বিভিন্ন মানদণ্ড অনুযায়ী নথির শ্রেণীবিভাগ। তথ্য উপাদান দ্বারা নথির শ্রেণীবিভাগ

প্রধান শ্রেণিবিন্যাস বৈশিষ্ট্যগুলি সারণি 33 এ সংক্ষিপ্ত করা হয়েছে

. সারণী 33. তথ্য উপাদান দ্বারা নথি শ্রেণীবিভাগের প্রধান বৈশিষ্ট্য

আসুন এটি আরও বিশদে দেখুন:

1. তথ্য রেকর্ড করার প্রতীকী উপায়ের প্রকৃতি অনুযায়ী নথির শ্রেণীবিভাগ

এই ভিত্তিতে, পাঠ্য, আইকনিক, আইডিওগ্রাফিক, অডিও, ম্যাট্রিক্স, ডিজিটাল এবং জটিল নথিগুলি আলাদা করা হয়

2. রেকর্ডিং তথ্যের পরিমাপ অনুযায়ী নথির শ্রেণীবিভাগ

এই বৈশিষ্ট্যের উপর ভিত্তি করে, এক-, দুই- এবং ত্রি-মাত্রিক নথি (পঞ্চড টেপ, অফিসিয়াল লেটার, গ্লোব) আলাদা করা হয়।

3. তথ্য উপলব্ধির জন্য তাদের প্রাসঙ্গিকতা অনুযায়ী নথির শ্রেণীবিভাগ

এই ভিত্তিতে, মানুষের দ্বারা পড়া নথিগুলির মধ্যে একটি পার্থক্য তৈরি করা হয় এবং যেগুলি প্রযুক্তিগত উপায়ে (টেপ রেকর্ডার, টেলিভিশন, ইলেকট্রনিক কম্পিউটার, সেলুলার ফোন ইত্যাদি ব্যবহার করে) পঠিত হয়।

4. তথ্য উপলব্ধির চ্যানেল অনুযায়ী নথির শ্রেণীবিভাগ

5. তথ্য প্রচারের মাত্রা অনুযায়ী নথির শ্রেণীবিভাগ

তথ্য প্রচারের মাত্রা অনুসারে, নথিগুলিকে ভাগ করা হয়েছে: প্রকাশিত, অপ্রকাশিত, অপ্রকাশিত এবং ইলেকট্রনিক

6. প্রক্রিয়াকরণের সময় স্তর দ্বারা নথির শ্রেণীবিভাগ

এই শ্রেণীবিভাগ প্রাথমিক এবং মাধ্যমিক নথির মধ্যে পার্থক্য করে, পৃথিবীতে তাদের উপস্থিতির সময় অনুসারে।

7. বিষয়বস্তু দ্বারা নথির শ্রেণীবিভাগ

উ: দশম শ্রেণিবিভাগ। মেলভিল। ডিউই

(DDC, Dewey Decimal Classification, DDC)

একটি সার্বজনীন শ্রেণিবিন্যাস ব্যবস্থা 1876 সালে একজন আমেরিকান গ্রন্থাগারিক দ্বারা বিকশিত হয়েছিল। এম. ডিউই (1851 - 1931)। পাবলিক লাইব্রেরিতে বইয়ের পদ্ধতিগতভাবে বসানোর উদ্দেশ্যে। আমেরিকা. প্রথম সংস্করণে, x শুধুমাত্র নথি তালিকাভুক্ত করার উদ্দেশ্যে ছিল, কিন্তু প্রথম থেকেই এতে লুকানো টাইপফিকেশনের উপাদান রয়েছে। পরবর্তীকালে, সাধারণ বন্টনগুলিকে স্বাধীন অক্জিলিয়ারী টেবিলে বিভক্ত করা হয় এবং সিস্টেমটি একটি নতুন চরিত্রের সমন্বয় অর্জন করে।

সিস্টেমটি প্রধান টেবিল (সূচি) এবং অক্জিলিয়ারী টেবিল (টেবিল) নিয়ে গঠিত। সম্পূর্ণ সংস্করণের উপাদানগুলিও আপেক্ষিক সূচক (আক্ষরিক অর্থে: "সূচক পারিবারিক সম্পর্ক") - APU এবং ম্যানুয়াল (Kerstvo), যা সম্পূর্ণ উপস্থাপন করে পদ্ধতিগত ভাষ্যটেবিলে (ব্যক্তিগত পদ্ধতির পদ্ধতি)।

DDC হল একটি বিশ্বব্যাপী শ্রেণিবিন্যাস ব্যবস্থা, 135টি দেশে ব্যবহৃত হয়। তার জন্মভূমিতে, ইন. আমেরিকা,. ডিকেডিগুলি 95% পাবলিক এবং স্কুল লাইব্রেরিতে, 25% কলেজ এবং বিশ্ববিদ্যালয়ের লাইব্রেরির মোট সংখ্যার এবং 20% বিশেষ লাইব্রেরিতে ব্যবহার করা হয়। DKD 30টি ভাষায় অনূদিত হয়েছে।

১ম সংস্করণ। DKD-1876 (44 a), 2nd - 1885 (314 s)। জীবনে. এম. ডিউই 12টি সংস্করণ প্রকাশ করেছেন। 1896 সালে, এম. ডিউই ফরেস্ট প্রেস ফাউন্ডেশন তৈরি করেন, যেখানে তিনি প্রকাশনা ও উন্নয়নের অধিকার হস্তান্তর করেন। ডিকেডি। অনুরূপ অধিকার ইউরোপে স্থানান্তরিত হয়েছিল। আন্তর্জাতিক গ্রন্থপঞ্জী ইনস্টিটিউট)।

1980 সালে, OCLC (অনলাইন কম্পিউটার লাইব্রেরি সেন্টার, ওহিও) ফরেস্ট প্রেস অধিগ্রহণ করে এবং OCLC ফরেস্ট প্রেস তৈরি করে, যা শিরোনাম প্রকাশ করে। DKD 20 তম সংস্করণ। ডিকেডি সম্পূর্ণরূপে একটি কম্পিউটার ব্যবহার করে প্রস্তুত করা হয়েছিল। Erno প্রযুক্তি। 1993 সালে, অপটিক্যাল ডিস্ক (সিডি-রম) "ইলেক্ট্রনিক ডিউই ডিডিসি 20" প্রকাশিত হয়েছিল, 1996 সালে - অপটিক্যাল উইন্ডোজ ডিস্ক DC 2k উইন্ডোজ ডিসি 21।

সমস্ত প্রকাশনার গ্রাহক। DKD বিনামূল্যে যোগ, প্রকাশ এবং সংশোধনের একটি সম্পূর্ণ সেট পায় - "ডিউই দশমিক শ্রেণীবিভাগ, সংযোজন, নোট এবং সিদ্ধান্ত (ডিসি)

B. সর্বজনীন দশমিক শ্রেণীবিভাগ

(UDYU. UDC হল "Tithe শ্রেণীবিন্যাস" এর উপর ভিত্তি করে একটি অনুক্রমিক সম্মিলিত সিস্টেম এবং তিনটি অংশ নিয়ে গঠিত - প্রধান সারণী, সংজ্ঞায়িত টেবিল এবং একটি বর্ণানুক্রমিক সূচক যা এনা দ্বারা 1895-1905 পৃষ্ঠায় নেতৃত্বে ব্রাসেলসের আন্তর্জাতিক গ্রন্থপঞ্জী ইনস্টিটিউটে তৈরি করা হয়েছিল বেলজিয়ামের বিজ্ঞানী পোটলি এবং এ. লাফন্টেইন এ. লাফন্টেইন।

1956 সালে। ইউএসএসআর তৈরি হয়েছিল। অল-ইউনিয়ন ইনস্টিটিউট অফ সায়েন্টিফিক অ্যান্ড টেকনিক্যাল ইনফরমেশন সদস্য হয়। ইন্টারন্যাশনাল ফেডারেশন ফর ডকুমেন্টেশন, স্ট্যান্ডার্ড টেবিল গ্রহণ করে। ইউডিসি। বিশেষজ্ঞরা টেবিলের সাথে পরিচিত হন। ইউডিসি, যার সাথে সামঞ্জস্য রেখে উন্নতি করা হয়েছে। নিয়ম। ইউডিসিতে বিশ্বের অনেক সদস্য দেশ অংশগ্রহণ করতে পারে। আন্তর্জাতিক ফেডারেশন। যদি চার মাসের মধ্যে কোনো মন্তব্য বা আপত্তি না পাওয়া যায়, তাহলে প্রকল্পটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে গৃহীত হয় এবং "ইউডিসিতে এক্সটেনশন এবং সংশোধন" (1950 সাল থেকে প্রকাশিত UDC-তে সংযোজন এবং সংশোধন) পরবর্তী সংখ্যায় অন্তর্ভুক্ত করা হয়।

1970 এর দশকের গোড়ার দিকে, দেশে বৈজ্ঞানিক ও প্রযুক্তিগত তথ্য (STI) সংস্থাগুলির একটি নেটওয়ার্ক গঠিত হয়েছিল। সুপারিশ অনুযায়ী। সর্ব-রাশিয়ান শ্রমিকদের সভা। এনটিআই,। উপদেশ। মন্ত্রীরা। ইউএসএসআর 14 মে, 1962 প্রকাশ করে। রেজোলিউশন (নং 445) "দেশে বৈজ্ঞানিক ও প্রযুক্তিগত তথ্যের সংগঠন উন্নত করার ব্যবস্থার উপর", যার অনুচ্ছেদ 5 বলে: "1963 সাল থেকে বৈজ্ঞানিক এবং প্রযুক্তিগত প্রকাশনা সংস্থায়, বৈজ্ঞানিক ও প্রযুক্তিগত জার্নালগুলির সম্পাদকীয় অফিসে, বৈজ্ঞানিক এবং প্রযুক্তিগত তথ্য সংস্থা, বৈজ্ঞানিক-প্রযুক্তিগত গ্রন্থাগারগুলি সর্বজনীন দশমিক সিস্টেম অনুসারে সমস্ত প্রকাশনার বাধ্যতামূলক শ্রেণীবিভাগ।

আবেদনের সীমা। ইউডিসিগুলিকে শিল্প ও কৃষি লাইব্রেরি এবং শিল্পের সীমাবদ্ধতা ছাড়াই তথ্য সংস্থাগুলির সম্পূর্ণ নেটওয়ার্ক অন্তর্ভুক্ত করার জন্য প্রসারিত করা হয়েছিল

1963-1966 সালে, গ্রন্থাগার এবং অঙ্গগুলির কেন্দ্রীভূত প্রচেষ্টার মাধ্যমে। এনটিআই প্রথম সংস্করণ করেছে। রাশিয়ান ভাষায় UDC। বিভিন্ন পলিগ্রাফে জারি করা পৃথক সমস্যা এবং অসংখ্য ফাঁক সহ অনুবাদটি বেশ কয়েকটি জায়গায় অপর্যাপ্ত বলে মনে হচ্ছে। শিল্প টেবিল প্রকাশ করার সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়। UDC (19644 সাল থেকে প্রকাশিত)।

1966 সালে, স্ট্যান্ডার্ডস কমিটি, একটি স্ট্যান্ডার্ড প্রকাশনা সংস্থা, আবার সংগঠিত হয়েছিল। অল-ইউনিয়ন ইনস্টিটিউট অফ সায়েন্টিফিক অ্যান্ড টেকনিক্যাল ইনফরমেশন (প্রমিতকরণ), শ্রেণিবিন্যাস এবং কোডিং টেবিলের দ্বিতীয় সংস্করণের প্রস্তুতির দায়িত্ব দেওয়া হয়েছিল। রাশিয়ান ভাষায় UDC। প্রকাশনাটি 1969-1970 সালে একটি অনুমোদিত সংখ্যা সহ প্রকাশিত হয়েছিল। ইন্টারন্যাশনাল ফেডারেশন নং 447 6 ভলিউমে 9 টি বই।

তৃতীয় সংস্করণ 1982-1987 সালে প্রকাশিত হয়েছিল। 11টি বইয়ের 7টি সংখ্যায় রাশিয়ান ভাষায় UDC (নং 572)। একই সময়ে, “নতুন ইস্যু ইউডিসি”-এর ক্রমাগত সংখ্যাগুলি প্রকাশ করা হয়, যাতে সংযোজন এবং সংযোজন সহ পৃষ্ঠাগুলি রয়েছে। 1969 সালে একটি প্রকাশনা প্রকাশিত হয়েছিল। UDC এক ভলিউমেK এক ভলিউমে।

1997 সাল থেকে। বৈজ্ঞানিক ও প্রযুক্তিগত কেন্দ্র "রেক্টর", যা টেবিল অনুবাদ, প্রকাশ এবং বিতরণ করার অধিকার পেয়েছে। UDC v. রাশিয়া এবং। CIS, স্ট্যান্ডার্ডের সম্পূর্ণ অনুবাদ প্রদান করে। রাশিয়ান ভাষায় UDC। নতুন টেবিল "সর্বজনীন যেখানে একটি শ্রেণীবিভাগ আছে" শিরোনামে প্রকাশিত হয়েছে। বাহ্যিক দৃশ্যের চতুর্থ সম্পূর্ণ সংস্করণ।

2000 সালের শেষ নাগাদ, 3টি খণ্ড প্রকাশিত হয়েছিল, মোট 10টি ভলিউম প্রত্যাশিত, একটি বর্ণানুক্রমিক বিষয় সূচক দুটি অতিরিক্ত ভলিউমে প্রকাশিত হবে

B. লাইব্রেরি এবং গ্রন্থপঞ্জী শ্রেণীবিভাগ (LBC)

ভিত্তি. LBC লাইব্রেরি এবং গ্রন্থপঞ্জী শ্রেণীবিভাগের একটি অনুক্রমিক সম্মিলিত সিস্টেমের উপর ভিত্তি করে তৈরি করা হয়েছে, যার মধ্যে রয়েছে প্রধান টেবিল, স্ট্যান্ডার্ড ডিভিশনের টেবিল এবং একটি বর্ণানুক্রমিক বিষয় সূচক। LBC (সাধারণ মান বিভাগ, দুটি টেবিলে আঞ্চলিক মান বিভাগ - প্রাকৃতিক বিজ্ঞান এবং আর্থ-সামাজিক এবং মানবিকের জন্য, বিশেষ মান বিভাগ ইত্যাদি।

প্রথম সংস্করণ. সাইটে BBK. 25টি সংখ্যায় বৈজ্ঞানিক গ্রন্থাগারগুলির জন্য ইউএসএসআর (1960-1968) একটি স্পষ্ট কাঠামো ছিল। জ্ঞানের মহাবিশ্ব তিনটি কমপ্লেক্সে বিভক্ত ছিল: প্রাকৃতিক বিজ্ঞান -। বি/। ই (ইস্যু 3-6), আদনি বিজ্ঞানের একটি উদাহরণ -। এবং /. আর (ইস্যু 7-13), সামাজিক বিজ্ঞান এবং মানবিক - 3 /। Yu (ইস্যু 14-233)।

মূল বিতরণের তালিকাটি বিভাগ দিয়ে শুরু হয়েছিল। উ: মার্কসবাদ-লেনিনবাদ (ইস্যু 1), একটি অংশ দিয়ে শেষ হয়েছে। ইয়া। সার্বজনীন বিষয়বস্তুর সাহিত্য (সংখ্যা 25)। এইভাবে, প্রধান শ্রেণিবিন্যাস টেবিলগুলি প্রকাশনার 23 3টি সংখ্যা দখল করেছে, যা ইস্যু দিয়ে শুরু হয়েছিল। I. ইনপুট এবং রিলিজের সাথে শেষ 25. সাধারণ বিতরণ। ফলিত বিজ্ঞান:. এবং /. সম্পর্কিত. প্রযুক্তি. কারিগরি বিজ্ঞান (ইস্যু 7-11)। P. কৃষি ও বনায়ন। গ্রামীণ স্পডারস্কি এবং বনবিদ্যা বিজ্ঞান (ইস্যু 12) এবং। আর. নিরাপত্তা। ঔষধ (ইস্যু 13k 13)।

মানবিক ইস্যু 19 দিয়ে শুরু হয়েছিল। Ch. সংস্কৃতি। বিজ্ঞান. শিক্ষা. তিনটি বিষয় তাদের নিজ নিজ শিল্প কমপ্লেক্সের নেতৃত্বে ছিল: সমস্যা। S. E. প্রাকৃতিক বিজ্ঞান সাধারণভাবে, সংখ্যা 7, অংশ 1. J. প্রযুক্তি। সাধারণভাবে প্রযুক্তিগত বিজ্ঞান এবং সংখ্যা 14, অংশ 1. C. সাধারণভাবে সামাজিক বিজ্ঞান। এই সিস্টেমের সাধারণ পরিকল্পনা 16 মুক্তি অনুমান করা সত্ত্বেও. F. রাজনীতি. রাজনৈতিক দল এবং উন্নয়ন গোষ্ঠীর মতবিরোধ সম্পূর্ণরূপে রাষ্ট্রবিজ্ঞানের উপর টেবিল প্রকাশের অনুমতি দেয়নি। প্রথম সংস্করণের ইস্যু 16। BBK নামকরণ করা হয়. F5/6. রাজনৈতিক দল। সামাজিক-রাজনৈতিক সংগঠন সংগঠন।

সামগ্রিকভাবে বিজ্ঞানে, সেই সময়ে সমাজবিজ্ঞান, জেনেটিক্স এবং অন্যান্য অনেক বিজ্ঞানের বৈধতার প্রশ্নটি সমাধান করা হয়নি। নির্মাতাদের কাছে। এলবিসি অনেক "অস্বীকৃত" বা এক কারণে বা অন্য বিজ্ঞান, শৃঙ্খলা এবং সমস্যার জন্য নিষিদ্ধ করার জন্য টেবিলের কাঠামোতে তাদের যৌক্তিক জায়গায় রিজার্ভ সূচকগুলিকে (উদাহরণস্বরূপ, সমাজবিজ্ঞানের জন্য - 35) ছেড়ে দিতে পরিচালিত হয়েছিল।

D. সাহিত্যের একীভূত শ্রেণীবিভাগ

এটি মৌলিক সারণী এবং একটি বর্ণানুক্রমিক বিষয় সূচী নিয়ে গঠিত এবং গ্রন্থপঞ্জী প্রকাশনাগুলিতে মুদ্রিত কাজগুলিকে পদ্ধতিগত করার উদ্দেশ্যে এবং সদস্যতা সিরিজের দ্বারা ক্যাটালগ ফাইলগুলি সংকলনের উদ্দেশ্যে। N. এর ভিত্তিতে, বিশেষ টেবিলগুলি সংকলন করা হয় যা বইয়ের চেম্বারগুলির প্রেস পরিসংখ্যান বিভাগ দ্বারা বিষয়বস্তু অনুসারে বইগুলিকে পদ্ধতিগত করার সময় ব্যবহৃত হয়।

নির্দিষ্ট ধরণের নথিগুলির জন্যও শ্রেণীবিভাগ রয়েছে, উদাহরণস্বরূপ, রাষ্ট্রীয় মানগুলির একটি শ্রেণিবিন্যাসকারী। উদ্ভাবনের আন্তর্জাতিক শ্রেণীবিভাগ, ইত্যাদি

যাই হোক না কেন, অর্থপূর্ণ শ্রেণীবিভাগে প্রকারভেদ বিভাজন একটি শব্দার্থিক নির্দেশক অনুসারে ঘটে, যেমন বিষয়বস্তু দ্বারা (জ্ঞানের শাখা, বিষয়, উপস্থাপনার বিষয়, আচ্ছাদিত সমস্যা, প্রকার, জেনার এবং কাজ, ইত্যাদি)।

8. সামাজিক তথ্যের প্রকৃতি অনুযায়ী নথির শ্রেণীবিভাগ

নথিতে থাকা সামাজিক তথ্যের প্রকৃতি অনুসারে, নিম্নলিখিত প্রকারগুলি আলাদা করা হয়েছে: ভর, বিশেষ এবং ব্যক্তিগত

অধিকন্তু, নথিগুলির একটি অংশ ব্যক্তি, সমাজ এবং রাষ্ট্রের জীবন নিয়ন্ত্রণের ক্ষেত্রের সাথে সম্পর্কিত (সরকারি উত্সের নথিপত্র)

দ্বিতীয়টি সমাজের আধ্যাত্মিক জীবনকে প্রতিফলিত করে (এতে উদ্ভূত নথি ব্যক্তিগত জীবনএবং সৃজনশীলতা - সাহিত্যিক কাজ, স্মৃতিকথা, চিঠিপত্র, ডায়েরি, নোটবুক ইত্যাদি)

তথ্য উপাদান দ্বারা নথিগুলির একটি সংক্ষিপ্ত শ্রেণীবিভাগ চিত্র 32 এ উপস্থাপন করা হয়েছে

সমস্ত অফিসিয়াল ডকুমেন্টেশন পরিষ্কার শ্রেণীবিভাগের সাপেক্ষে এবং অভিন্ন মান অনুযায়ী আঁকা হয়। প্রথমত, আপনাকে প্রধান ধরনের নথিগুলি দেখতে হবে।

নথির প্রাথমিক শ্রেণিবিন্যাস

অফিসের কাজে, সেইসাথে প্রাসঙ্গিক বিশেষজ্ঞদের প্রশিক্ষণ দেয় এমন বিশ্ববিদ্যালয়গুলিতে এই শ্রেণিবিন্যাস সবচেয়ে জনপ্রিয়। সুতরাং, সমস্ত ডকুমেন্টেশন অনুযায়ী গ্রুপে বিভক্ত:

• প্রতিশ্রুতি স্তর;
• স্টোরেজ সময়;
• মৃত্যুদন্ডের তারিখ;
• উপস্থাপনার ধরন;
• তার আইনি শক্তিতে;
• উত্স, উত্স;
• অ্যাক্সেসের সীমাবদ্ধতার ডিগ্রি (প্রচার);
• সৃষ্টির স্থান;
• বিষয়বস্তু;
• নামের শিরোনাম;
• ব্যবহারের ক্ষেত্র;
• ডকুমেন্টেশন ধরনের।

ডকুমেন্টেশনের ধরন

উল্লিখিত শ্রেণীবিভাগের প্রতিটি আইটেমের জন্য নথির প্রকারগুলি বিস্তারিতভাবে পরীক্ষা করা যাক।

প্রয়োজনীয়:

• নির্দেশ (বল প্রয়োগ, ব্যবহার);
• তথ্যগত (রেফারেন্সের জন্য ডেটা এবং তথ্য রয়েছে)।

স্টোরেজ সময়কাল দ্বারা:

• অস্থায়ী (10 বছর পর্যন্ত);
• দীর্ঘমেয়াদী (10 বছরের বেশি);
• স্থায়ী স্টোরেজ।

মৃত্যুদন্ডের তারিখ অনুসারে:

• জরুরি (একটি স্পষ্ট মৃত্যুদন্ডের তারিখ নির্দেশ করে);
• অ-জরুরী

উপস্থাপনার ধরন অনুসারে নথির ধরন:

• ইউনিফাইড (যেকোনো সিস্টেমের একটি কঠোর স্ট্যান্ডার্ড ফর্ম অনুযায়ী সংকলিত);
• অনুকরণীয় (নমুনা; অন্যান্য ডকুমেন্টেশন তাদের সাথে সাদৃশ্য দ্বারা তৈরি করা হয়);
• সাধারণ (একটি সাধারণ, আদর্শ প্রক্রিয়া, ঘটনা বর্ণনা করা);
• স্টেনসিল (একটি পূর্ব-প্রস্তুত কাঠামো সহ, পাঠ্যের "ব্যাকবোন", উদাহরণস্বরূপ একটি প্রশ্নাবলী);
• স্বতন্ত্র (তথ্য উপস্থাপনের বিনামূল্যে ফর্ম)।

আইনি শক্তির উপস্থিতি অনুসারে:

• মূল, মূল (ডকুমেন্টেশনের একমাত্র বা প্রথম কপি);
• অনুলিপি (মূলের সাথে একশত শতাংশ অভিন্ন, তবে আইনত বাধ্য নয়);
• রিলিজ (মূল কম্পাইল করার সময় সরাসরি কার্বন কপি হিসাবে প্রস্তুত একটি কপি ফর্ম);
• প্রত্যয়িত অনুলিপি (অনেক বিবরণ সম্বলিত কপির ফর্ম যা তাদের আইনি শক্তি দেয়);
• নির্যাস (দস্তাবেজ থেকে উদ্ধৃতাংশ, অগত্যা সেগুলি কোথা থেকে নেওয়া হয়েছে সে সম্পর্কে তথ্য রয়েছে, দায়ী ব্যক্তির ভিসা দ্বারা প্রত্যয়িত);
• ডুপ্লিকেট (সমান আইনি শক্তির সাথে আসলটির পুনরাবৃত্ত ফর্ম, মূলটির ধ্বংস, ক্ষতি বা চুরির ক্ষেত্রে সংকলিত)।

মূল দ্বারা নথির প্রকার:

• ব্যক্তিগত (একটি নির্দিষ্ট নাগরিকের স্বার্থ সম্পর্কিত);
• অফিসিয়াল, অফিসিয়াল (সংস্থার স্বার্থকে প্রভাবিত করে, তাদের কম্পাইলার একজন ব্যক্তি এবং একটি আইনি সত্তা উভয়ই)।

প্রচারের মাত্রা অনুসারে:

• "টপ সিক্রেট", "বিশেষ গুরুত্ব" (রাষ্ট্রীয় গোপনীয়তা রয়েছে);
• "গোপনীয় তথ্য" (অ্যাক্সেস রাশিয়ান আইন দ্বারা সীমিত);
• "বাণিজ্য গোপন" (ওপেন অ্যাক্সেস ডেটার মালিকের ক্ষতি করে);
• "শুধুমাত্র অফিসিয়াল ব্যবহার" (শুধুমাত্র প্রতিষ্ঠানের কর্মীদের জন্য নথি);
• সবার প্রবেশাধিকার.

সৃষ্টির স্থান অনুসারে নথির প্রকার:

• বহির্গামী (প্রতিষ্ঠানের বাইরে নির্দেশিত);
• incoming (বাইরে থেকে প্রতিষ্ঠানে আসছে);
• অভ্যন্তরীণ (শুধুমাত্র প্রতিষ্ঠানে ব্যবহৃত)।

• প্রাথমিক (মূল তথ্য);
• সাধারণীকরণ (বিভিন্ন উৎস থেকে তথ্য সমন্বিত)।

ব্যবহারের ক্ষেত্র অনুসারে নথির প্রকারগুলি:

• পরিসংখ্যান, রিপোর্ট;
• শ্রম ডকুমেন্টেশন;
• বৈজ্ঞানিক এবং প্রযুক্তিগত ক্ষেত্র;
• অর্থ ও হিসাব;
• সাংগঠনিক এবং প্রশাসনিক।

• জটিল (বেশ কয়েকটি প্রশ্নের বিশ্লেষণ);
• সহজ (একটি বিষয়ে নিবেদিত)।

ডকুমেন্টেশনের ধরন দ্বারা:

• পাণ্ডুলিপি;
• ইলেকট্রনিক মুদ্রিত;
• গ্রাফিক;
• ছবি, ভিডিও ফরম্যাট।

প্রতিষ্ঠানের মধ্যে ফর্ম এবং নথির ধরন:

• তথ্য এবং রেফারেন্স অভিযোজন;
• প্রশাসনিক
• সংগঠিত কার্যক্রম।

কাগজপত্র

নথি প্রস্তুতির প্রকারগুলি নিম্নলিখিত পর্যায়ে বিভক্ত:

1. প্রকল্প।
2. আসল।
3. কপি।
4. নকল.
5. নির্যাস.

ডকুমেন্টেশন কঠোর প্রয়োজনীয়তা অনুযায়ী প্রস্তুত করা হয় যা এটিকে আইনি শক্তি প্রদান করে। বেশ কয়েকটি নথি শুধুমাত্র ইলেকট্রনিক আকারে আঁকা যায়, একটি সংখ্যা - হাতে (রসিদ, ব্যাখ্যামূলক নোট, অ্যাটর্নি ক্ষমতা, বিবৃতি)।

রাশিয়ান ফেডারেশনে অফিসিয়াল ডকুমেন্টেশনের প্রস্তুতি নিম্নলিখিত আইন দ্বারা নিয়ন্ত্রিত হয়:

• GOST R 6.30-2003 “ইউনিফাইড ডকুমেন্টেশন সিস্টেম। সাংগঠনিক এবং প্রশাসনিক ডকুমেন্টেশনের ইউনিফাইড সিস্টেম। ডকুমেন্টেশন প্রয়োজনীয়তা."
• OK 011-93 "অল-রাশিয়ান ক্লাসিফায়ার অফ ম্যানেজমেন্ট ডকুমেন্টেশন" (OKUD)।

আইনগত দলিল

আইনি, বা আইনী, ডকুমেন্টেশন হল কাগজপত্র যা অগত্যা আইনি তথ্য অন্তর্ভুক্ত করে।

এটিতে বেশ কয়েকটি বৈশিষ্ট্য রয়েছে:

• সামাজিক সম্পর্কের নিয়ন্ত্রণ;
• মুদ্রিত/ইলেক্ট্রনিক ফর্ম;
• আইনি প্রযুক্তিতে নথি প্রস্তুতির জন্য সমস্ত নিয়ম মেনে চলা;
• বাঁধাই প্রকৃতি;
• যোগ্য ব্যক্তিদের দ্বারা সংকলিত;
• আইনী কার্যকলাপের প্রক্রিয়ার মধ্যে তৈরি;
• আইনশাস্ত্রের জন্য গুরুত্বপূর্ণ তথ্য;
• সৃষ্টি এবং প্রকাশনার ভিত্তি: রাশিয়ান ফেডারেশনের আইন, নাগরিক এবং আইনি সত্তার ইচ্ছার প্রকাশ।

আইনি নথির ধরন:

1. তথ্য ও প্রমাণ রেকর্ড করা।
2. আইনি তথ্য রেকর্ডিং।
3. পৃথক সমাধান বিষয়বস্তু.
4. আইনি প্রবিধান।

আইনি ডকুমেন্টেশনের ধরন

আসুন বিস্তারিতভাবে শ্রেণীবিভাগ বিশ্লেষণ করা যাক:

1. তথ্য এবং প্রমাণ রেকর্ড করা। আইনগত তাত্পর্য আছে যে কোনো তথ্যের ন্যায্যতা, কিন্তু তাদের সারাংশ কোন ভাবেই আইনী নয়. উদাহরণস্বরূপ, পদ্ধতিগত ডকুমেন্টেশন।

2. আইনি তথ্য রেকর্ড করা। সর্বাধিক অসংখ্য বিভাগ, যা নিম্নলিখিত ধরণের নথিতে বিভক্ত:

• তথ্য রেকর্ড করা যা নির্ধারণ করে আইনি অবস্থা(পরিচয়পত্র, পাসপোর্ট, জন্ম সনদ, বিবাহের শংসাপত্র, ইত্যাদি);
• আইনি শাসন সংজ্ঞায়িত তথ্য রেকর্ড করা (একটি আবাসিক ভবন নির্মাণ বা কৃষি প্রয়োজনের জন্য জমি ব্যবহার);
• ইচ্ছা প্রকাশের তথ্য রেকর্ড করা (পাওয়ার অফ অ্যাটর্নি, লেনদেন, চুক্তি, ইত্যাদি)

3. স্বতন্ত্র সিদ্ধান্তের সাথে নথিপত্র, ফলাফল অন্তর্ভুক্ত, প্রামাণিক এবং প্রকৃতিতে বাধ্যতামূলক। উত্থান, পরিবর্তন, অধিকার এবং/অথবা বাধ্যবাধকতার অবসান: পরিচালকদের আদেশ, দায়িত্বশীল ব্যক্তিদের সিদ্ধান্ত, আদালতের রায় ইত্যাদি।

4. আইনি আদর্শিক ডকুমেন্টেশন এক বা অন্য উপায়ে আইনি নিয়ম রয়েছে। তারা আইনী নিয়ম প্রতিষ্ঠা, সংশোধন বা সম্পূর্ণরূপে বাতিল করে। এগুলি শুধুমাত্র উপযুক্ত কর্তৃপক্ষ দ্বারা তৈরি এবং বাধ্যতামূলক।

আইন

প্রধান ধরনের নিয়ন্ত্রক নথিরাশিয়ান ফেডারেশনে:

• GOST R - জাতীয় রাষ্ট্র মান;
• OST - একটি নির্দিষ্ট শিল্পের মান;
• STP এই এন্টারপ্রাইজের মান;
• STO - বৈজ্ঞানিক এবং প্রযুক্তিগত সমিতি এবং সমাজের মান;
• PR - নির্দিষ্ট নিয়ম;
• আর - সুপারিশ;
• যে - প্রযুক্তিগত বিবরণউত্পাদন

নিয়ন্ত্রক নথির প্রকার

নিয়ন্ত্রক নথির প্রকার, বিবরণ:

1. GOST R রাশিয়ার রাষ্ট্রীয় মান। একটি নির্দিষ্ট ধরনের পণ্যের জন্য বাধ্যতামূলক নিরাপত্তা প্রয়োজনীয়তা স্থাপন করে, সেইসাথে উত্পাদন নিয়ন্ত্রণ পদ্ধতি, স্টোরেজ শর্ত, পরিবহন, প্যাকেজিং এবং নিষ্পত্তি।
2. OST - উৎপাদন, কাজ, এবং পরিষেবাগুলির প্রতিটি শিল্পের জন্য শিল্পের মানের মান প্রবর্তিত। আজ তাদের মধ্যে 22 হাজারেরও বেশি রয়েছে।
3. STP - এন্টারপ্রাইজ মান; নিজের দ্বারা সরাসরি বিকশিত।
4. STO - ক্রিয়াটি নতুন ধরণের পণ্য, পরিষেবা, পদ্ধতি, প্রযুক্তি - সবকিছু উদ্ভাবনী পর্যন্ত প্রসারিত।
5. PR - কার্যক্রম পরিচালনার জন্য বাধ্যতামূলক পদ্ধতি এবং পদ্ধতি প্রতিষ্ঠার নিয়ম।
6. আর - যে কোনও কাজ করার জন্য স্বেচ্ছাসেবী সুপারিশ।
7. TU - প্রযুক্তিগত শর্ত; স্ট্যান্ডার্ডের অনুরূপ, কিন্তু ব্যবহার করা হয় যখন এটি বিকাশ করা অর্থহীন হয়, উদাহরণস্বরূপ, এককালীন উত্পাদনে। নথির বিষয়বস্তুতে GOST-এর বিরোধিতা করা উচিত নয়।

নথির ধরন "পাসপোর্ট"

আসুন নাগরিকের পরিচয় প্রমাণকারী সমস্ত ধরণের নথি বিবেচনা করি:

1. রাশিয়ান ফেডারেশন পাসপোর্ট।
2. রাশিয়ান ফেডারেশনের নাগরিকের বিদেশী পাসপোর্ট।
3. নাবিকের পাসপোর্ট।
4. রিজার্ভ অফিসারদের সামরিক আইডি।
5. শরণার্থী শংসাপত্র।
6. শরণার্থী মর্যাদা দেওয়ার জন্য অভিবাসীর অনুরোধ নিবন্ধনকারী একটি নথি।
7. আবাসিক কার্ড।
8. বিদেশী পাসপোর্ট.
9. সামরিক আইডি।
10. অফিসারের আইডি কার্ড।
11. জন্ম সনদ.
12. জেল থেকে মুক্তির রেকর্ডিং একটি নথি।
13. একজন রাশিয়ান নাগরিকের জন্য কূটনৈতিক পাসপোর্ট।

নথিগুলির শ্রেণীবিভাগের উদ্দেশ্য হল তাদের সমস্ত বিস্তৃত বৈচিত্র্যকে সুস্পষ্টভাবে কাঠামোগত গোষ্ঠীগুলিতে একত্রিত করা যা যে কোনও কার্যকলাপে প্রাসঙ্গিক। সিস্টেমটি নথি বিশেষজ্ঞ, আইনজীবী, অর্থদাতাদের এবং সেইসাথে সমস্ত নাগরিকদের সাহায্য করে যাদের অবস্থা কাগজপত্র নিয়ে কাজ করার দিকে পরিচালিত করে।

পরিকল্পনা

1. নথি বিজ্ঞানে জ্ঞানের পদ্ধতি হিসাবে শ্রেণীবিভাগ।

2. শ্রেণীবিভাগ বস্তু।

3. শ্রেণীবদ্ধ সেটের কাঠামো এবং সীমানা।

4. শ্রেণীবিভাগের ভিত্তি।

5. ডকুমেন্টেশন পদ্ধতি অনুযায়ী নথির শ্রেণীবিভাগ।

6. মূল দ্বারা নথির শ্রেণীবিভাগ।

7. ধরনের এবং কার্যকলাপের ক্ষেত্র দ্বারা নথির শ্রেণীবিভাগ।

8. ব্যবস্থাপনা ফাংশন দ্বারা নথির শ্রেণীবিভাগ।

ভূমিকা

একটি নথি যা একটি সমাজে তৈরি হয় তার উপাদান হিসাবে সংশ্লিষ্ট ডকুমেন্টেশন সিস্টেমে অন্তর্ভুক্ত করা হয়। নথির কিছু প্রকার এবং বৈচিত্র একটি ডকুমেন্টেশন সিস্টেম গঠন করে। এখন পর্যন্ত, নথি বিজ্ঞানে নথির প্রকার এবং বৈচিত্র্যের কোন সামঞ্জস্যপূর্ণ বৈজ্ঞানিক শ্রেণীবিভাগ নেই।

নথি শ্রেণীবদ্ধ করার জন্য সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বৈশিষ্ট্য হল এর বিষয়বস্তু। সরকারী নথিগুলিকে ভাগ করা যেতে পারে: প্রশাসনিক বিষয়ে; রসদ পরিকল্পনা; অপারেশনাল কার্যক্রম; অ্যাকাউন্টিং প্রশিক্ষণ এবং কর্মীদের নিয়োগ; আর্থিক, ঋণ এবং বৈদেশিক বাণিজ্য সমস্যা, ইত্যাদি

1. নথি বিজ্ঞানে জ্ঞানের পদ্ধতি হিসাবে শ্রেণীবিভাগ।

যে শ্রেণিবিন্যাস ব্যবস্থাগুলি ঐতিহাসিকভাবে আবির্ভূত হয়েছে সেগুলি মানুষের তথ্যের বিকাশের সাধারণ চিত্রকে ক্যাপচার করে, যার অধ্যয়ন সাধারণভাবে তত্ত্বের বিকাশের জন্য এবং বিশেষত নথির শ্রেণিবিন্যাসের তত্ত্বের বিকাশের জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।

ডকুমেন্টারি সূত্রে থাকা তথ্য স্বল্প-মেয়াদী, দীর্ঘমেয়াদী বা স্থায়ী তাৎপর্যপূর্ণ হতে পারে। তদনুসারে, ডকুমেন্টারি উপকরণগুলি তাদের মধ্যে থাকা তথ্যের মূল্যের উপর নির্ভর করে ভাগ করা হয় - অস্থায়ী স্টোরেজ সময়কাল, দীর্ঘমেয়াদী, স্থায়ী। তথ্য বৈজ্ঞানিক, ব্যবহারিক এবং অর্জন করতে পারে ঐতিহাসিক অর্থএর সৃষ্টির সাথে সাথে বা কিছু সময় পরে (আরও প্রায়শই এটি বৈজ্ঞানিক ধারণার সাথে ঘটে)। তথ্য, স্থায়ী বৈজ্ঞানিক তাৎপর্যের একটি দলিল, স্থায়ী মূল্যের ঐতিহাসিক উৎস হয়ে ওঠে।

2. শ্রেণীবিভাগ বস্তু।

প্রতিটি নথিতে সর্বদা, কিন্তু প্রায়শই অন্তর্নিহিতভাবে থাকে:

· সৃষ্টির উদ্দেশ্য, যা এর বিষয়বস্তু নির্ধারণ করে (সাধারণভাবে, এটি বিষয়ের প্রয়োজনীয় নথির ভোক্তাদের দ্বারা বস্তুর উপলব্ধি নিশ্চিত করার জন্য প্রণয়ন করা যেতে পারে);

· গঠন (অথবা গঠনে নিজেকে ধার দেয়);

ঘটনার মুহূর্ত;

· বৈধতার সময়কাল, ভোক্তার উপর প্রভাব (∞ সহ);

· উপস্থাপনা ফর্ম, যা প্রয়োজন এবং প্রযুক্তিগত ক্ষমতার বিকাশের সাথে পরিবর্তিত হতে পারে;

· নির্ভরযোগ্যতা নিশ্চিত করার উপায়, বিকৃতি এবং গোপনীয়তার অনুপস্থিতি;

· একটি নির্দিষ্ট বহুগুণ, যেহেতু এটি পর্যায়ক্রমে ঘটে, একটি পরিবর্তনশীল বস্তুর প্রতিফলন হিসাবে এবং বিভিন্ন ডেটা প্রদানকারীর কাছ থেকে একই সময়ে আসতে পারে।

স্কিম 1

নথির শ্রেণীবিভাগ
সরকারী নথি	একটি আন্তর্জাতিক প্রকৃতির নথি	রাজনৈতিক সংগ্রাম সম্পর্কিত নথি	ঐতিহাসিক দলিল	ব্যক্তিগত নথি	সাহিত্য ধারার নথি
চার্টার, ডিক্রি, আদেশ, আইন, বক্তৃতা রাষ্ট্রনায়ক, রাষ্ট্রীয় অনুষ্ঠানের প্রোটোকল...	চুক্তি, চুক্তি, প্রোটোকল, ব্যবসায়িক চিঠিপত্র...	কর্মসূচি, আবেদন, রাজনীতিবিদদের বক্তৃতা, ঘোষণা, ঘোষণা...	ইতিহাস, ইতিহাস, ইতিহাস, ঐতিহাসিক কাজ...	স্মৃতিকথা, ডায়েরি, চিঠি, প্রত্যক্ষদর্শীর বিবরণ...	গদ্য, কবিতা, নাটক, মহাকাব্য, মিথ, গান, ব্যঙ্গ, জনপ্রিয় অভিব্যক্তি...

3. শ্রেণীবদ্ধ সেটের কাঠামো এবং সীমানা।

নথির একীকরণ - অনুরূপ ব্যবস্থাপনা পরিস্থিতি, উন্নয়নের জন্য নথির প্রকার এবং বৈচিত্র্যের একক সেট স্থাপন অভিন্ন ফর্মএবং তাদের সংকলন, নকশা এবং স্টেনসিল পাঠ্য তৈরির নিয়ম। রাশিয়ান ফেডারেশনে প্রমিতকরণের আইনি ভিত্তি আইনের পাশাপাশি রাষ্ট্রীয় মান দ্বারা প্রতিষ্ঠিত হয়। একীকরণ এবং প্রমিতকরণ ঘনিষ্ঠভাবে সম্পর্কিত। একীকরণ বস্তু:

1) নথির ফর্ম এবং এতে অন্তর্ভুক্ত বিবরণের রচনা,

2) ডকুমেন্টেশন সিস্টেম,

3) নথির পাঠ্য,

4) নথির প্রকার এবং বৈচিত্র্য।

উন্নত ইউনিফাইড ফর্মগুলি ইউনিফাইড ডকুমেন্টেশন সিস্টেমে একত্রিত হয়। দেশে প্রমিতকরণ রাশিয়ার Gosstandart দ্বারা পরিচালিত হয়।

নথিগুলির একীকরণ ব্যবহৃত নথির সংখ্যা কমাতে, তাদের ফর্মগুলি টাইপ করতে, তাদের প্রক্রিয়াকরণের শ্রমের তীব্রতা হ্রাস করতে, একই এবং সম্পর্কিত ব্যবস্থাপনা ফাংশনগুলির জন্য বিভিন্ন ডকুমেন্টেশন সিস্টেমের তথ্য সামঞ্জস্য অর্জনের জন্য সঞ্চালিত হয়। কার্যকর ব্যবহারঅফিস সরঞ্জাম (স্কিম 2)।

নথির মানককরণ হল একীকরণের আইনি নিশ্চিতকরণের একটি ফর্ম এবং এর বাধ্যতামূলক প্রকৃতির স্তর (রাষ্ট্রীয় মান - GOST, শিল্পের মান - OST, প্রজাতন্ত্রের মান - RST)। মান ব্যবহার নথির গুণমান উন্নত করে।

অফিসের কাজে, ব্যবস্থাপনার নথি তৈরির জন্য অভিন্ন প্রয়োজনীয়তা এবং নিয়ম রয়েছে, যা রাষ্ট্রীয় প্রবিধান দ্বারা প্রতিষ্ঠিত হয়।

স্কিম 2

ইউনিফাইড ডকুমেন্ট ফর্ম, স্ট্যান্ডার্ড ইউনিফাইড ডকুমেন্ট ফর্ম, স্পেশালাইজড ইউনিফাইড ডকুমেন্ট ফর্ম, নমুনা ডকুমেন্ট ফর্ম, ইউনিফাইড ডকুমেন্ট

"ইউনিফাইড ডকুমেন্টেশন সিস্টেম। সাংগঠনিক এবং প্রশাসনিক ডকুমেন্টেশনের ইউনিফাইড সিস্টেম। নথি তৈরির প্রয়োজনীয়তা" হল সাংগঠনিক এবং প্রশাসনিক ডকুমেন্টেশন প্রস্তুতির ভিত্তি। এই স্ট্যান্ডার্ডটি প্রতিষ্ঠা করে: নথির বিবরণের রচনা; নথির বিশদ প্রস্তুতির জন্য প্রয়োজনীয়তা; ফর্ম এবং কাগজপত্রের জন্য প্রয়োজনীয়তা; রাশিয়ান ফেডারেশনের রাষ্ট্রীয় প্রতীকের পুনরুত্পাদন, রাশিয়ান ফেডারেশনের উপাদান সংস্থাগুলির অস্ত্রের কোটগুলির সাথে ফর্মগুলির উত্পাদন, রেকর্ডিং, ব্যবহার এবং সংরক্ষণের প্রয়োজনীয়তা।

এই স্ট্যান্ডার্ডটি ইউনিফাইড সিস্টেম অফ অর্গানাইজেশনাল অ্যান্ড অ্যাডমিনিস্ট্রেটিভ ডকুমেন্টেশন (USORD) সম্পর্কিত সাংগঠনিক এবং প্রশাসনিক নথিগুলির ক্ষেত্রে প্রযোজ্য, যা অল-রাশিয়ান ক্লাসিফিকেশন অফ ম্যানেজমেন্ট ডকুমেন্টেশন (OKUD) এর অন্তর্ভুক্ত এবং এর ক্রিয়াকলাপে ব্যবহৃত হয়:

· ফেডারেল সরকারী সংস্থা, রাশিয়ান ফেডারেশনের সংবিধান সত্ত্বাগুলির সরকারী সংস্থা, রাশিয়ান ফেডারেশনের সংবিধান সত্ত্বা সহ, যা রাশিয়ার সাথে একটি রাষ্ট্রভাষা হিসাবে রয়েছে জাতীয় ভাষা, স্থানীয় সরকার সংস্থা;

· উদ্যোগ, সংস্থা এবং তাদের সমিতি, তাদের মালিকানার ফর্ম এবং আইনি ফর্ম নির্বিশেষে।

প্রতিটি নথিতে বিশদ নামক উপাদান থাকে। বিভিন্ন নথিতে বিভিন্ন বিবরণের সেট রয়েছে। একটি নথিতে একটি নির্দিষ্ট উপায়ে সাজানো বিবরণের সেট এই নথির ফর্ম গঠন করে। একটি নির্দিষ্ট ধরণের নথির জন্য নির্দিষ্ট ফর্মগুলিকে স্ট্যান্ডার্ড বলা হয়। নথি তৈরির জন্য গ্রাফিক মডেল বা স্কিমগুলিকে "ফর্ম টেমপ্লেট" বলা হয়।

ব্যবস্থাপনা নথির বিবরণ:

01 - জাতীয় প্রতীকআরএফ;

02 - রাশিয়ান ফেডারেশনের একটি উপাদান সত্তার অস্ত্রের কোট;

04 - সংস্থার কোড;

05 - নথি ফর্ম কোড;

06 - সংস্থার নাম;

07 - সংস্থা সম্পর্কে তথ্যসূত্র;

08 - নথির প্রকারের নাম;

09 - নথির তারিখ;

10 - নথির নিবন্ধন নম্বর;

12 - নথির সংকলন বা প্রকাশের স্থান;

13 - নথিতে অ্যাক্সেস সীমাবদ্ধ স্ট্যাম্প;

16 - রেজোলিউশন;

17 - পাঠ্যের শিরোনাম;

18 - নিয়ন্ত্রণ চিহ্ন;

19 - নথির পাঠ্য;

20 - আবেদনের উপস্থিতি সম্পর্কে চিহ্ন;

21 - স্বাক্ষর;

22 - নথি অনুমোদন স্ট্যাম্প;

23 - ভিসা নথি অনুমোদন;

24 - মুদ্রণ;

25 - অনুলিপি শংসাপত্রের উপর চিহ্ন;

26 - অভিনয়কারী সম্পর্কে চিহ্ন;

27 - নথির সম্পাদন এবং ফাইলে পাঠানোর বিষয়ে একটি নোট;

28 - সংস্থার দ্বারা নথি প্রাপ্তির উপর চিহ্ন;

29 - নথির বৈদ্যুতিন অনুলিপি সনাক্তকারী।

4. শ্রেণীবিভাগের ভিত্তি।

নথিগুলির শ্রেণীবিভাগ এবং নথিগুলির ক্লাসে বিতরণ বিভিন্ন ভিত্তিতে ঘটে। নথিতে তথ্য অক্ষর, সংখ্যা, শর্টহ্যান্ড এবং অন্যান্য চিহ্ন, অঙ্কন, ফটোগ্রাফ, শব্দ রেকর্ডিং ইত্যাদি ব্যবহার করে রেকর্ড করা হয়।

নথি শ্রেণীবদ্ধ করার জন্য বিভিন্ন কারণ থাকতে পারে (বা সম্মিলিত নথির প্রধান উপাদান)। সহ:

1. নথির উদ্দেশ্য অনুযায়ী।

বস্তু সনাক্তকরণ.

একটি বস্তুর নির্দিষ্ট বৈশিষ্ট্য আছে তা নিশ্চিত করা।

বস্তুর অবস্থার পরিবর্তন প্রতিফলিত.

2. আবেদনের ক্ষেত্র অনুসারে (সাধারণত ব্যবহৃত নাম)।

· অবস্থা.

· পরিবারের।

· অর্থনৈতিক.

· পরিচালনাসংক্রান্ত

· আইনি।

· সাহিত্যিক এবং শৈল্পিক।

· ঐতিহাসিক (যেকোন নথি, উদাহরণস্বরূপ, যেটি অনেক আগে উত্থিত হয়েছে এবং এতে অস্বাভাবিক এবং গুরুত্বপূর্ণ তথ্য রয়েছে তাকে ঐতিহাসিক হিসাবে বিবেচনা করা যেতে পারে।

3. উপস্থাপনার ফর্ম অনুযায়ী।

· মৌখিক।

· লেখা।

· মেশিন প্রতিনিধিত্ব.

4. ডেটা মাধ্যমের মাধ্যমে (কাগজ বিভিন্ন ধরনের, বিভিন্ন ধরণের চৌম্বকীয় এবং অপটিক্যাল মিডিয়া, সেইসাথে প্রচুর বহিরাগত বিকল্প)।

5. প্রাপ্যতা এবং ব্যবহার সাপেক্ষে

6. ব্যবহারের প্রস্থ দ্বারা.

7. প্রমিতকরণের স্তর অনুযায়ী।

8. নথিতে ব্যবহৃত ভাষা বা সাইন সিস্টেম দ্বারা।

5. ডকুমেন্টেশন পদ্ধতি অনুযায়ী নথির শ্রেণীবিভাগ।

ডকুমেন্টেশন হল প্রতিষ্ঠিত নিয়ম অনুযায়ী বিভিন্ন মিডিয়ার তথ্য রেকর্ড করা।

নথিভুক্ত তথ্যের বাহক হল একটি বস্তুগত বস্তু যা রূপান্তরিত আকারে সহ এটির উপর বক্তৃতা, অডিও বা ভিজ্যুয়াল তথ্য ঠিক করতে এবং সংরক্ষণ করতে ব্যবহৃত হয়। ডকুমেন্টেশন টুল হল এমন টুল যা মানুষ নথি তৈরি করতে ব্যবহার করে (সরল, যান্ত্রিক, ইলেক্ট্রোমেকানিক্যাল)। ডকুমেন্টেশন টুলের মধ্যে রয়েছে টাইপরাইটার, কম্পিউটার সরঞ্জাম, টেপ রেকর্ডার, ভয়েস রেকর্ডার, ফটো, ফিল্ম এবং ভিডিও সরঞ্জাম।

কোন ডকুমেন্টেশন টুল ব্যবহার করা হয় তার উপর নির্ভর করে ডকুমেন্টেশন পদ্ধতিগুলিও আলাদা করা হয়।

1. টেক্সট ডকুমেন্টেশন।

টেক্সট ডকুমেন্ট: যে কোনো ধরনের লেখা বা কোনো অডিও রেকর্ডিং সিস্টেম দ্বারা ক্যাপচার করা অডিও তথ্য ধারণকারী একটি নথি। টেক্সট ডকুমেন্টেশন সবচেয়ে ব্যাপক হয়ে উঠেছে। এটি নথিমূলক কার্যক্রমে সহায়তা করে সরকারী সংস্থা, ব্যবসা এবং ব্যক্তি.

2. প্রযুক্তিগত ডকুমেন্টেশন।

প্রযুক্তিগত ডকুমেন্টেশন প্রযুক্তিগত চিন্তা ক্যাপচার একটি উপায়. প্রযুক্তিগত নথি হল নথিগুলির সাধারণ নাম যা নির্মাণ এবং প্রযুক্তিগত নকশা, নির্মাণ, প্রকৌশল জরিপ এবং ভবন এবং কাঠামো নির্মাণ এবং শিল্প পণ্য তৈরির অন্যান্য কাজের ফলাফলকে প্রতিফলিত করে।

প্রযুক্তিগত ডকুমেন্টারি উপকরণ শ্রম প্রক্রিয়া, উৎপাদনের উপায় (অঙ্কন, অঙ্কন, গণনা, গ্রাফ, প্রযুক্তিগত বর্ণনাইত্যাদি) এটি জিওডেসি, কার্টোগ্রাফি, হাইড্রোমেটেরোলজিক্যাল পরিষেবা সম্পর্কিত ডকুমেন্টেশনও।

3. ফটো, ফিল্ম, ভিডিও ডকুমেন্টেশন।

একটি ফটোগ্রাফিক নথি হল একটি ভিজ্যুয়াল নথি যা ফটোগ্রাফিকভাবে তৈরি করা হয়। ফটোগ্রাফিক নথিগুলির বিশেষত্ব হ'ল এগুলি ইভেন্টের মুহুর্তে উত্থিত হয়, তাই, তাদের নির্ভুলতা এবং স্বচ্ছতার কারণে, এগুলি অত্যন্ত মূল্যবান এবং মানব ক্রিয়াকলাপের বিভিন্ন ক্ষেত্রে ব্যাপকভাবে ব্যবহৃত হয়: ওষুধ, বিজ্ঞান, শিল্পে, বিচারিক অনুশীলন, সাংবাদিকতা, ইত্যাদি মাইক্রোফটোকপি ব্যবহার করে, নথির অনুলিপি প্রাপ্ত করা হয়।

ফিল্ম ডকুমেন্ট হল একটি ভিজ্যুয়াল এবং অডিওভিজ্যুয়াল ডকুমেন্ট যা সিনেমাটিক পদ্ধতিতে তৈরি করা হয়। ফিল্ম নথিটি গতিশীলতা এবং আন্দোলনের ঘটনাগুলিকে প্রতিফলিত করে। আজকাল, ম্যাগনেটিক ফিল্মের উপর তোলা ভিডিও নথিগুলি ব্যাপক হয়ে উঠেছে।

একটি ফটোগ্রাফিক নথি হল একটি নথি যাতে কোনো শব্দ রেকর্ডিং সিস্টেম দ্বারা রেকর্ড করা শব্দ তথ্য রয়েছে। অডিওভিজ্যুয়াল ডকুমেন্ট ব্যাপকভাবে ব্যবহৃত হয়।

4. কম্পিউটার মিডিয়াতে নথি। ইলেকট্রনিক ডকুমেন্টেশন।

বিশেষ উপাদান মিডিয়ার সাহায্যে যার উপর ডেটা বিশেষভাবে রেকর্ড করা হয় প্রতীক, নথিগুলি এমন তথ্য দিয়ে তৈরি করা হয় যা শুধুমাত্র একটি মেশিন বুঝতে পারে। একটি যন্ত্র দ্বারা প্রক্রিয়াকৃত তথ্য পড়তে একজন ব্যক্তির জন্য, এটি চাক্ষুষ উপলব্ধি জন্য উপযুক্ত একটি ফর্ম রূপান্তর করা আবশ্যক.

কম্পিউটার মিডিয়াতে একটি নথি হল একটি নথি যা মিডিয়া এবং রেকর্ডিং পদ্ধতি ব্যবহার করে তৈরি করা হয় যা একটি ইলেকট্রনিক কম্পিউটার দ্বারা তার তথ্যের প্রক্রিয়াকরণ নিশ্চিত করে।

মেশিন ডকুমেন্টেশনের উত্থান তথ্য রেকর্ড করার পূর্ববর্তী পদ্ধতি বাতিল করে না। সাথে ঐতিহ্যগত প্রকারনথি, আরও জটিল অপ্রচলিত ধরনের নথি সাম্প্রতিক মিডিয়াতে উপস্থিত হয়।

6. মূল দ্বারা নথির শ্রেণীবিভাগ।

এন্টারপ্রাইজে প্রচারিত সমস্ত নথি নিম্নলিখিত মানদণ্ড অনুসারে শ্রেণীবদ্ধ করা যেতে পারে।

নাম অনুসারে অনেক ধরনের নথি রয়েছে। এখানে মাত্র কয়েকটি রয়েছে: আদেশ, নির্দেশাবলী, পরিকল্পনা এবং প্রতিবেদন, আইন, প্রোটোকল, চুক্তি, চার্টার, নির্দেশাবলী, শংসাপত্র, প্রতিবেদন, ব্যাখ্যামূলক নোট, অফিসিয়াল চিঠি, টেলিগ্রাম, মান, প্রযুক্তিগত শর্ত, অর্থপ্রদানের অনুরোধ এবং আদেশ, অ্যাটর্নির ক্ষমতা, ইত্যাদি

দ্বারা মূলনথিগুলিকে অফিসিয়াল হিসাবে শ্রেণীবদ্ধ করা হয়, এন্টারপ্রাইজ, সংস্থা এবং ব্যক্তিগত (নাগরিকদের কাছ থেকে অভিযোগ, পরামর্শ, অনুরোধের রূপরেখার চিঠি) তৈরি করা হয়।

7. ধরনের এবং কার্যকলাপের ক্ষেত্র দ্বারা নথির শ্রেণীবিভাগ।

একীকরণের ডিগ্রী অনুসারে, নথিগুলি পৃথক, মানক, টেমপ্লেট, আনুমানিক এবং একটি প্রশ্নাবলী এবং একটি টেবিলের আকারে একীভূত মধ্যে পার্থক্য করা হয়।

স্বতন্ত্র নথিঅভ্যন্তরীণ ব্যবহারের জন্য নির্দিষ্ট সংস্থা দ্বারা উন্নত করা হয়.

সাধারণসমজাতীয় ফাংশন সহ সংস্থাগুলির জন্য উচ্চ কর্তৃপক্ষ দ্বারা তৈরি করা নথি এবং বাধ্যতামূলক।

স্টেনসিল নথিনির্দিষ্ট পরিস্থিতির উপর নির্ভর করে নথি চূড়ান্ত করার সময় শূন্যস্থান সহ প্রাক-মুদ্রিত পাঠ্য রয়েছে। এই ধরনের নথিগুলি প্রতিশ্রুতিশীল কারণ তারা প্রস্তুতিতে সময় বাঁচায়।

নমুনা নথিপ্রকৃতিতে নির্দেশক এবং উপমা দ্বারা নথিগুলি অঙ্কন এবং প্রক্রিয়াকরণের জন্য ব্যবহৃত হয়।

প্রশ্নপত্র- একটি ইউনিফাইড টেক্সট উপস্থাপনের একটি পদ্ধতি, যাতে শীটের বাম দিকে ধ্রুবক তথ্য থাকে এবং শীটের ডান দিকে প্রস্তুতির সময় নথিতে একটি পরিবর্তনশীল প্রবেশ করা হয়।

টেবিল- একটি নথি যাতে কলাম এবং সাইডবার শিরোনামে (লাইন শিরোনাম) ধ্রুবক তথ্য রাখা হয় এবং পরিবর্তনশীল (ডিজিটাল বা মৌখিক অভিব্যক্তিতে) সংশ্লিষ্ট কলাম এবং সারির সংযোগস্থলে স্থাপন করা হয়।

পাঠ্য, একটি টেবিল আকারে উপস্থাপিত, একটি বড় তথ্য ক্ষমতা আছে, আপনি কঠোরভাবে শ্রেণীবদ্ধ এবং তথ্য এনকোড এবং সহজে অনুরূপ তথ্য সংক্ষিপ্ত করতে পারবেন. সারণী আকারে উপস্থাপিত হয় স্টাফিং টেবিল, পরিকল্পনা, ছুটির সময়সূচী এবং অন্যান্য নথি।

8. ব্যবস্থাপনা ফাংশন দ্বারা নথির শ্রেণীবিভাগ।

দ্বারা অসুবিধা ডিগ্রীনথি সহজ এবং জটিল মধ্যে শ্রেণীবদ্ধ করা হয়. সাধারণগুলি হল নথি যা একটি সমস্যার সমাধান করে, যখন জটিলগুলি বেশ কয়েকটি সমস্যা কভার করে।

দ্বারা প্রচারের ডিগ্রীখোলা (অশ্রেণিকৃত) নথি এবং সীমিত অ্যাক্সেস সহ নথিগুলির মধ্যে একটি পার্থক্য তৈরি করা হয়। সীমিত অ্যাক্সেস সহ নথিগুলি গোপনীয়তার বিভিন্ন মাত্রায় আসে: শীর্ষ গোপন, গোপন, অফিসিয়াল ব্যবহারের জন্য নথি (DSP), "গোপনীয়" হিসাবে শ্রেণীবদ্ধ।

দ্বারা আইনি শক্তিনথিগুলি আসল এবং জাল ভাগে ভাগ করা হয়। মূল নথিবৈধ এবং অবৈধ আছে. একটি নথির মেয়াদ শেষ হওয়ার বা অন্য নথি দ্বারা বাতিলের ফলে অবৈধ হয়ে যায়।

দ্বারা সময়সীমানথিগুলি জরুরী এবং অ-জরুরী মধ্যে শ্রেণীবদ্ধ করা হয়। জরুরী হল আইন এবং প্রাসঙ্গিক আইনি আইন দ্বারা প্রতিষ্ঠিত সময়সীমা সহ নথি, সেইসাথে টেলিগ্রাম এবং "জরুরি" চিহ্নিত অন্যান্য নথি।

দ্বারা শেলফ জীবননথিগুলি অস্থায়ী এবং স্থায়ী স্টোরেজ সময়ের নথিতে বিভক্ত। অস্থায়ী স্টোরেজ নথিগুলি, ঘুরে, 10 বছর পর্যন্ত এবং 10 বছরের বেশি সময়কালের সঞ্চয়স্থান সহ নথিতে বিভক্ত।

দ্বারা বাধ্যবাধকতার ডিগ্রীনথিগুলি তথ্যমূলক হতে পারে, যাতে সংস্থাগুলির উত্পাদন এবং অন্যান্য ক্রিয়াকলাপ সম্পর্কে তথ্য এবং তথ্য থাকতে পারে এবং নির্দেশিকা - বাধ্যতামূলক, আইনি বা প্রযুক্তিগত নিয়মের প্রকৃতি রয়েছে।

একটি নথি যা সমাজে তৈরি হয় তার উপাদান হিসাবে সংশ্লিষ্ট ডকুমেন্টেশন সিস্টেমে অন্তর্ভুক্ত করা হয়। নথির কিছু প্রকার এবং বৈচিত্র একটি ডকুমেন্টেশন সিস্টেম গঠন করে। এখন পর্যন্ত, নথি বিজ্ঞানে নথির প্রকার এবং বৈচিত্র্যের কোন সামঞ্জস্যপূর্ণ বৈজ্ঞানিক শ্রেণীবিভাগ নেই।

নথি শ্রেণীবদ্ধ করার জন্য সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বৈশিষ্ট্য হল এর বিষয়বস্তু। অফিসিয়াল নথিগুলিকে ভাগ করা যেতে পারে: প্রশাসনিক সমস্যা; রসদ পরিকল্পনা; অপারেশনাল কার্যক্রম; অ্যাকাউন্টিং প্রশিক্ষণ এবং কর্মীদের নিয়োগ; আর্থিক, ঋণ এবং বৈদেশিক বাণিজ্য সমস্যা, ইত্যাদি

এন্টারপ্রাইজে প্রচারিত সমস্ত নথি নিম্নলিখিত মানদণ্ড অনুসারে শ্রেণীবদ্ধ করা যেতে পারে।

নাম অনুসারে অনেক ধরনের নথি রয়েছে। এখানে সেগুলির মধ্যে কয়েকটি রয়েছে: আদেশ, নির্দেশাবলী, পরিকল্পনা এবং প্রতিবেদন, আইন, প্রোটোকল, চুক্তি, চার্টার, নির্দেশাবলী, শংসাপত্র, প্রতিবেদন, ব্যাখ্যামূলক নোট, অফিসিয়াল চিঠি, টেলিগ্রাম, মান, প্রযুক্তিগত শর্ত, অর্থপ্রদানের অনুরোধ এবং আদেশ, ক্ষমতা অ্যাটর্নি, ইত্যাদি ঘ.

তথ্য রেকর্ড করার পদ্ধতি অনুসারে, নথিগুলি লেখা যেতে পারে (হস্তলিখিত, টাইপ লেখা, টাইপোগ্রাফিক্যাল, নকল মেশিনে প্রস্তুত, ব্যক্তিগত কম্পিউটারে মুদ্রিত), গ্রাফিক এবং ফটোগ্রাফিক এবং ফিল্ম নথি।

জটিলতার ডিগ্রী অনুসারে, নথিগুলিকে সহজ এবং জটিল ভাগে ভাগ করা হয়। সাধারণগুলি হল নথি যা একটি সমস্যার সমাধান করে, যখন জটিলগুলি বেশ কয়েকটি সমস্যা কভার করে।

প্রচারের মাত্রা অনুযায়ী, সীমিত অ্যাক্সেস সহ উন্মুক্ত (অশ্রেণিকৃত) নথি এবং নথিগুলির মধ্যে একটি পার্থক্য তৈরি করা হয়। সীমিত অ্যাক্সেস সহ নথিগুলি গোপনীয়তার বিভিন্ন মাত্রায় আসে: শীর্ষ গোপন, গোপন, অফিসিয়াল ব্যবহারের জন্য নথি (DSP), "গোপনীয়" হিসাবে শ্রেণীবদ্ধ।

তাদের আইনী শক্তি অনুসারে, নথিগুলি আসল এবং জাল ভাগে ভাগ করা হয়েছে। খাঁটি নথি বৈধ বা অবৈধ হতে পারে. একটি নথির মেয়াদ শেষ হওয়ার বা অন্য নথি দ্বারা বাতিলের ফলে অবৈধ হয়ে যায়।

মৃত্যুদন্ড কার্যকর করার সময়সীমা অনুসারে, নথিগুলিকে জরুরী এবং অ-জরুরীতে শ্রেণীবদ্ধ করা হয়। জরুরী হল আইন এবং প্রাসঙ্গিক আইনি আইন দ্বারা প্রতিষ্ঠিত সময়সীমা সহ নথি, সেইসাথে টেলিগ্রাম এবং "জরুরি" চিহ্নিত অন্যান্য নথি।

তাদের উত্সের উপর ভিত্তি করে, নথিগুলিকে অফিসিয়াল হিসাবে শ্রেণীবদ্ধ করা হয়, এন্টারপ্রাইজ, সংস্থা এবং ব্যক্তিগত (নাগরিকদের কাছ থেকে অভিযোগ, পরামর্শ, অনুরোধ সেট করার চিঠি) তৈরি করা হয়।

স্টোরেজ পিরিয়ড অনুযায়ী, নথিগুলিকে অস্থায়ী এবং স্থায়ী স্টোরেজ পিরিয়ড সহ নথিতে ভাগ করা হয়। অস্থায়ী স্টোরেজ নথিগুলি, ঘুরে, 10 বছর পর্যন্ত এবং 10 বছরের বেশি সময়কালের সঞ্চয়স্থান সহ নথিতে বিভক্ত।

বাধ্যতামূলকতার ডিগ্রি অনুসারে, নথিগুলি তথ্যপূর্ণ হতে পারে, যার মধ্যে তথ্য এবং সংস্থাগুলির উত্পাদন এবং অন্যান্য ক্রিয়াকলাপ সম্পর্কে তথ্য এবং তথ্য থাকতে পারে এবং নির্দেশিকা - বাধ্যতামূলক, একটি আইনি বা প্রযুক্তিগত আদর্শের প্রকৃতি রয়েছে।

একীকরণের ডিগ্রী অনুসারে, নথিগুলি পৃথক, মানক, টেমপ্লেট, আনুমানিক এবং একটি প্রশ্নাবলী এবং একটি টেবিলের আকারে একীভূত মধ্যে পার্থক্য করা হয়।

স্বতন্ত্র নথিগুলি অভ্যন্তরীণ ব্যবহারের জন্য নির্দিষ্ট সংস্থাগুলি দ্বারা তৈরি করা হয়।

স্ট্যান্ডার্ড ডকুমেন্টগুলি হল সেগুলি যা উচ্চতর কর্তৃপক্ষের দ্বারা একজাত ফাংশন সহ সংস্থাগুলির জন্য তৈরি করা হয় এবং বাধ্যতামূলক।

স্টেনসিল নথিতে প্রাক-মুদ্রিত টেক্সট থাকে যা নির্দিষ্ট পরিস্থিতির উপর নির্ভর করে নথি চূড়ান্ত করার সময় পূর্ণ হয়। এই ধরনের নথিগুলি প্রতিশ্রুতিশীল কারণ তারা প্রস্তুতিতে সময় বাঁচায়।

নমুনা নথিগুলি প্রকৃতির নির্দেশক এবং সাদৃশ্য দ্বারা নথিগুলি আঁকতে এবং কার্যকর করতে ব্যবহৃত হয়।

একটি প্রশ্নাবলী হল একটি ইউনিফাইড টেক্সট উপস্থাপনের একটি পদ্ধতি, যাতে শীটের বাম দিকে ধ্রুবক তথ্য থাকে এবং শীটের ডান দিকে প্রস্তুতির সময় একটি পরিবর্তনশীল নথিতে প্রবেশ করা হয়।

একটি টেবিল হল একটি নথি যেখানে ধ্রুবক তথ্য কলাম এবং সাইডবার শিরোনামে (সারি শিরোনাম) স্থাপন করা হয় এবং একটি পরিবর্তনশীল (ডিজিটাল বা মৌখিক অভিব্যক্তিতে) সংশ্লিষ্ট কলাম এবং সারির সংযোগস্থলে স্থাপন করা হয়।

টেবিল আকারে উপস্থাপিত টেক্সট একটি বড় তথ্য ক্ষমতা আছে, আপনি কঠোরভাবে শ্রেণীবদ্ধ এবং তথ্য এনকোড এবং সহজে অনুরূপ তথ্য সংক্ষিপ্ত করতে পারবেন. স্টাফিং টেবিল, পরিকল্পনা, ছুটির সময়সূচী এবং অন্যান্য নথিগুলি সারণী আকারে আঁকা হয়।

ইউক্রেন ডিকে 010-98 এর ম্যানেজমেন্ট ডকুমেন্টেশনের স্টেট ক্লাসিফায়ার, 01.06.99 থেকে বৈধ, এতে নিম্নলিখিত শ্রেণীগুলির নথি রয়েছে:

ব্যাংক ডকুমেন্টেশন;

আর্থিক ডকুমেন্টেশন;

পরিকল্পনা ডকুমেন্টেশন;

সম্পদ ডকুমেন্টেশন;

ট্রেড ডকুমেন্টেশন;

বিদেশী বাণিজ্য ডকুমেন্টেশন;

মূল্য ডকুমেন্টেশন;

শ্রম, সামাজিক সমস্যা এবং জনসংখ্যার সামাজিক সুরক্ষার ডকুমেন্টেশন;

জনসংখ্যার জন্য ভোক্তা পরিষেবার ডকুমেন্টেশন;

পেনশন ফান্ড ডকুমেন্টেশন;

অভিধান এবং রেফারেন্স ডকুমেন্টেশন।

ডকুমেন্টেশন সিস্টেম

ইউক্রেন ডিকে 010-98 এর ম্যানেজমেন্ট ডকুমেন্টেশনের স্টেট ক্লাসিফায়ার অনুসারে, একটি ডকুমেন্টেশন সিস্টেম হল আন্তঃসম্পর্কিত নথিগুলির একটি সেট যা কার্যকলাপের একটি নির্দিষ্ট ক্ষেত্রে ব্যবহৃত হয়।

একটি প্রতিষ্ঠান, সংস্থা, এন্টারপ্রাইজের কার্যক্রম বিভিন্ন নথিতে প্রতিফলিত হয় যা আন্তঃসংযুক্ত এবং একটি নির্দিষ্ট এলাকায় ব্যবহৃত ডকুমেন্টেশন সিস্টেম গঠন করে। আমরা অনেক ডকুমেন্টেশন সিস্টেমের নাম দিতে পারি, যেগুলি বিভিন্ন মানদণ্ড (আঞ্চলিক, কার্যকরী, ব্যবস্থাপনা স্তর, ইত্যাদি) অনুসারে শ্রেণীবদ্ধ করা হয়। কার্যকরী ডকুমেন্টেশন সিস্টেম আছে - সাংগঠনিক এবং প্রশাসনিক, পরিকল্পনা, রিপোর্টিং এবং পরিসংখ্যানগত, ইত্যাদি। সমস্ত পরিচালনা সংস্থার অন্তর্নিহিত। সেক্টরাল ম্যানেজমেন্ট সংস্থার (মন্ত্রণালয়, বিভাগ) কার্যকলাপ প্রতিফলিত ডকুমেন্টেশন সিস্টেম সেক্টরাল বলে মনে করা হয়। ম্যানেজমেন্ট লেভেল অনুযায়ী বিভিন্ন ডকুমেন্টেশন সাবসিস্টেমকে আলাদা করা সম্ভব; তারা একে অপরের সাথে ঘনিষ্ঠভাবে সম্পর্কিত এবং তাদের মধ্যে পার্থক্য করা কঠিন।

আমাদের দেশে, ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়াগুলির স্বয়ংক্রিয়তার বিকাশের সাথে সম্পর্কিত, ইউনিফাইড ডকুমেন্টেশন সিস্টেমগুলি তৈরি করা হয়েছে। ইউনিফাইড ডকুমেন্টেশন সিস্টেমের সংজ্ঞা, উদ্দেশ্য এবং গঠন GOSTs দ্বারা প্রতিষ্ঠিত হয়। বিভিন্ন সিস্টেমের নথিগুলির একটি ইউনিফাইড ফর্ম থাকতে হবে।

একটি ইউনিফাইড ডকুমেন্টেশন সিস্টেম (ইউডিএস) হল একটি ডকুমেন্টেশন সিস্টেম যা অভিন্ন নিয়ম এবং প্রয়োজনীয়তা অনুসারে তৈরি করা হয়, যা কার্যকলাপের একটি নির্দিষ্ট ক্ষেত্রে পরিচালনার জন্য প্রয়োজনীয় তথ্য ধারণ করে।

নথিগুলির একীভূত ফর্মগুলি মন্ত্রণালয় এবং বিভাগগুলি দ্বারা তৈরি এবং অনুমোদিত হয়। তাদের মালিকানা নির্বিশেষে সমস্ত প্রতিষ্ঠান, সংস্থা এবং উদ্যোগে ব্যবহারের জন্য এগুলি বাধ্যতামূলক৷

ইউক্রেনের ম্যানেজমেন্ট ডকুমেন্টেশনের স্টেট ক্লাসিফায়ার ডিকে 010-98, 06/01/99 থেকে বৈধ, নিম্নলিখিত ডকুমেন্টেশন সিস্টেমগুলি চিহ্নিত করে:

সাংগঠনিক এবং প্রশাসনিক ডকুমেন্টেশন;

প্রাথমিক অ্যাকাউন্টিং ডকুমেন্টেশন;

ব্যাংক ডকুমেন্টেশন;

আর্থিক ডকুমেন্টেশন;

রিপোর্টিং এবং পরিসংখ্যানগত ডকুমেন্টেশন;

পরিকল্পনা ডকুমেন্টেশন;

সম্পদ ডকুমেন্টেশন;

ট্রেড ডকুমেন্টেশন;

বিদেশী বাণিজ্য ডকুমেন্টেশন;

মূল্য ডকুমেন্টেশন;

শ্রম, সামাজিক সমস্যা এবং জনসংখ্যার সামাজিক সুরক্ষা সম্পর্কিত ডকুমেন্টেশন;

জনসংখ্যার জন্য ভোক্তা পরিষেবার ডকুমেন্টেশন;

অ্যাকাউন্টিং ডকুমেন্টেশন;

জন্য ডকুমেন্টেশন পেনশন তহবিল;

তথ্য এবং রেফারেন্স ডকুমেন্টেশন।

সাংগঠনিক এবং প্রশাসনিক ডকুমেন্টেশন হল একটি ডকুমেন্টেশন সিস্টেম যা সাংগঠনিক এবং প্রশাসনিক ব্যবস্থাপনার কাজগুলি সমাধান করতে ব্যবহৃত হয়।

সাংগঠনিক এবং প্রশাসনিক ডকুমেন্টেশনকে ডকুমেন্টেশন থেকে আলাদা করা হয় যা তার তথ্যগত প্রকৃতিতে অভিন্ন, সরকারী সংস্থা বা প্রতিষ্ঠানের কার্যাবলীর উপর নির্ভর করে যা অফিসে কাজ করে।

রাষ্ট্রীয় কর্তৃপক্ষ এবং সরকার নিয়ন্ত্রিতইউক্রেন, সমস্ত প্রতিষ্ঠান, সংস্থা এবং উদ্যোগগুলি প্রশাসনিক নথিতে তাদের কার্যকলাপ প্রতিফলিত করে। রাষ্ট্রীয় সংস্থাগুলির বিধান অনুসারে, প্রশাসনিক নথিগুলিও শ্রেণীবদ্ধ করা হয়।

প্রতিষ্ঠানের প্রশাসনিক ও ব্যবস্থাপক কার্যক্রমকে প্রতিফলিত করে এমন প্রশাসনিক নথিগুলির মধ্যে রয়েছে:

রেজোলিউশনগুলি হল এই সংস্থাগুলির মুখোমুখি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ এবং মৌলিক কাজগুলি সমাধান করার জন্য এবং আচরণের নিয়মগুলির স্থিতিশীল মান প্রতিষ্ঠা করার জন্য কলেজিয়াল পরিচালনার সর্বোচ্চ এবং কিছু কেন্দ্রীয় সংস্থা দ্বারা গৃহীত আইনি কাজ।

সিদ্ধান্ত হল কার্যনির্বাহী কমিটি দ্বারা গৃহীত আইনি কাজ। সিদ্ধান্তগুলি অন্যান্য কলেজিয়াল সংস্থাগুলির ক্রিয়াকলাপের ফলাফল দ্বারাও আনুষ্ঠানিক হয় - বোর্ড, মন্ত্রণালয় এবং বিভাগ, বৈজ্ঞানিক পরিষদ ইত্যাদি।

আদেশ - একটি রাষ্ট্রীয় সংস্থার পরিচালনার কাজ, একটি কর্তৃত্বপূর্ণ প্রকৃতির, একজন কর্মকর্তাকে নিযুক্ত করা, সরকার সংস্থাদক্ষতা যা নাগরিক এবং সংস্থার জন্য বাধ্যতামূলক যাদের আদেশটি সম্বোধন করা হয়েছে।

সনদ - সংস্থা, প্রতিষ্ঠান, সমাজ এবং নাগরিকদের কার্যকলাপ, অন্যান্য সংস্থা এবং নাগরিকদের সাথে তাদের সম্পর্ক, সরকার বা অর্থনৈতিক কার্যকলাপের একটি নির্দিষ্ট ক্ষেত্রে অধিকার এবং বাধ্যবাধকতাগুলিকে নিয়ন্ত্রণকারী নিয়মের সেট।

বিধান - আদর্শিক কাজ যা একটি একীভূত কোডিফিকেশন প্রকৃতির এবং রাষ্ট্রীয় সংস্থাগুলির সিস্টেমের গঠন, কাঠামো, কার্যাবলী, যোগ্যতা, দায়িত্ব এবং কাজের সংগঠনের ক্রম নির্ধারণ করে, একটি একক সংস্থা, একটি কাঠামোগত ইউনিট (কমিশন, গোষ্ঠী)।

আদেশ - মন্ত্রনালয়, বিভাগ, বিভাগ এবং জনপ্রতিনিধিদের স্থানীয় সোভিয়েতদের কার্যনির্বাহী কমিটির ডিরেক্টরেটের প্রধানদের দ্বারা জারি করা আইন, প্রতিষ্ঠানের প্রধান, অ্যাসোসিয়েশন, সংস্থা এবং উদ্যোগগুলি একক ভিত্তিতে কাজ করে। এই সংস্থার মুখোমুখি প্রধান অপারেশনাল কাজগুলি সমাধান করার জন্য আদেশ জারি করা হয়।

নির্দেশাবলী - প্রতিষ্ঠান, সংস্থা, উদ্যোগের (তাদের বিভাগ এবং পরিষেবাগুলি) এর কার্যকলাপের সাংগঠনিক সমস্যা, বৈজ্ঞানিক, প্রযুক্তিগত, প্রযুক্তিগত, আর্থিক এবং অন্যান্য বিশেষ দিকগুলি পরিচালনা করার নিয়ম প্রতিষ্ঠা করার জন্য একটি সরকারী সংস্থা (বা তার প্রধান দ্বারা অনুমোদিত) দ্বারা জারি করা আইনী কাজ। ), কর্মকর্তা এবং নাগরিক। আইন প্রণয়ন ও প্রশাসনিক নথি প্রয়োগের পদ্ধতি ব্যাখ্যা ও নির্ধারণের উদ্দেশ্যেও নির্দেশনা জারি করা হয়।

মিনিট - সভা, অধিবেশন, সম্মেলন এবং কলেজিয়াল সংস্থাগুলির অধিবেশনগুলিতে সমস্যাগুলির আলোচনা এবং সিদ্ধান্ত গ্রহণের অগ্রগতি নথিভুক্ত করা নথি।

রিপোর্টিং এবং ব্যাখ্যামূলক নোট: রিপোর্টিং নোটগুলি হল ব্যবস্থাপনাকে সম্বোধন করা নথি এবং কম্পাইলারের উপসংহার এবং প্রস্তাবগুলির সাথে যে কোনও সমস্যা নির্ধারণ করে; ব্যাখ্যামূলক নোট - 1) নথি প্রধান নথির পৃথক বিধানের বিষয়বস্তু ব্যাখ্যা করে (পরিকল্পনা, প্রতিবেদন, প্রকল্প); 2) একজন কর্মকর্তার বার্তা যে কোনো কর্ম, ঘটনা, ঘটনা ব্যাখ্যা করে, একজন উচ্চ কর্মকর্তার কাছে পেশ করা।

অ্যাক্টস - ডকুমেন্টগুলি বেশ কয়েকজন ব্যক্তির দ্বারা আঁকা এবং নিশ্চিতকরণ প্রতিষ্ঠিত তথ্যবা ঘটনা।

রিপোর্ট, ইত্যাদি

প্রাইমারি অ্যাকাউন্টিং ডকুমেন্টেশন হল একটি ডকুমেন্টেশন সিস্টেম যা ব্যবসায়িক সত্তা, সংস্থাগুলি যেগুলি উদ্যোক্তা ক্রিয়াকলাপে নিযুক্ত নয়, সমস্ত ধরণের মালিকানার উত্পাদন এবং অর্থনৈতিক কার্যক্রম পরিচালনা করতে ব্যবহৃত হয়।

ব্যাঙ্কিং ডকুমেন্টেশন হল একটি ডকুমেন্টেশন সিস্টেম যা ব্যাঙ্কগুলির মাধ্যমে নিষ্পত্তি এবং আর্থিক লেনদেন চালাতে ব্যবহৃত হয়।

আর্থিক ডকুমেন্টেশন হল একটি ডকুমেন্টেশন সিস্টেম যা অর্থনৈতিক সত্তার মধ্যে আর্থিক সম্পর্ক সংগঠিত করতে ব্যবহৃত হয়।

রিপোর্টিং এবং পরিসংখ্যানগত ডকুমেন্টেশন হল একটি ডকুমেন্টেশন সিস্টেম যা রাষ্ট্রীয় পরিসংখ্যানের সমস্যাগুলি সমাধান করতে এবং পরিসংখ্যানগত তথ্য পেতে ব্যবহৃত হয়।

একটি প্রতিবেদন একটি নির্দিষ্ট সময়ের জন্য কার্যকলাপের ফলাফল সম্পর্কে তথ্য ধারণকারী একটি নথি। প্রতিষ্ঠানের রিপোর্টিং ডকুমেন্টেশনে নথির কয়েকটি সেট থাকে: রাষ্ট্রীয় পরিসংখ্যান প্রতিবেদন; বিভাগীয় রিপোর্টিং; আন্তঃপ্রাতিষ্ঠানিক রিপোর্টিং।

রাষ্ট্রীয় পরিসংখ্যান প্রতিবেদনের জন্য নথির ফর্মগুলি ইউক্রেনের রাজ্য পরিসংখ্যান কমিটি দ্বারা তৈরি করা হয় এবং সমস্ত প্রতিষ্ঠান, সংস্থা এবং উদ্যোগের জন্য বাধ্যতামূলক। বিভাগীয় রিপোর্টিং নথির ফর্মগুলি মন্ত্রণালয় এবং বিভাগ দ্বারা তৈরি করা হয়। কেন্দ্রীয় ব্যাংকইউক্রেনের, ইউক্রেনের স্টেট ট্যাক্স সার্ভিস এবং ইউক্রেনের অর্থ মন্ত্রণালয় অ্যাকাউন্টিং এবং রিপোর্টিং, ট্যাক্স রিপোর্টিং, সমস্ত সংস্থার জন্য বাধ্যতামূলক ফর্ম উপস্থাপন করে। বিভাগীয় রিপোর্টিং ফর্মগুলি ফেডারেল নির্বাহী কর্তৃপক্ষ দ্বারা প্রস্তুত করা হয় যা সেক্টরাল ম্যানেজমেন্ট পরিচালনা করে।

রাজ্যের পরিসংখ্যানগত এবং বিভাগীয় প্রতিবেদন প্রাসঙ্গিক আঞ্চলিক সংস্থা দ্বারা নির্ধারিত সময়ের মধ্যে জমা দেওয়া হয়। উপস্থাপনের সময় অনুসারে, এটি দশ দিনের, মাসিক, ত্রৈমাসিক, অর্ধ-বার্ষিক এবং বার্ষিক হতে পারে।

প্রতিটি প্রতিষ্ঠান পরিকল্পনা, কাজ, ব্যবস্থাপনার এককালীন নির্দেশনা বা উচ্চতর সংস্থার নির্দেশনা বাস্তবায়নের অভ্যন্তরীণ প্রতিবেদন তৈরি করে। এই ধরনের রিপোর্টিং নথি বিশেষজ্ঞদের দ্বারা প্রস্তুত করা হয় কাঠামোগত বিভাগএবং এই বা উচ্চতর সংস্থার ব্যবস্থাপনায় বিবেচনার জন্য জমা দেওয়া হয়। আন্তঃ-প্রাতিষ্ঠানিক রিপোর্টিং নথি বলা যেতে পারে: একটি রিপোর্ট বা রিপোর্টিং প্রকৃতির একটি শংসাপত্র।

রাষ্ট্রীয় স্ট্যাটিক এবং বিভাগীয় রিপোর্টিং অনুমোদিত ইউনিফাইড ফর্মের ভিত্তিতে এবং অনুমোদিত নিয়ন্ত্রক নথি অনুযায়ী সংকলিত হয়।

পরিকল্পনা ডকুমেন্টেশন হল একটি ডকুমেন্টেশন সিস্টেম যা অর্থনৈতিক উন্নয়নের পূর্বাভাস এবং পরিকল্পনার সমস্যাগুলি সমাধান করতে ব্যবহৃত হয়।

পরিকল্পনার ফলাফলগুলি পরিকল্পনা নথিতে রেকর্ড করা হয়, যার নিম্নলিখিত নাম রয়েছে: পরিকল্পনা, দীর্ঘমেয়াদী পরিকল্পনা, প্রোগ্রাম, সময়সূচী, চিত্র, সাধারণ পরিকল্পনা।

পরিকল্পনা নথিগুলির বিশেষত্ব হল যে সেগুলি সর্বদা একটি নির্দিষ্ট সময়ের জন্য আঁকা হয়: বেশ কয়েক বছর, এক বছর, ছয় মাস, এক চতুর্থাংশ, এক মাস বা একটি নির্দিষ্ট ধরণের কাজের কার্য সম্পাদনের সময়কালের জন্য।

ফেডারেল পরিকল্পনা, প্রোগ্রাম, সাধারণ স্কিমগুলি এক বা একাধিক মন্ত্রণালয় বা বিভাগ দ্বারা ইউক্রেন সরকারের সিদ্ধান্ত দ্বারা তৈরি করা হয়। অনুমোদনের জন্য ইউক্রেন সরকারের কাছে জমা দেওয়ার আগে প্রকল্পগুলি বাধ্যতামূলকসমস্ত আগ্রহী প্রতিষ্ঠানের সাথে সমন্বয়ের পর্যায়ে যেতে হবে। ফেডারেল প্রোগ্রাম, পরিকল্পনা এবং সাধারণ স্কিম ইউক্রেন সরকারের প্রস্তাব দ্বারা অনুমোদিত হয়।

অধস্তন প্রতিষ্ঠান এবং সংস্থাগুলির জন্য নির্বাহী কর্তৃপক্ষ দ্বারা শিল্প পরিকল্পনা এবং প্রোগ্রামগুলি তৈরি করা হয়। এগুলি নির্বাহী সংস্থার (মন্ত্রণালয় বা বিভাগ) প্রধান দ্বারা অনুমোদিত এবং বাস্তবায়নের জন্য বাধ্যতামূলক। তাদের বাস্তবায়নের উপর নিয়ন্ত্রণ প্রাসঙ্গিক ফেডারেল নির্বাহী সংস্থা দ্বারা বাহিত হয়।

টেরিটোরিয়াল প্রোগ্রাম, পরিকল্পনা, স্কিমগুলি অঞ্চল, অঞ্চল, জেলা, শহর এবং অন্যান্য আঞ্চলিক সংস্থাগুলির প্রশাসন দ্বারা তৈরি করা হয় এবং অঞ্চলের মধ্যে কাজ করে। একটি নিয়ম হিসাবে, তারা সামাজিক এবং সমস্যাগুলির সাথে সম্পর্কিত অর্থনৈতিক উন্নয়নএবং ল্যান্ডস্কেপিং।

একটি পৃথক সংস্থার কার্যক্রমের জন্য পরিকল্পনা সাধারণত একটি পরিকল্পনা, প্রোগ্রাম বা সময়সূচী আকারে সঞ্চালিত হয়। প্রতিষ্ঠানের বোর্ড, কাউন্সিল বা কমিশন থাকলে তাদের কার্যক্রমও পরিকল্পনা করা হয়।

পরিকল্পনার নথিগুলি যোগ্য বিশেষজ্ঞদের সম্পৃক্ততার সাথে পরিচালনার দ্বারা তৈরি করা হয় এবং অগত্যা সমন্বয় এবং অনুমোদনের পর্যায়ে যেতে হয়।

প্রোগ্রামটি বিকাশের জন্য দায়ী বিভাগের প্রধান দ্বারা স্বাক্ষরিত হয়। প্রোগ্রামগুলি একটি উচ্চতর বা প্রদত্ত সংস্থা বা একটি কলেজিয়াল সংস্থার (মিটিং, কাউন্সিল, কলেজিয়াম, ইত্যাদি) প্রধান দ্বারা অনুমোদিত হয়।

একটি পরিকল্পনা হল একটি নথি যা বাস্তবায়নের জন্য পরিকল্পিত ক্রিয়াকলাপের একটি তালিকা, তাদের ক্রম, আয়তন, সময় এবং দায়িত্বশীল নির্বাহক। পরিকল্পনা ফর্ম সাধারণত সারণী হয়.

সাংগঠনিক পরিকল্পনা একটি সাধারণ ফর্ম উপর আঁকা হয়. পরিকল্পনার বাধ্যতামূলক বিশদগুলি হল: সংস্থার নাম, নথির প্রকারের নাম, তারিখ, নথির নম্বর, পরিকল্পনা আঁকার স্থান, পাঠ্যের শিরোনাম, স্বাক্ষর, অনুমোদন স্ট্যাম্প৷ কাঠামোগত বিভাগের পরিকল্পনাগুলি সমস্ত প্রয়োজনীয় বিবরণ সহ কাগজের স্ট্যান্ডার্ড শীটে আঁকা হয়।

কাজের বা ক্রিয়াকলাপের পরিকল্পনাগুলি উন্নয়ন বিভাগের প্রধানদের দ্বারা স্বাক্ষরিত হয় এবং পরিকল্পনাগুলি একটি উচ্চতর সংস্থা বা এই সংস্থার প্রধান দ্বারা অনুমোদিত হয়।

প্রাইসিং ডকুমেন্টেশন হল একটি ডকুমেন্টেশন সিস্টেম যা মূল্য বিশ্লেষণ এবং মূল্য নির্ধারণের সমস্যা সমাধান করতে ব্যবহৃত হয়।

রিসোর্স ডকুমেন্টেশন হল একটি ডকুমেন্টেশন সিস্টেম যা রিসোর্স ম্যানেজমেন্ট সমস্যা সমাধান করতে ব্যবহৃত হয়।

ট্রেড ডকুমেন্টেশন হল একটি ডকুমেন্টেশন সিস্টেম যা ট্রেড ম্যানেজমেন্ট সমস্যা সমাধানের জন্য ব্যবহৃত হয়।

এন্টারপ্রাইজগুলি দ্বারা পরিচালিত সমস্ত বাণিজ্য ক্রিয়াকলাপ অবশ্যই নথিভুক্ত করা উচিত। আইনি নথিগুলিতে বিশেষ মনোযোগ দিতে হবে, যেহেতু সেগুলি ছাড়া এই লেনদেনগুলি অবৈধ হবে৷

বিদ্যমান আইনটি বাণিজ্য নথির সম্পাদনের জন্য বিশেষ আইনী নিয়মের ব্যবস্থা করে, অর্থাৎ, যদি সেগুলি মেনে না চলে তবে নথিটির আইনী শক্তি থাকবে না। এর মধ্যে রয়েছে: বিষয়বস্তু, ফর্ম, মৃত্যুদন্ডের আদেশ এবং মৃত্যুদন্ড, এছাড়াও আইন দ্বারা নিয়ন্ত্রিত।

তাদের আর্থিক এবং অর্থনৈতিক কার্যক্রমের প্রক্রিয়ায়, ব্যবসায়িক উদ্যোগগুলি তাদের অংশীদারদের সাথে সম্পর্ক স্থাপন করে। প্রথমত, চুক্তি সমাপ্ত হয়, এবং তারপর অর্থ প্রদান করা হয়।

ভিতরে ট্রেডিং কার্যক্রমএন্টারপ্রাইজগুলি প্রায়শই ক্রয় এবং বিক্রয় চুক্তি ব্যবহার করে। ক্রয় এবং বিক্রয় চুক্তির অধীনে, বিক্রেতা সম্পত্তির (জিনিস, পণ্য) মালিকানা হস্তান্তর করার দায়িত্ব নেয়, যেমন সম্পূর্ণ অর্থনৈতিক ব্যবস্থাপনা বা ক্রেতার অপারেশনাল ম্যানেজমেন্ট, এবং ক্রেতা সম্পত্তিটি গ্রহণ করার এবং এর জন্য একটি নির্দিষ্ট মূল্য পরিশোধ করার অঙ্গীকার করে।

একটি চুক্তি আঁকা একটি লেনদেন শেষ করার একটি জটিল এবং গুরুত্বপূর্ণ অংশ।

চুক্তি নিম্নলিখিত ফাংশন সম্পাদন করে:

আইনত অংশীদারদের মধ্যে সম্পর্ককে সুসংহত করে, তাদের একটি চরিত্র দেয়, যার বাধ্যবাধকতা আইন দ্বারা সুরক্ষিত হয়;

বাধ্যবাধকতা পূরণের জন্য পদ্ধতি এবং পদ্ধতি নির্ধারণ করে;

বাধ্যবাধকতার জন্য নিরাপত্তা রক্ষার পদ্ধতি প্রদান করে।

দীর্ঘমেয়াদী চুক্তি একটি এন্টারপ্রাইজকে ক্রিয়াকলাপ পরিকল্পনা এবং উন্নয়ন সম্ভাবনা নির্ধারণ করার অনুমতি দেয়। চুক্তিতে উল্লেখ করা হয়নি এমন ব্যবসায়িক সম্পর্কের সমস্ত দিক বর্তমান আইন দ্বারা নিয়ন্ত্রিত হয়, যেমন চুক্তির বৈধতার জন্য কিছু প্রয়োজনীয়তা রয়েছে।

শ্রম, সামাজিক সমস্যা এবং জনসংখ্যার সামাজিক সুরক্ষা সম্পর্কিত নথিপত্র - শ্রম সংস্থান এবং সামাজিক সুরক্ষা পরিচালনার সমস্যা সমাধানের জন্য ব্যবহৃত একটি ডকুমেন্টেশন সিস্টেম।

অ্যাকাউন্টিং ডকুমেন্টেশন হল একটি ডকুমেন্টেশন সিস্টেম যা বাজেট এবং স্ব-সহায়ক প্রতিষ্ঠান এবং সংস্থাগুলির অ্যাকাউন্টিং সমস্যা সমাধান করতে ব্যবহৃত হয়।

অ্যাকাউন্টিং নথিগুলি যে ক্রমানুসারে যে কোনও ব্যবসায়িক লেনদেনকে নথিভুক্ত করে সেগুলি সঞ্চালিত হয়। এটি সমস্ত অ্যাকাউন্টিং বস্তুর অবিচ্ছিন্ন, অবিচ্ছিন্ন অ্যাকাউন্টিং নিশ্চিত করে; প্রমাণমূলক মূল্য আছে এমন নথির ভিত্তিতে তৈরি অ্যাকাউন্টিং এন্ট্রিগুলির আইনি প্রমাণ; সংস্থাগুলির অর্থনৈতিক কার্যক্রমের বর্তমান নিয়ন্ত্রণ এবং অপারেশনাল পরিচালনার জন্য নথির ব্যবহার; সম্পত্তির নিরাপত্তার উপর নিয়ন্ত্রণ, যেহেতু নথিগুলি তাদের কাছে অর্পিত মূল্যবান জিনিসগুলির জন্য কর্মীদের আর্থিক দায়িত্ব নিশ্চিত করে; আইনের শাসনকে শক্তিশালী করা, যেহেতু ডকুমেন্টারি অডিটের সময় প্রতিটি ব্যবসায়িক লেনদেনের সঠিকতা, যথাযথতা এবং বৈধতা পরবর্তী পর্যবেক্ষণের জন্য নথিগুলি তথ্যের প্রধান উত্স হিসাবে কাজ করে।

প্রধান বৈশিষ্ট্য যার দ্বারা অ্যাকাউন্টিং নথি শ্রেণীবদ্ধ করা হয়:

অ্যাপয়েন্টমেন্ট দ্বারা;

তাদের উদ্দেশ্য অনুসারে, নথিগুলি প্রশাসনিক, ন্যায্যতা, অ্যাকাউন্টিং এবং একত্রে বিভক্ত।

নির্দেশমূলক নথিগুলি হল সেইগুলি যেগুলিতে একটি নির্দিষ্ট ব্যবসায়িক লেনদেনের আদেশ রয়েছে। তাদের প্রধান উদ্দেশ্য হল ব্যবস্থাপনা থেকে সরাসরি নির্বাহকদের কাছে নির্দেশাবলী প্রেরণ করা। একটি উপযুক্ত প্রশাসনিক নথি থাকলেই অনেক অপারেশন করা হয়।

প্রশাসনিক নথির মধ্যে রয়েছে আদেশ, নির্দেশনা, চাকরি থেকে নিয়োগ ও বরখাস্তের রেকর্ড এবং ছুটি।

এই নথিগুলিতে এখনও লেনদেনের তথ্যের নিশ্চিতকরণ নেই, তাই, তারা নিজেরাই অ্যাকাউন্টিংয়ে লেনদেনগুলিকে প্রতিফলিত করার ভিত্তি হিসাবে কাজ করতে পারে না।

Exculpatory (বা নির্বাহক) নথিগুলি এমন নথি যা ইতিমধ্যেই সম্পাদিত লেনদেনগুলিকে আনুষ্ঠানিক করে। এগুলি লেনদেনের সময় সংকলিত হয় এবং আদেশ বা নির্দেশ কার্যকর করার সত্যতা নিশ্চিত করে। উদাহরণস্বরূপ, জন্য payslips মজুরি, চালান, আইন, চালান, মূল্যবান জিনিসপত্রের গ্রহণযোগ্যতা নির্দেশ করে এবং আরও অনেক কিছু।

অ্যাকাউন্টিং নথিগুলি হল সেই নথিগুলি যা অ্যাকাউন্টিং বিভাগ দ্বারা অ্যাকাউন্টিং রেকর্ডগুলি প্রস্তুত করার পাশাপাশি পরবর্তীটিকে সহজতর, সংক্ষিপ্ত এবং সহজ করার জন্য তৈরি করা হয়।

অ্যাকাউন্টিং নথিগুলি অ্যাকাউন্টিং বিভাগে পূর্বে জারি করা প্রশাসনিক এবং সহায়ক নথিগুলির ভিত্তিতে প্রস্তুত করা হয়। এগুলি অ্যাকাউন্টিং রেজিস্টারগুলিতে অ্যাকাউন্টিং এন্ট্রিগুলিকে প্রতিফলিত করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে যাতে অ্যাকাউন্টিং প্রক্রিয়াটি দ্রুততর হয়। এই নথিগুলিতে একটি ব্যবসায়িক লেনদেন চালানোর আদেশ নেই এবং এটি সম্পূর্ণ হওয়ার সত্যতার কোনও নিশ্চিতকরণ নেই। উদাহরণস্বরূপ, একটি দাবির পরিমাণ গণনা করা, স্থায়ী সম্পদের অবচয় গণনা করা এবং অস্পষ্ট সম্পদ, গণনা পণ্য ক্ষতিইত্যাদি

অ্যাকাউন্টিং নথিতে অ্যাকাউন্টিং সার্টিফিকেটও অন্তর্ভুক্ত থাকে। এগুলি এমন ক্ষেত্রে সংকলিত হয় যেখানে একটি অ্যাকাউন্ট থেকে অন্য অ্যাকাউন্টে একটি পরিমাণ স্থানান্তর করা, একটি অ্যাকাউন্ট বন্ধ করা, অ্যাকাউন্টিং রেকর্ডে করা ত্রুটিগুলি সঠিক করা ইত্যাদি প্রয়োজন হয়। এটির প্রয়োজনীয়তা প্রায়শই দেখা দেয় এবং তাই অ্যাকাউন্টিং অনুশীলনে এই ধরণের শংসাপত্রগুলি খুব সাধারণ।

সম্মিলিত নথিগুলি হল যেগুলি বিভিন্ন ধরণের নথির বৈশিষ্ট্যগুলিকে একত্রিত করে: প্রশাসনিক এবং সহায়ক নথি, সমর্থনকারী নথি এবং অ্যাকাউন্টিং নথি ইত্যাদি। তারা একটি প্রদত্ত ক্রিয়াকলাপ সঞ্চালনের আদেশ হিসাবে এবং এটি কার্যকর করার ন্যায্যতা হিসাবে উভয়ই কাজ করে; তারা সম্পাদিত লেনদেন রেকর্ড করে এবং একই সাথে অ্যাকাউন্টগুলিতে এটি প্রতিফলিত করার পদ্ধতির নির্দেশাবলী ধারণ করে। উদাহরণস্বরূপ, আগত এবং বহির্গামী নগদ আদেশ, দায়বদ্ধ ব্যক্তিদের অগ্রিম প্রতিবেদন, উপকরণ প্রকাশের প্রয়োজনীয়তা, সীমা কার্ড, বেতন বিবরণী, নগদ অর্থ প্রদানের ঘোষণা টাকাএকটি বর্তমান অ্যাকাউন্ট, ইত্যাদি

একটি নথিতে বিভিন্ন ধরণের নথির বৈশিষ্ট্যগুলির সংমিশ্রণ তাদের অ্যাকাউন্টিং প্রক্রিয়াকরণকে সহজ করে, নথির সংখ্যা এবং তাদের অধিগ্রহণের খরচ হ্রাস করে। ব্যবসায়িক লেনদেনের নথির সংখ্যা কমাতে সম্মিলিত নথিগুলি তৈরি করা হয় যা একটি সংস্থায় অল্প সময়ের মধ্যে বহুবার পুনরাবৃত্তি হয়।

সংকলনের পদ্ধতি (ক্রম) অনুযায়ী;

প্রস্তুতির পদ্ধতি (ক্রম) অনুসারে, প্রাথমিক এবং সংক্ষিপ্ত নথিগুলি আলাদা করা হয়।

প্রাথমিক নথিগুলি হল সেইগুলি যা সমস্ত ব্যবসায়িক লেনদেনগুলি সম্পূর্ণ হওয়ার সাথে সাথেই প্রতিফলিত করে৷ তারাই প্রথম আনুষ্ঠানিক প্রমাণ যে এই অপারেশনগুলো আসলেই করা হয়েছে। প্রাথমিক নথির মধ্যে রয়েছে নগদ রসিদ এবং ব্যয়ের আদেশ, চালান, গ্রহণযোগ্যতা শংসাপত্র, আদেশ, রসিদ ইত্যাদি। একটি প্রাথমিক নথির উদাহরণও একটি রসিদ আদেশ হতে পারে। যখন উপকরণ গুদামে পৌঁছায় তখন এটি আঁকা হয় এবং নির্দেশ করে যে স্টোরকিপার তাদের গ্রহণ করার জন্য তাকে দেওয়া আদেশটি পূরণ করেছে।

সারাংশ নথি প্রাথমিক নথির ভিত্তিতে সংকলিত নথি। তারা লেনদেনগুলিকে প্রতিফলিত করে যা পূর্বে প্রাসঙ্গিক প্রাথমিক নথিতে নথিভুক্ত ছিল। মাধ্যমিক নথির প্রস্তুতি সরাসরি ব্যবসায়িক লেনদেনের সাথে সম্পর্কিত নয়; তারা শুধুমাত্র প্রাথমিক নথির তথ্য অনুযায়ী এই লেনদেনগুলি রেকর্ড করে।

একত্রিত নথিগুলি আপনাকে অ্যাকাউন্টিং অ্যাকাউন্টগুলিতে এন্ট্রির সংখ্যা হ্রাস করার অনুমতি দেয়। সংক্ষিপ্ত নথিগুলির মধ্যে রয়েছে উন্নয়ন সারণী, গ্রুপিং শীট, ব্যয় বন্টন শীট, পণ্য এবং সামগ্রীর চলাচলের প্রতিবেদন (বিবৃতি), অগ্রিম প্রতিবেদন ইত্যাদি। অগ্রিম প্রতিবেদন প্রাথমিক নথির ভিত্তিতে পূরণ করা হয়, যা সমস্ত খরচ নির্দেশ করে দায়বদ্ধ ব্যক্তি। একত্রিত নথিতে বেতন বিবরণী বা সমাপ্ত পণ্য প্রকাশের শীট, বিভিন্ন অভ্যন্তরীণ প্রতিবেদন (উদাহরণস্বরূপ, একটি আন্দোলন প্রতিবেদন) অন্তর্ভুক্ত থাকে। বস্তুগত সম্পদগুদাম দ্বারা) ইত্যাদি।

সুতরাং, সংক্ষিপ্ত নথিগুলি, প্রথমত, প্রাথমিক নথিগুলি থেকে ডেটা একত্রিত করে এবং সমষ্টিগত সূচকগুলি প্রাপ্ত করার জন্য এবং দ্বিতীয়ত, অ্যাকাউন্টিং লেনদেন সম্পর্কে অতিরিক্ত তথ্য পেতে এবং এই লেনদেনগুলিকে একটি নতুন প্রেক্ষাপটে প্রতিফলিত করার জন্য প্রাথমিক নথিগুলি থেকে ডেটা গোষ্ঠীভুক্ত করার জন্য পরিবেশন করে৷ ফলস্বরূপ, সারাংশ নথিগুলি উৎস লেনদেন ডেটা প্রক্রিয়াকরণের একটি উপায় হিসাবে ব্যবহৃত হয়।

ব্যবসায়িক লেনদেন রেকর্ড করার পদ্ধতি দ্বারা;

ব্যবসায়িক লেনদেন প্রতিফলিত করার পদ্ধতি অনুসারে, নথিগুলিকে এককালীন এবং ক্রমবর্ধমানে ভাগ করা হয়।

এককালীন নথিগুলি এক সাথে এক বা একাধিক ব্যবসায়িক লেনদেন প্রতিফলিত করে। স্বাতন্ত্র্যসূচক বৈশিষ্ট্যএই নথিগুলি - প্রস্তুতির পরপরই এগুলি অ্যাকাউন্টিং বিভাগে স্থানান্তরিত হয় এবং অ্যাকাউন্টিং এন্ট্রিগুলির ভিত্তি হিসাবে কাজ করতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, উপকরণের জন্য রসিদ আদেশ, ব্যয় বিতরণ শীট, গণনা, চালান, গ্রহণযোগ্যতা শংসাপত্র, নগদ আদেশ, নগদ রসিদ ইত্যাদি।

ক্রমবর্ধমান নথিগুলি এন্টারপ্রাইজে সম্পাদিত একজাতীয় লেনদেনকে আনুষ্ঠানিক করতে ব্যবহৃত হয় ভিন্ন সময়(এক সপ্তাহ, দশ দিন, অর্ধ মাস)। অল্প সময়ের মধ্যে এন্টারপ্রাইজে বারবার সঞ্চালিত ক্রিয়াকলাপগুলির জন্য জারি করা নথির সংখ্যা হ্রাস করার জন্য এগুলি সংকলিত হয়। উদাহরণস্বরূপ, কাঁচামাল প্রকাশের জন্য একটি দৈনিক রসিদ শীট, ব্যক্তিগত মজুরি অ্যাকাউন্ট, একটি সময় পত্র, সম্পাদিত কাজের বিবৃতি ইত্যাদি।

সংকলনের জায়গায়;

প্রস্তুতির জায়গার উপর ভিত্তি করে, নথিগুলি অভ্যন্তরীণ এবং বাহ্যিকভাবে বিভক্ত।

অভ্যন্তরীণ নথিগুলি এন্টারপ্রাইজের মধ্যে আঁকা হয়। তারা শুধুমাত্র এন্টারপ্রাইজের মধ্যে সম্পাদিত ব্যবসায়িক লেনদেনকে আনুষ্ঠানিক করে। এই নথিগুলি এন্টারপ্রাইজের সীমানার বাইরে যায় না, উদাহরণস্বরূপ, বেতন বিবরণী, নগদ প্রাপ্তি এবং ব্যয় ইত্যাদি।

বাহ্যিক নথিগুলি একটি প্রদত্ত এন্টারপ্রাইজের বাইরে আঁকা হয় এবং এন্টারপ্রাইজগুলির মধ্যে সম্পাদিত লেনদেনগুলিকে আনুষ্ঠানিক করতে ব্যবহৃত হয়। উদাহরণস্বরূপ, চালান, চালান, প্রতিপক্ষের চালান।

ব্যবসায়িক লেনদেনের ফলস্বরূপ, কিছু অভ্যন্তরীণ নথি বাহ্যিক হয়ে যায়, উদাহরণস্বরূপ, নগদ চেক, অর্থপ্রদানের আদেশ। অভ্যন্তরীণ নথিগুলি পূরণ করার সময়, শুধুমাত্র প্রয়োজনীয় বিবরণগুলি নির্দেশ করার জন্য এটি যথেষ্ট এবং বাহ্যিক নথিগুলি আঁকার সময়, ব্যবসায়িক লেনদেনের বিবরণ সম্পূর্ণ করার জন্য অতিরিক্ত নথির বিবরণ যুক্ত করা প্রয়োজন।

গুণগত বৈশিষ্ট্য অনুযায়ী;

গুণগত বৈশিষ্ট্যের উপর ভিত্তি করে, নথি সম্পূর্ণ বা ত্রুটিপূর্ণ হতে পারে। একটি সম্পূর্ণ নথি যা নির্ধারিত ফর্মে আঁকা হয়, এতে সমস্ত প্রয়োজনীয় বিবরণ থাকে এবং সঠিকভাবে একটি সত্যিকারের সম্পূর্ণ এবং আইনি ব্যবসায়িক লেনদেনকে প্রতিফলিত করে। একটি নথি যা এই প্রয়োজনীয়তাগুলি পূরণ করে না তা অসম্পূর্ণ।

কম্পিউটার প্রযুক্তি ব্যবহারের ডিগ্রি অনুযায়ী।

নথি তৈরিতে কম্পিউটার প্রযুক্তির ব্যবহারের মাত্রা অনুযায়ী, সেগুলি ম্যানুয়ালি পূরণ করা নথিতে ভাগ করা হয়, মেশিনে আংশিকভাবে পূরণ করা হয় (অর্থাৎ লেটারহেডে আঁকা নথিগুলি) এবং সম্পূর্ণরূপে মেশিনে (পেমেন্ট স্লিপ, ডেলিভারি নোট, ইনভয়েস) পূরণ করা হয়। , জায় তালিকা, ইত্যাদি)।

পেনশন ফান্ড ডকুমেন্টেশন হল একটি ডকুমেন্টেশন সিস্টেম যা পেনশন সমস্যা সমাধানের জন্য ব্যবহৃত হয়।

তথ্য এবং রেফারেন্স ডকুমেন্টেশন - তথ্য ভিত্তি এবং এর উপাদানগুলি (ডাটাবেস, ইউনিফাইড ডকুমেন্ট ফর্ম, তথ্য প্রবাহ, প্রযুক্তিগত এবং অর্থনৈতিক সূচক ইত্যাদি) পরিচালনার সমস্যাগুলি সমাধান করতে ব্যবহৃত একটি ডকুমেন্টেশন সিস্টেম।

তথ্য এবং রেফারেন্স নথিগুলি এমন তথ্য প্রদান করে যা কিছু সিদ্ধান্তকে উৎসাহিত করে, যেমন পরিচালনার সিদ্ধান্তগুলি শুরু করুন, আপনাকে পরিচালনার প্রভাবের এক বা অন্য পদ্ধতি বেছে নেওয়ার অনুমতি দেয়। তারা নির্দেশাবলী ধারণ করে না এবং নির্দেশাবলী পালন করতে বাধ্য না.

এই সিস্টেমের নথিগুলি সাংগঠনিক, আইনী এবং প্রশাসনিক নথিগুলির সাথে সম্পর্কিত একটি পরিষেবার ভূমিকা পালন করে।

এই নথিগুলির বিশেষত্ব হ'ল এগুলি পরিচালনা ব্যবস্থার মাধ্যমে নীচে থেকে উপরে যায়: কর্মচারী থেকে ইউনিটের প্রধান, ইউনিটের প্রধান থেকে সংস্থার প্রধান, অধস্তন সংস্থা থেকে উচ্চতর।

তথ্য এবং রেফারেন্স নথি অন্তর্ভুক্ত:

স্মারকলিপি - সাংগঠনিক এবং প্রশাসনিক ডকুমেন্টেশন দেখুন

মেমো - একজন কর্মকর্তার দ্বারা অন্য কর্মকর্তার কাছে পাঠানো যে কোনও কাজের পারফরম্যান্স সম্পর্কে একটি নোট

ব্যাখ্যামূলক নোট - সাংগঠনিক এবং প্রশাসনিক ডকুমেন্টেশন দেখুন

প্রস্তাব - একটি নির্দিষ্ট ইস্যুতে নির্দিষ্ট প্রস্তাবের তালিকা সম্বলিত একটি স্মারকলিপি

জমা - কর্মীদের নিয়োগ, স্থানান্তর বা পদোন্নতির জন্য একটি প্রস্তাব সম্বলিত একটি নথি, সেইসাথে প্রতিষ্ঠানের ক্রিয়াকলাপ সম্পর্কিত নির্দিষ্ট ক্রিয়াকলাপ এবং ক্রিয়াকলাপের জন্য একটি সুপারিশ।

আবেদন - একটি প্রতিষ্ঠান বা কর্মকর্তার কাছে একজন ব্যক্তির (ব্যক্তিদের) অনুরোধ বা প্রস্তাব সম্বলিত একটি নথি।

সমস্ত ধরণের চিঠিপত্র - বিভিন্ন বিষয়বস্তুর নথিগুলির জন্য একটি সাধারণ নাম (সরকারি চিঠি, টেলিগ্রাম, টেলেক্স, টেলিফোন বার্তা, ফ্যাক্স (ফ্যাক্স), ইলেকট্রনিক বার্তা, ইত্যাদি) সংস্থাগুলির মধ্যে দ্রুত তথ্য বিনিময়ের জন্য একটি হাতিয়ার হিসাবে ব্যবহৃত হয়

প্রোটোকল - সাংগঠনিক এবং প্রশাসনিক ডকুমেন্টেশন দেখুন

আইন - সাংগঠনিক এবং প্রশাসনিক ডকুমেন্টেশন দেখুন

শংসাপত্র - 1) একটি নথি যা কিছু তথ্য এবং ঘটনার বিবরণ এবং নিশ্চিতকরণ ধারণ করে। 2) একটি জীবনী বা অফিসিয়াল প্রকৃতির তথ্য নিশ্চিত করে একটি নথি।

উপসংহার - মতামত সম্বলিত একটি দলিল, কোনো প্রতিষ্ঠানের উপসংহার, কমিশন, কোনো নথি বা ইস্যুতে বিশেষজ্ঞ

পর্যালোচনা - কোন কাজের বিষয়ে একটি প্রতিষ্ঠান বা বিশেষজ্ঞের মতামত সম্বলিত একটি নথি

সারাংশ - একটি নথি যা একটি বিষয়ে সংক্ষিপ্ত ডেটা উপস্থাপন করে (প্রস্তাবের সারসংক্ষেপ, মন্তব্যের সারাংশ, প্রয়োজনীয়তার সারাংশ ইত্যাদি)

তালিকা - একটি নির্দিষ্ট ক্রমে ব্যক্তি বা জিনিসগুলির একটি তালিকা, তথ্য বা রেকর্ডিংয়ের উদ্দেশ্যে সংকলিত

তালিকা - দস্তাবেজ, আইটেম, বস্তুর একটি পদ্ধতিগত তালিকা, নির্দিষ্ট নিয়ম বা প্রয়োজনীয়তা প্রয়োগ করার জন্য সংকলিত।

উপরে উল্লিখিত নথি - বেঁধে রাখার উপায় ভিন্ন পথঘটনা, ঘটনা, বস্তুনিষ্ঠ বাস্তবতার ঘটনা এবং মানুষের মানসিক কার্যকলাপ সম্পর্কে তথ্যের বিশেষ উপাদানের উপর।

নথিভুক্ত তথ্য থাকার ফলে, নথিটি এর সংরক্ষণ এবং সঞ্চয় নিশ্চিত করে, সেইসাথে এটি অন্য ব্যক্তির কাছে স্থানান্তর করার সম্ভাবনা এবং তথ্যে বারবার অ্যাক্সেস নিশ্চিত করে। অতএব, একটি নথি বিভিন্ন ফাংশন সঞ্চালন করতে পারে।

বেশিরভাগ নথির উপযুক্ততার মতো প্রয়োজনীয়তা পূরণ করতে হবে দীর্ঘমেয়াদী স্টোরেজ, সর্বোচ্চ দৃশ্যমানতা। একটি নথির জন্য এই গুণাবলী থাকার জন্য, এটি ফর্ম এবং বিষয়বস্তু উভয়ই সঠিকভাবে সংকলন করা আবশ্যক।

নথিগুলি, ফর্ম এবং তাদের সাথে কাজ করার পদ্ধতিগুলি অঙ্কন এবং প্রক্রিয়াকরণের প্রাথমিক নীতিগুলি বিকাশের জন্য, সেগুলিকে বেশ কয়েকটি মানদণ্ড অনুসারে শ্রেণিবদ্ধ করা হয়।

নথির শ্রেণীবিভাগ - এটি সাদৃশ্য এবং পার্থক্যের সর্বাধিক সাধারণ লক্ষণ অনুসারে ক্লাসে নথিগুলির বিভাজন। শ্রেণীবিভাগ করা হয় তাদের ক্ষেত্রে গোষ্ঠীবদ্ধ করার পর্যায়ে - এটি শ্রেণিবিন্যাসের প্রাথমিক পর্যায়; এই জাতীয় শ্রেণিবিন্যাসের প্রয়োজনীয়তা মামলার ধারণা দ্বারা নির্ধারিত হয়।

নথির শ্রেণীবিভাগ - প্রয়োজনীয় শর্ততাদের একীকরণের কাজ চালানোর জন্য, যা স্বয়ংক্রিয় নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থার ডকুমেন্টেশন সমর্থনের জন্য একটি গুরুত্বপূর্ণ পূর্বশর্ত।

নথি বিভিন্ন মানদণ্ড অনুযায়ী শ্রেণীবদ্ধ করা হয়.

1. তথ্য রেকর্ড করার পদ্ধতি অনুসারে, নথিগুলিকে ভাগ করা হয়েছে:

· লিখিত;

· গ্রাফিক;

ছবি এবং চলচ্চিত্র নথি;

ইলেক্ট্রোম্যাগনেটিক।

· তথ্য এবং রেফারেন্স (তথ্য সংগ্রহ, সংক্ষিপ্তকরণ এবং প্রেরণ করতে ব্যবহৃত হয় (প্রতিবেদন, কাজ, প্রতিবেদন, চিঠি, টেলিগ্রাম, টেলিফোন বার্তা, ইত্যাদি));

· সাংগঠনিক এবং প্রশাসনিক (ক্রিয়াকলাপ নিয়ন্ত্রণ করতে ব্যবহৃত হয় (সনদ, প্রবিধান, প্রবিধান, নিয়ম, নির্দেশ, অপারেশনাল পরিচালনার জন্য আদেশ, নির্দেশাবলী, রেজোলিউশন, সিদ্ধান্ত, আদেশ, ইত্যাদি));

· কর্মীদের উপর (কর্মচারীর ব্যক্তিগত কার্ড, আবেদন, বৈশিষ্ট্য, আত্মজীবনী, নিয়োগ, বরখাস্ত এবং স্থানান্তরের জন্য কর্মীদের জন্য আদেশ);

· আর্থিক এবং অ্যাকাউন্টিং (অনুমান, গণনা, অ্যাকাউন্টিং রিপোর্ট, ইত্যাদি);

· সরবরাহ এবং বিক্রয় (রসিদ, পণ্য ছাড়ার জন্য চালান)।

উপরন্তু, বিভিন্ন কলেজিয়াল সংস্থার কার্যকলাপ প্রতিফলিত নথিগুলি পরিচালনার ক্ষেত্রে একটি গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে। (প্রটোকল) , যা প্রশাসনিক কার্যক্রম বাস্তবায়নের একটি মাধ্যম এবং তথ্য সংগ্রহ ও সংক্ষিপ্তকরণের একটি মাধ্যম হিসাবে কাজ করতে পারে।

রাষ্ট্রীয় মান সংজ্ঞায়িত করে সাংগঠনিক এবং প্রশাসনিক নথি লিখিত নথি হিসাবে যা প্রশাসনিক এবং সাংগঠনিক বিষয়ে সিদ্ধান্তগুলি রেকর্ড করে, সেইসাথে সরকারী সংস্থা, প্রতিষ্ঠান, উদ্যোগ, সংস্থা, তাদের বিভাগ এবং কর্মকর্তাদের কার্যক্রম পরিচালনা, মিথস্ক্রিয়া, সমর্থন এবং নিয়ন্ত্রণের বিষয়গুলি।

3. নামের দ্বারা: আদেশ, প্রবিধান, প্রোটোকল, নির্দেশাবলী, নির্দেশাবলী, নিয়ম, সনদ, প্রতিবেদন, আইন, পরিকল্পনা, চিঠি, বিবৃতি, প্রতিবেদন এবং ব্যাখ্যামূলক নোট ইত্যাদি।

4. নথির ধরন অনুসারে এখানে রয়েছে:

· স্ট্যান্ডার্ড ডকুমেন্টস - উচ্চতর কর্তৃপক্ষ দ্বারা সমজাতীয় ফাংশন সহ অধস্তন সংস্থাগুলির জন্য তৈরি করা হয় এবং বাধ্যতামূলক;

· নমুনা নথি - পুরো সিস্টেমটি সংগঠিত করার জন্য উচ্চতর কর্তৃপক্ষ দ্বারা তৈরি করা হয়েছে এবং প্রকৃতিতে পরামর্শমূলক;

· স্বতন্ত্র নথি - অভ্যন্তরীণ ব্যবহারের জন্য নির্দিষ্ট সংস্থা দ্বারা বিকাশিত;

· স্টেনসিল নথি - মুদ্রণ মেশিনে মুদ্রিত নথির পাঠ্যের ধ্রুবক অংশ সহ একটি টাইপোগ্রাফিক পদ্ধতি ব্যবহার করে উত্পাদিত হয় এবং পরিবর্তনশীল তথ্যের জন্য ফাঁকা স্থান ছেড়ে দেওয়া হয়।

5. জটিলতার মাত্রা অনুসারে, একটি প্রশ্ন সম্বলিত সাধারণ নথি এবং একাধিক প্রশ্ন ধারণকারী জটিল নথিগুলির মধ্যে একটি পার্থক্য তৈরি করা হয়।

6. প্রস্তুতির স্থানের উপর ভিত্তি করে, নথিগুলিকে অভ্যন্তরীণ এবং বাহ্যিক ভাগে ভাগ করা হয়। অভ্যন্তরীণ - একটি প্রতিষ্ঠানে (সংস্থা, এন্টারপ্রাইজ) তৈরি করা নথিগুলি তার সমস্যাগুলি সমাধান করতে এবং এর সীমানা অতিক্রম করে না। বাহ্যিক - একটি প্রতিষ্ঠানের আগত এবং বহির্গামী চিঠিপত্র (সংস্থা, এন্টারপ্রাইজ)।

7. মৃত্যুদন্ড কার্যকর করার সময়সীমা অনুযায়ী, নথিগুলি জরুরী এবং অ-জরুরীতে বিভক্ত।

8. মূল দ্বারা, নথি অফিসিয়াল বা সরকারীভাবে ব্যক্তিগত (ব্যক্তিগত) হতে পারে।

9. প্রচারের মাত্রা অনুযায়ী, নথিগুলিকে সাধারণ, গোপন এবং অফিসিয়াল ব্যবহারের জন্য ভাগ করা হয়।

10. তাদের আইনি শক্তির উপর ভিত্তি করে, আসল এবং জাল নথির মধ্যে একটি পার্থক্য করা হয়৷ প্রকৃত বৈধ এবং অবৈধ (হারা আইনি শক্তি) বিভক্ত করা হয়

11. তাদের উদ্দেশ্য (সৃষ্টির পর্যায়) অনুযায়ী, নথিগুলি মূল (মূল) এবং অনুলিপিগুলিতে বিভক্ত। আসল হল আসল নথি যাতে মূল তথ্য থাকে এবং সঠিকভাবে সম্পাদিত হয়। একটি নিয়ম হিসাবে, একটি নথি তৈরির আগে একটি খসড়া পর্যায়ে থাকে - একটি প্রাথমিক সংস্করণে একটি নথি। আইনত, আসল এবং এর অনুলিপি, যথাযথভাবে প্রত্যয়িত, সমতুল্য। কপি-নথি, সঠিকভাবে মূল বিবরণ পুনরুত্পাদন (উপরের ক্ষেত্রের ডান কোণে যার "কপি" শব্দটি লেখা আছে) এবং সেই অনুযায়ী প্রত্যয়িত। অবকাশ, নির্যাস এবং নকল হিসাবে এই ধরনের অনুলিপিগুলির মধ্যে পার্থক্য করা প্রয়োজন। রিলিজ হল প্রেরকের কাছে অবশিষ্ট বহির্গামী নথির সম্পূর্ণ অনুলিপি, যা একই সাথে মূল এবং প্রত্যয়িত হয়। নির্যাস - কপিনথির অংশ, এবং একটি নকল হল নথির একটি দ্বিতীয় অনুলিপি যার একই আইনি শক্তি রয়েছে৷