้างต้น
วิธีสำรองอีเมล Office 365
โดยปกติ คุณไม่จำเป็นต้องสำรองข้อมูลกล่องจดหมาย Office 365 (outlook.office365.com) เนื่องจากมีการจัดเก็บไว้ในระบบคลาวด์และคุณสามารถเข้าถึงอีเมลและข้อมูลอื่นๆ ได้จากทุกที่ในโลก ในบางกรณี เช่น เมื่อมีการเปลี่ยนแปลง งานและด้วยเหตุที่การย้ายไปยังบัญชี Office 365 อื่น คุณอาจต้องการสำเนาอีเมลของคุณในเครื่อง โดยใช้วิธีต่อไปนี้:
วิธีสำรองข้อมูลกล่องจดหมาย Outlook Exchange
บัญชี Exchange จะเก็บข้อมูลทั้งหมดบนเซิร์ฟเวอร์ และคอมพิวเตอร์ของคุณเก็บไฟล์ข้อมูล Outlook แบบออฟไลน์ (.ost) ซึ่งเป็นสำเนาที่ซิงโครไนซ์ของบัญชี Exchange ของคุณ ไฟล์ .ost ถูกเก็บไว้ในตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่งต่อไปนี้ ขึ้นอยู่กับเวอร์ชัน Outlook และประเภทบัญชี:
- C:\ผู้ใช้\
\AppData\Local\Microsoft\Outlook - C:\Documents and Settings\ชื่อผู้ใช้>\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook
ตามกฎแล้ว บัญชี Exchange จะเก็บข้อมูลโดยอัตโนมัติ และการสำรองอีเมลเป็นงานของผู้ดูแลระบบของคุณ
หากคุณต้องการสำรองอีเมล Outlook Exchange ในเครื่อง คุณสามารถทำได้โดยอัตโนมัติโดยใช้คุณลักษณะการเก็บถาวรอัตโนมัติ: ไฟล์ > ตัวเลือก > ขั้นสูง > เก็บถาวรอัตโนมัติ > การตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ.
วิธีคืนค่าข้อมูลสำรอง Outlook โดยนำเข้าไฟล์ .pst
วิธีที่เชื่อถือได้และปลอดภัยที่สุดในการกู้คืนข้อมูลสำรองของ Outlook คือการปล่อยให้ไฟล์ในตัว นำเข้าและส่งออกวิซาร์ดจะแนะนำคุณตลอดกระบวนการ
นำเข้าไฟล์ .pst ไปยัง Outlook 2013 และ Outlook 2016
ในการนำเข้าข้อมูลสำรองไปยังบัญชีใหม่ของคุณ ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้
เคล็ดลับ.หากคุณต้องการกู้คืนเนื้อหาของโฟลเดอร์ใดโฟลเดอร์หนึ่ง ให้พูดว่า กล่องจดหมาย, ขยายลำดับชั้นของโฟลเดอร์ภายใต้ เลือกโฟลเดอร์ที่จะนำเข้าจากและเลือกโฟลเดอร์ที่ต้องการ ในการนำเข้าโฟลเดอร์ย่อยทั้งหมดของโฟลเดอร์ที่เลือก ตรวจสอบให้แน่ใจว่า รวมโฟลเดอร์ย่อยช่องทำเครื่องหมายถูกเลือก: 
คลิกที่ เสร็จปุ่มจะเริ่มนำเข้าเนื้อหาของไฟล์ .pst ของคุณทันที และกล่องแสดงความคืบหน้าจะอยู่บนหน้าจอจนกว่าจะเสร็จสิ้น
นำเข้าไฟล์ .pst ไปยัง Outlook 2010
หากต้องการย้ายข้อมูลสำรองของคุณไปยัง Outlook 2010 ให้คลิก ไฟล์ > เปิด > นำเข้า. นี้จะเริ่ม นำเข้าตัวช่วยสร้าง และคุณทำตามขั้นตอนข้างต้นเพื่อทำการนำเข้า 
นำเข้าไฟล์ .pst ไปยัง Outlook 2007
ใน Outlook 2007 คุณเรียกใช้ นำเข้าวิซาร์ดโดยคลิก ไฟล์ > นำเข้าและส่งออกแล้วทำตามขั้นตอนที่ 2 - 6 ของคำแนะนำข้างต้น
วิธีคืนค่าการสำรองข้อมูล Outlook ด้วยตนเอง
อย่างที่คุณเพิ่งเห็น การนำเข้าไฟล์ .pst นั้นรวดเร็วและตรงไปตรงมา แต่การคัดลอก/วางโดยตรงนั้นเร็วยิ่งขึ้นไปอีก หากคุณต้องการสำรองข้อมูลอีเมล Outlook เป็นประจำ คุณสามารถประหยัดเวลาโดยใช้วิธีต่อไปนี้เพื่อกู้คืนข้อมูลสำรอง
วิธีที่ปลอดภัยในการถ่ายโอนไฟล์ .pst ไปยังบัญชีที่มีอยู่
ก่อนอื่น ควรสังเกตว่าการคัดลอก / วางไฟล์ .pst จะ ลบข้อมูลปัจจุบันทั้งหมดในบัญชีของคุณ. ดังนั้น หากคุณต้องการเก็บทั้งข้อมูลปัจจุบันและข้อมูลที่สำรองไว้ แทนที่จะวางด้วยตนเอง การนำเข้าจะรวมข้อมูลปัจจุบันและข้อมูลสำรองไว้ในไฟล์ .pst ไฟล์เดียว
หากคุณเพิ่งสร้างบัญชี Outlook ใหม่ (ซึ่งจะสร้างไฟล์ .pst ที่ว่างเปล่าใหม่โดยอัตโนมัติ) และคุณมั่นใจอย่างยิ่งว่าข้อมูลสำรอง Outlook ของคุณถูกต้องและไม่เสียหาย คุณสามารถคัดลอก/วาง pst ที่สำรองไว้ไปยังตำแหน่งของ ไฟล์ .pst ปัจจุบัน และบันทึกไว้ในชื่อเดียวกัน โดยเขียนทับไฟล์ .pst ปัจจุบัน มิฉะนั้น การทดสอบการสำรองข้อมูลก่อนอาจสมเหตุสมผล การรู้ว่า .pst ปัจจุบันใช้งานได้อยู่แล้ว จะทำให้การทดสอบและการกู้คืนมีความตึงเครียดน้อยลงอย่างแน่นอน
เคล็ดลับและหมายเหตุ:
- แทนที่จะบันทึกไฟล์ .pst ไปยังตำแหน่งเริ่มต้น คุณสามารถ เก็บไว้ในไดรฟ์อื่นดังนั้น ในกรณีที่เลวร้ายที่สุดของการฟอร์แมต C:\ คุณจะไม่ต้องกู้ข้อมูล Outlook ของคุณ หากคุณทำเช่นนี้ เมื่อเริ่มต้น Outlook (ขั้นตอนที่ 5 ด้านบน) คุณจะได้รับข้อความเตือนให้คุณค้นหา ไฟล์ .pst เรียกดูไปที่ตำแหน่งที่คุณบันทึกไฟล์ .pst แล้วเลือก
- ถ้าคุณคือ กู้คืน Outlook หลังจากเกิดข้อขัดข้องไฟล์ pst ดั้งเดิมอาจหายไปหรือไม่สามารถซ่อมแซมได้ ในกรณีนี้ Outlook จะแสดงคำเตือนพร้อมท์ให้คุณระบุตำแหน่งไฟล์ pst คุณปิด Outlook และทำตามขั้นตอนข้างต้นเพื่อแทนที่ไฟล์ .pst ที่เสียหายด้วยข้อมูลสำรอง
- เมื่อกู้คืนไฟล์ pst สำหรับบัญชีที่กำหนดค่าเป็น ฝากสำเนาข้อความไว้บนเซิร์ฟเวอร์อีเมลสำหรับช่วงเวลาที่ระบุจะถูกดาวน์โหลดใหม่ หากมีรายการซ้ำกัน คุณสามารถลบออกได้ตามที่อธิบายไว้ใน .
หากคุณยังไม่ได้สร้างบัญชี คุณสามารถเชื่อมต่อข้อมูลสำรอง pst กับบัญชีใหม่ได้ในระหว่างขั้นตอนการตั้งค่า ตัวเลือกนี้มีให้สำหรับการกำหนดค่าบัญชีด้วยตนเองเท่านั้น ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมวิธีนี้จึงเหมาะที่สุดสำหรับผู้ดูแลระบบและผู้ใช้ Outlook ที่มีประสบการณ์ซึ่งทราบข้อมูลเซิร์ฟเวอร์และรายละเอียดที่สำคัญอื่นๆ
เครื่องมือสำรองข้อมูล Outlook
นอกจากเครื่องมือที่สามในการส่งออก/นำเข้าที่มีอยู่แล้ว ยังมีปลั๊กอินของบริษัทอื่นจำนวนหนึ่งที่สามารถช่วยให้คุณสำรองข้อมูลอีเมล Outlook ได้เร็วขึ้น และเก็บข้อมูล การตั้งค่า และการปรับแต่งเพิ่มเติม เครื่องมือสำรองข้อมูลส่วนใหญ่เป็นผลิตภัณฑ์เชิงพาณิชย์ แม้ว่าจะมีเครื่องมือฟรีไม่กี่อย่าง เช่น Add-in 3 รายการแรกในรายการด้านล่าง
โดยการเก็บถาวรหรือสำรองข้อมูล ตลอดจนวิธีการคืนค่าไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst หรือ .ost) จากข้อมูลสำรองหรือไฟล์เก็บถาวร
ท้ายที่สุด ไม่ว่าคุณจะใช้ Outlook เพื่อสร้างและส่งอีเมล นำเข้ารายชื่อติดต่อจาก Gmail ลงในสมุดที่อยู่ของโปรแกรมรับส่งเมล หรือใช้สมุดที่อยู่ สร้างงาน หรือเครื่องหมายปฏิทินในนั้น นั่นหมายความว่าโปรแกรมรับส่งเมลของคุณเก็บข้อมูลอันมีค่าไว้มากมาย . ในเรื่องนี้ จะเป็นประโยชน์สำหรับผู้ใช้ Outlook ทุกคนที่จะทราบวิธีการรักษาความปลอดภัยและบันทึกข้อมูลของตนเพื่อหลีกเลี่ยงการสูญเสียในอนาคต
เนื้อหา:
แผงควบคุมเมล
ขั้นแรก มาดูที่แผงควบคุมและการตั้งค่ากัน จดหมาย Outlookซึ่งคุณสามารถกำหนดค่าโปรแกรมรับส่งเมลใน Windows หากต้องการเปิด ให้ไปที่แผงควบคุมคอมพิวเตอร์และเลือกส่วน จดหมาย.
ในหน้าต่างที่เปิดอยู่ การตั้งค่าเมลมีสามส่วน: บัญชี, ไฟล์ข้อมูล, การกำหนดค่า.
การเลือกสองรายการแรกจะเปิดหน้าต่างเดียวกัน การตั้งค่าบัญชีอีเมลเฉพาะกับแท็บต่างๆ เท่านั้น ซึ่งคุณสามารถเพิ่มบัญชีได้ ดูตำแหน่งที่เก็บข้อมูลของบัญชีอีเมลแต่ละบัญชี กู้คืนหรือเปลี่ยนแปลงข้อมูลเหล่านั้น
หากต้องการเพิ่มบัญชีใน Outlook ให้คลิกปุ่ม บัญชีและในบุ๊กมาร์ก อีเมลคลิก สร้าง.
หากคุณต้องการดำเนินการบางอย่างกับข้อมูลของบัญชีเมลเฉพาะ ให้ไปที่แท็บ ไฟล์ข้อมูลซึ่งคุณสามารถทำสิ่งต่อไปนี้:
- เพิ่มหรือลบไฟล์ข้อมูล
- ติดตั้ง ตัวเลือกไฟล์ข้อมูล.
ในเมนูนี้นอกจากฟังก์ชั่นอื่นๆ ยังมีฟังก์ชั่นลดขนาดของไฟล์ข้อมูลซึ่งจะมีประโยชน์หากไฟล์ดังกล่าว "จะเพิ่มขึ้น"ขนาดใหญ่และจะใช้พื้นที่มากในฮาร์ดไดรฟ์ของคอมพิวเตอร์ของคุณ ในการดำเนินการนี้ ให้คลิกที่เมนู พารามิเตอร์ปุ่ม บีบอัด. - ตั้งค่าไฟล์ข้อมูลให้เป็นไฟล์หลักตามค่าเริ่มต้น
- เปิดตำแหน่งของไฟล์ (ไฟล์ข้อมูล) โดยคลิกที่ปุ่มที่เกี่ยวข้อง
ไฟล์ข้อมูล Outlook (*.pst และ *.ost)
โดยส่วนใหญ่ ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องรู้ว่าโปรแกรมรับส่งเมล Outlook เก็บข้อมูลไว้ที่ใด แต่ถ้าคุณต้องการสำรองข้อมูลโปรแกรมรับส่งเมลของคุณหรือถ่ายโอนไปยังไดรฟ์อื่นเพื่อประหยัดหรือเพิ่มพื้นที่ว่างในฮาร์ดไดรฟ์ของคอมพิวเตอร์ คุณจำเป็นต้องทราบตำแหน่งของมัน
Outlook เก็บข้อความอีเมลจากแต่ละบัญชีอีเมลใน .pstหรือ .ostไฟล์ แต่ตำแหน่งของไฟล์นั้นขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของเมลไคลเอ็นต์ที่ใช้ ในบทความนี้ เราจะแสดงให้คุณเห็นว่าไฟล์ข้อมูล Outlook อยู่ที่ใด และคุณสามารถเปลี่ยนตำแหน่งได้อย่างไร หากจำเป็น
หากคุณใช้ Outlook มาระยะหนึ่งแล้ว คุณอาจเคยได้ยินเกี่ยวกับไฟล์ PST กล่องอีเมลแต่ละกล่องใน Outlook มีที่เก็บข้อมูลของตัวเองในรูปแบบของไฟล์ PST ซึ่งบันทึกตัวอักษรและจดหมายโต้ตอบ เครื่องหมายปฏิทิน และการเตือนความจำทั้งหมด ข้อมูลไฟล์ PST สามารถบีบอัดและเข้ารหัสได้หรือไม่ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าที่ทำ
คุณอาจสังเกตเห็นว่ายิ่งมีการจัดเก็บข้อมูลในไฟล์ PST มากเท่าไร เมลไคลเอ็นต์ก็จะเริ่มทำงานช้าลงเท่านั้น ในบางครั้ง Outlook แนะนำให้เก็บข้อความที่เก่ากว่าเพื่อลดปรากฏการณ์นี้โดยการดาวน์โหลดข้อมูลโปรแกรมรับส่งเมลให้น้อยลงเมื่อเริ่มทำงาน
นอกจากนี้ ในโฟลเดอร์ข้อมูล Outlook คุณอาจเจอไฟล์ที่มีนามสกุล .ost ไฟล์ OST มีฟังก์ชันคล้ายกับไฟล์ PST แต่ใช้เป็นที่เก็บอีเมลออฟไลน์ชั่วคราว ประเด็นคือ ผู้ใช้สามารถใช้ข้อความจากไฟล์ OST ระหว่างเซิร์ฟเวอร์อีเมลที่ถูกตัดการเชื่อมต่อ (ขาดการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต) และหลังจากเชื่อมต่อต่อแล้ว Outlook จะซิงโครไนซ์ทุกอย่าง
นั่นคือไฟล์ PST ถูกสร้างขึ้นโดย Outlook หากอีเมลและการติดต่อทั้งหมดถูกบันทึกไว้ใน คอมพิวเตอร์ท้องถิ่นและไฟล์ OST เมื่อทำงานกับโฮสต์อีเมลที่เก็บข้อมูลอีเมลทั้งหมดบนเซิร์ฟเวอร์ระยะไกล (เช่น Gmail หรือ Outlook.com) ในกรณีนี้ ไฟล์ OST จะมีสำเนาข้อมูลอีเมลของคุณในเครื่อง
ไฟล์ข้อมูล Outlook เก็บไว้ที่ไหน
ตำแหน่งที่จัดเก็บไฟล์ข้อมูล Outlook ขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของโปรแกรม Outlook 2007 และ 2010 จะบันทึกเป็นค่าเริ่มต้น PSTและ OSTไฟล์ไปยังโฟลเดอร์ ข้อมูลแอพ:
C:\ผู้ใช้\ ชื่อผู้ใช้\AppData\Local\Microsoft\Outlook
เริ่มตั้งแต่ Outlook 2013 ตำแหน่งของไฟล์ PST เปลี่ยนไป และตอนนี้ไฟล์เหล่านั้นถูกจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์เอกสาร ดังนั้น Outlook 2013 และ 2016 ยังคงเหมือนเดิม PSTไฟล์ในโฟลเดอร์ต่อไปนี้:
C:\ผู้ใช้\ ชื่อผู้ใช้\Documents\Outlook Files
ดูโฟลเดอร์จัดเก็บข้อมูล PSTหรือ OSTไฟล์เฉพาะบัญชีสามารถทำได้โดยใช้ Outlook เอง โดยไปที่เมนู ไฟล์ / ตั้งค่าบัญชี.
ในหน้าต่าง การตั้งค่าบัญชีในแท็บ ไฟล์ข้อมูล เลือกบัญชีที่คุณต้องการดู (ถ้ามีมากกว่าหนึ่ง) แล้วคลิก "เปิดตำแหน่งไฟล์"
Outlook จะเปิดหน้าต่าง explorer และแสดงโฟลเดอร์ที่ PSTไฟล์ (หรือ OSTไฟล์ หากบัญชีนี้ใช้อย่างใดอย่างหนึ่ง)
การเก็บถาวรข้อมูล Outlook
ไฟล์ข้อมูลหลักที่ Outlook ทำงานด้วยคือไฟล์ชื่อบัญชี คุณยังสามารถสร้างไฟล์เก็บถาวรหรือสำเนาสำรองของไฟล์นี้ได้ คุณสามารถทำได้โดยกำหนดค่าการเก็บถาวรข้อมูลอัตโนมัติหรือโดยการเก็บข้อมูลถาวรด้วยตนเอง
การเก็บถาวรข้อมูลอัตโนมัติ
ในการตั้งค่าการเก็บถาวรข้อมูล Outlook โดยอัตโนมัติ ให้เปิดแอปพลิเคชันและไปที่แท็บไฟล์ เลือกบัญชีที่ต้องการจากเมนูป๊อปอัป (หากมีหลายบัญชี)
หลังจากนั้นคลิก Cleanup Tools และเลือกรายการเมนู
หลังจากคลิกปุ่ม Outlook จะเก็บถาวรโฟลเดอร์กล่องจดหมายที่ติดตั้งไว้ หากต้องการเปลี่ยนการตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ ให้คลิกขวาที่โฟลเดอร์เมลบ็อกซ์ของ Outlook แล้วเลือก คุณสมบัติ / / .
โดยคลิกที่ปุ่ม การตั้งค่าการเก็บถาวรเริ่มต้นคุณสามารถตั้งค่ารายการโฟลเดอร์ที่จะเก็บถาวรโดยใช้การตั้งค่าเริ่มต้น
สำรองข้อมูล Outlook ด้วยตนเอง
หากไม่จำเป็นต้องกำหนดค่าการเก็บถาวรเมลอัตโนมัติ ก็สามารถทำได้ด้วยตนเอง โดยไปที่เมนู ไฟล์ / ผลิตภัณฑ์ทำความสะอาด / คลังเก็บเอกสารสำคัญ.
ในเมนูที่เปิดขึ้น ให้ตั้งค่าพารามิเตอร์ที่จำเป็นแล้วคลิก ตกลง.
จากผลของวิธีการเก็บถาวรข้อมูล Outlook ที่อธิบายไว้ทั้งสองวิธี โปรแกรมรับส่งเมลจะสร้างไฟล์ที่มีการเก็บข้อมูลถาวร ซึ่งสามารถนำเข้ากลับมาได้หากจำเป็น
การสำรองและกู้คืนไฟล์ข้อมูล Outlook
นอกจากนี้ เพื่อให้มั่นใจในความปลอดภัยของข้อมูลโปรแกรมรับส่งเมล คุณสามารถสร้างสำเนาสำรองของไฟล์ข้อมูล Outlook แค่คัดลอกก็พอ .pstหรือ .ostไฟล์บัญชีของคุณไปยังไดรฟ์อื่นหรือที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ ในการดำเนินการนี้ ให้เปิดตำแหน่งของไฟล์ที่ต้องการ PSTและคัดลอก
หากต้องการกู้คืนไฟล์ข้อมูลที่คัดลอกด้วยวิธีนี้ ให้เปิด Outlook แล้วไปที่ ไฟล์ / เปิดและส่งออก / เปิดไฟล์ข้อมูล Outlookและเลือกไฟล์ข้อมูลที่ต้องการ
ตามกฎแล้ว โปรแกรมรับส่งเมลจะเปิดโฟลเดอร์ที่มีไฟล์ข้อมูลทันที
หลังจากนั้น Outlook จะแสดงข้อมูลทั้งหมดจากไฟล์ที่เลือก PSTและคุณจะสามารถใช้เมลได้ตามปกติ หากคุณไม่ต้องการใช้สำเนาสำรองของไฟล์ข้อมูลอีกต่อไป คุณสามารถลบข้อมูลนี้ออกจากเมลไคลเอ็นต์ได้
บันทึก. ดังที่คุณเห็นในตัวช่วยสร้างการนำเข้าและส่งออกข้อมูล ไฟล์ และตัวเลือก Outlook คุณสามารถนำเข้าข้อมูลจากไฟล์เท่านั้น PST. กล่าวคือ หากบัญชีอีเมลของคุณใช้ไฟล์ข้อมูล OST จะไม่สามารถนำเข้าในแบบฟอร์มนี้ได้ ในการดำเนินการนี้ คุณจะต้องแปลงไฟล์ OST เป็น PSTรูปแบบ. การใช้เครื่องมือที่มีอยู่ใน Outlook จะไม่มีการแปลงดังกล่าว สำหรับสิ่งนี้ ให้ใช้ซอฟต์แวร์ของบริษัทอื่น
วิธีเปลี่ยนโฟลเดอร์จัดเก็บไฟล์ข้อมูล Outlook เริ่มต้น (*.pst หรือ *.ost)
หากคุณต้องการย้ายไฟล์ Outlook จากไดรฟ์ C หรือเพียงแค่ไปยังตำแหน่งที่สะดวกกว่า คุณก็สามารถทำได้เช่นกัน แค่ทำไม่ได้ ไฟล์ที่ให้มาเพียงคัดลอกโดยกดปุ่มซ้ายของเมาส์ค้างไว้ หากคุณทำเช่นนั้น Outlook จะสร้างไฟล์ใหม่ในโฟลเดอร์ที่ตั้งค่าไว้เป็นค่าเริ่มต้นสำหรับ PSTส่งผลให้ข้อมูลเมลบ็อกซ์บางส่วนสูญหาย ในการย้ายไฟล์ข้อมูล คุณต้องเปลี่ยนตำแหน่งเริ่มต้นสำหรับการจัดเก็บไฟล์ Outlook โดยใช้รีจิสทรีก่อนที่จะย้ายไฟล์
ความสนใจ. ตัวแก้ไขรีจิสทรีเป็นเครื่องมือที่เป็นผลมาจากการกระทำที่ไม่ถูกต้องอาจทำให้ระบบปฏิบัติการเสียหายได้หลังจากนั้นงานจะไม่เสถียร ดังนั้น โปรดใช้ความระมัดระวังเมื่อดำเนินการใดๆ กับ Registry Editor แต่ควรสร้างสำเนาสำรองก่อนที่จะทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ
ปิด Outlook แล้วเปิด ตัวแก้ไขรีจิสทรี.
ทางด้านซ้ายมือ ตัวแก้ไขรีจิสทรีไปที่เส้นทางต่อไปนี้:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\
โดยที่ 16.0 เป็นเวอร์ชัน Outlook ของคุณ
ถัดไป สร้างหน่วยใหม่ในโฟลเดอร์นี้ ในการดำเนินการนี้ ให้คลิกขวาในหน้าต่างด้านขวาและเลือก สร้าง / พารามิเตอร์สตริงที่ขยายได้. ตั้งชื่อหน่วยใหม่ "บังคับPSTPath".
โปรดทราบว่าหากคุณทำงานด้วย OSTคุณต้องสร้างหน่วยด้วยชื่อ "ForceOSTPath". บ่อยครั้ง ผู้ใช้สร้างทั้งสองหน่วยเพื่อให้ไฟล์ Outlook ทั้งหมดถูกจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์เดียวกัน
ดับเบิลคลิกที่หน่วยใหม่ ( "บังคับPSTPath"หรือ "ForceOSTPath") และในหน้าต่างคุณสมบัติที่เปิดขึ้น ให้ระบุโฟลเดอร์ที่คุณต้องการบันทึกไฟล์ข้อมูล Outlook จากนั้นคลิก ตกลง.
ปิด ตัวแก้ไขรีจิสทรี. หลังจากนั้น Outlook ควรสร้างใหม่ PSTไฟล์ในโฟลเดอร์ใหม่ที่ระบุ และตอนนี้คุณสามารถถ่ายโอนไฟล์เก่าได้ PSTไฟล์ไปยังโฟลเดอร์ใหม่ เมื่อเปิดแล้ว Outlook ควรทำงานเหมือนเดิม
การสำรองข้อมูล Outlook 2010ถูกสร้างขึ้นในระหว่างการคัดลอกอีเมล (สำรอง Outlook 2010) ขั้นตอนและช่วยให้คุณสามารถกู้คืนอีเมล Outlook 2010 ที่ถูกลบจากข้อมูลสำรองได้ตลอดเวลา Handy Backup ดำเนินการเหล่านี้โดยใช้ปลั๊กอิน Outlook พิเศษ
วิธีสำรองข้อมูล Outlook 2010 โดยใช้ Handy Backup
ในการสร้างงานสำรองข้อมูลอัตโนมัติสำหรับ Outlook 2010 โปรดทำตามคำแนะนำด้านล่าง
- เริ่ม Handy Backup แล้วเลือก " งานใหม่" (หรือกดปุ่มบนแผงควบคุมหลัก)
- เลือกขั้นตอนการสร้างในขั้นตอนที่1 งานสำรอง.
- ในขั้นตอนที่ 2 ขยาย " อีเมล" บนแผงด้านซ้ายของการเลือกแหล่งข้อมูลและเลือกปลั๊กอิน " Outlook" ดับเบิลคลิกที่ชื่อปลั๊กอินหรือกดปุ่ม ">>" ระหว่างแผง
- ในกล่องโต้ตอบการเลือกข้อมูล ให้เลือกช่อง "MSOutlook" คุณจะเห็นรายการข้อมูล
- หลังจากเลือกข้อมูลที่ต้องการแล้ว ให้คลิก "ตกลง" เพื่อกลับไปยังขั้นตอนที่ 2
- ดำเนินการตั้งค่างานทำสำเนาต่อทีละขั้นตอนตามที่อธิบายไว้ในคู่มือผู้ใช้ ขั้นตอนถัดไปสำหรับการสำรองข้อมูล Outlook 2010 จะเหมือนกับขั้นตอนที่อธิบายไว้ในคำแนะนำ
- บน ขั้นตอนสุดท้ายตั้งชื่องานของคุณให้น่าจดจำ เช่น " สำรองข้อมูล Outlook 2010" ซึ่งจะช่วยให้คุณค้นหางานได้ง่ายในภายหลัง เพื่อเปลี่ยนพารามิเตอร์ใดๆ ของงานหรือเปิดใช้งานเพื่อดำเนินการ
คำแนะนำ:ก่อนสำรองข้อมูล Outlook 2010 ให้ตรวจสอบอีเมลของคุณเพื่อหาไวรัสและลบอีเมลที่ไม่ต้องการ (สแปมและข้อความอัตโนมัติ) ซึ่งจะช่วยลดเวลาในการทำงานลงอย่างมาก
โซลูชันการสำรองข้อมูลที่แนะนำสำหรับ Outlook 2010
การกู้คืน Outlook 2010 จากการสำรองข้อมูล
การกู้คืนอีเมล Outlook 2010 ทำได้ง่ายที่สุดโดยอัตโนมัติ สร้างงานตามที่อธิบายไว้ในส่วนก่อนหน้าของบทความและเลือกงานคืนค่า ในขั้นตอนที่ 2 ให้ค้นหาที่เก็บข้อมูลของคุณที่มีข้อมูลสำรองของ Outlook 2010 และทำตามคำแนะนำ:
- ค้นหาไฟล์ชื่อ backup.hbi ในไดเรกทอรีสำรองของ Outlook 2010
- ดับเบิลคลิกที่ชื่อไฟล์นี้ เปิดกล่องโต้ตอบการกู้คืน
- ถ้าคุณต้องการกู้คืนอีเมล Outlook 2010 ที่ถูกลบ ให้คลิก ตกลง และ ถัดไป จนกว่าคุณจะสร้างงานเสร็จ ตั้งชื่องานให้น่าจดจำ
- หากคุณต้องการกู้คืนอีเมล Outlook ไปยังตำแหน่งใหม่ (การโยกย้ายสภาพแวดล้อมการทำงาน การโคลน ฯลฯ) ให้คลิกปุ่ม "เปลี่ยนตำแหน่ง" ในกล่องโต้ตอบการกู้คืน
- ในกล่องโต้ตอบที่เปิดขึ้น ให้เลือกตำแหน่งใหม่ที่จะสำรองข้อมูล Outlook 2010 ที่กู้คืนมา
การกู้คืนไฟล์ Outlook 2010 PST ด้วยตนเอง
ในบางกรณี ในการกู้คืนจากข้อมูลสำรองเมลของ Outlook 2010 ง่ายกว่าที่จะคัดลอกไฟล์ *.pst ที่จัดเก็บเมล Outlook ไว้ในโฟลเดอร์ที่ถูกต้อง
หากคุณไม่ได้เลือกเข้ารหัสข้อมูลสำรอง Outlook 2010 ของคุณ คุณสามารถกู้คืน Outlook 2010 PST จากที่จัดเก็บข้อมูลสำรองไปยังตำแหน่งที่ต้องการได้โดยใช้ตัวจัดการไฟล์ใดก็ได้ (เช่น Windows Explorer)
ประโยชน์ของการสำรองข้อมูล Outlook 2010 ด้วย Handy Backup
ข้อมูล Outlook ถูกเก็บไว้ในไดเร็กทอรี ซึ่งเป็นเส้นทางที่ผู้ใช้ไม่ชัดเจนเสมอไป Handy Backup จะค้นหาไฟล์ที่จำเป็นโดยอัตโนมัติ (จดหมาย รายชื่อติดต่อ เหตุการณ์) โดยใช้ปลั๊กอิน Outlook โดยที่ผู้ใช้ไม่ต้องมีความรู้เกี่ยวกับสถาปัตยกรรมระบบไฟล์ของ Windows
ทำงานตามกำหนดเวลาหรือตามสัญญาณ
คุณสามารถสร้างข้อมูลสำรอง Outlook 2010 ด้วยตนเองได้ทุกเมื่อ และยังเชื่อมโยงข้อมูลสำรอง Outlook 2010 กับเหตุการณ์ของระบบ (เช่น การเข้าสู่ระบบ การเชื่อมต่ออุปกรณ์ USB ฯลฯ) หรือตั้งค่างานสำรองข้อมูลตามกำหนดการที่มีความถี่เป็นเดือน นาที.
ตามคำขอของคุณ ข้อมูลสำรองของ Outlook 2010 สามารถบีบอัด เข้ารหัสด้วยรหัสผ่านที่ไม่ซ้ำกัน ถ่ายโอนไปยังเซิร์ฟเวอร์ผ่านโปรโตคอล SFTP หรือ FTPS ที่ปลอดภัย และจัดเก็บไว้ในไดเร็กทอรีที่มาพร้อมกับการประทับเวลาสำรองที่มนุษย์สามารถอ่านได้
ตำแหน่งสำรองเมล Outlook 2010
คุณสมบัติและฟังก์ชันอื่นๆ ของ Handy Backup
จะสร้างสำเนาของ Outlook 2010 ได้อย่างสะดวกสบายและมีประสิทธิภาพสูงสุดได้อย่างไร ใช้ประโยชน์จากคุณลักษณะและการตั้งค่าการสำรองข้อมูลของ Handy Backup เช่น:
- ความสามารถในการเรียกใช้โปรแกรมภายนอกหรือไฟล์แบตช์ก่อนหรือหลังงาน
- รายงานโดยละเอียดเกี่ยวกับงานพร้อมความสามารถในการส่งรายงานทางอีเมล
- การทำงานของโปรแกรมที่กำหนดค่าไว้ในโหมด "เงียบ" เป็นบริการของ Windows
- ฟังก์ชันการสำรองข้อมูลบางส่วน: ส่วนเพิ่ม ส่วนต่าง และแบบผสม
- การจัดเก็บข้อมูลเวอร์ชันสำรองตามจำนวนที่ระบุในสื่อเดียว
การใช้ Handy Backup เพื่อสำรองข้อมูล Outlook 2010 จะให้ความสะดวก ประสิทธิภาพ และความปลอดภัย! ดาวน์โหลด Handy Backup เวอร์ชันฟรี 30 วันพร้อมฟีเจอร์ทั้งหมด!
Outlook เป็นโปรแกรมที่เป็นส่วนหนึ่งของ Microsoft Office ที่ออกแบบมาเพื่อทำงานกับอีเมลและจดหมาย เพื่อไม่ให้สูญหายหรือถ่ายโอนจดหมายจากโปรแกรมไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นหรือสื่อของบุคคลที่สาม สามารถบันทึกลงในไฟล์แยก ส่งออกหรือเก็บถาวรได้
การบันทึกอีเมลใน Outlook 2010 และ 2013
ที่ที่ Outlook จัดเก็บอีเมล
โดยค่าเริ่มต้น โปรแกรมจะบันทึกอีเมลทั้งหมดทุกช่วงระยะเวลาหนึ่งไปยังไฟล์ outlook.pst แยกต่างหากโดยอัตโนมัติ ไฟล์นี้อยู่ใน PrimaryDrive:\Documents and Settings\account_name\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook คุณสามารถคัดลอกและใช้ที่เก็บถาวรนี้เพื่อวัตถุประสงค์ของคุณเอง แต่โปรดทราบว่าจดหมายฉบับสุดท้ายที่ได้รับทางไปรษณีย์อาจไม่มีเวลาเข้าไปอ่าน ดังนั้นจึงควรใช้การส่งออกหรือการเก็บถาวรด้วยตนเองเพื่อให้แน่ใจว่าตัวอักษรทั้งหมดจะอยู่ในไฟล์
ไฟล์ Outlook.pst ที่มีอีเมลทั้งหมด วิธีเก็บถาวรอีเมล
การเก็บถาวรใน Outlook เป็นคุณลักษณะที่จะย้ายอีเมลบางฉบับไปยังไฟล์เก็บถาวรแบบบีบอัดแยกต่างหาก เพื่อลดจำนวนเนื้อที่ที่ใช้บนฮาร์ดไดรฟ์ของคุณ ต่างจากการสำรองข้อมูลแบบดั้งเดิมซึ่งสร้างสำเนาของรายการ Outlook รายการที่เก็บถาวรจะถูกย้ายไปยังไฟล์ข้อมูล Outlook แยกต่างหาก (ไฟล์ .pst) รายการที่เก็บถาวรสามารถเข้าถึงได้ทุกเมื่อโดยเปิดไฟล์นี้
การเก็บถาวรอัตโนมัติ
โดยค่าเริ่มต้น ฟังก์ชันจะเปิดใช้งานและทำหน้าที่หลังจาก 2, 3 หรือ 6 เดือน ขึ้นอยู่กับประเภทของตัวอักษร ดูตารางด้านล่างสำหรับรายละเอียดเพิ่มเติม
ตาราง: ระยะเวลาการเก็บรักษาข้อมูลต่างๆ ใน Outlook
หลังจากเซสชันแรกของการเก็บถาวรอัตโนมัติ โปรแกรมจะสร้างไฟล์และโฟลเดอร์แยกต่างหากสำหรับมัน ในอนาคต คุณจะสามารถเพิ่มจดหมายไปยังที่เก็บถาวรหรือลบออกจากจดหมายได้ด้วยตนเอง ไฟล์เก็บถาวรที่สร้างโดยเครื่องมือ Outlook จะอยู่ใน PrimaryDrive:\User\AccountName\Documents\Outlook Files\archive.pst ตามค่าเริ่มต้น
ในการกำหนดการตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติสำหรับตัวคุณเอง ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
การเก็บถาวรด้วยตนเอง
ในระหว่างการเก็บถาวรด้วยตนเอง โฟลเดอร์เก็บถาวรจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ หากไม่มีการสร้างก่อนหน้านี้ในระหว่างการเก็บถาวรอัตโนมัติ
วิดีโอ: เก็บถาวรใน Outlook
การดาวน์โหลดและกู้คืนอีเมลจากไฟล์เก็บถาวรและไฟล์ pst
หากคุณมีไฟล์เก็บถาวรหรือไฟล์อื่นๆ ที่มีตัวอักษรในรูปแบบ pst คุณสามารถอัปโหลดข้อมูลทั้งหมดจากไฟล์ดังกล่าวไปยังโปรแกรมได้อย่างรวดเร็ว นั่นคือ การใช้ไฟล์ PST คุณสามารถกู้คืนข้อมูลที่สูญหายหรือเพิ่มข้อมูลที่นำมาจากคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นได้:
วิดีโอ: ย้ายฐานข้อมูล Microsoft Outlook 2010
ส่งออกตัวอักษร
การส่งออกช่วยให้คุณสามารถบันทึกทั้งตัวอักษรและรายการอื่นๆ ใน Outlook ลงในไฟล์ที่ไม่บีบอัดแยกต่างหากในรูปแบบ pst ไฟล์ผลลัพธ์สามารถใช้ได้ในลักษณะเดียวกับไฟล์เก็บถาวร แต่จะไม่ต้องแตกไฟล์
- บนแท็บ "ไฟล์" ไปที่ส่วนย่อย "เปิด"
เปิดส่วน "เปิด" - เลือกฟังก์ชัน "นำเข้า" หรือ "นำเข้าและส่งออก" ขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของโปรแกรม
กดปุ่ม "นำเข้า" - เลือกตัวเลือก "ส่งออกไฟล์"
เลือกการกระทำ "ส่งออกไฟล์" - ระบุว่าคุณต้องการสร้างไฟล์ pst
ระบุรูปแบบ pst - เลือกแต่ละโฟลเดอร์ที่จะส่งออก หรือทำเครื่องหมายที่ส่วนบนสุดแล้วทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากคำว่า "รวมโฟลเดอร์ย่อย"
ระบุโฟลเดอร์ที่จะส่งออก - ระบุเส้นทางที่จะกำหนดตำแหน่งสำหรับจัดเก็บไฟล์ด้วยตัวอักษรที่ส่งออก
ระบุตำแหน่งที่จะบันทึกไฟล์ด้วยไฟล์ที่ส่งออก - หากคุณต้องการ ให้ตั้งรหัสผ่านสำหรับไฟล์ แต่นี่เป็นทางเลือก
ตั้งรหัสผ่านสำหรับไฟล์ - ด้วยเหตุนี้ คุณจะได้รับไฟล์ที่คุณสามารถโอนจดหมายไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องใดก็ได้ที่มี Outlook
ได้รับไฟล์ที่ส่งออกแล้ว
วิธีเน้นตัวอักษร
ในการทำเครื่องหมายตัวอักษรหลายตัวพร้อมกันเพื่อลบเพิ่มเติมหรือโอนไปยังส่วน "อ่าน" ให้กดปุ่ม Ctrl บนแป้นพิมพ์ค้างไว้แล้วเริ่มทำเครื่องหมายตัวอักษรด้วยเมาส์โดยไม่ต้องปล่อยปุ่ม
หากคุณต้องการเลือกตัวอักษรจำนวนมากในคราวเดียว ให้เลือกตัวอักษรตัวแรก จากนั้นกดปุ่ม Shift บนแป้นพิมพ์ค้างไว้ และเลือกตัวอักษรตัวสุดท้ายโดยไม่ต้องปล่อยปุ่ม ตัวอักษรทั้งหมดระหว่างตัวอักษรตัวแรกและตัวสุดท้ายจะถูกเลือก
การเลือกอีเมลหลายฉบับพร้อมกัน ในการเลือกข้อความทั้งหมดในครั้งเดียว ให้ทำเครื่องหมายตัวอักษรหนึ่งตัวและกดคีย์ผสม Ctrl + A ค้างไว้ จากนั้นตัวอักษรทั้งหมดในโฟลเดอร์เดียวกับตัวอักษรที่เลือกจะถูกเลือก
บันทึกไฟล์แนบจากอีเมลหลายฉบับ
อีเมลที่ได้รับบางฉบับอาจมีไฟล์แนบ: ไฟล์ รูปภาพ วิดีโอ ฯลฯ คุณสามารถบันทึกไฟล์แนบของอีเมลแต่ละฉบับในทางกลับกัน แต่มีตัวเลือกอื่น:
ปัญหาบางอย่างเกี่ยวกับอีเมล Outlook และวิธีแก้ไข
ในกระบวนการทำงานกับจดหมาย อาจเกิดข้อผิดพลาดหรือปัญหาบางอย่างขึ้น คุณต้องดำเนินการบางอย่างเพื่อกำจัดสิ่งเหล่านี้
อีเมลที่ยังไม่ได้อ่านจะถูกอ่านโดยอัตโนมัติ
หากตัวอักษรที่ส่งถึงจดหมายของคุณถูกทำเครื่องหมายโดยอัตโนมัติว่า "อ่านแล้ว" แม้ว่าคุณจะไม่ได้เปิดอ่านก็ตาม ความจริงก็คือคุณได้เปิดใช้งานฟังก์ชันที่แสดงว่าคุณได้อ่านจดหมายแล้วหากคุณมีแท็บที่เปิดไว้สำหรับ ไม่กี่วินาที หากต้องการปิดใช้งานคุณลักษณะนี้ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
อีเมลเก่าไม่แสดง
จดหมายที่อ่านแล้วเมื่อไม่นานนี้อาจไม่ปรากฏในโปรแกรมอีกต่อไป ในการแก้ไขปัญหานี้ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
อีเมลจาก Outlook สามารถส่งออกหรือเก็บถาวรเพื่อสร้างไฟล์ที่สามารถถ่ายโอนไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นหรือมอบให้ใครก็ได้ จากไฟล์ที่สร้างขึ้น จะสามารถรับข้อมูลโดยใช้ Outlook เวอร์ชันใดก็ได้ โดยใช้การนำเข้าหรือสร้างรายการ
ผู้ใช้โปรแกรมรับส่งเมล Outlook มักประสบปัญหาในการบันทึกอีเมลก่อนติดตั้งระบบปฏิบัติการใหม่ ปัญหานี้รุนแรงมากโดยเฉพาะสำหรับผู้ใช้ที่ต้องการบันทึกการติดต่อที่สำคัญ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องส่วนตัวหรือที่ทำงาน
ปัญหาที่คล้ายกันนี้ยังใช้กับผู้ใช้ที่ทำงานบนคอมพิวเตอร์หลายเครื่อง (เช่น ที่ทำงานและที่บ้าน) ในกรณีเช่นนี้ บางครั้งจำเป็นต้องโอนจดหมายจากคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งไปยังอีกเครื่องหนึ่ง และไม่สะดวกเสมอไปที่จะทำเช่นนี้เป็นการส่งต่อแบบปกติ
นั่นคือเหตุผลที่วันนี้เราจะพูดถึงวิธีบันทึกจดหมายทั้งหมดของคุณ
อันที่จริง วิธีแก้ปัญหานี้ง่ายมาก สถาปัตยกรรมของไคลเอนต์อีเมล Outlook เป็นแบบที่ข้อมูลทั้งหมดถูกเก็บไว้ในไฟล์แยกต่างหาก ไฟล์ข้อมูลมีนามสกุล .pst ในขณะที่ไฟล์อีเมลมีนามสกุล .ost
ดังนั้น กระบวนการบันทึกตัวอักษรทั้งหมดในโปรแกรมจึงขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องคัดลอกไฟล์เหล่านี้ไปยังแฟลชไดรฟ์ USB หรือสื่ออื่นๆ จากนั้น หลังจากติดตั้งระบบใหม่ ไฟล์ข้อมูลจะต้องโหลดลงใน Outlook
เริ่มต้นด้วยการคัดลอกไฟล์ เพื่อค้นหาว่าไฟล์ข้อมูลถูกเก็บไว้ที่โฟลเดอร์ใด คุณต้อง:
1. เปิด Outlook
2. ไปที่เมนู "ไฟล์" และในส่วนข้อมูลให้เปิดหน้าต่างการตั้งค่าบัญชี (ในการดำเนินการนี้ ให้เลือกรายการที่เหมาะสมในรายการ "การตั้งค่าบัญชี")
ตอนนี้ยังคงไปที่แท็บ "ไฟล์ข้อมูล" และดูว่าไฟล์ที่จำเป็นถูกเก็บไว้ที่ใด
ในการไปยังโฟลเดอร์ที่มีไฟล์ ไม่จำเป็นต้องเปิด Explorer และค้นหาโฟลเดอร์เหล่านี้ในนั้น เพียงเลือกบรรทัดที่ต้องการแล้วคลิกปุ่ม "เปิดตำแหน่งไฟล์ ... "
ตอนนี้เราคัดลอกไฟล์ไปยัง USB แฟลชไดรฟ์หรือดิสก์อื่น และคุณสามารถดำเนินการติดตั้งระบบใหม่ได้
ในการคืนข้อมูลทั้งหมดไปยังตำแหน่งเดิมหลังจากติดตั้งระบบปฏิบัติการใหม่ คุณต้องทำตามขั้นตอนเดียวกับที่อธิบายไว้ข้างต้น เฉพาะในหน้าต่าง "การตั้งค่าบัญชี" คุณต้องคลิกที่ปุ่ม "เพิ่ม" และเลือกไฟล์ที่บันทึกไว้ก่อนหน้านี้
ดังนั้น หลังจากใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที เราก็บันทึกข้อมูล Outlook ทั้งหมด และตอนนี้ เราก็สามารถดำเนินการติดตั้งระบบใหม่ได้อย่างปลอดภัย