Esküszöm, hogy elkerülöm az ilyen hibákat. Magyarázó megjegyzés - minta
A magyarázó megjegyzés olyan hivatalos dokumentum, amelyben a munkavállaló elmagyarázza vezetőjének egy adott fegyelmi vétség okait. E feljegyzés hiányában a munkáltatónak nincs joga fegyelmi eljárást alkalmazni munkavállalója ellen.
Ha a munkavállaló késik a munkából, el kell magyaráznia a munkáltatónak, hogy ez miért történt. Ehhez magyarázó jegyzetet ír.
Ez a dokumentumtípus a hivatalos személyi okmányok kategóriájába tartozik. Át kell adnia a személyzeti osztálynak, vagy a vezető titkárának, vagy közvetlenül a vezetőnek.
A feljegyzést kézzel írják normál papírlapra, vagy a cég fejlécére. 2 részből kell állnia:
- aktuális - ez a késés tényének kijelentése;
- magyarázó - itt az alkalmazott elmagyarázza, miért késett. A dokumentum ezen részében a munkavállaló olyan indokokat és érveket közöl, amelyek igazolhatják (vagy legalábbis megmagyarázhatják) a késés tényét.
Kérjük a személyzeti osztály dolgozóit, valamint a munkáltatókat, hogy minden irodai dokumentumot kézzel írjanak. Ez viszontbiztosít a vádak ellen. Voltak esetek benne bírói gyakorlat amikor az alkalmazottak megtagadták, hogy egy számítógépen nyomtatott dokumentum az ő szerzőjük.
Hogyan írjunk magyarázó megjegyzést egy munkahelyi hibáról
Senki sem mentes a munkahelyi hibáktól. Ha egy vállalkozás vagy szerkezeti egység vezetője szembesül azzal, hogy alkalmazottja hibásan és írástudatlanul végezte közvetlen munkaköri feladatait, joga van magyarázatot kérni ettől a munkavállalótól. A magyarázatokat írásban adjuk meg. A szóbeli magyarázat nem mentség.
A munkavállaló bármilyen formában jegyzetet ír, de a következőket kell tükröznie benne:
- a jobb felső sarokban a dokumentum „fejléce” van megrajzolva. Itt ez áll:
- a munkáltató neve a jogi formával együtt;
- pozíciója és kezdőbetűi, akinek a dokumentumot szánják. Általában ez a szervezet vagy szerkezeti egység vezetője.
- ezt követi a dokumentum neve. Ebben az esetben a „megjegyzés” idézőjel nélkül és a lap közepén van feltüntetve;
- a dokumentum elkészítésének dátuma és bejövő száma a titkárnál történt regisztrációkor. Ha a vezetőnek nincs titkára, és nem ő javítja ki a beérkező dokumentációt, akkor nem kell számot megadni;
- cím – vagyis az alap. Például „a dokumentumok kitöltésének hibájáról”;
- dokumentum szövege. Itt a vétkes munkavállaló röviden ismerteti, hogy milyen okokat hibázott közvetlen munkaköri feladatai ellátása során;
- majd felteszi az aláírását és megfejti. A pozícióját is jeleznie kell.
A hiba okai
A munkavállaló hibázhat munkaköri feladatai ellátása során. különböző okok miatt. Lehet, hogy a munkavállaló hibája, vagy a munkáltató hibája.
A hibák elkövetésének kritériumai alapján a következőképpen osztályozhatók:
- tájékozódási hibák - vagyis a munkavállaló elkövetett ezt vagy azt a hibát, mert nem rendelkezett a szükséges információkkal;
- hibák a döntéshozatalban - a munkavállaló valamilyen okból rossz döntést hozott;
- hibák a műveletek végrehajtásában - a munkavállaló helytelen cselekedetei hibához vezettek.
Ezenkívül a következő okok miatt fordulhatnak elő hibák a munkában:
- az alkalmazottak fáradtsága;
- betegsége;
- bizonyos gyógyszerek alkalmazott általi használata, amelyeket orvos ír fel neki;
- szakszerűtlenség;
- feszültség;
- családi problémák;
- ha a munkavállaló nem tartja be a munkavédelmi és biztonsági intézkedéseket;
- más okok.
A magyarázó megjegyzés írásakor a munkavállalónak egyértelműen meg kell jelölnie a hiba okát. Ha ez gyógyszert szed, akkor jobb lenne elmenni az orvoshoz, és megkérni, hogy állítson ki egy orvosi dokumentumot, amely megerősíti ezt a tényt.
Példa egy magyarázó megjegyzésre
A magyarázó megjegyzés hozzávetőleges szövege, ha egy alkalmazott hibázik a feladatai ellátása során, így kell kinéznie:
vezérigazgatónak
OOO "Nefontan"
Dolgancsikov R.O.
Magyarázó levél
2018.07.10. 41. sz
A berendezések leállásának engedélyezéséről
Én, Klyachukovsky Eldar Romanovich engedélyeztem a berendezések leállását a gyártási telephelyemen, mivel a berendezés meghibásodása során a Molzhonkin P.E. üzletvezetővel való megbeszélés miatt távol voltam a munkahelyemről. Az asszisztensem nem tudta megjavítani a gépet. És így várt rám.
A 12. számú műhely mérnöke (aláírás) Klyachukovsky Eldar Romanovich
Hiba a dokumentumokban
A munkahelyi „legnépszerűbb” hiba az iratok helytelen és írástudatlan kitöltése. Ez történhet egy személy és egy gép hibájából is - például egy számítógép hibájából.
Ha a munkavállaló vétkes, akkor ennek oka lehet fáradtsága vagy leterheltsége a hiba napján. Például egy alkalmazott felfújta az árakat az ügyfél szállítólevelén és számláján. Egy ilyen hiba következménye az volt, hogy a kiszállított áru visszakerült az eladóhoz, a vevő pedig nem volt hajlandó fizetni érte, mert rossz árakat látott.
A könyvelőt bűnösnek találták. A hiba oka pedig az lehet, hogy a munkavállaló, akinek feladatai közé tartozott az áruszállítással kapcsolatos papírkezelés is, szabadságra ment, és a vétkes könyvelőre hárította a feladatait, akinek nem volt megfelelő tapasztalata ezen a területen.
Egy ilyen hiba nem vezet fegyelmi eljáráshoz a munkáltató részéről, de hatással lehet például a prémiumok elosztására a számviteli szolgálat dolgozói között.
Gyakran előfordulnak hibák a papírmunkában a személyzeti tiszteknél. Közülük a leggyakrabban előforduló elírások a parancsok végrehajtásában és a vezetői utasítások. Például a személyzeti tiszt átrendezte a betűket az alkalmazott vezetéknevében. A hiba nem szörnyű, de a rendelést újra kell gépelni. Ebben az esetben valószínűleg nem kell magyarázó megjegyzést írnia.
Az írásbeli magyarázatok benyújtása csak számos esetben válik kötelezővé. A leggyakrabban- az okok érvényességének értékelésekor alkalmazott fegyelmi vétsége(munkaügyi, hivatali kötelezettségek megsértése a munkavállaló részéről). Ezt a fegyelmi büntetés kiszabásának eljárása írja elő. A Munka Törvénykönyve (a továbbiakban - az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve) 193. cikke, amely nemcsak megjegyzést vagy megrovást, hanem elbocsátást is eredményezhet. Minden attól függ, hogy milyen körülmények között kell megértenie. A magyarázó jegyzet ebben az esetben dokumentálja, közvetíti a vezetőség felé a munkavállaló álláspontját, helyzetképét, érveit.
Dokumentumtöredék
Show összecsukása
Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve. 193. cikk "A fegyelmi szankciók alkalmazására vonatkozó eljárás"
A fegyelmi büntetés alkalmazása előtt a munkáltatónak írásbeli magyarázatot kell kérnie a munkavállalótól. Ha két munkanap elteltével a munkavállaló nem adja meg a megadott magyarázatot, akkor megfelelő aktus készül.
A munkavállaló magyarázatának elmulasztása nem akadálya a fegyelmi büntetés alkalmazásának.
A fegyelmi szankciót legkésőbb a kötelességszegés felfedezésétől számított egy hónapon belül kell alkalmazni, nem számítva a munkavállaló betegségének idejét, szabadságon tartózkodását, valamint a képviselő-testület véleményének figyelembevételéhez szükséges időt. alkalmazottainak.
A fegyelmi szankció legkésőbb a kötelességszegés elkövetésétől számított hat hónapon belül, a könyvvizsgálat, a pénzügyi-gazdasági tevékenység ellenőrzése vagy az ellenőrzés eredménye alapján pedig az elkövetéstől számított két éven belül nem alkalmazható. A fenti határidők nem tartalmazzák a büntetőeljárás idejét.
Minden fegyelmi vétségért csak egy fegyelmi büntetés alkalmazható.
A munkáltató fegyelmi büntetés alkalmazására vonatkozó rendelkezését (utasítását) a kibocsátásától számított három munkanapon belül, a munkavállaló munkából való távolmaradása idejére nem számítva, aláírás ellenében közli a munkavállalóval. Ha a munkavállaló aláírás ellenében megtagadja, hogy megismerkedjen a meghatározott utasítással (utasítással), megfelelő aktus készül.
A fegyelmi büntetés ellen a munkavállaló fellebbezhet az állami munkaügyi felügyelőséghez és (vagy) az egyéni munkaügyi viták elbírálására szolgáló szervekhez.
De más okból is készülhet magyarázó jegyzet, bár az „indoklás szükségessége” szempont megmarad (elvégre más esetekben kézbesítést, feljegyzést használnak). Például a munkáltató vagyonában bekövetkezett károkozás körülményeinek kivizsgálása és összegének meghatározása során a Kbt. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 247.
Lásd még egy mintakövetelményt az írásbeli magyarázatokhoz a „Hamis okmányok foglalkoztatáshoz” cikkben.
Írásbeli magyarázat kérése
Tehát "a fegyelmi büntetés alkalmazása előtt a munkáltatónak írásbeli magyarázatot kell kérnie a munkavállalótól". Mint látható, a törvény nem határozza meg pontosan, hogy a magyarázatigénylés szóbeli vagy írásbeli legyen. Különösen nehéz esetekben, amikor mind a munkavállaló, mind a munkáltató nagyon komolyan gondolja, és – ahogy mondani szokás – a keserű végére akar menni, a munkáltatónak írásban magyarázatot kell kérnie a munkavállalótól, hogy később meg tudja erősíteni a megfelelést. az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 193. cikkében a fegyelmi szankciók kiszabására előírt eljárással (1. példa). Ennek a személyi dokumentumnak a jóváhagyott formája soha nem létezett, ezért minden szervezetben a maga módján állítják össze. Még az ehhez használt dokumentum típusa is eltérő (értesítés, követelmény, levél stb.), bár helyesebb a „ követelmény", mert az Art. 1. részében Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 193. cikke kimondja, hogy. Az értesítésnek más jelentése van – információt adnak, és nem kell semmit tenni. Levél - egy kimenő dokumentum, amelyet harmadik fél szervezetnek küldenek vagy egyénnek, és a munkavállaló nem olyan „idegen” ember.
Emlékeztetni kell arra, hogy „a fegyelmi szankciót legkésőbb a kötelességszegés felfedezésének napjától számított egy hónapon belül alkalmazzák” (Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 193. cikkének 3. része). Felfedezésének tényét cselekmény erősíti meg, nem követelmény. Ezért ezt a hónapot a felfedezés napjától kell számolni (amely ideális esetben egybeesik az okirat elkészítésének időpontjával), nem pedig az írásbeli magyarázat kérésének időpontjától.
Egy másik időszakot a kereset benyújtásának időpontjától számítanak - 2 nap írásos magyarázatot adni(lásd a 3. példát). Ezért nem csak a követelés kiállítása fontos, hanem annak bizonyítása is, hogy azt átadták a munkavállalónak, vagy megtagadta annak átvételét. Ehhez a lap alján azonnal elkészítheti a megfelelő üres helyeket (az 1. példában 1-es és 2-es számmal jelölve): ha az elsőt nem adják ki (aláírás a felszólítás kézhezvételekor), akkor a másodikat ki van állítva (tanúk megerősítik azt a tényt, hogy a munkavállaló megtagadta ennek a dokumentumnak az átvételét, ez a jelölés kiküszöböli a külön aktus elkészítésének szükségességét).
1. példa
Írásbeli magyarázat kérése a munkavállalótól
Show összecsukása
2. példa
A munkavállalótól a munkából való távolmaradás okaira vonatkozó magyarázati igény szövege és aláírás
Show összecsukása
3. példa
A fegyelmi vétség okainak írásbeli magyarázatának időtartamának számítása
Show összecsukása
Tegyük fel, hogy egy dolgozó 2014. 01. 09. hétfőn gondatlanságból megrongálta a munkáltató vagyonát, ennek tanúi voltak, és még aznap meg is készült az aktus. 2014. szeptember 2-án a munkavállalónak írásbeli magyarázatot kellett adnia. Kezdjük a számolást következő nap:
- 2014.09.03. - 1. nap,
- 2014.09.04 - 2. nap (amikor a magyarázó feljegyzés benyújtása még időszerűnek számít),
- 2014.09.05-én már lehetőség van a magyarázat elmulasztásának tényének aktiválására.
Ha az írásbeli magyarázkodási kötelezettséget 2014.09.09-én, pénteken ismertették a munkavállalóval, és szombat és vasárnap a szabadnapja (azaz nem számítanak bele a 2 napos időszak számításába), akkor a határidő indokolás időben történő benyújtására csak 2014.09.09 kedden jár le.
Annak érdekében, hogy a lelkiismeretes alkalmazott ne keveredjen össze ennek az időszaknak a kiszámításakor, jobb, ha azonnal megjelöli a követelményben egy konkrét dátumot, ameddig magyarázó megjegyzést kell benyújtani. Itt adhat meg egy adott egységet/tisztviselőt, akinek meg kell adni (lásd az 1. példa követelményének szövegének második bekezdését). A magyarázó jegyzet címzettje (akinek a nevére készült, például a főigazgató) és a személy, akinek azt át kell adni (például a titkár vagy a személyzeti osztály vezetője), valószínűleg különböző személyek.
Ha az alkalmazottnak valóban volt jó okok olyan viselkedés, amely a munkáltatónak nem tetszett, és általában megfelelő emberek, akkor nem kell félni a magyarázó megjegyzéstől - ez a "vádlott" védelmére fog jönni. Ekkor nem kell várnia a munkáltató írásos kérésére. Szóbeli kívánsága szerint jobb, ha azonnal magyarázó jegyzetet készít, amelyhez csatolja az ártatlanságának maximális bizonyítékát. Nemcsak a hivatalos dokumentumok, hanem a metró üzemzavarairól szóló híroldali kinyomtatás is megteszi, amelyen keresztül a későn érkezők munkába állnak. Ha konfliktus van az alkalmazottak között, akkor egy jól megírt magyarázó megjegyzés akár a menedzsmentet is a szerző oldalára húzhatja.
Kinek a nevében van írva a magyarázó megjegyzés?
A kérdés pontos megválaszolásához meg kell tekinteni a Belső Munkaügyi Szabályzatot, amelynek minden szervezetben érvényben kell lennie. Valószínűleg azt írja ki, hogy az alkalmazott közvetlen felettesének és vezérigazgatójának tesz jelentést. Utána a magyarázó megjegyzés, ebben az esetben a munkavállaló vagy a főnöke, vagy a főigazgató nevére ír.
A helyi szabályozás eltérő hierarchiát állíthat fel: például a tagok munkacsoport jelenteni ennek a csoportnak a vezetőjének, annak ellenére, hogy különböző részlegeket képviselnek benne. A csoportvezető csak akkor kérhet írásbeli magyarázatot, ha a kötelességszegés a csoport munkájához kapcsolódik.
Így a biztonsági szolgálat, a vállalati kultúra menedzser, a személyzeti osztály vezetője nem jogosult magyarázatot követelni más osztályok nem alárendelt munkatársaitól, kivéve, ha ezt a szervezet helyi szabályzata kifejezetten kimondja. Igaz, a vonatkozó jogosítványokat ezekre és más tisztségviselőkre továbbra is a főigazgató megbízással ruházhatja át (például egy adott incidens kivizsgálásával foglalkozó bizottság elnökére). Lásd az 1. és 2. példában a felkiáltójellel jelölt feliratokat.
Kézzel vagy számítógépen?
A törvény nem kötelezi a magyarázó jegyzetek kézi megírását, azokat számítógépen lehet gépelni. A tapasztalt személyzeti tisztek azonban magyarázatot követelnek az alkalmazottaktól, amelyeket csak saját kezükkel írtak. Munkaügyi vita esetén ez segít a munkáltatónak abban, hogy megvédje magát az olyan alkalmazott kötelességszegése ellen, aki azt állíthatja, hogy „kénytelen volt” aláírni egy valaki által már elkészített szöveget.
A kézírásos elemek minimálisan szükséges összetétele, amelyet a munkavállaló kézzel ír egy magyarázó megjegyzésbe, a következő:
- pozíció,
- személyes stroke és
- ÉS RÓLA. Vezetéknév.
Lehetetlen csak egy kézzel írt személyes vonásra szorítkozni, mert egyes aláírások kézírásvizsgálattal nem azonosíthatók egyértelműen egy adott személyhez tartozóként. És egész szavakra (pozíciókban és vezetéknevekben) ez határozottan megtehető.
A magyarázó megjegyzés részletei
A magyarázó jegyzet formája viszonylag szabad. Senki sem követeli meg a munkavállalótól, hogy alaposan ismerje a papírmunka normáit, és elég a szükséges minimum betartása.
A lap tetején, a lap jobb oldalán egy oszlopban az információk vannak írva kinek és kinek szól a magyarázó megjegyzés. A munkavállalónak jeleznie kell a sajátját szerkezeti felosztás, beosztás, valamint a teljes vezetéknév, név és apanév. Dokumentumtípus neve- magyarázó megjegyzés - a közepére van írva, néhány sorral később (általában a nagybetű vagy csak nagybetűkkel, ahogy a 4. példában látható). Az 5. példa egy elavult változatot mutat be, ahol a dokumentumtípus neve teljes egészében kisbetűkkel van írva, és egy pont követi, pl. az egész "sapka" mintha egyetlen mondatban olvasható volna; ilyen tervezési lehetőségek korábban az alkalmazásokban voltak megtalálhatók.
4. példa
A magyarázó megjegyzés „fejléce”.
Show összecsukása
5. példa
A magyarázó jegyzet „sapkájának” elavult változata
Show összecsukása
Kérjük, vegye figyelembe: az 5. példában a dokumentum típusát (kis betűvel és ponttal) tartalmazó sor elavult, és a fentiek teljesen helyesek. A magyarázó jegyzet szerzőjének pozíciója eltérhet a címzetttől (vezérigazgató, mint a 4. példában), vagy azonnal a következő sorba kerülhet (mint az 5. példában). A "tól" elöljárószó szerepelhet a szerző címe előtt, de lehet, hogy nem.
A dokumentumtípus nevét követi szöveg amely szabad formában van. Az egyetlen követelmény vele szemben:
- a megfogalmazás helyessége és lehetőség szerint hivatalos üzleti stílus alkalmazása,
- csak pontos dátumok ha kell, idő
- tények és a jelenlegi helyzet okai.
A körülmények különbözőek, és helytelen egy magyarázó megjegyzésben rövidséget követelni a munkavállalótól. Egy jegyzet több papírlapot is foglalhat, közvetlen beszédet tartalmazhat, és jó nyomozóként olvasható, vagy állhat egy sorból is. A munkáltatónak nincs joga korlátozni a munkavállalót az ilyen „kreativitásban”.
Senki nem vár következtetéseket és javaslatokat a munkavállalótól a magyarázatban, bár nem fog megtiltani, hogy ezeket belefoglalja.
A magyarázó megjegyzés tartalmát csak az a munkavállaló határozza meg, akinek meg kell írnia. A főnöknek nincs joga a szöveget diktálni, olyan kifejezéseket mondani, mint „nem ez az oka”, átírást követelni és egyéb módon befolyásolni a dokumentum tartalmát. Egyes szervezetekben ennél is tovább mennek, és szabványos magyarázó megjegyzéseket készítenek. A munkavállalónak joga van eldönteni, hogy használja-e ezeket, vagy önállóan ír magyarázó megjegyzést. Érdeke, hogy úgy írja le a történteket, ahogyan ő helyesnek tartja. A munkáltató pedig köteles megismerkedni a munkavállaló bármilyen magyarázatával, akár tetszik neki, akár nem.
A magyarázó megjegyzés szövegének megfogalmazása nagyon gyakran nehéz. Ismételjük meg a fő szabályt: az eseményeket úgy kell megfogalmazni, ahogyan megtörténtek.
Ha nyilvánvaló az alkalmazott hibája (késett, goromba volt az ügyféllel, elfelejtett valamit), akkor értelmetlen ezt tagadni és valamiféle kifogást kitalálni. Úgy kell leírni, ahogy van:
6. példa
Magyarázó megjegyzés szövege
Show összecsukása
7. példa
Magyarázó megjegyzés szövege
Show összecsukása
A munkahelyi késésnek vagy távolmaradásnak számos oka lehet, és nem mindegyik érvényes. Ha a munkavállaló nem akarja közölni késésének valódi okát, akkor joga van. Itt a „családi okokból” vagy „személyes okokból” univerzális megfogalmazások segítenek (lásd a 8. példát). Egy másik kiút az okok leírása nélkül beismerni bűnösségét (9. példa). Az ilyen közhelyek azonban természetesen nem váltanak ki megértést és együttérzést a vezetésből.
8. példa
Magyarázó megjegyzés szövege
Show összecsukása
9. példa
Magyarázó megjegyzés szövege
Show összecsukása
A munkavállaló azt feltételezheti, hogy „megbocsátanak”, mert a kötelességszegés oka jogos, és ő maga is régóta dolgozik, ilyen még nem fordult elő, vagy más okból. Akkor inkább írja meg a magyarázatában:
10. példa
A magyarázó jegyzet szövegtöredéke
Művészet. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 193. cikke előír egy szabályt, amely szerint a munkavállaló szankciójának kiszabásához a vezetőnek magyarázatot kell kérnie tőle (amely teljes mértékben a magyarázó megjegyzés definíciója alá tartozik). Ha a munkavállaló 2 napon belül figyelmen kívül hagyja az iratkészítési kérelmet, a személyzeti osztály (vagy más meghatalmazott személy) a magyarázat megtagadásáról szóló okiratot állít ki. És ebben az esetben semmi sem akadályozza meg a főnököt abban, hogy fegyelmi intézkedéseket alkalmazzon a munkavállalóval szemben.
Ezen az eseten kívül az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve tartalmazza az Art. 247. §-a, amely meghatározza, hogy a munkáltató károkozásának összes körülményének megállapítása érdekében megfelelő ellenőrzésre kerül sor, melynek során magyarázatot kérnek a munkavállalótól a vétkes magatartás tényére vonatkozóan. Papír hiányában a munkavállalótól aktát is készítenek.
Ezenkívül a szervezet vezetőjének joga van megkövetelni a munkavállalótól, hogy írjon magyarázó megjegyzést minden olyan esetben, amikor úgy ítéli meg, hogy magatartása vétkes.
FONTOS! A jogalkotó egyértelmű követelményt fogalmaz meg a magyarázó megjegyzés formájával kapcsolatban - a munkavállaló a dokumentum írásos változatát biztosítja. Nem lesz lehetőség a szóbeli megjegyzésekre korlátozódni.
Hogyan írjunk magyarázó megjegyzést?
Az első dolog, amire figyelni kell, az a magyarázó megjegyzés címzettje. Ahhoz, hogy egy dokumentum eljusson olyan személyhez, aki megfelelően át tudja tekinteni, először tanulmányoznia kell az alárendeltségi hierarchiát. A dokumentumot általában a közvetlen felettesnek kell benyújtani. A papír azonnali átadása a főigazgatónak nem megengedett. Hogy ne keveredjen össze a főnökökkel, javasoljuk, hogy olvassák el a munkaköri leírást és a belső szabályzatokat, amelyek kitérnek az alárendeltségi kérdésekre.
A következő szempont az, hogy hogyan írjunk magyarázó jegyzetet: kézzel vagy számítógépen? A jogalkotó nem határoz meg ilyen finomságokat. A vállalkozás helyi dokumentumaiban azonban ez a kérdés részletesebben tükröződhet. Ezenkívül a szervezet rendelkezhet speciális űrlapokkal a magyarázatok írására. Erről előre tájékozódni kell a személyzeti osztályon vagy közvetlen felettesétől.
Ha a szervezetben nincsenek követelmények az írópapírra vonatkozóan, javasoljuk, hogy a következő pontokat tükrözze a dokumentumban:
- a címzett teljes és helyes neve, az egység vagy osztály megjelölésével;
- dátum és kimenő szám, ha a dokumentumot annak az osztálynak a külön folyóiratában tartják nyilván, ahol a jegyzet szerzője dolgozik;
- magyarázó szöveg;
- aláírás és visszafejtés.
FONTOS! Az iratot hivatalosan át kell adni a címzettnek, azaz a hivatalon vagy meghatalmazotton keresztül úgy, hogy a magyarázó jegyzet átvételére jelzés kerüljön.
A dokumentumok idő előtti benyújtása lényegében a közvetlen hatósági kötelezettségek elmulasztása, mert számos szakmában dokumentációval kell dolgozni. Ha valamelyik papírt nem biztosították időben, ez késleltetheti a munkafolyamatokat, vagy egyszerűen negatívan befolyásolhatja az eredményt.
Ha a munkavállaló ilyen hiányosságot követett el a munkájában, a hatóságoknak jogában áll magyarázó megjegyzést kérni tőle, amelyben meg kell jelölni azokat az okokat, amelyek a dokumentáció késedelméhez vezettek.
FÁJLOK
Feljegyzés készül Általános elvek irodai munka, azaz a címzett (vezető), saját beosztás megjelölése, dátum kötelező feltüntetése és személyes aláírás. Javaslatok a tartalom megfogalmazásához:
- ne próbálja saját felügyeletét másra áthárítani;
- a magyarázó jegyzetben szereplő ellenvádak nem fognak az Ön javára válni;
- ha valóban megtörténik a bûntudat, akkor helyesebb beismerni, bocsánatot kérni és kifejezni azt a szándékot, hogy ez a jövõben ne történjen meg;
- nem szabad belemerülni a részletes és hosszadalmas magyarázatokba, elég egy okot feltüntetni;
- a jegyzet szövege az íratlan szabályok szerint nem haladhatja meg az 1 lapot.
Példa a dokumentumok késedelmes benyújtására vonatkozó magyarázó megjegyzésre
A Moszkvai Választottbíróság elnöke
N. A. Novikov
üzleti osztály szakértője
Maryanova R.M.
MAGYARÁZÓ LEVÉL
A dokumentum késedelmes benyújtásáról
Én, Maryanova Raisa Mikhailovna, fiatal szakember lévén, 2017. szeptember 12-e óta dolgozom a bíróságon. Eddig gyakorlatilag nem volt tapasztalatom a bírósági dokumentációval kapcsolatban. Ma a dokumentumáramlás körülbelül napi 200 dokumentum.
A nagy leterheltség és a gyakorlati tapasztalat hiánya miatt hivatali feladataimmal nem tudtam megbirkózni, a határidők megszegésével 2017. szeptember 18-án kelt bírói aktust küldtem ki.
Kérem, ne tegyen ellenem fegyelmi eljárást. A jövőben igyekszem körültekintőbben és koncentráltabban, tapasztalatokat gyűjtve végezni a munkámat.
2017.09.20
Irodai munkaosztály szakértő / Maryanova / R.M. Maryanova
Mindent a magyarázó megjegyzésről és más példákról -.