การจำแนกประเภทเอกสารตามเกณฑ์ต่างๆ การจำแนกประเภทเอกสารตามองค์ประกอบข้อมูล

คุณลักษณะการจำแนกประเภทหลักสรุปไว้ในตารางที่ 33

- ตารางที่ 33. คุณสมบัติหลักของการจำแนกเอกสารตามองค์ประกอบข้อมูล

มาดูรายละเอียดเพิ่มเติม:

1. การจำแนกประเภทของเอกสารตามลักษณะของวิธีการบันทึกข้อมูลเชิงสัญลักษณ์

บนพื้นฐานนี้ ข้อความ สัญลักษณ์ อุดมคติ เสียง เมทริกซ์ ดิจิตอล และเอกสารที่ซับซ้อนจะมีความแตกต่างกัน

2. การจำแนกประเภทเอกสารตามการวัดข้อมูลการบันทึก

ตามคุณสมบัตินี้ เอกสารหนึ่ง, สองและสามมิติ (เทปเจาะ, จดหมายอย่างเป็นทางการ, ลูกโลก) มีความโดดเด่น

3. การจำแนกประเภทของเอกสารตามความเกี่ยวข้องในการรับรู้ข้อมูล

บนพื้นฐานนี้ จะทำให้เกิดความแตกต่างระหว่างเอกสารที่มนุษย์อ่านและเอกสารที่อ่านโดยใช้วิธีการทางเทคนิค (โดยใช้เครื่องบันทึกเทป โทรทัศน์ คอมพิวเตอร์อิเล็กทรอนิกส์ โทรศัพท์มือถือ ฯลฯ)

4. จำแนกเอกสารตามช่องทางการรับรู้ข้อมูล

5. การจำแนกประเภทเอกสารตามระดับการเผยแพร่ข้อมูล

ตามระดับของการเผยแพร่ข้อมูลเอกสารแบ่งออกเป็น: เผยแพร่, ไม่ได้เผยแพร่, ไม่ได้เผยแพร่และอิเล็กทรอนิกส์

6. การจำแนกประเภทเอกสารตามระดับระยะเวลาการประมวลผล

การจำแนกประเภทนี้จะแยกความแตกต่างระหว่างเอกสารหลักและเอกสารรองตามเวลาที่ปรากฏในโลก

7. การจำแนกเอกสารตามเนื้อหา

ก. การจำแนกส่วนสิบ เมลวิลล์. ดิวอี้

(DDC, การจำแนกทศนิยมดิวอี้, DDC)

ระบบการจำแนกประเภทสากลที่พัฒนาขึ้นในปี พ.ศ. 2419 โดยบรรณารักษ์ชาวอเมริกัน เอ็ม. ดิวอี (1851 - 1931) มีวัตถุประสงค์เพื่อการจัดวางหนังสือในห้องสมุดสาธารณะอย่างเป็นระบบ สหรัฐอเมริกา. ในฉบับพิมพ์ครั้งแรก x มีวัตถุประสงค์เพื่อแสดงรายการเอกสารเท่านั้น แต่ตั้งแต่เริ่มแรกมีองค์ประกอบของการพิมพ์แบบซ่อนเร้น ต่อจากนั้น การแจกแจงทั่วไปจะถูกแยกออกเป็นตารางเสริมที่เป็นอิสระ และระบบได้รับการผสมผสานของอักขระใหม่

ระบบประกอบด้วยตารางหลัก (Schedule) และตารางเสริม (Tables) ส่วนประกอบของฉบับสมบูรณ์ยังเป็น Relative Index (ตามตัวอักษร: "index ความสัมพันธ์ในครอบครัว") - APU และ Manual (Kerstvo) ซึ่งนำเสนออย่างครบถ้วน ความเห็นเกี่ยวกับระเบียบวิธีไปที่ตาราง (วิธีการจัดระบบส่วนตัว)

DDC เป็นระบบการจำแนกประเภททั่วโลกที่ใช้ใน 135 ประเทศ ในบ้านเกิดของเขาใน สหรัฐอเมริกา,. DKD ถูกใช้โดยห้องสมุดสาธารณะและห้องสมุดโรงเรียน 95%, 25% ของจำนวนห้องสมุดวิทยาลัยและมหาวิทยาลัยทั้งหมด และ 20% ของห้องสมุดพิเศษ DKD ได้รับการแปลเป็น 30 ภาษา

ฉบับที่ 1 DKD-1876 (44 ก), 2 - 1885 (314 วิ) ในชีวิต. เอ็ม. ดิวอี้ จัดพิมพ์ 12 ฉบับ ในปี พ.ศ. 2439 เอ็ม. ดิวอีได้ก่อตั้งมูลนิธิ Forest Press Foundation ซึ่งเขาโอนสิทธิ์ในการเผยแพร่และการพัฒนาไปให้ ดีเคดี. สิทธิที่คล้ายกันถูกโอนไปยังยุโรป สถาบันบรรณานุกรมนานาชาติ)

2523 ใน OCLC (ศูนย์ห้องสมุดคอมพิวเตอร์ออนไลน์ โอไฮโอ) ได้ซื้อกิจการ Forest Press และสร้าง OCLC Forest Press ซึ่งเผยแพร่ชื่อดังกล่าว ดีเคดี ฉบับที่ 20 DKD ได้รับการจัดเตรียมโดยใช้คอมพิวเตอร์ทั้งหมด เทคโนโลยีเออร์โน ในปี 1993 เปิดตัวออปติคัลดิสก์ (CD-ROM) "Electronic Dewey DDC 20" ในปี 1996 - ออปติคัล ดิสก์วินโดวส์ DC 2k วินโดวส์ DC 21

สมาชิกสิ่งพิมพ์ทั้งหมด DKD ได้รับการเพิ่มเติม การเผยแพร่ และการแก้ไขที่สมบูรณ์ฟรี - "การจำแนกประเภททศนิยมของดิวอี้ การเพิ่มเติม หมายเหตุ และการตัดสินใจ (DC)

B. การจำแนกทศนิยมสากล

(UDYU. UDC เป็นระบบรวมแบบลำดับชั้นตาม "การจำแนกประเภทส่วนสิบ" และประกอบด้วยสามส่วน - ตารางหลัก ตารางการกำหนด และดัชนีตัวอักษรที่พัฒนาโดย Ena ในปี 1895-1905 หน้า ที่สถาบันบรรณานุกรมนานาชาติในกรุงบรัสเซลส์ ภายใต้การนำ ของนักวิทยาศาสตร์ชาวเบลเยี่ยม potli และ A. Lafontaine

ในปี 1956. สหภาพโซเวียตถูกสร้างขึ้น สถาบันข้อมูลวิทยาศาสตร์และเทคนิค All-Union เข้ามาเป็นสมาชิก สมาพันธ์ระหว่างประเทศด้านเอกสารได้รับตารางมาตรฐาน ยูดีซี. ผู้เชี่ยวชาญทำความคุ้นเคยกับตาราง UDC ในการปรับปรุงซึ่งสอดคล้องกับ กฎ. ประเทศสมาชิกหลายประเทศทั่วโลกสามารถเข้าร่วม UDC ได้ สหพันธ์นานาชาติ หากไม่ได้รับความคิดเห็นหรือข้อโต้แย้งภายในสี่เดือน โครงการจะได้รับการยอมรับโดยอัตโนมัติและรวมอยู่ใน “ส่วนขยายและการแก้ไข UDC” ฉบับถัดไป (การเพิ่มเติมและการแก้ไข UDC ที่เผยแพร่ตั้งแต่ปี 1950)

ในช่วงต้นทศวรรษ 1970 มีการจัดตั้งเครือข่ายหน่วยงานข้อมูลทางวิทยาศาสตร์และเทคนิค (STI) ขึ้นในประเทศ ตามคำแนะนำ การประชุมคนงานชาวรัสเซียทั้งหมด เอ็นทีไอ. คำแนะนำ. รัฐมนตรี. สหภาพโซเวียตเผยแพร่เมื่อวันที่ 14 พฤษภาคม 2505 มติ (ฉบับที่ 445) “เกี่ยวกับมาตรการเพื่อปรับปรุงการจัดระเบียบข้อมูลทางวิทยาศาสตร์และทางเทคนิคในประเทศ” วรรค 5 ระบุว่า: “แนะนำตั้งแต่ปี 1963 ในสำนักพิมพ์ทางวิทยาศาสตร์และเทคนิค กองบรรณาธิการของวารสารวิทยาศาสตร์และเทคนิค ในทางวิทยาศาสตร์ และองค์กรข้อมูลทางเทคนิค ห้องสมุดวิทยาศาสตร์-เทคนิค จำเป็นต้องจัดหมวดหมู่สิ่งพิมพ์ทั้งหมดตามระบบทศนิยมสากล

ข้อจำกัดของการสมัคร UDC ได้รับการขยายให้ครอบคลุมห้องสมุดทางการแพทย์และการเกษตร และเครือข่ายหน่วยงานข้อมูลทั้งหมดโดยไม่มีข้อจำกัดทางอุตสาหกรรม

ในปี พ.ศ. 2506-2509 ด้วยความพยายามแบบรวมศูนย์ของห้องสมุดและองค์กรต่างๆ NTI ดำเนินการฉบับพิมพ์ครั้งแรก UDC ในภาษารัสเซีย การแปลดูเหมือนจะไม่เพียงพอในหลายๆ ตำแหน่ง โดยแต่ละประเด็นออกเป็นโพลีกราฟที่แตกต่างกันและมีช่องว่างมากมาย มีการตัดสินใจเผยแพร่ตารางอุตสาหกรรม UDC (เผยแพร่ตั้งแต่ปี 19644)

พ.ศ. 2509 ได้มีการจัดตั้งคณะกรรมการมาตรฐานซึ่งเป็นสำนักพิมพ์มาตรฐานขึ้นอีกครั้ง สถาบันข้อมูลวิทยาศาสตร์และเทคนิค All-Union (มาตรฐาน) การจำแนกประเภทและการเข้ารหัสได้รับความไว้วางใจในการจัดทำตารางรุ่นที่สอง UDC ในภาษารัสเซีย สิ่งพิมพ์นี้ตีพิมพ์ในปี พ.ศ. 2512-2513 โดยมีหมายเลขที่ได้รับอนุญาต สหพันธ์นานาชาติ ฉบับที่ 447 จำนวน 6 เล่ม จำนวน 9 เล่ม

พิมพ์ครั้งที่ 3 เมื่อ พ.ศ. 2525-2530 UDC ในภาษารัสเซีย (หมายเลข 572) ใน 7 ฉบับจาก 11 เล่ม ในเวลาเดียวกัน มีการเผยแพร่ประเด็นต่อเนื่องของ “New Issues of UDC” ซึ่งมีหน้าที่มีการเพิ่มเติมและการเพิ่มเติม สิ่งพิมพ์ถูกตีพิมพ์ในปี 1969 UDC ในหนึ่งวอลุ่มK ในหนึ่งวอลุ่ม

ตั้งแต่ปี 1997 ศูนย์วิทยาศาสตร์และเทคนิค "อธิการบดี" ซึ่งได้รับสิทธิ์ในการแปลเผยแพร่และแจกจ่ายตาราง ยูดีซี วี. รัสเซียและ. CIS ให้บริการแปลมาตรฐานฉบับสมบูรณ์ UDC ในภาษารัสเซีย ตารางใหม่ได้รับการเผยแพร่ภายใต้ชื่อ "สากลที่มีการจำแนกประเภท มุมมองภายนอกฉบับสมบูรณ์ที่สี่"

ภายในสิ้นปี พ.ศ. 2543 มีการตีพิมพ์ 3 เล่ม คาดว่าจะมีทั้งหมด 10 เล่ม ดัชนีหัวเรื่องตามตัวอักษรจะตีพิมพ์เพิ่มอีก 2 เล่ม

B. การจำแนกห้องสมุดและบรรณานุกรม (LBC)

พื้นฐาน. LBC ตั้งอยู่บนพื้นฐานของระบบห้องสมุดและบรรณานุกรมที่รวมกันตามลำดับชั้น ซึ่งประกอบด้วยตารางหลัก ตารางการแบ่งส่วนมาตรฐาน และดัชนีหัวเรื่องตามตัวอักษร LBC (แผนกมาตรฐานทั่วไป, แผนกมาตรฐานอาณาเขตในสองตาราง - สำหรับวิทยาศาสตร์ธรรมชาติและสำหรับเศรษฐกิจสังคมและมนุษยศาสตร์, แผนกมาตรฐานพิเศษ ฯลฯ

ฉบับพิมพ์ครั้งแรก. บีบีเค ออนไซต์. สหภาพโซเวียตสำหรับห้องสมุดวิทยาศาสตร์ (พ.ศ. 2503-2511) ใน 25 ประเด็นมีโครงสร้างที่ชัดเจน จักรวาลแห่งความรู้แบ่งออกเป็นสามส่วนที่ซับซ้อน: วิทยาศาสตร์ธรรมชาติ - บี/. E (ฉบับที่ 3-6) ตัวอย่างของวิทยาศาสตร์ adni - และ /. R (ฉบับที่ 7-13) สังคมศาสตร์และมนุษยศาสตร์ - 3 / หยู (ฉบับที่ 14-233)

รายการการแจกแจงหลักเริ่มต้นด้วยส่วนนี้ ก. ลัทธิมาร์กซิสม์-เลนิน (ฉบับที่ 1) ลงท้ายด้วยมาตรา ครับ วรรณกรรมเนื้อหาสากล (ฉบับที่ 25) ดังนั้นตารางการจำแนกประเภทหลักจึงมี 23 3 ประเด็นของการตีพิมพ์ซึ่งเริ่มต้นด้วยประเด็น I. ป้อนข้อมูลและลงท้ายด้วย release 25 การแจกแจงทั่วไป วิทยาศาสตร์ประยุกต์:. และ /. เกี่ยวกับ. เทคนิค. วิทยาศาสตร์เทคนิค (ฉบับที่ 7-11) ป.เกษตรและป่าไม้. Spodarsky ชนบทและวิทยาศาสตร์ป่าไม้ (ฉบับที่ 12) และ อาร์. ความปลอดภัย. ยารักษาโรค (ฉบับที่ 13k 13)

มนุษยศาสตร์เริ่มต้นด้วยฉบับที่ 19 ช. วัฒนธรรม วิทยาศาสตร์. การศึกษา. ประเด็นปัญหาสามประการที่นำโดยกลุ่มอุตสาหกรรมที่เกี่ยวข้อง: ปัญหา S.E. วิทยาศาสตร์ธรรมชาติทั่วไป ฉบับที่ 7 ตอนที่ 1 เจเทคโนโลยี เทคนิคศาสตร์ทั่วไป และฉบับที่ 14 ตอนที่ 1 ค. สังคมศาสตร์โดยทั่วไป แม้ว่าแผนทั่วไปของระบบจะถือว่ามีการเปิดตัว 16. F. Politics พรรคการเมืองและความขัดแย้งในกลุ่มพัฒนาไม่อนุญาตให้ตีพิมพ์ตารางรัฐศาสตร์อย่างครบถ้วน ฉบับที่ 16 ของการพิมพ์ครั้งแรก ชื่อ บีบีเค. F5/6. พรรคการเมือง. องค์กรทางสังคมและการเมืององค์กร

ในทางวิทยาศาสตร์โดยรวม ในเวลานั้น คำถามเกี่ยวกับความชอบธรรมของสังคมวิทยา พันธุศาสตร์ และวิทยาศาสตร์อื่นๆ อีกมากมายยังไม่ได้รับการแก้ไข ถึงผู้สร้าง. LBC สามารถทิ้งดัชนีสำรองไว้ในตำแหน่งตรรกะในโครงสร้างตาราง (ตัวอย่างเช่นสำหรับสังคมวิทยา - 35) สำหรับหลายคนที่ "ไม่รู้จัก" หรือถูกห้ามด้วยเหตุผลเดียวหรือทางวิทยาศาสตร์อื่น ๆ สาขาวิชาและปัญหา

D. การจำแนกวรรณกรรมแบบรวม

ประกอบด้วยตารางพื้นฐานและดัชนีหัวเรื่องตามตัวอักษรและมีไว้สำหรับการจัดระบบงานพิมพ์ในสิ่งพิมพ์บรรณานุกรมและสำหรับการรวบรวมไฟล์แคตตาล็อกตามซีรี่ส์การสมัครรับข้อมูล N. โดยพื้นฐานแล้ว มีการรวบรวมตารางพิเศษที่ใช้โดยแผนกสถิติสื่อมวลชนของห้องหนังสือเมื่อจัดระบบหนังสือตามเนื้อหา

นอกจากนี้ยังมีการแบ่งประเภทสำหรับเอกสารบางประเภท เช่น ตัวแยกประเภทมาตรฐานของรัฐ การจำแนกสิ่งประดิษฐ์ระหว่างประเทศ ฯลฯ

ไม่ว่าในกรณีใดในการจำแนกประเภทที่มีความหมายการแบ่งออกเป็นประเภทจะเกิดขึ้นตามตัวบ่งชี้ความหมายเช่น ตามเนื้อหา (สาขาความรู้ หัวข้อ หัวข้อการนำเสนอ ประเด็นที่ครอบคลุม ประเภท ประเภทและผลงาน ฯลฯ)

8. การจำแนกประเภทเอกสารตามลักษณะของข้อมูลทางสังคม

ตามลักษณะของข้อมูลทางสังคมที่มีอยู่ในเอกสารประเภทต่อไปนี้มีความโดดเด่น: มวลพิเศษและส่วนบุคคล

นอกจากนี้เอกสารส่วนหนึ่งเกี่ยวข้องกับขอบเขตของการควบคุมชีวิตของแต่ละบุคคลสังคมและรัฐ (เอกสารแหล่งกำเนิดอย่างเป็นทางการ)

ประการที่สอง สะท้อนชีวิตฝ่ายวิญญาณของสังคม (เอกสาร ที่เกิดขึ้นใน ชีวิตส่วนตัวและความคิดสร้างสรรค์ - งานวรรณกรรม, บันทึกความทรงจำ, จดหมาย, ไดอารี่, สมุดบันทึก ฯลฯ)

การจำแนกประเภทโดยสรุปของเอกสารตามองค์ประกอบข้อมูลแสดงไว้ในแผนภาพที่ 32

เอกสารอย่างเป็นทางการทั้งหมดอยู่ภายใต้การจำแนกประเภทที่ชัดเจนและจัดทำขึ้นตามมาตรฐานเดียวกัน ขั้นแรก คุณควรดูเอกสารประเภทหลักๆ

การจำแนกประเภทเอกสารขั้นพื้นฐาน

การจำแนกประเภทนี้เป็นประเภทที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในงานสำนักงาน เช่นเดียวกับในมหาวิทยาลัยที่ฝึกอบรมผู้เชี่ยวชาญที่เกี่ยวข้อง ดังนั้นเอกสารทั้งหมดจึงแบ่งออกเป็นกลุ่มตาม:

• ระดับความมุ่งมั่น
• เวลาจัดเก็บ;
• วันที่ดำเนินการ
• ประเภทของการนำเสนอ
• มีผลบังคับทางกฎหมาย
• แหล่งที่มา กำเนิด;
• ระดับของการจำกัดการเข้าถึง (การประชาสัมพันธ์);
• สถานที่แห่งการสร้างสรรค์
• เนื้อหา;
• ชื่อ, ชื่อเรื่อง;
• พื้นที่ใช้งาน
• ประเภทของเอกสาร

ประเภทของเอกสาร

ให้เราตรวจสอบรายละเอียดประเภทของเอกสารสำหรับแต่ละรายการของการจำแนกประเภทดังกล่าว

ตามความจำเป็น:

• คำสั่ง (บังคับดำเนินการ, ใช้);
• ข้อมูล (ประกอบด้วยข้อมูลและข้อมูลสำหรับการอ้างอิง)

ตามระยะเวลาการเก็บรักษา:

• ชั่วคราว (สูงสุด 10 ปี)
• ระยะยาว (มากกว่า 10 ปี)
• ที่เก็บข้อมูลถาวร

ตามวันที่ดำเนินการ:

• เร่งด่วน (ระบุวันดำเนินการที่ชัดเจน);
• ไม่เร่งด่วน

ประเภทของเอกสารตามประเภทการนำเสนอ:

• รวมเป็นหนึ่ง (รวบรวมตามรูปแบบมาตรฐานที่เข้มงวดของระบบใด ๆ );
• เป็นแบบอย่าง (ตัวอย่าง; เอกสารอื่น ๆ ถูกสร้างขึ้นโดยการเปรียบเทียบกับเอกสารเหล่านั้น);
• โดยทั่วไป (อธิบายกระบวนการที่เป็นมาตรฐานทั่วไป ปรากฏการณ์)
• ลายฉลุ (ที่มีโครงสร้างที่เตรียมไว้ล่วงหน้า "แกนหลัก" ของข้อความ เช่น แบบสอบถาม)
• บุคคล (รูปแบบการนำเสนอข้อมูลฟรี)

ตามการมีผลบังคับทางกฎหมาย:

• ต้นฉบับ, ต้นฉบับ (เอกสารชุดเดียวหรือชุดแรก);
• สำเนา (หนึ่งร้อยเปอร์เซ็นต์เหมือนกับต้นฉบับ แต่ไม่มีผลผูกพันทางกฎหมาย)
• การเผยแพร่ (แบบฟอร์มสำเนาที่จัดทำเป็นสำเนาคาร์บอนโดยตรงเมื่อรวบรวมต้นฉบับ);
• สำเนาที่ผ่านการรับรอง (รูปแบบของสำเนาที่มีรายละเอียดจำนวนหนึ่งที่ให้ผลบังคับทางกฎหมาย)
• สารสกัด (ข้อความที่ตัดตอนมาจากเอกสารจำเป็นต้องมีข้อมูลเกี่ยวกับสถานที่ที่พวกเขาถูกนำมาจากรับรองโดยวีซ่าของผู้รับผิดชอบ)
• สำเนา (รูปแบบของต้นฉบับซ้ำโดยมีผลทางกฎหมายเท่ากัน รวบรวมในกรณีต้นฉบับถูกทำลาย สูญหาย หรือถูกขโมย)

ประเภทของเอกสารตามแหล่งที่มา:

• ส่วนบุคคล (เกี่ยวข้องกับผลประโยชน์ของพลเมืองคนใดคนหนึ่ง);
• เป็นทางการ, เป็นทางการ (ส่งผลกระทบต่อผลประโยชน์ขององค์กร, ผู้รวบรวมเป็นทั้งบุคคลและนิติบุคคล)

ตามระดับการประชาสัมพันธ์:

• “ความลับสุดยอด”, “ความสำคัญพิเศษ” (ประกอบด้วยความลับของรัฐ);
• “ข้อมูลที่เป็นความลับ” (การเข้าถึงถูกจำกัดโดยกฎหมายรัสเซีย);
• “ความลับทางการค้า” (การเข้าถึงแบบเปิดเป็นอันตรายต่อเจ้าของข้อมูล);
• “ใช้อย่างเป็นทางการเท่านั้น” (เอกสารสำหรับพนักงานขององค์กรเท่านั้น)
• เปิดการเข้าถึง

ประเภทของเอกสารตามสถานที่สร้าง:

• ขาออก (กำกับนอกสถาบัน);
• เข้ามา (มาจากสถาบันจากภายนอก);
• ภายใน (ใช้เฉพาะในสถาบันเท่านั้น)

• หลัก (ข้อมูลเดิม);
• การสรุป (ประกอบด้วยข้อมูลจากหลายแหล่ง)

ประเภทเอกสารตามพื้นที่ใช้งาน:

• สถิติ รายงาน;
• เอกสารแรงงาน
• ทรงกลมทางวิทยาศาสตร์และเทคนิค
• การเงินและการบัญชี;
• องค์กรและการบริหาร

• ซับซ้อน (วิเคราะห์คำถามหลายข้อ);
• ง่าย (เฉพาะหัวข้อเดียว)

ตามประเภทของเอกสาร:

• ต้นฉบับ;
• พิมพ์อิเล็กทรอนิกส์
• กราฟิก;
• รูปแบบภาพถ่ายวิดีโอ

แบบฟอร์มและประเภทเอกสารภายในองค์กร:

• ข้อมูลและการวางแนวทางอ้างอิง
• การบริหาร;
• การจัดกิจกรรม

งานเอกสาร

ประเภทของการเตรียมเอกสารแบ่งออกเป็นขั้นตอนต่างๆ ดังนี้

1. โครงการ.
2. ต้นฉบับ.
3. สำเนา.
4. ทำซ้ำ.
5. สารสกัด.

เอกสารจัดทำขึ้นตามข้อกำหนดที่เข้มงวดซึ่งบังคับใช้ทางกฎหมาย สามารถจัดทำเอกสารจำนวนหนึ่งได้ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น ตัวเลข - ด้วยมือ (ใบเสร็จรับเงิน บันทึกคำอธิบาย, หนังสือมอบอำนาจ, ใบแจ้งยอด)

การจัดทำเอกสารอย่างเป็นทางการในสหพันธรัฐรัสเซียได้รับการควบคุมโดยการกระทำดังต่อไปนี้:

• GOST R 6.30-2003 “ระบบเอกสารแบบครบวงจร ระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร ข้อกำหนดด้านเอกสาร”
• ตกลง 011-93 “เอกสารการจัดการลักษณนามรัสเซียทั้งหมด” (OKUD)

เอกสารนิติบุคคล

เอกสารทางกฎหมายหรือทางกฎหมายคือเอกสารที่จำเป็นต้องมีข้อมูลทางกฎหมาย

ประกอบด้วยคุณสมบัติหลายประการ:

• การควบคุมความสัมพันธ์ทางสังคม
• แบบฟอร์มสิ่งพิมพ์/อิเล็กทรอนิกส์
• การปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ทั้งหมดสำหรับการเตรียมเอกสารด้านเทคโนโลยีทางกฎหมาย
• ธรรมชาติที่มีผลผูกพัน;
• รวบรวมโดยผู้มีอำนาจ
• สร้างขึ้นในกระบวนการของกิจกรรมทางกฎหมาย
• ข้อมูลที่สำคัญสำหรับนิติศาสตร์
• พื้นฐานสำหรับการสร้างและตีพิมพ์: กฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย การแสดงออกของเจตจำนงของพลเมืองและนิติบุคคล

ประเภทของเอกสารทางกฎหมาย:

1. การบันทึกข้อเท็จจริงและหลักฐาน
2. การบันทึกข้อเท็จจริงทางกฎหมาย
3. เนื้อหาของโซลูชั่นส่วนบุคคล
4. กฎระเบียบทางกฎหมาย

ประเภทของเอกสารทางกฎหมาย

มาวิเคราะห์การจำแนกประเภทโดยละเอียด:

1. การบันทึกข้อเท็จจริงและหลักฐาน การให้เหตุผลของข้อเท็จจริงใด ๆ ที่มีความสำคัญทางกฎหมาย แต่ในสาระสำคัญนั้นไม่ถูกกฎหมาย เช่น เอกสารขั้นตอนต่างๆ

2. การบันทึกข้อเท็จจริงทางกฎหมาย หมวดหมู่จำนวนมากที่สุดซึ่งแบ่งออกเป็นประเภทเอกสารดังต่อไปนี้:

• บันทึกข้อเท็จจริงที่กำหนด สถานะทางกฎหมาย(บัตรประจำตัวประชาชน หนังสือเดินทาง สูติบัตร ทะเบียนสมรส ฯลฯ)
• การบันทึกข้อเท็จจริงที่กำหนดระบอบการปกครองทางกฎหมาย (การใช้ที่ดินเพื่อการก่อสร้างอาคารพักอาศัยหรือเพื่อความต้องการทางการเกษตร)
• บันทึกข้อเท็จจริงในการแสดงพินัยกรรม (หนังสือมอบอำนาจ ธุรกรรม ข้อตกลง ฯลฯ)

3. เอกสารที่มีการตัดสินใจของบุคคล ซึ่งมีผลกระทบที่ตามมา มีอำนาจและมีผลผูกพันโดยธรรมชาติ การเกิดขึ้น การเปลี่ยนแปลง การสิ้นสุดสิทธิและ/หรือภาระผูกพัน: คำสั่งของผู้จัดการ การตัดสินใจของผู้รับผิดชอบ คำตัดสินของศาล ฯลฯ

4. เอกสารเชิงบรรทัดฐานทางกฎหมายไม่ทางใดก็ทางหนึ่งมีบรรทัดฐานทางกฎหมาย พวกเขาสร้าง แก้ไข หรือยุติกฎเกณฑ์ทางกฎหมายโดยสิ้นเชิง สิ่งเหล่านี้สร้างขึ้นโดยหน่วยงานผู้มีอำนาจเท่านั้นและมีผลผูกพัน

กฎระเบียบ

ประเภทหลัก เอกสารกำกับดูแลในสหพันธรัฐรัสเซีย:

• GOST R - มาตรฐานแห่งชาติ
• OST - มาตรฐานของอุตสาหกรรมบางประเภท
• STP เป็นมาตรฐานขององค์กรนี้
• STO - มาตรฐานของสมาคมและสังคมทางวิทยาศาสตร์และทางเทคนิค
• ประชาสัมพันธ์ - กฎเกณฑ์บางประการ
• R - คำแนะนำ;
• ที่ - ข้อกำหนดทางเทคนิคการผลิต.

ประเภทของเอกสารกำกับดูแล

ประเภทของเอกสารกำกับดูแลคำอธิบาย:

1. GOST R เป็นมาตรฐานของรัฐรัสเซีย กำหนดข้อกำหนดด้านความปลอดภัยบังคับสำหรับผลิตภัณฑ์บางประเภท รวมถึงวิธีการควบคุมการผลิต สภาพการเก็บรักษา การขนส่ง การบรรจุหีบห่อ และการกำจัด
2. OST - มาตรฐานคุณภาพอุตสาหกรรมที่นำมาใช้สำหรับอุตสาหกรรมการผลิต งาน และบริการแต่ละประเภท วันนี้มีมากกว่า 22,000 คน
3. STP - มาตรฐานองค์กร พัฒนาขึ้นเองโดยตรง
4. STO - การดำเนินการขยายไปสู่ผลิตภัณฑ์ บริการ วิธีการ เทคโนโลยีใหม่ๆ - ทุกสิ่งที่เป็นนวัตกรรม
5. ประชาสัมพันธ์ - กฎการกำหนดขั้นตอนและวิธีการบังคับสำหรับการดำเนินกิจกรรม
6. R - คำแนะนำโดยสมัครใจสำหรับการดำเนินงานใด ๆ
7. มธ. - เงื่อนไขทางเทคนิค มีความคล้ายคลึงกับมาตรฐาน แต่จะใช้เมื่อไม่มีจุดหมายเพื่อพัฒนา เช่น ในการผลิตครั้งเดียวกัน เอกสารไม่ควรขัดแย้งกับ GOST ในเนื้อหา

ประเภทเอกสาร "หนังสือเดินทาง"

พิจารณาเอกสารทุกประเภทที่พิสูจน์ตัวตนของพลเมือง:

1. หนังสือเดินทางสหพันธรัฐรัสเซีย
2. หนังสือเดินทางต่างประเทศของพลเมืองของสหพันธรัฐรัสเซีย
3. หนังสือเดินทางของกะลาสี
4. บัตรประจำตัวทหารของเจ้าหน้าที่สำรอง
5. ใบรับรองผู้ลี้ภัย
6. เอกสารลงทะเบียนคำขอรับสถานะผู้ลี้ภัยของผู้อพยพ
7. บัตรประจำตัวประชาชน.
8. หนังสือเดินทางต่างประเทศ
9. บัตรประจำตัวทหาร
10. บัตรประจำตัวเจ้าหน้าที่.
11. สูติบัตร.
12. บันทึกเอกสารการปล่อยตัวออกจากเรือนจำ
13. หนังสือเดินทางทูตสำหรับพลเมืองรัสเซีย

การจำแนกประเภทของเอกสารมีวัตถุประสงค์เพื่อรวมความหลากหลายที่แยกย่อยทั้งหมดออกเป็นกลุ่มที่มีโครงสร้างชัดเจนซึ่งเกี่ยวข้องกับกิจกรรมใดๆ ระบบนี้ช่วยจัดทำเอกสารให้กับผู้เชี่ยวชาญ ทนายความ นักการเงิน รวมถึงประชาชนทุกคนที่สถานะการทำงานนำไปสู่การทำงานกับเอกสาร

วางแผน

1. การจำแนกประเภทเป็นวิธีการรับรู้ทางเอกสารศาสตร์

2. วัตถุการจำแนกประเภท

3. โครงสร้างและขอบเขตของชุดจำแนก

4. พื้นฐานของการจำแนกประเภท

5. การจำแนกประเภทเอกสารตามวิธีการเอกสาร

6. การจำแนกประเภทของเอกสารตามแหล่งกำเนิด

7. จำแนกเอกสารตามประเภทและขอบเขตของกิจกรรม

8. การจำแนกประเภทเอกสารตามหน้าที่การจัดการ

การแนะนำ

เอกสารที่สร้างขึ้นในสังคมจะรวมอยู่ในระบบเอกสารที่เกี่ยวข้องเป็นองค์ประกอบ เอกสารบางประเภทและหลายประเภทประกอบขึ้นเป็นระบบเอกสาร จนถึงขณะนี้ ในด้านวิทยาศาสตร์เอกสารยังไม่มีการจำแนกประเภทและความหลากหลายของเอกสารทางวิทยาศาสตร์ที่สอดคล้องกัน

คุณลักษณะที่สำคัญที่สุดในการจำแนกเอกสารคือเนื้อหา เอกสารราชการสามารถแบ่งออกได้: ในประเด็นด้านการบริหาร; โลจิสติกส์; การวางแผน; กิจกรรมการดำเนินงาน การบัญชี; การฝึกอบรมและการจัดวางบุคลากร ปัญหาทางการเงิน สินเชื่อ และการค้าต่างประเทศ ฯลฯ

1. การจำแนกประเภทเป็นวิธีการรับรู้ทางเอกสารศาสตร์

ระบบการจำแนกประเภทที่เกิดขึ้นในอดีตจะจับภาพทั่วไปของการพัฒนาข้อมูลของมนุษย์ การศึกษาซึ่งมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการพัฒนาทฤษฎีโดยทั่วไปและการพัฒนาทฤษฎีการจำแนกประเภทเอกสารโดยเฉพาะ

ข้อมูลที่มีอยู่ในแหล่งสารคดีอาจเป็นข้อมูลระยะสั้น ระยะยาว หรือถาวรก็ได้ ดังนั้นวัสดุสารคดีจะถูกแบ่งตามมูลค่าของข้อมูลที่มีอยู่ในนั้น - ระยะเวลาการจัดเก็บชั่วคราว, ระยะยาว, ถาวร ข้อมูลสามารถรับได้ทั้งทางวิทยาศาสตร์ การปฏิบัติ และ ความหมายทางประวัติศาสตร์ทันทีหลังจากการสร้างหรือในเวลาต่อมา (บ่อยครั้งสิ่งนี้เกิดขึ้นกับแนวคิดทางวิทยาศาสตร์) ข้อมูล ซึ่งเป็นเอกสารที่มีความสำคัญทางวิทยาศาสตร์อย่างยั่งยืน กลายเป็นแหล่งที่มาทางประวัติศาสตร์ที่มีคุณค่าถาวร

2. วัตถุการจำแนกประเภท

แต่ละเอกสารมักจะมี:

· วัตถุประสงค์ของการสร้างซึ่งกำหนดเนื้อหา (โดยทั่วไปสามารถกำหนดได้เพื่อให้แน่ใจว่าผู้บริโภคในเอกสารที่ต้องการรับรู้วัตถุ)

· โครงสร้าง (หรือยืมตัวไปจัดโครงสร้าง);

ช่วงเวลาที่เกิด;

· ระยะเวลาที่มีผลบังคับใช้ อิทธิพลต่อผู้บริโภค (รวมถึง ∞)

· รูปแบบการนำเสนอซึ่งสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตามความต้องการและความสามารถทางเทคนิค

· วิธีการประกันความน่าเชื่อถือ ไม่มีการบิดเบือนและการรักษาความลับ

· หลายหลากเนื่องจากมันเกิดขึ้นเป็นระยะ โดยเป็นการสะท้อนของวัตถุที่เปลี่ยนแปลงและสามารถมาถึงในเวลาเดียวกันจากผู้ให้บริการข้อมูลที่แตกต่างกัน

โครงการที่ 1

การจำแนกประเภทของเอกสาร
เอกสารราชการ	เอกสารที่มีลักษณะเป็นสากล	เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการต่อสู้ทางการเมือง	เอกสารทางประวัติศาสตร์	เอกสารส่วนตัว	เอกสารประเภทวรรณกรรม
กฎบัตร กฤษฎีกา คำสั่ง กฎหมาย สุนทรพจน์ รัฐบุรุษ, ระเบียบการจัดงานของรัฐ...	สัญญา ข้อตกลง ระเบียบการ จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจ...	โปรแกรม การอุทธรณ์ คำปราศรัยของนักการเมือง คำประกาศ คำแถลง...	พงศาวดาร พงศาวดาร พงศาวดาร ผลงานทางประวัติศาสตร์...	บันทึกความทรงจำ ไดอารี่ จดหมาย เรื่องราวพยาน...	ร้อยแก้ว กวีนิพนธ์ ละคร มหากาพย์ ตำนาน เพลง เสียดสี สำนวนยอดนิยม...

3. โครงสร้างและขอบเขตของชุดจำแนก

การรวมเอกสาร - การจัดทำเอกสารชุดเดียวและหลากหลายสำหรับสถานการณ์การจัดการการพัฒนาที่คล้ายคลึงกัน แบบฟอร์มเครื่องแบบและหลักเกณฑ์ในการรวบรวม ออกแบบ และสร้างข้อความลายฉลุ พื้นฐานทางกฎหมายสำหรับการกำหนดมาตรฐานในสหพันธรัฐรัสเซียนั้นกำหนดขึ้นตามกฎหมายเช่นเดียวกับมาตรฐานของรัฐ การรวมเป็นหนึ่งและมาตรฐานมีความสัมพันธ์กันอย่างใกล้ชิด วัตถุการรวม:

1) รูปแบบของเอกสารและองค์ประกอบของรายละเอียดที่รวมอยู่ในนั้น

2) ระบบเอกสาร

3) ข้อความของเอกสาร

4) ประเภทและประเภทของเอกสาร

รูปแบบรวมที่พัฒนาแล้วจะถูกรวมเข้าไว้ในระบบเอกสารแบบครบวงจร มาตรฐานในประเทศได้รับการจัดการโดย Gosstandart แห่งรัสเซีย

การรวมเอกสารจะดำเนินการเพื่อลดจำนวนเอกสารที่ใช้ พิมพ์แบบฟอร์ม ลดความเข้มแรงงานในการประมวลผล บรรลุความเข้ากันได้ของข้อมูลของระบบเอกสารต่างๆ สำหรับฟังก์ชันการจัดการเดียวกันและที่เกี่ยวข้อง เพิ่มเติม การใช้งานที่มีประสิทธิภาพอุปกรณ์สำนักงาน (โครงการที่ 2)

การกำหนดมาตรฐานของเอกสารเป็นรูปแบบหนึ่งของการยืนยันทางกฎหมายของการรวมที่ดำเนินการและระดับของลักษณะบังคับ (มาตรฐานของรัฐ - GOST, มาตรฐานอุตสาหกรรม - OST, มาตรฐานสาธารณรัฐ - RST) การใช้มาตรฐานช่วยปรับปรุงคุณภาพของเอกสาร

ในงานสำนักงานมีข้อกำหนดและกฎเกณฑ์ที่เหมือนกันในการจัดทำเอกสารการจัดการซึ่งกำหนดโดยข้อบังคับของรัฐ

โครงการที่ 2

แบบฟอร์มเอกสารรวม, แบบฟอร์มเอกสารรวมมาตรฐาน, แบบฟอร์มเอกสารรวมเฉพาะทาง, แบบฟอร์มเอกสารตัวอย่าง, เอกสารรวม

“ระบบเอกสารแบบครบวงจร ระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร ข้อกำหนดในการจัดทำเอกสาร" เป็นพื้นฐานในการจัดทำเอกสารขององค์กรและการบริหาร มาตรฐานนี้กำหนด: องค์ประกอบของรายละเอียดเอกสาร ข้อกำหนดในการจัดทำรายละเอียดเอกสาร ข้อกำหนดสำหรับแบบฟอร์มและเอกสาร ข้อกำหนดสำหรับการผลิต การบันทึก การใช้ และการจัดเก็บแบบฟอร์มที่มีการทำซ้ำสัญลักษณ์แห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซีย ตราแผ่นดินของหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซีย

มาตรฐานนี้ใช้กับเอกสารองค์กรและการบริหารที่เกี่ยวข้องกับ Unified System of Organizational and Administrative Documentation (USORD) ซึ่งรวมอยู่ใน All-Russian Classification of Management Documentation (OKUD) และใช้ในกิจกรรมของ:

· หน่วยงานรัฐบาลกลาง หน่วยงานรัฐบาลของหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซีย รวมถึงหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซีย ซึ่งพร้อมด้วยรัสเซียใช้เป็นภาษาประจำชาติ ภาษาประจำชาติองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น

· วิสาหกิจ องค์กร และสมาคม โดยไม่คำนึงถึงรูปแบบการเป็นเจ้าของและรูปแบบทางกฎหมาย

เอกสารแต่ละฉบับประกอบด้วยองค์ประกอบที่เรียกว่ารายละเอียด เอกสารที่ต่างกันมีชุดรายละเอียดที่แตกต่างกัน ชุดของรายละเอียดที่จัดเรียงในลักษณะใดลักษณะหนึ่งในเอกสารถือเป็นรูปแบบของเอกสารนี้ แบบฟอร์มเฉพาะสำหรับเอกสารบางประเภทเรียกว่ามาตรฐาน แบบจำลองกราฟิกหรือโครงร่างสำหรับการสร้างเอกสารเรียกว่า "เทมเพลตฟอร์ม"

รายละเอียดเอกสารการจัดการ:

01 - ตราแผ่นดินรฟ;

02 - แขนเสื้อของนิติบุคคลที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซีย

04 - รหัสองค์กร

05 - รหัสแบบฟอร์มเอกสาร

06 - ชื่อองค์กร

07 - ข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับองค์กร

08 - ชื่อของประเภทเอกสาร

09 - วันที่เอกสาร

10 - หมายเลขทะเบียนของเอกสาร

12 - สถานที่รวบรวมหรือเผยแพร่เอกสาร

13 - ตราประทับที่จำกัดการเข้าถึงเอกสาร

16 - ความละเอียด;

17 - ชื่อเรื่องของข้อความ;

18 - เครื่องหมายควบคุม;

19 - ข้อความของเอกสาร;

20 - ทำเครื่องหมายเกี่ยวกับการมีอยู่ของแอปพลิเคชัน;

21 - ลายเซ็น;

22 - ประทับตราอนุมัติเอกสาร

23 - การอนุมัติเอกสารวีซ่า

24 - พิมพ์;

25 - เครื่องหมายรับรองสำเนา;

26 - ทำเครื่องหมายเกี่ยวกับนักแสดง;

27 - หมายเหตุเกี่ยวกับการดำเนินการของเอกสารและการส่งไปยังไฟล์

28 - ทำเครื่องหมายเมื่อได้รับเอกสารโดยองค์กร

29 - ตัวระบุสำเนาอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสาร

4. พื้นฐานของการจำแนกประเภท

การแบ่งประเภทเอกสารและการกระจายเอกสารออกเป็นชั้นเรียนเกิดขึ้นจากหลายพื้นที่ ข้อมูลในเอกสารจะถูกบันทึกโดยใช้ตัวอักษร ตัวเลข ชวเลขและเครื่องหมายอื่นๆ ภาพวาด ภาพถ่าย การบันทึกเสียง ฯลฯ

อาจมีสาเหตุหลายประการในการจัดประเภทเอกสาร (หรือองค์ประกอบหลักของเอกสารรวม) รวมทั้ง:

1. ตามวัตถุประสงค์ของเอกสาร

· การระบุวัตถุ

· การรับรองว่าวัตถุมีคุณสมบัติบางอย่าง

· สะท้อนการเปลี่ยนแปลงในสถานะของวัตถุ

2. ตามขอบเขตการใช้งาน (ชื่อที่ใช้กันทั่วไป)

· สถานะ.

· ครัวเรือน.

· ทางเศรษฐกิจ.

· การบริหารจัดการ

· ถูกกฎหมาย.

· วรรณกรรมและศิลปะ

· ประวัติศาสตร์ (เช่น เอกสารใด ๆ ที่เกิดขึ้นนานมาแล้วและมีข้อมูลที่ผิดปกติและสำคัญสามารถถือเป็นประวัติศาสตร์ได้

3.ตามรูปแบบการนำเสนอ

· ช่องปาก

· เขียนไว้.

· ในการเป็นตัวแทนของเครื่องจักร

4. โดยสื่อข้อมูล (กระดาษ หลากหลายชนิดสื่อแม่เหล็กและออปติคัลที่หลากหลาย รวมถึงตัวเลือกแปลกใหม่มากมาย)

5. ขึ้นอยู่กับความพร้อมและการใช้งาน

6.ตามความกว้างของการใช้งาน

7. ตามระดับมาตรฐาน

8. ตามระบบภาษาหรือสัญลักษณ์ที่ใช้ในเอกสาร

5. การจำแนกประเภทเอกสารตามวิธีการเอกสาร

Documentation คือ การบันทึกข้อมูลลงสื่อต่างๆ ตามหลักเกณฑ์ที่กำหนด

ผู้ขนส่งข้อมูลที่เป็นเอกสารคือวัตถุที่ใช้สำหรับแก้ไขและจัดเก็บข้อมูลคำพูด เสียง หรือภาพ รวมถึงในรูปแบบที่แปลงแล้ว เครื่องมือเอกสารเป็นเครื่องมือที่มนุษย์ใช้ในการสร้างเอกสาร (แบบง่าย เครื่องกล เครื่องกลไฟฟ้า) เอกสารหมายถึงเครื่องพิมพ์ดีด อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ เครื่องบันทึกเทป เครื่องบันทึกเสียง ภาพถ่าย ภาพยนตร์ และอุปกรณ์วิดีโอ

ขึ้นอยู่กับเครื่องมือเอกสารที่ใช้ วิธีการเอกสารก็มีความแตกต่างกันเช่นกัน

1. เอกสารข้อความ

เอกสารข้อความ: เอกสารที่มีข้อมูลเสียงที่บันทึกโดยการเขียนทุกประเภทหรือระบบบันทึกเสียงใด ๆ เอกสารข้อความกลายเป็นเรื่องแพร่หลายที่สุด ช่วยบันทึกกิจกรรม เจ้าหน้าที่รัฐบาล, ธุรกิจและบุคคล

2. เอกสารทางเทคนิค

เอกสารทางเทคนิคเป็นวิธีหนึ่งในการรวบรวมความคิดทางเทคนิค เอกสารทางเทคนิคเป็นชื่อทั่วไปของเอกสารที่สะท้อนถึงผลลัพธ์ของการก่อสร้างและการออกแบบทางเทคโนโลยี การก่อสร้าง การสำรวจทางวิศวกรรม และงานอื่น ๆ เกี่ยวกับการก่อสร้างอาคารและโครงสร้างและการผลิตผลิตภัณฑ์อุตสาหกรรม

เอกสารสารคดีทางเทคนิคเก็บบันทึกกระบวนการแรงงาน วิธีการผลิต (แบบ เขียนแบบ การคำนวณ กราฟ คำอธิบายทางเทคนิคฯลฯ ) นี่เป็นเอกสารที่เกี่ยวข้องกับธรณีวิทยา การทำแผนที่ บริการอุตุนิยมวิทยา

3. เอกสารภาพถ่าย ภาพยนตร์ วิดีโอ

เอกสารภาพถ่ายเป็นเอกสารภาพที่สร้างขึ้นด้วยภาพถ่าย ลักษณะเฉพาะของเอกสารภาพถ่ายคือเกิดขึ้นในช่วงเวลาของเหตุการณ์ ดังนั้นเนื่องจากความแม่นยำและความชัดเจน จึงมีคุณค่าอย่างยิ่งและมีการใช้กันอย่างแพร่หลายในกิจกรรมของมนุษย์ในด้านต่างๆ: ในการแพทย์ วิทยาศาสตร์ ศิลปะ การพิจารณาคดีในวารสารศาสตร์ ฯลฯ การใช้ไมโครโฟโต้สำเนาจะได้รับสำเนาเอกสาร

เอกสารภาพยนตร์เป็นเอกสารภาพและเสียงที่สร้างขึ้นในลักษณะภาพยนตร์ เอกสารภาพยนตร์สะท้อนเหตุการณ์ด้านพลวัตและการเคลื่อนไหว ปัจจุบันเอกสารวิดีโอที่ถ่ายด้วยฟิล์มแม่เหล็กแพร่หลายมากขึ้น

เอกสารภาพถ่ายคือเอกสารที่มีข้อมูลเสียงที่บันทึกโดยระบบบันทึกเสียงใดๆ เอกสารภาพและเสียงมีการใช้กันอย่างแพร่หลาย

4.เอกสารเกี่ยวกับสื่อคอมพิวเตอร์ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ด้วยความช่วยเหลือของสื่อวัสดุพิเศษซึ่งมีการบันทึกข้อมูลแบบพิเศษ สัญลักษณ์เอกสารถูกสร้างขึ้นด้วยข้อมูลในรูปแบบที่มีเพียงเครื่องเท่านั้นที่สามารถเข้าใจได้ เพื่อให้บุคคลอ่านข้อมูลที่ประมวลผลโดยเครื่องได้ จะต้องแปลงเป็นรูปแบบที่เหมาะสมสำหรับการรับรู้ทางสายตา

เอกสารบนสื่อคอมพิวเตอร์เป็นเอกสารที่สร้างขึ้นโดยใช้สื่อและวิธีการบันทึกเพื่อให้แน่ใจว่าการประมวลผลข้อมูลโดยคอมพิวเตอร์อิเล็กทรอนิกส์

การเกิดขึ้นของเอกสารประกอบของเครื่องไม่ได้ยกเลิกวิธีการบันทึกข้อมูลก่อนหน้านี้ พร้อมด้วย ประเภทดั้งเดิมเอกสาร เอกสารประเภทที่ไม่ใช่แบบดั้งเดิมที่ซับซ้อนมากขึ้นปรากฏบนสื่อล่าสุด

6. การจำแนกประเภทของเอกสารตามแหล่งกำเนิด

เอกสารทั้งหมดที่หมุนเวียนในองค์กรสามารถจำแนกตามเกณฑ์ดังต่อไปนี้

มีเอกสารหลายประเภทตามชื่อ นี่เป็นเพียงบางส่วน: คำสั่ง คำแนะนำ แผนงานและรายงาน การกระทำ ระเบียบปฏิบัติ สัญญา กฎบัตร คำแนะนำ ใบรับรอง รายงาน บันทึกคำอธิบาย จดหมายอย่างเป็นทางการ โทรเลข มาตรฐาน เงื่อนไขทางเทคนิค คำขอและคำสั่งการชำระเงิน หนังสือมอบอำนาจ ฯลฯ

โดย ต้นทางเอกสารแบ่งออกเป็นเอกสารราชการ ซึ่งจัดทำขึ้นสำหรับองค์กร องค์กร และส่วนบุคคล (จดหมายจากประชาชนที่สรุปข้อร้องเรียน ข้อเสนอแนะ คำร้องขอ)

7. การจำแนกประเภทเอกสารตามประเภทและขอบเขตของกิจกรรม

ตามระดับของการรวมเอกสารจะแยกความแตกต่างระหว่างบุคคล, มาตรฐาน, เทมเพลต, โดยประมาณและรวมเป็นหนึ่งในรูปแบบของแบบสอบถามและตาราง

เอกสารส่วนบุคคลได้รับการพัฒนาโดยองค์กรเฉพาะเพื่อใช้ภายใน

ทั่วไปเป็นเอกสารที่สร้างขึ้นโดยหน่วยงานระดับสูงสำหรับองค์กรที่มีหน้าที่เหมือนกันและมีผลผูกพัน

เอกสารลายฉลุมีข้อความที่พิมพ์ไว้ล่วงหน้าพร้อมช่องว่างที่กรอกไว้เมื่อเอกสารเสร็จสิ้นขึ้นอยู่กับสถานการณ์เฉพาะ เอกสารดังกล่าวมีแนวโน้มดีเนื่องจากช่วยประหยัดเวลาในการจัดเตรียม

เอกสารตัวอย่างมีลักษณะเป็นตัวบ่งชี้และใช้ในการจัดทำและประมวลผลเอกสารโดยการเปรียบเทียบ

แบบสอบถาม- วิธีการนำเสนอข้อความแบบรวมซึ่งมีข้อมูลคงที่อยู่ที่ด้านซ้ายของแผ่นงานและมีการป้อนตัวแปรลงในเอกสารในระหว่างการจัดทำทางด้านขวาของแผ่นงาน

โต๊ะ- เอกสารที่วางข้อมูลคงที่ไว้ในส่วนหัวของคอลัมน์และแถบด้านข้าง (ส่วนหัวของบรรทัด) และตัวแปร (ในนิพจน์ดิจิทัลหรือวาจา) จะถูกวางไว้ที่จุดตัดของคอลัมน์และแถวที่เกี่ยวข้อง

ข้อความนำเสนอในรูปแบบของตาราง มีความจุข้อมูลขนาดใหญ่ ช่วยให้คุณสามารถจำแนกและเข้ารหัสข้อมูลอย่างเคร่งครัด และสรุปข้อมูลที่คล้ายกันได้อย่างง่ายดาย นำเสนอในรูปแบบตาราง โต๊ะพนักงาน, แผนงาน, ตารางวันหยุด และเอกสารอื่นๆ

8. การจำแนกประเภทเอกสารตามหน้าที่การจัดการ

โดย ระดับความยากเอกสารแบ่งออกเป็นแบบง่ายและซับซ้อน เอกสารแบบธรรมดาคือเอกสารที่แก้ไขปัญหาเดียว ในขณะที่เอกสารที่ซับซ้อนครอบคลุมหลายประเด็น

โดย ระดับของการประชาสัมพันธ์ทำให้เกิดความแตกต่างระหว่างเอกสารเปิด (ไม่จำแนกประเภท) และเอกสารที่มีการเข้าถึงอย่างจำกัด เอกสารที่มีการจำกัดการเข้าถึงจะมีระดับความลับที่แตกต่างกัน: ความลับสุดยอด ความลับ เอกสารสำหรับการใช้งานอย่างเป็นทางการ (DSP) ซึ่งจัดว่าเป็น "ความลับ"

โดย อำนาจทางกฎหมายเอกสารแบ่งเป็นของแท้และปลอม เอกสารต้นฉบับมีทั้งที่ถูกต้องและไม่ถูกต้อง เอกสารใช้ไม่ได้เนื่องจากการหมดอายุหรือการยกเลิกโดยเอกสารอื่น

โดย กำหนดเวลาเอกสารแบ่งเป็นประเภทเร่งด่วนและไม่เร่งด่วน เอกสารเร่งด่วนคือเอกสารที่มีกำหนดเวลาตามที่กฎหมายกำหนดและการดำเนินการทางกฎหมายที่เกี่ยวข้อง ตลอดจนโทรเลขและเอกสารอื่น ๆ ที่ระบุว่า "เร่งด่วน"

โดย อายุการเก็บรักษาเอกสารแบ่งเป็นเอกสารระยะเวลาจัดเก็บชั่วคราวและถาวร เอกสารการจัดเก็บชั่วคราวจะแบ่งออกเป็นเอกสารที่มีระยะเวลาการจัดเก็บสูงสุด 10 ปี และเกิน 10 ปี

โดย ระดับของภาระผูกพันเอกสารอาจเป็นข้อมูลที่มีข้อมูลและข้อเท็จจริงเกี่ยวกับการผลิตและกิจกรรมอื่น ๆ ขององค์กรและคำสั่ง - บังคับซึ่งมีลักษณะเป็นบรรทัดฐานทางกฎหมายหรือทางเทคนิค

เอกสารที่สร้างขึ้นในสังคมจะรวมอยู่ในระบบเอกสารที่เกี่ยวข้องเป็นองค์ประกอบ เอกสารบางประเภทและหลายประเภทประกอบขึ้นเป็นระบบเอกสาร จนถึงขณะนี้ ในด้านวิทยาศาสตร์เอกสารยังไม่มีการจำแนกประเภทและความหลากหลายของเอกสารทางวิทยาศาสตร์ที่สอดคล้องกัน

คุณลักษณะที่สำคัญที่สุดในการจำแนกเอกสารคือเนื้อหา เอกสารราชการสามารถแบ่งออกเป็น: ประเด็นด้านการบริหาร; โลจิสติกส์; การวางแผน; กิจกรรมการดำเนินงาน การบัญชี; การฝึกอบรมและการจัดวางบุคลากร ปัญหาทางการเงิน สินเชื่อ และการค้าต่างประเทศ ฯลฯ

เอกสารทั้งหมดที่หมุนเวียนในองค์กรสามารถจำแนกตามเกณฑ์ดังต่อไปนี้

มีเอกสารหลายประเภทตามชื่อ นี่เป็นเพียงบางส่วนเท่านั้น: คำสั่งซื้อ คำแนะนำ แผนและรายงาน การกระทำ โปรโตคอล สัญญา กฎบัตร คำแนะนำ ใบรับรอง รายงาน บันทึกคำอธิบาย จดหมายอย่างเป็นทางการ โทรเลข มาตรฐาน เงื่อนไขทางเทคนิค คำขอและคำสั่งการชำระเงิน อำนาจของ ทนายความ ฯลฯ

ตามวิธีการบันทึกข้อมูล สามารถเขียนเอกสารได้ (เขียนด้วยลายมือ พิมพ์ดีด พิมพ์ เตรียมด้วยเครื่องทำซ้ำ พิมพ์บนคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล) เอกสารกราฟิกและภาพถ่ายและภาพยนตร์

ตามระดับของความซับซ้อน เอกสารจะแบ่งออกเป็นแบบง่ายและซับซ้อน เอกสารแบบธรรมดาคือเอกสารที่แก้ไขปัญหาเดียว ในขณะที่เอกสารที่ซับซ้อนครอบคลุมหลายประเด็น

ตามระดับของการประชาสัมพันธ์ ความแตกต่างเกิดขึ้นระหว่างเอกสารเปิด (ไม่จำแนกประเภท) และเอกสารที่มีการเข้าถึงอย่างจำกัด เอกสารที่มีการจำกัดการเข้าถึงจะมีระดับความลับที่แตกต่างกัน: ความลับสุดยอด ความลับ เอกสารสำหรับการใช้งานอย่างเป็นทางการ (DSP) ซึ่งจัดว่าเป็น "ความลับ"

ตามอำนาจทางกฎหมาย เอกสารจะถูกแบ่งออกเป็นของแท้และของปลอม เอกสารจริงอาจมีความถูกต้องหรือไม่ถูกต้องก็ได้ เอกสารใช้ไม่ได้เนื่องจากการหมดอายุหรือการยกเลิกโดยเอกสารอื่น

ตามกำหนดเวลาในการดำเนินการเอกสารจะแบ่งออกเป็นเรื่องเร่งด่วนและไม่เร่งด่วน เอกสารเร่งด่วนคือเอกสารที่มีกำหนดเวลาตามที่กฎหมายกำหนดและการดำเนินการทางกฎหมายที่เกี่ยวข้อง ตลอดจนโทรเลขและเอกสารอื่น ๆ ที่ระบุว่า "เร่งด่วน"

ตามแหล่งที่มา เอกสารจะถูกจัดประเภทเป็นทางการ ซึ่งจัดทำขึ้นสำหรับองค์กร องค์กร และส่วนบุคคล (จดหมายจากประชาชนเพื่อแจ้งข้อร้องเรียน ข้อเสนอแนะ คำร้องขอ)

ตามระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารจะแบ่งออกเป็นเอกสารที่มีระยะเวลาจัดเก็บชั่วคราวและถาวร เอกสารการจัดเก็บชั่วคราวจะแบ่งออกเป็นเอกสารที่มีระยะเวลาการจัดเก็บสูงสุด 10 ปี และเกิน 10 ปี

ตามระดับความบังคับเอกสารอาจเป็นข้อมูลที่มีข้อมูลและข้อเท็จจริงเกี่ยวกับการผลิตและกิจกรรมอื่น ๆ ขององค์กรและคำสั่ง - บังคับโดยมีลักษณะของบรรทัดฐานทางกฎหมายหรือทางเทคนิค

ตามระดับของการรวมเอกสารจะแยกความแตกต่างระหว่างบุคคล, มาตรฐาน, เทมเพลต, โดยประมาณและรวมเป็นหนึ่งในรูปแบบของแบบสอบถามและตาราง

เอกสารส่วนบุคคลได้รับการพัฒนาโดยองค์กรเฉพาะเพื่อใช้ภายใน

เอกสารมาตรฐานคือเอกสารที่สร้างขึ้นโดยหน่วยงานระดับสูงสำหรับองค์กรที่มีหน้าที่เป็นเนื้อเดียวกันและเป็นข้อบังคับ

เอกสารลายฉลุจะมีข้อความที่พิมพ์ไว้ล่วงหน้าพร้อมช่องว่างซึ่งจะถูกกรอกเมื่อเอกสารได้รับการสรุป ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสถานการณ์เฉพาะ เอกสารดังกล่าวมีแนวโน้มดีเนื่องจากช่วยประหยัดเวลาในการจัดเตรียม

เอกสารตัวอย่างมีลักษณะเป็นตัวบ่งชี้และใช้ในการจัดทำและดำเนินการเอกสารโดยการเปรียบเทียบ

แบบสอบถามเป็นวิธีการนำเสนอข้อความแบบรวมซึ่งมีข้อมูลคงที่อยู่ทางด้านซ้ายของแผ่นงานและมีการป้อนตัวแปรลงในเอกสารในระหว่างการจัดทำทางด้านขวาของแผ่นงาน

ตารางคือเอกสารที่ข้อมูลคงที่ถูกวางไว้ในส่วนหัวของคอลัมน์และแถบด้านข้าง (ส่วนหัวของแถว) และตัวแปร (ในนิพจน์ดิจิทัลหรือวาจา) จะถูกวางไว้ที่จุดตัดของคอลัมน์และแถวที่เกี่ยวข้อง

ข้อความที่นำเสนอในรูปแบบตารางมีความจุข้อมูลขนาดใหญ่ ช่วยให้คุณสามารถจัดประเภทและเข้ารหัสข้อมูลอย่างเคร่งครัด และสรุปข้อมูลที่คล้ายกันได้อย่างง่ายดาย ตารางการรับพนักงาน แผน ตารางวันหยุด และเอกสารอื่น ๆ จัดทำขึ้นในรูปแบบตาราง

ตัวแยกประเภทเอกสารการจัดการของประเทศยูเครน DK 010-98 มีผลตั้งแต่ 01.06.99 มีคลาสของเอกสารดังต่อไปนี้:

เอกสารธนาคาร

เอกสารทางการเงิน

เอกสารการวางแผน

เอกสารทรัพยากร

เอกสารการค้า

เอกสารการค้าต่างประเทศ

เอกสารราคา

การจัดทำเอกสารด้านแรงงาน ประเด็นทางสังคม และการคุ้มครองทางสังคมของประชากร

เอกสารการบริการผู้บริโภคสำหรับประชากร

เอกสารกองทุนบำเหน็จบำนาญ;

พจนานุกรมและเอกสารอ้างอิง

ระบบเอกสาร

ตามตัวแยกประเภทเอกสารการจัดการของรัฐของประเทศยูเครน DK 010-98 ระบบเอกสารคือชุดของเอกสารที่เกี่ยวข้องกันที่ใช้ในกิจกรรมบางสาขา

กิจกรรมของสถาบัน องค์กร องค์กรสะท้อนให้เห็นในเอกสารต่างๆ ที่เชื่อมโยงถึงกันและประกอบขึ้นเป็นระบบเอกสารที่ใช้ในบางพื้นที่ เราสามารถตั้งชื่อระบบเอกสารต่างๆ มากมาย ซึ่งจัดประเภทตามเกณฑ์ต่างๆ (อาณาเขต หน้าที่ ระดับการจัดการ ฯลฯ) มีระบบเอกสารการทำงาน - องค์กรและการบริหาร, การวางแผน, การรายงานและสถิติ ฯลฯ เช่น มีอยู่ในหน่วยงานกำกับดูแลทั้งหมด ระบบเอกสารที่สะท้อนกิจกรรมของหน่วยงานการจัดการรายสาขา (กระทรวง แผนก) ถือเป็นระบบรายสาขา มีความเป็นไปได้ที่จะแยกแยะระบบย่อยเอกสารต่างๆ ตามระดับการจัดการ โดยระบบย่อยเหล่านี้มีความสัมพันธ์กันอย่างใกล้ชิดและแยกแยะได้ยาก

ในประเทศของเราในการพัฒนากระบวนการจัดการอัตโนมัติระบบเอกสารแบบรวมได้รับการพัฒนา คำจำกัดความ วัตถุประสงค์ และองค์ประกอบของระบบเอกสารแบบครบวงจรได้รับการกำหนดโดย GOST เอกสารจากระบบต่าง ๆ จะต้องมีรูปแบบเดียว

ระบบเอกสารแบบครบวงจร (UDS) คือระบบเอกสารที่สร้างขึ้นตามกฎและข้อกำหนดที่เหมือนกัน ซึ่งมีข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการจัดการในกิจกรรมบางสาขา

เอกสารรูปแบบครบวงจรได้รับการพัฒนาและอนุมัติโดยกระทรวงและกรมต่างๆ สิ่งเหล่านี้จำเป็นสำหรับการใช้งานในทุกสถาบัน องค์กร และองค์กร โดยไม่คำนึงถึงรูปแบบการเป็นเจ้าของ

ตัวแยกประเภทสถานะของเอกสารการจัดการของประเทศยูเครน DK 010-98 ซึ่งมีผลตั้งแต่ 06/01/99 ระบุระบบเอกสารต่อไปนี้:

เอกสารองค์กรและการบริหาร

เอกสารทางบัญชีหลัก

เอกสารธนาคาร

เอกสารทางการเงิน

การรายงานและเอกสารทางสถิติ

เอกสารการวางแผน

เอกสารทรัพยากร

เอกสารการค้า

เอกสารการค้าต่างประเทศ

เอกสารราคา

เอกสารเกี่ยวกับแรงงาน ประเด็นทางสังคม และการคุ้มครองทางสังคมของประชากร

เอกสารเกี่ยวกับการบริการผู้บริโภคสำหรับประชากร

เอกสารทางบัญชี

เอกสารสำหรับ กองทุนบำเหน็จบำนาญ;

ข้อมูลและเอกสารอ้างอิง

เอกสารขององค์กรและการบริหารเป็นระบบเอกสารที่ใช้ในการแก้ปัญหางานการจัดการองค์กรและการบริหาร

เอกสารขององค์กรและการบริหารแตกต่างจากเอกสารที่มีลักษณะเป็นข้อมูลเดียวกัน ขึ้นอยู่กับหน้าที่ของหน่วยงานของรัฐหรือสถาบันที่ให้บริการในสำนักงาน

เจ้าหน้าที่ของรัฐและ รัฐบาลควบคุมยูเครน ทุกสถาบัน องค์กร และองค์กรต่างๆ สะท้อนถึงกิจกรรมของตนในเอกสารการบริหาร ตามบทบัญญัติเกี่ยวกับหน่วยงานของรัฐเอกสารทางการบริหารก็ถูกจัดประเภทด้วย

เอกสารการบริหารที่สะท้อนถึงกิจกรรมการบริหารและการจัดการของสถาบัน ได้แก่ :

ความละเอียดคือการดำเนินการทางกฎหมายที่นำมาใช้โดยหน่วยงานระดับสูงและศูนย์กลางบางแห่งของการจัดการวิทยาลัย เพื่อแก้ไขงานที่สำคัญที่สุดและพื้นฐานที่สุดที่หน่วยงานเหล่านี้เผชิญอยู่ และสร้างมาตรฐานที่มั่นคงของกฎเกณฑ์การปฏิบัติ

การตัดสินใจเป็นการกระทำทางกฎหมายที่คณะกรรมการบริหารนำมาใช้ การตัดสินใจยังเกิดขึ้นอย่างเป็นทางการจากผลลัพธ์ของกิจกรรมของหน่วยงานวิทยาลัยอื่น ๆ - คณะกรรมการ กระทรวงและแผนกต่างๆ สภาวิทยาศาสตร์ ฯลฯ

คำสั่ง - การกระทำของฝ่ายบริหารของหน่วยงานของรัฐที่มีลักษณะเผด็จการมอบหมายให้เจ้าหน้าที่ หน่วยงานของรัฐความสามารถที่มีผลผูกพันกับพลเมืองและองค์กรที่ได้รับคำสั่ง

กฎบัตร - ชุดกฎเกณฑ์ที่ควบคุมกิจกรรมขององค์กรสถาบันสังคมและพลเมืองความสัมพันธ์ของพวกเขากับองค์กรและพลเมืองอื่น ๆ สิทธิและภาระผูกพันในด้านใดด้านหนึ่งของรัฐบาลหรือกิจกรรมทางเศรษฐกิจ

บทบัญญัติ - การกระทำเชิงบรรทัดฐานที่มีลักษณะการประมวลรวมและกำหนดลำดับของการก่อตัว โครงสร้าง หน้าที่ ความสามารถ ความรับผิดชอบและการจัดระเบียบการทำงานของระบบของหน่วยงานของรัฐ หน่วยงานเดียว หน่วยโครงสร้าง (ค่าคอมมิชชัน กลุ่ม)

คำสั่ง - การกระทำที่ออกโดยหัวหน้ากระทรวง แผนก แผนก และผู้อำนวยการของคณะกรรมการบริหารของผู้แทนประชาชนโซเวียตในท้องถิ่น หัวหน้าสถาบัน สมาคม องค์กร และองค์กรที่ดำเนินงานบนพื้นฐานเพียงอย่างเดียว มีการออกคำสั่งให้แก้ไขปัญหาการปฏิบัติงานหลักที่ร่างกายนี้เผชิญอยู่

คำแนะนำ - กฎหมายที่ออกโดยหน่วยงานของรัฐ (หรือได้รับอนุมัติจากหัวหน้า) เพื่อสร้างกฎเกณฑ์ที่เกี่ยวข้องกับประเด็นขององค์กร วิทยาศาสตร์ เทคนิค เทคโนโลยี การเงิน และด้านพิเศษอื่น ๆ ของกิจกรรมของสถาบัน องค์กร องค์กร (แผนกและบริการของพวกเขา) ) เจ้าหน้าที่และประชาชน มีการออกคำแนะนำเพื่อวัตถุประสงค์ในการอธิบายและกำหนดขั้นตอนในการใช้กฎหมายและเอกสารการบริหาร

นาที - เอกสารที่บันทึกความคืบหน้าของการอภิปรายประเด็นและการตัดสินใจในการประชุม การประชุม การประชุมและเซสชันของหน่วยงานวิทยาลัย

บันทึกการรายงานและคำอธิบาย: บันทึกการรายงานเป็นเอกสารที่ส่งถึงฝ่ายบริหารและระบุปัญหาใด ๆ กับข้อสรุปและข้อเสนอของผู้รวบรวม หมายเหตุอธิบาย - 1) เอกสารที่อธิบายเนื้อหาของบทบัญญัติส่วนบุคคลของเอกสารหลัก (แผนรายงานโครงการ) 2) ข้อความจากเจ้าหน้าที่ที่อธิบายการกระทำ ข้อเท็จจริง เหตุการณ์ใด ๆ ที่นำเสนอต่อเจ้าหน้าที่ระดับสูง

การกระทำ - เอกสารที่จัดทำโดยบุคคลหลายคนและยืนยัน ข้อเท็จจริงที่จัดตั้งขึ้นหรือเหตุการณ์ต่างๆ

รายงาน ฯลฯ

เอกสารทางบัญชีหลักคือระบบเอกสารที่ใช้ในการจัดการกิจกรรมการผลิตและกิจกรรมทางเศรษฐกิจขององค์กรธุรกิจ องค์กรที่ไม่มีส่วนร่วมในกิจกรรมของผู้ประกอบการในทุกรูปแบบของการเป็นเจ้าของ

เอกสารประกอบการธนาคารเป็นระบบเอกสารที่ใช้ในการดำเนินการชำระเงินและธุรกรรมการเงินผ่านธนาคาร

เอกสารทางการเงินคือระบบเอกสารที่ใช้ในการจัดระเบียบความสัมพันธ์ทางการเงินระหว่างหน่วยงานทางเศรษฐกิจ

การรายงานและเอกสารทางสถิติเป็นระบบเอกสารที่ใช้ในการแก้ไขปัญหาสถิติของรัฐและรับข้อมูลทางสถิติ

รายงานคือเอกสารที่มีข้อมูลเกี่ยวกับผลลัพธ์ของกิจกรรมในช่วงระยะเวลาหนึ่ง เอกสารการรายงานของสถาบันประกอบด้วยเอกสารหลายชุด ได้แก่ การรายงานทางสถิติของรัฐ การรายงานของแผนก การรายงานภายในสถาบัน

รูปแบบของเอกสารสำหรับการรายงานทางสถิติของรัฐได้รับการพัฒนาโดยคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของประเทศยูเครน และบังคับใช้สำหรับทุกสถาบัน องค์กร และองค์กร แบบฟอร์มเอกสารการรายงานของแผนกได้รับการพัฒนาโดยกระทรวงและกรมต่างๆ ธนาคารกลางของประเทศยูเครน บริการภาษีของรัฐของประเทศยูเครน และกระทรวงการคลังของประเทศยูเครนนำเสนอรูปแบบการบัญชีและการรายงาน การรายงานภาษี บังคับสำหรับทุกองค์กร แบบฟอร์มการรายงานของแผนกจัดทำโดยหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางที่ดำเนินการจัดการรายสาขา

การรายงานทางสถิติและแผนกของรัฐจะถูกส่งภายในกรอบเวลาที่กำหนดโดยหน่วยงานอาณาเขตที่เกี่ยวข้อง ตามระยะเวลาของการนำเสนออาจเป็นแบบสิบวัน รายเดือน รายไตรมาส รายครึ่งปี และรายปี

แต่ละสถาบันจัดทำรายงานภายในเกี่ยวกับการดำเนินการตามแผน งาน คำแนะนำแบบครั้งเดียวจากฝ่ายบริหารหรือคำแนะนำจากองค์กรระดับสูง เอกสารการรายงานประเภทนี้จัดทำโดยผู้เชี่ยวชาญ การแบ่งส่วนโครงสร้างและนำเสนอเพื่อประกอบการพิจารณาต่อฝ่ายบริหารขององค์กรนี้หรือองค์กรที่สูงกว่า เอกสารการรายงานภายในสถาบันอาจเรียกว่า: รายงานหรือใบรับรองที่มีลักษณะการรายงาน

การรายงานแบบคงที่และแผนกของรัฐนั้นรวบรวมตามแบบฟอร์มรวมที่ได้รับอนุมัติและเป็นไปตามเอกสารกำกับดูแลที่ได้รับอนุมัติ

เอกสารการวางแผน คือ ระบบเอกสารที่ใช้ในการแก้ไขปัญหาการพยากรณ์และการวางแผนการพัฒนาเศรษฐกิจ

ผลลัพธ์ของการวางแผนจะถูกบันทึกไว้ในเอกสารการวางแผนซึ่งมีชื่อดังต่อไปนี้: แผน, แผนระยะยาว, โปรแกรม, กำหนดการ, แผนภาพ, โครงการทั่วไป

ลักษณะเฉพาะของเอกสารการวางแผนคือการจัดทำขึ้นตามระยะเวลาที่กำหนดเสมอ: หลายปี, หนึ่งปี, หกเดือน, หนึ่งในสี่, หนึ่งเดือนหรือตามระยะเวลาการปฏิบัติงานประเภทเฉพาะ

แผน โปรแกรม แผนงานทั่วไปของรัฐบาลกลางได้รับการพัฒนาโดยการตัดสินใจของรัฐบาลยูเครนโดยกระทรวงหรือหน่วยงานตั้งแต่หนึ่งกระทรวงขึ้นไป โครงการก่อนที่จะส่งไปยังรัฐบาลยูเครนเพื่อขออนุมัติ บังคับผ่านขั้นตอนการประสานงานกับทุกสถาบันที่สนใจ โปรแกรมของรัฐบาลกลาง แผนงาน และแผนงานทั่วไปได้รับการอนุมัติโดยมติของรัฐบาลยูเครน

แผนและโปรแกรมด้านอุตสาหกรรมได้รับการพัฒนาโดยหน่วยงานบริหารสำหรับสถาบันและองค์กรรอง ได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าฝ่ายบริหาร (กระทรวงหรือแผนก) และจำเป็นสำหรับการดำเนินการ การควบคุมการดำเนินการจะดำเนินการโดยหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางที่เกี่ยวข้อง

โปรแกรม แผน และแผนงานเกี่ยวกับอาณาเขตได้รับการพัฒนาโดยฝ่ายบริหารของดินแดน ภูมิภาค เขต เมือง และหน่วยงานในอาณาเขตอื่นๆ และดำเนินการภายในอาณาเขต ตามกฎแล้วเกี่ยวข้องกับประเด็นทางสังคมและ การพัฒนาเศรษฐกิจและการจัดสวน

การวางแผนกิจกรรมของแต่ละองค์กรมักจะดำเนินการในรูปแบบของแผน โปรแกรม หรือกำหนดการ หากสถาบันมีคณะกรรมการ สภา หรือคณะกรรมาธิการ กิจกรรมต่างๆ ก็จะได้รับการวางแผนด้วย

เอกสารการวางแผนได้รับการพัฒนาโดยฝ่ายบริหารโดยอาศัยผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติเหมาะสมและจำเป็นต้องผ่านขั้นตอนการประสานงานและการอนุมัติ

โปรแกรมนี้ลงนามโดยหัวหน้าแผนกที่รับผิดชอบในการพัฒนาโปรแกรม โปรแกรมได้รับการอนุมัติโดยหัวหน้าขององค์กรระดับสูงหรือที่กำหนด หรือหน่วยงานของวิทยาลัย (การประชุม สภา วิทยาลัย ฯลฯ)

แผนคือเอกสารที่จัดทำรายการกิจกรรมที่วางแผนไว้สำหรับการนำไปปฏิบัติ ลำดับ ปริมาณ ระยะเวลา และผู้ดำเนินการที่รับผิดชอบ รูปแบบของแผนมักจะเป็นแบบตาราง

แผนองค์กรจัดทำขึ้นในรูปแบบทั่วไป รายละเอียดบังคับของแผนคือ: ชื่อขององค์กร, ชื่อประเภทเอกสาร, วันที่, หมายเลขเอกสาร, สถานที่จัดทำแผน, ชื่อเรื่องของข้อความ, ลายเซ็น, ตราประทับอนุมัติ แผนการแบ่งส่วนโครงสร้างจัดทำขึ้นบนแผ่นกระดาษมาตรฐานพร้อมรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมด

แผนงานหรือกิจกรรมลงนามโดยหัวหน้าแผนกพัฒนา และแผนได้รับการอนุมัติโดยหัวหน้าหน่วยงานระดับสูงหรือองค์กรนี้

เอกสารราคาเป็นระบบเอกสารที่ใช้ในการแก้ปัญหาการวิเคราะห์ราคาและราคา

เอกสารประกอบทรัพยากรคือระบบเอกสารที่ใช้ในการแก้ไขปัญหาการจัดการทรัพยากร

เอกสารการค้าเป็นระบบเอกสารที่ใช้ในการแก้ไขปัญหาการจัดการการค้า

การดำเนินการทางการค้าทั้งหมดที่ดำเนินการโดยวิสาหกิจจะต้องได้รับการจัดทำเป็นเอกสาร ต้องให้ความสนใจเป็นพิเศษกับเอกสารทางกฎหมาย เนื่องจากหากไม่มีเอกสารเหล่านี้ ธุรกรรมเหล่านี้จะไม่ถูกต้อง

กฎหมายที่มีอยู่กำหนดบรรทัดฐานทางกฎหมายพิเศษสำหรับการดำเนินการตามเอกสารการค้า นั่นคือหากไม่ปฏิบัติตามเอกสารดังกล่าวจะไม่มีผลทางกฎหมาย ซึ่งรวมถึง: เนื้อหา รูปแบบ ลำดับการดำเนินการและการดำเนินการ ซึ่งควบคุมโดยกฎหมายด้วย

ในกระบวนการของกิจกรรมทางการเงินและเศรษฐกิจ องค์กรการค้ามีความสัมพันธ์กับหุ้นส่วนของตน ขั้นแรก จะมีการสรุปสัญญา จากนั้นจึงชำระเงิน

ใน กิจกรรมการซื้อขายองค์กรส่วนใหญ่มักใช้ข้อตกลงการซื้อและการขาย ภายใต้ข้อตกลงการซื้อและการขายผู้ขายตกลงที่จะโอนกรรมสิทธิ์ในทรัพย์สิน (สิ่งของสินค้า) เช่น การจัดการทางเศรษฐกิจเต็มรูปแบบหรือการจัดการการปฏิบัติงานของผู้ซื้อและผู้ซื้อตกลงที่จะยอมรับทรัพย์สินและชำระราคาที่แน่นอน

การจัดทำสัญญาเป็นส่วนที่ซับซ้อนและสำคัญในการสรุปธุรกรรม

ข้อตกลงทำหน้าที่ดังต่อไปนี้:

รวมความสัมพันธ์ระหว่างคู่ค้าอย่างถูกกฎหมายทำให้พวกเขามีลักษณะหน้าที่ซึ่งได้รับการคุ้มครองตามกฎหมาย

กำหนดขั้นตอนและวิธีการในการปฏิบัติตามภาระผูกพัน

จัดให้มีวิธีการในการปกป้องความปลอดภัยสำหรับภาระผูกพัน

สัญญาระยะยาวช่วยให้องค์กรสามารถวางแผนกิจกรรมและกำหนดโอกาสในการพัฒนาได้ ทุกแง่มุมของความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่ไม่ได้ระบุไว้ในสัญญาได้รับการควบคุมโดยกฎหมายปัจจุบัน เช่น มีข้อกำหนดบางประการสำหรับความถูกต้องของสัญญา

เอกสารเกี่ยวกับแรงงาน ประเด็นทางสังคม และการคุ้มครองทางสังคมของประชากร - ระบบเอกสารที่ใช้ในการแก้ปัญหาในการจัดการทรัพยากรแรงงานและการคุ้มครองทางสังคม

เอกสารทางบัญชีเป็นระบบเอกสารที่ใช้ในการแก้ไขปัญหาทางบัญชีของสถาบันและองค์กรด้านงบประมาณและพึ่งตนเอง

เอกสารทางบัญชีจะบันทึกธุรกรรมทางธุรกิจตามลำดับที่ดำเนินการ สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ถึงการบัญชีที่ต่อเนื่องและต่อเนื่องของวัตถุทางบัญชีทั้งหมด การยืนยันทางกฎหมายของรายการทางบัญชีที่ทำขึ้นบนพื้นฐานของเอกสารที่มีมูลค่าเป็นหลักฐาน การใช้เอกสารสำหรับการควบคุมปัจจุบันและการจัดการการปฏิบัติงานของกิจกรรมทางเศรษฐกิจขององค์กร ควบคุมความปลอดภัยของทรัพย์สินเนื่องจากเอกสารยืนยันความรับผิดชอบทางการเงินของพนักงานสำหรับของมีค่าที่ได้รับมอบหมาย เสริมสร้างหลักนิติธรรม เนื่องจากเอกสารเป็นแหล่งข้อมูลหลักในการติดตามความถูกต้อง ความเหมาะสม และความถูกต้องตามกฎหมายของธุรกรรมทางธุรกิจแต่ละรายการในระหว่างการตรวจสอบเอกสาร

ลักษณะสำคัญในการจัดประเภทเอกสารทางบัญชี:

โดยได้รับการแต่งตั้ง;

ตามวัตถุประสงค์เอกสารจะแบ่งออกเป็นฝ่ายบริหาร เหตุผล การบัญชีและการรวม

เอกสารคำสั่งคือเอกสารที่มีคำสั่งให้ดำเนินธุรกรรมทางธุรกิจโดยเฉพาะ วัตถุประสงค์หลักของพวกเขาคือการส่งคำสั่งจากฝ่ายบริหารไปยังผู้ดำเนินการโดยตรง การดำเนินการหลายอย่างจะดำเนินการเฉพาะในกรณีที่มีเอกสารการบริหารที่เหมาะสม

เอกสารการบริหารประกอบด้วยคำสั่ง คำแนะนำ บันทึกการจ้างงานและการเลิกจ้างและการลาพักร้อน

เอกสารเหล่านี้ยังไม่มีการยืนยันข้อเท็จจริงของธุรกรรมดังนั้นจึงไม่สามารถใช้เป็นพื้นฐานในการสะท้อนธุรกรรมในการบัญชีได้

เอกสาร Exculpatory (หรือ executory) คือเอกสารที่ทำธุรกรรมอย่างเป็นทางการที่ได้ดำเนินการไปแล้ว พวกเขาจะถูกรวบรวมในช่วงเวลาของการทำธุรกรรมและยืนยันข้อเท็จจริงของการดำเนินการตามคำสั่งหรือคำสั่ง เช่น สลิปเงินเดือน ค่าจ้าง, ใบแจ้งหนี้, การกระทำ, ใบแจ้งหนี้, ใบเสร็จรับเงินที่ระบุการรับของมีค่าและอื่น ๆ อีกมากมาย

เอกสารทางบัญชีเป็นเอกสารที่แผนกบัญชีสร้างขึ้นเพื่อจัดทำบันทึกทางบัญชีรวมทั้งอำนวยความสะดวกย่อให้สั้นลงและทำให้ง่ายขึ้น

เอกสารทางบัญชีจัดทำขึ้นในแผนกบัญชีตามเอกสารการบริหารและเอกสารประกอบที่ออกก่อนหน้านี้ ได้รับการออกแบบมาเพื่อสะท้อนรายการบัญชีในทะเบียนการบัญชีเพื่อเร่งกระบวนการบัญชี เอกสารเหล่านี้ไม่มีคำสั่งให้ดำเนินธุรกรรมทางธุรกิจและไม่มีการยืนยันข้อเท็จจริงของการดำเนินการให้เสร็จสิ้น เช่น การคำนวณจำนวนเงินที่เรียกร้อง, การคำนวณค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์ถาวรและสินทรัพย์ไม่มีตัวตน, การคำนวณ การสูญเสียสินค้าฯลฯ

เอกสารทางบัญชียังรวมถึงใบรับรองการบัญชีด้วย รวบรวมในกรณีที่จำเป็นต้องโอนเงินจากบัญชีหนึ่งไปยังอีกบัญชีหนึ่ง ปิดบัญชี แก้ไขข้อผิดพลาดในบันทึกทางบัญชี ฯลฯ ความจำเป็นนี้เกิดขึ้นค่อนข้างบ่อยดังนั้นใบรับรองประเภทนี้จึงเป็นเรื่องธรรมดามากในการบัญชี

เอกสารรวมคือเอกสารที่รวมลักษณะของเอกสารหลายประเภท: เอกสารการบริหารและยืนยัน เอกสารยืนยันและการบัญชี ฯลฯ พวกเขาทำหน้าที่เป็นทั้งคำสั่งในการดำเนินการที่กำหนดและเป็นเหตุผลสำหรับการดำเนินการ โดยบันทึกธุรกรรมที่ดำเนินการและในขณะเดียวกันก็มีคำแนะนำเกี่ยวกับขั้นตอนการสะท้อนกลับในบัญชี ตัวอย่างเช่น คำสั่งซื้อเงินสดเข้าและออก รายงานล่วงหน้าของผู้รับผิดชอบ ข้อกำหนดในการออกวัสดุ บัตรจำกัด ใบแจ้งยอดบัญชีเงินเดือน ประกาศการจ่ายเงินสด เงินไปยังบัญชีกระแสรายวัน ฯลฯ

การรวมกันของคุณสมบัติของเอกสารหลายประเภทในเอกสารเดียวทำให้การประมวลผลทางบัญชีง่ายขึ้นลดจำนวนเอกสารและค่าใช้จ่ายในการได้มา เอกสารที่รวมกันถูกร่างขึ้นเพื่อลดจำนวนเอกสารเกี่ยวกับธุรกรรมทางธุรกิจที่เกิดขึ้นซ้ำในองค์กรหลายครั้งในช่วงเวลาสั้น ๆ

ตามวิธีการ (ลำดับ) ของการรวบรวม

ตามวิธีการ (ลำดับ) ของการเตรียมการจะแยกแยะเอกสารหลักและเอกสารสรุป

เอกสารหลักคือเอกสารที่สะท้อนถึงธุรกรรมทางธุรกิจทั้งหมดทันที ณ เวลาที่เสร็จสิ้น เป็นข้อพิสูจน์อย่างเป็นทางการครั้งแรกว่าการดำเนินการเหล่านี้ได้ดำเนินการจริง เอกสารหลัก ได้แก่ ใบเสร็จรับเงินและใบสั่งจ่ายเงิน, ใบแจ้งหนี้, ใบรับรองการยอมรับ, ใบสั่ง, ใบเสร็จรับเงิน ฯลฯ ตัวอย่างของเอกสารหลักอาจเป็นใบสั่งรับสินค้าได้เช่นกัน มันถูกวาดขึ้นเมื่อวัสดุมาถึงคลังสินค้าและบ่งชี้ว่าเจ้าของร้านได้ปฏิบัติตามคำสั่งที่มอบหมายให้เขารับพวกมันแล้ว

เอกสารสรุปคือเอกสารที่รวบรวมตามเอกสารหลัก สะท้อนถึงธุรกรรมที่ได้รับการบันทึกไว้ก่อนหน้านี้ในเอกสารหลักที่เกี่ยวข้อง การจัดทำเอกสารรองไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับธุรกรรมทางธุรกิจ แต่จะบันทึกธุรกรรมเหล่านี้ตามข้อมูลของเอกสารหลักเท่านั้น

เอกสารรวมช่วยให้คุณสามารถลดจำนวนรายการในบัญชีการบัญชีได้ เอกสารสรุป ได้แก่ ตารางการพัฒนา แผ่นการจัดกลุ่ม แผ่นกระจายค่าใช้จ่าย รายงาน (คำชี้แจง) เกี่ยวกับการเคลื่อนย้ายผลิตภัณฑ์และวัสดุ รายงานล่วงหน้า ฯลฯ รายงานล่วงหน้าจะถูกกรอกตามเอกสารหลักซึ่งระบุค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกิดขึ้นโดย ผู้รับผิดชอบ เอกสารรวมยังรวมถึงใบแจ้งยอดบัญชีเงินเดือนหรือใบเผยแพร่ผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป รายงานภายในต่างๆ (เช่น รายงานความเคลื่อนไหว) สินทรัพย์ที่เป็นวัสดุตามคลังสินค้า) ฯลฯ เอกสารทั้งหมดเหล่านี้จำเป็นต้องมีข้อมูลเพิ่มเติมเพิ่มเติมจากที่มีอยู่ในเอกสารหลักที่ใช้เป็นพื้นฐานในการเตรียมการ

ดังนั้น ประการแรก เอกสารสรุปทำหน้าที่รวมข้อมูลจากเอกสารหลักและรับตัวบ่งชี้รวม และประการที่สอง เพื่อจัดกลุ่มข้อมูลจากเอกสารหลักเพื่อรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับธุรกรรมทางบัญชีและสะท้อนถึงธุรกรรมเหล่านี้ในบริบทใหม่ ด้วยเหตุนี้ เอกสารสรุปจึงถูกใช้เป็นวิธีการประมวลผลข้อมูลธุรกรรมต้นทาง

โดยวิธีการบันทึกธุรกรรมทางธุรกิจ

ตามวิธีการสะท้อนธุรกรรมทางธุรกิจเอกสารจะแบ่งออกเป็นครั้งเดียวและแบบสะสม

เอกสารที่ออกครั้งเดียวแสดงถึงธุรกรรมทางธุรกิจหนึ่งรายการหรือหลายรายการพร้อมกัน คุณสมบัติที่โดดเด่นเอกสารเหล่านี้ - ทันทีหลังจากการเตรียมการจะถูกโอนไปยังแผนกบัญชีและสามารถใช้เป็นพื้นฐานสำหรับการลงรายการบัญชี ตัวอย่างเช่น ใบสั่งรับวัสดุ ใบจ่ายค่าใช้จ่าย การคำนวณ ใบแจ้งหนี้ ใบรับสินค้า ใบสั่งเงินสด ใบเสร็จรับเงิน ฯลฯ

เอกสารสะสมจะถูกใช้เพื่อทำธุรกรรมที่เป็นเนื้อเดียวกันที่ดำเนินการในองค์กรอย่างเป็นทางการ เวลาที่แตกต่างกัน(เป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์ สิบวัน ครึ่งเดือน) รวบรวมเพื่อลดจำนวนเอกสารที่ออกสำหรับการดำเนินงานที่ดำเนินการในองค์กรซ้ำแล้วซ้ำอีกภายในระยะเวลาอันสั้น ตัวอย่างเช่น ใบเสร็จรับเงินรายวันสำหรับการปล่อยวัตถุดิบ บัญชีค่าจ้างส่วนบุคคล ใบบันทึกเวลา ใบแจ้งยอดการทำงาน เป็นต้น

ณ สถานที่รวบรวม;

ขึ้นอยู่กับสถานที่จัดเตรียมเอกสารจะแบ่งออกเป็นภายในและภายนอก

เอกสารภายในจัดทำขึ้นภายในองค์กร พวกเขาจัดระบบธุรกรรมทางธุรกิจที่ดำเนินการภายในองค์กรเท่านั้น เอกสารเหล่านี้ไม่เกินขอบเขตขององค์กร เช่น ใบแจ้งยอดเงินเดือน ใบเสร็จรับเงินและรายจ่าย เป็นต้น

เอกสารภายนอกถูกจัดทำขึ้นภายนอกองค์กรที่กำหนดและใช้ในการจัดทำธุรกรรมที่ดำเนินการระหว่างองค์กรอย่างเป็นทางการ เช่น ใบแจ้งหนี้, ใบแจ้งหนี้, ใบแจ้งหนี้ของคู่สัญญา

จากการทำธุรกรรมทางธุรกิจ เอกสารภายในบางอย่างจะกลายเป็นเอกสารภายนอก เช่น เช็คเงินสด คำสั่งจ่ายเงิน เมื่อกรอกเอกสารภายใน ก็เพียงพอที่จะระบุเฉพาะรายละเอียดที่จำเป็น และเมื่อจัดทำเอกสารภายนอก จำเป็นต้องเพิ่มรายละเอียดเอกสารเพิ่มเติมเพื่อให้คำอธิบายธุรกรรมทางธุรกิจสมบูรณ์

ตามลักษณะเชิงคุณภาพ

ขึ้นอยู่กับคุณลักษณะเชิงคุณภาพ เอกสารอาจสมบูรณ์หรือชำรุดได้ เอกสารที่ครบถ้วนคือเอกสารที่ร่างขึ้นตามแบบฟอร์มที่กำหนด มีรายละเอียดที่จำเป็นครบถ้วน และสะท้อนถึงธุรกรรมทางธุรกิจที่ครบถ้วนสมบูรณ์อย่างแท้จริงและถูกต้องตามกฎหมาย เอกสารที่ไม่ตรงตามข้อกำหนดเหล่านี้ไม่สมบูรณ์

ตามระดับการใช้งานเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์

ตามระดับของการใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ในการจัดทำเอกสารจะแบ่งออกเป็นเอกสารที่กรอกด้วยตนเองกรอกบางส่วนในเครื่อง (เช่นเอกสารที่วาดด้วยหัวจดหมาย) และเสร็จสมบูรณ์ในเครื่อง (สลิปการชำระเงินใบส่งมอบใบแจ้งหนี้ใบแจ้งหนี้ , รายการสินค้าคงคลัง ฯลฯ )

เอกสารกองทุนบำเหน็จบำนาญเป็นระบบเอกสารที่ใช้ในการแก้ไขปัญหาเงินบำนาญ

ข้อมูลและเอกสารอ้างอิง - ระบบเอกสารที่ใช้ในการแก้ปัญหาในการจัดการฐานข้อมูลและส่วนประกอบต่างๆ (ฐานข้อมูล รูปแบบเอกสารแบบรวม การไหลของข้อมูล ตัวชี้วัดทางเทคนิคและเศรษฐกิจ ฯลฯ)

ข้อมูลและเอกสารอ้างอิงให้ข้อมูลที่สนับสนุนการตัดสินใจบางอย่าง เช่น เริ่มต้นการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร อนุญาตให้คุณเลือกวิธีการมีอิทธิพลต่อการจัดการอย่างใดอย่างหนึ่งหรือวิธีอื่น ไม่มีคำแนะนำและไม่ได้บังคับให้คุณปฏิบัติตามคำแนะนำ

เอกสารของระบบนี้มีบทบาทในการให้บริการที่เกี่ยวข้องกับเอกสารขององค์กร กฎหมาย และการบริหาร

ลักษณะเฉพาะของเอกสารเหล่านี้คือพวกมันไปจากล่างขึ้นบนผ่านระบบการจัดการ: จากพนักงานไปจนถึงหัวหน้าหน่วย จากหัวหน้าหน่วยไปจนถึงหัวหน้าองค์กร จากองค์กรรองไปยังองค์กรที่สูงกว่า

ข้อมูลและเอกสารอ้างอิงประกอบด้วย:

บันทึกข้อตกลง - ดูเอกสารประกอบองค์กรและการบริหาร

บันทึกช่วยจำ - บันทึกเกี่ยวกับการปฏิบัติงานใด ๆ ที่เจ้าหน้าที่ส่งไปยังเจ้าหน้าที่คนอื่น

หมายเหตุอธิบาย - ดูเอกสารประกอบองค์กรและการบริหาร

ข้อเสนอ - ประเภทของบันทึกข้อตกลงที่มีรายการข้อเสนอเฉพาะในประเด็นเฉพาะ

การส่ง - เอกสารที่มีข้อเสนอในการแต่งตั้งย้ายหรือเลื่อนตำแหน่งบุคลากรตลอดจนข้อเสนอแนะสำหรับการดำเนินการและกิจกรรมบางอย่างเกี่ยวกับกิจกรรมของสถาบัน

ใบสมัคร - เอกสารที่มีการร้องขอหรือข้อเสนอของบุคคล (บุคคล) ต่อสถาบันหรือเจ้าหน้าที่

การติดต่อสื่อสารทุกประเภท - ชื่อทั่วไปสำหรับเอกสารที่มีเนื้อหาต่าง ๆ (จดหมายราชการ โทรเลข โทรเล็ก ข้อความโทรศัพท์ แฟกซ์ (แฟกซ์) ข้อความอิเล็กทรอนิกส์ ฯลฯ ) ใช้เป็นเครื่องมือในการแลกเปลี่ยนข้อมูลอย่างรวดเร็วระหว่างองค์กร

โปรโตคอล - ดูเอกสารประกอบองค์กรและการบริหาร

พระราชบัญญัติ - ดูเอกสารประกอบองค์กรและการบริหาร

ใบรับรอง - 1) เอกสารที่มีคำอธิบายและการยืนยันข้อเท็จจริงและเหตุการณ์บางอย่าง 2) เอกสารยืนยันข้อเท็จจริงเกี่ยวกับชีวประวัติหรือลักษณะที่เป็นทางการ

ข้อสรุป - เอกสารที่มีความคิดเห็น ข้อสรุปของสถาบัน คณะกรรมการ ผู้เชี่ยวชาญในเอกสารหรือประเด็นใด ๆ

ทบทวน - เอกสารที่มีความคิดเห็นของสถาบันหรือผู้เชี่ยวชาญเกี่ยวกับงานใด ๆ

สรุป - เอกสารที่แสดงข้อมูลสรุปในประเด็นเดียว (สรุปข้อเสนอ สรุปความคิดเห็น สรุปข้อกำหนด ฯลฯ )

รายการ - รายชื่อบุคคลหรือสิ่งของตามลำดับเฉพาะที่รวบรวมเพื่อวัตถุประสงค์ในการข้อมูลหรือการบันทึก

รายการ - รายการที่เป็นระบบของเอกสารรายการวัตถุที่รวบรวมเพื่อใช้บรรทัดฐานหรือข้อกำหนดบางประการกับพวกเขา

ตามที่กล่าวไว้ข้างต้น เอกสาร - วิธีการยึด วิธีทางที่แตกต่างในเนื้อหาพิเศษเกี่ยวกับข้อเท็จจริงเหตุการณ์ปรากฏการณ์ของความเป็นจริงตามวัตถุประสงค์และกิจกรรมทางจิตของมนุษย์

เมื่อมีข้อมูลที่บันทึกไว้ เอกสารจึงรับประกันการเก็บรักษาและการสะสมตลอดจนความเป็นไปได้ในการถ่ายโอนไปยังบุคคลอื่นและการเข้าถึงข้อมูลซ้ำ ๆ ดังนั้นเอกสารจึงสามารถทำหน้าที่ได้หลายอย่าง

เอกสารส่วนใหญ่จะต้องเป็นไปตามข้อกำหนดเช่นความเหมาะสมสำหรับ การจัดเก็บข้อมูลระยะยาว, ทัศนวิสัยสูงสุด. การที่จะให้เอกสารมีคุณสมบัติดังกล่าวได้นั้น จะต้องเรียบเรียงให้ถูกต้องทั้งในรูปแบบและเนื้อหา

เพื่อพัฒนาหลักการพื้นฐานของการจัดทำและประมวลผลเอกสารแบบฟอร์มและวิธีการทำงานร่วมกับพวกเขาจึงจำแนกตามเกณฑ์หลายประการ

การจำแนกประเภทเอกสาร - นี่คือการแบ่งเอกสารออกเป็นคลาสตามสัญญาณทั่วไปที่สุดของความเหมือนและความแตกต่าง การจำแนกประเภทจะดำเนินการในขั้นตอนของการจัดกลุ่มเป็นกรณี - นี่เป็นขั้นตอนหลักของการจำแนกประเภท ความจำเป็นในการจำแนกประเภทดังกล่าวจะพิจารณาจากแนวคิดของกรณีดังกล่าว

การจำแนกประเภทเอกสาร - สภาพที่จำเป็นเพื่อดำเนินงานเกี่ยวกับการรวมเข้าด้วยกันซึ่งเป็นข้อกำหนดเบื้องต้นที่สำคัญสำหรับการสนับสนุนเอกสารของระบบควบคุมอัตโนมัติ

เอกสารถูกจำแนกตามเกณฑ์ต่างๆ

1. ตามวิธีการบันทึกข้อมูลเอกสารจะแบ่งออกเป็น:

· เขียนไว้;

· กราฟิก;

· เอกสารภาพถ่ายและภาพยนตร์

·แม่เหล็กไฟฟ้า

· ข้อมูลและการอ้างอิง (ใช้ในการสะสม สรุป และส่งข้อมูล (รายงาน การกระทำ รายงาน จดหมาย โทรเลข ข้อความโทรศัพท์ ฯลฯ))

· องค์กรและการบริหาร (ใช้เพื่อควบคุมกิจกรรม (กฎบัตร กฎระเบียบ ข้อบังคับ กฎ คำแนะนำ คำสั่งสำหรับการจัดการการปฏิบัติงาน คำแนะนำ มติ การตัดสินใจ คำสั่ง ฯลฯ ));

·เกี่ยวกับบุคลากร (บัตรส่วนตัวของพนักงาน, ใบสมัคร, ลักษณะ, อัตชีวประวัติ, คำสั่งของบุคลากรในการจ้างงาน, เลิกจ้างและย้ายที่อยู่)

· การเงินและการบัญชี (การประมาณการ การคำนวณ รายงานทางบัญชี ฯลฯ)

· การจัดหาและการขาย (ใบแจ้งหนี้สำหรับการรับ, การปล่อยสินค้า)

นอกจากนี้ เอกสารที่สะท้อนถึงกิจกรรมของหน่วยงานต่างๆ ในวิทยาลัยยังมีบทบาทสำคัญในด้านการจัดการอีกด้วย (โปรโตคอล) ซึ่งสามารถทำหน้าที่เป็นทั้งวิธีการดำเนินกิจกรรมการบริหารและวิธีการรวบรวมและสรุปข้อมูล

มาตรฐานของรัฐกำหนด เอกสารองค์กรและการบริหาร เป็นเอกสารลายลักษณ์อักษรที่บันทึกการตัดสินใจเกี่ยวกับประเด็นด้านการบริหารและองค์กรตลอดจนประเด็นด้านการจัดการปฏิสัมพันธ์การสนับสนุนและการควบคุมกิจกรรมของหน่วยงานภาครัฐ สถาบัน วิสาหกิจ องค์กร หน่วยงาน และเจ้าหน้าที่ของพวกเขา

3. ตามชื่อ: คำสั่ง ข้อบังคับ ระเบียบการ คำแนะนำ คำแนะนำ กฎ กฎบัตร รายงาน การกระทำ แผน จดหมาย คำแถลง รายงาน และหมายเหตุอธิบาย ฯลฯ

4. ตามประเภทของเอกสารมีดังนี้:

· เอกสารมาตรฐาน - ได้รับการพัฒนาโดยหน่วยงานระดับสูงสำหรับองค์กรรองที่มีหน้าที่เป็นเนื้อเดียวกันและเป็นข้อบังคับ

· เอกสารตัวอย่าง - พัฒนาโดยหน่วยงานระดับสูงสำหรับการจัดระบบทั้งหมดและมีลักษณะเป็นคำแนะนำ

· เอกสารส่วนบุคคล - พัฒนาโดยองค์กรเฉพาะสำหรับใช้ภายใน

· เอกสารลายฉลุ - ผลิตโดยใช้วิธีการพิมพ์ โดยมีส่วนที่คงที่ของข้อความของเอกสารที่พิมพ์บนเครื่องพิมพ์ และมีพื้นที่ว่างเหลือสำหรับข้อมูลที่แปรผัน

5. ขึ้นอยู่กับระดับของความซับซ้อน จะมีความแตกต่างระหว่างเอกสารธรรมดาที่มีคำถามหนึ่งข้อ และเอกสารที่ซับซ้อนที่มีคำถามหลายข้อ

6. ขึ้นอยู่กับสถานที่จัดเตรียมเอกสารจะแบ่งออกเป็นภายในและภายนอก ภายใน - เอกสารที่สร้างขึ้นในสถาบัน (องค์กร, องค์กร) เพื่อแก้ไขปัญหาและไม่เกินขอบเขต ภายนอก - การติดต่อสื่อสารขาเข้าและขาออกของสถาบัน (องค์กร, องค์กร)

7. ตามกำหนดเวลาในการดำเนินการเอกสารจะแบ่งออกเป็นเร่งด่วนและไม่เร่งด่วน

8. โดยแหล่งกำเนิดเอกสารอาจเป็นเอกสารทางการหรือส่วนบุคคลอย่างเป็นทางการ (ส่วนบุคคล)

9. ตามระดับของการประชาสัมพันธ์ เอกสารจะถูกแบ่งออกเป็นแบบธรรมดา เป็นความลับ และสำหรับใช้งานอย่างเป็นทางการ

10. จากผลบังคับทางกฎหมาย จึงได้แยกความแตกต่างระหว่างเอกสารของแท้และเอกสารปลอม ของแท้แบ่งเป็นถูกและไม่ถูกต้อง (สูญเสียอำนาจทางกฎหมาย)

11. ตามวัตถุประสงค์ (ขั้นตอนของการสร้าง) เอกสารจะถูกแบ่งออกเป็นต้นฉบับ (ต้นฉบับ) และสำเนา ต้นฉบับคือเอกสารต้นฉบับที่มีข้อมูลต้นฉบับและดำเนินการอย่างเหมาะสม ตามกฎแล้ว การสร้างเอกสารจะนำหน้าด้วยขั้นตอนแบบร่าง - เอกสารในฉบับเบื้องต้น ตามกฎหมาย ต้นฉบับและสำเนาที่ได้รับการรับรองถูกต้องเทียบเท่ากัน คัดลอกเอกสารทำซ้ำรายละเอียดของต้นฉบับอย่างถูกต้อง (ที่มุมขวาของช่องด้านบนซึ่งมีคำว่า "สำเนา") และรับรองตามนั้น จำเป็นต้องแยกแยะระหว่างสำเนาประเภทต่างๆ เช่น วันหยุดพักผ่อน แยก และทำซ้ำ การเผยแพร่คือสำเนาเอกสารขาออกที่สมบูรณ์ซึ่งเหลืออยู่กับผู้ส่ง ซึ่งจัดทำพร้อมกับต้นฉบับและได้รับการรับรอง แยก - คัดลอกส่วนของเอกสารและสำเนาคือสำเนาที่สองของเอกสารที่มีผลบังคับทางกฎหมายเหมือนกัน